ADVERTENCIA SOBRE TRASLADOS DE FUNCIONARIOS.

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA Teléfonos: / Fax: Correo electrónico: auditoria.interna@misalud.go.cr DGA de junio-2017 Doctora María Esther Anchía Ángulo Ministra de Salud a.i y Rectora en Sector Salud, Nutrición y Deporte Despacho Ministerial ASUNTO: ADVERTENCIA SOBRE TRASLADOS DE FUNCIONARIOS. Estimada Doctora: Dentro de las competencias de la Auditoría Interna indicadas en el artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno, así como a la norma del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público R-DC , se encuentran regulaciones que establecen los servicios preventivos que debe prestar la auditoría interna a la administración activa, entre los cuales se consigna la advertencia para señalar posibles riesgos y consecuencias de determinadas situaciones, decisiones o conductas que son de conocimiento de la auditoría. La Dirección General de Auditoría, en el año 2012 emitió el informe DGA denominado Auditoría sobre la Gestión de Recursos Humanos, en el cual se incluyó una recomendación orientada a la implementación de un procedimiento que formalizara y justificara, todo lo relacionado con movimientos de puestos en los diferentes niveles de gestión; debido a que se determinaron debilidades de control interno en los traslados de funcionarios en propiedad y plazas vacantes. Básicamente, se observó que para los traslados en los niveles Regional y Local faltaban oficios con los que se autorizaba los movimientos del puesto así como justificaciones que respaldaran el cambio de necesidades a cubrir con dicha gestión de traslado. En este informe se señaló que: La gestión de recurso humano no es estática y debe responder a la dinámica institucional, como lo indica la norma citada. No obstante, en los casos mencionados, los movimientos de personal, al carecer de justificaciones suficientes no poseen la certeza razonable de haber sido reubicados a aquellas unidades que presenten mayores necesidades o se consideren estratégicas para los fines institucionales, lo que podría poner en riesgo la prestación de los servicios con criterios de eficiencia y calidad en el cumplimiento de la misión institucional.

2 El jerarca de ese momento emitió el DM del 29 de octubre del 2013, Directriz Ministerial sobre traslados temporales o permanentes de funcionarios en propiedad y/o puestos en condición vacantes, misma que dispone, entre otros lo siguiente: PRIMERO: Que en procura de definir y mantener la estructura ocupacional de las Unidades Organizativas en sus tres niveles de gestión, resulta indispensable que los Directores de la Unidades Organizativa del nivel central y regional, que requieran realizar traslados de funcionarios en propiedad o puestos en condición vacante, deber presentar su solicitud ante la Dirección General de Salud, para que esta analice y determine la conveniencia o no de la gestión presentada. La justificación deberá exponer las razones administrativas, geográficas o técnicas que hagan del traslado imprescindible para garantizar la continuidad y mejoramiento del servicio público. SEGUNDO: Que únicamente los Directores del nivel central y regional podrán gestionar las solicitudes de traslados de funcionarios en propiedad y de puestos en condición vacante ante la Dirección General de Salud y/o Dirección Nacional CEN-CINAI, comprendiéndose que los Directores de nivel local y las jefaturas de las Unidades Organizativas, deberán presentar sus requerimientos ante el Director correspondiente, para que éste a su vez, determine si promueve la solicitud. TERCERO: La Dirección General de Salud y/o Dirección Nacional de CEN-CINAI, en procura de resguardar el adecuado equilibrio de la estructura ocupacional de las Unidades Organizativas en sus tres niveles de gestión, debe solicitar a la Dirección de Desarrollo Humano un informe técnico sobre las consecuencias técnicas y presupuestarias que conllevaría materializar los traslados de funcionarios en propiedad y/o traslados puestos en condición vacante. SEXTO: Que de avalarse el acto de traslado de un funcionario en propiedad o de traslado de un puesto vacante, la Dirección General de Salud o la Dirección Nacional de CEN y CINAI, según corresponda, comunicará a las partes interesadas dicho acto, con copia al expediente personal del servidor o del puesto, según corresponda. El acto administrativo de traslado regirá a partir de la fecha que se señale por esa instancia. Así las cosas la administración activa en acatamiento a lo recomendado, implementó una serie de lineamientos como mecanismos de control con los cuales procuraba mantener actualizada la estructura ocupacional y hacer un mejor uso de los recursos disponibles. Sin embargo, en el mes de octubre del año 2015, se emitió la Directriz DM-AC , dirigida al Director de Desarrollo Humano, en donde señala que Se deja sin efecto la DIRECTRIZ MINISTERIAL SOBRE TRASLADOS TEMPORALES O PERMANENTES DE FUNCIONARIOS EN PROPIEDAD Y/O PUESTOS EN CONDICIÓN VACANTE número DM ; que en el aparte cuarto del DM-AC señala: 2

3 CUARTO: quedan debidamente autorizados para aprobar o desaprobar los cambios de tareas, estudios de reasignación, ascensos, permutas, traslados, reubicaciones y recargos de funciones el oficial mayor para todas las dependencias administrativas y financieras de los tres niveles de gestión, el director general de salud para todas las dependencias de la rectoría de la producción social de la salud de los tres niveles de gestión, garantizándose una adecuada administración del potencial humano asignado a las diferentes dependencias para atender sus funciones. Esta nueva disposición administrativa ha generado que los traslados se realicen sin un análisis técnico donde se observe la viabilidad del traslado y se incluyan aspectos tales como la estructura ocupacional de las unidades organizativas involucradas, valoración del interés institucional de la materialización del traslado y las razones administrativas, geográficas y técnicas presentadas por la jefatura, incluso una consideración de variación en el presupuesto respectivo; la ausencia de este análisis se ve reflejada en los casos que se exponen a continuación: - Traslados de dos funcionarios clasificados en puestos de trabajador especializado 2 a otras unidades organizativas, realizando funciones diferentes a su clasificación, dejando al descubierto tareas y actividades que les son propias de la clasificación para lo cual fueron contratados; además no se cuenta con la descripción de las nuevas tareas, por lo que el desempeñar funciones de diferente complejidad y responsabilidad maximiza el riesgo técnico de cometer errores en las actividades que realizan y dificulta el proceso de aprendizaje y cumplimiento de las responsabilidades asignadas ante la ausencia de instrucciones por escrito, esta última condición refleja incumplimiento a lo establecido en el artículo 19 inciso r) del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Salud y que es responsabilidad de la Jefaturas: r) Asignar en forma clara las labores a los funcionarios, de acuerdo con los instrumentos clasificatorios correspondientes. - Traslado temporal de un puesto de Profesional de Servicio Civil 3 de una Dirección Regional para ocupar un puesto de Jefatura de una unidad organizativa en Nivel Central, dado esta condición de traslado temporal, ninguno de las dos plazas puede proceder a ser estudiadas mediante un análisis técnico por parte de dirección de Desarrollo Humano, como este trámite temporal se han identificado otros traslados en unidades organizativas de la institución. Esta práctica de ubicar un funcionario para que desempeñe funciones de mayor complejidad y responsabilidad, puede convertirse en un próximo reclamo administrativo donde se debe indemnizar a los funcionarios por el tiempo que han desempeñado estas funciones, convirtiéndose en erogaciones no previstas para la administración. Además, se encuentra vigente la Directriz DM-EC sobre la improcedencia de reubicar funcionarios en puestos distintos a los que originalmente fueron contratados, en la cual se analizó que, existe un alto riesgo de que esa práctica incida negativamente en el cumplimiento de los objetivos institucionales., asimismo advirtió que quienes recurran a esta práctica irregular podrían ser objeto de responsabilidad disciplinaria según el Reglamento Autónomo de Servicio y responsabilidad civil en lo referente al pago de la indemnización. 3

4 - Se localizaron traslados realizados en el nivel regional que no son enviados con su respectiva documentación de respaldo a la Dirección de Desarrollo Humano, aspecto que influye en las proyecciones que manejan a nivel presupuestario en la Relación de Puestos, afectando para que este registro no sea real, ya que al no contar con la información de los movimientos realizados, se sigue clasificando el puesto en un código presupuestario diferente al que verdaderamente debe ser. - Traslado de un puesto de Secretaria de Servicio Civil 2 del nivel central al nivel local sin tomar en cuenta la reposición del puesto trasladado, dejando un vacío en dicha unidad organizativa que a la fecha sigue teniendo y pese a las gestiones ante la Dirección de Desarrollo Humano para la reposición de la plaza, esta ha sido denegada por la carencia de puestos en esa clase, por lo cual han recargado las funciones en un puesto de oficinista con su consecuente riesgo sobre el nivel de responsabilidad y las competencias de un puesto de ese nivel técnico, aspecto que puede debilitar el cumplimiento de las operaciones de la Unidad como tal. Esta Dirección de Auditoría, en relación con la Directriz DM-AC emitió el oficio DGA al Despacho Ministerial donde comunicó una advertencia en torno a la eliminación de los lineamientos establecidos en el DM precitados, previniendo a la Administración Activa que no se puede garantizar mantener actualizada la estructura ocupacional de las diferentes unidades organizativas si no se establecen los controles sobre los traslados con criterios institucionales, que permitan a la Dirección de Desarrollo Humano ejercer la conducción del desarrollo y actualización de la gestión de recursos humanos para la consecución de las políticas, planes y objetivos del Ministerio. Es desde esa visualización que se puede realizar una adecuada planificación del recurso humano bajo principios de igualdad de oportunidades, equidad y racionalidad, cuestión que se logra cuando las solicitudes de traslado se deciden con conocimiento técnico integral de los procesos de recursos humanos y de los criterios institucionales en miras de la plantilla ideal de puestos de las diferentes unidades organizativas. En la auditoría que actualmente se desarrolla sobre traslados, se evidencia la ausencia de estudios o análisis que permitan determinar la viabilidad técnica de los traslados en la institución, donde se analice y defina estrategias que soporten las razones administrativas, geográficas y técnicas para efectuar los mismos y por ende, se sustenten las decisiones administrativas. Este actuar desencadena serias situaciones, como por ejemplo perjuicios económicos al funcionario ante eventuales reasignaciones descendentes, caso contrario, erogaciones al Ministerio por reclamos administrativos al ejercer funciones de mayor complejidad. En cuanto a la variación de funciones, podría maximizar el riesgo con respecto a las diferentes responsabilidades, habilidades y competencias para el desarrollo de las funciones de la unidad organizativa, tanto la que cede como la que recibe el puesto; podría provocar incertidumbre de estabilidad en la plantilla de las unidades organizativas, con las consecuencias que esto puede acarrear que incluye realizar debidos procesos para la valorar si existen responsabilidades administrativas y civiles para los titulares subordinados, que promuevan situaciones contrarias al cumplimiento de la normativa laboral. 4

5 Con el fin de fortalecer el sistema de control interno institucional en relación con los traslados de funcionarios, objeto de la auditoría que se está ejecutando, es preciso alertar sobre posibles consecuencias que se están evidenciando, por la ejecución de decisiones que ha venido realizando la administración activa, por lo que procedo a advertir los riesgos en relación con el incumplimiento de la normativa legal y técnica, las debilidades de los canales de comunicación y el debilitamiento de las condiciones ocupacionales de la estructura del Ministerio, a efecto de que se tomen las medidas correspondientes, para garantizar razonablemente que la Administración actué de acuerdo a la normativa vigente, estableciendo los procedimientos necesarios que respalden las decisiones administrativas, por lo que solicito respetuosamente se analicen lo señalado en la Directriz Ministerial DM-AC , que tiene idéntico fundamento a la Directriz DM-AC , recientemente derogada. De acuerdo con la labor de fiscalización que le compete a esta Auditoria, le solicitamos comunicar en un plazo de diez días hábiles sobre las acciones que se realicen al respecto. Atentamente DIRECCION GENERAL DE AUDITORIA Licda. Bernardita Irola Bonilla, Msc AUDITORA INTERNA C: Dr. William Barrantes Barrantes Director, Dirección General de Salud Lic. Alexander Cascante Alfaro, Director a.i División Administrativa MRH. Javier Abarca Meléndez, Director Dirección Desarrollo Humano FVS/OAM/GC/BIB/xzc 5