UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA PROCESO DE ADQUISICIÓN Y CONTRATACIÓN

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1 Página 1 de 11 Nº ACTA: 0023 Fecha 25/05/2011 Hora 2:30 P.M Se reunieron las siguientes personas: La Jefe Unidad de Control Interno la Doctora, LURDAIS MARTINEZ CARDENAS, como Veedor del proceso, la Doctora KARINA CARRASCAL SOCARRAS, Jefe de la División de Contratación como Secretario, la Doctora LUZ MARINA JIMENEZ MASSA, Jefe (e) Unidad de Asuntos Jurídicos y el Ingeniero JESUS MARIA LOPEZ PEÑA, Jefe de Unidad de Planeación y Desarrollo, el Doctor OSWALDO TORDECILLA DIAZ, Jefe de Registro y Admisiones y la Ingeniera ERIKA VANESSA RESTREPO URZOLA, Jefe de Sección de Sistema, como Asesores en la Evaluación Técnica, se reúnen con el propósito de realizar informe de evaluación definitivo de la propuesta presentada para la contratación cuyo objeto es: LA ADQUISICIÓN, MONTAJE E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA, según Invitación Pública No. OPD de fecha del 3 de mayo de Después de recibidos los sobres se constato la presentación de un (01) oferente a la invitación pública Número No.OPD de fecha del 3 de mayo de PROPONENTE NIT No. VALOR DE LA PROPUESTA NUMERO DE PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA. FECHA DE AMPARO DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA. RENTABYTE LIMITADA.* ($ oo) /05/2011 al 25/08/2011 * Estos datos son tomado de la propuesta presentada. 1. Verificación de requerimientos La UNIVERSIDAD será la encargada de verificar la documentación allegada con cada oferta y debe emitir el concepto sobre cada una, para establecer su conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en los presentes términos de referencia. A ésta no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE o NO CUMPLE. Se evaluaran los siguientes criterios: DOCUMENTOS DE VERIFICACION JURIDICA Carta de presentación de la propuesta (Anexo 1) Formato de Datos del Proponente (Formato FGC-013 ) CRITERIO Cumple No cumple Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 1

2 Página 2 de 11 CRITERIO Cumple No cumple Certificado de existencia y representación legal (Personas Jurídicas) Certificado de Matricula mercantil (Personas naturales). Fecha de expedición no mayor a tres meses. Documento que acredita la conformación del consorcio o unión temporal Certificado de inscripción en el Registro Único De Proponentes RUP Documento de identificación del representante Legal Certificado de responsabilidad vigente fiscal del representante legal Certificado de antecedentes disciplinarios vigente del representante legal Certificado Judicial vigente del representante legal Garantía de seriedad de la propuesta Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y pago de los aportes al sistema de seguridad social integral DOCUMENTOS DE VERIFICACION FINANCIERA Estados Financieros a 31 de diciembre de 2010 Calculo K residual (Formato Anexo 5) Certificado de responsabilidad fiscal Contador Revisor Fiscal Certificado de antecedentes disciplinarios Contador Revisor Fiscal Tarjeta profesional Contador Registro Único Tributario RUT DOCUMENTOS DE VERIFICACION TECNICA Experiencia técnica certificada Formato Anexo 4 DOCUMENTOS DE VERIFICACION ECONOMICA Oferta Económica. (Formato RGC-001) Las propuestas que apliquen en la columna de Cumple, serán consideradas hábiles y aquellas en las cuales tengan al menos una cruz en la columna de no cumple serán rechazadas y no podrán a entrar en la siguiente etapa de la evaluación. 1.1 Capacidad residual de contratación (CUMPLE / NO CUMPLE) La capacidad residual es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la Capacidad máxima de contratación (k) que figura en su registro de proponentes, la sumatoria de los valores de los contratos más relevantes que tenga en ejecución (privados, estatales incluyendo los que se exceptúan del registro en la Cámara de Comercio y los que tengan por participación en sociedades, consorcios o uniones temporales), la cual se exigirá por la Entidad en el momento de presentar la propuesta. Dicho valor debe ser informado por el proponente o por su representante legal o apoderado según corresponda, para lo cual deberá diligenciar el Anexo No. 5. Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 2

3 Página 3 de 11 El oferente deberá tener a la fecha del cierre de la presente convocatoria una capacidad residual de contratación (KRC), como CONSULTOR, igual o superior a 1200 SMMLV y como PROVEEDOR, igual o superior a 650 SMMLV; de lo contrario, se evaluara como NO CUMPLE. En el caso de Consorcios y Uniones Temporales, uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá tener como mínimo el sesenta por ciento (60%) de la Capacidad Residual total de contratación exigida como PROPONENTE, de lo contrario, la oferta se calificará como NO CUMPLE. Para obtener la Capacidad Residual de Contratación (KRC) se tendrá en cuenta la Siguiente información: a) El saldo total por ejecutar (incluidas las adiciones y el IVA) de los contratos que se encuentren suspendidos y de los que tienen prevista una fecha de terminación posterior a la de cierre de esta convocatoria. En el caso de haber sido contratados en Consorcios, Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación, se tendrá en cuenta únicamente el valor correspondiente al oferente, según su porcentaje de participación en los mismos. b) El valor total (incluido el IVA) de los contratos adjudicados o suscritos cuya acta de iniciación tenga una fecha prevista dentro de los tres (3) meses siguientes al cierre de esta Invitación Pública, para lo cual deberá anexarse copia del certificado expedido por la entidad contratante, o copia del contrato. En el caso de haber sido adjudicados o suscritos por Consorcios, Uniones Temporales o cualquier otra forma de asociación, se tendrá en cuenta únicamente el valor correspondiente al oferente, según su porcentaje de participación en los mismos. La Capacidad Residual de Contratación (KRC) del oferente, se determinará con la siguiente expresión: KRC = K KC Donde KRC: Capacidad residual de contratación. K: Capacidad máxima de contratación como PROPONENTE, corresponde a la indicada en el RUP de la Cámara de Comercio expresada en SMMLV. KC: Capacidad comprometida de contratación, corresponde a la suma de los valores obtenidos en los literales a) y b), expresada en SMMLV. En caso de requerirse aclaraciones sobre los datos consignados en el Anexo No. 5, la Universidad de Córdoba las solicitará, para lo cual el proponente cuenta con el término perentorio que fije esta entidad para proporcionarla, so pena de rechazo del ofrecimiento. Cuando el proponente no allegue con su propuesta el anexo No. 5 sobre su capacidad residual y/o esta sea inferior a la solicitada por la Entidad y/o en caso de consorcios o uniones temporales cada uno de sus integrantes que no allegue por separado el anexo No. 5 y/o cuando en conjunto no cumplan con la capacidad mínima exigida, su ofrecimiento será rechazado. 1.2 Verificación de la capacidad financiera Para la verificación de este factor de admisibilidad, se tomarán los Estados Financieros correspondientes al periodo gravable En caso de Consorcios o uniones temporales se tomara la suma resultante de multiplicar proporcionalmente la capacidad financiera por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 3

4 Página 4 de 11 Con base en la Información Financiera se determinarán: Capital de Trabajo: Deberá ser superior al (30%) del valor del presupuesto oficial dela presente convocatoria. Capital de Trabajo = Activo Corriente Pasivo Corriente. Índice de liquidez: Deberá ser mayor a uno (1) Liquidez= Activo Corriente Pasivo Corriente > 1 Nivel de Endeudamiento: Deberá ser menor o igual al ochenta por ciento (80 %). Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total Activo Total = < ó = 80 % Será necesario que en la verificación de la capacidad financiera, las propuestas hayan sido consideradas ADMISIBLE para poder continuar en el proceso de evaluación. SERÁN RECHAZADAS, la(s) oferta(s) que no cumpla(n) con la totalidad de los porcentaje mínimo exigido en el presente criterio de verificación. 1.3 Factor Técnico La UNIVERSIDAD realizará un análisis comparativo de las OFERTAS y evaluará de la siguiente manera: Se realizará el conteo de los requerimientos diligenciados por el proponente como CUMPLE en la columna 3 de los anexos 6 y 7. Una vez finalizado el conteo, se aplicará la siguiente fórmula: (Número total de requerimientos diligenciados como CUMPLE/Número total de requerimientos)*100 Si el valor obtenido es inferior a 60, la propuesta será RECHAZADA. 1.4 Calificación de la oferta y asignación de puntaje De conformidad con lo establecido en el Estatuto de Contratación, las ofertas serán analizadas, evaluadas y calificadas por la Universidad, con base en la información suministrada por los oferentes en cumplimiento de los términos de referencia. La selección del oferente será objetiva y en el análisis comparativo para adjudicar la invitación se llevará a cabo el siguiente orden asignando puntos que serán distribuidos así: Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 4

5 Página 5 de Experiencia ITEM FACTOR PUNTAJE MAIMO 1 Jurídico Habilitante 2 Financiero Habilitante 3 Factor Técnico Habilitante 4 Experiencia 400 puntos 5 Factor Económico 600 puntos TOTAL 1000 PUNTOS Se otorgará un máximo de Cuatrocientos (400) puntos a las ofertas que reúnan el total de los puntos señalados a continuación: ASPECTOS A EVALUAR PUNTOS Experiencia especifica: 400 El OFERENTE deberá allegar con su OFERTA máximo, tres (3) certificaciones de contratos celebrados y ejecutados por el OFERENTE como contratista, con objeto igual o similar al de los presentes términos de referencia; que hayan sido celebrados y/o ejecutados dentro de los Tres (03) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del proceso. La sumatoria de estas certificaciones deberá ser igual o superior al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial. En las certificaciones entregadas, el OFERENTE deberá aparecer como proveedor principal y no como subcontratista. Este factor será evaluado y ponderado de la siguiente forma: Al oferente que presente una (1) certificación cuyo valor sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 400 puntos. Al oferente que presente dos (2) certificación cuya suma sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 300 puntos. Al oferente que presente tres (3) certificación cuya suma sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 200 puntos. Estas certificaciones deberán diligenciarse el Anexo No. 4 de los presentes términos o en su defecto, las certificaciones presentadas en formato diferente, deberán contener la información contenida en el mencionado anexo Evaluación Económica Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 5

6 Página 6 de 11 Se calificará la oferta económica cuando ésta haya obtenido la calificación de CUMPLE en la capacidad residual de contratación KRC. Para la evaluación de la oferta económica se efectuará el siguiente procedimiento: La UNIVERSIDAD efectuará la revisión y corrección aritmética de las ofertas económicas suministradas por los proponentes en el formato RGC-001, durante la cual de ser necesario, se efectuarán los respectivos ajustes. Serán rechazadas las ofertas que presenten una diferencia aritmética mayor o igual al 1% (por exceso o por defecto) entre el valor total de la oferta presentada y el valor total de la oferta corregida y aquellas que excedan el presupuesto oficial de los presentes términos de referencia. La UNIVERSIDAD efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes: La multiplicación entre columnas. Las sumatorias parciales. La totalización de sumatorias. La liquidación del valor del IVA. La suma del costo total de la oferta El ajuste al peso. Realizadas las correcciones aritméticas y verificados los requisitos anteriores, se asignarán una calificación de hasta seiscientos 600 puntos de acuerdo con el siguiente procedimiento: El valor total del valor de la oferta económica tendrá una calificación máxima de seiscientos (600) puntos, los cuales se asignarán de la siguiente forma: Se calculará la media geométrica (G1) con el valor total corregido de las ofertas económicas válidas y el presupuesto oficial. La oferta económica cuyo valor total corregido sea inferior al 85% de la media geométrica (G1), tendrá cero puntos. Las oferta económica cuyo valor total corregido sea superior al 110% de la media geométrica (G1), tendrá cero puntos Toda propuesta que exceda el valor del presupuesto oficial no serán tenidas en cuenta. La propuesta económica más cercana a la media geométrica obtendrá los 600 puntos, las demás se les asignaran puntos de acuerdo a su posición con respecto a la media, el segundo se le asignaran 500 puntos y el tercero tendrá 400 puntos y así sucesivamente de acuerdo al número de propuestas habilitadas. El proponente debe cotizar a todo costo y teniendo en cuenta lo expuesto en este documento Empates Si una vez realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en cada una de las evaluaciones, se presentara un empate entre dos o más proponentes, la Universidad procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta a quien haya presentado la oferta económica con mayor puntaje. Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 6

7 Página 7 de EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTA. OBSERAVCION DE LA JUNTA DE CONTRATACION: Una vez subsanados los documentos solicitados mediante oficios números DCE 0018, de fecha 20 de mayo y DCE 0020 de 24 de mayo de 2011, de la propuesta presentada por RENTABYTE LIMITADA, identificado con NIT No , la junta de Evaluación de la Universidad de Córdoba procede a realizar la evaluación definitiva. 2.1 EVALUACION JURDICA: CRITERIO RENTABYTE LIMITADA.* DOCUMENTOS DE VERIFICACION JURIDICA Carta de presentación de la propuesta (Anexo 1) Formato de Datos del Proponente (Formato FGC-013 ) Certificado de existencia y representación legal (Personas Jurídicas) Certificado de Matricula mercantil (Personas naturales). Fecha de expedición no mayor a tres meses. Documento que acredita la conformación del consorcio o unión temporal Certificado de inscripción en el Registro Único De Proponentes RUP Documento de identificación del representante Legal Certificado de responsabilidad vigente fiscal del representante legal Certificado de antecedentes disciplinarios vigente del representante legal Certificado Judicial vigente del representante legal Garantía de seriedad de la propuesta Certificación sobre el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y pago de los aportes al sistema de seguridad social integral DOCUMENTOS DE VERIFICACION FINANCIERA Estados Financieros a 31 de diciembre de 2010 Calculo K residual (Formato Anexo 5) Certificado de responsabilidad fiscal Contador Revisor Fiscal Certificado de antecedentes disciplinarios Contador Revisor Fiscal Tarjeta profesional Contador Registro Único Tributario RUT DOCUMENTOS DE VERIFICACION TECNICA Experiencia técnica certificada Formato Anexo 4 DOCUMENTOS DE VERIFICACION ECONOMICA Oferta Económica. (Formato RGC-001) Cumple N/A No cumple Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 7

8 Página 8 de CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACIÓN COMO PROVEEDOR, IGUAL O SUPERIOR A 650 SMML. PPOPONENTE Cumple No Cumple RENTABYTE LIMITADA CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACIÓN COMO CONSULTOR, IGUAL O SUPERIOR A 1200 SMMLV. PPOPONENTE Cumple No Cumple RENTABYTE LIMITADA. 2.3 CAPACIDAD FINANCIERA: RENTABYTE LIMITADA. CAPACIDAD Cumple No Cumple Capital de trabajo: ser superior al (30%) del valor del presupuesto oficial dela presente convocatoria Nivel de endeudamiento: Deberá ser menor o igual al ochenta por ciento (80 %). Índice de liquidez: Índice de liquidez: Deberá ser mayor a uno (1) La Propuesta presentada por RENTABYTE LIMITADA, identificada con NIT No , Cumple con los requisitos habilitantes JURIDICOS, FINANCIERO Y CAPACIDAD RESIDUAL DE CONTRATACION, para continuar el proceso de Calificación. 2.4 EVALUACION FACTOR TECNICA. Se otorgará un máximo de Cuatrocientos (400) puntos a las ofertas que reúnan el total de los puntos señalados a continuación: PROPONENTE RENTABYTE LIMITADA. CRITERIO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE Experiencia especifica: 400 El OFERENTE deberá allegar con su OFERTA máximo, tres (3) certificaciones de contratos celebrados y ejecutados por el OFERENTE como contratista, con objeto igual o similar al de los presentes términos de referencia; que hayan sido celebrados y/o ejecutados dentro de los Tres (03) últimos años contados a partir 400 de la fecha de cierre del proceso. La sumatoria de estas certificaciones deberá ser igual o superior al cien por ciento (100%) del presupuesto oficial. En las certificaciones entregadas, el OFERENTE deberá aparecer como proveedor principal y no como subcontratista. Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 8

9 Página 9 de 11 Este factor será evaluado y ponderado de la siguiente forma: Al oferente que presente una (1) certificación cuyo valor sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 400 puntos. Al oferente que presente dos (2) certificación cuya suma sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 300 puntos. Al oferente que presente tres (3) certificación cuya suma sea igual o superior al cien porciento 100% del presupuesto oficial se le otorgaran 200 puntos. Estas certificaciones deberán diligenciarse el Anexo No. 4 de los presentes términos o en su defecto, las certificaciones presentadas en formato diferente, deberán contener la información contenida en el mencionado anexo. Una vez efectuada la evaluación TECNICA de la Propuesta presentada por RENTABYTE LIMITADA. Cumple con los requisitos para continuar el proceso de Calificación. De acuerdo a lo establecido en el numeral 6.5.1, por lo cual sigue al siguiente paso: 3. EVALUACION FACTOR ECONOMICO. El valor total del valor de la oferta económica tendrá una calificación máxima de seiscientos (600) puntos, los cuales se asignarán de la siguiente forma: PROPONENTE CRITERIO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE RENTABYTE LIMITADA. Se calculará la media geométrica (G1) con el valor total corregido de las ofertas económicas válidas y el presupuesto oficial. La oferta económica cuyo valor total corregido sea inferior al 85% de la media geométrica (G1), tendrá cero puntos. Las oferta económica cuyo valor total corregido sea superior al 110% de la media geométrica (G1), tendrá cero puntos Toda propuesta que exceda el valor del presupuesto oficial no serán tenidas en cuenta. La propuesta económica más cercana a Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 9

10 Página 10 de 11 PROPONENTE CRITERIO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE la media geométrica obtendrá los 600 puntos, las demás se les asignaran puntos de acuerdo a su posición con respecto a la media, el segundo se le asignaran 500 puntos y el tercero tendrá 400 puntos y así sucesivamente de acuerdo al número de propuestas habilitadas. El proponente debe cotizar a todo costo y teniendo en cuenta lo expuesto en este documento. PROPONENTE VALOR DE LA PROPUESTA PUNTAJE TOTAL RENTABYTE LIMITADA *. ($ oo) 1000 *Estos valores son tomados del RGC-001 Formato de las propuestas Económica, se estudiaron las propuestas y se Calificaron de acuerdo a lo establecido en los criterios de evaluación de la propuesta en los términos de referencia. 4. RESUMEN EVALUACION Después de evaluar la propuesta anteriormente relacionada y en virtud a que el Acuerdo No. 099 de 27 de diciembre de 2006 Estatuto De Contratación De La Universidad De Córdoba, en su artículo 3 señala el principio de selección objetiva en virtud del cual la universidad escogerá la oferta o propuesta más favorable para el cumplimiento de los fines que ella persigue sin tener en cuenta factores de afecto ni ninguna otra clase de motivación subjetiva. La escogencia más favorable tendrá en cuenta factores como: precio, calidad, seriedad, tiempo de ejecución cumplimiento, experiencia, equipos, organización, forma de pago, oportunidad y entrega, servicios de pos venta y la ponderación de los mismos. Para la selección, la universidad cotejara los diferentes ofrecimientos ofrecidos con los estudios o análisis de consultores o asesores cuando hayan sido designados para ello la Junta de Contratación de la invitación pública No. OPD de fecha del 3 de mayo de 2011, cuyo objeto es: LA ADQUISICIÓN, MONTAJE E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA; evaluó con el siguiente orden de elegibilidad: 5. ORDEN DE ELEGIBILIDAD. Después de evaluar la propuesta en la parte técnica, jurídica y económica por la junta de contratación de la Universidad de Córdoba, se dispuso el siguiente orden de elegibilidad: PROPONENTE ORDEN DE ELEGIBILIDAD TOTAL PUNTAJE RENTABYTE LIMITADA Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 10

11 Página 11 de 11 No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella interviene a los Veinticinco (25) días del mes de mayo de LURDAIS MARTINEZ CARDENAS, Jefe unidad de Control Interno Veedor LUZ MARINA JIMENEZ MASSA, Jefe (e) Unidad de Asuntos Jurídicos KARINA CARRASCAL SOCARRAS. Jefe División de Contratación Secretario, JESUS MARIA LOPEZ PEÑA. Jefe de Unidad de Planeación y Desarrollo OSWALDO TORDECILLA DIAZ Jefe de Registro y Admisiones ERIKA VANESSA RESTREPO URZOLA Jefe de Sección de Sistema Proyecto División de Contratación Carrera. 6ª # Montería Córdoba PB: Telefax: aseguramientocalidad@unicordoba.edu.co 11