Gestión del tiempo y productividad

Transcripción

1 Gestión del tiempo y productividad

2 Qué hacemos todos los días? sab.03.sep.16 2

3 La gestión del tiempo Son suficientes? Ciertamente, sí lo son. No se trata de falta de tiempo sino de una mala gestión de nosotros mismos. De malas decisiones en cuanto a como invertimos nuestro tiempo trabajando o descansando. No se puede tener más tiempo. Se puede tener una mejor gestión del tiempo sab.03.sep.16 3

4 Productividad De qué depende? La productividad no depende de la cantidad de horas trabajadas sino de como se han utilizado esas horas. En países como Noruega, Dinamarca está mal considerado trabajar horas extras ya que se considera que el trabajador no ha sido capaz de realizar sus tareas en el tiempo que se considera establecido para ello. Debemos desterrar el modelo basado en cantidad. sab.03.sep.16 4

5 Síntomas que nos afectan personalmente 1. Jornadas cada vez más largas 2. Aumento de la agresividad, los nervios o la fatiga 3. Decisiones cada vez más precipitadas 4. Llegar tarde a muchos sitios 5. Tareas que se acumulan sab.03.sep.16 5

6 Síntomas que afectan a los demás 1. Contagiamos nerviosismo 2. Desorganizamos su trabajo 3. El intercambio de información es nulo o insuficiente sab.03.sep.16 6

7 Eficacia vs Eficiencia Eficacia: podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos. Eficiencia: podemos definirla como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo sab.03.sep.16 7

8 Leyes de la eficacia Las tareas se alargan al interrumpirlas Las tareas largas suponen mayores dificultades El valor de la tarea no es proporcional al tiempo que se le dedica sab.03.sep.16 8

9 Clasificación de las tareas sab.03.sep.16 9

10 Reflexión No se trata de trabajar más, sino de trabajar mejor En cierta ocasión un hombre llegó a un campo de leñadores con el objeto de conseguir trabajo. Durante su primer día laboral trabajó arduamente y como resultado taló muchos arboles. El segundo día trabajó tanto como el primer día pero notoriamente su producción se redujo a la mitad. El tercer día se propuso mejor y golpeó con furia los arboles pero los resultados fueron nulos. Al ver el capataz el escaso resultado del joven le preguntó cuando fue la última vez que afiló su hacha a lo que este respondió que ha estado muy ocupado cortando arboles. sab.03.sep.16 10

11 Los ladrones del tiempo 1. Visitas 2. Postergación/procrastinar 5. Interrupciones 6. Improvisación 3. Mala delegación 4. Internet sab.03.sep.16 11

12 Defenderse de los ladrones del tiempo 1. Interrupciones: Cada vez que se interrumpe el trabajo se puede llegar a tardar hasta 10 minutos en recobrar completamente la concentración 1. Comunica tu rutina 3. Alejar el celular 2. Frenar a las personas 4. Trabajar en periodos de tiempo cortos sab.03.sep.16 12

13 Defenderse de los ladrones del tiempo 2. Visitas inoportunas: 1. Decir NO amablemente 2. Mantenerse de pie 3. Poner límites de tiempo a cada visita 4. Centrarse en lo esencial sab.03.sep.16 13

14 Defenderse de los ladrones del tiempo 3. Reuniones: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día, comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si ya no hay nada que tratar con ellos 1. Utilizarlas para definir objetivos, analizar y resolver problemas 2. No convocar cuando no existe un propósito específico previendo que se encuentren todas las personas involucradas 3. Preparar la reunión con tiempo sab.03.sep.16 14

15 Defenderse de los ladrones del tiempo 4. Postergación: Cuando convoque a una reunión establezca objetivos, establezca un orden día, comience a la hora prevista, permitir que los que ya hicieron su aporte se retiren si ya no hay nada que tratar con ellos 1. Abordar de inmediato las actividades importantes 2. Hacer a primera hora las tareas difíciles o aburridas sab.03.sep.16 15

16 Defenderse de los ladrones del tiempo 5. Esperas Utilizarlas para definir nuevos proyectos o metas, analizar y resolver problemas sab.03.sep.16 16

17 Uso de la agenda 1. Escribir tareas y actividades de forma clara y sintética 2. Anotar planificando y revisar analizando 3. Calcular duración de las actividades sab.03.sep.16 17

18 Organización personal 1. Centrarse en lo importante 2. Establecer prioridades 3. Saber decir NO a compromisos forzados 4. No improvisar 5. Gestionar las interrupciones 6. Organizar espacio de trabajo sab.03.sep.16 18

19 Tres claves para la planificación semanal 1. Repasar el trabajo 2. Elegir los temas importantes 3. Planificar las tareas sab.03.sep.16 19

20 Tres claves para la planificación diaria 1. Verificar citas para hoy 2. Hacer una lista realista de tareas a realizar hoy 3. Priorizar sab.03.sep.16 20

21 Consejos para planificar 1. Llevar una agenda/sistema de planificación 2. Dedicar tiempo a la planificación diaria 3. Hacer lista de tareas a realizar 4. Clasificar tareas en importantes/rutinarias 5. Evaluar posibles urgencias 6. Planificar las tareas importantes 7. Reservar tiempo para tareas rutinarias 8. Dejar tiempo para imprevistos sab.03.sep.16 21

22 GRACIAS POR SU ATENCION! sab.03.sep.16 22