omo organizar una reunión de Trabajo?

Transcripción

1 omo organizar una reunión de Trabajo?

2 1. Definir el objetivo de la reunión: Lo primero que hay que hacer es saber qué es lo que se quiere conseguir y qué carácter va a tener (informativo, ejecutivo, proposicional ).

3 2. Conocer el ambiente: Si no quieres encontrarte con una bomba emocional encima de la mesa deberías de hablar con las personas claves y sondear sobre los temas profesionales y personales pertinentes a tratar.

4 3. Diseñar el orden del día: Aprovechando la información recogida en el paso anterior ya se está en condiciones de elaborar un orden del día. Recuerda un último punto de ruegos y preguntas.

5 4. Reservar el espacio: Es muy importante asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin que haya interrupciones, y que tenga todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.

6 5. Convocatoria: No eligas nunca la primera hora de la mañana ni hagas reuniones después de comer. Envía la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan preparar los puntos a tratar, y puedan reorganizar su agenda. Especifica la duración de la reunión y sé riguroso con el tiempo cuando se esté desarrollando.

7 Todas las reuniones: son por definición, políticas, pero si además se van a tomar decisiones, o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa.

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9 REUNIONES EQUIPOS DE TRABAJO 2º Medios E. A.G.

10 FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO LA REUNIÓN DE EQUIPO FASES DE LA REUNIÓN ANTES PROGRAMAR AL INICIO DURANTE AL FINAL MOTIVAR CONDUCIR EVALUAR DESPUES GESTIONAR

11 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO ANTES DE LA REUNIÓN PROGRAMAR Clarificar el propósito Invitar a los participantes Elegir los procedimientos Fijar agenda: inicio y fin Enviar la agenda Preparar sala y materiales

12 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO AL INICIO DE LA REUNIÓN MOTIVAR Acoger y descongelar Revisar la agenda Distribuir el tiempo Fijar las normas y reglas Clarificar, asignar roles Abrir la conversación

13 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO DURANTE LA REUNIÓN CONDUCIR Cuidar el clima Mantener el foco Administrar la participación Cubrir la agenda a tiempo Facilitar la acción Revisar las decisiones

14 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO AL FINAL DE LA REUNIÓN EVALUAR Resumir las decisiones Acordar actividades y tareas Evaluar la reunión Esbozar la proxima reunión Agradecer la participación

15 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO DESPUES DE LA REUNIÓN GESTIONAR Escribir y enviar el acta Archivar agenda y acta Apoyar la ejecución de la tarea Controlar los compromisos Recibir pre-programación Preparar la proxima reunión

16 2º Medios E.A.G. FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO CALIDAD DE LA REUNIÓN Los participantes perciben una reunión efectiva cuando : Todos los integrantes han sido involucrados Hay una conducción El propósito es claro y ha sido alcanzado Sólo dedica la cantidad de tiempo requerido

17 Actividad Objetivo: En grupos de 3 a 5 personas hacer un trabajo en quipo, sobre como podemos ayudar a los damnificados del terremoto.

18 1.1 Objetivo Objetivo: Ayudar a los damnificados del terremoto Obra: De carácter social

19 2.1 Ambiente Personas que participan en la reunión. Todas aquellas involucradas en la toma de decision. Director Inspector Paradocentes Profesores Alumnos

20 3.1 Orden del día Enviar citando a reunión a todas las personas anteriormente mencionadas, de preferencia en la mañana: Tema (s) a tratar Hora de comienzo Coffebreak Hora de termino Sugerencias y consultas en general Varios

21 4.1 Sala de reunión Sala adecuada para la cantidad de participantes Carpeta con material Data Show Sistema de amplificación Snack