ATLAS SMART CITIES SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW UNA SOLUCIÓN INTEGRAL A LA PROBLEMÁTICA DE LA DIGITALIZACIÓN

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Cristina Nieto Barbero
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1 ATLAS SMART CITIES SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW UNA SOLUCIÓN INTEGRAL A LA PROBLEMÁTICA DE LA DIGITALIZACIÓN

2 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW Una solución integral a la problemática de la digitalización PROVEEMOS SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN Y SOLUCIONES DE WORK FLOW PARA AGILIZAR TRÁMITES, AHORRAR COSTOS Y MEJORAR LA RELACIÓN CON EL USUARIO O CONTRIBUYENTE 2

Objetivos OBJETIVOS Posibilitar a los clientes que lo requieran, el acceso a los documentos en tiempo y forma, para cumplir con eficiencia sus cometidos, sin recargar otras áreas de la empresa.

3 Objetivos OBJETIVOS Posibilitar a los clientes que lo requieran, el acceso a los documentos en tiempo y forma, para cumplir con eficiencia sus cometidos, sin recargar otras áreas de la empresa. Este servicio esta enfocado a dar una solución integral a la problemática de la digitalización de documentos. Abarca todas las etapas involucradas en el proceso, desde la preparación de los documentos, hasta la incorporación de los datos (indexación) e imágenes en la base de datos. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO En la formulación de un servicio deben tenerse en cuenta la ejecución de las siguientes tareas: Digitalizar Indexar por Digitación / Reconocimiento. Incorporar Contenidos por Digitación / Extracción. Exportar archivos / Incorporar a Base de Datos. Visualización Stand alone / Integrado a vuestra aplicación. Desencarpetar / Encarpetar. Resguardo de la información. Depuración de Histórico. 3

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW Beneficios BENEFICIOS ELIMINA EL RIESGO DE PÉRDIDA O DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES, PUES MINIMIZA LA MANIPULACIÓN DE LOS MISMOS.

4 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW Beneficios BENEFICIOS ELIMINA EL RIESGO DE PÉRDIDA O DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES, PUES MINIMIZA LA MANIPULACIÓN DE LOS MISMOS. FACILITA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTENIDA, POR LA POSIBILIDAD DE INCORPORAR ÍNDIÍNCES POR LOS DATOS DE BÚSQUEDA MAS FRECUENTES. REGULA Y CONTROLA EL ACCESO DE LOS DOCUMENTOS SÓLO A PERSONAL AUTORIZADO. POSIBILITA EL ACCESO SIMULTÁNEO POR MÁS DE UN USUARIO, AL MISMO DOCUMENTO. DISPONIBILIDAD INMEDIATA A MUY BAJO COSTO POR DOCUMENTO. 4

5 Módulos del sistema CAPTURA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos en papel se convierten en imágenes digitalizadas. Una vez escaneados, se optimiza su calidad de visualización. Las imágenes digitalizadas son asociadas con atributos, que identifican cada documento, posibilitando una rápida respuesta a las consultas de los usuarios. 5

Módulos del sistema CONSULTA ACCESO A LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA Esta etapa le abre un nuevo camino, ya que permite acceder a la información rápidamente.

6 Módulos del sistema CONSULTA ACCESO A LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA Esta etapa le abre un nuevo camino, ya que permite acceder a la información rápidamente. La versatilidad del sistema hace posible administrar diferentes formatos: imágenes, archivos de texto, audio y video. Los usuarios pueden consultar, compartir y distribuir la información, incluso modificar o dar de baja documentos, si se cuenta con los privilegios de acceso suficientes. Hacer anotaciones, comentarios o agregar datos externos, combinándolos con otros programas son algunos ejemplos de sus posibilidades. 6

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW Módulos del sistema ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Según las necesidades de cada empresa, los documentos se

7 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y WORK FLOW Módulos del sistema ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS Según las necesidades de cada empresa, los documentos se organizan y se agrupan en carpetas. Se crean diccionarios de datos que ofrecen múltiples opciones de búsqueda y simultaneidad. La seguridad del sistema se establece mediante niveles de acceso por usuario, aplicación y tipo de documento. 7

8 Módulos del sistema Work Flow PROCESOS AD HOC PROCESOS DEFINIDOS 8

Módulos del sistema Work Flow MÓDULO DE SISTEMA WORKFLOW - TRÁMITE DIGITAL Un proceso definido, es una secuencia de actividades a ser ejecutadas para lograr un fin específico para la

9 Módulos del sistema Work Flow MÓDULO DE SISTEMA WORKFLOW - TRÁMITE DIGITAL Un proceso definido, es una secuencia de actividades a ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa/institución. En cualquier proceso (comercial, productivo, administrativo, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Se entiende por documento a la unidad de información de los procesos. En un momento determinado, el proceso y cada uno de sus documentos tienen asociado un estado (ej. Presupuesto en estado aprobado/rechazado). Las acciones, provenientes de un usuario o sistema externo que interactúa con nuestra solución, son las que provocan los cambios de estado en los documentos y en el proceso en cuestión. Nos basamos en la idea de flujo de trabajo interdocumental (Workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos. A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen. 9

Módulos del sistema Work Flow PROCESOS DE TRÁMITES Una vez modelados los procesos de negocio de la organización, nuestro desarrollo permite definir las personas y sistemas responsables de su

10 Módulos del sistema Work Flow PROCESOS DE TRÁMITES Una vez modelados los procesos de negocio de la organización, nuestro desarrollo permite definir las personas y sistemas responsables de su ejecución, asignándoles los usuarios y roles que correspondan según el caso. La ejecución de un proceso comprende su creación, el ingreso de información en los documentos intervinientes y la ejecución de las acciones correspondientes. El ciclo de vida de un proceso puede ser visto como una serie de cambios de estados sobre los documentos. Estos cambios, resultado de acciones, actualizan automáticamente el estado del proceso. 10

11 Proceso del negocio PROCESOS DE TRÁMITES << ESTADO >> SISTEMA << ACCIÓN >> <ESTADO> << ACCIÓN >> FIN PROCESO <ESTADO> <ESTADO> <ESTADO> << ACCIÓN >> << ACCIÓN >> << ACCIÓN >> << ACCIÓN >> <ESTADO> <ESTADO> << ACCIÓN >> << ACCIÓN >> << ACCIÓN >> SISTEMA 11

Confían en nosotros SEGURIDAD DEL SISTEMA CENTRO DE PROCESAMIENTO Nuestro centro de procesamiento se encuentra alojado en dependencias de Level 3 (www.level3.

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12 Confían en nosotros SEGURIDAD DEL SISTEMA CENTRO DE PROCESAMIENTO Nuestro centro de procesamiento se encuentra alojado en dependencias de Level 3 ( garantizando calidad y performance World Class. El Data Center de Level 3 es parte de una de las más importantes Redes en América. INFRAESTRUCTURA WorldClass, con arquitectura resistente a huracanes y terremotos, sistema anti incendio, control ambiental permanente y fuentes de energía duplicadas. Redundancia N+1. SEGURIDAD GARANTIZADA Lógica, física, operativa y funcional. CONECTIVIDAD Con fibra óptica redundante a redes nacionales e internacionales y Backbone propio. CONTROL Y MONITOREO Constante 24 x 365 con soporte profesional. 12

13 Confían en nosotros EMPRESAS QUE CONFÍAN EN NUESTRO SISTEMA 13

14 ATLAS SMART CITIES

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