SOFTWARE GESTIDOC DOCUMENTAL

Transcripción

1 SOFTWARE GESTIDOC DOCUMENTAL

2 Doctum sabe que es necesario entregar servicios que otorguen un valor agregado, sobre todo para la gestión documental de la empresa, lo que reduce los costos asociados a mano de obra e incrementa la eficiencia de la empresa. Para Doctum es importante brindar asesorías que involucren tecnología y personal calificado, estos hacen de DOCTUM su mejor aliado. Al contratar nuestros servicios usted obtendrá, acceso a nuestra plataforma de postventa, donde podrá realizar consultas y solicitudes a través de correo electrónico y por medio de nuestro back office telefónico. Con un sistema de ticket centralizado. Atendido por personal entrenado para responder de forma rápida y eficiente. En Doctum realizamos cada proyecto con el mayor profesionalismo e interés y asumimos una relación de socios estratégicos con nuestros clientes a largo plazo. Nuestro Servicio Garantiza Asesoría Técnica Personal Calificado Tecnología Probada Transferencia del Conocimiento para su Empresa Algunos Clientes Con más de 7 Años de experiencia hemos realizado múltiples soluciones obteniendo posicionamiento en el mercado y fidelización al brindar soluciones a la medida de cada cliente. Nuestra experiencia nos posiciona como una empresa confiable, con capacidad tanto humana, como tecnológica para implementar una solución integral de gestión documental. Cabe destacar que para nosotros la satisfacción del cliente es primordial, por lo que asesoramos a nuestros clientes brindándoles soluciones de alto estándar.

3 SOFTWARE GESTIDOC DOCUMENTAL GESTIDOC Documental es parte de la familia Plataforma Gestidoc, siendo la mejor opción que su empresa necesita en administración de documentos. Su interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar, disminuyendo la resistencia de sus trabajadores al cambio. Esta desarrollado bajo tecnologías avanzadas y estándares internacionales lo que facilita una integración no invasiva dentro de su empresa. CARACTERÍSTICAS Acceso vía Web 100% administrable Diseño personalizado a la empresa Sistema de Gestión de documentos por carpetas Grupos de trabajo Sistema de roles para los usuarios Subida de múltiples archivos y carpetas, arrastrar y copiar Acceso privado Jerarquía para acceder a la información Notificación de cambios por correo electrónico Convierte archivos a PDF Mensajería interna Estadísticas de acceso al sistema Multi Plataforma

4 Distribución de Documentos a sus Clientes, Proveedores y Asociados Envíe archivos a clientes y proveedores sin afectar su seguridad, Gestidoc permite crear una zona privada para compartir archivos por tiempo limitado. Búsqueda de Documentos En Gestidoc es muy simple buscar y recuperar sus archivos, un casillero de búsqueda siempre estará disponible en la interfaz del sistema, no importando el lugar donde esté. Notificaciones por Gestidoc notificar usuarios y grupos en el sistema y a sus correos electrónicos cuando se realizan cambios en los archivos, permitiendo un sistema Vivo, que interactua con la última información publicada. Resguardo de la Información: Todos los documentos son protegidos por avanzadas técnicas y equipamiento de seguridad. Creacón de PDF Gestidoc permite convertir archivos de trabajo en formato PDF. Metadatos: Gestidoc permite incorporar propiedades a los documentos como Autor, Título, Fecha, Comentarios, además de otras propiedades personalizadas. Control de Versiones para Documentos Eespecíficos: El control de versión permite monitorear todos los cambios, cuando se producen, y que usuario los realizó. Seguridad Gestidoc cumple con una serie de políticas de seguridad, a fin de dar tranquilidad a nuestros clientes, solo los usuarios que la organización autorice tendrán acceso a los documentos. Workflow Es un completo sistema de aprobaciones para el desarrollo de documentos y procesos. Permite establecer etapas de borrador, revisión y aprobación, además de mostrar estadísticas asociadas. Vista Previa Esta herramienta permite visualizar en forma rápida sin descargar los documentos, transformandolos en imagenes.

5 WORKFLOW Más de alguna vez se ha preguntado cómo estructurar o realizar una serie de tareas de forma secuencial, sincronizando la información de forma efectiva, realizando un seguimiento constante de los procesos que su empresa requiere. WorkFlow: Es una herramienta que integra la aplicación de flujos de trabajo automatizando la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de un proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la contribución de las herramientas necesarias para gestionarlo. Ventajas Alerta de tareas pendientes: Cada usuario del gestor documental es capaz de conocer las tareas pendientes definidas en el proceso inicial, tales como borrador (creación de documento), revisión, o aprobación. Monitoreo de los procesos: Capacidad de monitorear el estado en el que se encuentran ciertos procesos en tiempo real. Reducción de costos: Los documentos no viajan de forma física por ningún tipo de mensajería, por lo que se reduce el tiempo de respuesta. Sistema de Busqueda: Un potente motor de flujos de trabajo brinda una respuesta más rápida a sus clientes finales. Aumento de la productividad: Al incorporar esta herramienta que incluye mejoras tecnológicas se mejora la productividad de un flujo de trabajo hasta un 90%. Acceso desde cualquier dispositivo: Al implementar esta herramienta podrá acceder desde cualquier dispositivo: Tablet, celulares y computadores.

6 PANTALLAS GESTIDOC WORKFLOW DOCUMENTOS ESTADÍSTICAS