Guía para utilizar el formato condicional en Excel San Salvador, Mayo de 2015

Transcripción

1 Guía para utilizar el formato condicional en Excel San Salvador, Mayo de 2015

2 2 Materia: Reporting Catedrático: Jorge Barrientos

3 Tabla de Contenidos INTRODUCCIÓN... 4 UBICACIÓN... 4 TIPOS DE FORMATO CONDICIONAL INCLUIDOS EN EXCEL... 5 Resaltar reglas de celdas (Highlight Cell Rules)... 6 Ejemplo... 7 Reglas superiores e inferiores (Top Bottom Rules) Ejemplo Barras de datos (Data Bars) Ejemplo Escalas de color (Color Scales) Ejemplo Conjuntos de iconos (Icon Sets) Ejemplo Pasos Cambiar las reglas de formato ESI Reporting

4 Introducción En ocasiones se vuelve útil el poder identificar de inmediato registros que cumplen ciertas características, y que nos permitan advertir si algo bueno, o malo sucede con ciertos resultados. Excel cuenta con una excelente herramienta para esos casos, esta herramienta se denomina Formato condicional, esta funcionalidad permite cambiar la apariencia de una celda dependiendo de ciertas condiciones. Ubicación La herramienta de formato condicional se encuentra en el tab Inicio, en el grupo de estilos (Ilustración 1). Ilustración 1 4

5 Tipos de formato condicional incluidos en Excel Excel provee 5 tipos de formato condicional, los cuales podemos aplicarlos a nuestros datos. Ilustración 2 - Tipos de formato condicional incluidos en Excel, desplegando los conjuntos de iconos que podemos aplicar para indicar tendencias en nuestros datos.

6 Resaltar reglas de celdas (Highlight Cell Rules) Este panel nos proporciona una forma fácil para colocar formato condicional utilizando los criterios de: Mayor que, Menor que, Entre, Igual a, Texto que contiene, Una fecha o duplicados. Ilustración 3 - Resaltar reglas de celdas

7 Ejemplo Tenemos los datos de ventas de las diferentes oficinas en Centro América, en la columna % Alcanzado se presenta el % de ventas alcanzado con respecto a la proyección de ventas para ese mes y país: Pais Mes Proyectado Vendido % Alcanzado El Salvador Enero 129, , % Nicaragua Enero 133, , % Guatemala Enero 128, , % Honduras Enero 169, , % Costa Rica Enero 118, , % Panamá Enero 188, , % El Salvador Febrero 137, , % Nicaragua Febrero 132, , % Guatemala Febrero 160, , % Honduras Febrero 189, , % Costa Rica Febrero 147, , % Panamá Febrero 198, , % El Salvador Marzo 149, , % Nicaragua Marzo 141, , % Guatemala Marzo 171, , % Honduras Marzo 114, , % Costa Rica Marzo 136, , % Panamá Marzo 138, , %

8 Con estos datos se requiere identificar los países que han superado las ventas proyectadas. Para realizar este requerimiento siga los siguientes pasos: 1. Seleccione las celdas con el porcentaje. 2. Seleccione la opción Es mayor que, del menú de alternativas del grupo de Formato Condicional. Ilustración 4 - Es mayor que Aparecerá una ventana de dialogo, en la que se solicitara el valor que se tomara como referencia para determinar si el valor de la celda es mayor, en esta ventana colocaremos 100% y dejamos el color de la celda y el texto por defecto. Ilustración 5 - Es mayor que

9 4. Con esto Excel establece el formato a las celdas que cumplen con el criterio de tener un valor superior al 100%. El resultado debe ser similar al mostrado en la siguiente imagen: Pais Mes Proyectado Vendido % Alcanzado El Salvador Enero 129, , % Nicaragua Enero 133, , % Guatemala Enero 128, , % Honduras Enero 169, , % Costa Rica Enero 118, , % Panamá Enero 188, , % El Salvador Febrero 137, , % Nicaragua Febrero 132, , % Guatemala Febrero 160, , % Honduras Febrero 189, , % Costa Rica Febrero 147, , % Panamá Febrero 198, , % El Salvador Marzo 149, , % Nicaragua Marzo 141, , % Guatemala Marzo 171, , % Honduras Marzo 114, , % Costa Rica Marzo 136, , % Panamá Marzo 138, , % Nota: el mismo procedimiento se sigue con las otras opciones, los parámetros dependerán del tipo de formato: Es menor que, Entre, Es igual a, Texto que contiene, Una fecha, duplicar valores.

10 Reglas superiores e inferiores (Top Bottom Rules) Este panel nos permite aplicar formato condicional para: 10 superiores, 10% de valores superiores, 10 inferiores, 10% de valores inferiores, Por encima del promedio, Por debajo del promedio. Ilustración 6 - Reglas superiores e inferiores Ejemplo Tomando siempre el resumen de ventas por país y mes, necesitamos obtener los 5 países con mayor porcentaje de ventas. Para este requerimiento sigamos los siguientes pasos: 1. Seleccione las celdas que contienen el porcentaje alcanzado de ventas.

11 2. Seleccione la opción 10 superiores, de las opciones de formato condicional Reglas superiores e inferiores. Ilustración 7-10 superiores 3. Aparecerá una ventana de dialogo con el valor 10 por defecto, cambiémoslo a 5 y le damos Aceptar.

12 4. Con estas acciones nuestro cuadro de ventas se verá similar a la siguiente imagen, Excel formatea las 5 celdas con mayor porcentaje: País Mes Proyectado Vendido % Alcanzado El Salvador Enero 129, , % Nicaragua Enero 133, , % Guatemala Enero 128, , % Honduras Enero 169, , % Costa Rica Enero 118, , % Panamá Enero 188, , % El Salvador Febrero 137, , % Nicaragua Febrero 132, , % Guatemala Febrero 160, , % Honduras Febrero 189, , % Costa Rica Febrero 147, , % Panamá Febrero 198, , % El Salvador Marzo 149, , % Nicaragua Marzo 141, , % Guatemala Marzo 171, , % Honduras Marzo 114, , % Costa Rica Marzo 136, , % Panamá Marzo 138, , %

13 Barras de datos (Data Bars) Este panel nos permite aplicar diferentes gradientes o colores solidos a las celdas. Ilustración 8 - Barras de datos

14 Ejemplo Con este formato, podemos visualizar porcentualmente el nivel de avance o valor con respecto al valor máximo en un bloque de celdas. Seguimos con el listado de ventas por país y sucursal, siga los pasos para aplicar este tipo de formato: 1. Seleccione el bloque de celdas que contienen el porcentaje alcanzado por cada país. 2. Seleccione una de las opciones de Relleno, de las opciones de formato condicional Barras de datos. Ilustración 9 - Barras de datos

15 3. Al seleccionar una de las opciones de relleno, las celdas se actualizarán con una barra indicando el grado de avance con respecto a la celda con mayor valor, en nuestro caso la celda con el valor 147% aparecerá completamente llena, mientras las demás mostraran un porcentaje de relleno en función de esta. Ilustración 10 - Formato condicional con barras de datos

16 Escalas de color (Color Scales) Este panel nos permite configurar escalas de color utilizando dos o tres colores, por ejemplo utilizando verde, amarillo y rojo para indicar diferentes niveles de riesgo asociados con actividades. Ilustración 11 - Escalas de color

17 Ejemplo Este tipo de formato es similar al de Barra de datos, pero en este caso se utilizan 3 colores, o variaciones de uno solo, para indicar nivel de avance del valor de la celda. Siga los pasos para aplicar este formato y tome siempre los datos de ventas utilizados desde el primer ejemplo. 1. Seleccione las celdas con el valor del porcentaje de ventas alcanzado por cada país y mes. 2. Seleccione una de las opciones de formato condicional Escalas de color. Ilustración 12 - Escalas de color

18 3. Al seleccionar una de las escalas de color, Excel formatea las celdas de acuerdo a la regla establecida. El resultado si seleccionamos la primera opción de las escalas de color, será algo similar a la siguiente imagen (color verde intenso para los valores superiores al 100%, en rojo los que se encuentran por debajo del 100% y en tonos amarillo y naranja los valores cercanos al 100%): Pais Mes Proyectado Vendido % Alcanzado El Salvador Enero 129, , % Nicaragua Enero 133, , % Guatemala Enero 128, , % Honduras Enero 169, , % Costa Rica Enero 118, , % Panamá Enero 188, , % El Salvador Febrero 137, , % Nicaragua Febrero 132, , % Guatemala Febrero 160, , % Honduras Febrero 189, , % Costa Rica Febrero 147, , % Panamá Febrero 198, , % El Salvador Marzo 149, , % Nicaragua Marzo 141, , % Guatemala Marzo 171, , % Honduras Marzo 114, , % Costa Rica Marzo 136, , % Panamá Marzo 138, , %

19 Conjuntos de iconos (Icon Sets) Este panel nos ofrece diferentes conjuntos de iconos, como flechas direccionales o signos de advertencia, esto para poder mostrar tendencias. Esta opción de formato es una interesante forma de visualizar los datos y mostrar tendencias o alguna condición de alerta. Ilustración 13 - Conjunto de iconos

20 Ejemplo Para este tipo de formato condicional utilizaremos otro conjunto de datos, supongamos que tenemos un cuadro de notas de un grupo de alumnos: Estudiante Matemáticas Sociales Ingles Ciencias Lenguaje Promedio Juan Pérez Antonio Laínez Ana Paredes Gustavo Mena María Guzmán José Ortiz Humberto Lemus Promedios Con el cuadro de notas, queremos identificar aquellos alumnos que han obtenido una nota igual o mayor a 9, los que están entre 6 y 8, y los que están por debajo de 6. Pasos 1. Seleccione las celdas que contienen las notas.

21 2. Seleccionaremos la opción con los símbolos del grupo de indicadores de la opción Conjuntos de iconos.

22 3. Al seleccionar el formato, la tabla de notas se actualizara y debe tener un aspecto similar a la siguiente figura: Cambiar las reglas de formato Excel establece por defecto escalas porcentuales para aplicar el formato condicional, sin embargo estas reglas se pueden modificar. Por ejemplo si quisiéramos modificar el criterio para formatear las notas de los alumnos de la siguiente forma: Icono Nota(s) 9 o más. 7 a 8. Menos de 7.

23 1. Para hacer este cambio, seleccionemos nuevamente las celdas con las notas, incluyendo los promedios. 2. Ahora seleccione la opción Administrar reglas en las opciones de Formato condicional.

24 3. Al seleccionar la opción de Administrar reglas, se abrirá el Administrador de reglas de formato condicional, seleccione la regla Conjunto de iconos y luego de clic al botón Editar regla. 4. En la pantalla de edición de regla de formato modifique la información para que quede como se muestra en la siguiente imagen.

25 5. Aceptar los cambios a la regla. Con esto el cuadro de notas debe ser parecido al mostrado a continuación: