Microsoft Query en Excel

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José Francisco Farías Coronel
hace 5 años
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Microsoft Query en Excel Microsoft Query es un programa incluido en Excel que permite importar datos externos a hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de

Para realizar un informe combinando 2 Tablas en Microsoft Query Siga los siguientes pasos Inice Excel com un archivo Nuevo (No abra ninguno de los archivos que desea cruzar) Haga clic en la ficha

1 Microsoft Query en Excel Microsoft Query es un programa incluido en Excel que permite importar datos externos a hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de archivos de Excel. Para realizar un informe combinando 2 Tablas en Microsoft Query Siga los siguientes pasos Inice Excel com un archivo Nuevo (No abra ninguno de los archivos que desea cruzar) Haga clic en la ficha Datos y selecciones en el menú desplegable De otras fuentes, luego haga clic en Desde Microsoft Query Aparece la siguiente pantalla Donde debe seleccionar Excel Files* y presionar Aceptar Aparece la siguiente pantalla donde debera seleccionar el archivo que contiene las tablas que desea cruzar (recuerde que no lo debe tener abierto y que debe estar diseñado con la tecnica de tablas y ademas debe tener todas las tablas que desea cruzar dentro del mismo archivo en hojas separadas)

En este ejemplo voy a seleccionar el disco Z (en mi caso la red) y dentro del disco z selecciono un archivo que se llama BASE DE DATOS DE EMPRESAS Y VENTAS.

solo 1 vez) En la segunda tabla tengo un listado de ventas donde figura el nro y tipo de factura, la fecha de la venta, el importe de la venta y el CUIT del Cliente al que se le realizo la venta.

2 En este ejemplo voy a seleccionar el disco Z (en mi caso la red) y dentro del disco z selecciono un archivo que se llama BASE DE DATOS DE EMPRESAS Y VENTAS.xlsx, y presiono Aceptar El archivo que acabo de seleccionar contiene 2 tablas: La primer tabla tiene un listado de clientes con numero de CUIT y razon social (cada cliente se encuentra ingresado solo 1 vez) En la segunda tabla tengo un listado de ventas donde figura el nro y tipo de factura, la fecha de la venta, el importe de la venta y el CUIT del Cliente al que se le realizo la venta. Ambas tablas tienen en comun el numero de CUIT, asi que por lo tanto voy a cruzar ambas tablas uniendolas por el numero de CUIT Si aparece el siguiente mensaje Presione aceptar, de todas maneras se iniciará el asistente de Microsoft Query

3 Es importante que presione el boton Opciones para luego seleccionar Tablas del sistema

Al presionar Aceptar y luego de haber marcado la opcion de

que contiene las tablas que se desean curzar Presione el boton

consulta directamente en Microsoft Query Cuando el sistema le

4 Al presionar Aceptar y luego de haber marcado la opcion de tablas del sistema aparece el asistente el nombre de las hojas que contiene las tablas que se desean curzar Presione el boton Cancelar para salir del asistente y continuar armando la consulta directamente en Microsoft Query Cuando el sistema le pregunte si desea continuar modificando esta consulta con Microsoft Query responda SI

Ventas$ (contiene todas las ventas realizadas a los clientes) Luego de haber seleccionado ambas tablas,, las

5 Aparece la pantalla de Microsoft Query y la ventana que le permite seleccionar las tablas que desea cruzar En este caso seleccionaremos ambas tablas La tabla Empresas$ (contiene los datos de cada empresa cliente) La Tabla Ventas$ (contiene todas las ventas realizadas a los clientes) Luego de haber seleccionado ambas tablas,, las mismas aparecen en la parte superior de Microsoft Query Presione el boton Cerrar para cerrar la ventana Agregar Tablas.

Recuerde que puede volver a la ventana agregar tablas haciendo clic en el boton Microsoft Query de Ahora debe unir ambas tablas antes de seleccionar las columnas que desea visualizar de cada tabla

6 Recuerde que puede volver a la ventana agregar tablas haciendo clic en el boton Microsoft Query de Ahora debe unir ambas tablas antes de seleccionar las columnas que desea visualizar de cada tabla Para unir ambas tablas Arraste el campo CUIT de la tabla Empresas Sobre el Campo CUIT de la Tabla Ventas. Ambas tablas deberan quedar unidad por una linea como muestra el siguiente cuadro Seleccione los campos que desea visualizar en el informe de Micrososft Query y Arraste los campos debajo de la linea divisoria

7 En este ejemplo voy a seleccionar los siguientes campos Campo CUIT EMPRESA FECHA IMPORTE Tabla origen Empresas$ Empresas$ Ventas$ Ventas$ El Infome debe tener un aspecto similar al siguiente Recuerde: Por defecto Microsoft Query Solo muestra los datos que se encuentran en Ambas tablas, por lo tanto, en este ejemplo solo mostrará 1 renglon con las ventas de los clientes que se encuentren en la tabla de Empresas. Si hay mas cliente ingresados en la tabla empresas a los cuales no se le realizaron ventas, estos clientes no figuran en el informe

8 Y por otra parte si hay ventas a clientes que no estan ingresados en la tabla de Empresas dichas ventas no figuraran en el infome. Para modificar estas opciones haga doble clic sobre la linea de union de ambas tablas, aparecera la siguiente pantalla donde podrá seleccionar entre 3 opciones Opcion 1: Solo aparecen los datos que estan en ambas tablas (deben ser ventas de clientes que estan ingresados en la tabla de empresas) Esta es la opción por defecto Opcion 2: Aparecen todos los clientes tengan o no ventas realizadas Permitira ver todos los clientes que no tienen ventas ya que el campo fecha e importe queradrian vacios Opcion 3: Aparecen todas las ventas realizadas y si los datos del cliente no estan agregados en la tabla de clientes los campos CUIT, y Empresa figuraran vacios

Para finalizar el informe y volver al Excel Haga clic en el icono de la puerta Haga clic en la celda A1 y seleccione la opcion Tabla y presione Aceptar Aparecera el resultado del cruce en un archivo

9 Para finalizar el informe y volver al Excel Haga clic en el icono de la puerta Haga clic en la celda A1 y seleccione la opcion Tabla y presione Aceptar Aparecera el resultado del cruce en un archivo de Excel. Con el podrá realizar formulas y tablas dinamicas. Recuede que este archivo es completamente actualizable haciendo clic en el Boton actualizar de la ficha datos. Tambien recuerde no cambiar la ubicacion del archivo que contiene las tablas originales que se cruzaron.

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