MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TECNOLOGÍA

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO GESTIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ÁREA RESPONSABLE GESTIÓN INFORMÁTICA DESARROLLO DE APLICACIONES PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE APLICACIONES VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE TECNOLOGÍA 2. OBJETIVO Establecer el marco de trabajo sobre el cual deben regirse las acciones a tomar para la Gestión de Desarrollo de Aplicaciones Informáticas, a fin de incrementar la productividad de la Dirección de Desarrollo Tecnológico, respondiendo efectiva y eficientemente a las necesidades del GAD Municipal de Portoviejo. 3. ALCANCE Este procedimiento tiene como alcance el desarrollo de aplicativos informáticos nuevos que conforman el componente tecnológico de los proyectos a desarrollar o las modificaciones a aplicativos ya existentes, hasta su puesta en marcha e implementación. 4. BASE LEGAL Constitución de la República del Ecuador (Registro Oficial 449, 20-X-2008) Contraloría General del Estado (ACUERDO: 039-CG: Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos), bajo la norma: 410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN, establece lo siguiente: Segregación de funciones Las funciones y responsabilidades del personal de tecnología de información y de los usuarios de los sistemas de información serán claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo. La asignación de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarán una adecuada segregación, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la Unidad de Tecnología de Información la supervisión de roles y funciones del personal dentro de cada una de las áreas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicación e incorporación de nuevo personal. La descripción documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la Unidad de Tecnología de Información, contemplará los deberes y responsabilidades, así como las habilidades y experiencia necesarias en cada posición, a base de las cuales se realizará la evaluación del desempeño. Dicha descripción considerará procedimientos que eliminen la dependencia de personal clave Políticas y procedimientos La máxima autoridad de la entidad aprobará las Políticas y procedimientos que permitan organizar apropiadamente el área de tecnología de información y asignar el talento humano calificado e infraestructura tecnológica necesaria. Pág. 3 de 14

4 La Unidad de Tecnología de Información definirá, documentará y difundirá las Políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones en la organización, estos se actualizarán permanentemente e incluirán las tareas, los responsables de su ejecución, los procesos de excepción, el enfoque de cumplimiento y el control de los procesos que están normando, así como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se cumplieran. Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas electrónicas y mensajería de datos, legalidad del software, entre otros, serán considerados dentro de las Políticas y procedimientos a definir, los cuales además, estarán alineados con las leyes conexas emitidas por los organismos competentes y estándares de tecnología de información. Se incorporarán controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestión de riesgos, al igual que directrices y estándares tecnológicos Administración de proyectos tecnológicos 9. Se establecerá un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que será aprobado por las partes interesadas. 10. El proceso de cierre incluirá la aceptación formal y pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos Desarrollo y adquisición de software aplicativo informático 1. La Unidad de Tecnología de Información regulará los procesos de desarrollo y adquisición de software aplicativo informático con lineamientos, metodologías y procedimientos. Los aspectos a considerar son: 2. Adopción, mantenimiento y aplicación de Políticas públicas y estándares internacionales para: codificación de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de desempeño de sistemas, escalabilidad, validación contra requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integración. 3. Identificación, priorización, especificación y acuerdos de los requerimientos funcionales y técnicos institucionales con la participación y aprobación formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definición de interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditoría de las transacciones en donde aplique. 4. Especificación de criterios de aceptación de los requerimientos que cubrirán la definición de las necesidades, su factibilidad tecnológica y económica, el análisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de desarrollo o compra del software de aplicación, así como el tratamiento que se dará a aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse. 5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisición de software aplicativo se considerarán: estándares de desarrollo, de documentación y de calidad, el diseño lógico y físico de las aplicaciones, la inclusión apropiada de controles de aplicación diseñados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que éste, sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable. Se considerarán mecanismos de autorización, integridad de la información, control de acceso, respaldos, diseño e implementación de pistas de auditoría y requerimientos de seguridad. La especificación del diseño considerará las arquitecturas tecnológicas y de información definidas dentro de la organización. 7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deberá constar que los derechos de autor será de la entidad contratante y el contratista entregará el código fuente. En la definición de los derechos de autor se aplicarán las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones serán técnicamente documentadas y aprobadas por la máxima autoridad o su delegado. Pág. 4 de 14

5 8. La implementación de software aplicativo adquirido incluirá los procedimientos de configuración, aceptación y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validación contra los términos contractuales, la arquitectura de información de la organización, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la eficiencia en el desempeño del sistema, la documentación y los manuales de usuario, integración y planes de prueba del sistema. 9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecerán a la entidad y serán registrados en el organismo. 10. Formalización con actas de aceptación por parte de los usuarios, del paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de producción y su revisión en la postimplantación. 11. Elaboración de manuales técnicos, de instalación y configuración; así como de usuario, los cuales serán difundidos, publicados y actualizados de forma permanente Sitio web, servicios de internet e intranet La Unidad de Tecnología de Información considerará el desarrollo de aplicaciones web y/o móviles que automaticen los procesos o trámites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades GAD Portoviejo. En todo lo que no estuviere establecido en este procedimiento, se estará sujeto a lo dispuesto en el COOTAD y las leyes respectivas Este documente normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD de Portoviejo responsables de la ejecución y control del mismo. La falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. 6. POLÍTICAS 6.1. La Dirección de Desarrollo Tecnológico debe monitorear y evaluar el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento durante la ejecución del desarrollo del aplicativo informático Todo entregable que implique el desarrollo de aplicativos informáticos, debe estar sujeto a un plan de gestión validado por el Director/a de Desarrollo Tecnológico El equipo para el desarrollo de un aplicativo informático, entregable de un proyecto registrado y autorizado por el Direcctor/a de Desarrollo Tecnológico, debe estar conformada por los siguientes roles: Desarrollo Externo Director Patrocinador Gerente de Proyecto/Administrador del Contrato Usuario Experto Ingeniero de Procesos Pág. 5 de 14

6 Equipo de Desarrollo de la Solución Tecnológica: o Experto Técnico o Usuario Experto de la Unidad requirente o Ingeniero de Pruebas o Tester o Desarrollador Desarrollo Interno Usuario Requirente Desarrollador Jefe Técnico de Procesos 6.4. El Usuario Experto de la unidad requirente y el Gerente de Proyecto deben participar durante todas las fases del desarrollo del aplicativo informático, con la dedicación de tiempo y actividades que se detallan en el Plan de Gestión del Proyecto, previo al inicio de las fases del desarrollo del aplicativo informático El desarrollo de un aplicativo informático debe considerar la ejecución de las siguientes fases : Levantamiento de Requerimientos Implementación: Planeación Análisis Diseño Codificación Pruebas Certificación Puesta en producción Estabilización 6.6. La administración de contratos vinculados a proyectos por servicios de consultoría para el desarrollo de aplicaciones es competencia del Director Desarrollo Tecnológico y éste a su vez puede delegar la administración a funcionarios de su propio equipo de trabajo En el caso de identificar causales que justifiquen la suspensión del desarrollo de un aplicativo informático, el cual forma parte del alcance de un proyecto, el Gerente de Proyecto debe solicitar a la Dirección de Desarrollo Tecnológico la suspensión del mismo, previa recopilación de la información de sustento necesaria. Son causales de suspensión del desarrollo de un aplicativo informático: Si se identifica la necesidad de un cambio al proceso institucional objeto de la automatización o, a un proceso relacionado durante el desarrollo del mismo. Por disposición de la Dirección de Desarrollo Tecnológico. Todo miembro del equipo del proyecto debe informar al Gerente de Proyecto/Administrador del Contrato, durante todas las fases del desarrollo de un aplicativo informático, sobre los riesgos que él identifique, principalmente los relacionados con aspectos tecnológicos tales como: aplicación de nuevas tecnologías, infraestructura, diseño de la aplicación, personal, cambios en los requerimientos, entre otros. Pág. 6 de 14

7 6.8. Todo retraso en la ejecución de una actividad dentro del entregable de desarrollo de un aplicativo informático, debe ser reportado de manera oportuna por el responsable de dicha actividad al Gerente de Proyecto y éste a su vez a los interesados, para tomar las acciones preventivas o correctivas correspondientes Para el cierre de una fase del desarrollo de un aplicativo informático es requisito indispensable el haber completado los entregables establecidos para dicha fase o iteración de ser el caso Se considera como un cambio, a todo requerimiento nuevo o modificación a uno previamente aprobado, el cual tenga un impacto en el alcance, tiempo, esfuerzo y/o costos en el desarrollo del aplicativo informático Se debe mantener un registro histórico de los proyectos de desarrollo de aplicaciones informáticas y este sirva como referencia al momento de planificar el desarrollo de una aplicación similar posterior. 7. DEFINICIONES REQUERIMIENTO: Un requisito es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o servicio. Se usa en un sentido formal en la ingeniería de sistemas, ingeniería de software e ingeniería de requisitos. DELEGADO: Experto de la Unidad Requirente. APLICATIVO INFORMÁTICO: Es un producto de software generado como un entregable de un proyecto con componente tecnológico. Corresponde a un programa informático diseñado con el fin de permitir a un usuario final la ejecución de una tarea específica, mediante la automatización de su proceso asociado; a través del tratamiento automático de la información. DESARROLLO INTERNO: cuando la fase de Implementación es ejecutada con recursos del GAD Municipal de Portoviejo. DESARROLLO EXTERNO: cuando todas o parte de las sub-fases de planeación, análisis y diseño, codificación y pruebas son ejecutadas por proveedores, posterior a su contratación. Los proveedores participan también en las fases de Certificación, Puesta en Producción y Estabilización conforme a lo establecido en los contratos suscritos. En el caso del Desarrollo Externo, las bases técnicas necesarias para la contratación de los proveedores se elaboran una vez finalizadas todas las iteraciones de la fase de implementación. Para este caso cada iteración comprende únicamente las sub-fases de planeación, análisis y diseño. ATDD: Es una práctica en la cual todo el equipo colaborativamente discute criterios de aceptación de requerimientos, con ejemplos, y luego los configura en un conjunto de pruebas de aceptación antes de que la programación comience. BASE DE CONOCIMIENTO TÉCNICO: Es el conjunto de recursos (preguntas y respuestas, soluciones a errores conocidos, manuales, documentos técnicos u otros) relacionados con el área de Pág. 7 de 14

8 conocimiento del desarrollo de software. Su objetivo principal es proporcionar medios que permitan descubrir soluciones a problemas ya resueltos, los cuales podrían ser aplicados como base a otros problemas. BASE TÉCNICA: Es la documentación técnica, definitiva y actualizada, a ser incluida en los pliegos de contratación. Esta comprende los estudios, requerimientos, diseños y demás especificaciones técnicas que detallen el objeto de la contratación y permitan su ejecución. COMPLEJIDAD TÉCNICA: Es el grado de dificultad técnica para la ejecución de una tarea específica. Considera factores como el uso de nuevas plataformas tecnológicas, múltiples plataformas tecnológicas, sistemas heredados, datos heredados, integraciones, etc. CRITERIO DE ACEPTACIÓN: Criterios y normas que deben cumplirse para lograr la aceptación del cliente final por cada requerimiento. DOCUMENTACIÓN FORMAL: Es toda aquella documentación emitida por una Unidad Administrativa de la Institución (Dirección, Departamento o Área), la cual ha seguido un proceso formal de revisión, aprobación y difusión con la participación de todos los interesados en la misma. Cuando esta documentación especifica responsabilidades, requisitos, compromisos o de manera general cualquier disposición que involucre la participación de una Unidad de la Institución diferente a quien la haya emitido; esta documentación se considera formal únicamente cuando exista la aprobación explícita de estas. ESTÁNDARES VIGENTES RELACIONADOS: Se refiere a los estándares relacionados al desarrollo de software, los cuales pueden ser de programación, arquitectura, diseño, control de calidad, etc. FASE: Etapas por las cuales atraviesa el proyecto durante su ejecución. ITERACIÓN: Una iteración se considera al período fijo de tiempo, normalmente entre 2 y 4 semanas, durante el cual se ejecutan las sub-fases de planeación, análisis, diseño, codificación y pruebas de un conjunto de requerimientos. MANUAL TÉCNICO: Es un documento que contiene información técnica del aplicativo informático. Incluye como mínimo el modelo de clases/diagrama entidad relación/diagrama de componentes, y otra información relevante para su mantenimiento. PROCESOS INSTITUCIONALES ESTANDARIZADOS: Un proceso constituye un conjunto de actividades con entradas (insumos) y salidas (entregables, resultados) que permiten obtener un producto o servicio. Un proceso se lo considera estandarizado cuando cumple con todas las fases de intervención (diseño, construcción, implementación, cierre) y ha pasado por un proceso de evaluación del cumplimiento de las actividades establecidas en el mismo. REQUERIMIENTO DE USUARIO: Conjunto de necesidades funcionales y no funcionales que un aplicativo informático debe cumplir. RESOLUCIONES: Disposiciones legales emitidas por el SRI u otro organismo REVISIÓN CRUZADA: Procedimiento mediante el cual se ejecuta la revisión de un entregable o del resultado de una actividad con el fin de comprobar que este cumpla ciertas características o especificaciones de calidad previamente definidas. Para ello, un revisor (un recurso diferente a quien elabora dicho entregable o actividad) identifica errores o carencias en el mismo y sugiere la inclusión de mejoras o cambios. Pág. 8 de 14

9 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responsables de la ejecución: Analistas de Desarrollo Tecnológico, Jefe de Procesos Responsables del control: Director de Desarrollo Tecnológico, Director/Usuario requirente del Proyecto. 5.1 Distribución: Se realizará de la siguiente manera: La Dirección Cantonal de Desarrollo Institucional informará la aprobación del documento normativo a todos los servidores de la Institución mediante correo electrónico y dispondrá su aplicación a los servidores involucrados El Coordinador de Procesos realizará la publicación en el repositorio de documentos del Sistema de Gestión de Calidad del GAD Portoviejo asignando los accesos a los servidores autorizados (responsables de la ejecución y control) 9. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS, MEJORAS O NUEVO DESARROLLO DE UN APLICATIVO INFORMÁTICO No. Actividad Documento Responsable Ingresa vía sistema la Solicitud de cambio, mejora o nuevo desarrollo de software, que se encuentra en la intranet institucional. Recepta la solicitud y analiza el impacto del cambio solicitado sobre un el aplicativo informático Autoriza la Solicitud? SI: Identifica las necesidades del desarrollo. NO: Envía respuesta vía correo electrónico al director requirente indicando el motivo de la no viabilidad del proyecto. Requiere cambio en proceso? NO: Es cambio puntual? SI: Autoriza a realizar los cambios o mejoras puntuales sobre un aplicativo, que no incurra en cambios significativos en el proceso NO: Solicita reunión con el área requirente, genera un acta de requerimientos funcionales y no funcionales, y define el tiempo de entrega. Paso 4 SI: Envía información al área de procesos para su validación y actualización de procedimientos, de requerir solicita reunión con el área requirente para recopilar información, genera un acta de requerimientos funcionales y no funcionales, y define el tiempo de entrega. Paso 3 Elabora conjuntamente con el área involucrada procedimiento con los cambios, el cual será debidamente aprobado por el Director y servidores correspondientes y envía el flujo del procedimiento al Director de Tecnología para su sistematización. Solicitud cambios en el desarrollo de un aplicativo informático Director/Usuario requirente del Proyecto Director de Desarrollo Tecnológico. Director de Desarrollo Tecnológico. Jefe del área procesos Tiempo (días) 1 Dia 10 min 3 días Pág. 9 de 14

10 4 5 Asigna un analista para el desarrollo del requerimiento a) Procede con el desarrollo, previo la elaboración del Plan de Gestión cuando sea un aplicativo informático nuevo, en el cual se define: la arquitectura y código fuente del aplicativo (estándares, patrones de programación, documentación), modelo de entidad relación, código fuente de los procedimientos de migración y carga inicial de datos. Planeación. - Se efectúa la planificación de la iteración en función de los requerimientos seleccionados a ser implementados. Se planifican las tareas y recursos necesarios. Análisis. - Se obtiene una especificación detallada del aplicativo informático que satisfaga las necesidades de información de los usuarios y sirva de base para el posterior diseño del sistema. Diseño. - Se define la arquitectura del aplicativo informático y del entorno tecnológico que le va a dar soporte, así como: componentes, interfaces y otras características del aplicativo informático, que pueden ser codificadas y probadas. Codificación. - Se genera el código fuente del aplicativo informático por medio de la programación, verificación, pruebas unitarias, pruebas de integración y depuración. Pruebas. - Se evalúa la calidad del aplicativo informático, para mejorarlo, mediante la identificación de defectos y problemas del mismo. Estas pruebas se ejecutan de acuerdo a lo establecido en el plan de pruebas. Acta de requerimientos funcionales Plan de Gestión Director Desarrollo Tecnológico. Analista de Desarrollo Tecnológico 2 días 6 7 b) Realiza las pruebas del software, coordinando una reunión con el Usuario experto de la unidad requirente. c) Genera una socialización del desarrollo con la unidad requirente. Recibe el aplicativo informático. Tiene observaciones? SI: Envía las observaciones a la Dirección de Tecnología para que efectúen las correcciones del caso Mediante Correo Electrónico institucional. NO: Firma un Acta de Recepción a conformidad Coloca los entregables (documentación, código fuente, etc.) en los diferentes repositorios institucionales específicos de gestión, almacenamiento y versionamiento de información de software de aplicaciones. Acta de recepción y conformidad (Que es parte del Acta de requerimientos funcionales) Director requirente o su delegado Director de Desarrollo de Tecnología 2día 15 días Pág. 10 de 14

11 8 Solicita al Procurador Síndico Municipal el registro del aplicativo informático desarrollado, conforme a lo establecido en el Reglamento a la Ley de Propiedad Intelectual. Sube a producción la aplicación informática, envía un correo institucional al Director requirente e involucrados informando la puesta en producción y su uso obligatorio. Informa a la Dirección de Comunicación el desarrollo de nuevo sistema para su publicación y marketing. Realiza campaña de comunicación del nuevo sistema. FIN PROCESO Dirección de Comunicación 10. DIAGRAMAS DE FLUJO Pág. 11 de 14

12 11. FORMATOS DE REGISTRO ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS Descripción de la Funcionalidad de la Aplicación. Descripción breve del sistema. Nombre del sistema a Modificar / Mejorar Descripción de la relación de la Aplicación con Sistemas e Interfaces Externas. Validación de integración con otros sistemas Objetivo del proceso El objetivo principal del proceso de especificación es lograr definir de forma clara y precisa cada uno de los requerimientos del Sistema para el seguimiento de la gestión de proyectos de desarrollo de Software. Responsables del Proceso El proceso de especificación será desarrollado conjuntamente por todo el equipo de trabajo, realizando una distribución equitativa de cargas de trabajo. El proceso estará dirigido por el líder del proyecto y el aseguramiento de la calidad estará a cargo del Líder de Calidad. Requerimientos funcionales: En este documento se especificarán los requerimientos funcionales del sistema Requerimientos no funcionales: En este documento se especificarán los requerimientos no funcionales del sistema. Tiempo aproximado de Entrega: Verificaciones: No. Verificación Observación Fecha Usuario Firma Ingresar el Número de Módulos a Desarrollar: Fecha del Acta: Vinicio Bucheli Gustavo Donoso Usuario Pág. 12 de 14

13 ACTA DE RECEPCIÓN A CONFORMIDAD Fecha de Recepción: RECEPCIÓN A CONFORMIDAD: Luego de revisar el aplicativo ACEPTO A CONFORMIDAD ya que cumple con lo solicitado y se ajusta a los requerimientos firmada en el Acta de requerimientos funcionales: Observaciones: Vinicio Bucheli Gustavo Donoso Usuario (Director de Área) Pág. 13 de 14

14 12. ANEXOS. Pág. 14 de 14