PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y LEGALIZACION DE VIÁTICOS, GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE (CNCL)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO SOLICITUD Y LEGALIZACION DE, GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE (CNCL) El presente documento tiene como objetivo dar a conocer el procedimiento y guiar a los colaboradores en misión y contratistas para solicitar y legalizar viáticos, gastos de viaje y transporte.

2 1. OBJETIVO Dar a conocer a los colaboradores en misión y contratistas el proceso para la solicitud y legalización de viáticos, gastos de viaje y transporte, que por necesidades del servicio deban desplazarse a otro municipio o lugar diferente al que labora. 2. ALCANCE El procedimiento de solicitud y legalización de viáticos, gastos de viaje y transporte aplica para todos los colaboradores en misión y contratistas delegados para una comisión, quienes deben cumplir con las directrices establecidas en el presente procedimiento. Este procedimiento inicia con la solicitud y finaliza con la legalización. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( )

3 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. Fiduagraria S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

4 parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. CNLC: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche. Colaborador en Misión: Colaborador que trabaja para la CNCL a través de una empresa temporal de servicios. Comisión de servicios: Se considera una comisión de servicios cuando el colaborador por disposición del superior inmediato, ejerce las funciones propias de su cargo o contrato en un lugar diferente a la sede habitual de su trabajo, o atiende transitoriamente actividades inherentes a sus funciones. Duración de la comisión: Se entenderá como duración de la comisión el tiempo comprendido entre la fecha de salida de la ciudad sede y la fecha de regreso a la misma. Gastos de viaje: Se define como gastos de viaje, los gastos reconocidos a los colaboradores por concepto de alojamiento, transporte y/o alimentación. Legalización de viáticos y gastos de viaje: Es la acción mediante la cual un comisionado legaliza los viáticos o los gastos de viaje causados en cumplimiento de una comisión. OEGAS: Organización Ejecutora Ganadera Autorizadas. Pernoctar: Pasar la noche en determinado lugar, fuera del lugar de trabajo. PR-VT01: Código asignado para el Procedimiento de Solicitud y Legalización de viáticos, gastos de viaje y transporte.

5 Solicitud de tiquetes: Es la acción mediante la cual el colaborador solicita a la Coordinación Administrativa la expedición de los tiquetes aéreos requeridos para la comisión. Transporte Aéreo: Costo del desplazamiento del empleado en comisión, de su sede laboral, a la ciudad destino más cercana por ruta aérea. Transporte Terrestre: Costo del desplazamiento del colaborador en comisión, de su sede laboral, a la ciudad destino donde no exista terminal aéreo o donde la situación así lo amerite y que la distancia supere los 120 kilómetros. Este costo deberá ser asumido por el colaborador y a su regreso reintegrado por la organización. 5. GENERALIDADES AUTORIZACIÓN Y SOLICITUD DE Se autorizará el pago de viáticos a las personas y/o colaboradores que desarrollen actividades y ejerzan funciones para la CNCL, para tal efecto la autorización y visto bueno será otorgado por los jefes inmediatos. Con el fin de poder tramitar la reserva y compra de pasajes aéreos y generar el anticipo para los gastos de viaje, se debe presentar: Formato Formato Solicitud de Viáticos, Gastos de Viaje y Transporte - Individual (Anexo N 1) previamente diligenciado. Fotocopia de la cedula al 150%. Certificación Bancaria no mayor a 90 días. Dirección de residencia. Teléfono de contacto. Memorando. Esto se debe entregar al área encargada con un plazo no inferior a cinco (5) días hábiles previos al inicio de la comisión. Si luego de la confirmación y emisión de los pasajes aéreos, se solicita cambio de fecha por motivos diferentes a los intereses de la CNCL o fuerza mayor, los costos adicionales deberán ser asumidos por el colaborador. Los colaboradores podrán realizar cotizaciones o reserva de cupos, pero será únicamente la Coordinación Administrativa quien autorice la expedición de los tiquetes correspondientes ante el proveedor de estos servicios. Para solicitar los viáticos, se debe proceder de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Comisiones del presente documento con base al Decreto 231 de 2016 emitido

6 por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Como regla general, se reconocerá y pagará el cien por ciento (100%) de un día de viáticos por cada día de comisión que implique pernoctar en el lugar de destino y el cincuenta por ciento (50%) de un día de viáticos adicional correspondiente al día de regreso independiente de su hora. En aquellos casos que el objeto de la comisión se desarrolle en un mismo día sin necesidad de pernoctar en el lugar de destino, se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) de un día de viáticos, independiente de la hora de regreso. Para aquellos casos que sea necesario desplazamiento terrestre, y que este sea mayor a 120 kilómetros de la ciudad donde se realice el desplazamiento aéreo inicial, deberá solicitarse el reintegro de los gastos con memorando del jefe inmediato quien dará aprobación a los gastos e indicando que los valores son razonables y acordes con el trabajo realizado, adjuntando el formato de solicitud de viáticos. Cuando el costo del desplazamiento ida y regreso de la terminal aérea a la ciudad destino, supere el cincuenta por ciento (50%) de un día de viáticos correspondiente al primer rango de la escala de viáticos de abajo hacia arriba, podrá solicitarse el reintegro correspondiente adjuntando los soportes respectivos. El valor de los viáticos asignados podrá ser ajustado, teniendo en cuenta los sitios de desplazamientos o destino especificados, para estos casos al finalizar la comisión se realizará el respectivo reembolso, adjuntando los soportes. Para los casos que luego de iniciada la comisión sea necesario modificar o adicionar los desplazamientos establecidos, éstos deberán ser autorizados por el jefe inmediato, los viáticos adicionales que se generen serán reembolsados al finalizar la comisión, adjuntando los respectivos soportes. Cuando un empleado comisione para un área funcional diferente a la que pertenece, las autorizaciones deberán ser dadas teniendo en cuenta el rubro presupuestal a afectar. Cuando se presenten invitaciones a eventos nacionales y/o internacionales por parte de terceros a colaboradores de la CNCL, en la cual solo les sean reconocidos los tiquetes se le asignará el valor correspondiente en la tabla de viáticos vigente, teniendo en cuenta que estos últimos cubre alimentación, hospedaje y transportes internos. En el caso que además de los tiquetes le cubran alojamiento y alimentación se le entregará un apoyo para gastos menores tales como transporte interno, refrigerios, lavandería.

7 El pago del viático se hará con cargo al rubro presupuestal pertinente del área para la cual se desarrolla la actividad o función. Los colaboradores en misión, deberán entregar informe de actividades al jefe inmediato, quien lo aprobará como evidencia del desarrollo del objeto de la comisión. Una vez el comisionado termine de realizar su labor, enviará a la Coordinación Financiera de la CNCL, los soportes de la visita, con memorando del jefe inmediato quien dará aprobación a los gastos e indicando que los valores son razonables y acordes con el trabajo realizado, para empezar el trámite del reembolso de los dineros. TABLA DE Teniendo en cuenta que los recursos que administra la CNCL, son de naturaleza parafiscal, para efectos de determinar la escala para la asignación de gastos de viaje de los colaboradores en misión, se ha decidido por analogía aplicar el Decreto 231 de 2016 emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. A continuación se relaciona la tabla de comisiones con la que los colaboradores en misión se regirán para el desempeño de sus labores. COMISIONES DE SERVICIO EN EL INTERIOR DEL PAÍS BASE DE LIQUIDACION DIARIO EN PESOS Hasta $0 A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ A $ Hasta $ De $ En Adelante Hasta $

8 COMISIONES DE SERVICIO EN EL EXTERIOR DIARIO EN DOLARES ESTAUNIDENSE CENTRO AMERICA,EL CARIBE,Y ESTADOS UNIDOS, CANADÁ, EUROPA, ASIA, BASE DE LIQUIDACION SURAMÉRICANA CHILE, OCEANÍA, (EXCEPTO BRASIL, MÉXICO Y BRASIL,CHILE, PUERTO ARGENTINA ARGENTINA Y RICO Y PUERTO RICO) AFRICA Hasta $0 A $ Hasta 80 Hasta 100 Hasta 140 De $ A $ Hasta 110 Hasta 150 Hasta 220 De $ A $ Hasta 140 Hasta 200 Hasta 300 De $ A $ Hasta 150 Hasta 210 Hasta 320 De $ A $ Hasta 160 Hasta 240 Hasta 350 De $ A $ Hasta 170 Hasta 250 Hasta 360 De $ A $ Hasta 180 Hasta 260 Hasta 370 De $ A $ Hasta 200 Hasta 265 Hasta 380 De $ A $ Hasta 270 Hasta 315 Hasta 445 De $ A $ Hasta 350 Hasta 390 Hasta 510 De $ En Adelante Hasta 440 Hasta 500 Hasta 640 MOVILIZACIÓN Para OEGAS: En los casos que la movilización se desarrolle dentro de la OEGAS a la que pertenece el colaborador, se utilizará recurso de la Caja Menor. Cuando se desarrolle fuera de la OEGAS se asignarán viáticos. Para Abogados Externos: En relación con los gastos en que incurran los abogados externos, se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos: Por concepto de transporte público terrestre o fluvial: Se diligenciará por parte del Área de Jurídica el formato Solicitud de Viáticos, gastos de viaje y transporte debidamente soportado. Por concepto de transporte aéreo previo análisis y conveniencia, la CNCL autoriza la entrega de los correspondientes tiquetes. Cuando se utilice vehículo particular, se reconocerá la suma de $ 612 por kilómetro, teniendo en cuenta las distancias que ha determinado el Ministerio

9 de Transporte, más 20 kilómetros diarios adicionales por concepto del desplazamiento dentro del perímetro urbano de la población visitada. Los gastos personales (alojamiento, alimentación, etc.) serán de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS $ diarios en el evento de que se pernocte en la ciudad visitada y se disminuirá en un cincuenta por ciento (50%) si no ocurre tal hecho. GASTOS DE VIAJE Los gastos de viaje se legalizan con el Formato Reembolso de Gastos (Anexo N 2), y con memorando del jefe inmediato quien dará aprobación a los gastos e indicando que los valores son razonables y acordes con el trabajo realizado; adjuntando las facturas de pago por concepto de: alojamiento, transporte y alimentación únicamente, y es de manera obligatoria presentar los soportes (por ejemplo: pasabordo aéreos, tiquetes terrestres, peajes) a la Coordinación Financiera en el transcurso de los cinco (5) días hábiles siguientes de haber terminado la comisión. Para diligenciar el Formato de Reembolso de Gastos, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Identificar el objeto, destino y fecha de solicitud con los mismos datos usados en el formato de Solicitud de viáticos, gastos de viaje y transporte (Anexo N 1) Para la casilla de actividades desarrolladas, elaborar o adjuntar un breve informe sobre las actividades adelantadas con el fin de dar cumplimiento al objeto de la comisión. En el caso de los colaboradores en misión, deberán entregar informe de actividades al Jefe Inmediato, quién lo aprobará y conservará como evidencia del desarrollo del objeto de la comisión La no legalización de los viáticos o gastos de viaje demandará la devolución total de los recursos que fueron asignados. GASTOS DE TRANSPORTE TERRESTRE (Coordinadores Regionales, Líderes de Proyecto y Profesionales de Recaudo en Región) Se asignará un anticipo para el pago de los gastos de movilización terrestre, los cuales deberán ser legalizados dentro de lo cinco (5) días hábiles del mes siguiente con los soportes legales (facturas de hoteles, restaurantes y transporte) en el formato de Reembolso de Gastos que soporten la erogación de dinero en que incurrió; estos

10 documentos serán enviados a la Coordinación Financiera para que sean contabilizados como gastos de la CNCL. Anexando memorando del jefe inmediato dando aprobación a los gastos y que los valores son razonables y acordes con el trabajo realizado. Los gastos de movilización están dirigidos a los Coordinadores Regionales, Líderes de Proyecto y Profesionales de Recaudo en región, para que se movilicen en el cumplimiento propio de su labor, como es el caso de la supervisión del ciclo de vacunación, recaudo y supervisión de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero de la CNCL. Para los Coordinadores Regionales, Líderes de Proyecto y Profesionales de Recaudo en región que coloquen a disposición su propio vehículo para la realización de las labores encomendadas, se reconocerán los gastos de gasolina y peaje que soporten el kilometraje incurrido anexando las facturas de los peajes y de las gasolineras, para lo cual deberá informar con anticipación los datos generales del vehículo al jefe inmediato, quien dará aprobación a la utilización de los vehículos y enviara a la Coordinación Financiera memorando del jefe inmediato dando aprobación a los gastos y que los valores son razonables y acordes con el trabajo realizado, los datos del vehículo deberán informar: Señalar si es carro o moto. Placa. Quien no legalice estos dineros en los términos señalados, no se les girará el monto asignado al mes siguiente. 6. DESARROLLO N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Aprobar la comisión. Jefe Inmediato Solicitud de Viáticos, 2. Elaborar la solicitud de Colaborador y/o Gastos de Viaje y viáticos. Contratista Transporte. (Hoja de ruta) 3. Iniciar proceso para girar Coordinación anticipo. Financiera

11 4. 5. Solicitar elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal -CDP-. Crear obligación en el sistema administrativo y financiero. 6. Iniciar proceso para pago. 7. Desarrollar objeto de la comisión. 8. Legalizar los viáticos. Presupuesto Coordinación Financiera Coordinación Financiera Colaborador y/o Contratista Colaborador y/o Contratista CDP Memorando del jefe inmediato dando aprobación a los gastos. Adjuntar pases de abordar. 6. CONTROL DE CAMBIOS El presente documento es la versión única e inicial del procedimiento para la Solicitud y Legalización de Viáticos, Gastos de Viaje y Transporte. 7. ANEXOS ANEXO N 1. Solicitud de Viáticos, Gastos de Viaje y transporte. ANEXO N 2. Reembolso de Gastos. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Lyda Jazmin Daza Daza Coordinadora Administrativa Oscar Javier Guerrero G. Coordinador Financiero María Fernanda Zambrano M. Subgerente Administrativa y Financiera