PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL (CNCL)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL (CNCL) El presente documento tiene como objetivo dar a conocer una guía que permita normalizar la metodología de elaboración, identificación y presentación de los documentos.

2 1. OBJETIVO Establecer una guía y los controles necesarios para la elaboración, identificación, aprobación, almacenamiento, protección y disposición final de los documentos. 2. ALCANCE Todos los documentos deben cumplir con las directrices establecidas en el presente documento; la Coordinación Administrativa es responsable de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos. El procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno tales como: manuales, procedimientos, instructivos, circulares, memorandos, oficios, actas, entre otros, los cuales hacen parte de la estructura documental de la CNCL. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y

3 Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( ) 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A.- FIDUAGRARIA, que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables.

4 Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO Aprobación: Acción o efecto que sirve para evidenciar que el documento contiene la información verídica, necesaria y suficiente para hacer parte de la documentación de un proceso de la organización. Quien ejecuta la acción debe conocer suficientemente las políticas y objetivos de la organización, y es responsable por su aplicación y logro. Código: Nomenclatura asignada para la identificación del proceso, procedimiento, registro. CNCL: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche. Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Especificación: Documento que establece requisitos. Fecha de aprobación: Día, mes y año en el cual se aprueba el documento. Fecha de elaboración: Día, mes y año en el que se elabora el documento. Información: Datos que poseen significado. Normatividad: Preceptos jurídicos (leyes, decretos, resoluciones, circulares, entre otros) a considerar o cumplir en el desarrollo del proceso o procedimiento. PR-ECD01: Procedimiento para la elaboración y control de documentos de la CNCL. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

5 Versión: Número consecutivo que identifica los cambios sufridos por un documento aprobado. 5. GENERALIDADES La CNCL considera que las diferentes alternativas para la presentación de documentos puede ser en medio físico, magnético y/o electrónico, y audiovisual. TIPOS DE Los tipos de documento son: Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Guía que describe de manera específica, secuencial y ordenada la forma de llevar a cabo una actividad y que responde a las preguntas Qué (hace)?, Quién (hace)? y siempre que se considere necesario, Cuándo?, Dónde?, Cómo? (los hace) y en cuánto tiempo? Instructivo: Documento que explica o sugiere los pasos para poder realizar una actividad en particular. Formato: Modelo o plantilla usado para poner un registro. Circular: Documento de carácter general mediante la cual se pretende informar, dar conceptos, reglamentar y/o solicitar algo. Va dirigido a un grupo de personas en general (directivos, veterinarios, personal, entre otros.). Memorando: Documento de carácter particular; comunicación escrita de manejo interno donde se solicita o se da información, se solicitan servicios internos (compra, suministro, gestión, entre otros), se envían documentos y/o se invita a reuniones. Va dirigido a una persona o un grupo reducido de personas. Oficio: Documento físico y/o magnético / electrónico, de manejo externo, donde se solicita y/o se suministra información. Acta: Relación escrita que sirve de constancia oficial de lo sucedido, tratado o acordado por un grupo, comité o junta.

6 *Nota: Para los documentos anteriormente mencionados se han establecido plantillas o modelos (ver Anexos), los cuales se constituyen como una guía general para su elaboración, sin perjuicio de que sufran cambios o modificaciones menores en cuanto a su forma o contenido, según se requiera. Video: Documento visual en formato de cinta de video o DVD de distintos tamaños, que contiene cuñas publicitarias y/o material periodístico. Grabación: Documento auditivo que viene en formato de cinta, casete, CD o DVD. Arte: Diseño de piezas publicitarias institucionales en formatos digitales. Fotografía: Documento visual en papel o digital de la historia de las imágenes del gremio, del sector o de la organización. Una distinción general pero importante radica en las diferencias entre documentos, formatos y registros, las cuales se enumeran a continuación: FORMATOS REGISTROS Información y su medio de soporte Modelo o plantilla usado para poner un registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. (Formato diligenciado) Se leen Se diligencian Se archivan y conservan Numeral de la NTC ISO 9001 No aplica numeral Numeral de la NTC ISO 9001 Un documento no es un registro. Hace parte de un documento Es un tipo especial de documento

7 FORMATOS REGISTROS Incluye manuales, procedimientos, instructivos, guías, etc. Se dividen en internos y externos: Interno: procedimiento Externo: leyes, resoluciones, etc. Generalmente son internos. Siempre son internos. Los registros que entregan los proveedores o clientes se consideran documentos externos. ABREVIATURAS MADR Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural SAF Subdirección Administrativa y Financiera ADM Administrativa SJ Subdirección Jurídica TECN Técnica TEC Tecnología JRC Jefatura de Recaudo y Cartera CGA Coordinación Grupo Auditor REDACCION Y TEXTO Los documentos deben redactarse de manera impersonal, con los verbos conjugados en tiempo presente, utilizando un lenguaje claro y sencillo, evitando el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras; se debe evitar el uso de verbos en infinitivo (terminados en ar, er, ir, or, ur) y en gerundio (terminados en ando, endo). El contenido del documento debe ser coherente con las actividades que se desarrollen en el proceso de aplicación y en general debe mantener la uniformidad en la terminología y estilo de redacción, dentro del mismo y en el conjunto de ellos. Los Documentos que emitan los funcionarios de la CNCL, se elaboraran en papel tamaño carta y preferiblemente usar letra Futura Lt BT tamaño 12. De igual manera

8 el texto debe comenzar en el margen izquierdo y debe estar justificado. El interlineado es sencillo. MARGENES El texto se escribirá con los siguientes márgenes: Superior: 3.0 cm a 5.0 cm. Inferior: 2.0 cm a 3.0 cm. Izquierdo: 1.5 cm a 3.0 cm. Derecho: 1.5 cm a 3.0 cm. Encabezado desde arriba: 1.5 cm a 2.0 cm Pie de página desde abajo: 1.5 cm a 2.0 cm Las márgenes establecidas aplican para todo documento, a excepción de las tablas y gráficos, los cuales se elaboran en un tamaño mayor, igual o inferior a éste, acorde con las necesidades. ESTRUCTURA Procedimientos : Los procedimientos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems: Presentación o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de revisión y actualización. Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines sugeridos para el procedimiento y/o instructivo. Alcance: Relaciona las áreas funcionales o los cargos a los cuales les corresponde aplicar los aspectos desarrollados en el documento. Define los límites del proceso o actividad a describir, dónde inicia y dónde termina.

9 Glosario: Términos y/o definiciones utilizados en el documento, que por su naturaleza pueden no ser conocidos o pueden tener diversas interpretaciones dependiendo del contexto o idioma en que se utilicen; también incluye la identificación abreviada de los términos que se considere pertinente abreviar en el documento. Los términos y abreviaturas deben registrarse en orden alfabético, en negrilla y seguidos de dos puntos. Adicionalmente es necesario asegurarse que no sea utilizado otro término con la misma definición o viceversa, en otros documentos, de ser así, el nuevo documento debe ceñirse a lo registrado en el ya existente. Generalidades: Aspectos que se deben tener en cuenta siempre de la misma manera para la aplicación de las actividades descritas en el documento como políticas, normas específicas, entre otras. Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en el procedimiento, explicando en qué consisten y señalando los responsables (título del cargo) de llevarlas a cabo - Qué (hace)? - Quién (hace)? y siempre que sea pertinente, Cuándo?, Dónde?, Con qué? y en Cuánto tiempo (se hacen)?. Cuando se referencien formatos se debe hacer por su nombre. Control de Cambios: Se especifica cualquier modificación que se haga al documento; para este fin se utiliza la matriz propuesta. Este registro es importante para que las personas que revisan un documento en una nueva versión, puedan identificar de manera rápida y resumida los principales cambios que ha tenido. Descripción del Cambio Fecha de Modificación Nueva Versión Versión del documento: Identifica el número de la revisión del documento o el número de ediciones que ha tenido. El número de la versión de los documentos inicia con 1.0. Y se incrementa consecutivamente cuando se realizan modificaciones al mismo de la siguiente manera: o Cuando se presentan cambios menores en los procesos documentados, el número de la versión cambia y se actualiza al número decimal consecutivo al que llevaba anteriormente. Se entiende por cambio menor una modificación de nombre, cargo y/o medio de control que no afecten la esencia del Proceso.

10 Ejemplo: Versión 1: Los documentos de origen externo se identifican y controlan por medio de sellos. Versión 1.1: Los documentos de origen externo se identifican y controlan por medio de stickers. o Cuando se presentan cambios mayores en los procesos documentados, el número de la versión cambia y se actualiza al número entero consecutivo al que llevaba anteriormente. Se entiende como cambio mayor cuando el número de cambios menores en el documento sea mayor a nueve o existan cambios esenciales o de fondo en el proceso, procedimiento o actividad descrita. Anexos: Es una relación de los documentos que se requieren para la ejecución del procedimiento y/o instructivo. Instructivo Los instructivos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems: Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines sugeridos para el instructivo. Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que se realizan, explicando en qué consisten y señalando los responsables (título del cargo) de llevarlas a cabo - Qué (hace)? - Quién (hace)? y siempre que sea pertinente, Cuándo?, Dónde?, Con qué? y en Cuánto tiempo (se hacen)?. Cuando se referencien formatos se debe hacer por su nombre. Circular y Memorando Las circulares y memorandos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems (ANEXO N 1)

11 Codificación La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, la cual tiene la siguiente estructura: Ejemplo: CNCL TECN Consecutivo Numérico por año Identificador por área Abreviatura Cuenta Nacional de la Carne y la Leche *Nota: Lo anterior aplica para cualquier tipo de documento, la plantilla del documento se encuentra estructurada así: Membrete o Logo: Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.

12 Tipo Documental Se escribirá tipo de documento siempre y cuando corresponda a Memorando o Circular Interna, la cual se debe centrar en la parte superior del documento. Justificación o Contenido Se enuncia lo que se quiere informar. Firmas o El nombre, firma y cargo del funcionario competente. o Proyectó: nombre, cargo y firma del funcionario asignado o Aprobó: nombre, cargo y firma del responsable del proceso o Revisión: si el funcionario competente lo considera pertinente Oficio Los oficios se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems (ANEXO N 2) Membrete o Logo: Será el logo símbolo adoptado institucionalmente. Codificación La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, con la estructura mencionada anteriormente. Justificación o Contenido Se enuncia lo que se quiere informar. Firmas o El nombre, firma y cargo del funcionario competente. o Anexo lo enunciado en: N de folios (si aplica).

13 o CC: Con Copia o Proyectó: Nombre-Cargo del funcionario asignado. o Aprobó: Nombre-Cargo del responsable del proceso. o Revisión: Si el funcionario competente lo considera pertinente. *Nota: La plantilla del documento se encuentra estructurada así:

14 NOMENCLATURA DE LOS Tipo de Documento Manual Procedimiento Instructivo Formato/ Registro/Plantilla Diagramas de flujo Reporte (Aplicativos) Videos ID M PR IN FR DF RP VD Los códigos de los documentos (manuales, procedimientos), deben tener la siguiente estructura: Ejemplo: PR-FC01 Procedimiento Fomento al Consumo Dónde: PR corresponde a la nomenclatura del proceso al que pertenece el documento (manual, procedimiento, entre otros), - FC nombre del procedimiento y 01 es el consecutivo de la versión del documento. PRESENTACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS La documentación de la CNCL se maneja preferiblemente en la red institucional (carpetas públicas compartidas), por lo tanto la ubicación de los documentos en formato PDF y archivo físico se custodiará en archivos digitales, AZ o fólderes. Manejo de documentos por medios electrónicos o magnéticos Cuando un documento (procedimiento, memorando, circular, oficio, etc.) pueda manejarse de manera electrónica (correo electrónico, carpeta pública) deben guardarse los principios generales de manejo de documentos: Usar los formatos o plantillas preestablecidos.

15 Deben redactarse de manera impersonal, en un lenguaje claro y sencillo. Se debe evitar el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras. Deben comunicarse de manera oportuna a quienes van dirigidos los documentos, procurando guardar registro de dicha comunicación (p.e. copia del correo electrónico enviado). Deben archivarse y retenerse de acuerdo con los parámetros establecidos en este procedimiento. Identificación De Documentos Obsoletos Cuando un documento interno pierde vigencia es necesario que se identifique como documento obsoleto, con el fin de prevenir el uso no intencionado del mismo, para lo cual deben seguirse los lineamientos que se presentan a continuación: Documentos en medio magnético/electrónico: En la red interna/usuario CNCL se dispone de una carpeta para identificación y almacenamiento temporal de documentos obsoletos con el nombre de Documentos Obsoletos. Documento medio físico: Su identificación se realiza mediante un sello o marca visible como Documento Obsoleto en la portada del documento. Documentos medio audiovisual: La identificación de los documentos obsoletos en este medio se efectúa mediante un sticker o marca en un lugar visible (puede ser la caratula cuando aplique) con la palabra Obsoleto. Comentado [LAP1]: Jaime habilite la carpeta compartida De igual forma, los documentos de origen externos cuando pierden vigencia deben estar debidamente identificados como obsoletos, como se especifica a continuación: Documentos en medio magnético/electrónico: En la pública de la oficina Jurídica, se archivan los documentos en la carpeta llamada Documentos externos obsoletos. Documentos en medio Físico: Se establece una carpeta con una marca visible de obsoleto donde se archivan los documentos que pierden vigencia. NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

16 La revisión y aprobación de un documento lo realiza el Gerente, Subgerente, Subdirectores y/o Jefes de Oficina, en su calidad de responsables de proceso. Los subdirectores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Área de la CNCL, son los responsables de determinar la elaboración de un nuevo documento o la corrección de uno ya existente. Los Subgerentes, Jefes de Oficina, Coordinadores de área son los responsables de los procesos de la EF CNCL, deben garantizar que la documentación, tanto interna como externa, relacionada con las actividades que se desarrollan en su área, se encuentre disponible y actualizada. APROBACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS Serán los Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de área de EF-CNCL quienes tendrán la competencia para aprobar los documentos así como los cambios en sus versiones, será a través de las carpetas públicas compartidas por cada una de las áreas y posteriormente se realizara el trámite correspondiente. En los casos de ser necesario extraer cualquier tipo de documentación de los medios anteriormente descritos, para su análisis o entrega a un tercero, deberá solicitarse vía por el interesado al responsable encargado especificando el nombre del documento, el código de identificación, el medio (físico o digital) además de una breve descripción del uso previsto. SOLICITUD Y ANULACION DE CONSECUTIVOS Cuando se trate de solicitud de consecutivos referentes a MADR O SAF, estos deberán ser solicitados a la Asistente de Gerencia, a través de correo electrónico, así mismo las copias de los consecutivos requeridos deberán entregarse con el fin de que los mismos reposen en la carpeta correspondiente. En caso de que se requiera la anulación de un consecutivo, la solicitud se deberá hacer mediante correo electrónico a la dependencia origen e indicando la causal de anulación. Comentado [LAP2]: Control de cambios ALMACENAMIENTO Y PROTECCION

17 Para organizar los documentos que se encuentran en la CNCL, se debe tener en cuenta la ubicación y métodos de protección tales como: cajas, carpetas, archivadores, estantes, mobiliarios, etc. DISPOSICION FINAL La disposición final de una serie documental se determina mediante la importancia que el documento represente para CNCL después de haber cumplido su vigencia. Para esto se contemplan los siguientes aspectos opcionales según lo anterior: selección, conservación total, digitalización y destrucción. *Nota: Cualquiera de estas opciones es de elección excluyente, es decir, si se conserva se puede digitalizar y no se destruye ni se hace selección, pero si se decide digitalizar, se puede seleccionar otra opción y conservar totalmente o destruir. 6. CONTROL DE CAMBIOS Este procedimiento es la versión única e inicial del Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos. 7. ANEXOS Anexo N 1. Plantilla modelo Memorando o Circular Anexo N 2. Plantilla modelo Oficio Elaborado por: Revisado y Aprobado por: Lyda Jazmin Daza Daza Coordinadora Administrativa María Fernanda Zambrano Mora. Subgerente Admón. y Financiera