PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FINANCIERA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA FINANCIERA El presente documento tiene como objetivo dar a conocer los parámetros para el desarrollo y ejecución del procedimiento de ia Administrativa y Financiera

2 1. OBJETIVO Expresar por parte del de la Cuenta Nacional de la carne y la Leche, una opinión sobre los estados financieros de la misma, para conocimiento de la gerencia, del comité directivo y demás partes interesadas, así como el pronunciamiento frente al manejo presupuestal y tributario de la cuenta. 2. ALCANCE El procedimiento de ía Financiera inicia con la solicitud de: los auxiliares contables, balance de comprobación, soportes contables, y demás archivo que lo amerite. La cual termina cuando se hace la correspondiente verificación de los informes dirigidos tanto al Comité fiduciario, como a las demás entidades externas de vigilancia y control. Los estados financieros y los soportes contables de la Cuenta Nacional de la Carne y la Leche son sujetos de la auditoría financiera y lo establecido en el presente documento. El resultado final de la auditoría financiera es la emisión de un informe por parte del de la Cuenta Nacional de la Carne y la Leche en el cual se exprese su opinión frente a los estados financieros y en relación con a la situación financiera y el manejo presupuestal y tributario de la cuenta. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe

3 regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( ) 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan. Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. FIDUAGRARIA S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y

4 Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO Sistema de Control Interno: Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla en forma eficiente y efectiva según las directrices marcadas por la administración. Arqueo: Verificación física de bienes o derechos que la entidad posee y que están bajo la responsabilidad de un funcionario determinado. Por ejemplo: efectivo, títulos valores.

5 Eficiencia: Hace referencia al manejo de los recursos utilizados con los estimados, haciendo énfasis en la cantidad y no en la calidad. Razonabilidad: En términos financieros, contables y de auditoría, hace referencia a un límite determinado existente entre lo exacto y un margen de error aceptable. Se parte del principio que ningún estado financiero es exacto, ya que teniendo en cuenta que el factor humano interviene, siempre habrá cabida al error, o a la diferente aplicación de criterios. Efectividad: Hace referencia al logro de los objetivos. Mide el impacto de lo que se hace o se presta en términos de satisfacción del cliente Instructivos de ía: Es una guía de la manera como debe practicarse la auditoría y un medio de control sobre la ejecución de la misma. Se prepara por anticipado, con base en el conocimiento que el tiene de la compañía y puede elaborarse a la medida del proceso a evaluar. Cédula Sumaria: Es una planilla resumen, donde se agrupan las cuentas contables que integran un área o sección de los estados financieros. Debe existir una cédula sumaria para cada grupo de los estados financieros. Se utiliza en la ía Financiera del Cierre de Año. Cédula Subsumaria: Es una planilla, donde se relacionan en forma más detallada los saldos que la cédula sumaria presenta. Se utiliza en la ía Financiera del Cierre de Año. Hojas de Trabajo: Son planillas en las que se agrupa en forma general por activo, pasivo y patrimonio y estado de resultados, las cuentas mayores que componen los estados financieros. Se utilizan en la ía Financiera del Cierre de Año. Confirmación de Saldos: Es un procedimiento de auditoría a través del cual se solicita a un tercero con el que se tenga relación comercial (Entidad Financiera, Cliente, Proveedor, Abogados) para que responda la información que el Área de ía requiere y se confronte con la que reporta el estado financiero. Principio de Asociación: Es un principio contable, que indica que los ingresos devengados en un período deben estar asociados con los costos y/o gastos incurridos para producir dichos ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas del estado de resultados. Importancia Relativa y Materialidad: Hace referencia a la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisión) en la información financiera. Un hecho económico es material cuando debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Ajustes y Reclasificaciones: Son los registros contables que se generan en la revisión del estado financiero y que corrigen contabilizaciones que por alguna

6 razón fueron efectuados en forma errada por al área contable o que corresponden a omisiones detectadas en el desarrollo del trabajo de auditoría. CFGL: Cuota de Fomento Ganadero y Lechero. CGN: Contaduría General de la Nación. CGR: Contraloría General de la República. MADR: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. PGCP: Plan General de Contabilidad Pública. SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal TGR: Tesorería General de la República. 5. GENERALIDADES NORMATIVIDAD BASE PARA DESARROLLAR LA AUDITORÍA FINANCIERA Dentro de la normatividad establecida para el seguimiento y control de las actividades que debe verificar la ía Financiera, se encuentra: Ley 89 del 10 de diciembre de 1993 En el artículo 7º, esta ley, establece que la administración de los recursos originados en el recaudo de la CFGL, va a ser otorgada a FEDEGAN, a través de un contrato que se suscribe con el MADR, y sobre el que recibirá una cuota de administración del 5% del total del recaudo anual. Así mismo, en su artículo 8º, estipula que anualmente se debe elaborar un plan de inversiones y gastos por programas y por proyectos, que sólo podrá ejecutarse una vez haya sido aprobado por la Junta Directiva y el MADR. De otra parte, en los artículos 11 y 12, establece que la vigilancia administrativa se hará a través del MADR y el control fiscal se ejercerá a través de la CGR. Para lo anterior, se presentará en forma semestral un informe ante el MADR, con relación a los recursos obtenidos y su gestión. Con la misma periodicidad se remitirá un informe a la TGR, sobre el monto de las cuotas recaudadas en el semestre anterior.

7 El área de ia verifica la liquidación de la contraprestación que esta norma establece y vigila el cumplimiento en la entrega e integridad de los informes que reglamenta. Decreto 696 del 30 de Marzo de 1994 En su artículo 12, establece que el manejo de los recursos y activos, debe cumplirse de manera que en cualquier momento se pueda determinar su estado y movimiento. Con tal fin, la entidad administradora, organizará la contabilidad con los métodos contables prescritos por las normas vigentes y utilizará cuentas bancarias independientes de las que emplea para el manejo de sus propios recursos y demás bienes. Decreto 2025 del 6 de Noviembre de 1996 En su artículo 1º. Indica que la ía Interna verificará la correcta liquidación de las contribuciones parafiscales, de su debido pago, recaudo y consignación, así como su administración, inversión y contabilización. De igual forma en el parágrafo 1º del mismo artículo, establece que La ía Interna presentará en las primeras quincenas de febrero y de agosto de cada año un informe semestral consolidado de su actuación al Órgano Máximo de Dirección del respectivo Fondo Parafiscal. Resolución 222 de 5 de Julio de 2006 Que derogó en su totalidad la Resolución 400 del 2000 y en su artículo 1º.adopta el Régimen de Contabilidad Pública, que está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimiento y la Doctrina Contable Pública, las cuales también se adoptan con la presente Resolución. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico. Resolución 5544 de Diciembre 17 de 2003 En la que se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información a presentar a la CGR. El capítulo IV de esta norma establece cuál debe ser el contenido tanto del informe intermedio, como del informe final a presentar ante la CGR en julio 30 de cada año y en abril 5 del año siguiente a la vigencia a presentar.

8 Resolución 5580 de Mayo de 2004 Esta resolución reglamenta la metodología a aplicar en todo lo relacionado a los planes de mejoramiento que se suscriben con la CGR. Indica los plazos y forma como se debe presentar el plan de mejoramiento y los avances que se encuentran reglamentados. Decreto 3512 de Diciembre de 2003 Este decreto reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE. Indica los requerimientos y requisitos que entidades deben cumplir. El Área de ia hace el seguimiento respectivo al registro a través del portal web de los contratos y órdenes de compra en los términos que esta normatividad exige. CRITERIOS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA FINANCIERA. La ejecución de un trabajo de auditoria se establece conforme a las directrices y los criterios los cuales deben organizarse y documentarse de forma apropiada con el fin de que pueda delegarse entre los colaboradores del equipo, de forma que cada uno de ellos conozca detalladamente qué debe hacer y a qué objetivo final debe dirigir su esfuerzo. Que el trabajo quede registrado de manera que permita su revisión, evaluación y obtención de conclusiones en las que fundamentar una opinión sobre la información contable sujeta a auditoria. La necesidad de planificar, controlar y documentar el trabajo es independiente Los objetivos perseguidos con la planificación y control son: mejorar el nivel de eficiencia, con la consiguiente reducción de tiempo necesario, y mejora del servicio al cliente, garantizar que la auditoría se ejecutará adecuadamente, mejorar las relaciones con los clientes y permitir al personal un mayor grado de satisfacción en el trabajo. Habitualmente es necesario preparar alguna forma de plan escrito antes de iniciar cualquier trabajo de auditoria. No obstante su grado de detalle y formalización dependerá de muchos factores, por ejemplo, del número de personas involucradas y de sí están o no ubicadas en la misma oficina o el mismo país. Las normas de auditoría incluyen la estipulación de que el trabajo ha de ser adecuadamente planeado.

9 Las normas de auditoria controlan la naturaleza y alcance de la evidencia que ha de obtenerse por medio de procedimientos de auditoría, una norma es un patrón de medida de los procedimientos aplicados con aceptabilidad general en función de los resultados obtenidos. Igualmente sus instructivos como herramientas permiten obtener la razonabilidad de los estados financieros. PERIODICIDAD ACTIVIDAD PERIODO-AUDITORIA DOCUMENTOS Revisión de auxiliares, auxiliar,balance comprobación, Bimensual Auxiliares módulo de contabilidad software TNS Arqueo de caja menor Trimestral Formato de caja menor y manual de procedimiento de manejo caja menor Revisión de inventario físico de CNCL Anual Formato- auxiliar de la cuenta de activos p p y equipo Revisión de estados financieros balance y estados financieros Trimestral Auxiliares contables módulo de contabilidad, formato de aux-papel de trabajo Revisión de cierre fin de año Anual Auxiliares contables, mod contabilidad comprobantes físicos, Revisión de contratos y otros si para la inversión - Cuatrimestral Contratos, otros si, papel de trabajo, aux de contabilidad cuenta de anticipos. Revisión de cifras de presupuesto Trimestral Módulo de contabilidad de presupuesto, auxiliares,

10 ACTIVIDAD PERIODO-AUDITORIA DOCUMENTOS presupuesto aprobado ejecutado-y papeles de trabajo. Revisión de retención en la fuente Mensual Auxiliar por el módulo de contabilidad cuenta retención. 6. ACTIVIDADES REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Enviar vía correo electrónico el balance de prueba y los libros auxiliares contables. Área de contabilidad Balance de Prueba Libros Auxiliares Contables. 2. Revisar balance de prueba y los libros auxiliares contables. Profesional en ia (Contador) Oficina Central, FR-AUD-AF De la revisión se generan inquietudes Enviar el formato de Revisión de libros Auxiliares diligenciado a la Profesional ia (Contador) Oficina Central, Profesional en Libros Contabilidad Auxiliares FR-AUD-AF02 Comunicación electrónica de envío.

11 Coordinación financiera y esperar la respuesta. ia (Contador) Oficina Central, 5. Dar tratamiento a las inquietudes y enviar el formato de Revisión de libros Auxiliares Revisado al Profesional del Área de ia. Coordinador Financiero FR-AUD-AF02 6. Revisar la razonabilidad de las aclaraciones brindadas por el Área de Contabilidad a las inquietudes presentadas. Hacer seguimiento a los ajustes efectuados y a los que no se realizaron. Profesional en ia (Contador) Oficina Central, FR-AUD-AF02 Libros Auxiliares Contables Definitivos. 7. Teniendo en cuenta lo observado en el proceso de revisión de los libros auxiliares contables, emitir el memorando respectivo de observaciones y recomendaciones dirigido a la Gerencia. Profesional en ia (Contador) Oficina Central, Memorando Observaciones Recomendaciones. de y

12 REVISIÓN PRESUPUESTAL N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Enviar vía correo electrónico la ejecución presupuestal tanto de gastos como de ingresos presupuestales. Profesional de presupuesto Ejecución presupuestal tanto de gastos como de ingresos presupuestales. 2. Realizar la verificación respectiva de la ejecución presupuestal y documentar las diferencias o inconsistencias observadas. Profesional ia 3. Emitir el reporte correspondiente de los resultados obtenidos de la verificación. Profesional ia Memorando Observaciones Recomendaciones. de y REVISION DE LA LIQUIDACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Enviar el libro auxiliar de retención en la fuente, junto con los documentos soporte de las causaciones contables respectivas. Área de Contabilidad Libro Auxiliar de Retención en la Fuente. Causaciones de cuentas por pagar. 2. Revisar Libro Auxiliar de Retención en la Fuente. Profesional en ia (Contador) Oficina Central,. Libro Auxiliar de Retención en la Fuente. Causaciones de cuentas por pagar.

13 3. Se detectan inconsistencias en la revisión efectuada. Profesional en ia (Contador) Oficina Central, 4. Realizar los ajustes respectivos y enviar al Área de ia. Área de Contabilidad Libro contable Auxiliar 5. Elaborar el memorando de observaciones y recomendaciones. Profesional en ia (Contador) Oficina Central, Memorando 7. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Fecha Modificación Nueva Versión Versión Inicial 06/12/ Se crea e implementa codificación y versión de los formatos. Se crea diagrama de flujo del proceso. 02/05/17 1.1

14 8. ANEXOS FR-ADM-CM04. Formato de Arqueo de Caja Menor. FR-AUD-AF01. Formato Cierre de Año. FR-AUD-AF02. Formato Revisión de Auxiliares. DF-AUD-AF01. Diagrama de Flujo. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Lida Ariza Puentes Angela Vanessa Sanchez Área de Gestión Vilma Pinto de Flórez Coordinador Grupo Luz Edith Rodriguez a