PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR PARA COORDINACIONES REGIONALES (CNCL)

Transcripción

1 PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CAJA MENOR PARA COORDINACIONES REGIONALES (CNCL) El presente documento tiene como objetivo consolidar y estandarizar el proceso para el manejo de caja menor y a su vez brindar apoyo a las Coordinaciones es para la administración del recurso asignado durante el ciclo de vacunación.

2 1. OBJETIVO Definir el procedimiento para administrar, controlar y legalizar los recursos asignados a la Caja Menor de los Coordinadores es. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con conformación del fondo de la Caja Menor para los diferentes tipos de gastos y finaliza con el desembolso del dinero. Esto aplica solo a nivel regional. 3. MARCO LEGAL Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura para el desarrollo del sector pecuario. Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas de Fomento Ganadero y Lechero. Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que Si la entidad administradora no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas contribuciones y efectuar el recaudo. Cuarto: A través del artículo del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las cuales se encuentra la siguiente: Artículo Razones especiales para la asunción temporal de la administración de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: ( ) 2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan.

3 Quinto: A través del Auto del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A. Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de 2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto del 26 de mayo de 2016, en virtud del cual decretó la terminación del proceso de reorganización del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. Fiduagraria S.A., que actúa como mandataria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural ; ordenó la celebración del acuerdo de adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado con la consecuente cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto social. Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual ( ) tiene por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y pesquero, en caso de liquidación de un fondo. Puntualmente el parágrafo del artículo segundo (2º) del Decreto en cita señala que En caso de que se ordene la liquidación de un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el artículo del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 ( ) Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016, el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron el contrato de encargo fiduciario Nro , denominado Cuenta Nacional de la Carne y la Leche CNCL MADR, ( ) para recibir el recaudo de la cuota de fomento ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables. Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

4 parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral segundo (2º) así: SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. ( ) PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ: 1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto contratado. 4. GLOSARIO Arqueo: Verificación física de bienes o derechos que la entidad posee y que están bajo la responsabilidad de un colaborador determinado. Por ejemplo: efectivo, títulos valores. Caja Menor: Fondo en efectivo para atender gastos imprevistos y/o urgentes de menor cuantía. CNLC: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche. CR: Coordinador. Formato de reembolso caja menor: Es un formato definitivo que legaliza el recibo provisional con los soportes necesarios. Legalización: Acción de presentar los soportes correspondientes a un gasto, con base en el procedimiento y la normatividad vigentes. PR-CMR01: Código asignado para el procedimiento de la Administración de Caja Menor para las Coordinaciones es. Responsable y Encargado de caja menor: Persona delegada para el manejo operativo de la caja menor que deberá velar por la custodia y dar cumplimiento a las normas que la rigen. Recibo provisional: Es un formato temporal que respalda la entrega del dinero. 5. GENERALIDADES La Subgerente Administrativa y Financiera, a través de la Financiera hace el trámite correspondiente del giro de los recursos para el manejo de la caja menor asignada a cada Coordinador. Este recurso será administrado durante el ciclo de vacunación.

5 El monto estándar para la apertura de cada Caja Menor será de $ (Quinientos mil pesos) y será revisado anualmente por la Subgerencia Administrativa y Financiera. El control administrativo de la Caja Menor, lo ejerce la Subdirección Técnica. Adicionalmente, es quien vela por el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento. El CR es el único colaborador que puede autorizar las solicitudes de reembolsos. La Gerencia Administrativa y Financiera o la Subdirección Técnica podrán suspender la caja menor cuando por mal uso o mal manejo administrativo o financiero, lo consideren necesario. La suspensión generará la correspondiente investigación interna con las consecuencias disciplinarias, fiscales o penales del caso. La Gerencia administrativa y Financiera tiene la facultad de fijar, crear, suspender o cancelar las Cajas Menores. Los recibos provisionales o definitivos (recibo de caja), que respaldan la entrega de dinero, deben contener el visto bueno del CR. El CR debe implementar mecanismos de control que le permita administrar de manera efectiva los recursos asignados; para esto es necesario: - Legalizar oportunamente el reembolso. - Supervisión adecuada. - Planeación de actividades que le permitan el buen manejo de los dineros asignados. REQUISITOS PARA EL MANEJO El CR es el responsable y encargado de la Caja Menor, por lo tanto es quien debe velar por la racionalidad y custodia del recurso asignado. El CR debe salvaguardar el dinero asignado y soportes de la Caja Menor en un cofre o caja de seguridad. Cuando el personal a cargo requiera un anticipo por Caja Menor, se deberá expedir Recibo Provisional (Anexo N 1) por el monto correspondiente. El recibo provisional se legaliza al recibir el documento que respalda la compra o la prestación del servicio, es decir, la factura o un documento equivalente (Anexo N 8). Los anteriores documentos se deben ajustar a los requisitos del Estatuto Tributario, y con ellos se procede a diligenciar el Recibo de Caja definitivo (Anexo N 2). Esta actividad debe desarrollarse máximo dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la entrega del anticipo.

6 CONCEPTO DE GASTOS Los siguientes son los conceptos de gastos autorizados para las Cajas Menores de las Coordinaciones es. TRANSPORTE URBANO (Mensajería): Corresponde al pago que se efectúa a un colaborador para transporte urbano, no tiene retención en la fuente y son cuantías menores. El soporte de este giro es un Recibo de caja menor. FOTOCOPIAS: Es el gasto que se incurre por el servicio de fotocopiado, este gasto no tiene retención en la fuente y el soporte es una factura o documento equivalente expedido por el establecimiento en el que se efectuó el servicio. Adicionalmente, se debe solicitar el RUT al establecimiento y adjuntarlo con los soportes. ENVÍOS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMES: Corresponde al pago por servicio de correo en el envío de documentación de las Coordinaciones es. No tiene retención en la fuente y se soporta con las facturas o documentos equivalentes entregados por el proveedor del servicio. OTROS GASTOS AUTORIZADOS: Corresponde a cualquier tipo de gasto autorizado por la Subdirección Técnica y se soporta dependiendo del gasto, con factura o documento equivalente. REQUISITOS PARA EL ARQUEO Auditoría puede realizar arqueo de Caja Menor en el momento que lo estime necesario. En el momento de cambiar el encargado del manejo de la Caja Menor, debe elaborarse el acta de arqueo (Anexo N 5), acta de entrega (Anexo N 6). Los arqueos deben efectuarse por lo menos una vez al mes por el CR, para lo cual debe utilizarse el Formato Arqueo Caja Menor (Anexo N 7). REQUISITOS PARA PRESENTACION DE DOCUMENTOS Las fechas de los documentos soporte de un gasto deben ser anteriores o iguales a la fecha del recibo de caja definitivo.

7 Los recibos de caja de Caja Menor deben ser presentados en tinta, en forma clara, legible y sin enmendaduras. Deben ser documentos originales, salvo casos justificados. (Si cometen algún error es mejor cambiar el recibo por uno nuevo). Los documentos anexos a estos recibos, es decir las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes, no deben tener tachones ni enmendaduras o cualquier alteración en los valores, si se presenta alguno de estos casos es necesario pedirle al proveedor el cambio del documento. Los documentos soporte son aquellos que cumplan con todos los requisitos exigidos por las normas fiscales de acuerdo al Estatuto Tributario vigente. REQUISITOS PARA REEMBOLSOS A CAJA MENOR Para el proceso de reembolso se debe diligenciar los siguientes Formatos: - Reembolso Caja Menor (Anexo N 3.) - Planilla para detalle de gastos (Anexo N 4). El anexo N 3 corresponde a la legalización del Reembolso a Caja Menor en el cual los resultados se obtienen por la hoja de resumen que está incluida en los anexos y el anexo N 4 corresponde al detalle de los gastos de los CR, y a su vez es soporte del anexo N 3. Para el diligenciamiento del anexo N 4, se debe tener en cuenta lo siguiente: a) Algunas columnas tienen conceptos predefinidos, por lo que se debe escoger la opción que aplique para que los cálculos del IVA y de la Retención en la Fuente se hagan correctamente. b) Se debe tener cuidado en el momento de registrar el valor del desembolso ya que éste debe ajustarse a lo establecido y autorizado por la Subdirección Técnica. c) Se debe escoger la categoría correcta del desembolso de acuerdo con el soporte ya que es indispensable esta columna para que la hoja efectúe el cálculo de IVA y la Retención en la Fuente de manera correcta. Después de completar la Planilla para detalle con cada uno de los gastos correspondientes al reembolso, se procede a diligenciar el Formato Reembolso Caja Menor (anexo N 3), el cual debe ir en forma resumida por categorías. En éste sólo es necesario diligenciar las casillas de ciudad, fecha. En el archivo de Excel que contiene los formatos, se encuentra una hoja de cálculo denominada Resumen en la cual por medio de una tabla dinámica se hace la

8 agregación de cada uno de los conceptos con el fin de facilitar las operaciones matemáticas. Esta tabla sólo requiere actualizarse cada vez que se diligencie la Planilla de detalle con el fin de hacer lo propio con el formato de reembolso. Para actualizarla haga clic derecho sobre una de las celdas de la tabla y oprima la opción actualizar datos. Los dos formularios deben ser enviados a la Subdirección Técnica para su revisión, y así poder iniciar el trámite de reembolso. Las fechas de los recibos de legalización de un reembolso deben corresponder al período que se esté reembolsando. El total de la solicitud de reembolso debe coincidir con la sumatoria de los valores registrados en el formato de legalización al igual que los soportes respectivos. RETENCIONES El CR, es el responsable de que se aplique la retención en la fuente a todos los gastos generados por caja menor que por su cuantía o concepto están sujetos, ya que si ésta no se efectúa, se corre el riesgo de que la DIAN aplique sanciones de tipo penal. Anualmente la Financiera comunicará vía Circular la actualización en materia tributaria de las bases y porcentajes de retención. O realizar la consulta en la pagina web. Para efectuar retención en la fuente por cualquier concepto es necesario tener en cuenta que para la base se deben sumar todas las facturas presentadas por el proveedor dentro del mismo mes, porque aunque individualmente una factura no sea suficiente base para efectuar retención, sumadas varias es posible que se deba aplicar la retención. Para que las legalizaciones de los gastos de las Coordinaciones es se ajusten a los requerimientos de ley, es necesario que las facturas o documentos equivalentes deban contener los siguientes requisitos de acuerdo al Art. 617 E.T. - Facturas a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

9 d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, con respecto a la resolución y fecha de autorización de la DIAN. e) Fecha de Expedición f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad del retenedor (gran contribuyente, régimen simplificado o régimen común) del impuesto sobre las ventas. - Documentos equivalentes a) Los tiquetes de máquinas registradoras. b) Los tiquetes de transporte de pasajeros. c) Factura electrónica. d) Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixta donde el Estado posea más del 50%. e) Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios. f) Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías. PROHIBICIONES Mezclar dineros provenientes de otras fuentes con el dinero de la Caja Menor. Autorizar gastos cuando no se disponga de fondos para cubrirlos. Cambiar cheques o hacer préstamos a colaboradores con el fondo de Caja Menor. El responsable y encargado de la Caja Menor deberán responder disciplinaria, fiscal y penalmente por el incumplimiento de lo establecido en este documento.

10 6. DESARROLLO N ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO 1. Recibir los recursos. Coordinador Consignación transferencia de los recursos 2. Mantener el efectivo en un cofre o caja de seguridad en las instalaciones de la CR. 3. Identificar los gastos que se generen en la CR y validar que correspondan a los conceptos que se pueden financiar con recursos de la Caja Menor. Teniendo en cuenta que el valor de cada gasto no puede superar el 10% del total del fondo. 4. Si el gasto excede el 10% del total de la caja o por concepto no autorizado se debe solicitar autorización de la Subdirección Técnica. 5. Realizar la adquisición del bien y/o servicio requerido, efectuar el pago y aplicar retención en la fuente (según normatividad vigente). Al momento de la adquisición solicitar los documentos soportes para legalizar el gasto. 6. Si la Caja Menor ha desembolsado aproximadamente el 50 % del total del fondo, se debe preparar y solicitar el reembolso. 7. Entregar la legalización de todos los gastos en los que incurrió la CR. Y Subdirección Técnica regional Memorando o Correo electrónico Estatuto tributario Formato Legalización reembolso Planilla detalle de gastos Formatos de Legalización de Gastos y Soportes

11 8. Revisar y aprobar la legalización de gastos y solicitar reembolso a la Financiera. Subdirección Técnica y Financiera Solicitud Reembolso Formato Legalización reembolso Planilla detalle de gastos 9. Financiera solicita pago a la Fiduciaria con el monto legalizado e informar al Coordinador la fecha en la cual se realizó el reembolso. Financiera Correo electrónico 10. Consultar la consignación y validar que se haya reembolsado el monto solicitado. Coordinador 11. Realizar una vez durante el ciclo de vacunación un arqueo de caja menor como auto-control y enviar Arqueo al área de auditoria mediante correo electrónico. Coordinador Formato Arqueo de Caja menor (Anexo N 7) 12. Cuando se presente faltante, sobrante o uso indebido del dinero de Caja Menor, se debe registrar en el Acta de Arqueo. Coordinador Acta de Arqueo 13. Enviar Acta de Arqueo con el formato de Reembolso de Caja Menor vía correo electrónico al Área de Auditoria. Coordinador Acta de Arqueo Formato Reembolso Caja Menor

12 6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Fecha Modificación Nueva Versión Versión Inicial 03/11/ Se mejora redacción del documento. Se elimina la cuenta de cobro. Se agrega la solicitud del Rut para gastos de fotocopiado. 06/02/ ANEXOS - ANEXO N 1. Recibo de Caja Provisional. - ANEXO N 2. Recibo de Caja Menor. - ANEXO N 3. Formato reembolso Caja Menor. - ANEXO N 4. Planilla para detalle de gastos. - ANEXO N 5. Acta de Arqueo - ANEXO N 6. Formato Acta de Entrega Caja menor. - ANEXO N 7. Formato de Arqueo Caja Menor. - ANEXO N 8. Documento equivalente a la factura. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Lida Ariza Puentes Ángela Vanessa Sánchez Profesionales de Gestión María Fernanda Zambrano M. Subgerente Admón. y Financiera Aura María Duarte R. Subdirectora Técnica