PROCEDIMIENTO Página 1 de 8 RODAMIENTOS Y GASTOS DE VIAJE. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cecilia Vargas Méndez Jenny Ovalle

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO Página 1 de 8 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cecilia Vargas Méndez Jenny Ovalle Juan Antonio Pérez María del Pilar Perdomo Gerente de Procesos y Control Interno Gerente administrativa Directora de Gestión Humana Gerente General 1. OBJETIVO Establecer un lineamiento único y general para la realización de viajes nacionales e internacionales buscando economía de costos por parte de los trabajadores de CASAMOTOR en aspectos como transporte, hospedaje y alimentación. 2. ALCANCE Esta política deberá ser adoptada por todos los trabajadores de CASAMOTOR, sin excepción, a nivel nacional que realicen viajes por motivos laborales, a otras ciudades diferentes a la sede habitual y fuera del país. Incluye desde la solicitud del anticipo hasta la legalización de gastos de viaje o solicitud de reintegro. Los gastos de viaje por reembolso establecidos en el presente reglamento no constituyen salario para ningún trabajador ni tampoco son base para la retención en la fuente, según D.R. 535/87 (Legislación Colombiana). 3. DEFINICIONES Gastos de viaje: Se entiende por gastos de viaje, todas aquellas erogaciones en que deba incurrir el trabajador para que desarrolle determinada actividad de trabajo en una ciudad diferente a la sede habitual donde desempeña sus funciones. Rodamiento: Es el reconocimiento que se da u otorga a los funcionarios por colocar su vehículo a disposición de la compañía para la ejecución de su labor. Este reconocimiento no constituye factor prestacional. 4. CONDICIONES GENERALES Se reconocerá rodamiento a los funcionarios del área comercial siempre y cuando posea vehículo (moto o carro) y lo utilice para la ejecución de la labor contratada con CASAMOTOR S.A. Los valores autorizados para pago por concepto de rodamiento son: CARGO MEDIO TRANSPORTE LABORES VALOR AUTORIZADO MENSUAL ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Btá VEHICULO PERIFERIA 100% DE 1 SMLV ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Btá VEHICULO LOCAL 90% DE 1 SMLV ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Nal VEHICULO PERIFERIA 100% DE 1 SMLV ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Nal VEHICULO LOCAL 80% DE 1 SMLV ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Nal MOTO LOCAL 40% DE 1 SMLV ASESORES COMERCIALES (combustibles, lubricantes, llantas) Nal MOTO PERIFERIA 60% DE 1 SMLV GERENTES COMERCIALES VEHICULO PERIFERIA 90% DE 1 SMLV

2 PROCEDIMIENTO Página 2 de 8 COORDINADORES COMERCIALES (Lubricantes) VEHICULO LOCAL 80% DE 1 SMLV MENSAJEROS TIEMPO COMPLETO MOTO LOCAL 60% DE 1 SMLV MENSAJEROS MEDIO TIEMPO MOTO-PUBLICO LOCAL 40% DE 1 SMLV MERCADERISTAS (Lubricantes) BOGOTA MOTO LOCAL 40% DE 1 SMLV MERCADERISTAS (Lubricantes) OTRAS ZONAS MOTO LOCAL 25% DE 1 SMLV ADMINISTRADORES EDS VEHICULO LOCAL 25% DE 1 SMLV Del área administrativa se reconocerá rodamiento a los funcionarios que desempañan labores de mensajería. El pago del rodamiento se hará para periodos vencidos, los días 25 de cada mes junto con el pago de la nómina. El rodamiento será cancelado proporcionalmente de acuerdo al tiempo laborado para los casos en que se presenten ausencias temporales como vacaciones, incapacidades, permisos, entre otros. Los gastos de viajes de los trabajadores serán autorizados por su jefe inmediato Los viajes preferiblemente serán programados mínimo con 1 semana de anticipación para lograr tarifas preferenciales en pasajes aéreos y disponibilidad en los hoteles convenio. Para solicitar un anticipo de gastos de viaje se debe diligenciar y entregar al área administrativa el F19 SOLICITUD DE ANTICIPO A TRABAJADORES. Excepción: Todos los comerciales deben firmar en blanco un único formato de solicitud de anticipo, el cual será custodiado por el área administrativa. La Gerencia Administrativa aprobara con firma el giro del anticipo asegurándose que el solicitante ya tenga la autorización firmada. Todo el personal comercial, deberá elaborar y enviar, antes del 30 de cada mes, a la Dirección de línea la programación de viajes o rutero. El área administrativa será la responsable de la liquidación de los gastos de viaje con base en los conceptos y tarifas establecidas en el anexo 1, y reportara a Gestión humana cuando se deban aplicar descuentos a los trabajadores por no ejecución de viajes o no legalización de los anticipos. Los conceptos y tarifas contenidos en el anexo 1 deben ser aprobados por la Gerencia General. El área Administrativa es la responsable de la actualización anual de las tarifas del anexo 1. de acuerdo con el IPC, las cuales rigen a partir del 1º de enero del siguiente año. Los Gastos de representación: Deben ser autorizados por el Director de la línea y cuando se trate de los gastos de representación de los Gerentes comerciales, serán autorizados por el Gerente General. Estos deberán estar debidamente justificados y soportados.

3 PROCEDIMIENTO Página 3 de 8 El cumplimiento del rutero o viajes del personal del área comercial debe ser verificado por cada uno de los responsables según la siguiente tabla: Cargos Asesor comercial y mercaderistas Lubricantes Coordinador Lubricantes Asesores llantas, motos, cemento, vehículos, combustibles Coordinador Cemento Gerente Comercial de línea Supervisor Coordinador de lubricantes Gerente de Línea Lubricantes Gerente Línea respectiva Gerencia General Gerencia General Para los asesores comerciales de periferia con vehículo (carro) cuando su desplazamiento supere los 40 km. se les liquidara peajes y auxilio de hospedaje con un monto de $ por noche cuando tenga que quedarse. En caso de vehículo (Moto) se les reconocerá el valor de pasajes terrestres mediante la presentación de los respectivos tiquetes. A los asesores comerciales que habitualmente están en vitrina pero que por alguna situación puntual deban salir a calle se les reconocerán los transportes intermunicipales o peajes previa presentación de las respectivas facturas. 5. DESARROLLO POLITICAS 5.1. TRANSPORTE Tiquetes Aéreos Los tiquetes aéreos solo serán autorizados por la Gerencia General y serán solicitados y gestionados a través del área administrativa. Para el caso de tiquetes en la ruta IBAGUE BOGOTA IBAGUE, solo serán autorizados en caso de visitas o reuniones no programadas o de urgencia, en los demás casos esta ruta debe realizarse utilizando transporte terrestre. Los costos adicionales por cambio en los horarios o rutas serán asumidos por el trabajador, salvo en casos de fuerza mayor debidamente comprobados y autorizados por la Gerencia General. Cuando el desplazamiento de un trabajador deba realizarse en horarios no laborales, debe informar a gestión humana la hora de salida para ser tenido en cuenta en cualquier evento que afecte la seguridad del trabajador. Los premios que se obtengan de las aerolíneas por compra de tiquetes de viajes serán destinados para el uso de la Compañía y los tiquetes entregados por millas serán de uso del trabajador que las ha acumulado. La asignación de los tiquetes premio será autorizada por la Gerencia General Transporte Terrestre

4 PROCEDIMIENTO Página 4 de 8 Todos los costos de transporte intermunicipales deberán ser soportados con la factura correspondiente, salvo el caso de desplazamiento entre pueblos o a bordo de carretera en el cual deberá ser soportado con la copia de las planillas de visitas a clientes y se relacionara en el formato F68 Solicitud de reembolso de Gastos de viaje a nombre del trabajador En caso de realizar viaje terrestre en vehículo propio (excepto para quienes perciben rodamiento) se reconocerán $300 pesos por kilómetro recorrido. Este valor no incluye peajes ni combustibles y se cancelan al trabajador como un reconocimiento por el desgaste de su vehículo para el desempeño de labores del cargo. Este valor será liquidado en el anticipo y legalizado a través de nómina en cabeza del trabajador. En este caso se liquidará a partir del segundo día un auxilio de movilización de acuerdo a la ciudad. (Anexo 1.) Los valores por concepto de taxi del aeropuerto a la oficina y viceversa se liquidaran según la tabla del anexo 1, y se relacionaran en el formato F68 especificando rutas y valores por cada una de ellas, no necesita documento equivalente para su legalización. Cuando viaje más de un trabajador en el mismo recorrido se debe tomar un solo taxi en el lugar de destino y solo quien lo pague debe solicitar su legalización. Cuando se requiera el uso de transporte urbano en un lugar diferente de la sede habitual estos se reintegraran al trabajador mediante la relación de los trayectos realizados en el formato f68 Solicitud de reembolso de Gastos de viaje, con el visto bueno del jefe inmediato quien será el responsable de validar la razonabilidad y procedencia del gasto ALOJAMIENTO Los trabajadores deben utilizar siempre los hoteles con los cuales se tiene convenio corporativo en las diferentes ciudades. La lista de hoteles será aprobada por la Gerencia Administrativa. (Anexo 2) En caso de visitar una ciudad no contemplada, el área Administrativa deberá ubicar un hotel con tarifas dentro de la categoría. En este caso el reintegro se realiza con la factura del hotel emitida a nombre de CASAMOTOR S.A. No se permitirá alojamiento de ningún trabajador en suites o pisos ejecutivos para ningún caso. Cuando los viajes sean realizados por grupos para participar en eventos o capacitaciones el área Administrativa coordinara acomodación múltiple. En los casos en que el trabajador tenga hospedaje en casa de familiares y la Compañía no incurra en gasto de hotel, se liquidará por cada día el valor establecido como auxilio de hospedaje y se legalizara por nomina al nombre del trabajador ALIMENTACION

5 PROCEDIMIENTO Página 5 de 8 El hotel en lo posible será contratado con desayuno. Los demás gastos de alimentación deberán cubrirse con el anticipo Estos gastos deberán ser debidamente soportados con las respectivas facturas, para proceder a la legalización VIAJES INTERNACIONALES EXCLUYENDO CONVENCION Los viajes internacionales solamente serán aprobados por la Gerencia General. Se reconocerán los gastos de transporte utilizados en la ciudad visitada; se debe presentar la relación de los trayectos recorridos para la legalización. Los gastos de taxis en Colombia se regirán por lo establecido en la tabla del anexo 1. Los impuestos y demás gastos realizados deben estar soportados con facturas o estampillas LEGALIZACIÓN Una vez ejecutado el viaje, el Trabajador tendrá que legalizar el anticipo máximo según los cortes que se han establecido; anticipos girados y ejecutados del 1 al 25 de cada mes deberán ser legalizados máximo el 26 de cada mes, anticipos girados y ejecutados del 26 al último día de cada mes deberán ser legalizados el quinto día del mes siguiente. Adjuntando el F75 Informe del viaje y la Solicitud de reembolso de gastos de viaje F68 aprobado por el Jefe inmediato anexando los respectivos soportes para realizar la legalización del anticipo. El primer día de cada mes el área administrativa reportará a Gestión Humana los anticipos a legalizar por nomina correspondiente a Auxilios de hospedaje y desgate de vehículo para funcionarios que no tengan rodamiento. Para la legalización de los anticipos se debe tener en cuenta si el proveedor es un régimen común o simplificado, en caso de ser un régimen simplificado obligatoriamente debe adjuntar el Rut a la legalización para su creación en la base de datos; cuando sea un régimen común no será necesario siempre y cuando la factura cuente con las normas básicas de facturación. Ver anexo 3. En caso de estadías prolongadas, el trabajador deberá presentar legalizaciones parciales quincenalmente. Los trabajadores que no presenten las legalizaciones en los plazos previstos, perderán el derecho a presentarlas después, caso en el cual dichas sumas serán cargadas a la cuenta personal del trabajador para ser descontados por nómina. La legalización del viaje es obligatoria, así no se haya solicitado anticipo. No se entregarán nuevos anticipos si la legalización de los anteriores no ha sido presentada. En el caso de haber efectuado el viaje en un número menor de días al programado o no incurrir en gastos de transporte o alimentación porque estos hayan sido facilitados por otro trabajador

6 PROCEDIMIENTO Página 6 de 8 de CASAMOTOR, el trabajador debe hacer el reintegro a la caja general de la agencia del dinero no utilizado o se descontará del siguiente plan de viaje REEMBOLSO DE GASTOS Para la realización del reembolso, el trabajador deberá presentar la solicitud en el Formato F.68, anexando los soportes requeridos como facturas a nombre de CASAMOTOR S.A., (recibos con Nit o número de cédula de la persona que expide la factura). Este formato debe venir firmado por el jefe inmediato. Los soportes (facturas) deben estar a nombre de CASAMOTOR S.A. NIT En los casos que los soportes estén impresos en papel químico susceptibles de borrarse con el tiempo (peajes, facturas POS, etc.) debe sacarse fotocopia y anexarla junto con los originales. La legalización debe incluir la carátula original del tiquete y el pasa bordo de los 2 trayectos. Cuando sea tiquete virtual solo serán necesarios los 2 pasabordos. NO se aceptarán soportes cuyos documentos no sean legibles, con tachaduras o enmendaduras. Una vez revisado el área administrativa lo causa y se hace verificar del área contable. Si queda saldo a favor del trabajador se pasará a tesorería para proceder a pagarlo. Cuando se trate de reembolsos de gastos de viaje en todo caso deberán presentarse los soportes correspondientes y las retenciones se aplicaran cuando los pagos superen los montos para tal fin. Después de causar los gastos por MM, deben entregar en contabilidad el formato de legalización de anticipos, con el fin de hacer el respectivo cruce de la causación con el anticipo. En el caso de haber efectuado el viaje en un número superior de días o haber incurrido en gastos adicionales, el trabajador debe solicitar el reintegro al área administrativa previa aprobación del Jefe inmediato y adjuntando los soportes correspondientes INVITACIONES Las invitaciones que se reciban de otras compañías (clientes o proveedores) para viajes nacionales o internacionales no tendrán gastos de viaje si estos son cubiertos en su totalidad. Si la invitación contempla gastos parciales y CASAMOTOR debe pagar parte de los gastos de viaje, estos se regirán por esta política incluyendo los niveles de aprobación. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Anexo 1: TABLA DE LIQUIDACION DE MANUTENCION, MOVILIZACION Y HOSPEDAJE Anexo 2: Listado de Hoteles Anexo 3: Factura de venta. F19 Solicitud de anticipo a trabajadores.

7 PROCEDIMIENTO Página 7 de 8 F68 Solicitud de reembolso de Gastos de viaje F75 Informe de viaje 7. CAMBIOS RESPECTO DE LA VERSION ANTERIOR Se cambia el responsable de la gestión y compra de los tiquetes aéreos quedando en cabeza del área administrativa. Se aclara la forma de legalizar desplazamiento entre pueblos o a bordo de carretera caso en el cual el gasto deberá ser soportado con la copia de las planillas de visitas a clientes y ser relacionado en el formato F68 Solicitud de reembolso de Gastos de viaje a nombre del trabajador. Se cambia la forma de legalización de transportes (taxis) la cual se estaba haciendo con documento equivalente a factura, aclarando que en adelante no es necesario el uso de este documento y que solo se requiere una relación discriminada de los trayectos en los cuales se utilizó el servicio en el formato F68 Solicitud de reembolso de Gastos de viaje. Se incluyó los cortes y plazos de entrega de la legalización y de reembolso de gastos de gastos de viaje. Se cambia el día para el reporte de legalizaciones por nómina, quedando el primer día hábil de cada mes. Se especifica los requisitos para creación de proveedores en cuanto a las legalizaciones y reembolsos y se incluye el anexo 3 en el cual se muestra un modelo de factura para indicar los requisitos mínimos que deben poseer.

8 PROCEDIMIENTO Página 8 de 8 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cecilia Vargas Méndez Jenny Ovalle Juan Antonio Pérez María del Pilar Perdomo Gerente de Procesos y Control Interno Gerente administrativa Directora de Gestión Humana Gerente General ANEXO 3 MODELO DE FACTURA tanto no está sujeta a actualización.