Capítulo I Disposiciones Generales

Transcripción

1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", reunido en su sesión N 1628, Ordinaria, celebrada, el quince de junio del año dos mil cinco, en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el Numeral 23 del artículo 9 del Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado APROBO: Reglamento para el Registro y Asignación de Recursos de los Grupos Organizados de la UCLA Capítulo I Disposiciones Generales Artículo 1: Se define como Grupo Organizado, el conjunto de estudiantes de la UCLA, estructurados en función de un criterio u objetivo que comparten, para cumplir funciones de Apoyo Académico, Extensión, Investigación, Cultura, Deporte, Ecológicas, Religión o de cualquier otra índole en pro del beneficio de la comunidad. Artículo 2: En la UCLA existirá una Coordinación General de Grupos Organizados (GOUCLA), debidamente constituida y registrada ante la Dirección de Extensión de la UCLA. La misma será quien represente a las Coordinaciones de Grupos Organizados por Decanato o Núcleo. Artículo 3: Deberá existir por cada Decanato o Núcleo una Coordinación de Grupos Organizados que represente los grupos organizados existentes. Deberá estar integrada por los representantes de cada Grupo Organizado y un Profesor Asesor de la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo. Artículo 4: Los Grupos Organizados que en la actualidad cuentan con la aprobación de los Consejos de Decanato, también deberán regirse por este Reglamento para optar a la solicitud de Registro y Asignación de Recursos. Artículo 5: Todo Grupo Organizado para estar registrado y formalizado ante la UCLA, deberá cumplir con lo siguiente: a. Estar adscrito a la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo correspondiente. 1/7

2 b. Registrarse en la Coordinación de Extensión del Decanato o Dirección del Núcleo. Artículo 6: Los Grupos Organizados deberán tener un representante, quien los representará ante la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y en la Coordinación de Extensión del Decanato o Dirección del Núcleo. Artículo 7: Los representantes de la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo conformarán la Directiva de la Coordinación General de Grupos Organizados de la UCLA. Capítulo II Del Registro Formal de los Grupos Organizados Artículo 8: Todo Grupo Organizado deberá registrarse ante la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y en la Coordinación de Extensión del Decanato ó Dirección del Núcleo, para ello debe presentar los siguientes documentos: Comunicación dirigida a la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y al Coordinador de Extensión o Director del Núcleo, donde solicite ser reconocido formalmente como Grupo Organizado del decanato o núcleo correspondiente, en la cual deberá especificar el número de integrantes que lo conforman, las actividades a ejecutar como Grupo Organizado con el visto bueno de un Profesor Asesor del Grupo y del Profesor Asesor de la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo. Acta Constitutiva que contenga: Misión, Objetivo, Funciones, Justificación, nombre y cédula de identidad de sus integrantes y del representante, tiempo de duración de la Directiva y del representante, cronograma de actividades a ejecutar en el año y posibles recursos materiales que requieran. Artículo 9: Se define como: a. Profesor Asesor del Grupo, aquel que presta apoyo y asesoría al grupo organizado en relación al objetivo planificado. 2/7

3 b. Profesor Asesor de la Coordinación de Grupo Organizado ó Núcleo, aquel que administra, coordina y valida las actividades de los Grupos y es responsable de los equipos adquiridos para la Coordinación de Grupos Organizados ó Núcleo. Artículo 10: La revisión consideración y aprobación o aceptación del grupo, dependerá del análisis de los documentos consignados por el grupo, a la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y a la Coordinación de Extensión o Dirección del Núcleo. Artículo 11: La Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y la Coordinación de Extensión de cada Decanato o Dirección del Núcleo es la instancia responsable de llevar un registro de: Los Grupos Organizados existentes y de los profesores asesores por grupo. Los recursos financieros solicitados y recibidos por grupo del Vice Rectorado Administrativo y de otras unidades. Capítulo III De la Asignación y Distribución de los Recursos Asignados a los Grupos Organizados Artículo 12: La Coordinación de Extensión del Decanato o Dirección del Núcleo conjuntamente con las Coordinaciones de Grupos Organizados por Decanato o Núcleo y el profesor asesor de la Coordinación de Grupos Organizados, deberán realizar un análisis del cronograma de actividades pautadas por cada Grupo Organizado y establecer una distribución equitativa de los recursos financieros asignados por decanato o núcleo, y enviarlo al Vice Rectorado Administrativo, en la cual deberá mencionar nombre y cédula de identidad de los representantes de los grupos. Artículo 13: Al momento de elaborar la distribución equitativa de los recursos se podrá designar una cantidad para la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo para la adquisición de equipos que podrán utilizar los grupos, siempre y cuando se justifique la necesidad del mismo. 3/7

4 Artículo 14: Los grupos ó Coordinación de Grupos del Decanato ó Núcleo, debidamente registrados podrán solicitar, recursos financieros, al Vice-Rectorado Administrativo mediante una Comunicación. Los recursos que se entreguen a los representantes de Grupos Organizados deberán ser utilizados en la adquisición de materiales y suministros así como para gastos de servicios no personales y los recursos que se entreguen a las Coordinaciones de Grupos Organizados del Decanato ó Núcleo deberán ser utilizados en la adquisición de activos reales. Todas estas solicitudes de recursos deben estar en concordancia con la distribución recibida. Artículo 15: Toda comunicación de solicitud de recursos financieros debe: Tener una justificación. Ser firmada por: Representante del Grupo Organizado. Coordinador de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo. Visto bueno de los Profesores Asesores del Grupo y de la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato ó Núcleo. Visto bueno del Coordinador de Extensión del Decanato o Director del Núcleo. Artículo 16: Los Grupos Organizados que surjan y se registren en la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y en la Coordinación de Extensión ó Dirección de Núcleo posterior al momento de la distribución de los Recursos, podrán solicitar recursos financieros al año siguiente. Artículo 17: Aquellos Grupos Organizados que le surjan actividades que no hayan sido previamente planificadas o incluidas en el cronograma y requieran solicitar recursos financieros para la ejecución de dicha actividad, deberán justificar la necesidad del mismo ante la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y esta con el profesor asesor de la misma, respetando lo acordado por grupo, y de acuerdo a las características del evento y sujeto a la disponibilidad, decidirá, si existen los recursos, para dar o nó el visto bueno a la solicitud del grupo. 4/7

5 Articulo 18: Cuando la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo, realice compra de equipos, estos deberán ser donados a la UCLA, mediante una Acta de Donación a través del Departamento de Bienes Nacionales. La donación se hará al momento de la rendición de los recursos asignados y será tramitada por el Vice-Rectorado Administrativo utilizando las normas y procedimientos vigentes. Los equipos deberán ser ubicados en el área asignada por el Decanato o Núcleo a la Coordinación de Grupos Organizados, en caso de no existir ésta área física, deberán ser ubicados en la Coordinación de Extensión ó Dirección de Núcleo respectivamente. En caso de existir algún equipo que requiera ser ubicado en un lugar diferente al especificado anteriormente deberá justificarse ante el Vicerrector Administrativo y aprobado por éste. Artículo 19: El Coordinador de Extensión será responsable de los equipos que sean ubicados en la Coordinación de Extensión y el Profesor Asesor de la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo será responsable de los equipos ubicados en la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato ó Núcleo y para los equipos que sean ubicados en un área diferente será responsable el jefe de la unidad en la cual se ubicaron los equipos. Artículo 20: Los Grupos Organizados deberán actualizar anualmente ante la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato ó Núcleo y estos deberán remitir un informe a la Coordinación de Extensión o Dirección de Núcleo sobre el cronograma de actividades a ejecutar en el año. Capítulo IV De la Rendición de Cuenta Artículo 21: Los Representantes de Grupos Organizados ó Coordinación de Grupos Organizados por Decanato ó Núcleo deberán rendir cuenta al Vice-Rectorado Administrativo del uso dado a los recursos financieros que les fue entregado para la ejecución de sus actividades, aquellos que no rindan cuenta del dinero entregado, no podrán realizar una nueva solicitud hasta tanto no estén solventes con dicha rendición. 5/7

6 Las rendiciones deberán contar con el aval siguiente: a. Las realizados por los Representantes de Grupos Organizados : Coordinador de Grupos Organizados por Decanato ó Núcleo, Profesores Asesores (del Grupo y de la Coordinación de Grupos) y el Coordinador de Extensión del Decanato. b. Las realizadas por la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo: Profesor Asesor de la Coordinación de Grupos Organizado del Decanato o Núcleo y el Coordinador de Extensión del Decanato. Artículo 22: La rendición de cuenta debe ser realizada ante el Vice-Rectorado Administrativo con copia a la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo y a la Coordinación de Extensión ó Dirección de Núcleo, y deberá contener las facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT (que tengan RIT y NIT) y todos los comprobantes que soporten el gasto. Artículo 23: Los recursos que sean utilizados en la adquisición de materiales y suministros, servicios no personales y equipos diferente a lo expresado en la solicitud, deberán ser justificados con los avales correspondientes. Artículo 24: En caso de que algún Grupo Organizado cese en el cumplimiento de sus actividades, deberá ser notificado por escrito a la Coordinación de Grupos Organizados del Decanato o Núcleo para que éste en conjunto con la Coordinación de Extensión del Decanato o Dirección de Núcleo, realicen la redistribución de los recursos financieros y bienes y a su vez se informe al Vice-Rectorado Administrativo de la nueva distribución. Capítulo V Disposiciones Finales Artículo 25: El Decanato o Núcleo con el aval del Coordinador de Extensión ó Director de Núcleo facilitará la infraestructura física y mantenimiento requerido a la Coordinación de Grupos Organizados por Decanato o Núcleo para que estos se reúnan y planifiquen sus 6/7

7 actividades. Este espacio físico deberá ser administrado por la Coordinación de Grupos y establecerá un horario de uso para que todos los grupos del decanato o núcleo puedan tener acceso al mismo. Artículo 26: El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su aprobación y publicación en la Gaceta Universitaria, lo no dispuesto en ella será resuelto por el Consejo Universitario. Dado sellado y firmado en la sala de sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su sesión No. 1628, Ordinaria, celebrada el quince de junio del año dos mil cinco. Lic. Francesco Leone Durante Rector Prof. Nelly Velásquez Velásquez Secretaria General 7/7