Unidad de Planificación Institucional

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2 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: Ing. Ronny Rojas Cartín, MBA Ing. Vanessa Vargas Morera Analistas Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva Licda. Jeannette Masís Chacón, MBA. Jefatura Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva Licda. Cindy Coto Calvo Directora Dirección Ejecutiva 003 Fecha Vigencia: 3 de marzo de 2017

3 CSV Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial Dirección Ejecutiva 03 de marzo de de 319

4 Tabla de Contenidos Introducción Objetivo y campo de aplicación Términos y definiciones Organización Antecedentes e historia Estructura organizativa Matrices de alineación y fichas de procesos Metodología para la elaboración de las matrices de alineación y fichas de procesos Mapa Institucional de Procesos Matrices de Alineación Fichas de proceso Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora de documentos Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora de las matrices de alineación y fichas de proceso Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora del Manual de Procesos Distribución Incorporación de cambios Elaboración y control de los cambios Copias no controladas Referencias Anexos Anexo I. Guía Levantamiento Procesos Institucionales y Diseño Indicadores Anexo II. Oficio de aprobación de la Guía para el levantamiento de procesos institucionales y diseño de indicadores N DE , mediante acuerdo tomado en la sesión del 05 de enero del 2016 de Directores Internos Anexo III. Clasificación de Procesos por Área Organizacional Anexo IV. Clasificación por Tipo de Proceso de 319

5 Anexo V. Oficio Aprobación de Manual de Procesos del Cosevi, Versión de 319

6 Introducción Dirección Ejecutiva El establecimiento de procesos permite la transparencia en las operaciones, al hacer un uso efectivo de los recursos, para la obtención de resultados que contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Asimismo, su identificación permite a la organización, estandarizar las actividades que se llevan a cabo, con el propósito de facilitar su compresión y la adecuada ejecución de las mismas. Por otra parte, al incorporar indicadores que ayuden a la medición y control de los procesos, se cuenta con información que permite el seguimiento y la mejora continua, colaborando de esta manera a la gestión institucional y proporcionando a la sociedad costarricense, de una mayor calidad en los servicios brindados. El Consejo de Seguridad Vial reconoce la importancia de definir claramente los procesos institucionales, con el propósito de mejorar el cumplimiento de los objetivos y es por ello que, a través de la, se implementa el siguiente Manual de Procesos, que documenta el trabajo realizado durante la etapa final de su desarrollo, finalizada el 23 de diciembre de En este documento se detallan las fichas de procesos desarrolladas por las distintas áreas organizaciones, además de sus matrices de alineación, que evidencian la alineación del proceso con los objetivos institucionales, de forma que se mejore el rendimiento y la efectividad en la gestión institucional. 5 de 319

7 1. Objetivo y campo de aplicación Proporcionar al Consejo de Seguridad Vial de un Manual de Procesos, alineado a la estrategia institucional, que ayude al control, seguimiento y mejora continua de los mismos, con el fin de brindar al usuario un servicio más eficiente y eficaz. Este Manual aplica en todas las áreas organizativas del Consejo de Seguridad Vial, el alcance de esta versión es de etapa final e incluye ciento seis (106) procesos institucionales. 2. Términos y definiciones. Alcance: El proceso debe tener claramente definido cuál es su inicio y su final y que áreas abarca. En otras palabras son los límites del proceso. Se debe aclarar que el inicio corresponde a la primera actividad del proceso, en cambio el final corresponde a la última actividad del proceso. ATI: Asesoría en Tecnología de la Información. Cambio en versiones: Representa una modificación significativa en algún elemento que compone la herramienta utilizada (ficha de Proceso, ficha de procedimientos, Mapa Institucional de Procesos, Manual de Procesos, Manual de Procedimientos, entre otros). COSEVI: Consejo de Seguridad Vial. Dueño del proceso: Es el responsable que tiene a cargo la coordinación del proceso. Entradas: Son todos los insumos o requerimientos (tangibles o intangibles) que se necesitan para realizar la etapa de procesamiento, por ejemplo mano de obra, materiales, métodos previos, maquinaria y equipo, recursos económicos, infraestructura, insumos de ideas, datos o información previa., incluyendo formularios o documentos que sean insumo para la etapa de procesamiento. 6 de 319

8 Se recomienda codificar cada entrada de la siguiente forma: E1= entrada 1, E2= entrada 2 y así sucesivamente. Fundamento normativo: Son las disposiciones de carácter normativo o regulatorio (indicando el año de publicación) que establecen y delimitan el proceso y sus actos administrativos que lo componen. No implica la exclusión de normativa que de forma conexa, supletoria o remisoria que deba aplicarse. Indicadores: Se refiere al uso de mecanismos que se tienen para lograr monitorear el proceso (pueden ser a nivel de entradas, procesamientos o salidas). MIDEPLAN: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. MOPT: Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Objetivo general del proceso: Se debe indicar cuál es el objetivo general que pretende resolver el proceso en estudio (Utilizar verbos en infinitivo para el inicio de la descripción). Debe existir un alineamiento de dicho objetivo con los institucionales. Otro aspecto es incluir el propósito que pretende cumplir el proceso (el qué y el para qué). POI: Plan Operativo Institucional. Procesamiento: Se compone de actividades que son los pasos de forma lógica que se necesitan realizar para transformar las entradas en salidas, siguiendo el orden cronológico en que se genera el proceso (utilizar verbos en infinitivos para el inicio de la descripción de las actividades). Se recomienda codificar cada actividad de la siguiente forma: A1= actividad 1, A2= actividad 2 y así sucesivamente. Se debe indicar con flechas la secuencia lógica del orden de las actividades. Procesos de Medición, Análisis y Mejora: Son todos aquellos procesos necesarios para medir datos, para realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas y son una parte integral de los procesos estratégicos, sustantivos y de soporte (Inteco, 2004). 7 de 319

9 Procesos de : Son todos aquellos procesos para la provisión de los recursos y que son necesarios para la gestión de la organización (Inteco, 2004). Constituyen el apoyo a los procesos claves o fundamentales y contribuyen a su mejor funcionamiento (MIDEPLAN, 2007). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios internos. Procesos Estratégicos: Son los procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección (Inteco, 2004). Procesos Sustantivos: Son todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la organización (Inteco, 2004). Se consideran como claves ya que están ligados directamente con la realización del producto o con la prestación de servicio y que tienen gran impacto hacia el usuario, sin éstos no se pueden lograr los objetivos planteados. Atañen a diferentes áreas operativas del servicio, son las actividades esenciales del servicio, su razón de ser (MIDEPLAN, 2007). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios externos. Proveedores: Se tiene que definir el tipo de proveedor (interno o externo) que es el que suministra las entradas o insumos a la etapa de procesamiento. Se considera proveedor interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada proveedor de la siguiente forma: P1= proveedor 1, P2= proveedor 2 y así sucesivamente. Requisitos técnicos y ajustes menores: Se refiere al cumplimiento de los elementos establecidos en las matrices de alineación y fichas de procesos, de acuerdo a los requisitos planteados para su uso en la Guía para el Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores. Los ajustes menores permiten la modificación de algún contenido de la ficha de proceso o matriz de alineación, con el fin de aclarar términos o ajustarlos a conveniencia de la administración, sin que esto vaya en detrimento de los requisitos técnicos establecidos. 8 de 319

10 Salidas: Son todos los productos, servicios o resultados que se logran obtener después de la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada salida de la siguiente forma: S1= salida 1, S2= salida 2 y así sucesivamente. Usuarios: Se tiene que definir el tipo de usuario (interno o externo) que tiene el impacto directo de las salidas del proceso. Se considera usuario interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada usuario de la siguiente forma: U1= usuario 1, U2= usuario 2 y así sucesivamente. 3. Organización 3.1. Antecedentes e historia Según Planificación y Evaluación (2015): El Consejo de Seguridad Vial nace de un Proyecto de Ley, Expediente Nº 8062, presentado a la Asamblea Legislativa, de conformidad con el acta Nº 54 de la sesión extraordinaria celebrada por la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos el día 20 de junio de 1978, en la cual se discutió dicho proyecto. Como antecedentes se tiene que desde 1969, el Club Rotario empezó a estudiar el problema de la cantidad de accidentes de tránsito, remitiendo a la Asamblea Legislativa un proyecto de ley de tránsito. Este proyecto finalmente se constituyó en ley en 1973, por medio de la cual se crea el Seguro Obligatorio en Vehículos Automotores y se establecen una serie de disposiciones como las de las multas fijas que era una innovación en nuestro país, las cuales, se pagan directamente sin necesidad de tener que ir a juicio. Con este sistema se pretendía que quien recibiera una multa, la pagara directamente en las agencias bancarias, sin necesidad de llegar a juicio y esperar a que prescribiera el 9 de 319

11 asunto, pero el sistema no operó porque si bien la ley establecía que los bancos del Estado debían efectuar ese cobro, lo cierto es que no se les obligaba a hacerlo, y éstos no tenían interés porque no recibían ninguna comisión por ese servicio. De ahí, se varió la ley mediante una serie de reformas que salieron aprobadas en el año 1976, entre las cuales hay una reforma que establece que: las multas que se impongan en virtud de lo dispuesto en la presente ley, serán destinadas a la formación de un fondo que será utilizado para la financiación de un programa de prevención de accidentes de tránsito dentro del cual se incluye, de modo preferente, la adquisición de equipos y materiales para la Dirección General de Tránsito que serán empleados conforme lo señala este programa. Cuando se crea este fondo surge el problema: Quién administra ese fondo? El Poder Ejecutivo, en marzo de 1978, integró una Comisión mediante decreto en la que se establecía lo siguiente: Intégrese la Comisión Nacional de Seguridad Vial, organismo adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que tendrá por función el establecimiento de los procedimientos de uso y giro en contra de los fondos acumulados por infracciones de tránsito, etc.. Dicha Comisión la conformaba el Presidente Ejecutivo del Instituto Nacional de Seguros, el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y el Director de la Inspección de Tránsito. Esta Comisión integrada por el Poder Ejecutivo no podía administrar esos fondos, que se estaban acumulando por cuanto no le asignaban funciones a la Comisión. Dado que no se invertían los fondos, la Comisión quedó sin efecto y se continuó buscando la mejor forma de organizar la seguridad vial en el país. ( ) Mediante la Ley de Administración Vial Nº 6324, publicada en el Alcance Nº 4 de La Gaceta Nº 97 del 25 de mayo de 1979, se crea el Consejo de Seguridad Vial. Su creación respondió a la necesidad de dar un tratamiento 10 de 319

12 especializado, técnico, interdisciplinario y centralizado a un problema de salud pública, que para esa época ya manifestaba índices importantes de mortalidad en las vías (p. 9) Estructura organizativa La estructura orgánica actual del Consejo de Seguridad Vial, fue aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), mediante Resolución N PLAN de fecha 26 de abril de 2016 y se describe a continuación: 11 de 319

13 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES CONSEJO DE SEGURIDAD VIAL JUNTA DIRECTIVA N I V E L CONTRALORÍA DE SERVICIOS AUDITORIA INTERNA P O L Í T I C O ASESORÍA EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN EJECUTIVA ASESORÍA LEGAL PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIONES FINANCIERA LOGÍSTICA PROYECTOS DEPARTAMENTOS PRESUPUESTO CONTABILIDAD GESTIÓN Y DESARROLLO HUMANO SERVICIO AL USUARIO TESORERÍA SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES ASESORÍA LEGAL NIVEL POLÍTICO INSTANCIAS ASESORAS NIVEL DIRECTIVO UNIDAD ORGANIZATIVA UNIDAD ORGANIZATIVA LÍNEA AUTORIDAD FORMAL NIVEL OPERATIVO DEPARTAMENTOS UNIDAD O PROCESO TRANSITORIO LÍNEA DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO Aprobado por MIDEPLAN en Oficio DM Aprobado por MIDEPLAN en Oficio DM de fecha 19 de abril de Figura N 1. Organigrama del Consejo de Seguridad Vial Fuente: (MIDEPLAN, 2016) 12 de 319

14 4. Matrices de alineación y fichas de procesos 4.1. Metodología para la elaboración de las matrices de alineación y fichas de procesos Para la alineación de los procesos institucionales y el levantamiento de los mismos, se utiliza la Guía para el Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores, DP (Anexo I). Con oficio de aprobación DE , mediante acuerdo tomado en la sesión del 05 de enero del 2016 de Directores Internos (Anexo IV) Mapa Institucional de Procesos Una forma de representar las relaciones que existen entre los procesos organizacionales, es a través de la herramienta llamada Mapa de Procesos, la cual indica los cuatro tipos de procesos existentes en la institución (estratégicos/ sustantivos/ soporte/ medición, análisis y mejora). Según INTECO (2015) la organización debe: a) Determinar las entradas y las salidas esperadas de estos procesos; b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos; c) Determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos; d) Determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad; e) Asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos; (p.14) 13 de 319

15 De acuerdo a lo anterior, nace la justificación de crear el mapa institucional de procesos, el cual a nivel de diseño representa lo siguiente: 1. Los cuatro tipos de procesos actuales en la institución, a través de las figuras de un mecanismo de engranajes y poleas, que muestran las interacciones entre ellos. 2. La lista de codificación de los números y descripción de los procesos. 3. La lista de colores asociados con las áreas actuales de la organización (Administración Superior, Áreas de Staff y Direcciones). 4. Los procesos existentes por cada área organizacional, representados por un engranaje de menor tamaño al tipo de proceso asociado. 5. Las relaciones de inicio (asociado a los requerimientos de usuarios) y de final (asociado a la satisfacción de los usuarios) que deben tener los procesos sustantivos que atraviesan a toda la organización, representados por un mecanismo de manivela que da el sentido de la dirección. La forma de hacer la lectura de un proceso en particular dentro del mapa es la siguiente: 1. Se escoge el tipo de proceso en los espacios de los engranajes de mayor tamaño. 2. Se selecciona el área organizacional, de acuerdo al color asociado a la lista. 3. Se anota el número del proceso vinculado al área organizacional. 4. Se busca la descripción del nombre del proceso en la lista de codificación respectiva, de acuerdo al número seleccionado. 14 de 319

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17 4.3. Matrices de Alineación. Dirección Ejecutiva Número Área Organizacional Procesos Relacionados 1 Junta Directiva CSV , CSV Dirección Ejecutiva CSV , CSV , CSV , CSV Asesoría Legal CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV Control Interno CSV , CSV , CSV , CSV , CSV Contraloría de Servicios CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV , CSV ATI - Área de Proyectos CSV , CSV , CSV ATI - Área de Base de Datos CSV ATI - Área de Telemática y Redes CSV ATI Área de Técnico CSV Dirección de Proyectos CSV , CSV , CSV Dirección de Proyectos Área de CSV , CSV , CSV , CSV-10- Comunicación y Promoción 087, CSV , CSV , CSV Dirección de Proyectos - Área de CSV , CSV , CSV , CSV-10- Investigación y Estadística 097, CSV Dirección de Proyectos - Área de CSV , CSV , CSV , CSV-10- Fiscalización Técnica Vehicular Dirección Financiera CSV Dirección Financiera - Departamento de Presupuesto CSV , CSV ,CSV Dirección Financiera - Departamento de Contabilidad CSV Dirección Financiera - Departamento de Contabilidad - Unidad de Administración de CSV , CSV Bienes 19 Dirección Financiera - Departamento de Tesorería CSV , CSV , CSV Dirección Logística CSV , CSV Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario CSV Dirección Logística - Departamento de 22 Servicio al Usuario - Unidad Plataforma de Servicio al Usuario CSV , CSV Dirección Logística - Departamento de 23 Servicio al Usuario - Unidad de Registro de Multas y Accidentes CSV , CSV Dirección Logística - Departamento de CSV , CSV , CSV , CSV-10- Servicio al Usuario - Unidad de Impugnación 081 Dirección Logística - Departamento de 25 Servicio al Usuario - Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos CSV , CSV de 319

18 Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario - Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales - Unidad de Transportes Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales - Unidad de Servicios Administrativos Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Capacitación Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Desarrollo Dirección de Logística - Departamento de Suministros Dirección de Logística - Departamento de Suministros-Unidad de Licitaciones Dirección de Logística - Departamento de Suministros - Unidad de Contrataciones Directas Dirección de Logística Departamento de Suministros - Unidad de Administración de Materiales Dirección de Logística - Departamento de Suministros-Unidad de Trámite y Control Dirección Ejecutiva CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV CSV , CSV CSV CSV CSV CSV CSV , CSV de 319

19 Junta Directiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Direcciones internas del Cosevi Dirección Ejecutiva Secretaría de Junta Directiva Otros Entes externos(mopt, Acuerdos tomados por Junta Directiva Agenda de Junta Directiva Contraloría General de la República entre 1. Determinar las políticas y directrices generales, por Minuta de Junta Directiva 1.1. Determinación de políticas y directrices medio de las cuales se dirige y orienta la institución para Libro actualizado de Actas institucionales cumplir con las funciones propias en seguridad vial Informes de control presupuestario 1.2 Apoyo administrativo a Junta Directiva Oficios varios ( pago de dietas, viáticos, administrativos, entre otros) otros) Junta Directiva Dirección Ejecutiva Áreas internas del COSEVI Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República entre otros) Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana sociedad una cultura de seguridad que promueva la excelencia en el servicio y la vial satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas 4. Busca un mejoramiento en la permanentes de capacitación y actualización (técnica, condición y calidad de vida en los administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 18 de 319

20 Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de integren componentes de infraestructura, esfuerzos por medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y medio proyectos de seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial Minuta con acuerdos tomados Oficio de conocimiento y eventual ejecución de acuerdo de Junta Directiva Oficio de comunicado de Desarrollar, establecer y mantener 1. Supervisar y evaluar los programas de la ejecución de Acuerdo de Junta políticas que garanticen el manejo óptimo Institución conforme a los resultados. Directiva de todos los recursos asignados a su Acatar las recomendaciones de Junta gestión y de los proyectos de ejecución Directiva para el fortalecimiento, reajuste o Minuta con acuerdos tomados interorganizacional en materia de terminación de los mismos seguridad vial Proyectos tangibles materializados como resultado de acuerdos cumplidos Documento de asignación de labor a tramitar Resultados tangibles (documentos de respuestas aprobados) o intangibles (servicios realizados) 1.1 Análisis, Control y Seguimiento de la Gestión Institucional 1.2 Gestión de cumplimientos de acuerdos de Junta Directiva 1.3 Gestión de la coordinación de la seguridad vial del país 1.4 Apoyo administrativo a la Dirección Ejecutiva Direcciones internas del Cosevi Dirección Ejecutiva Destinario final que debe ejecutar el acuerdo de Junta Directiva Secretaria de Junta Directiva Miembros de la Comisión de Coordinación de Seguridad Vial del País Sociedad civil Funcionario competente para realizar la labor Áreas externas e internas del Cosevi 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 19 de 319

21 Asesoría Legal Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo 1. Es la organización de todos los recursos asignados a su formuladora de gestión y de los proyectos de ejecución políticas interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Contestación de la Denuncia o demanda Sentencia 1. Representar al Consejo de Seguridad Vial tanto en actividades jurisdiccionales Recursos judiciales como no jurisdiccionales, en aspectos Sentencia Ejecutada propias de la competencia de la oficina. En el caso de los primeros incluye tanto los Contestación de la Acción de procesos ejecutivos, penales, de tránsito, Inconstitucionalidad, del Recurso de laborales, contenciosos, constitucionales y Amparo, o del Habeas Corpus de cualquier otro en que se vea involucrada la institución; así como las coordinaciones con la Procuraduría General de la República en las materias en las cuales el Consejo no presenta personería jurídica para litigar de manera independiente. Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Acción de Inconstitucionalidad o Recurso de Amparo 1.2 Representación de la Institución Sentencia en los Procesos Constitucionales Solicitud de adición o aclaración de la sentencia Ejecución de la sentencia Respuesta a consulta de cumplimiento del plazo ordenado Contestación de demanda Sentencia Sentencia Ejecutada Demanda Judicial Sentencia Sentencia Ejecutada Informe aprobado por la jefatura, de investigación preliminar. 1.1 Representación de la institución en los Procesos Contencioso Administrativo, Penal y de Tránsito 1.3 Representación de la Institución en los "Procesos Laborales" 1.4 Representación de la institución en el "Proceso de Cobro Judicial" 1.5 Realización de investigaciones preliminares Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Administración interna o externa Administrados Administración interna o externa Administrados Administración interna o externa Administrados Administración interna o externa Administrados Órgano superior (administración interna o externa) Auto de apertura Resolución de recurso de revocatoria Informe de instrucción final Órgano Decisor (administración interna o externa) 2.2 Elaboración de criterios Criterio jurídico resultado de 2. Otorgar formato legal a las diferentes jurídicos, estudios legales y Administración interna estudio legal o borrador borradores gestiones y actividades administrativas de la institución (actividad contractual, criterios legales, actas institucionales, procedimientos administrativos de cualquier índole, pronunciamientos, convenios de cooperación, etc.) Documento aprobado por la Administración interna de inscripción, desinscripción o cambio de características de vehículos Documento aprobado por el Registro Nacional de inscripción, desinscripción o cambio de características de vehículos 2.1 Instrucción de Procedimientos Administrativos. 2.3 Elaboración de Inscripciones, Desinscripciones o Cambios de Características de Vehículos Parte y/o intervinientes Administración externa (Registro Nacional) Administración interna Trámites confeccionados con 2.4 Legalizar las actividades Área o Funcionario formato legal administrativas institucionales solicitante 2. Facilitadora, Promover, financiar y fiscalizar proyectos fiscalizadora e de ejecución inter - organizacional que integradora de integren componentes de infraestructura, esfuerzos por medio tecnología, salud y medio ambiente en del financiamiento de pos del favorecimiento de una cultura de proyectos de seguridad vial. seguridad vial 3. Crea, promueve y Desarrollar una estructura física, mantiene en la tecnológica y humana que promueva la sociedad una cultura excelencia en el servicio y la satisfacción de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de 4. Busca un capacitación, (técnica, administrativa y de mejoramiento en la cultura organizacional) dirigidos al condición y calidad de desarrollo personal del grupo humano que vida en los habitantes conforma la organización. del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 20 de 319

22 Control Interno Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Informe de resultados final Sociedad Civil Informe final del seguimiento Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Instrumento del Índice de Gestión Institucional aplicado Junta Directiva 1. Contribuir a fortalecer la Disposiciones pendientes gestión Dirección Ejecutiva institucional, en coordinación con la Unidades Ejecutoras del Cosevi Administración Activa, por medio de la Informe de resultados 1.1. Promoción del Índice de Gestión Institucional (IGI) Auditoría Interna aplicación de un cuestionario actualizado del ïndice de Gestón Institucional (IGI) Minuta de reunión y de seguimiento Contraloría General de la República Informe de resultados del Modelo de Junta Directiva 2. Promover en la administración activa Madurez Dirección Ejecutiva la Valoración de Riesgos asociados a Instrumento de Autoevaluación 2.1. Autoevaluación del Sistema de Unidades Ejecutoras del Cosevi los objetivos y metas institucionales para cumplimentado Control Interno Institucional Auditoría Interna ubicar al Cosevi en un nivel de riesgo aceptable Informe de autoevaluación del Contraloría General de la República Sistema de Control Interno institucional 3.Valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Inteno, mediante Archivo digital actualizado con la Promover, financiar y fiscalizar 3.1. Seguimiento de informes de la promoción del seguimiento de las información del seguimiento 2. Facilitadora, proyectos de ejecución Auditoría Interna actividades de control en la fiscalizadora e integradora interorganizacional que integren Informes de resultados del administración activa de esfuerzos por medio del componentes de infraestructura, seguimiento financiamiento de proyectos tecnología, educación, salud y medio de seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial Informe preliminar sobre el diagnóstico de las PSI 4. Propiciar en la administracion el seguimiento de los informes de Auditoría Interna, con le propósito de que sean atendidas las recomendaciones Información remitida por las Unidades Ejecutoras del Cosevi Minutas de trabajo y planes de acción 4.1 Seguimiento de las Políticas de establecidos Seguridad de la Información Sociedad Civil Junta Directiva Dirección Ejecutiva Unidades Ejecutoras Auditoría Interna Entes fiscalizadores externos CG y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI Comité Gerencial y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI Jefaturas de áreas internas del Cosevi Usuarios internos que los soliciten (Auditoria Interna y Direcciones, entre otros) Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) CG y Comité Gerencia de Tecnología CG y Comité Gerencia de de Información CGTI Tecnología de Información CGTI Jefaturas de áreas internas del Cosevi Jefaturas de áreas internas del 5. Coordinar con la administración activa mación CGTI Cosevi el seguimiento de las Politicas de 5.1 Seguimiento de las Políticas de Usuarios internos que los soliciten Seguridad de la Información para que Usuarios internos que los soliciten Seguridad de la Información (Auditoria Interna y Direcciones, entre se implementen las acciones (Auditoria Interna y Direcciones, entre otros) otros) corerspondientes Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia cultura de seguridad vial en el servicio y la 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 21 de 319

23 Contraloría de Servicios Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar 2. Facilitadora, proyectos de ejecución inter fiscalizadora e integradora organizacional que integren de esfuerzos por medio del componentes de infraestructura, financiamiento de proyectos tecnología, educación, salud y medio de seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) 1. Atender oportunamente las gestiones que presenten los usuarios ante la Contraloría de Servicios con el fin de procurar la solución y orientación de las mismas. 2. Promover mejoras en los trámites y procedimientos de los servicios que presta el Cosevi para el mejoramiento continuo e innovación. Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Oficio de consulta y atención de la gestión Comunicado al usuario de solicitud de explicaciones Comunicado al usuario del 1.1 Atención de solicitud de gestión de resultado final de la gestión usuarios de servicios institucionales presentada Oficio a las Áreas relacionadas sobre aspectos a corregir o mejorar Documento de definición de los servicios institucionales a evaluar Documentos de solicitud de información adicional de los servicios institucionales a evaluar Informe de la condición de los servicios institucionales evaluados Documentos de comunicación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados Informe de seguimiento de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. 2.1 Elaboración y seguimiento de mejoras y recomendaciones en los servicios institucionales Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Usuarios externos que presentaron la solicitud de gestión Áreas relacionadas con la gestión Jerarca y/o titulares subordinados Secretaría Técnica de Sistema Nacional de las Contralorías de Servicios. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 22 de 319

24 Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos 1. Es la organización asignados a su gestión y de los formuladora de políticas proyectos de ejecución interorganizacional materia de en seguridad vial Documento Plan Estratégico de la Junta Directiva Seguridad Vial Dirección Ejecutiva 1.1 Formulación del Plan Estratégico Direcciones Generales del MOPT Entes Externos (CCSS, Cruz Roja, Acuerdo de Junta Directiva de la para la Seguridad Vial INS, aprobación del Plan respectivo Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) Sociedad Civil Guía de levantamiento de procesos y Dirección Ejecutiva diseño de indicadores 1.2 Levantamiento y seguimiento de Registro de control de procesos Direcciones internas del Cosevi procesos institucionales institucionales Áreas ejecutoras de procesos Manual de Procesos Institucionales Informe de las propuestas de 1.3.1Junta Directiva y Dirección Ejecutiva organizacional institucional Comunicados de aval de la propuesta emitidos por : Junta Directiva, Ministro del sector y del área de Planificación de la 1.3 Diseño y seguimiento de la institución Direcciones internas del Cosevi organización institucional Comunicado de la aprobación definitiva de la propuesta emitido por MIDEPLAN 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes infraestructura, de tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una satisfacción total del usuario. Promover cultura de seguridad vial el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, en la condición y calidad de administrativa y de cultura vida en los habitantes del organizacional) dirigidos al desarrollo país personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 1. Promover procesos de planificación como un instrumento de gestión institucional que permita apoyar la toma de decisiones actuales y futuras de la institución para adecuarse a los cambios y a las demandas que le impone el entorno, así como para la identificación de prioridades y asignación de recursos en seguridad vial en correspondencia con una estructura organizativa acorde con esos procesos Comunicados de seguimiento sobre la Entes externos (MIDEPLAN, MOPT, entre implementación aprobada otros) Informes técnicos 1.4 Elaboración y seguimiento de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva Comunicados de seguimiento estudios técnicos de planificación Áreas interesadas Comisión de formulación, seguimiento, Guía para la formulación, control y control y evaluación del plan operativo - seguimiento del Plan Operativo - Presupuesto presupuesto institucional Institucional Unidades ejecutoras 1.5 Formulación del Plan Operativo Dirección Ejecutiva Instituciona Planificación sectorial del MOPT Plan Operativo - Presupuesto Entes externos (Contraloría General de la Institucional aprobado República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Informe de Seguimento y/o Resultados Unidades ejecutoras del Plan Operativo Institucional Dirección Ejecutiva Planificación sectorial del MOPT 1.6 Evaluación del Plan Operativo Oficio de remisión de la Evaluación a Entes externos (Contraloría General de la Institucional. entes externos República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Planificación Sectorial del MOPT Dirección Ejecutiva Informe de Seguimento y/o Resultados Planificación sectorial del MOPT del Plan Estratégico en Seguridad Vial y sus 1.7 Seguimiento, Control y Evaluación del Consejo Sectorial del MOPT metas en concordancia con el Plan Nacional Plan Estatégico de Seguridad Vial Entes externos (Contraloría General de la de Desarrollo. República, Mideplan, Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria, entre otros) Metodología de perfil de proyectos de Comisión de formulación, seguimiento, inversión pública (prefactibilidad o factibilidad control y evaluación del plan operativo - ), contenida en la.guía para la formulación, presupuesto institucional. control y seguimiento del Plan Operativo Formulación, control, evaluación y Unidades ejecutoras. registro de Proyectos de Inversión Dirección Ejecutiva Programa de Inversión Pública Pública Planificación sectorial del MOPT. Institucional aprobado e incorporado en el Entes externos (Contraloría General de la Banco de Proyectos de Inversión Pública. República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Comisión de formulación, seguimiento, control y evaluación del plan operativo - presupuesto institucional Acciones estratégicas en materia de 1.9 Formulación de las acciones Unidades ejecutoras. seguridad vial. (Programa, proyectos, metas, estratégicas de seguridad vial del Plan Dirección Ejecutiva. líneas de intervención), contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo Planificación sectorial del MOPT. Nacional de Desarrollo Entes externos (Contraloría General de la República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Planificación Sectorial del MOPT Dirección Ejecutiva Informe de Seguimento y/o 1.10 Evaluación de las acciones Junta Directiva Resultados del programa de seguridad vial y estratégicas de seguridad vial del Plan Consejo Sectorial del MOPT. sus metas establecidas en el PND. Nacional de Desarrollo Entes externos (Contraloría General de la República, Mideplan, Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria, entre otros). 23 de 319

25 ATI Área de Proyectos Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) Plan Estratégico de TI (PETIC) Plan Táctico de TI (PETAC) Dirección Ejecutiva Cuadro de Mando Integral (BSC) Junta Directiva Procedimiento de actualización del PETIC Comité General Informático Plan de divulgación del PETIC 1.1 Formulación, actualización, revisión y ejecución de la Estrategia Oficio de acuerdo de Junta Tecnológica Institucional. Directiva con la aprobación del plan Entes externos: Contraloría estratégico tecnológico y sus General de la República componentes Portafolio de Proyectos 1. Realizar acciones para mantenerse a la actualizado y Proyectos implementados. vanguardia respecto a los cambios y Documento de Iniciativas de Unidades Ejecutoras del actualizaciones de las TI para su oportuna proyectos de TIC correctamente Cosevi implementación en la institución. formuladas Documentos de Priorización y Comité Gerencial selección de proyectos TIC Informático Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, Oficio de Aprobación de la de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora priorización y selección de proyectos integre componentes de infraestructura, 1.2 Elaboración y actualización del Administrador del Portafolio TIC por parte del Comité Gerencial Portafolio de Proyectos TIC. Informático (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial Portafolio de TIC actualizado y aprobado Oficios de Comunicación formal institucional del Portafolio de TIC aprobado Borradores de Actas Constitutivas Equipos de trabajo formalizados Desarrollar una estructura física, Actas Constitutivas definitivas tecnológica y humana que promueva la 3. Crea, promueve y aprobadas excelencia en el servicio y la satisfacción mantiene en la sociedad una Planes de Proyectos, artefactos total del usuario. Promover el uso de 2. Brindar soporte y asesoría técnica a cultura de seguridad vial de gestión, sitio colaborativo del tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así proyecto, cartel y Orden de Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para compra/contrato. mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y Orden de Inicio / oficio de 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, operaciones compromiso en la condición y calidad de administrativa y de cultura organizacional) Minuta de reunión de apertura vida en los habitantes del dirigidos al desarrollo personal del grupo firmada país humano que conforma la organización Sitio colaborativo actualizado 2.1 Elaboración, actualización y aprobación de la Planificación de proyectos de TI Junta Directiva Directores de los Proyectos de TI Dirección ATI Interesados del Proyecto Directores de Proyectos de TI 24 de 319

26 ATI Área de Base de Datos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia en el servicio y la satisfacción cultura de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de tecnologías de punta en el desarrollo de la Seguridad Vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, en la condición y calidad de vida en los habitantes del país 1. Brindar soporte y asesoría técnica a todas las unidades usuarias del Cosevi; así como a las Direcciones Adscritas, para garantizar la continuidad de los servicios y operaciones administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización Objetos de base de datos correctamente implementados y funcionando Requerimiento de servicio de base de datos resuelto Usuario Interno de COSEVI 1.1 Diseño, creación, control y Usuario Externos de mantenimientos de base de datos COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 25 de 319

27 ATI Área de Telemática y Redes Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, Red de datos operando en Usuario Interno de COSEVI tecnológica y humana que promueva la óptimas condiciones 3. Crea, promueve y excelencia en el servicio y la satisfacción mantiene en la sociedad una total del usuario. Promover el uso de 1. Brindar soporte y asesoría técnica a cultura de seguridad vial tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así Requerimiento de servicio de red 1.1 Diseño, implementación, de datos resueltos Usuario Externos de Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para evaluación y monitoreo de redes de COSEVI: Direcciones Adscritas, mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y datos. Poder Judicial, ICD, INS, Registro capacitación y actualización (técnica, operaciones 4. Busca un mejoramiento Nacional, Colegio de Médicos, administrativa y de cultura organizacional) Reporte técnico de la operatividad en la condición y calidad de TSE, Migración, Sistema Bancario dirigidos al desarrollo personal del grupo de red de datos. vida en los habitantes del Nacional, entre otros humano que conforma la organización. país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 26 de 319

28 ATI Área de Técnico Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, Usuarios internos del Cosevi 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia en el servicio y la satisfacción cultura de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de 1. Brindar soporte y asesoría técnica a Solicitudes de órdenes de tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así 1.1 Administración de las consultas, Usuarios externos del servicio, peticiones e incidentes Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para peticiones e incidentes de la Mesa de Cosevi: Direcciones Adscritas, resueltos a satisfacción de clientes mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y Servicios e Incidentes Poder Judicial, ICD, INS, Registro internos y externos 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, operaciones Nacional, Colegio de Médicos, en la condición y calidad de administrativa y de cultura organizacional) TSE, Migración, Sistema Bancario vida en los habitantes del dirigidos al desarrollo personal del grupo Nacional, entre otros país humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 27 de 319

29 Dirección de Proyectos Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia cultura de seguridad vial en el servicio y la 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Promover, financiar y fiscalizar 2. Facilitadora, proyectos de ejecución inter 2. Brindar seguimiento a los casos de fiscalizadora e integradora organizacional que integren personas que por cumplimiento de de esfuerzos por medio del sentencia penal realizan servicio de utilidad financiamiento de proyectos de seguridad vial componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 1. Realizar coordinación, implementación y fiscalización de diversas actividades que respondan al proceso de reacreditación de conductores pública a la luz de la reforma 8696 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres 7331 y sus normas conexas 3. Formular la propuesta para el Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral según las necesidades detectadas Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Documento de propuesta metodológica del curso de reeducación y sensibilización vial Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Entes autorizados para impartir el curso Guía metodológica validada del 1.1 Diseño, implementación y curso de reeducación y sensibilización Dirección de proyectos fiscalización de los cursos de vial reeducación y sensibilización vial Registro de instructores Usuarios externos que capacitados presenten acumulación de puntos Informes de control de cursos o suspensión de licencia de de reeducación y sensibilización vial conducir Documento de Proyecto del cumplimiento del servicio de utilidad pública Director de Proyectos Protocolo de atención de usuarios que realizan el servicio de utilidad pública 2.1. Supervisión del cumplimiento Expedientes personales del servicio de utilidad pública Notificaciones a entes judiciales Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y gestión administrativa propios del Área Informe del diagnóstico Propuesta metodológica del programa Manuales y material didáctico del Programa Registros de Capacitaciones Base de datos del Programa Informes de control 3.1. Diseño,Implementación y Seguimiento del Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral Usuario Externo (conductores que presenten una sentencia penal afín al tema y juzgados) Usuario externo facilitadores Sociedad Civil población meta) Director de Proyectos 28 de 319

30 Dirección de Proyectos Área Comunicación y Promoción Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 1. Generar los procesos de comunicación, promoción y mercadeo social sobre los componentes humanos, técnicos, sociales, culturales y educativos de la seguridad vial en el ámbito interno y externo de la institución (local y nacional) con la finalidad de contribuir en la construcción de una nueva cultura vial Documento de la Guía para implementar proyectos del PES Documentos de incorporación al PES firmados Registro de capacitación impartidas del PES y certificado de participación Documento del diagnóstico y del proyecto a implementar Informes de control del PES Documento base para el desarrollo de la estrategia creativa de la campaña Informe de resultados de la conceptualización con los usuarios meta de la campaña Especificaciones técnicas de contratación de la empresa productora Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de Dummy Campaña producida Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de la campaña Documentos con contenidos curriculares de las materias de Estudios Sociales y Educación para el Hogar (Primaria) y Cívica y Educación para la Vida Cotidiana (Secundaria) Libros de Brigada Vial (primaria) y Guía para el Docente (Secundaria) Guías Didácticas de Seguridad Vial en idiomas Cabécar-Bribri, Malecu, Térraba, Bruncaj y Ngäbe Instrumentos de diagnóstico y seguimiento Material didáctico y promocional Empresas privadas o instituciones públicas interesadas en el PES Proveeduría Empresa Productora Docentes y estudiantes de Primaria y Secundaria Informes de control de CES Dirección de Proyectos Boletines de prensa para medios masivos o Usuarios de redes sociales regionales Publicación informativa en redes sociales 1.4. Desarrollo de acciones informativas en Medios informativos masivos para medios masivos materia de seguridad vial, a medios de Organización de actividades de prensa, con comunicación masivos y regionales Medios informativos regionales medios masivos y regionales Informes de control en materia de Sociedad civil comunicación Plan Anual de Trabajo del Programa de Municipalidades Asistencia Municipal en Seguridad Vial 1.5. Diseño, implementación y seguimiento del Diagnóstico y plan de acción de los Otras Instituciones Públicas Programa Asistencia Municipal en Seguridad cantones intervenidos involucradas en el tema de Seguridad Vial Vial Informes de evaluación del Programa de Sociedad civil Asistencia Municipal en Seguridad Vial Direcciones internas del Cosevi Usuarios de la vía seleccionados en el Cosevi segmento meta Organizaciones y Empresas privadas, Municipalidades, Organismos Contratista externo 1.6.Pauta y evaluación de Campañas masivas internacionales, Sector Salud, Policía de de comunicación en seguridad vial Tránsito, Grupos organizados de Motociclistas Medios de comunicación masiva Junta Directiva Dirección Ejecutiva Cosevi Comisión Formuladora Institucional Empresa Productora Plan Presupuesto 1.1. Diseño, implementación y seguimiento del Programa Empresas Seguras 1.2. Diseño y producción de Campañas de comunicación, promoción y mercadeo social para proyectos de seguridad vial 1.3. Diseño, implementación y seguimiento del Programa de Centros Educativos Seguros 1.7. Diseño y producción de materiales de seguridad vial Empresas privadas o instituciones públicas incorporadas en el PES Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos Sociedad civil Voluntariado de Organizaciones y Empresas privadas (ALIARSE), Oficiales de Tránsito Municipales y Promotores Municipales, Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos CFIA, Policía de Tránsito, Grupos organizados de Motociclistas Parque de Diversiones, Parque de instrucción vial Karen Olsen, Escuela del Hospital Nacional de Niños Dirección de Proyectos Organizaciones privadas o públicas afín al tema Usuarios del sistema de tránsito Dirección de Proyectos Departamento de Proveeduría 29 de 319

31 Dirección de Proyectos Área de Investigación y Estadística Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto/Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Determinar los diferentes componentes de seguridad vial mediante investigaciones, estudios y auditorías, para identificar los factores de intervención que coadyuven en Desarrollar, establecer y mantener políticas que la reducción de las víctimas de accidentes de tránsito 1. Es la organización formuladora garanticen el manejo óptimo de todos los recursos de políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución 2. Introducir la calidad del dato en coordenadas cuando interorganizacional en materia de seguridad vial. se atienden accidentes de tránsito provenientes de equipo Hand Held en la delegación Central de Turrialba y Cartago para contar con la ubicación en las bases de datos que se utilizan para generar estadísticas y análisis espaciales Comisión Ministerial de Seguridad Vial Documento Anuario Estadístico de Accidentes de Tránsito, y Oficio de aprobación y Junta Directiva Cosevi remisión del Anuario Estadístico 3.1 Proceso de generación de anuario Dirección de Proyectos estadístico de accidentes de tránsito Unidades Ejecutoras (Dirección General de Educación Vial, Dirección General de Policía de Tránsito, Dirección Oficio de aprobación y remisión del Anuario General de Ingeniería de tránsito) Estadístico Municipalidades Organismos Internacionales al que 3. Establecer y mantener datos de accidentes de pertenece COSEVI tránsito para el monitoreo de los avances en los Sociedad Civil indicadores de mortalidad y accidentalidad del país, así como de los factores presentes Area de Promoción Dirección ejecutiva Documento estadísticas de muertos en el Dirección General de Policía de sitio publicado Tránsito Observatorio Iberoamericano de 3.2 Generación de estadísticas de muertos en Seguridad Vial el sitio Investigadores del Cosevi Area de Planificación Presentación de resultados Dirección General de Educación Vial Sociedad civil Auditoría interna Comisión Ministerial de Seguridad Vial Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial Junta Directiva Cosevi Dirección de Proyectos Unidades Ejecutoras (Dirección General de Educación Vial, Dirección Documento de investigación a divulgar 4.1 proceso de generación de investigaciones General de Policia de Tránsito,Dirección en materia de seguridad vial. General de Ingeniería de tránsito) Municipalidades Organismos Internacionales al que pertenece COSEVI Sociedad Civil Comisión Ministerial de Seguridad Vial Junta Directiva Cosevi 4. Determinar la distribución de los accidentes de Dirección de Proyectos tránsito en Costa Rica del año 2014, para ajustar los Cartografía de seguridad vial planes, proyectos, así como, las medidas a intervenir en Unidades Ejecutoras (Dirección 4.2 Generación de cartografía de accidentes de seguridad vial General de Educación Vial, Dirección tránsito y entidades espaciales General de Policía detránsito, Dirección General de Ingeniería de tránsito) Municipalidades Organismos Internacionales al que Informe de análisis espacial pertenece COSEVI Sociedad Civil Área de Comunicación y Promoción Dirección ejecutiva Dirección General de Policía de Tránsito Documento de análisis de datos de 4.3 Generación de indicador de prevalencia de Observatorio Iberoamericano de generador de Indicador calculado alcohol Seguridad Vial Área de Planificación Dirección General de Educación Vial Sociedad Civil 5. Desarrollar un Observatorio de Seguridad Vial para contar con un sistema de información que permite monitorear y crear insumos para la política nacional de seguridad vial, así como analizar la pertinencia de las acciones implementadas a partir del seguimiento de los indicadores del sistema de tránsito, mediante la recopilación y análisis de datos. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana 3. Crea, promueve y mantiene en la que promueva la excelencia en el servicio y la sociedad una cultura de seguridad satisfacción total del usuario. Promover el uso de vial tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, 4. Busca un mejoramiento en la administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al condición y calidad de vida en los desarrollo personal del grupo humano que conforma la habitantes del país organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 30 de 319

32 Dirección de Proyectos Área de Fiscalización Técnica Vehicular Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Documento de aportes de mejoras al servicio de IVE al manual de procedimientos y al proceso de fiscalización Oficio de acciones correctivas al proceso de IVE propuestas por la prestataria Director de Proyectos Empresa prestataria del servicio de IVE Informes de Fiscalización de la IVE Oficio de aprobación de la Dirección de Proyectos de las acciones correctivas 1.1 Gestión de la evaluación y control del servicio de Inspección vehicular (IVE) Junta Directiva Información dirigida a Junta Directiva para la toma de decisiones en cuanto a IVE Informe dirigido a Junta Directiva sobre resultados de fiscalización de la IVE Sociedad Civil. 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Contribuir a garantizar que el servicio que preste el contratista del servicio de revisión técnica, se realice con apego a los lineamientos del contrato, y al interés público, de tal forma que permita mejorar la seguridad en las carreteras y a la protección del medio ambiente. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial Expediente actualizado de la consulta Dirección de Proyectos Documento de asignación de investigación Borrador preliminar de respuesta a consulta Respuesta definitiva escrita a Usuarios ante solicitud realizada Informes gráficos de situación y tendencias de las labores realizadas por las ATFV Usuarios del servicio de la IVE que presenten consultas Instituciones públicas y privadas que presenten consultas Empresa prestataria del Servicio de IVE Departamentos del COSEVI que hayan presentado consultas Colaboradores de ATFV Minutas de reunión 1.3 Medición, análisis y mejora de la Encargado de la ATFV gestión del Área de Fiscalización Técnica Planes de Acción para mejora continua Vehicular Director de Proyectos Oficios de advertencia para mejora de aspectos detectados. 1.2 Atención de consultas, quejas denuncias de usuarios del servicio de inspección Empresa prestataria del servicio de IVE Promover el mejoramiento de la seguridad vial de Borrador de Manual de IVE los vehículos y del usuario con la finalidad de reducir la severidad de los accidentes de tránsito, mediante la actualización del Manual de Revisión Técnica Vehicular de acuerdo con las actualizaciones de la normativa y nuevas tecnologías Manual de IVE aprobado 2.1 Elaboración y actualización del manual de IVE Dirección Ejecutiva Directos de Proyectos Empresa prestataria de IVE Otros entes externos (Instituciones, agencias o sociedad civil) Junta Directiva Sociedad Civil MOPT 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. Promover el fortalecimiento de la fiscalización técnica en carretera, mediante la coordinación en conjunto con la policía de tránsito para la implementación de acciones de control, con la finalidad de reducir la severidad de los accidentes de tránsito. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 31 de 319

33 Dirección Financiera Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución interorganizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 1. Planificar y formular presupuestariamente, la oportuna recaudación de los recursos financieros, su asignación, el registro y control de estos, así como la generación de informes, reportes financieros y la evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos Informe de Estudio Financiero 1.1 Análisis Financiero Dirección Ejecutiva Junta Directiva Departamento de Servicios Generales Departamento de Proveeduría Asesoría Legal. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional), dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 32 de 319

34 Dirección Financiera Departamento de Presupuesto Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización Documento con la asignación del control previo de aprobación presupuestaria 1.1 Control y seguimiento de la ejecución presupuestaria Informe de Ejecución Presupuestaria 1. Planificar y formular y/o Liquidación Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y de estos, así como la Informe de Ejecución Presupuestaria 1.2 Control y Seguimiento de fuentes de proyectos de seguridad vial medio ambiente en pos del generación de informes, de Ingresos ingreso institucional favorecimiento de una cultura de reportes financieros y la seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos Documento con el Presupuesto 1.3 Formulación del presupuesto Institucional institucional Unidad Ejecutora Departamento de Tesorería - Departamento de Proveeduría Junta Directiva Entes Externos (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria) Dirección Financiera Dirección Ejecutiva Junta Directiva Entes Externos (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria) Unidades ejecutoras Comisión Formulación y Seguimiento Plan Operativo Presupuesto Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría) (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 33 de 319

35 Dirección Financiera Departamento de Contabilidad Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Planificar y formular Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su Informe Financiero, con los cuatro integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control 1.1 Elaboración de los Estados Financieros Estados Financieros principales, notas y medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y de estos, así como la del Consejo de Seguridad Vial auxiliares proyectos de seguridad vial medio ambiente en pos del generación de informes, favorecimiento de una cultura de reportes financieros y la seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Usuarios Internos: Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y el Departamento de Presupuesto del COSEVI Usuarios Externos: Dirección General de la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, la Autoridad Presupuestaria y Público en General. 34 de 319

36 Dirección Financiera Departamento de Contabilidad Unidad de Administración de Bienes Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Oficio Activos Agotados / Oficio de Reclasificación 1. Planificar y formular Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la Listado de Bienes por Funcionario proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y de estos, así como la Informes de Bienes proyectos de seguridad vial medio ambiente en pos del generación de informes, favorecimiento de una cultura de reportes financieros y la Cronograma con responsables y seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y lugares donde se realizar dicho inventario anual de los mismos Reporte de Inventario Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) 1.1 Registro y control de bienes muebles e inmuebles institucionales Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Depto. de Contabilidad Funcionarios Responsables o jefaturas (COSEVI y Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial) Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Contabilidad Nacional Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y Contabilidad Departamento de Contabilidad Responsable del bien y/o jefatura inmediata Oficios para la presentación 1.2 Inventario de los bienes muebles e Relaciones Laborales MOPT justificación de los bienes faltantes inmuebles institucionales Oficios de solicitud de apertura de Dirección Ejecutiva procedimientos administrativos Informe Anual de Inventario Ministerio de Hacienda Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 35 de 319

37 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Archivo digital para pago de Tesorería Nacional proveedores Documentos físicos de pago a 1.1 Autorización del pago de bienes y Departamento de Proveedores servicios contratados por el COSEVI Contabilidad Informe de control de egresos Departamento de institucionales Presupuesto Dirección Financiera Departamento de 1. Planificar y formular Contabilidad Informe de control de Ingresos Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la oportuna 1.2 Registro de los Ingresos institucionales Departamento de institucionales. proyectos de ejecución recaudación de los recursos Presupuesto 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren financieros, su asignación, el Área de Análisis Financierointegradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, registro y control de estos, así Dirección Financiera. medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y medio como la generación de informes, Dinero por concepto de pago de proyectos de seguridad vial Usuario interno ambiente en pos del favorecimiento reportes financieros y la viáticos, vales de caja chica y reintegro por Usuario exteno de una cultura de seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y doble pago de infracciones, matricula de Unidades ejecutoras anual de los mismos. cursos de educación vial y licencia Dirección General de Policía Oficios de solicitud de reintegro de 1.3 Realización de pagos o reintegros por de Tránsito, Ingeniería de Tránsito dinero a fondo de caja chica Fondo de Caja Chica y Educación Vial Informe de trámites y pagos Depto. Presupuesto realizados Depto. Contabilidad Tesorería Informe de Arqueos y saldo en libros Nacional/Dirección Financiera Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva 3. Crea, promueve y mantiene la excelencia en el servicio y la en la sociedad una cultura de satisfacción total del usuario. seguridad vial Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de cultura condición y calidad de vida en los organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 36 de 319

38 Dirección de Logística Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Informe técnico realizado por el Dirección Ejecutiva personal asistente Dirección de Logística Oficio de remisión del informe técnico Departamentos de la Documento con el plan de las Dirección de Logística acciones de los Departamentos de la Comisión Plan Operativo de Dirección de Logística. 1. Gerenciar estratégicamente la adquisición de materiales Presupuesto Informe de cumplimiento del Plan 1.1 Ejecución y seguimiento de informes de la Desarrollar, establecer y mantener políticas que y suministros, la gestión y el desarrollo humano, los Departamentos de la Operativo Institucional, de la Dirección de Dirección Logística. 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos servicios de apoyo al usuario interno y externo mediante el Dirección de Logística Logística. 1.2 Análisis, ejecución y seguimiento de políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución uso eficiente de los recursos para coadyuvar con las Dirección Ejecutiva Documento de las directrices y directrices y lineamientos relativos a todas las interorganizacional en materia de seguridad vial. unidades ejecutoras en el cumplimiento de sus objetivos y Auditoria Interna lineamientos emitidos.(enfocados a los áreas de la Dirección de Logística. metas Otros Entes externos (MOPT objetivos organizacionales de la Dirección y sus órganos escritos, Secretaria de Logística). Técnica de la Autoridad Actas, minutas de reuniones o planes Presupuestaria, Poder Judicial, de acción, atinentes al tema (enfocados a Municipalidades, MIDEPLAN entre los objetivos organizacionales de la otros). Dirección de Logística). Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana 3. Crea, promueve y mantiene en la que promueva la excelencia en el servicio y la sociedad una cultura de seguridad satisfacción total del usuario. Promover el uso de vial tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, 4. Busca un mejoramiento en la administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al condición y calidad de vida en los desarrollo personal del grupo humano que conforma la habitantes del país organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 37 de 319

39 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país 1. Incluir y facilitar la descarga en el Desarrollar una estructura física, Sistema Integrado de Infracciones tecnológica y humana que promueva las boletas de citación, tanto de multa Documento de recibido de las la excelencia en el servicio y la fija como de accidentes; actualizar y boletas de citación. satisfacción total del usuario. facilitar las aplicaciones necesarias Promover el uso de tecnología de para actualizar los registros en sus punta enel desarrollo de la seguridad cambios de estado, según las vial. Diseñar, establecer y mantener resoluciones administrativas y programas permanentes de sentencias judiciales; incluir los datos capacitación y actualización (técnica, de las los partes oficiales de tránsito Boletas archivadas en sus respectivas cajas. administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. en el Sistema de Accidentes; y efectuar el trámite de los accidentes de tránsito ante las autoridades judiciales que ven la materia 1.1 Archivo de las boletas de citación manuales Usuarios Internos: Usuario Interno: Unidad de Registro de Multas y Accidentes, Unidad de Impugnaciones, Unidad de Plataforma de Servicios, Asesoría Legal, Dirección de Proyectos, Unidad de Placas y Vehículos Usuario Externo: Organismo de Investigación Judicial (OIJ), Juzgados de tránsito, Dirección General de Policía de Tránsito 38 de 319

40 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Plataforma de Servicio Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Certificaciones de: trabajo, infracciones al día, placas detenidas, Usuario Externo. puntos del conductor Listado de infracciones, copia de impugnaciones y/o expedientes Depto. Tesorería resuelto, copia de boletas de Desarrollar una estructura física, citación. 1.1 Atención de solicitudes, consultas tecnológica y humana que promueva Documento de prescripción de y trámites del usuario, en la Unidad Unidad de Impugnaciones de la excelencia en el servicio y la 1. Brindar un servicio al usuario en boletas. de Plataforma de Servicio de San Boletas de Citación satisfacción total del usuario. forma oportuna, eficaz y veraz, en Documento de devolución de José Promover el uso de tecnología de materia de registro y tramitación de dinero punta enel desarrollo de la seguridad boletas de citación; de recepción de Documentos de impugnación Jefatura Depto. Servicio al vial. Diseñar, establecer y mantener impugnaciones y trámites de con número de expedientes asignado Usuario programas permanentes de devolución de placas y vehículos capacitación y actualización (técnica, detenidos; conforme lo dispuesto en Informes de trámites administrativa y de cultura la Ley de Tránsito por Vías Públicas realizados organizacional) dirigidos al desarrollo Terrestres y Seguridad Vial N personal del grupo humano que Documento de ordenes de conforma la organización. devolución de placa, vehículo y/o 1.2 Gestión de la devolución placas o licencia detenida emisión de ordenes de entrega de (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) vehiculos y/o licencias detenidas, en Usuario Externo Placa (s) metálica (s) o la Unidad de Plataforma de Servicio documento de certificación de placa de San José destruida. 39 de 319

41 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Registro de Multas y Accidentes Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Departamento de Servicio al Usuario Sistema Integrado de Infracciones actualizado en relación al recibido de la información. 1.1 Recolección y descarga de los Usuarios Externo 1. Incluir y facilitar la descarga en el datos levantados por los oficiales de Poder judicial Desarrollar una estructura física, Sistema Integrado de Infracciones tránsito de Delegación Central y Proceso de Control interno de tecnológica y humana que promueva las boletas de citación, tanto de multa Corredor 5 (Zurquí), UCR y la Unidad de registro de multas y la excelencia en el servicio y la fija como de accidentes; actualizar y Sistema de Reportes de Municipalidades. accidentes satisfacción total del usuario. facilitar las aplicaciones necesarias Boletas Digitales Dirección General de Policía de Promover el uso de tecnología de para actualizar los registros en sus Tránsito punta enel desarrollo de la seguridad cambios de estado, según las Municipalidades vial. Diseñar, establecer y mantener resoluciones administrativas y programas permanentes de Departamento de Servicio al sentencias judiciales; incluir los datos capacitación y actualización (técnica, Usuario de las los partes oficiales de tránsito administrativa y de cultura Usuarios Externos en el Sistema de Accidentes; y Sistema Integrado de 1.2 Migración, análisis y actualización organizacional) dirigidos al desarrollo Poder Judicial efectuar el trámite de los accidentes Infracciones actualizado en relación a de la información de las boletas personal del grupo humano que Proceso de Control interno de de tránsito ante las autoridades las boletas provenientes del Sistema confeccionadas en los Equipos conforma la organización. la Unidad de registro de multas y judiciales que ven la materia de Reportes de Boletas Digitales Móviles, descargadas en el Sistema accidentes Informe de Labores de Reportes para Boletas Digitales Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica 40 de 319

42 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Impugnaciones Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Documento de Orden de 1.1 Emisión de órdenes de entrega Plataforma de Servicio. Entrega emitida. para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por Jefatura del Departamento de Reporte de órdenes emitidas. parte de la oficina de Impugnaciones Servicio al Usuario Resolución final del Recurso de 3. Resolver los recursos de Usuario externo. Desarrollar una estructura física, Impugnación. inconformidad contra las boletas de 1.2 Resolución de los Recursos de tecnológica y humana que promueva Unidad de Registro de Multas y citación interpuestas al tenor del Oficio de solicitud de impugnación presentados ante la la excelencia en el servicio y la Accidentes. artículo 152 de la Ley de Tránsito por modificación de sanción en el oficina de Impugnaciones de San satisfacción total del usuario Jefatura del Departamento de Vías Públicas Terrestres, ante la Sistema de Infracciones. José contra las boletas de citación Promover el uso de tecnología de Servicio. Unidad de Impugnaciones de Boletas por multa fija. punta enel desarrollo de la seguridad Comisión Institucional de de Citación del Consejo de Informe de Labores. vial. Diseñar, establecer y mantener Teletrabajo. Seguridad Vial, artículo 162 ante las programas permanentes de Usuario Externo o Unidad de Unidades de Impugnaciones de Documento de Orden de 1.3 Emisión de órdenes de entrega capacitación y actualización (técnica, Custodio de Placas y Vehículos boletas de citación del Consejo de Entrega emitida. para la devolución de placas, administrativa y de cultura licencias y vehículos detenidos por Detenido Seguridad Vial. Así como, la emisión organizacional) dirigidos al desarrollo de órdenes para la devolución de parte de las oficinas de la Unidad de Jefatura del Departamento de personal del grupo humano que Reporte de órdenes emitidas. placas, licencias y resolver los Impugnación a nivel regional Servicio al Usuario. conforma la organización. reclamos administrativos interpuestos Resolución final del Recurso de Impugnación Informe de Labores. 1.4 Resolución de los recursos de impugnación presentados ante las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las boletas de citación Usuario externo Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 41 de 319

43 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Salida de Placa Detenida Oficio de placa destruida/duplicada/encontrada Certificación de placas entregadas a Registro Nacional (para desecho Vehículo Detenido para donación Informes de gestión 1.2 Ingreso, custodia y salida de vehículos detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Usuario externo / Plataforma de Servicios OIJ Desarrollar una estructura física, 1.1 Ingreso, custodia y salida de tecnológica y humana que promueva placas detenidas, en la Unidad de la excelencia en el servicio y la Custodia de Placas y Vehículos 1. Brindar un servicio al usuario en satisfacción total del usuario. forma oportuna, eficaz y veraz, en Placa para desecho por Detenidos Promover el uso de tecnología de Registro Nacional materia de registro y entrega de vencimiento de custodia punta enel desarrollo de la seguridad placas de matrícula detenidas y vial. Diseñar, establecer y mantener vehículos detenidos, conforme lo Informes de gestión programas permanentes de dispuesto en la Ley de Tránsito por capacitación y actualización (técnica, Vías Públicas Terrestres y Seguridad administrativa y de cultura Usuario externo Vial N Salida de Vehículo Detenido organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Ministerio Público y Poder Judicial Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo 42 de 319

44 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Acta de retiro de placas Documento de avalúo de los vehículos a donar Oficio para gestionar la devolución de las placas, la eliminación de las infracciones y existencia de boletas impugnadas Publicación en Gaceta de Vehiculos a donar Expediente completo de los vehículos a 1.1 Donación de vehículos detenidos por donar Multa Fija según Ley de Tránsito Oficio con el listado de los vehículos a desinscribir Acta de donación Carta de compromiso firmada por el donatario Acta de desarme y entrega de los vehículos donados Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1.Agilizar y maximizar el proceso de donación y/o garanticen el manejo óptimo de todos los recursos remate de los vehículos y motocicletas detenidos, Informes de gestión de las donaciones asignados a su gestión y de los proyectos de conforme a lo estipulado en el Artículo 155 de la ley de vehículos que se han realizado ejecución interorganizacional en materia de de Tránsito No Expediente completo de los vehículos a seguridad vial. rematar Documento de avalúo de los vehículos a rematar Publicación en Gaceta de vehiculos a rematar Oficio para gestionar la devolución de las placas, la eliminación de las infracciones y existencia de boletas impugnadas Oficio con información de remate para Proveeduría Institucional Oficio con el listado de los vehículos a desinscribir Acta de entrega del vehículo rematado y consulta registral Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial Informes de gestión de los remates efectuados 1.2 Remate de vehículos detenidos por Multa Fija según Ley de Tránsito Unidad de placas Usuarios externos ( acreedores ) Unidades solicitantes Registro Nacional Auditoría Interna Usuario externo (donatario) Dirección de Logística OIJ ( en caso de problemas de identificación vehicular de VIN) Unidad de placas Unidades solicitantes Usuarios externos ( interesados en remate) Departamento de Proveedurìa Usuario externo( adjudicado en remate) Dirección de Logística Auditoría Interna OIJ ( en caso de problemas de identificación vehicular de VIN) 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 43 de 319

45 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Documento con las especificaciones técnicas requeridas Formulario de solicitud de materiales Documento con estudio técnico de selección de proveedor limpieza, mantenimiento de zonas verdes y Documento de fiscalización del servicio ascensor, transporte, fotocopiado, Documento para trámite de pago del Desarrollar, establecer y mantener políticas que audiovisuales, placas detenidas, servicio contratado garanticen el manejo óptimo de todos los recursos bibliotecología, custodia de documentos, Documento de Revisión de la obra asignados a su gestión y de los proyectos de mantenimientos preventivo y correctivo de terminada ejecución interorganizacional en materia de los edificios, de la maquinaria y equipo Documentos de capacitación en materia seguridad vial. de archivo Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación en seguridad y vigilancia, varios, construcción de obras. Además de apoyar la ejecución de las competencias establecidas en la modificación de la Ley de Tránsito Registro de documentación recibida Informes de gestión 1.2 Recepción y custodia de documentos del archivo institucional Departamento de Proveeduría 1.1 Gestión y fiscalización de la Departamento de administración de obras civiles en Presupuesto construcción, remodelación y/o mantenimiento Empresas contratadas Dirección de Logística Todas las áreas internas que utilicen el archivo Jefatura del Departamento de Servicios Generales Todas las áreas externas que soliciten documentos del archivo (OIJ, Contraloría, MOPT, y Archivo Nacional, entre otros) 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 44 de 319

46 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Unidad de Transportes Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Registro de la asignación del vehículo y/o Usuarios internos del Cosevi conductor 1.1 Tramitación y asignación del servicio 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación Documentos de solicitud de viáticos del institucional de transportes Departamento de Tesorería en seguridad y vigilancia, limpieza, mantenimiento conductor asignado Desarrollar, establecer y mantener políticas que de zonas verdes y ascensor, transporte, fotocopiado, Registro de revisión y control de los Mecánicos de la unidad de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos audiovisuales, placas detenidas, bibliotecología, 1. Es la organización vehículos institucionales transportes asignados a su gestión y de los proyectos de custodia de documentos, mantenimientos preventivo Bitácora del vehículo institucional con los formuladora de políticas ejecución interorganizacional en materia de y correctivo de los edificios, de la maquinaria y Conductores asignados del Cosevi respectivos registros de control seguridad vial. equipo varios, construcción de obras. Además de 1.2 Revisión y control del transporte Orden de trabajo ( verbal o escrita) de apoyar la ejecución de las competencias institucional asignado mantenimiento preventivo o correctivo Unidad de Transportes establecidas en la modificación de la Ley de tránsito. vehicular Informe de gestión de área de transportes Jefatura del Depto. de Servicios Generales 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. 45 de 319

47 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Unidad de Servicios Administrativos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación en seguridad y vigilancia, limpieza, mantenimiento de zonas verdes y ascensor, transporte, fotocopiado, audiovisuales, placas detenidas, bibliotecología, custodia de documentos, mantenimientos preventivo y correctivo de los edificios, de la maquinaria y equipo varios, construcción de obras. Además de apoyar la ejecución de las competencias establecidas en la modificación de la Ley de Tránsito Documento con las especificaciones técnicas requeridas Formulario de solicitud de materiales Documento con estudio técnico de selección de proveedor Documento de fiscalización del servicio Documento para trámite de pago del servicio contratado 1.1 Gestión y fiscalización de servicios institucionales de limpieza y vigilancia Departamento de Proveeduría Departamento de Presupuesto Empresas contratadas Documento de devolución de facturas por incumplimiento de requisitos (oficio, correo electrónico entre otros) Formulario de solicitud de cheque para 1.2 Verificación y tramitación de los pagos Municipalidades pago de Servicios Públicos y Municipalidades Comprobante del pago efectuado del servicio publico y Municipales (Boucher, estado de cuenta entre otros Entidades de Servicios Públicos (AyA, ICE, CNFL, RACSA) Departamento de Presupuesto 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 46 de 319

48 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Capacitación Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gesión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Agenda de Solicitudes de capacitación Comisió de Becas para la Comisión de Becas Documentos de análisis preliminar de las Funcionarios solicitantes de la solicitudes de capacitaci{on recibidas Capacitación Unidad de Control del Depto. De Acta de la Comisión de Becas 1.1 Aprobación de capacitaciones Gestión y Desarrollo Humano Desarrollar una estructura física, tecnológica y (tipo:abierta y cerrada) para los funcionarios Documento de acuerdo de la Comisión humana que promueva la excelencia en el servicio y cubiertos por el Regimen de Servicio Civil Dirección Financiera de Becas la satisfacción total delusuario. Promover el uso de 1. Brindar las facilidades de capacitación atinentes a Oficio de tramitación de pago de CECADES ( Dirección General de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad un mejor desarrollo de las actividades de seguridad capacitaciones efectuadas Servicio Civil) vial. Diseñar, establecer y mantener programas vial, enmarcadas dentro del Plan Institucional de Informes de Gestión de capacitaciones Jefatura del Depto. De Gestión y permanentes de capacitación y actualización Capacitación y al Plan Nacional de Desarrollo. realizadas Desarrollo Humano (técnica, administrativa y de cultura organizacional) Documento Formulario de Carrera dirigidos al desarrollo personal del grupo humano profesional y Resolución de Carrera que conforma la organización. Profesional Informes Trimestrales de la Gestión sobre el reconocimiento de Carrera Profesional. 1.2 Reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional Unidades de Control y de Sostenimiento y jefatura del Depto. Gestión y Desarrollo Humano CECADES ( Dirección General de Servicio Civil) Funcionarios solicitantes del beneficio del COSEVI 47 de 319

49 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Sostenimiento Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (Dirección/Depto./Unidad) 1.Desarrollo de todas las actividades concernientes a la administración de salarios de todo el personal del Consejo de Seguridad Vial (planilla quincenal, aguinaldo, salario escolar, estudio de anualidades, constancias y certificaciones de Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Informe de aplicación y ejecución de las horas reportadas Documento de certificación salarial Informes de gestión de certificaciones confeccionadas salarios, cálculos de prestaciones legales, Archivo digital sinpe y administración de incentivos y oficio del pago de salarios beneficios, aplicación y reporte Reporte digital y fìsico de de deducciones, control de las deducciones aplicadas embargo y pensiones Validación digital de recibo alimenticias, cálculo de tiempo de envío de salarios para INS extraordinario Reporte digital de salarios para la CCSS Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Nómina de pago de 1.1 Revisión, control y pago de tiempo extraordinario Tiempo extraordinario de la institución Oficio de devolución de reporte de tiempo extraordinario Oficio de entrega de certificación confeccionada Reporte detallado de la información de la nómina salarial 1.2 Confección de certificaciones salariales institucionales 1.3 Elaboración y seguimiento de la nómina salarial institucional Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Jefatura DGDH Servidores Unidad Ejecutora del proyectos C.C.S.S I.N.S Departamentos de Presupuesto, Tesorería y Asociaciaciones solidaristas, cooperativas Jefatura DGDH Funcionarios públicos de la planilla institucional Exfuncionarios públicos de la planilla institucional Otros entes externos (poder Judicial, CCSS, INS, Contraloría General de la Republica, entre otros) Departamento de Presupuesto y Contabilidad Departamento de Tesorería Funcionarios pagados por COSEVI Entes deductores Instituto Nacional de Seguros Caja Costarricense de Seguro Social Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter organizacional que fiscalizadora e integradora integren componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Estudio técnico (oficio, certificación, constancia, reporte de la información solicitada) Nómina de pago por diferencias salariales Reporte o informe de pago por resoluciones administrativas o judiciales 1.4 Elaboración y análisis de estudios técnicos relativos a materia salarial Jefatura DGDH Funcionarios solicitantes pagados por el Cosevi Departamento de Presupuesto y Contabilidad Administración superior Otros entes externos (Poder Judicial,Contraloría General de la República, entre otros) 48 de 319

50 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Control Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, fiscalizadora de ejecución inter organizacional que e integradora de esfuerzos integren componentes de infraestructura, por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Buscar un mejoramiento de la condición y calidad de vida en los habitantes del país. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Sistema actualizado de declaración jurada de bienes. 1.1 Análisis, inclusión y Contraloría General de la Declaración Jurada. asesoramiento para la presentación República Informes de gestión. de las declaraciones juradas de Funcionario declarante Base de datos de puestos bienes ante la Contraloría General Auditoría. actualizada. de la República Unidad de Control Comprobante de entrega de Declaración Jurada Informe de inconsistencias de registro de asistencia Oficios de comunicación de inconsistencias al funcionario Informe sobre el uso de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. 1. Mantener el control de la totalidad de los puestos con que cuente la institución, de tecnología de punta en el desarrollo de la manera que no existan vacantes para seguridad vial. Diseñar, establecer y abocar todo el recurso a los proyectos de Acciones de personal mantener programas permanentes de seguridad vial en que se encuentren aprobadas. capacitación y actualización (técnica, ubicados Registro de bitácoras de envío administrativa y de cultura organizacional) de acciones de personal. dirigidos al desarrollo personal del grupo Listados de envíos de acciones humano que conforma la organización. de personal a la Dirección General de Servicio Civil. 1.2 Control de Asistencia institucional. 1.3 Confección, aprobación y distribución de acciones de personal Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Funcionarios que presentan inconsistencias en el registro de asistencia Auditoría Direccion Ejecutiva Dirección General de Servicio Civil Unidades del DGDH Funcionarios interesados Solicitudes aprobadas de movimiento de recursos humanos respectivo Funcionarios y ex Solicitudes no aprobadas de funcionarios. movimiento de recursos humanos 1.4 Gestión de las solicitudes de Directores, jefes, respectivo. movimiento de recursos humanos. encargados Informes de Gestión (Oficios, Unidades del DGDH. certificaciones, estudios, registros de bases de datos actualizada, entre otros). 49 de 319

51 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Desarrollo Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Resultados de pruebas aplicadas a los interesados, dependiendo de su modalidad Nóminas, dependiendo de su modalidad Comunicado al interesado (telegramas, correos electrónicos y llamadas telefónicas) Oficio de notificación a las jefaturas 1.1 Reclutamiento y Selección de Personal involucradas para las entrevistas, Expediente de personal Notificación al interesado de su nombramiento (por escrito y por medio de llamada telefónica). Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la 1. Implementar el 100% de los requerimientos del satisfacción total del usuario. Promover el uso de Recurso Humano en cumplimiento con las tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. disposiciones de la Dirección General del Servicio Civil Informe de Evaluación del Desempeño Diseñar, establecer y mantener programas para la clasificación de puestos, análisis ocupacional y según formato de la DGSC., permanentes de capacitación y actualización (técnica, reclutamiento y selección de personal. Control y Registro de asistencia de presentación del administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al generación de informes a nivel ocupacional. Modelo aprobado, desarrollo personal del grupo humano que conforma la Modelo Preliminar de Evaluación del organización. Desempeño, Cronograma de actividades del Proceso de 1.2 Evaluación del Desempeño del Recurso Evaluación del Desempeño, Humano Institucional Formularios de Evaluación del Desempeño a completar por cada jefatura, Oficio de comunicación de inconsistencia en los formularios de evaluación del Desempeño, Oficio de entrega de los resultados de evaluación del desempeño a las unidades interesada Los participantes en el concurso o postulantes dependiendo de la modalidad Jefaturas interesadas en la contratación Otros entes involucrados ( Depto. de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, RACSA, Unidad de Control, entre otros) Los participantes en el proceso de Evaluación del Desempeño, Jefaturas interesadas en la Evaluación de cada funcionario, Unidades interesadas, Dirección General de Servicio Civil y otras instituciones gubernamentales interesadas en la correcta Evaluación del Desempeño y su respectivo proceso, Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 50 de 319

52 Dirección de Logística - Departamento de Suministros Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Autorización de inicio del trámite de contratación (correo electrónico, oficio, entre otros) Registros de monitoreo (verbales, escritos, entre otros) Informes de avance, ejecución y finales 1.1 Monitoreo de la ejecución de compras institucionales Unidades internas del Depto. Suministros Unidad Ejecutoras Internas y Externa (Dirección General de Policía de Tránsito, Dirección General Ingeniería de Tránsito, Dirección General de Educación Vial) Dirección Ejecutiva / Dirección Financiera / Dirección de Logística 51 de 319

53 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Licitaciones Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Cartel inicial y/o definitivo de procesos licitatorio Unidad ejecutoras internas y externas Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades Fe de Erratas, aclaraciones y/o Usuarios Externos: Oferentes o 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, modificaciones al cartel Adjudicatarios integradora de esfuerzos por 1.1 Gestión de proveeduría por medio de componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de Documento con acuerdo de licitaciones. educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial recomendación final de la adjudicación, Sociedad Civil favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. declaratoria infructuosa y/o desierta. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional 52 de 319

54 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Contrataciones Directas Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Cartel inicial y/o definitivo de procesos de contratación directa Unidad ejecutoras internas y externas Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e Aclaraciones y/o modificaciones al Usuarios Externos: Oferentes o ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, integradora de esfuerzos por cartel. 1.1 Gestión de proveeduría por medio de Adjudicatarios componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de Contrataciones Directas educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus Recomendación final de la adjudicación, proyectos de seguridad vial Sociedad Civil favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. declaratoria infructuosa y/o desierta 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Adjudicación Final Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional 53 de 319

55 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Administración de Materiales Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Acta preliminar y definitiva de recibo de bienes y materiales Dirección Financiera. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e Documento de Entrada de materiales ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, integradora de esfuerzos por Notificación para retiro de bienes y 1.1 Recibo, almacenamiento y entrega de componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de materiales. bienes y materiales institucionales educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial Boleta de asignación favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas Documento de Salida de bienes y materiales Documento de orden de pago 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Solicitantes internos y externos de bienes y servicios Unidad de Administración de bienes Informes de control del área Departamento de Suministros. 54 de 319

56 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Trámite y Control Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gesión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Expediente de investigación Fiscalizador del contrato Documento traslado de cargos al 1.1 Gestión de la resolución del Unidad Solicitante adjudicatario cumplimiento contractual institucional Resolución Administrativa suscrita Unidad Interesada Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, Comunicado para ejecución de sanción integradora de esfuerzos por Adjudicatario componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que correspondiente. medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas Borrador de contrato o adenda Asesoría Legal Documento traslado del borrador del Adjudicatario contrato o adenda 1.2 Elaboración y seguimiento de: contratos Contrato o adenda definitivo de mayor cuantía y adendas Unidad Interesada Fiscalizador del contrato o adenda Comunicado del contrato o adenda definitivo Proveedor Institucional 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 55 de 319

57 Código 4.4. Fichas de proceso Nombre de Proceso Dirección Ejecutiva Tipo de Proceso Área Organizacional Relacionada CSV Determinación de políticas y directrices institucionales Estratégico Junta Directiva CSV Apoyo administrativo a Junta Directiva Junta Directiva CSV Análisis, Control y Seguimiento de la Gestión Medición, Análisis Institucional y Mejora Dirección Ejecutiva CSV Gestión de cumplimientos de acuerdos de Junta Directiva Dirección Ejecutiva CSV Representación de la institución en los Procesos Contencioso Administrativo, Penal y de Tránsito Asesoría Legal CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Instrucción de Procedimientos Administrativos Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Seguimiento de informes de Auditoría Interna Atención Solicitud de gestión de usuarios de servicios institucionales Análisis y elaboración de mejoras y recomendaciones en los servicios institucionales Formulación, actualización, revisión y ejecución de la Estrategia Tecnológica Institucional Elaboración y actualización del Portafolio de Proyectos TIC Elaboración, actualización y aprobación de la Planificación de proyectos de TI Diseño, creación, control y mantenimientos de base de datos Diseño, implementación, evaluación y monitoreo de redes de datos Administración de las consultas, peticiones e incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes Formulación del Plan Estratégico para la Seguridad Vial Levantamiento y seguimiento de procesos institucionales Diseño, implementación y fiscalización de los cursos de reeducación y sensibilización vial Supervisión del cumplimiento del servicio de utilidad pública Diseño, implementación y seguimiento del Programa Empresas Seguras Diseño y producción de Campañas de comunicación, promoción y mercadeo social para proyectos de seguridad vial Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Estratégico Estratégico Medición, Análisis y Mejora Sustantivo Sustantivo Sustantivo Sustantivo Asesoría Legal Control Interno Control Interno Contraloría de Servicios Contraloría de Servicios ATI ATI (Área de Proyectos) ATI (Área de Proyectos) ATI (Área de Base Datos) ATI (Área de Telemática y Redes) ATI (Área de Técnico) Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) 56 de 319

58 CSV Generación de Anuario Estadístico de Dirección de Proyectos (Área Sustantivo Accidentes de Tránsito de Investigación y Estadística) CSV Dirección de Proyectos (Área Gestión de la evaluación y control del servicio Sustantivo de Fiscalización Técnica de Inspección vehicular (IVE) Vehicular) CSV Dirección de Proyectos (Área Atención de consultas, quejas denuncias de de Fiscalización Técnica usuarios del servicio de inspección vehicular Vehicular) CSV Análisis Financiero Dirección Financiera CSV Control y seguimiento de la ejecución Dirección Financiera (Depto. presupuestaria Presupuesto) CSV Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Dirección Financiera (Depto. institucional Presupuesto) CSV Elaboración de los Estados Financieros del Dirección Financiera (Depto. Consejo de Seguridad Vial Contabilidad) CSV Dirección Financiera (Depto. Registro y control de bienes muebles e Contabilidad -Unidad de inmuebles institucionales Administración de Bienes) CSV CSV Inventario de los bienes muebles e inmuebles institucionales Acreditación del pago de bienes y servicios a proveedores CSV Registro de los Ingresos institucionales CSV CSV CSV CSV CSV CSV Ejecución y seguimiento de informes de la Dirección Logística. Análisis, ejecución y seguimiento de directrices y lineamientos relativos a todas las áreas de la Dirección de Logística. Atención de solicitudes, consultas y trámites del usuario, en la Unidad de Plataforma de Servicios de San José Gestión de la devolución de placas o emisión de órdenes de entrega de vehículos y/o licencias detenidas, en la Unidad de Plataforma de Servicios de San José Recolección y descarga de los datos levantados por los oficiales de tránsito de Delegación Central y Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades. Migración, análisis y actualización de la información de las boletas confeccionadas en los Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes para Boletas Digitales. CSV Archivo de las boletas de citación manuales. CSV Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos Dirección Financiera (Depto. Contabilidad -Unidad de Administración de Bienes) Dirección Financiera (Depto. Tesorería) Dirección Financiera (Depto. Tesorería) Dirección Logística Dirección Logística Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad Plataforma de Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad Plataforma de Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario -Unidad de Registro de Multas y Accidentes) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Registro de Multas y Accidentes) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Depto. Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Impugnaciones) 57 de 319

59 CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. Resolución de los Recursos de impugnación presentados ante la oficina de Impugnaciones de San José contra las boletas de citación por multa fija. Ingreso, custodia y salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Ingreso, custodia y salida de vehículos detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Donación de vehículos detenidos por Multa Fija según Ley de Tránsito 9078 Remate de vehículos detenidos por Multa Fija según Ley de Tránsito 9078 Gestión y fiscalización de la administración de obras civiles en construcción, remodelación y/o mantenimiento. Recepción y custodia de documentos del archivo institucional Tramitación y asignación del servicio institucional de transportes Revisión y control del transporte institucional asignado Gestión y fiscalización de servicios institucionales de limpieza y vigilancia. Verificación y tramitación de los pagos de Servicios Públicos y Municipalidades Aprobación de capacitaciones (tipo: abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Régimen de Servicio Civil Reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional Revisión, control y pago de Tiempo extraordinario de la institución Confección de certificaciones salariales institucionales Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Impugnaciones) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Transportes) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Transportes) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Servicios Administrativos Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Servicios Administrativos Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Capacitación) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Capacitación) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Sostenimiento) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo 58 de 319

60 CSV Análisis, inclusión y asesoramiento para la presentación de las declaraciones juradas de bienes ante la Contraloría General de la República. CSV Control de Asistencia institucional. CSV Reclutamiento y Selección de personal CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Evaluación del Desempeño del Recurso Humano Institucional Monitoreo de la ejecución de compras institucionales Gestión de proveeduría por medio de Licitaciones Gestión de proveeduría por medio de Contrataciones Directas Recibo, almacenamiento y entrega de bienes y materiales institucionales Gestión de la resolución del cumplimiento contractual institucional Elaboración y seguimiento de: contratos de mayor cuantía y adendas Gestión de la Coordinación de la Seguridad Vial del País Seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información Promoción del Índice de Gestión Institucional Sustantivo Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora CSV Elaboración y actualización del manual de IVE Sustantivo CSV CSV CSV Medición, análisis y mejora de la gestión del área de Fiscalización Técnica Vehicular Elaboración y seguimiento de la nómina salarial institucional Elaboración y análisis de estudios técnicos relativos a material salarial Medición, Análisis y Mejora Humano-Unidad Sostenimiento) de Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Control) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Control) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Desarrollo) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Desarrollo) Dirección de Logística (Depto. de Suministros) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Licitaciones) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Contrataciones Directas) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Administración de Materiales) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Administración de Materiales) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Trámite y Control) Dirección Ejecutiva Control Interno Control Interno Dirección de Proyectos (Área de Fiscalización Técnica Vehicular) Dirección de Proyectos (Área de Fiscalización Técnica Vehicular) Dirección Logística (Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento) Dirección Logística (Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento) 59 de 319

61 CSV CSV CSV CSV Confección, aprobación y distribución de acciones de personal Gestión de las solicitudes de movimiento de recursos humanos Diseño y seguimiento de la organización institucional Elaboración y seguimiento de estudios técnicos de planificación institucional Dirección Ejecutiva Estratégico CSV Formulación del Plan Operativo Institucional Estratégico CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Realización de pagos o reintegros por Fondo de Caja Chica Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por parte de las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional Resolución de los recursos de impugnación presentados ante las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las boletas de citación Representación de la Institución en los Procesos Constitucionales Elaboración de Criterios Jurídicos, Estudios Legales y Borradores Generación de indicadores de prevalencia de alcohol Generación de estadísticas de muertos en el sitio Diseño, implementación y seguimiento del Programa de Centros Educativos Seguros Desarrollo de acciones informativas en materia de seguridad vial a medios de comunicación masivos y regionales Sustantivo Sustantivo Sustantivo Sustantivo CSV Formulación del presupuesto institucional Dirección Logística (Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control) Dirección Logística (Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control) Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Dirección Financiera (Departamento de Tesorería) Dirección Logística (Departamento de Servicio al Usuario -Unidad de Impugnaciones Regional) Dirección Logística (Departamento de Servicio al Usuario -Unidad de Impugnaciones Regional) Asesoría Legal Asesoría Legal Dirección de Proyectos (Área de Investigación y Estadística) Dirección de Proyectos (Área de Investigación y Estadística) Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Dirección Financiera (Depto. de Presupuesto) CSV Representación de la Institución en los "Procesos Laborales" Asesoría Legal CSV Representación de la institución en el "Proceso de Cobro Judicial" Asesoría Legal Elaboración de inscripciones, CSV desinscripciones o cambios de características Asesoría Legal de vehículos CSV Legalización de las actividades administrativas institucionales. Asesoría Legal CSV Realización de investigaciones preliminares en materia legal Asesoría Legal CSV Apoyo administrativo a la Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva 60 de 319

62 CSV Evaluación del POI Estratégico CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Diseño, Implementación y Seguimiento del Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral Generación de investigaciones en materia de seguridad vial Generación de cartografía de accidentes de tránsito y entidades espaciales Valoración del riesgo institucional Diseño, implementación y seguimiento de Programa Asistencia Municipal en Seguridad Vial Pauta y evaluación de Campañas masivas de comunicación en seguridad vial Diseño y producción de materiales de seguridad vial Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Estratégico de Seguridad Vial Formulación, control, evaluación y registro de Proyectos de Inversión Pública Formulación de las acciones estratégicas en seguridad vial del Plan Nacional de Desarrollo Evaluación de las acciones estratégicas en seguridad vial del Plan Nacional de Desarrollo Sustantivo Sustantivo Sustantivo Medición, Análisis y Mejora Sustantivo Sustantivo Sustantivo Estratégico Estratégico Estratégico Estratégico Unidad de Planificación Institucional Director de Proyectos Dirección de Proyectos (Área de Investigación y Estadística) Dirección de Proyectos (Área de Investigación y Estadística) Control Interno Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Dirección de Proyectos (Área de Comunicación y Promoción) Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional Unidad de Planificación Institucional En el anexo III y IV, se indica la clasificación de los procesos institucionales por área organizacional y tipo de proceso. 61 de 319

63 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Determinación de políticas y Código Proceso: /12/2015 directrices institucionales CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Determinar las políticas y directrices generales, por medio de las cuales se dirige y orienta la Institución para cumplir con las funciones propias en Seguridad Vial. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. Junta Directiva El proceso inicia con: Convocar reunión de miembros de Junta Directiva y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. A1. Convocar reunión de miembros de Junta Directiva. A2. Revisar los acuerdos de la sesión anterior. U1. Direcciones internas del Cosevi P2. Secretaría de Junta Directiva P3. Áreas internas del COSEVI P4. Otros Entes externos(mopt ), Contraloría General de la República entre otros) E3. Agenda E4. Acuerdos de sesiones anteriores E5. Insumos de información E6. Insumos de información E7. Lineamientos, normas directrices E8.Insumos información o de A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones a nivel estratégico (políticas, lineamientos, entre otros) A5. Generar los nuevos acuerdos A6. Comunicar los acuerdos a interesados. S1. Acuerdos tomados por Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Secretaría de Junta Directiva U4.Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 62 de 319

64 Versión: Fecha vigencia: Determinación de políticas y Código Proceso: /12/2015 directrices institucionales CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Cantidad de sesiones ordinarias y extraordinarias efectuadas Número de sesiones ordinarias y extraordinarias efectuadas Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 55 Generación: Secretaría de Junta Directiva Análisis y uso: Secretaría de Junta Directiva Comunicación a interesados: Secretaría de Junta Directiva 63 de 319

65 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a Junta Código Proceso: /12/2015 Directiva CSV Objetivo general del proceso: Dar el apoyo administrativo a la Junta Directiva del Cosevi, en cuanto a la generación, custodia y distribución de acuerdos tomados, transcripción de actas, elaboración y control presupuestario, supervisión de labores en la secretaria de junta, entre otros, con la finalidad de colaborar con el manejo de los recursos institucionales. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Secretaria de Junta Directiva El proceso inicia con: Recopilar los insumos de información de otras áreas internas y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de Tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. A1. Recopilar los insumos de información de otras áreas internas A2. Elaborar diversas actividades tales como: agenda de Junta Directiva, minutas, apoyo de filología en documentos, transcripción de actas, coordinación de viáticos, choferes, custodia de acuerdos y documentos, apoyo en control presupuestario, tramitación de pago de dietas, entre otros. S1. Agenda de Junta Directiva S2. Minuta de Junta Directiva U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva S3. Libro U3. Áreas actualizado de internas del Actas COSEVI P2. Áreas internas del COSEVI E3. Insumos de información A3. Comunicar la información requerida para miembros de Junta Directiva A4. Elaborar los informes de gestión respectivos S4. Informes de control presupuestario S5. Oficios varios (pago de dietas, viáticos, administrativos, entre otros) U4. Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 64 de 319

66 Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a Junta Código Proceso: /12/2015 Directiva CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de plan de trabajo de la Secretaria de Junta Directiva Números de actividades realizadas / Total actividades planificadas (según cronograma de trabajo) Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo, registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 90% Generación: Secretaría de Junta Directiva Análisis y uso: Secretaría de Junta Directiva Comunicación a interesados: Secretaría de Junta Directiva 65 de 319

67 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Análisis, Control y Seguimiento Código Proceso: /12/2015 de la Gestión Institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Director Ejecutivo o su representante. Medición, Análisis y Mejora Analizar, controlar y dar seguimiento a la gestión institucional, con el fin de lograr un mayor aprovechamiento de los recursos de la Institución, a través de reuniones con los mandos directivos. El proceso inicia con: Convocar reunión de directores y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recursos Financieros y Humanos A1. Convocar reunión de directores. P1. COSEVI E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Infraestructura. E4. Agenda. A2. Revisar los acuerdos de la sesión anterior. A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. S1. Minuta con acuerdos tomados U1. Direcciones internas del Cosevi P2. Direcciones Internas del Cosevi P3. Junta Directiva E5. Acuerdos de sesiones anteriores. E6. Insumos de información. E7. Acuerdos de Junta Directiva. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones a nivel gerencial. A5. Generar los nuevos acuerdos A6. Comunicar los acuerdos a interesados. U2. Dirección Ejecutiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 66 de 319

68 Código Versión: Fecha vigencia: Análisis, Control y Seguimiento Proceso: de la Gestión Institucional /12/2015 CSV Medición, Análisis y Mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de las reuniones de mandos directivos. (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Barras: Circular: Líneas: X X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80%. Generación: Equipo de Directores Análisis y uso: Equipo de Directores Comunicación a interesados: Equipo de Directores 67 de 319

69 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de cumplimientos de Código Proceso: /12/2015 acuerdos de Junta Directiva CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar el debido cumplimiento de los acuerdos de Junta Directiva, con la finalidad de definir el rumbo para la ejecución de las metas de la institución. Director Ejecutivo o su representante. El proceso inicia con: Recibir, analizar y tramitar los acuerdos de Junta Directiva y finaliza con: Informar a Secretaría de Junta Directiva sobre el cumplimiento del acuerdo para el conocimiento de los miembros de Junta Directiva. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Infraestructura. A1.Recibir, analizar y tramitar los acuerdos de Junta Directiva. A2. Comunicar a quién corresponda sobre el contenido del acuerdo de Junta Directiva para lograr su conocimiento y eventual ejecución. S1.Oficio de U1. Destinario conocimiento y final que debe eventual ejecutar el ejecución de acuerdo de acuerdo de Junta Directiva Junta Directiva P2. Junta Directiva E4. Acuerdos de Junta Directiva. A3. Dar seguimiento al cumplimiento del acuerdo con las partes interesadas. A4. Informar a Secretaría de Junta Directiva sobre el cumplimiento del acuerdo para el conocimiento de los miembros de Junta Directiva. S2. Oficio de comunicado de ejecución de Acuerdo de Junta Directiva U2. Secretaria de Junta Directiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 68 de 319

70 Versión: Fecha vigencia: Gestión de cumplimientos de Código Proceso: /12/2015 acuerdos de Junta Directiva CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de Junta Directiva (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propias del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Informe tabular Generación: Equipo administrativo de Dirección Ejecutiva Responsables del indicador: Análisis y uso: Director Ejecutivo Comunicación a interesados: Director Ejecutivo Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80%. 69 de 319

71 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Representación de la Institución en Código vigencia: los "Procesos Contencioso Proceso: 02 27/10/2016 Administrativo, Penal y de Tránsito" CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Representar legalmente al Consejo de Seguridad Vial en procesos jurisdiccionales en materia Contenciosa Administrativa, Penal y de Tránsito, con el fin de tutelar los intereses institucionales en los mismos. Asesor Legal El proceso inicia con: Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso. El proceso finaliza con: Iniciar el proceso de ejecución de sentencia. Fundamento Normativo: Código Procesal Contencioso Administrativo, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador procesal externo E1. Denuncia, demanda o notificación A1. Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso P2. Impulsador procesal interno (Administración) P3. Administración E2. Acto administrativo E3. Personal E4. Mobiliario, equipo y suministro A2. Analizar el caso A 3. Contestar la demanda o elaborar la denuncia A 4. Atender las audiencias de conciliación y/o preliminar e incidentes S1. Denuncia o contestación de demanda U1. Administración interna o externa A5. Representar en Juicio S2. Sentencia P4. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial) E5. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A6. Recibir y analizar sentencia A7. Elaborar o responder recursos judiciales A8. Iniciar el proceso de ejecución de sentencia S3. Recursos judiciales S4. Sentencia Ejecutada U2. Administrados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 70 de 319

72 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Representación de la Institución en los "Procesos Contencioso 02 27/10/2016 Administrativo, Penal y de Tránsito" CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi (Contencioso Administrativo, Penal y Tránsito) (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas)*100 Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de casos atendidos por la Asesoría Legal (Total de casos atendidos / Total de de casos recibidos)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Responsables del indicador: Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 75% de los casos atendidos por el Cosevi 71 de 319

73 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Instrucción de "Procedimientos Proceso: Administrativos" /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Instruir los Procedimientos Administrativos requeridos por la Administración en materia Disciplinaria y de Responsabilidad Civil; con el fin de verificar la verdad real de los hechos para la adopción del acto final por parte del Órgano Decisor. Asesor Legal El proceso inicia con: Dictar auto de apertura del procedimiento El proceso finaliza con: Expedir y remitir informe de instrucción final al Órgano Decisor Fundamento Normativo: Ley de Administración Vial, Ley de Tránsito, Ley General de Administración Pública, Código de Trabajo, Código Procesal Contencioso Administrativo, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento y demás normativa. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Órgano Decisor (administración interna o externa) E1. Acto administrativo (orden de inicio) A1. Dictar auto de apertura del procedimiento A2. Notificar auto de apertura del procedimiento S1. Auto de Apertura U1. Parte y/o intervinientes P2. Administración P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo Judicial) P4. Parte y/o intervinientes (denunciante, servidor investigado, testigos) E2. Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro E4. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta y de forma física o virtual. E5.Insumos información pruebas de y/o A3. Recibir y resolver recurso de revocatoria en contra del auto de apertura A4. Notificar resolución del recurso de revocatoria y eventual remisión del recurso en apelación ante el órgano decisor A5. Realizar audiencia oral y privada A.6. Expedir y remitir informe de instrucción final al Órgano Decisor S2. Resolución de Recurso de Revocatoria U2. Órgano S3. Informe Decisor (administración de interna o externa) Instrucción Final Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 72 de 319

74 Código Versión: Fecha vigencia: Nombre del Proceso: Instrucción de Proceso: Procedimientos Administrativos /10/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de procedimientos administrativos instruidos por la Asesoría Legal (Total de procedimientos instruidos / Total de solicitudes de inicio recibidas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registros de expedientes administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual a 95% de procedimientos administrativos instruidos 73 de 319

75 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Medición, análisis y /12/2015 CSV mejora Objetivo general del proceso: Promover en la administración activa el seguimiento de las actividades de control para valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno (SCI). Dueño del proceso: Alcance del proceso: Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Aplicar el Modelo de Madurez del SCI y finaliza con: Presentar el informe de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Cosevi E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Ley General de Control Interno y Normas P2. de Control Contraloría Interno para el General de la sector público. República P3. Otras instancias externas (Archivo Nacional, Mideplan) E4. Modelo de Madurez (MM). E5. Ley general de archivo N 7202 y Normativa referente Planeamiento estratégico a Ley General de Control Interno, artículo 17, inciso b. Normas de Control Interno para el sector público. A1. Aplicar el Modelo de Madurez (MM) del SCI. A2. Revisar las normas de Control Interno, acorde a los resultados del MM. A3. Formular y diseñar los instrumentos de Autoevaluación del SCI. A4. Validar el instrumento de Autoevaluación del SCI. A5. Aplicar el instrumento validado de Autoevaluación del SCI. A6. Elaborar el informe de resultados de Autoevaluación del SCI. S1. Informe de resultados del Modelo de Madurez S2. Instrumento de Autoevaluación cumplimentado U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Unidades Ejecutoras del Cosevi. U4. Auditoría Interna U5. Contraloría General de la República. P4. Unidades E6. Información Ejecutoras del específica de Cosevi cada área A7. Presentar el informe de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) S3. Informe de autoevaluación del U6. Sociedad Civil Sistema de Control Interno institucional. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios Requisitos y realimentació 74 de 319

76 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Medición, análisis y /12/2015 CSV mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de aplicación de la herramienta de autoevaluación de las unidades ejecutoras. (Número de Instrumentos de autoevaluación aplicados / Número de Instrumentos de Autoevaluación enviados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registro de aplicación propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Aplicación del 100% de las unidades ejecutoras del procesos de autoevaluación del Sistema de Control Interno (SCI) Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de aplicación de la herramienta de modelo de madurez de las unidades ejecutoras. (Número de Instrumentos del modelo de madurez aplicados / Número de instrumentos del modelo de madurez enviados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro de aplicación propios del área Radial: X Barras: Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Dirección Ejecutiva. Aplicación del 100% de las unidades ejecutoras del de Modelo de Madurez del sistema de control interno (SCI) 75 de 319

77 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Seguimiento de informes de Auditoría Interna Medición, /12/2015 CSV análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros P2. Unidades E3. Información Ejecutoras del específica de cada Cosevi área Propiciar en la administración activa el seguimiento de los informes de auditoría Interna con el propósito de que sean atendidas las recomendaciones. Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Tramitar la recepción del informe de Auditoría Interna, y finaliza con: Presentar el Informe de resultados del seguimiento de informes de Auditoría Interna a los sujetos interesados. LeyGeneral de Control Interno, artículo 12, inciso c. y las Normas de Control Interno para el sector público. Circular DE A1. Tramitar la recepción del informe de Auditoría Interna. A2. Analizar e instruir los Informes de Auditoría Interna a las Unidades Ejecutoras del Cosevi. A3. Elaborar archivo digital y físico del seguimiento del informe de Auditoría Interna S1. Información remitida por las Unidades Ejecutoras Cosevi. del U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva P3. Dirección Ejecutiva E4. Informes de Auditoría P4. Contraloría E5. Lineamientos y General de la directrices República A4. Procesar la información remitida por las Unidades Ejecutoras del Cosevi. A5. Dar seguimiento al cumplimiento a los planes de acción propuestos por las Unidades Ejecutoras para las recomendaciones pendientes. S2. Archivo digital actualizado con la información del seguimiento. U3. Unidades Ejecutoras U4. Auditoría Interna P5. Otras instancias externas (Archivo Nacional, Mideplan) E6. Ley general de archivo N 7202 y Normativa referente a Planeamiento estratégico A6. Elaborar el informe de resultados del seguimiento anterior. A7. Presentar el Informe de resultados del seguimiento de informes de Auditoría Interna a los sujetos interesados. S3. Informes de resultados del U5. Entes seguimiento. fiscalizadores externos Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 76 de 319

78 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Seguimiento de informes de Auditoría Interna Medición, /12/2015 CSV análisis y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje recomendaciones atendidas de los informes de Auditoría Interna Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de Recomendaciones atendidas / Número Total de recomendaciones emitidas)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registro de aplicación propios de área Informes de Auditoría Interna Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Seguimiento de Informes de Auditoría. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Seguimiento de Informes de Auditoría. Atención del 60% de las recomendaciones emitidas por la Auditoría interna. 77 de 319

79 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Atención de solicitud de gestión de usuarios de Proceso: servicios institucionales /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Medición, análisis y mejora Atender oportunamente las gestiones que presenten los usuarios de servicios institucionales ante la Contraloría de Servicios con el fin de procurar la solución y orientación de las mismas. Controlar de Servicios El proceso inicia con: atender al usuario con el fin de conocer si la gestión que desea presentar esta relacionada con los servicios institucionales y amerita el trámite formal de solicitud de gestión o en su defecto si existe una posible solución a su interés y finaliza con: gestionar el archivo de la solicitud de gestión presentada por el usuario. Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios N 9158 y su Reglamento(decreto Nº PLAN); Reglamento para el funcionamiento de la Contaroloría de Servicios del Cosevi (Decreto N MOPT) Ley General de Control Interno (N 8292); Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (N 8220) y su Reglamento (Decreto N MP-MEIC). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuarios P2. Encargados de unidades de prestación de servicios. P3. Superiores de los encargados de unidades de prestación de servicios. E1. Formulario de Solicitud de Gestión. E2. Oficios explicativos de las inconformidades presentadas por los usuarios. E3. Recurso P4. Cosevi Humano. E4. Mobiliario, Equipo y Suministros. P5.Secretaría Técnica del E5. Normas, Sistema lineamientos y Nacional directrices. de Contralorías E6. Capacitaciones. de Servicios A1. Atender al usuario con el fin de conocer si la gestión que desea presentar esta relacionada con los servicios institucionales y amerita el trámite formal de solicitud de gestión A2. Recibir y tramitar la solicitud de gestión respecto de los servicios institucionales que reciben los usuarios ( presentada de forma oral, escrita o por correo electrónico). A3. Codificar y analizar la solicitud de gestión. A4. Consultar o instruir al área(s) y /o persona (s) relacionada(s) con la gestión presentada por el usuario con el fin de que brinden las explicaciones y/o soluciones correspondientes. A5. Analizar las respuestas recibidas por partes del area(s) y /o persona (s) relacionada con la gestión presentada por el usuario. A6. Comunicar al usuario interesado y el area(s) y /o persona (s) que corresponda el resultado final de la gestión presentada y/o se advierte o recomienda a la unidad involucrada en la gestion y a las autoridades superiores de dicha Unidad los aspectos a corregir, mejorar y/o intervenir. A7. Atender solicitud adicional (en caso de inconformidad del usuario con la respuesta final). A8. Realizar el archivo final de la gestion presentada por el usuario. S1. Oficio de consulta y atención de la U1. Usuarios gestión. externos que presentaron la solicitud de gestión. S2. Comunicado al usuario de solicitud de explicaciones. S3. Comunicado al usuario del resultado final de la gestión presentada S4. Oficio a las Áreas relacionadas sobre aspectos a corregir o mejorar. U2. Áreas relacionadas con la gestión. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 78 de 319

80 Código Versión: Fecha vigencia: Proceso: Atención de solicitud de gestión de usuarios de servicios institucionales /04/2016 CSV Medición, análisis y mejora Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de finalización de las gestiones del usuario externo de los servicios institucionales (Cantidad de gestiones finalizadas/total de gestiones presentadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Expedientes de las gestiones Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Asistente y/o Contralor Análisis y uso: Contralor de Servicios Comunicación a interesados: Contralor de Servicios 90% de las solicitudes de gestiones presentadas. 79 de 319

81 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de mejoras y Código Proceso: recomendaciones en los servicios Medición, análisis /04/2016 institucionales CSV y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Analizar la condición actual de los servicios institucionales y elaborar mejoras y recomendaciones de los mismos y dar seguimiento a su implementación para el mejoramiento continuo e innovación. Contralor de Servicios Alcance del proceso: El proceso inicia con: analizar el catálogo de servicios institucionales; y finaliza con: dar seguimiento a la implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados, con base en el plan sugerido por el Jerarca y/o titulares subordinados. Fundamento Normativo: Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios (N 9158) y su Reglamento(Decreto Nº PLAN); Reglamento para el funcionamiento de la Contaroloría de Servicios del Cosevi (Decreto N MOPT) LeyGeneral de Control Interno (N 8292); Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (N 8220) y su Reglamento (Decreto N MP-MEIC). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Áreas relacionadas E1. Catálogo de con los servicios servicios al institucionales. usuario (ATI, Legal, Logística). E2. Insumos de información de los servicios P2. institucionales a Encargados de evaluar. unidades de prestación de servicios. A1. Analizar el catálogo de servicios institucionales. A2. Establecer criterios para la selección de los servicios institucionales a evaluar. A3. Definir los servicios institucionales a evaluar. A4. Analizar y determinarr las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. A5. Comunicar al Jerarca y/o titulares subordinados las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados y solicitar la aprobación correspondiente. S1. Documento de definición de los servicios institucionales a evaluar. S2. Documentos de solicitud de información adicional de los U1. Jerarca y/o servicios institucionales titulares a subordinados. evaluar. S3. Informe de la condición de los servicios institucionales evaluados. E3. Plan de implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. E4. Recurso P3. Cosevi Humano. E5. Mobiliario, Equipo y Suministros. P4.Secretaría E6. Normas. Técnica del Lineamientos, Sistema directrices, buenas Nacional prácticas. de Contralorías E7. Capacitaciones. de Servicios A6. Dar seguimiento a la implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados, con base en el plan sugerido por el Jerarca y/o titulares subordinados. S4. Documentos de comunicación de las mejoras y recomendaciones de los servicios U2. Secretaría evaluados. Técnica de Sistema Nacional de las Contralorías de Servicios. S5. Informe de seguimiento de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 80 de 319

82 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de mejoras y Código Proceso: recomendaciones en los servicios Medición, análisis /04/2016 institucionales CSV y mejora Denominación del indicador Porcentaje de implementación de las mejoras y recomendaciones propuestas en los (Descripción cualitativa del servicios institucionales. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: (Cantidad de propuestas implementadas / Total de propuestas presentadas) x 100. Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Contraloría de Servicios. Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Asistente y/o Contralor Análisis y uso: Contralor de Servicios Comunicación a interesados: Contralor de Servicios Mayor o igual al 85% de las mejoras y recomendaciones propuestas en los servicios institucionales. 81 de 319

83 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Formulación, actualización, revisión y Proceso: seguimiento de la Estrategia /12/2015 Tecnológica Institucional CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Formular, actualizar, revisar y dar seguimiento a la estrategia tecnológica del Consejo de Seguridad Vial, con el fin de establecer el alineamiento estratégico institucional. Director (a) de Tecnología de la Información Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Mideplan P2. Dirección de Proyectos COSEVI P3. ATI P4. Entes Fiscalizadores (Auditoría Interna, E6. Informes de Auditoría Externa, Fiscalización Contraloría General de la República) P5. Direcciones adscritas y E7. Iniciativas dependencias del (Anteproyectos) COSEVI P6. Cosevi Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Plan Nacional de Desarrollo (PND) E2. Plan Estratégico Institucional (PEI) E3. Plan Operativo Institucional (POI) E4. Planes estratégicos E5. Procedimiento de actualización para los planes estratégicos tecnológicos E6. Mobiliario, Materiales y equipos E9. Personal El proceso inicia con: Realizar el análisis de la situación actual y los lineamientos a seguir por la institución, según el contexto estratégico y finaliza con: Efectuar el seguimiento y retroalimentación sobre la implementación del marco estratégico Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE). Procedimiento para la gestión del marco estratégico tecnológico de ATI. A1. Realizar el análisis de la situación actual y los lineamientos a seguir por la institución, según el contexto estratégico A2. Establecer el mapa estratégico de ATI y el informe de los lineamientos estratégicos A3. Efectuar la instrumentalización del plan estratégico. A4. Elaborar el cuadro de mando integral de ATI. A5. Revisar y actualizar el procedimiento del marco estratégico tecnológico institucional A6. Tramitar la aprobación de la estrategia tecnológica institucional y su divulgación. A7. Efectuar el seguimiento y retroalimentación sobre la implementación del marco estratégico S1. Plan Estratégico de TI (PETIC) U1. Dirección Ejecutiva S2. Plan Táctico de TI (PETAC) S3.Cuandro de Mando Integral (BSC) actualizado S4.Procedimiento de actualización del PETIC S5. Plan de divulgación del PETIC U2. Junta Directiva U3. Comité General Informático S6. Oficios de acuerdo de Junta Directiva con la aprobación del U4. Entes plan estratégico externos: tecnológico y sus Contraloría S7. Portafolio de General de la Proyectos República actualizado y Proyectos implementados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 82 de 319

84 Código Versión: Fecha vigencia: Formulación, actualización, revisión y seguimiento de la Estrategia Proceso: /12/2015 Tecnológica Institucional CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de la estrategia tecnológica (Eficacia) (Número de actividades de la estratégica tecnológica realizadas / Total actividades planificadas en cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Procedimiento de actualización y Cronograma de trabajo Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargados de Área de ATI Análisis y uso: Dirección de ATI Comunicación a interesados: Dirección de ATI 100% al finalizar el Proyecto de Actualización del PETI 83 de 319

85 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y actualización del Portafolio de Código Proceso: /12/2015 Proyectos TIC CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: P1.Unidades Ejecutoras del Cosevi Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE), Metodología para la gestión del Portafolio de Proyectos de ATI. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal Capacitado para la Gestión del Portafolio S1. Documento de E2. Iniciativas tecnológicas (anteproyectos) Elaborar y actualizar el portafolio de proyectos tecnológicos del Consejo de Seguridad Vial, en apego a la metodología establecida para el mismo y las directrices de la Dirección de Proyectos institucional, con el fin de priorizar las iniciativas de la estratégica tecnológica institucional. Encargado del Área de Proyectos de ATI El proceso inicia con: efectuar la formulación de todas las iniciativas de proyectos con componentes tecnológicos según metodología y finaliza con: elaborar los borradores de las actas constitutivas de los proyectos del Portafolio. A1.Efectuar la formulación de todas las iniciativas de proyectos con componentes tecnológicos, según metodología establecida Iniciativas proyectos de TIC correctamente formuladas U1. Unidades de Ejecutoras del Cosevi P2.Comite Gerencial Informático P4.Dirección de TI E3. Planes estratégicos y operativos E4.Metodología P3.Area de de Gestión del Proyectos TIC Portafolio de Proyectos E5.Hardware (Servidores) y Software para Gestión del Portafolio (Project Server, SharePoint y SQLServer) P5.Entes externos E6.Normativa, fiscalizadores: lineamientos, Contraloria Informes, etc. General de la República A2. Realizar los escenarios de priorización y selección de los proyectos de TIC. A3.Establecer el acuerdo de aprobación de la priorización y selección del portafolio de TIC A4.Establecer los permisos y emitir el comunicado formal del Portafolio de TIC, a los interesados internos y externos A5. Elaborar los borradores de las actas constitutivas de los proyectos del Portafolio S2.Documentos de U2. Comité Priorización y Gerencial selección de Informático proyectos TIC S3. Oficio de Aprobación de la priorización selección y U3. de Administrador proyectos TIC por del Portafolio parte del Comité Gerencial Informático U4. Junta S4. Portafolio de Directiva TIC actualizado y aprobado P6.Auditoria Interna P7. Cosevi P8. MIDEPLAN E7. Informes de Fiscalización E8. Mobiliario, Materiales y Equipo. E9. Personal E10. Plan Nacional de Desarrollo (PND) S5. Oficios de Comunicación formal institucional U5. Directores del Portafolio de de los TIC aprobado S6. Borradores de Actas Constitutivas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 84 de 319

86 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y actualización del Portafolio de Código Proceso: /12/2015 Proyectos TIC CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Porcentaje de proyectos considerados en el Portafolio Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de proyectos tecnológicos registrados en portafolio que cumplen con la metodología establecida / total de proyectos tecnológicos considerados en el PETIC- PETAC) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: X Bimestre: Plan Estratégico de TI (PETIC), Plan Táctico de TI (PETAC), POI de cada periodo, Informes Encargados de Áreas y el Portafolio de Proyectos. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado Área de Proyectos Análisis y uso: Encargado Área de Proyectos Comunicación a interesados: Encargado Área de Proyectos > 90% proyectos considerados en el portafolio 85 de 319

87 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración, actualización y aprobación de la Código Proceso: /12/2015 Planificación de proyectos de TI. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar, actualizar y aprobar cada uno de los componentes de planificación (Plan del Proyecto y planes anexos), de acuerdo con lo establecido en la Metodología de Proyectos de Tecnología de la Información, con el fin de establecer la dirección y propósito de cada uno de los proyectos involucrados. Encargado del Área de Proyectos de ATI El proceso inicia con: Formalizar los equipos de trabajo para proyectos aprobados en el portafolio y finaliza con: elaborar y formalizar minuta de reunión de apertura y actualizar sitio colaborativo del proyecto. Fundamento Normativo: Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE). Metodología para la gestión de proyectos tecnológicos de ATI. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Encargado Área de Proyectos P3. Cosevi E1. Borradores de Actas Constitutivas E2. Herramienta de Gestión de Proyectos E3. Especificaciones Técnicas E4. Metodología de Gestión E5. Propuestas para componentes de gestión de P2. Directores proyectos (Ficha de los Técnica, Proyectos de TI Alineamiento Estratégico, Riegos, Costo - Beneficio) E6. Mobiliario, Materiales y Equipo E7. Personal A1. Formalizar los equipos de trabajo para proyectos aprobados en el portafolio A2. Desarrollar los borradores de Actas Constitutivas del proyecto y tramitar la aprobación de las mismas A3.Establecer y valorar componentes de gestión (planes y anexos) para la planificación del proyecto y de contratación administrativa (cuando se requiera) A.4. Elaborar y comunicar orden de inicio / compromiso de inicio de proyecto. A5.Coordinar, elaborar y efectuar reunión de apertura de proyecto A6. Elaborar y formalizar minuta de reunión de apertura y actualizar sitio colaborativo del proyecto. S1. Equipos de trabajo formalizados S2. Actas Constitutivas definitivas aprobadas S3. Planes de Proyectos, artefactos de gestión, sitio colaborativo del proyecto, cartel y Orden de compra/contrato. S4. Orden de Inicio / oficio de compromiso S5. Minuta de reunión de apertura S6. Sitio Colaborativo actualizado U1. Dirección ATI U2. Interesados del Proyecto U.3. Directores de Proyectos de TI. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 86 de 319

88 Versión: Fecha vigencia: Elaboración, actualización y aprobación de la Código Proceso: /12/2015 Planificación de proyectos de TI. CSV Denominación del indicador Porcentaje de proyectos que cumplen con componentes de gestión de la planificación, (Descripción cualitativa del según la metodología establecida concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de proyectos que cumplen con los componentes de gestión de planificación, según metodología establecida / Total de proyectos tecnológicos del portafolio) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Herramientas para la gestión de proyectos (Project Server), registros del encargado del Área de Proyectos y de los Directores de Proyectos Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado Área de Proyectos Análisis y uso: Encargado Área de Proyectos Comunicación a interesados: Directora de Proyectos > 90% proyectos que cumplen con componentes de gestión de la planificación, según metodología establecida 87 de 319

89 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, creación, control y Proceso: mantenimientos de base de datos /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Diseñar, crear, controlar y mantener todos los objetos y actividades de la base de datos (tablas, diagramas, roles, usuarios, procedimientos almacenados, etc.) y sus recursos, con el fin de permitir su correcto funcionamiento, el respaldo de las mismas y proporcionar asesoría a los desarrolladores, usuarios y ejecutivos que la requieran. Encargado de base de datos y servidores El proceso inicia con: analizar los requerimientos para la base de datos solicitados por el usuario y finaliza con: controlar y mantener la base de datos Ley de Control Interno, Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Fundamento Normativo: Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, Itil, Cobit, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. PETI E2. Manual de P1.Dirección en Normas Técnicas Tecnología de la para la Gestión y Información Control de la CGR P2.Area de servidores y base de datos E3.Manual Integral de Políticas de Seguridad E4. Licenciamiento de sistemas operativos y motores de bases de datos E5. Servidores, almacenamiento, comunicación A1. Analizar los requerimientos para la base de datos solicitados por el usuario A2. Diseñar la estructura de la base de datos A3. Crear los objetos y actividades de la Base de Datos A4. Controlar y mantener la base de datos S1. Objetos de base de datos correctamente U1.Usuarios implementados Internos y funcionando COSEVI correctamente del P3.Usuarios internos E6. Requerimientos de servicio de bases de datos P4. Usuarios Externos: Direcciones Adscritas del MOPT, Poder Judicial, ICD, INS, E7. Insumos de Registro Información Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional E8. Personal U2. Usuario Externos de COSEVI (Direcciones Adscritas del MOPT, Poder S2. Judicial, ICD, Requerimiento INS, Registro de servicio de Nacional, base de datos Colegio de resuelto Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros) P5. COSEVI E9. Mobiliario, Materiales y Equipo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 88 de 319

90 Versión: Fecha vigencia: Diseño, creación, control y Código Proceso: /12/2015 mantenimientos de base de datos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de requerimientos de servicio de bases de datos resueltos (Número de requerimientos de servicio de base de datos resueltos / Numero de requerimientos de servicio de base de datos solicitados) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Reporte de Incidentes Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaboradores del área de base de datos Análisis y uso: Encargado de Área de base de datos Comunicación a interesados: Director de ATI 100% de los requerimientos de servicio de base de datos resueltos 89 de 319

91 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Tipo Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación, evaluación y Proceso: Proceso: monitoreo de redes de datos /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Diseñar, implementar, evaluar y monitorear las redes de datos, con el fin de brindar un servicio óptimo a los usuarios de la misma. Coordinador Área de Telemática y Redes. El proceso inicia con: recibir el requerimiento y diseñar la arquitectura de la red datos físico y/o lógico y finaliza con: preparar reporte técnico de la operatividad de red de datos. Ley de Control Interno, Manual de Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, Normas sobre Cableado Estructurado (TIA-ANSI-EIA- IEEE), Modelo OSI, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuarios internos. P2. Usuario Externos de COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros. P3. Organismos Internacionales. P4. Asesoría en Tecnología de la Información. P5.Cosevi E1. Requerimiento de servicio de red de Datos. E2. Normas de Cableado Estructurado (TIA- ANSI-EIA-IEEE), Modelo OSI. E3. Políticas de Seguridad Institucional. E4. PETIC. E5. Mobiliario, Materiales y equipo E6. Personal A1. Recibir el requerimiento y diseñar la arquitectura de la red datos físico y/o lógico. A.2. Implementar la arquitectura de red de datos física y/o lógica. A.3. Evaluar la operatividad de la red de datos física y/o lógica. A.4. Monitorear la red de datos física y/o lógica. A.5. Preparar reporte técnico de la operatividad de red de datos. S1. Red de datos operando en óptimas condiciones. S2. Requerimiento de servicio de red de datos resueltos. U1.Usuarios Internos del COSEVI. U2. Usuario Externos de COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro S3. Nacional, Reporte Colegio de técnico de la Médicos, TSE, operatividad Migración, de red de Sistema datos. Bancario Nacional, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 90 de 319

92 Código Tipo Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación, evaluación y Proceso: Proceso: monitoreo de redes de datos /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de requerimientos de servicio de red de datos resueltos concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: (Número de requerimientos de servicio de red de datos resueltos / Numero de requerimientos de servicio de red de datos solicitados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Reportes de solicitudes de requerimientos de datos resueltos y no resueltos Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaboradores del área de Telemática y Redes Análisis y uso: Encargado de Área de Telemática y Redes Comunicación a interesados: Director de ATI 100% de los requerimientos de servicio de red de datos resueltos 91 de 319

93 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Administración de las consultas, peticiones e vigencia: Proceso: incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Administrar las consultas, peticiones e incidentes que se canalizan por medio de la Mesa de Servicio, así como brindarles facilidades de soporte técnico a los usuarios de las diferentes dependencias institucionales, direcciones adscritas al COSEVI y clientes externos, de manera eficiente y oportuna todas las solicitudes de atención relacionadas con los servicios de TI. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Encargada del Área de Técnico El proceso inicia con: Registrar y analizar solicitudes y/o peticiones del usuario por algún canal establecido, y finaliza con: la aplicación de la encuesta de satisfacción y calidad del servicio. Ley de Control Interno, Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, COBIT, ITIL, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Usuarios internos A1. Registrar y analizar las solicitudes y/o peticiones del usuario recibidos por alguno de los canales oficiales establecidos (Correo electrónico, Llamada telefónica, o por Sistema). U1.Usuarios internos Cosevi del P2.Usuarios externos (Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros) E1. Solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes A2. Atender y/o tramitar (escalamiento entre otros) las solicitudes recibidas. A3. Finalizar la atención de la solicitud. A4. Aplicar la encuesta de satisfacción y calidad del servicio. S1. Solicitudes de órdenes de U2.Usuarios servicio, peticiones externos e Cosevi: del incidentes resueltos Direcciones a Adscritas, satisfacción de Poder Judicial, clientes internos ICD, y Registro INS, externos Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 92 de 319

94 Fecha Código Versión: Administración de las consultas, peticiones e vigencia: Proceso: incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción (Número de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción / Total de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Reportes de solicitudes resueltos y no resueltos Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Supervisor de Mesa de Servicio Análisis y uso: Supervisor de Mesa de Servicio Comunicación a interesados: Directora de ATI 100% de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción Fecha Código Versión: Administración de las consultas, peticiones e vigencia: Proceso: incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes /12/2015 CSV Denominación del indicador Tiempo de resolución de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos (Descripción cualitativa del a satisfacción, según categoría baja, moderada o alta concepto a valorar) Forma de cálculo del Fecha final de resolución de órdenes de servicio, peticiones e incidentes - Fecha inicial de indicador solicitud de resolución de órdenes de servicio, peticiones e incidentes (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Reportes de solicitudes de requerimientos de datos resueltos y no resueltos Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Supervisor de Mesa de Servicio Análisis y uso: Supervisor de Mesa de Servicio Comunicación a interesados: Directora de ATI < 3 días para casos Categoría Baja De 3 a 5 días para casos Categoría Moderada De 5 a 10 días para casos Categoría Alta 93 de 319

95 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Formulación del Plan Estratégico para la Seguridad vigencia: Proceso: Vial /07/2016 CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Personal ( 1 Director de Proyectos, Profesionales en diversas áreas como planificación, administración, estadística, comunicación, ingeniería, trabajo social, entre otros) E2. Manual de estructura definida por el equipo de trabajo E3. Mobiliario, recursos financieros, suministros y equipo de oficina E4. Insumos de información Elaborar los lineamientos generales de Seguridad Vial con acciones específicas tanto para cada actor externo e interno, sean públicos, privados o sociedad civil en el periodo de vigencia del Plan, con la finalidad de disminuir la tasa de muertes y lesiones graves en carretera. Jefatura El proceso inicia con: analizar estadísticas de accidentes de tránsito a nivel nacional (elaborados por el área de Investigación y Estadística) y finaliza con: comunicar acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. Ley De Planificación Nacional, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo del Plan Nacional de Seguridad Vial, Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial, Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transportes A1.Analizar estadísticas de tránsito a nivel nacional (elaboradas por área de Investigación del Cosevi) A2. Elaborar documento de diagnóstico de seguridad vial en nivel nacional. A3. Determinar en forma conjunta con los demás integrantes de la Dirección y representantes de las Direcciones ejecutoras de proyectos, los cantones de alto riesgo en accidentes de tránsito a ser intervenidos por cada año del Plan. A4. Vincular el Plan Estratégico para Seguridad Vial con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan de Transportes. A5. Definir las políticas en seguridad vial y los objetivos generales y específicos del plan. A6. Plantear las metas anuales a implementar por las distintas instituciones y los usuarios del sistema vial. S1. Documento Plan Estratégico de Seguridad Vial U1. Junta Directiva U2.Dirección Ejecutiva la U3. Direcciones Generales del MOPT U4. Entes Externos (CCSS, Cruz Roja, INS, Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) P2. MOPT P3. Otras instituciones E5. Personal de Direcciones Generales del MOPT E6.Insumos de información E7. Personal de otras instituciones E8.Insumos de información A7. Elaborar Plan Estratégico para la Seguridad Vial. A8. Comunicar a la Dirección Ejecutiva y a la Junta Directiva el Plan Estratégico para su aprobación. A9. Comunicar acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. S2. Acuerdo de Junta Directiva de la U5. Sociedad aprobación Civil del Plan respectivo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 94 de 319

96 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Formulación del Plan Estratégico para la Seguridad /07/2016 Vial CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de plan de Acción Número de actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Encargado de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): 100% al terminar el plan de Acción 95 de 319

97 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Levantamiento y seguimiento de procesos /07/2016 institucionales CSV Medición, análisis y mejora Objetivo general del proceso: Identificar, documentar y verificar los procesos de todas las áreas del Cosevi, con la finalidad de mantenerlos actualizados y contribuir a una mejora institucional. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Jefatura El proceso inicia con: Investigar referencias técnicas y experiencias en organizaciones sobre la creación de procesos e indicadores de control y finaliza con: Mantener actualizado el ciclo de levantamiento de procesos mediante el control y seguimiento respectivo. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Guía para levantar procesos y diseño de indicadores DP Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1.Investigar referencias técnicas y experiencias en organizaciones sobre la creación de procesos e indicadores de control. A2. Elaborar la Guía de levantamiento de procesos y diseño de indicadores para estandarizar el uso institucional. S1.Guía de levantamiento U1.Dirección de procesos y Ejecutiva diseño de indicadores P1.COSEVI P2. Áreas ejecutoras de procesos P3.Asesoría Tecnológica Información (ATI) E2. Directrices o lineamientos afines al tema E3. Mobiliario, recursos financieros, suministros y equipo de oficina E4. Insumos de información E5.Vinculación de informática al portal WEB P4.Otros Entes E7. externos(intec Documentación O, ECA, técnica MIDEPLAN, MOPT, entre E8.Insumos de otros) información A3. Capacitar y asesorar a las áreas ejecutoras sobre el uso de la Guía de levantamiento de procesos A4. Codificar y registrar mediante uso de diferentes métodos (códigos alfanuméricos, en barras, entre otros) los procesos identificados A5. Gestionar la recopilación y archivo de los procesos aprobados por las áreas ejecutoras respectivas. A6. Diseñar el manual de procesos institucionales A7. Comunicar a Dirección Ejecutiva y/o Directores el manual de procesos institucionales para su aprobación. A8. Coordinar con ATI, la publicación en sitio WEB, de los documentos institucionales ( Guía, Manual de procesos, entre otros) A9. Mantener actualizado el ciclo de levantamiento de procesos mediante el control y seguimiento respectivo. S2.Registro de control de procesos institucionales S3.Manual de Procesos Institucionales U2. Direcciones internas del Cosevi U3. Áreas ejecutoras de procesos U4. Unidad de Planificación Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 96 de 319

98 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Levantamiento y seguimiento de procesos /07/2016 institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de verificación de procesos institucionales Medición, análisis y mejora Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de procesos verificados / Total procesos existentes) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 80% Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Analista de planificación y evaluación Comunicación a interesados: Encargado de Planificación y Evaluación 97 de 319

99 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación y fiscalización de los cursos de reeducación y Proceso: /12/2015 sensibilización vial CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Diseñar, implementar y fiscalizar los cursos de reeducación y sensibilización vial, según lo estipulado en la Ley de Tránsito vigente, con la finalidad de concientizar a los conductores de vehículos el mejorar su comportamiento dentro del sistema vial. Director de Proyectos Alcance del proceso: El proceso inicia con: Investigar referencias bibliográficas y de experiencias internacionales para el diseño del curso y finaliza con: Elaborar los Informes de control de los cursos de reeducación y sensibilización vial. Reforma 8696 de la Ley de Transito por Vías Públicas Terrestres N 7331 y Normas Conexas, Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Fundamento Normativo: Vial 9078, Propuesta de Reglamento para la implementación del Sistema de Puntos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal S1. Documento A1. Investigar referencias bibliográficas y profesional afín al de propuesta de experiencias internacionales para el tema diseño del curso metodológica E2. Recurso del curso de financiero, reeducación y U1.Entes Infraestructura, sensibilización A2. Seleccionar las técnicas e autorizados mobiliario y instrumentos del curso y elaborar la vial para impartir el equipos propuesta metodológica del mismo curso E3.Suministros P1.Cosevi propios del curso P2 Otras entes externos (Educación Vial, Universidades públicas, INA, entre otras) E4.Insumos información E5. Personal de E6. Infraestructura, equipo y mobiliario E7.Insumos información de A3. Confeccionar una guía para el instructor del curso y realizar la validación de dicha guía con los involucrados A4. Capacitar a los instructores del curso con la guía validada A5. Implementar los cursos con el respectivo ente autorizado A6. Coordinar la fiscalización a los entes autorizados que imparten los cursos, en materia de contenidos, metodología, infraestructura, aspectos legales, entre otros. A7. Elaborar los Informes de control de los cursos de reeducación y sensibilización vial S2. Guía metodológica validada del curso de reeducación y sensibilización vial S3.Registro de instructores capacitados U2.Dirección de proyectos U3.Usuarios externos que S4. Informes de presenten control de acumulación de cursos de puntos o reeducación y suspensión de sensibilización licencia de vial conducir Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 98 de 319

100 Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación y fiscalización de los cursos de reeducación y Proceso: /12/2015 sensibilización vial CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de usuarios con el curso de reeducación y sensibilización vial aprobado (Número de usuarios que aprobaron el curso de reeducación y sensibilización vial / Número de usuarios que presentan suspensión de licencia de conducir) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Sistema informático de Cosevi Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 30% Generación: Analistas profesionales del área de reacreditación de Análisis y uso: Analistas profesionales del área de reacreditación de conductor Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 99 de 319

101 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Tipo Versión: Fecha vigencia: Supervisión del cumplimiento Proceso: Proceso: del servicio de utilidad pública /12/2015 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Personal profesional afín al tema E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario y equipos Supervisar a los usuarios que por cumplimiento de sentencia penal, realizan servicio de utilidad pública (trabajo comunal), según lo estipulado en la Ley de Tránsito vigente, con la finalidad de reflexionar su comportamiento inadecuado dentro del sistema vial y a su vez que exista una retribución favorable a la sociedad civil. Director de Proyectos El proceso inicia con: Elaborar proyecto con la metodología y sistema de control (base de datos) para supervisar el cumplimiento de la sentencia y finaliza con: Elaborar los Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y de gestión administrativa, propios del área. Reforma 8696 de la Ley de Transito por Vías Públicas Terrestres N 7331 y Normas Conexas. Código penal. A1.Elaborar proyecto con la metodología y sistema de control (base de datos) para supervisar el cumplimiento de la sentencia A2. Definir protocolos de atención S1. Documento de Proyecto del cumplimiento del servicio de utilidad pública P2. Unidad de Transportes del Depto. de Servicios Generales P3. Entidades Judiciales P5. Usuario Externo (conductores que una penal afín al tema) E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario y equipos E3. Vehículos E4. Conductores E5. Sentencia sobre medidas alternativas para los usuarios conductores E6. Informes de control horas E7. Instalaciones (para cumplir la sentencia) P4. Entes receptores de usuarios que requieran realizar servicio de E8.Insumos utilidad pública información de E9. Insumos de información para presenten confeccionar sentencia expediente personal A3.Verificar y analizar las notificaciones sobre las sentencias emitidas por entidades judiciales A4. Confeccionar y registrar los formularios para apertura de expedientes personales A5. Coordinar con los respectivos entes receptores de usuarios que requieren realizar servicio de utilidad pública, las condiciones de cómo se ejecutará dicho servicio. A6. Supervisar a los usuarios que por cumplimiento de sentencia penal, realizan servicio de utilidad pública y notificar a los respectivos entes judiciales A7. Gestionar la actualización del sistema de control A8. Elaborar los Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y de gestión administrativa, propios del área. S2. Protocolo de atención de usuarios que realizan el servicio de utilidad pública S3.Expedientes personales S4. Notificaciones a entes judiciales U1. Dirección de Proyectos U2. Usuario Externo S5. Informes de (conductores control del que presenten cumplimiento del una sentencia servicio de penal afín al utilidad pública y tema) de gestión administrativa, propios del área. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 100 de 319

102 Código Proceso: Tipo Proceso: Versión: Fecha vigencia: Supervisión del cumplimiento /12/2015 del servicio de utilidad pública CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de expedientes cerrados del cumplimiento del servicio de utilidad pública (Número de expedientes cerrados / Total de expedientes abiertos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes personales de los usuarios, sistema de control (base de datos) Responsables del indicador: Radial: Barras: X Circular: X Líneas: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 60% Generación: Analistas profesionales del área de reacreditación de Análisis y uso: Analistas profesionales del área de reacreditación de Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 101 de 319

103 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Diseño, implementación y Código vigencia: seguimiento del Programa Proceso: /12/2015 Empresas Segura CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Plan Nacional de Seguridad Vial 2001 Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1. Diseñar el PES, S1.Documento profesional afín considerando la selección de de la Guía para al tema metodología, creación de implementar E2. Equipo formularios de incorporación y guías para elaborar el proyectos del audiovisual y diagnóstico y proyecto por PES U1.Empresas mobiliario parte de los empresas privadas o E3. Financiero, incorporadas. instituciones P1.Cosevi logístico e públicas infraestructura A2. Identificar potenciales S2.Documentos interesadas en empresas de acuerdo a las de el PES E4. Material investigaciones o estudios incorporación al impreso efectuados en el área. PES firmados promocional de seguridad vial A3. Gestionar la incorporación al PES. U2.Empresas privadas o P2. Unidad de Transportes del Depto. de Servicios Generales E5.Vehículos E6.Conductores Diseñar, implementar y dar seguimiento al Programa de Empresas Seguras (PES), para incorporar empresas privadas o instituciones públicas, con la finalidad de generar espacios de capacitación y desarrollo de proyectos de seguridad vial que contribuyan en la disminución de accidentes de tránsito. Encargada de Programa Empresas Seguras El proceso inicia con: Diseñar el PES, considerando la selección de metodología, creación de formularios de incorporación y guías para elaborar el diagnóstico y proyecto por parte de los empresas incorporadas y finaliza con: Elaborar y presentar los Informes de control del PES. A4. Capacitar a las empresas en la temática de seguridad vial. A5. Coordinar la elaboración del diagnóstico y proyecto por parte de las empresas incorporadas. S3.Registro de capacitación impartidas del PES y certificado de participación instituciones públicas incorporadas en el PES E7. P3. Otras Lineamientos, entes externos directrices, (INTECO, INS, normas o Ministerio de insumos varios Salud, MOPT) de información para el diseño del programa A6.Implementar y dar seguimiento a la ejecución de los proyectos por parte de las empresas incorporadas. A7. Elaborar y presentar los Informes de control del PES. S4.Documento del diagnóstico y del proyecto a implementar S5.Informes de control del PES U3.Dirección de Proyectos Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 102 de 319

104 Fecha Diseño, implementación y Código Versión: vigencia: seguimiento del Programa Proceso: /12/2015 Empresas Segura CSV Sustantivo Denominación del indicador Porcentaje de empresas incorporadas al PES con respecto a las (Descripción cualitativa del visitadas a través del año concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Total empresas incorporadas a través del año /Total empresas visitadas durante el año) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registro propios del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: Generación: Encargada del PES Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada del PES Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 50% Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de ejecución de proyectos presentados (Total proyectos ejecutados a través del año / Total de proyectos presentados durante el año) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Generación: Encargada del PES Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada del PES Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 50% 103 de 319

105 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Diseño y producción de Campañas de Código vigencia: comunicación, promoción y mercadeo Proceso: /12/2016 social para proyectos de seguridad vial CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Diseñar y producir campañas de comunicación, promoción y mercadeo social, con la finalidad de promover hábitos seguros de desempeño de los usuarios en el sistema de tránsito. Jefatura del Área de Comunicación y Promoción El proceso inicia con: Analizar las estadísticas de accidentes de tránsito, elaborados por el área de Investigación y Estadística y finaliza con: Gestionar la aprobación de la campaña por parte de Junta Directiva, con el fin de iniciar la implementación al aire. Fundamento Normativo: Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Nacional Estratégico de Seguridad Vial , Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial , Ley de Transito 9078, Plan de Motos , Ley 7600, Ley de Publicidad y Propaganda 4325, Ley de Creación de SINART 8346 y demás normativa afín. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi P2. Comisión Formuladora Plan Presupuesto Institucional P3. Empresa Productora P4. Usuarios meta E1. Insumos de información estadística E2. Personal profesional E3. Manual de identidad institucional E4. Mobiliario, equipo de oficina, suministros y transporte E5. Recursos financieros E6. Profesionales en diversas áreas (publicista, mercadólogo, productor, camarógrafo, actores y técnico) E7. Equipo especializado para la producción (video cámaras, programas para producción edición videos y de E8. Insumos de información A1. Analizar las estadísticas de accidentes de tránsito, para seleccionar grupo meta de usuarios y factores de riesgo a trabajar en la campaña A2. Elaborar perfil estratégico base de la campaña y requisitos técnicos de la misma A3. Definir y asignar los recursos presupuestarios del diseño de la campaña A4. Diseñar y aplicar la investigación cualitativa sobre la que se conceptualizará la campaña de comunicación con el aporte de usuarios meta y equipo interno del Cosevi A5.Coordinar con el depto. de Proveeduría, la contratación de la producción de materiales de la campaña A6. Elaborar la conceptualización creativa de la campaña junto con la empresa productora, basado en la estadística y los resultados de la investigación cualitativa realizada A7. Validar la propuesta de guiones y concepto con usuarios meta, jefaturas de la Dirección de Proyectos y Junta Directiva previo a filmación. A8. Pre producir, producir y post producir la campaña (brochures, artes para prensa, llaveros, reglas, spots, cuñas, artes para vallas, traseras de bus, mupis, redes sociales, entre otros) en conjunto con la empresa productora ante el usuario meta. A9. Gestionar la aprobación de la campaña por parte de Junta Directiva, con el fin de iniciar el proceso de la implementación al aire. S1. Documento estratégico base para el desarrollo de la estrategia creativa de la campaña S2. Especificacion es técnicas para la contratación de servicios de producción S4. Acuerdo de Junta Directiva de U3. Dirección de aprobación de Proyectos Concepto a producir y guiones S5. Campaña producida S6.Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de campaña. la U1. Proveeduría S3. Informe de U2. Empresa resultados Productora cualitativos de la investigación realizada al segmento meta elegido U4. Sociedad Civil U5.Junta Directiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 104 de 319

106 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Diseño y producción de Campañas de comunicación, promoción y mercadeo /12/2016 social para proyectos de seguridad vial CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del cronograma de trabajo del Diseño y producción de campañas de seguridad vial (Número de actividades realizadas / Total de actividades planificadas (según cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Cronograma de Trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Generación: Publicista Institucional Análisis y uso: Jefatura de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): 100% al terminar el cronograma de trabajo 105 de 319

107 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Generación de Anuario Estadístico de Proceso: Accidentes de Tránsito /12/2015 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Elaborar información estadística de consolidación anual de accidentes de tránsito de heridos y muertos oficial de país, para la toma de decisiones, la elaboración de políticas institucionales, así como para el análisis mundial de la situación de la seguridad vial. Encargada Área de Investigación y Estadística Alcance del proceso: El proceso inicia con conformar de un archivo de datos con la información de variables y termina con el envió del documento a las instituciones Fundamento Normativo: Ley de tránsito # 9078, Normativa del INEC Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario E3. Infraestructura. P2. Asesoría E4. Acceso a base en tecnología de datos electrónica de la de accidentes de información tránsito. (ATI) E5. Información de P3. Instituto estadísticas de Nacional de vehículos en Seguros(INS) circulación E6. Cálculos de P4. Instituto población país. Nacional de E7. Normativa y Estadísticas y lineamientos de Censos (INEC) generación de estadísticas E8. Información de los muertos totales P5. Poder ocurridos por Judicial accidentes de tránsito E9. Archivo P6. Empresa electrónico con la contratada información de para la coordenadas de recolección de cada accidente coordenadas contratado. P7. Área de E10. Estructura de Investigación y anuario estadística E11. Procedimientos de elaboración de las actividades A1. Conformar archivo de accidentes de tránsito preliminar A2. Validar la información consignada en el archivo de trabajo de accidentes de tránsito. A3. Conformar archivo final accidentes de tránsito A4. Generar los elementos que conforman el cuerpo del anuario A5. Editar y contratar la Diagramación del documento Anuario. A6. Aprobar y publicación de anuario. S1. Documento Anuario Estadístico de Accidentes de Tránsito. U1. Comisión Ministerial de Seguridad Vial U2. Junta Directiva Cosevi U3. Dirección de Proyectos U4. Unidades Ejecutoras (Dirección General de Educación Vial, Dirección General de Polícia de Tránsito, Dirección General de Ingeniería de tránsito) U5. Municipalidades S2. Oficio de aprobación y remisión del U6 Organismos Anuario Estadístico. Internacionales al que pertenece COSEVI U7. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 106 de 319

108 Versión: Fecha vigencia: Generación de Anuario Estadístico de Código Proceso: /12/2015 Accidentes de Tránsito CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del cronograma de ejecución del anuario estadístico (Número de actividades realizadas / Número de actividades establecidas en el cronograma) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de ejecución del anuario Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Equipo desarrollador del anuario Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Director de proyectos 100% al terminar el cronograma de ejecución 107 de 319

109 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de la evaluación y control del servicio Proceso: de Inspección vehicular (IVE) /12/2015 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal (Jefe de Área. A1.Asignar estudio a grupo encargado de la S1. Documento Profesionales en fiscalización de aportes de diversas áreas mejoras al como Ingeniera Industrial, A2. Planificar previamente la visita de P1. Cosevi Mecánica, fiscalización Administración. P2. Director de Proyectos P5. ATI Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: P3. Empresa prestataria del servicio de RTV. P4. Asesoría Legal E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos (viáticos) E4. Orden de Trabajo (Asignación de Estudio) E5. Servicio de la IVE E6. Plan de acciones correctivas E7. Base de datos y procedimientos internos. E8. Criterios Legales E9. Equipo de cómputo portátil para visitas de campo Gestionar la evaluación y control por medio de mecanismos de fiscalización en las estaciones de IVE los requerimientos establecidos en el Cartel, oferta, Contrato y Reglamentación atinente, a efectos de garantizar la seguridad registral, electromecánica y ambiental de la flotilla vehicular con la finalidad de disminuir los accidentes de tránsito Director de Proyectos El proceso inicia con: Asignar estudio para la realización de la fiscalización y finaliza con: Elaborar informe y presentación de resultados del proceso de fiscalización ante la Junta Directiva. Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV. Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas Decreto MOPT Directrices, acuerdos u oficios que tengan relación con la IVE. A3. Fiscalizar la IVE a través de diferentes mecanismos: trabajo en campo, reuniones, atención de consultas, investigación en base de datos, entre otras. A4. Elaborar y entregar informe Final del estudio de Fiscalización a la empresa prestataria de la IVE A5. Recibir, evaluar y aprobar las acciones correctivas propuestas por la prestataria con base a los hallazgos detectados en el proceso de fiscalización. En caso de existir hallazgos que impacten las cláusulas de rescisión y resolución del contractual se deberá informar de inmediato a la Junta Directiva A6. Gestionar el seguimiento a las acciones correctivas propuestas para que se realicen en tiempo y forma. A7. Elaborar informe y presentación de resultados del proceso de fiscalización ante la Junta Directiva. servicio de IVE al manual de procedimientos y al proceso de fiscalización. U1. Directos de Proyectos S2. Oficio de acciones correctivas al proceso de IVE propuestas por la prestataria. S3. Informes de Fiscalización de la IVE S4. Oficio de aprobación de la U2. Empresa Dirección de prestataria Proyectos de las acciones correctivas propuestas por la prestataria S5. Información dirigida a Junta Directiva para la U3. Junta Directiva toma de decisiones en cuanto a IVE. S6. Informe dirigido a Junta Directiva sobre U4. Sociedad Civil. resultados de fiscalización de la IVE Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 108 de 319

110 Versión: Fecha vigencia: Gestión de la evaluación y control del servicio Código Proceso: /12/2015 de Inspección vehicular (IVE) CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de Cumplimiento de plan de trabajo (Eficacia) (Cantidad de Fiscalizaciones realizadas/total de Fiscalizaciones planificadas) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios y plan de trabajo del área, Plan Operativo Institucional. Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Equipo de trabajo del área Análisis y uso: Equipo de trabajo del área, Director de Proyectos. Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 100% al finalizar el plan de trabajo. 109 de 319

111 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Atención de consultas, quejas denuncias de Código Proceso: /12/2015 usuarios del servicio de inspección vehicular CSV Objetivo general del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal Profesionales afín al A1. Atender la consulta mediante los medios área. establecidos (Fax, visita presencial, correo electrónico, teléfono, entre otros) S1 Expediente P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos (viáticos) E4. Formulario de P2. Usuarios del recepción de servicio de la consultas con IVE que evidencias presenten documentales consultas adjuntas E5. Respuesta de P3. Empresa análisis inicial de la prestataria del consulta. servicio de IVE. E6. Bases de datos. P4. Asesoría E7. Criterios Legal Legales. E8. Equipo de P5. Asesoría en cómputo y Tecnologías de tecnológico para Información trabajo de campo E9. Insumos de P6. Contraloría información o de servicios documento de inicio de gestión P7. Otras instancias E10. Insumos de externas información o (MOPT, documento de inicio Defensoría de de gestión los Habitantes, entre otras) Atender a los usuarios que realicen consultas, estudios, quejas o denuncias en temas relacionados con aspectos de inspección vehicular y similares, con la finalidad de velar por el adecuado cumplimiento y mejora continua del servicio de inspección vehicular. Director de Proyectos o su delegado. El proceso inicia con: Atender la consulta mediante los medios establecidos (Fax, visita presencial, correo electrónico, teléfono, entre otros) y finaliza con: Gestionar los resultados definitivos con los usuarios o entidades que establecieron la solicitud ante la asesoría Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV. Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas. Decreto MOPT Demás normativa atinente A2. Confeccionar expediente con el cual se le da seguimiento a la consulta queja o denuncia A3. Analizar los diferentes recursos disponibles (personal, sistemas de información, viáticos, etc.) con el fin de asignar el personal a cargo de la investigación. A4. Elaborar la investigación preliminar, de acuerdo con la documentación presentada. A5. Aprobación de respuesta realizada, de acuerdo con la investigación preliminar A6. Gestionar los resultados definitivos con los usuarios o entidades que establecieron la solicitud ante la asesoría actualizado de la consulta. U1. Dirección de Proyectos U2. Usuarios del servicio de la IVE S2. Documento que presenten de asginación de consultas investigación. U3. Instituciones públicas y privadas que presenten consultas S3. Borrador preliminar de respuesta a U4.Empresa consulta prestataria del Servicio de IVE S4 Respuesta U5. Departamentos definitiva escrita del COSEVI que a Usuarios ante hayan presentado solicitud consultas realizada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 110 de 319

112 Código Versión: Fecha vigencia: Atención de consultas, quejas denuncias de Proceso: usuarios del servicio de inspección vehicular /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de consultas atendidas (Eficacia) (Cantidad de consultas resueltas / Total de consultas recibidas) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Expedientes de consultas y bases de datos. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Fiscalizadores Análisis y uso: Fiscalizadores, Director de Proyectos, Junta Directiva Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 90% al finalizar cada trimestre 111 de 319

113 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Análisis Financiero Proceso: /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Determinar la razonabilidad de los precios y los costos de los bienes y servicios requeridos por la Institución, a través de análisis financieros, para lograr el uso racional de los recursos Dueño del proceso: Alcance del proceso: Director Financiero El proceso inicia con: Recibir y registrar el oficio de solicitud de parte de los proveedores y finaliza con: Comunicar los resultados del informe. Fundamento Normativo: Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, Ley de Administración Financiera, Ley del Impuesto sobre la Renta Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección Ejecutiva P2. Departamento E1. Oficio de de Servicios Solicitud del Generales Estudio P3. Financiero Departamento de Proveeduría P4. Asesoría Legal P5. COSEVI E2. Mobiliario, equipos y suministros E3. Personal A1. Recibir y registrar oficio de solicitud de parte de los proveedores A2. Analizar el requerimiento solicitado y definir la metodología a seguir A3. Recopilar las variables (datos, índices, regulaciones) relacionadas con el tema a analizar A4. Efectuar el análisis correspondiente A5. Elaborar el Informe, conteniendo las conclusiones y recomendaciones A6. Comunicar los resultados del informe U1. Dirección Ejecutiva U2. Junta Directiva U3. S1. Informe Departamento del Estudio de Servicios Financiero Generales U4. Departamento de Proveeduría U5. Asesoría Legal Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 112 de 319

114 Versión: Fecha vigencia: Código Análisis Financiero Proceso: /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de Análisis Financieros comunicados. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Cantidad estudios financieros comunicados / Total de solicitudes de análisis financiero recibidas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Dirección Financiera Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista Financiero Análisis y uso: Director Financiero Comunicación a interesados: Director Financiero > 90% de estudios financieros comunicados 113 de 319

115 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Control y seguimiento de la ejecución Proceso: presupuestaria /05/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección Ejecutiva P2. Depto. Tesorería E1 Plan Operativo aprobado por parte de la Contraloría General de la República y de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. E2. Registro de caja chica, devoluciones de dinero, multa tránsito, viáticos, pagos masivos a proveedores, notas de débito y cheques, informe de egresos E3. Registro de P3.Departamento Pago de salarios, de Gestión y resoluciones Desarrollo Humano administrativas y judiciales, otros. Controlar y dar seguimiento a la ejecución presupuestaria, mediante el registro y análisis de los documentos presupuestarios remitidos por las unidades ejecutoras, con el fin de asegurar el uso eficiente y eficaz de los recursos institucionales. Jefatura del Departamento de Presupuesto. El proceso inicia con: Recibir, confeccionar las hojas de diario y registrar el presupuesto aprobado para cada unidad ejecutora, por subpartida, meta y monto asignado y finaliza con: Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario y comunicarla a los entes externos. Ley de presupuestos, directrices y lineamientos emitidos por parte de los entes externos fiscalizadores (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MOPT). Ley de Administración Pública, Ley de Control Interno, entre otros. A1.Recibir, confeccionar las hojas de diario y registrar el presupuesto aprobado para cada unidad ejecutora, por subpartida, meta A2. Recibir los documentos elaborados por las unidades ejecutoras y verificar el cumplimiento de los requisitos del mismo A3. Revisar y analizar los documentos, aplicando los controles y la normativa vigente. A4. Registrar y controlar dicha información en el libro de la unidad ejecutora solicitante (por subpartida y meta), asignar el control previo de aprobación presupuestaria, escanear y archivar el documento. U1. Unidad ejecutora S1. Documento con la asignación del control previo de aprobación presupuestaria U2. Departamento de Tesorería - Departamento de Proveeduría P4.Unidades Ejecutoras internas P5.Unidades E4. Solicitud de Ejecutoras Materiales, externas: Dirección Solicitud de General de Policía Cheques, Vales de de Tránsito, Caja Chica, otros Ingeniería de Tránsito, Educación Vial P6. Cosevi E5. Mobiliario, Materiales y Equipo E6. Recurso Humano A5. Conciliar los egresos reportados por el Depto. de Tesorería con el registro de egreso en libros del Depto. de Presupuesto A6. Preparar el informe de Ejecución Presupuestaria y/o Liquidación A7. Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestaria y comunicarla a entes externos. S2. Informe de Ejecución Presupuestaria y/o Liquidación U3. Junta Directiva U4. Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría.) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 114 de 319

116 Versión: Fecha vigencia: Control y seguimiento de la ejecución Código Proceso: /05/2016 presupuestaria CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Recursos ejecutados / Total de recursos presupuestados) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: x Bimestre: Informes de Ejecución Presupuestaria Porcentaje de ejecución Presupuestaria Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analistas de Presupuesto Análisis y uso: Jefatura de Presupuesto Comunicación a interesados: Director Financiero > 90% de la ejecución de los recursos presupuestados 115 de 319

117 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Proceso: institucional /05/2016 CSV Objetivo general del proceso: Controlar y dar seguimiento a las diferentes fuentes de ingreso institucional, con la finalidad de llevar a cabo la ejecución presupuestaria de ingresos Dueño del proceso: Alcance del proceso: Jefatura del Departamento de Presupuesto. El proceso inicia con: Recibir, confeccionar las hojas de diario correspondientes por fuente de ingreso y Registrar el ingreso y finaliza con: Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario de ingresos y comunicarla a entes externos. Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Plan Operativo aprobado por parte de la Contraloría P1 Dirección General de la Ejecutiva República y de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. P1. Dirección Financiera E2. Informe de ingresos ordinarios institucionales. Ley de presupuestos, directrices y lineamientos emitidos por parte de los entes externos fiscalizadores (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MOPT). Ley de Administración Pública, Ley de Control Interno, entre otros. A1. Recibir, confeccionar las hojas de diario por fuente de ingreso y registrar el ingreso. A2. Recibir, verificar y analizar el informe de ingresos ordinarios institucionales y el presupuesto extraordinario, según fuentes de ingreso. A3. Registrar el Informe de Ingresos Ordinarios y el Presupuesto Extraordinario, en el diario de ingresos, de acuerdo a la partida y subpartida. S1. Informe de Ejecución Presupuestaria de Ingresos U1. Dirección Financiera U2. Dirección Ejecutiva P2. Dirección E3. Presupuesto Financiera. Extraordinario. A4. Preparar el informe de la ejecución presupuestaria de ingresos. U3. Junta Directiva P3. Cosevi E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Recurso Humano A5. Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario de ingresos y comunicarla a entes externos. U4. Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría.) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 116 de 319

118 Código Versión: Fecha vigencia: Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Proceso: institucional /05/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Tasa de variación de ingresos concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) (Ingresos recaudado - Ingresos proyectados) / Ingresos Proyectados Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Informe de Ingresos Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Analistas de Presupuesto Responsables del indicador: Análisis y uso: Jefatura de Presupuesto Comunicación a interesados: Director Financiero Definición del umbral (meta): Tasa de variación > de 319

119 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Elaboración de los Estados Financieros del Proceso: Consejo de Seguridad Vial /12/2015 CSV Elaborar los Estados Financieros Comparativos según los Principios de Contabilidad Objetivo general del proceso: Generalmente Aceptados, con el fin de suministrar información adecuada y oportuna acerca de la situación financiera, que sea útil para la toma de decisiones. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios U1.Usuarios A1. Verificar y analizar la información P1.Departamento Internos: Junta E1. Planillas, documental remitida por los diferentes de Gestión y Unidades, Departamentos y Direcciones del Provisión y Ejecución Recursos Cosevi. de Cesantía Humanos. P2. Unidad de E2. Entradas y salidas Administración de de Materiales. Materiales E3. Informe quincenal de liquidación de combustible, informe del estado actual de P3. Departamento las obras en proceso, de Servicios informe de pólizas Generales vigentes, informes de depósitos de garantías de líneas telefónicas, medidores de luz y agua. P4. Departamento de Presupuesto P5. Departamento de Tesorería E4. Pagos de Servicios escaneados y archivados en forma digital, reintegros actualizados. E5. Garantías, Transferencias, Cheques, Informe de Ingresos Estados de Cuentas Bancarias, Copias de libros bancarios. P6. Unidad de E6. Conciliación de Administración de Bienes Bienes P7. Asesoría en Informática Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E7. Interfaz Contabilidad Infracciones E8. Contingencias y P8. Asesoría Legal Provisiones P9. Unidad de E9. Oficio principio de Control Interno. negocio en marcha. P10. E10. Listado de Departamento de Cartas de Crédito Proveeduría E11. Mobiliario, P11. Cosevi Materiales y Equipo E12. Personal Jefe Departamento de Contabilidad El proceso inicia con: verificar y analizar la información documental remitida porlos diferentes Unidades, Departamentos y Direcciones del Cosevi y finaliza con: aprobar y comunicar los Estados Financieros. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Principios de Contabilidad Generalmente aceptados para el Sector Publico, Normativa de la Contabilidad Nacional y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico NICSP, Informes sobre recomendaciones de Auditorías Internas como Externas. A2. Confeccionar y registrar los asientos contables según los documentos enviados por las diferentes Unidades y Departamentos del Cosevi. A3. Conciliar las diferentes cuentas bancarias y de caja chica, así como las cuentas de materiales y suministros. A4. Confeccionar los auxiliares contables según la cuenta contable. A5. Ejecutar el cierre contable en el Sistema de Información Administrativa Financiera. A6. Elaborar los estados financieros, notas explicativas, analisis financieros y auxiliares A7. Aprobar y comunicar los Estados Financieros. Directiva, Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y el Departamento de Presupuesto COSEVI del U2. Usuarios Externos: Dirección General de la Contabilidad S1. Informe Nacional del Financiero, con Ministerio de los cuatro Hacienda y la Estados Autoridad Financieros Presupuestaria principales, notas y auxiliares U3. Público en General. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 118 de 319

120 Versión: Fecha vigencia: Elaboración de los Estados Financieros del Código Proceso: /12/2015 Consejo de Seguridad Vial CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de aprobación de Estados Financieros (Número de Estados Financieros aprobados a través del tiempo / Total de Estados Financieros del periodo) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros internos del Departamento y oficio de aprobación de la Dirección Financiera. Barras: Líneas: x Tablas de Excel Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Colaborador de Contabilidad Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Contabilidad Comunicación a interesados: Dirección Financiera 100% de Estados Financieros aprobados. 119 de 319

121 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Registro y control de bienes muebles e Proceso: inmuebles institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Registrar y controlar los bienes muebles e inmuebles institucionales, de acuerdo a la normativa vigente que rige en materia administrativa y legal, con el fin de salvaguardar los recursos del Estado. Encargado (a) de la Unidad de Administración de Bienes Alcance del proceso: El proceso inicia con: recibir, verificar y registrar la información sobre los bienes adquiridos mediante los diferentes procesos de adquisición y finaliza con: elaborar informes para los diferentes Entes Reguladores en materia de Resguardo de bienes. Fundamento Normativo: Reglamento de Administración de Bienes, Reglamento de Activos Fijos del COSEVI, Ley de Administración Financiera, Ley General de Administración Publica, Directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y Contabilidad Nacional (CN) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Boletas de P1. Unidad de Asignación de Administración de Activos de Primer Materiales Ingreso P2. Departamento de Contabilidad E2. Reportes de Saldos Contables E3. Entradas de Materiales, Vales de Caja Chica, Pagos por Servicio P3. Funcionarios y jefaturas E4 Boletas de responsables de Asignación de los bienes Activos (COSEVI y Trasladados Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de E5. Oficios de Tránsito y traslado de bienes Educación Vial) P4. Cosevi E6. Mobiliario, Materiales y Equipo E7. Recurso Humano A1. Recibir, Verificar y registrar la información sobre los bienes adquiridos mediante los diferentes procesos de adquisición. A2. Verificar y Conciliar la información Administrativo-Contable de los activos, por medio de documentación adjunta. (Aplica solo para la información de primer ingreso) A3. Recopilar, analizar y registrar la Información presupuestaria y datos de factura, garantía proveedor, entre otros (auxiliar de Entrada de Materiales) (Aplica solo para la información de primer ingreso). A4. Registrar o actualizar la información de los bienes inmuebles e inmuebles (sistema institucional y SIBINET) A5. Elaborar informes para los diferentes Entes Reguladores en materia de Resguardo de bienes. U1. Departamento de Contabilidad S1. Oficio Activos Agotados / Oficio de U2. Funcionarios Reclasificación Responsables o jefaturas (COSEVI y Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial) S2. Listado de Bienes por Funcionario U3. Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa S3. Informes de Bienes U4. Contabilidad Nacional U5. Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y Contabilidad Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 120 de 319

122 Código Versión: Fecha vigencia: Registro y control de bienes muebles e Proceso: inmuebles institucionales /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de bienes adquiridos registrados Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: (Cantidad de bienes registrados / Total de bienes adquiridos) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Unidad Barras: Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de Unidad de Administración de Bienes Análisis y uso: Jefatura Unidad de Administración de Bienes Comunicación a interesados: Jefatura Unidad de Administración de Bienes 100% de bienes adquiridos registrados 121 de 319

123 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Inventario de los bienes muebles e Proceso: inmuebles institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Realizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles institucionales, con el fin de verificar la existencia y destino de los recursos del Estado Encargado (a) de la Unidad de Administración de Bienes Alcance del proceso: El proceso inicia con: planificar la ejecución de los inventarios y finaliza con: preparar informe final de los resultados del inventario de bienes muebles e inmuebles. Fundamento Normativo: Reglamento de Administración de Bienes, Reglamento de Activos Fijos del COSEVI, Ley de Administración Financiera, Ley General de Administración Publica, Directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y Contabilidad Nacional (CN) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Administración de Bienes P2. Responsable del bien P3. Cosevi E1. Registros de la Base de Datos activos (inventario inicial) E2. Bienes mueble e inmuebles físicos o certificación de bienes E3. Mobiliario, Materiales y Equipo E4. Recurso Humano A1. Planificar la ejecución del inventario. A2. Realizar el inventario físico de los bienes A3. Actualizar, Analizar y verificar los resultados del inventario en los diferentes sistemas (Sistemas institucionales y SIBINET) A4. Preparar informe final de los resultados del inventario de bienes muebles e inmuebles. U1. Cronograma U1. Departamento con responsables de Contabilidad y lugares donde realizar dicho inventario U2. Responsable del bien y/o jefatura inmediata S2. Reporte de Inventario S3. Oficios para la presentación o justificación de los bienes faltantes S4. Oficios de solicitud de apertura de procedimientos administrativos S5. Informe Anual de Inventario U3. Relaciones Laborales MOPT U5. Ministerio de Hacienda Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 122 de 319

124 Versión: Fecha vigencia: Inventario de los bienes muebles e Código /12/2015 inmuebles institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de bienes verificados en el inventario (Cantidad de bienes verificados en el inventario / Total de bienes registrados en inventario) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Datos Unidad de Administración de Bienes Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): tablas Generación: Funcionarios de Unidad de Administración de Bienes Análisis y uso: Jefatura Unidad de Administración de Bienes Comunicación a interesados: Jefatura Unidad de Administración de Bienes > 85% de bienes verificados en el inventario 123 de 319

125 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Acreditación del pago de bienes y Proceso: servicios a proveedores /09/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Acreditar el pago de bienes y servicios contratados a diferentes proveedores del Consejo de Seguridad Vial, a través de la Tesorería Nacional, con el fin de registrar correctamente los Egresos Institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Revisar y analizar el antecedente documental del trámite solicitado, en todos sus requisitos y finaliza con: Preparar el informe final de egresos institucionales. Fundamento Normativo: Ley General de Contratación Administrativa Nº7494, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131, Ley de Administración Vial Nº6324 y Directrices de Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1. Revisar y analizar el antecedente documental del trámite solicitado, en todos sus requisitos P1. Departamento de Presupuesto E1. Solicitud de pago de bienes y servicios A2. Registrar el pago de los bienes y servicios en "el Módulo de Pago a Proveedores" y generar el respectivo archivo del pago (aplica únicamente para pagos masivos) S1. Archivo de pago a proveedores U1.Tesorería Nacional P2. Depto. Proveeduría E2. Solicitud de apertura de carta de crédito E3. Mobiliario, Materiales y Equipo A3. Registrar en el libro de egresos las cartas de crédito y gestionar su apertura (aplica únicamente para pagos por carta de crédito) A4. Registrar, Validar y Remitir digitalmente el archivo de pago de bienes y servicios, para su respectiva aplicación o tramitar aprobación de pago por carta de crédito S2. Documento de pagos acreditados U2. Departamento de Contabilidad P3. Cosevi E4. Personal. A5. Verificar la aplicación del pago y registrarlos a nivel de hojas enlazadas en Excel, por subpartida presupuestaria A6. Preparar el informe final de egresos institucionales S3. Informe de control de egresos institucionales. U3. Departamento de Presupuesto Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 124 de 319

126 Código Versión: Fecha vigencia: Acreditación del pago de bienes y Proceso: servicios a proveedores /09/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de pagos de bienes y servicios acreditados a proveedores (Monto de pagos acreditados a proveedores / Monto total presupuestado) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros propios del Departamento Radial: Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Colaborador encargado del registro de egresos institucionales Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería > 90% de los pagos acreditados a proveedores 125 de 319

127 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Registro de los Ingresos Proceso: institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Registrar correctamente los Ingresos Institucionales de acuerdo a sus conceptos, con el fin llevar un adecuado control de los recursos Institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Conciliar el monto depositado por los entes recaudadores en las cuentas autorizadas por COSEVI, con los archivos de pago del Módulo de Conectividad, emitidos por estos entes y finaliza con: Elaborar el Informe de control de ingresos institucionales Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Nº9078, Fundamento Normativo: Ley de Administración Vial Nº6324 y Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Movimientos de A1. Conciliar el monto depositado la cuenta por los entes recaudadores en las recaudadora, por U1. Dirección cuentas autorizadas por COSEVI, P1. Bancos y los depósitos Financiera con los archivos de pago del Entidades correspondientes a Módulo de Conectividad, emitidos Privadas que los derechos de por estos entes suscriben Licencia de convenio de conducir, Pruebas U2. recaudación Prácticas y Cursos Departamento de con el COSEVI Teóricos o Presupuesto A2. Realizar el registro de cada (Aseconsevi, cancelación de uno de los conceptos de ingresos, Banco Costa en la hoja de trabajo y preparar el E2. Montos Rica, Banco desglose de los Ingresos por S1. Informe de depositados por los cuenta bancaria recaudadora. U3. Nacional de control de Entes Departamento de Costa Rica, Ingresos Recaudadores Contabilidad Banco Crédito institucionales. Agrícola de Cartago, Davivienda) P2. Cosevi E3. Reporte de Archivo de pagos del sistema de Conectividad de los entes recaudadores E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Personal. A3. Elaborar el Informe de control de ingresos institucionales, incorporando la información generada por cada desglose según las cuentas bancarias recaudadoras. U4. Área de Análisis Financiero- Dirección Financiera. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 126 de 319

128 Código Versión: Fecha vigencia: Registro de los Ingresos Proceso: institucionales /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Conciliación de ingresos institucionales concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Monto de ingresos institucionales registrados - Monto Ingresos emitidos por los Entes recaudadores Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Registros del Departamento y movimientos de cuentas Bancarias Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Colaborador encargado del registro de Ingresos Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería Cero 127 de 319

129 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Ejecución y seguimiento de informes Proceso: de la Dirección Logística /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Ejecutar y gestionar el seguimiento de los informes de la Dirección de Logística, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales asignados. Directora de la Dirección de Logística. El proceso inicia con: Coordinar la recepción (por parte del personal asistente) de los insumos necesarios a los diferentes Jefes y profesionales de los Departamentos de la Dirección de Logística, para elaborar los informes propios del área y finaliza con: Gestionar el seguimiento (por parte de la Dirección de Logística), del plan de acción en el plazo establecido. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Operativo Institucional año 2015, Plan Estratégico Nacional de Seguridad Vial y Decretos, Reglamentos y Directrices en materia de Planificación y de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Departamentos de la Dirección de Logística. A1. Coordinar la recepción (por parte del personal asistente) de los insumos necesarios a los diferentes Jefes y profesionales de los Departamentos de la Dirección de Logística, para elaborar los informes propios del área. S1. Informe técnico U1. Dirección de realizado por el Logística. personal asistente. P2. COSEVI E1. Insumos de Información. E2. Personal asistente. E3. Mobiliario, equipo y materiales. A2. Realizar el informe (por parte del personal asistente), con las correspondientes conclusiones y recomendaciones y trasladarlo a la Directora de Logística. A3. Analizar y remitir informe (por parte de la Directora) a los jefes de los Departamentos, para que realicen los planes de acción correspondientes. A4. Gestionar el seguimiento (por parte de la Dirección de Logística), del plan de acción en el plazo establecido. S2. Oficio de remisión del informe técnico. U2. Departamentos S3. Documento de Logística. con el plan de las acciones de los Departamentos de la Dirección U3. Dirección de Logística. Ejecutiva. S4. Informe de cumplimiento del Plan U4. Comisión Operativo Plan Operativo Institucional, de de Presupuesto. la Dirección de Logística. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 128 de 319

130 Código Versión: Fecha vigencia: Ejecución y seguimiento de informes Proceso: de la Dirección Logística /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de informes generados de la Dirección de Logística. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de informes generados de la Dirección de Logística / Total de informes presupuestados) x 100 (según Plan Operativo Institucional) Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: X Año: Bimestre: Registros propios del área, Plan Operativo Institucional Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Cuadros e Imágenes Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Asistentes de la Dirección de Logística Análisis y uso: Directora de Logística Comunicación a interesados: Directora de Logística 100% al finalizar el periodo Anual 129 de 319

131 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Análisis, ejecución y seguimiento de Código Versión: Fecha vigencia: directrices y lineamientos relativos a Proceso: todas las áreas de la Dirección de /12/2015 Logística CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Analizar, ejecutar y dar seguimiento a directrices y lineamientos propios de todas las áreas de Dirección de Logística, con la finalidad de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales asignados Directora de la Dirección de Logística El proceso inicia con: Recopilar los requerimientos de la administración superior en cuanto a: Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones según informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o la solicitud de diseño de directrices y lineamientos propios del área y finaliza con: Gestionar el seguimiento de las directrices y lineamientos emitidos, con el fin de lograr una adecuada implementación de los mismos Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Fundamento Normativo: Operativo Institucional año 2015, Plan Estratégico Nacional de Seguridad Vial y Decretos, Reglamentos y Directrices en materia de Planificación y de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Acuerdos de Junta Directiva. P1. Junta Directiva y Dirección E2. Insumos de Ejecutiva. Información, tales como: instrucciones, directrices y lineamientos. P2. COSEVI. P3. Auditoria Interna E3. Personal asistente. E4. Mobiliario, equipo y suministros. E5. Informe de Auditoria. P4. Otros entes externos (MOPT y sus órganos escritos, Secretaria Técnica de la E6. Insumos de Autoridad información. Presuestaria, Poder Judicial, Municipalidades, MIDEPLAN entre otros.) A1. Recopilar los requerimientos de la administración superior en cuanto a: Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones según informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o la solicitud de diseño de directrices y lineamientos propios del área. A2. Analizar, investigar y diseñar las directrices y lineamientos propios del área (En caso que aplique). A3. Ejecutar a través de una adecuada coordinación, los Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones de informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o directrices y lineamientos propios del área, mediante reuniones, visitas de campo, documentos u oficios con los interesados. A4. Gestionar el seguimiento de las directrices y lineamientos emitidos, con el fin de lograr una adecuada implementación de los mismos. S1. Documento de las directrices y lineamientos emitidos. U1. Departamentos de la Dirección de Logística. U2. Dirección Ejecutiva. U3. Auditoria Interna. U4. Otros Entes externos (MOPT S2. Actas, y sus órganos minutas de escritos, reuniones o Secretaria planes de Técnica de la acción, Autoridad atinentes al Presupuestaria, tema. Poder Judicial, Municipalidades, MIDEPLAN entre otros). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 130 de 319

132 Análisis, ejecución y seguimiento de Código Versión: Fecha vigencia: directrices y lineamientos relativos a Proceso: todas las áreas de la Dirección de /12/2015 CSV Logística Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de acciones emitidas (acuerdos, directrices, lineamientos, entre otros) por la Dirección de Logística. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Número de acciones cumplidas / Total de acciones emitidas por la Dirección de Logística. Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: x Año: Bimestre: Registros propios del área. Barras: Circular: x Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80% Generación: Asistentes y secretaria de la Dirección Análisis y uso: Directora de Logística Comunicación a interesados: Directora de Logística 131 de 319

133 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Atención de solicitudes, consultas y trámites Código Proceso: del usuario, en la Unidad de Plataforma de /09/2016 Servicio de San José CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Atender las solicitudes, consultas y trámites presentadas por el usuario en la ventanilla de servicio referentes a la Ley de Tránsito vigente, con el fin de brindarles un servicio eficiente. Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. El proceso inicia con: Recibir y verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos establecidos y finaliza con: Elaborar informe de trámites realizados. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, sus reglamentos y decretos, acuerdos y directrices dadas por la Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario en conjunto con las Unidades de Impugnaciones de Boletas de Citación y la Unidad de Custodia y Control de Placas y Vehículos Detenidos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo. P2. Consejo de Seguridad Vial. E1. Solicitud de certificación E2. Solicitud de información E3. Solicitud de prescripción de boleta E4.Solicitud devolución dinero. E5.Solicitud impugnación. de de de E6. Mobiliario, equipo y materiales. E7. Sistemas Tecnológicos de Información. E8. Funcionarios de la Unidad de Plataforma de Servicios. A1. Recibir y verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos establecidos. A2. Verificar, ingresar y/o analizar la información presentada en los sistemas de información pertinentes. A3. Tramitar la solicitud presentada y proporciona la información o documento sobre el trámite solicitado A4. Elaborar informe de trámites realizados S1. Certificaciones de: trabajo, infracciones al día, placas detenidas, puntos del conductor U1. Usuario externo S2. Listado de infracciones, copia de impugnaciones y/o expedientes resuelto, copia de boletas de citación S3. Documento de prescripción de U2. Depto. boletas. Tesorería S4. Documento de devolución de dinero S5. Documentos U3. Unidad de de impugnación Impugnaciones de con número de Boletas de expedientes Citación. asignado S6. Informes de trámites realizados U4. Jefatura Depto. Servicio al Usuario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 132 de 319

134 Versión: Fecha vigencia: Atención de solicitudes, consultas y trámites del usuario, en la Unidad de Plataforma de Código Proceso: /09/2016 Servicio de San José CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de solicitudes, consultas y trámites atendidos concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de solicitudes, consultas y trámites atendidos / Número de solicitudes, consultas y trámites recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Reporte del Sistema Integrado de Infracciones, Reporte del Sistema de Gestión de Filas Forma de representación: Radial: Circular: Barras: Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Funcionario de la Plataforma de Servicio. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. 133 de 319

135 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de la devolución placas o emisión de Código órdenes de entrega de vehículos y/o licencias Proceso: detenidas, en la Unidad de Plataforma de Servicio /09/2016 de San José CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar la Devolución de Placas o emisión de orden de entrega de vehículos y/o licencias Detenidas por infracciones a Ley de Tránsito vigente, en la Unidad de Plataforma de Servicio de San José, con el fin de brindar un servicio eficiente al usuario. Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. El proceso inicia con: verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos establecidos y finaliza con: Realizar la entrega de la (s) placa (s) al usuario o la orden de entrega de vehículo o licencia detenida y archivar la documentación pertinente. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, sus reglamentos y decretos, acuerdos y directrices dadas por la Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario en conjunto con las Unidades de Impugnaciones de Boletas de Citación y la Unidad de Custodia y Control de Placas y Vehículos Detenidos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo. P2. Consejo de Seguridad Vial. E1.Solicitud devolución requisitos establecidos. de y E2. Mobiliario, equipo y materiales. E3. Sistemas Tecnológicos de Información. A1. Verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos establecidos. A2. Consultar en los sistemas de información y páginas web, el cumplimiento de los parámetros establecidos. A3. Generar el informe de cancelación de custodia y acarreo de vehículos detenidos (aplica únicamente para vehículos detenidos según corresponda) S1. Documento de órdenes de devolución de placa, vehículo y/o licencia detenida E4. Funcionarios de la Unidad de Plataforma de Servicios. A4. Confeccionar la orden de devolución de la placa, vehículo o licencia detenida, a través del Sistema Informático de Devoluciones. U1. Usuario Externo P3. Entes externos: Registro Nacional, Colegio de Abogados, Dirección E5. Insumos de Nacional de información. Notariado, Instituto Nacional de Seguros, Revisión Técnica de Vehículos. A5. Gestionar laemisión de la orden de devolución de placa, vehículo o licencia detenida, con la Unidad de Impugnaciones de San José. A6. Gestionar la entrega de la placa detenida con la Unidad de Custodia y Control de Placas y Vehículos Detenidos (cuando corresponda). A7. Realizar la entrega del documento respectivo o la(s) placa (s) y gestionar el archivo de la documentación pertinente. S2. Placa (s) metálica (s) o documento de certificación de placa destruida. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 134 de 319

136 Versión: Fecha vigencia: Gestión de la devolución placas o emisión de Código órdenes de entrega de vehículos y/o licencias Proceso: detenidas, en la Unidad de Plataforma de Servicio /09/2016 de San José CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de trámites de devolución gestionados correctamente (Cantidad de trámites de devolución gestionados / Cantidad de trámites de devolución solicitadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Reporte del Sistema Integrado de Infracciones, Reporte del Sistema Informático de Devoluciones de Placas y Órdenes de devolución emitidas (documentos físicos) Barras: Líneas: x Tablas Generación: Funcionario de la Plataforma de Servicio. Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Definición del umbral ( meta ): 100% 135 de 319

137 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Recolección y descarga de los datos levantados por los oficiales de tránsito de Delegación Central y Proceso: /12/2015 Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades. CSV Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Ley de Tránsito No. 9078, Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios U1. Departamento E1. Boletas de A1. Revisar y verificar de parte de las S1. Sistema de Servicio al Citación Multa Fija autoridades de tránsito de la Delegación de Integrado de Usuario E2. Boletas de Citación por Colisiones. E.3 Partes Oficiales de Tránsito. P1. Dirección General de E.4. Planos o Policía de Croquis sobre Tránsito Y accidentes Universidad de Costa Rica P2. Municipalidade s y Universidad de Costa Rica P3. Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E.5. Placas metálicas de vehículos. E6. Notas aclaratorias de los oficiales de tránsito, licencias retenidas y otros documentos. E7. Infraestructura E8. Boletas de Citación Multa Fija E9. Notas aclaratorias de los oficiales de tránsito, licencias retenidas y otros documentos. E10. Mobiliario, Materiales y Equipo E11. Herramientas tecnológicas E12. Recurso Humano Recolectar información física o digital, confeccionada por la Policía de Tránsito, UCR o Municipalidades, con el fin de actualizar la Base de Datos del Sistema Integrado de Infracciones y el Sistema de Reportes de Boletas Digitales Coordinador de la Oficina de Recepción de Documentos. El proceso inicia con: Revisar y verificar de parte de las autoridades de tránsito de la Delegación de Tránsito de San José (subdelegaciones y destacados), del Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades, las boletas de citación, y la documentación relacionada, tanto de multa fija como por colisión y finaliza con: generar reportes diarios sobre toda la documentación recibida, para ser enviada a la Oficina Central de la Unidad y solicitar el correspondiente recibido al funcionario responsable, posteriormente realizar el traslado para su debido procesamiento, según lo indicado en los puntos anteriores Tránsito de San José (subdelegaciones y destacados), del Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades, las boletas de citación, y la documentación relacionada, tanto de multa fija como por colisión. A2. Ingresar las boletas de citación manuales y placas, en el sistema Integrado de Infracciones. A3. Descargar la información de los equipos móviles, al Sistema de Reportes de Boletas digitales. A4. Revisar y autorizar el reporte generado por el Sistema Integrado de Infracciones y el reporte que corresponde al comprobante de descarga. A5. Actualizar la tabla de vehículos y conductores en el Sistema Integrado de Infracciones, cuando así se requiere, recurriendo a la consulta en la página del Registro de la Propiedad y Tribunal Supremo de Elecciones. A6. Incluir en el sistema Integrado de Infracciones la boletas de citación de multa fija que tienen placa(s), vehículo o licencia detenida y generar la correspondiente lista o reporte. A7. Generar reportes diarios sobre toda la documentación recibida y realizar el traslado de la misma. Infracciones actualizado en relación al recibido de la información. U2. Usuario Externo U3. Proceso de digitación de la Unidad de Registro de multas y accidentes S2. Sistema de Reportes de U4. Poder Judicial Boletas Digitales. U5. Proceso de Trámite de Accidentes de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes S3. U6. Proceso de Documentación Control interno de debidamente la Unidad de recibida con el registro de multas y correspondient accidentes e listado. U7.Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 136 de 319

138 Código Versión: Fecha vigencia: Recolección y descarga de los datos levantados por los oficiales de tránsito de Delegación Central y Proceso: /12/2015 Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Tiempo de entrega de las Boletas de citación Fecha de recepción de las boletas de citación - Fecha de Confección de las boletas de citación = Días de duración en la entrega de la boleta de citación Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Bisemanal Sistema Integrado de Infracciones y Sistema de Reportes de Boletas Digitadas Barras: Líneas: x Cuadro comparativo de datos Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Encargado del Proceso de Control del área. Análisis y uso: Jefe de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Servicio al usuario < 3 días hábiles después de confeccionada la boleta de citación 137 de 319

139 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Migración, análisis y actualización de la Código Versión: Fecha vigencia: informacion de las boletas confeccionadas en los Proceso: Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de /12/2015 Reportes para Boletas Digitales. CSV Objetivo general del proceso: Migrar, analizar y actualizar la información de las boletas confeccionadas enlos Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes para Boletas Digitales, con el fin que la información se traslade correctamente al Sistema Integrado de Infracciones. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Encargado de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes El proceso inicia con: realizar la migración desde el Sistema de Reportes para Boletas Digitales al Sistema Integrado de Infracciones, por medio de la aplicación Pase HH, y generar el archivo que muestra las boletas de citación sin actualizar y finaliza con: Preparar informe de labores. Ley de Tránsito No. 9078, Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Registro de E1. Sistema de Multas y Reportes de Accidentes Boletas Digitales, con la nueva P2. Dirección información General de descargada. Policía de Tránsito P3. Cosevi E2. Mobiliario, Materiales y Equipo E3. Recurso Humano E4. Sistemas tecnológicos. A1. Realizar la migración desde el Sistema de Reportes para Boletas Digitales, al Sistema Integrado de Infracciones y generar el archivo que muestra las boletas de citación sin actualizar. A2 Analizar el archivo con las boletas de citación sin actualizar, a fin de determinar el tipo de tratamiento a realizar. A3. Actualizar o rectificar las boletas de citación del archivo, de acuerdo al tipo de tratamiento determinado a través del análisis, de forma que las mismas pasen al Sistema Integrado de Infracciones sin inconvenientes. A5. Preparar informe de labores. U1. Departamento S1. Sistema de Servicio al Integrado de Usuario Infracciones actualizado en relación a las boletas U2. Usuarios provenientes del Externos Sistema de Reportes de Boletas Digitales U3. Poder Judicial S.2 Informe de Labores U4. Proceso de Control interno de la Unidad de registro de multas y accidentes U5. Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 138 de 319

140 Versión: Fecha vigencia: Migración, análisis y actualización de la Código informacion de las boletas confeccionadas en los Proceso: Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de /12/2015 Reportes para Boletas Digitales. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de boletas de citación rectificadas en el Sistema (Cantidad de boletas de citación rectificadas / Total de boletas por rectificar y actualizar) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Sistema Integrado de Infracciones Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Cuadro comparativo de datos Generación: Funcionario encargado de la actualización y rectificación de los registros. Análisis y uso: Jefatura de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario < 13% de rectificaciones a realizar 139 de 319

141 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Archivo de las boletas de citación vigencia: Proceso: manuales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Archivar las boletas de citación manuales, trasladadas por la unidad de Registro de Multas y Accidentes, con la finalidad de realizar la custodia de las mismas Jefe del Departamento de Servicio al Usuario El proceso inicia con: recibir y verificar las boletas de citación manuales, trasladadas por la Unidad de Registro de Multas y Accidentes y finaliza con: archivar las boletas de citación en las cajas correspondientes, según su número de serie Fundamento Normativo: Ley del Archivo Nacional, Ley y Normas de Control Interno y Ley de Transito Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Registro de Multas y E1. Boleta de Accidentes. citacion manuales. P2. Cosevi. A1. Recibir y verificar las boletas de citación manual, trasladadas por la Unidad de Registro de Multas y Accidentes. A2. Clasificar las boletas de citación de acuerdo a su serie y número. A3. Archivar las boletas de citación en U1. Usuario Interno: Unidad de Registro de Multas y Accidentes, Unidad de Impugnaciones, S1. Documento Unidad de de recibido de Plataforma de las boletas de Servicios, Asesoría citación Legal, Dirección de Proyectos, Unidad de Placas y Vehículos Detenidas las cajas correspondientes, según su número de serie. E2. Funcionarios U2. Usuario Externo: de la Unidad Organismo de de Archivo S2. Boletas Investigación archivadas en Judicial (OIJ), sus respectivas Juzgados de E3. Mobiliario, cajas. tránsito, Dirección Materiales y General de Policía Equipo. de Tránsito Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 140 de 319

142 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Archivo de las boletas de citación /12/2015 manuales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de boletas archivadas en sus respectivas cajas (Total boletas archivadas/ Total de boletas recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros del área Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Generación: Funcionario de la Unidad de Archivo Análisis y uso: Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Definición del umbral (meta): 100% de las boletas que ingresan diariamente 141 de 319

143 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y Código Proceso: /12/2015 vehículos detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Emitir las órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por infracciones a la Ley de Tránsito, por parte de la oficina de Impugnaciones de San José, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José. El proceso inicia con: Revisar y verificar la información de la solicitud presentada por el usuario externo, en la Plataforma de Servicio y finaliza con: Preparar el reporte de las órdenes emitidas. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Notarial, Código Civil, Código Procesal Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la Fundamento Normativo: República, Resoluciones de la Sala Constitucional, Resoluciones del Tribunal Contencioso Administrativo, Reglamento MOPT, Directrices y Circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Plataforma de Servicio P2. Cosevi E1. Insumos de información. E2. Documentos atinentes al trámite (Borrador de orden de entrega y documento de verificación de requisitos). E3. Personal de la Unidad de Impugnaciones. E4. Mobiliario, Materiales y Equipos E5. Sistemas informáticos. A1. Revisar y verificar la información de la solicitud presentada por el usuario externo en la Plataforma de Servicio. A3. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Tránsito. A4. Emitir y autorizar la orden de entrega final para la devolución. A5. Preparar el reporte de las órdenes emitidas. S1. Documento de Orden de Entrega emitida. S2. Reporte de órdenes emitidas. U1.Plataforma Servicio. de U2. Jefe del Departamento de Servicio al Usuario. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 142 de 319

144 Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la Código Proceso: devolución de placas, licencias y /12/2015 vehículos detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Porcentaje de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. (Cantidad de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos / Cantidad de órdenes solicitadas) x 100. Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Sistema de Control de Vehículos Detenidos Barras: Líneas: Reporte Informático del Sistema Generación: Personal de la Unidad de Plataforma de Servicio. Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de San José. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 100% de las órdenes de entrega emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. 143 de 319

145 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha Resolución de los Recursos de Código vigencia: impugnación presentados ante la oficina de Proceso: Impugnaciones de San José contra las /12/2015 boletas de citación por multa fija. CSV Objetivo general del proceso: Resolver los recursos de impugnación presentados ante la oficina de Impugnaciones de San José contra las boletas de citación por multa fija, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Coordinador(a) de la Oficina de Impugnaciones de San José. El proceso inicia con: Recibir y verificar el Recurso de impugnación para confeccionar el expediente administrativo y finaliza con: Preparar el Informe de labores de resolución. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Procesal Contencioso Administrativo, Código Procesal Penal en lo conducente a materia de contravenciones, Jurisprudencia de la Sala Constitucional, Jurisprudencia del Tribunal de Casación de lo Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Reglamentos a la Ley de Tránsito, directrices y circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Plataforma de Servicio E1. Insumos de A1. Recibir y verificar el Recurso de impugnación, para confeccionar el U1. Usuario Externo información. expediente administrativo. S1. Resolución final del Recurso de Impugnación. E2. Recurso de Impugnación ingresado en el Sistema de Impugnaciones. P3. Sala Constitucional. E6. Criterios Procuraduría jurídicos, General de la directrices, República, circulares y Asesoría Legal resoluciones. del Cosevi. E3. Personal de la Unidad de Impugnaciones. P2. Cosevi E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Sistemas informáticos. A2. Tramitar y asignar el recurso de impugnación. A3. Analizar y resolver el recurso de impugnación. A4. Notificar la resolución final a las partes y comunicar a los interesados. A5. Preparar el Informe de labores. U2. Unidad de Registro de Multas y Accidentes. S2. Oficio de solicitud de modificación de sanción en el Sistema de Infracciones. U3. Jefatura del Departamento de Servicio. S2. Informe de Labores. U4. Comisión Institucional de Teletrabajo. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 144 de 319

146 Fecha Versión: Resolución de los Recursos de Código vigencia: impugnación presentados ante la oficina de Proceso: Impugnaciones de San José contra las /12/2015 CSV boletas de citación por multa fija. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Forma concepto de cálculo a valorar) del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Resolución de boleas de citación en Teletrabajo y Oficina Número de boletas resueltas por día Hora: Trimestre: Día: x Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y del Sistema de Impugnaciones. Barras: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Abogados(as) de la oficina de Impugnaciones de San José. Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de San José. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 1. > 11 Boletas resueltas con audiencia Teletrabajo: 2. > 13 Boletas resueltas sin audiencia Oficina: 3. > 8 Boletas resueltas con audiencia 4. > 10 Boletas resueltas sin audiencia 145 de 319

147 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Ingreso, custodia y salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia Código Proceso: /09/2016 de Placas y Vehículos Detenidos CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Ingresar, custodiar y realizar la salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos, con el propósitos de cumplir con los indicado en la Ley de Tránsito y brindar al usuario un servicio eficiente y eficaz Jefe de la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos El proceso inicia con: Recibir y verificar los documentos y las placas detenidas, presentados por el Policía de Tránsito/Municipalidad/UCR y finaliza con: Preparar informes de gestión Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial (N 9078), Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno (N 8292), Manual de Procedimiento de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos y sus Regionales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Documentos de retiro de P1. Policía de A1. Recibir y verificar los documentos y placas de S1. Placa Detenida Tránsito/Municipal las placas detenidas, presentados por el matrícula (lista o Policía de Tránsito/Municipal/UCR /UCR E2. Placas Detenidas U1. Usuario externo / Plataforma de Servicios P2. Unidad de Impugnación de E3. Orden de Boletas de entrega Citación/Juzgado P3. Unidad de E4. Oficio de Donación y solicitud de Remate de placas para su Vehículos desinscripción Detenidos P4. Registro Nacional, Asesoría Legal P5. Dirección Ejecutiva P6. OIJ P7. Ministerio Público P8. Auditoría Interna E5. Lineamientos Legales E6. Directrices de plazos de vencimiento de custodia E7. Acta de secuestro de placas detenidas E8. Lineamientos legales E9. Placas en proceso de investigación para su custodia E10. Informes con recomendaciones del área A2. Ingresar las placas detenidas en el "Libro de Entrada de Placas Detenidas" y el Sistema de Infracciones (módulo placas) A3. Preparar, almacenar y custodiar las placas detenidas A4. Realizar la salida de las placas detenidas, que se encuentra en custodia de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos (por orden de entrega, oficios de solicitud de placas de desinscripción o acta de secuestro de placa detenida) A5. Preparar informes de gestión S2. Oficio de placa destruida/duplicada/ encontrada S4. Placa para desecho por vencimiento de custodia S5. Informes de gestión U2. OIJ U3. Unidad de S3. Certificación de Donación y Remate placas entregadas a de Vehículos Registro Nacional Detenidos (para desecho) U4. Registro Nacional U5. Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 146 de 319

148 Versión: Fecha vigencia: Ingreso, custodia y salida de placas Código Proceso: detenidas en la Unidad de Custodia /09/2016 de Placas y Vehículos Detenidos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de placas entregadas Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Cantidad de placas entregadas/cantidad de solicitudes de entrega de placas realizadas)*100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Encargado de la Custodia de placas de San José Análisis y uso: Encargado de la Custodia de placas San José Comunicación a interesados: Jefe de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos 100% de las placas entregadas 147 de 319

149 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Ingreso, custodia y salida de vehículos detenidas en la Unidad de Proceso: Custodia de Placas y Vehículos /12/2015 CSV Detenidos Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ingresar, custodiar y realizar la salida de los vehículos detenidos en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos, con el propósitos de cumplir con los indicado en la Ley de Tránsito y brindar al usuario un servicio eficiente y eficaz Jefe de la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos El proceso inicia con: recibir y verificar los documentos y las vehículos detenidos, presentados por el Policía de Tránsito/Municipal y finaliza con: preparar informes de gestión Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial (N 9078), Ley Fundamento Normativo: General de la Administración Pública, Ley de Control Interno (N 8292), Manual de Procedimiento de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos y sus Regionales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Inventario del P1. Policía de vehículo detenido Tránsito / Municipal E2. Vehículo detenido P2. Unidad de Impugnación de Boletas de Citación/Juzga dos/ministerio Público P3. Registro Nacional P4. OIJ E3. Orden de entrega de vehículo detenido E4. Sistemas de consulta sobre Información de las características del vehículo E5. Acta de secuestro de vehículos A1. Recibir y verificar los documentos y las vehículos detenidos, presentados por el Policía de Tránsito/Municipal A2. Ingresar los vehículos detenidos y registrarlos en el "Libros de entrada de Vehículos, Motocicletas, Bicicletas u otros" y en el archivo digital A3. Almacenar y custodiar los vehículos detenidos A4. Realizar la salida de los vehículos detenidos, que se encuentra en custodia de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos A5. Preparar informes de gestión S1. Vehículo Detenido S3. Informes de gestión U1. Usuario externo U2. Ministerio Público y Poder Judicial U3. Unidad de S2. Vehículo Donación y Detenido para Remate de donación Vehículos Detenidos U4. Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 148 de 319

150 Ingreso, custodia y salida de Código Versión: Fecha vigencia: vehículos detenidas en la Unidad de Proceso: Custodia de Placas y Vehículos /12/2015 Detenidos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de vehículos entregados en los depósitos de vehículos detenidos, que cumplen con los requisitos legales (Cantidad de vehículos entregados en tiempo / Cantidad de solicitudes de vehículos realizadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros de los depósitos de vehículos detenidos Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Enlace del Depósito de Vehículo Detenidos del Cosevi Análisis y uso: Enlace del Depósito de Vehículo Detenidos del Cosevi Comunicación a interesados: Jefe de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos 100% de los vehículos entregados en 15 días 149 de 319

151 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Donación de vehículos detenidos por Multa Fija Proceso: según Ley de Tránsito /09/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Acta de retiro de placas E1. Listados de P1. Unidad de vehículos detenidos Placas y con almacenaje vehículos superior a tres detenidos meses E2.Mobiliario, Equipo Suministros y Donar los vehículos detenidos por multa fija, conforme a la normativa vigente, con la finalidad de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales Encargado del Área de Donación y Remate de vehículos Detenidos Inicia con: Alimentar una base de datos con información de los vehículos detenidos y finaliza con: Realizar los informes de gestión relativos a la donación de vehículos. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078, artículo 155. A1. Alimentar una base de datos con toda la información de los vehículos detenidos por depósito y coordinar el listado de inventario (con el depósito respectivo) A2. Clasificar mediante análisis registral, cuales de los vehículos detenidos tienen gravámenes registrales que afecten su desinscripción y coordinar su respectivo levantamiento. Asi mismo confeccionar el expediente según su trámite A3. Realizar la gestión del avalúo (la identificación física de los vehículos en los depósitos así como el avalúo de los vehículos sujetos a donación, retiro de placas,entre otros) A4. Levantar el listado de infracciones pendientes por vehículo detenidos, boletas de citación(electrónicas), coordinar con el área respectiva copia de la boleta de citación (manuales) con la que se detuvo el vehículo y gestionar la publicación en Gaceta de los vehículos a donar S2. Documento de avalúo de los vehículos a donar U1. Unidad de placas S3. Oficio para gestionar la devolución de las U2. Usuarios placas, la externos eliminación de (acreedores) las infracciones y existencia de boletas S4. Publicación en Gaceta de Vehiculos a donar S5. Expediente U3. Unidades completo de los solicitantes vehículos a donar P2.COSEVI E4. Sistema de Infracciones E5. Copia de la P3. boleta de citación Departamento (manual) del Servicio al vehículo detenido Usuario E6.Copia del inventario de los vehìculos detenidos P4. Registro Nacional E3.Personal propio del área de Donación y Remate E7. Insumos de información registral A5. Determinar los vehículos enlistados que tienen boletas impugnadas pendientes de resolución, en caso de existir, coordinar con las Unidades de Impugnaciones su resolución inmediata A6.Notificar al Departamento de Servicio al Usuario, la devolución de placas al Reg. Nacional y la eliminación de las infracciones registradas en la base de datos del Cosevi de los vehículos a donar A7. Levantar los gravamenes ( en caso de que aplique) y tramitar la desinscripción ante el Registro Nacional A8. Coordinar ante la Dirección Ejecutiva la firma y aprobación del acta de donación A9. Gestionar firma de la carta de compromiso con el donatario y coordinar con las Áreas Administrativas del COSEVI, el desarme y la entrega de los vehículos donados A10. Realizar los informes de gestión relativos a la donación de vehículos S6. Oficio con el U4. Registro listado de los Nacional vehículos a desinscribir S7. Acta de donación S8. Carta de compromiso firmada por el donatario S9. Acta de desarme y entrega de los vehículos donados U5. Auditoría Interna U6. Usuario externo (donatario) U7. Dirección de Logística S10. Informes de U8. OIJ ( en caso gestión de las de problemas de donaciones de identificación vehículos que se vehicular de VIN) han realizado Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuario 150 de 319

152 Código Versión: Fecha vigencia: Donación de vehículos detenidos por Multa Fija Proceso: según Ley de Tránsito /09/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Total de vehículos donados Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Cantidad de vehículos donados a través del año Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Informe Tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista del Área de Donación y Remate Análisis y uso: Encargado del Área de Donación y Remate Comunicación a interesados: Encargado del Área de Donación y Remate Mayor o igual a 500 al finalizar el año correspondiente 151 de 319

153 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Remate de vehículos detenidos por Multa Proceso: Fija según Ley de Tránsito /09/2016 CSV Objetivo general del proceso: Rematar los vehículos detenidos por multa fija, conforme a la normativa vigente, con la finalidad de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales Dueño del proceso: Encargado del Área de Donación y Remate de vehículos Detenidos Inicia con: Alimentar una base de datos con toda la información de los vehículos Alcance del proceso: detenidos por depósito y finaliza con: Realizar los informes de gestión relativos al remate de vehículos Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078, artículo 155 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Listados de P1. Unidad de vehículos detenidos Placas y con almacenaje vehículos superior a tres detenidos meses P2. Registro Nacional P3.COSEVI P4. Departamento Servicio al Usuario E2. Insumos de información registral E3. Mobiliario, Equipo y Suministros E4. Personal propio del área de Donación y Remate E5. Sistema de Infracciones E6. Copia de la boleta de citación (manual) E7. Copia del inventario de los vehìculos detenidos A1. Alimentar una base de datos con toda la información de los vehículos detenidos por depósito y coordinar el listado de inventario (con el depósito respectivo) A2. Confeccionar el expediente respectivo. A3. Realizar la gestión del avalúo (la identificación física de los vehículos en los depósitos así como el avalúo de los vehículos sujetos a remate, retiro de placas en caso de que aplique, entre otros) A4. Levantar el listado de infracciones pendientes por vehículo detenidos, boletas de citación(electrónicas), coordinar con el área respectiva copia de la boleta de citación (manuales) con la que se detuvo el vehículo y gestionar la publicación en Gaceta de los vehículos a rematar A5. Determinar los vehículos enlistados que tienen boletas impugnadas pendientes de resolución, en caso de existir, coordinar con las Unidades de Impugnaciones su resolución inmediata A6. Notificar (en caso de remate de vehículos no aptos para circular) al Departamento de Servicio al Usuario, la devolución de placas al Reg. Nacional y la eliminación de las infracciones registradas en la base de datos del Cosevi de los vehículos a rematar y levantar los gravamenes ( en caso de que aplique) y tramitar la desinscripción ante el Registro Nacional A7. Coordinar con Proveeduría Institucional, la información necesaria para la ejecución del remate A8. Gestionar el traspaso registral, la cancelación de gravámenes y la entrega física, una vez adjudicado el remate A9. Realizar los informes de gestión relativos al remate de vehículos. S1. Expediente completo de los vehículos a rematar U1. Unidad de S2. placas Documento de avalúo de los vehículos a rematar S3. Publicación en Gaceta de vehiculos a rematar U2. Unidades solicitantes S4. Oficio para gestionar la devolución de las placas, la eliminación de las infracciones y U3. Usuarios existencia de externos boletas (interesados en impugnadas remate) S5. Oficio con información de U4. remate para Departamento de Proveeduría Proveedurìa Institucional S6. Oficio con el listado de los vehículos a desinscribir S8. Informes de gestión de los remates efectuados U5. Usuario externo (adjudicado en remate) S7. Acta de entrega del vehículo rematado y U6. Dirección de consulta Logística registral U7. Auditoría Interna U8. OIJ (en caso de problemas de identificación vehicular de VIN) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 152 de 319

154 Código Versión: Fecha vigencia: Remate de vehículos detenidos por Multa Proceso: Fija según Ley de Tránsito /09/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Total de vehículos rematados concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Cantidad de vehículos rematados a través del año Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista del Área de Donación y Remate Análisis y uso: Encargado del Área de Donación y Remate Comunicación a interesados: Encargado del Área de Donación y Remate Mayor o igual a 50 al finalizar el año correspondiente 153 de 319

155 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Gestión y fiscalización de la Código Versión: Fecha vigencia: administración de obras civiles en Proceso: construcción, remodelación y/o /12/2015 mantenimiento. CSV Gestionar y fiscalizar la administración de obras civiles, en construcción, remodelación y o mantenimiento, con el propósito de que la construcción, Objetivo general del proceso: o mejoras a las instalaciones de la institución estén y se mantengan en buen estado. Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No Ley Fundamento Normativo: General de Administración Publica No Ley de Control Interno No Y normativa a fin del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, y leyes a fines al tema. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Personal del área E2. Mobiliario, equipo y suministros E3. Sistema informático de Compras del Estado E4. Recursos financieros Jefatura del Departamento de Servicios Generales El proceso inicia con: Determinar las especificaciones técnicas de la obra a construir, a remodelar y /o darle mantenimiento y finaliza con: Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. A1. Determinar las especificaciones técnicas de la obra a construir, a remodelar y /o darle mantenimiento A2. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, la solicitud de materiales (de la actividad anterior) con las firmas y contenido presupuestario respectivo A3. Analizar y determinar mediante el estudio técnico, el proveedor que brindará el servicio S1. Documento con las especificacion es técnicas requeridas S2. Formulario de solicitud de materiales S3. Documento con estudio técnico de selección de proveedor U1. Departamento de Proveeduría U2. Departamento de Presupuesto P2. Empresas contratadas P3. Departamento de Proveeduría E5. Servicios completos contratados (incluye personal, materiales, otros) entre E6. Contrato de servicio A4. Fiscalizar las obras a realizar, sean estas por construcción/remodelación o mantenimiento. A5. Tramitar el pago de los servicios contratados (según conformidad de los resultados de la fiscalización) A6. Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. S4. Documento U3. Empresas de fiscalización contratadas del servicio S5. Documento para trámite de pago del servicio U4. Dirección contratado de Logística S6. Documento de Revisión de la obra terminada. U5. Departamento de Tesorería Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 154 de 319

156 Gestión y fiscalización de la Código Versión: Fecha vigencia: administración de obras civiles en Proceso: construcción, remodelación y/o /12/2015 CSV mantenimiento. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de obligaciones y deberes contractuales de los servicios institucionales de obras en construcción/remodelación o mantenimiento Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de obligaciones y deberes contractuales cumplidos / Total de obligaciones y deberes estipulados en el contrato) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Contrato del servicio, Registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Ingenieros y técnicos del departamento Análisis y uso: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Comunicación a interesados: Jefe Departamento de Servicios Generales 155 de 319

157 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Recepción y custodia de documentos Proceso: del archivo institucional /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202, Reglamento y otras Fundamento Normativo: regulaciones conexas. Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No. 7494, Ley General de Administración Publica No.6227, Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1.Personal área del E2.Mobiliario, equipo y suministros E3 Infraestructura del archivo institucional E4 Sistema de Información para archivo institucional. P2. Todas las Áreas internas E5. Documentación de la institución a custodiar en el que utilicen el archivo. archivo. Recibir y custodiar los documentos de la institución, con el fin de cumplir con la Ley de Archivo en resguardar aquella documentación que es de carácter obligatorio. Encargado de la Unidad de Archivo Central Se inicia con: Capacitar o asesorar al personal de la institución en materia de entrega de documentos para archivo y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos. A1. Capacitar o asesorar al personal de la institución en materia de entrega de documentos para archivo. A2. Recibir y registrar la documentación que se destinará al archivo institucional A3. Clasificar y destruir la documentación que se destinará para su custodia. A4. Empacar y custodiar la documentación. A5. Elaborar los informes de gestión respectivos. S1. Documentos de capacitación en materia de archivo. S2. Registro de documentación recibida S3. Informes de gestión. U1 Todas las áreas internas que utilicen el archivo. U2 Jefatura del departamento de Servicios Generales. U3. Todas las áreas externas que soliciten documentos del archivo (OIJ, Contraloria, Mopt, y Archivo Nacional, entre otros ) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 156 de 319

158 Versión: Fecha vigencia: Recepción y custodia de documentos Código Proceso: /12/2015 del archivo institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Precisión del inventario de cajas de documentos del archivo institucional (Número de cajas con documentos físicamente inventariadas / Total de cajas registradas con documentos en el sistema para la custodia )x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Sistema de información del área. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 85% Generación: Encargado de unidad Archivo Central Análisis y uso: Encargado de Archivo Central Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicios Generales 157 de 319

159 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Tramitación y asignación del servicio Proceso: institucional de transportes /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Ley de Administración Pública, Reglamento a la Ley de Contratación Fundamento Normativo: Administrativa, Reglamento Autónomo de Servicios del Cosevi, Ley General Contraloría de la República, Reglamento para el Uso de Vehículos Oficiales, Reglamento de Viáticos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Personal (Conductores de Servicio Civil, Técnicos Administrativos y Técnicos mecanicos y personal profesional) E2. Reglamento y Procedimiento para el Uso de Vehículos Oficiales de Uso Administrativos pertenecientes al Consejo de Seguridad Vial E3. Mobiliario, equipo de oficina y vehículos institucionales E4. Formulario de P2. Usuario solicitud de uso de interno del vehículo Cosevi institucional Tramitar y asignar las solicitudes de transportes de las diferentes áreas internas del Cosevi, con el fin de apoyar la gestión institucional. Encargado Unidad de Transportes (Depto. de Servicios Generales) El proceso inicia con: Tramitar el formulario de la solicitud de servicio de transportes y finaliza con: Realizar las gestiones administrativas (viaticos, peajes) que se requieran para los conductores que se asignen. A1. Tramitar el formulario de la solicitud de servicio de transportes. A2. Analizar cada solicitud recibida, con el fin de planificar los recursos necesarios disponibles (vehículos y/o conductor) A3. Planificar y asignar (vehículos, conductores, rutas) a los usuarios que solicitaron el servicio de transporte A4. Realizar las gestiones administrativas (viaticos, peajes) que se requieran para los conductores que se asignen. S1. Registro de U1. Usuarios la asignación internos del del vehículo y/o Cosevi. conductor. S2. Documentos de U2. solicitud de Departamento viáticos del de Tesorería. conductor asignado Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 158 de 319

160 Código Versión: Fecha vigencia: Tramitación y asignación del servicio Proceso: institucional de transportes /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de asignación del servicio institucional de transportes Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número solicitudes asignadas del servicio institucional de transportes / Total de solicitudes recibidas del servicio de transportes ) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: X Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área de transportes Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Técnico de la Unidad de Transportes Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Transportes Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Transportes Mayor a igual a 90% 159 de 319

161 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Tipo Versión: Revisión y control del transporte institucional vigencia: Proceso: Proceso: asignado /12/2015 CSV Objetivo general del Revisar y controlar el transporte asignado a las diferentes áreas internas del proceso: Cosevi, con el fin de apoyar la gestión institucional. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Encargado Unidad de Transportes (Depto. de Servicios Generales) El proceso inicia con: Revisar mediante observación directa, por medio del funcionario responsable (mecánicos, encargado de transportes) elestado inicial del acondicionamiento exterior e interior y condiciones electromecánicas del vehículo y finaliza con: Elaborar los respectivos informes de gestión. Ley de Administración Pública, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Reglamento Autónomo de Servicios del Cosevi, Ley general Fundamento Normativo: Contraloría de la República, Reglamento para el Uso de Vehículos Oficiales, circulares emanadas por la administración superior, acuerdos de Junta Directiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal (Conductores de Servicio Civil, Técnicos Administrativos y Técnicos mecanicos y personal profesional) A1. Revisar mediante observación directa, por medio del funcionario responsable ( mecánicos, encargado de transportes) el estado inicial del acondicionamiento exterior e interior y condiciones electromecánicas del vehículo. A2. Registrar por medio del funcionario responsable, mediante los formularios diseñados para este fin, kilometraje inicial, número de placa y patrimonio, cantidad de combustible, fechas, horas de salida y entrada, funcionarios que viajan y destinos. S1. Registro de U1. revisión y Mecánicos de control de los la unidad de vehículos transportes institucionales P1. Cosevi P2. Técnico administrativo del área de transportes E2. Reglamento y Procedimiento para el Uso de Vehículos Oficiales de Uso Administrativos pertenecientes al Consejo de Seguridad Vial E3. Mobiliario, equipo de oficina y vehículos institucionales E4. Registro de la asignación del vehículo y/o conductor. A3. Registrar por medio del conductor asignado, mediante la bitácora del vehículo, kilometraje inicial, hora de salida, cantidad de combustible, fechas, funcionarios que viajan y destinos, o cualquier información adicional. A4. Controlar por medio del funcionario responsable ( mecánicos, encargado de transportes) el estado final de entrega del vehículo en cuanto al acondicionamiento exterior e interior, cantidad de combustible disponible y kilometraje final. A5. Analizar de acuerdo al control anterior, si amerita una valoración de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso. A6. Elaborar los respectivos informes de gestión. S2. Bitácora del vehículo U2. institucional con Conductores los respectivos asignados del registros de Cosevi control S3. Orden de trabajo (verbal o escrita) de U3. Unidad de mantenimiento Transportes preventivo o correctivo vehícular S4. Informe de gestión de área de transportes U4. Jefatura del Depto. de Servicios Generales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 160 de 319

162 Fecha Código Tipo Versión: Revisión y control del transporte institucional vigencia: Proceso: Proceso: asignado /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de calidad de la revisión de los transportes institucionales efectuados. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de revisiones sin inconsistencias de calidad / Total de revisiones efectuadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Generación: Técnico administrativo de la unidad de Transportes Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Transportes Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 90% Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicios Generales 161 de 319

163 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión y fiscalización de servicios institucionales de limpieza y Proceso: /12/2015 vigilancia CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Gestionar y fiscalizar los servicios de limpieza y vigilancia, con la finalidad de mantener el ornato y custodiar los recursos institucionales, según lo estipulado en los contratos efectuados Jefatura del Departamento de Servicios Generales El proceso inicia con: Determinar las especificaciones técnicas del servicio requerido para la contratación y finaliza con: Tramitar el pago de los servicios contratados Fundamento Normativo: Leyde Contratación Administrativa y normas conexas No LeyGeneral de Administración Publica No Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal del S1. Documento A1. Determinar las área con las especificaciones técnicas del servicio requerido para la especificaciones E2. Mobiliario, contratación. técnicas equipo y suministros requeridas P1. Cosevi E3. Sistema informático de Compras del Estado E4. Recursos financieros A2. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, la solicitud de materiales con las firmas y contenido presupuestario respectivo. S2. Formulario de solicitud de materiales U1. Departamento de Proveeduría P2. Empresas contratadas E5. Servicios completos contratados (incluye personal, materiales, entre otros) P3. E6. Contrato de Departamento de servicios Proveeduría A3. Analizar y determinar mediante el estudio técnico, el proveedor que brindará el servicio. A4. Fiscalizar los servicios contratados, una vez iniciado los mismos y actualizar el expediente correspondiente. A5. Tramitar el pago de los servicios contratados (según conformidad de los resultados de la fiscalización) S3. Documento con estudio técnico de selección de proveedor S4. Documento de fiscalización del servicio S5. Documento para trámite de pago del servicio contratado U2. Departamento de Presupuesto U3. Empresas contratadas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 162 de 319

164 Gestión y fiscalización de servicios Código Versión: Fecha vigencia: institucionales de limpieza y Proceso: /12/2015 vigilancia CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento de obligaciones y deberes contractuales de los servicios institucionales de limpieza y vigilancia por proveedor (Número de obligaciones y deberes contractuales cumplidos / total de obligaciones y deberes estipulados en el contrato )x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Contrato del servicio, Registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Generación: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Análisis y uso: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Responsables del indicador: Comunicación a interesados: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Definición del umbral (meta): 100% 163 de 319

165 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Verificación y tramitación de los pagos de Servicios Públicos y Proceso: /12/2015 Municipalidades CSV Verificar y tramitar el pago puntual de los servicios públicos y municipales, con la finalidad de brindar las condiciones necesarias Objetivo general del proceso: básicas de los servicios que prestan estas entidades a los diferentes departamentos de la institución. Dueño del proceso: Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No. 7494, Ley Fundamento Normativo: General de Administración Publica No Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal del área P1. Cosevi Alcance del proceso: E2. Mobiliario, equipo y suministros E3. Insumos de información E4. Recursos financieros P2. Entidades E5. Facturas de de Servicios servicios públicos Públicos (AyA, (telefonía, ICE, CNFL, telemática, agua, RACSA) luz, electricidad) El proceso inicia con: Recibir, revisar y verificar que las facturas por servicios públicos y los estados de pago de las Municipalidades cumplan con los requisitos correspondientes y finaliza con: Finiquitar el pago de los servicios públicos y municipales. A1. Recibir, revisar y verificar que las facturas por servicios públicos y los estados de pago de las Municipalidades cumplan con los requisitos correspondientes. A2. Comparar y evaluar los montos de las facturas y estado de pagos con el historial de los mismos. A3. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, el formulario de la solicitud de cheque o pago con las firmas y contenido presupuestario respectivo. A4. Dar seguimiento a la entrega del cheque a la Unidad de Servicios Administrativos para realizar el pago. S1. Documento de devolución de U1. Entidades facturas por de Servicios incumplimiento Públicos (AyA, de requisitos ICE, CNFL, (oficio, correo RACSA) electrónico entre otros) S2. Formulario de solicitud de cheque para pago U2. Municipalidades P3. Municipalidades E6. Estados de pago A5. Solicitar en el caso de pagos a través de transferencia (Sinpe) el documento del depósito. A6. Realizar mediante oficio la liquidación del pago cuando es mediante cheque. A7. Finiquitar el pago de los servicios públicos y municipales. S3. Comprobante del pago efectuado del U3. servicio público y Departamento Municipales de Presupuesto (Boucher, estado de cuenta entre otros Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 164 de 319

166 Verificación y tramitación de los Código Versión: Fecha vigencia: pagos de Servicios Públicos y Proceso: /12/2015 Municipalidades CSV Denominación del indicador Porcentaje de cumplimiento de pago de facturas de los servicios (Descripción cualitativa del públicos y municipales de la Institución. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de facturas canceladas puntualmente / total de facturas recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Facturas e historial de los registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Análisis y uso: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Comunicación a interesados: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos 165 de 319

167 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Aprobación de capacitaciones (tipo:abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Proceso: /12/2015 Regimen de Servicio Civil CSV Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Personal del Area y Comisión de Becas E.2 Recursos logísticos de la capacitación cerrada (instructores, instalaciones y servicios de alimentacion y material didáctico) E3. Mobiliario y equipo de oficina E4. Insumos de información Gestionar la aprobación de actividades de capacitación de los funcionarios pagados por Cosevi, de acuerdo a la normativa que establece el CECADES de la Dirección General del Servicio Civil para satisfacer las necesidades de capacitación detectadas. Encargado del Area de Capacitación El proceso inicia con: Recibir y analizar las invitaciones de empresas y las presentadas por los funcionarios sobre capacitaciones y finaliza con elaborar los informes de gestión respectivos. Plan Nacional de Desarrollo, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo de la Autoridad Presupuestaria Nº H, Normativa de Capacitación - Resolución DGSC , Resolución DG , Decreto No 38999, Directriz N. 023-H, Oficios y circulares Capacitación externa al Regimen Servicio Civil A1. Recibir y analizar las invitaciones de empresas y las presentadas por los funcionarios sobre capacitaciones A2. Tramitar solicitud para capacitación de los funcionario s pagados por Cosevi para presentar lo a la Comisión de Becas. A3. Formular propuesta de agenda con las solicitudes de capacitación de acuerdo al cronograma de fechas de la Comisión de Becas anual ( en caso urgente se cita para reunión extraordinaria). para suaprobación S1. Agenda de Solicitudes de U1. Comisió de capacitación Becas. para la Comisión de Becas S2. Documentos de análisis U2. Funcionarios preliminar de las solicitantes de la solicitudes de Capacitación capacitación recibidas. P2. Servicio Civil E5. Manuales, leyes y reglamentos que contemplan la normativa en materia de Carrera Profesional E6. Formulario de incorporación de actividades de capacitación al PIC.(Plan Institucional de Capacitación) E7. Formulario de solicitud de capacitación abierta, Contenido del curso, Carta de compromiso y requerimientos contractuales para la P3. Usuario que Comisi{on de Becas solicita beneficio E8. Comunicado de aceptación de capacitación cerrada, carta de compromiso y requerimientos contractuales según sea el caso. P4. Entes E9. Recursos logísticos de la externos que capacitación abierta ofrecen el (instructores, instalaciones y servicio de servicios de alimentacion y capacitación material didáctico) P5. Otras instituciones(aut oridad E10. Insumos de información Presupuestaria, Contraloría, Sucades, etc) A4. Presentar el análisis de las solicitudes de capacitación de funcionarios ante la Comisión de Becas A5. Preparar el acta de la Comisión de Becas para su aprobación, con base en acuerdos tomados por la misma en sesion respectiva, para comunicar el acuerdo a los solicitantes. A6. Elaborar y entregar los diferentes comunicados de Comisión de Becas a los funcionarios solicitantes y a la Unidad de Control del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. A7. Tramitar el pago de las diferentes solicitudes de capacitación ante la Dirección financiera de la institución una vez ejecutada la capacitación respectiva. A8. Gestionar el archivo de documentos en el expediente de Capacitación. A9. Elaborar los informes de gestión respectivos. S3. Acta de la Comisión de U3. Unidad de Becas. Control del Depto. De Gestión y Desarrollo Humano S4. Documento de acuerdo de la U4. Dirección Comisión de Financiera Becas U5. CECADES (Dirección S5. Oficio de General de tramitación de Servicio Civil) pago de capacitaciones efectuadas U6. Jefatura del S6. Informes de Depto. De Gestión de Gestión y capacitaciones Desarrollo realizadas. Humano Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 166 de 319

168 Código Versión: Fecha vigencia: Aprobación de capacitaciones (tipo:abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Proceso: /12/2015 Regimen de Servicio Civil CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de solicitudes aprobadas para capacitación de los funcionarios pagados por el COSEVI Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del Area (Número solicitudes aprobadas / Total solicitudes presentadas)x100 Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a un 80 % Generación: Analista de Capacitación Análisis y uso: Encargado de Capacitación Comunicación a interesados: Encargado de Capacitación 167 de 319

169 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Reconocimiento del incentivo de Carrera Código Proceso: /12/2015 Profesional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Reconocer el incentivo de Carrera profesional para los funcionarios delcosevi de acuerdo a la normativa que establece el CECADES de la Dirección General del Servicio Civil Encargado de la Unidad de Capacitación El proceso inicia con: Analizar la solicitud recibida junto con los atestados y documentos requeridos en ventanilla para el reconocimiento por parte de los funcionarios del Cosevi de acuerdo a los requisitos establecidos y finaliza con: Gestionar el archivo con los documentos en el expediente de Carrera Profesional Plan Nacional de Desarrollo, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo de la Autoridad Presupuestaria Nº H, Normativa de Capacitación - Resolución DGSC , Resolución DG , Decreto No 38999, Directriz N H, Oficios y circulares Capacitación externa al Régimen Servicio Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Oficio de Solicitud de reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional de los funcionarios pagados por COSEVI. A1. Analizar la solicitud recibida junto con los atestados y documentos para el reconocimiento por parte de los funcionarios del Cosevi de acuerdo a los requisitos establecidos. A2. Elaborar el estudio con el fin de determinar si se trata de un nuevo ingreso o de un ajuste de carrera profesional. A3. Ejecutar el análisis y actualización los títulos reconocidos en el formulario de títulos dependiendo del mes de ajuste que le corresponde. U1. Unidades de Control y de Sostenimiento y jefatura del Depto. Gestión S1. Documento y Desarrollo Formulario de Humano. Carrera profesional y Resolución de Carrera Profesional E2. Mobiliario y equipo de oficina A4. Confeccionar el formulario de carrera profesional de acuerdo al mes del reconocimiento que le corresponde. E3. Insumos de información A5. Elaborar la resolución de carrera profesional y el oficio de trámite de pago para dirigirlo a la Unidad de Control y Sostenimiento para suejecución A6. Elaborar el comunicado de acuerdo para los funcionarios beneficiados. U2. CECADES (Dirección General de Servicio Civil) P2. Servicio Civil E4. Personal de Direcciones Generales del MOPT E5. Insumos de información, Manuales, leyes y reglamentos, oficios, circulares que contemplan la normativa en materia de Carrera Profesional P3. Usuario que solicita E6. Insumos de beneficio de información, Manuales, otras leyes y reglamentos que instituciones contemplan la normativa (Autoridad en materia de Carrera Presupuestaria Profesional, Contraloría, Sucades, etc) A7. Analizar y actualizar el Control de Títulos que contiene el sellado del consecutivo para los reconocidos e informar a la Dirección General de Servicio Civil. A8. Gestionar el archivo con los documentos en el expediente de Carrera Profesional A9. Elaborar los informes de gestión respectiva S2. Informes Trimestrales de la Gestión sobre el reconocimiento de Carrera Profesional. U3. Funcionarios solicitantes del beneficio del COSEVI Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 168 de 319

170 Versión: Fecha vigencia: Reconocimiento del incentivo de Carrera Código Proceso: /12/2015 Profesional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de reconocimientos de carrera profesional. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de solicitudes reconocidas en el rubro de carrera profesional / Total solicitudes presentadas de carrera profesional) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Registros propios del Área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 90 % Generación: Analista de Carrera Profesional Análisis y uso: analista de Carrera Profesional. Comunicación a interesados: Encargado de Capacitación 169 de 319

171 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Revisión, control y pago de Tiempo extraordinario de la /12/2015 institución CSV Objetivo general del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Jefatura DGDH P2. COSEV P3. TecApro Dueño del proceso: E1. Oficio Jefatura DGDH que adjunta formulario de solicitud de la Unidad ejecutora aprobado por la Comisión de Tiempo Extraordinario E2. Personal del área E3. Mobiliario, equipo y suministros E4. Sistema Informático (Módulo Bos) E5. Mantenimiento y soporte técnico E6. Reportes de tiempo extraordinario P4. Unidades E7. Insumos de Ejecutoras del información tales COSEVI como aclaración de dudas, consultas, horarios, entre otros Realizar la gestión de revisión, control y pago de tiempo extraordinario de los proyectos autorizados por la administración, con el fin de cumplir con la normativa que rige Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y registrar la "Solicitud de Tiempo Extraordinario" del Proyecto, y Finaliza con: coordinar la comunicación a la Jefatura DGDH. Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Organización y Servicio, Directrices Ministerio de Hacienda y normativa conexa A1. Recibir y registrar la Solicitud de Tiempo Extraordinario para el Proyecto y, Acta de aprobación de la Comisión de Tiempo Extraordinario A2. Recibir y revisar el formulario de Reporte de tiempo extraordinario, una vez iniciado el proyecto (reportes mes calendario) A3. Realizar la aplicación y revisión en la nómina el pago correspondiente A4. Elaborar informe de aplicación y ejecución de las horas reportas en tiempo extraordinario según proyecto autorizado por la Institución A5. Coordinar la comunicación a la Jefatura de DGDH S1. Informe de aplicación y U1. Jefatura DGDH ejecución de las horas reportadas S2. Nómina de pago de tiempo extraordinario U2. Servidores Unidad Ejecutora del proyectos U3. C.C.S.S. U4. I.N.S. U5. Departamentos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad S3. Oficio de devolución de reporte de tiempo extraordinario U6. Asociaciones solidaristas, cooperativas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 170 de 319

172 Versión: Fecha vigencia: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Código Proceso: Revisión, control y pago de Tiempo extraordinario de la /12/2015 institución CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Desviación de horas aprobadas vrs horas reportadas Horas aprobadas - horas reportadas Fuentes de información: Forma de representación: Registros internos de la Unidad de control y pago Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: X Tabular Definición del umbral (meta): Cero Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 171 de 319

173 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Confección de certificaciones salariales institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Confeccionar certificaciones salariales (salarios brutos, deducciones, aporte patronal y ahorro de la asociación solidarista, días feriados pagados detalle de embargos salariales, entre otros) con el fin de cumplir con la normativa que rige Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y Registrar la solicitud de certificación de salarios según la necesidad del interesado y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Organización y Servicio, Directrices Ministerio de Hacienda y normativa conexa Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Jefatura DGDH P2. COSEVI P3 Unidad de Control y/o otros instituciones E1. Oficio Jefatura DGDH que adjunta solicitud de certificación E2. Personal del área E3. Mobiliario, equipo y suministros E4. Sistema Informático (Módulos SAI y Bos) E5. Expedientes Personales A1. Recibir y Registrar la solicitud de certificación de salarios según la necesidad del interesado. A2. Emitir reportes de salarios devengados del Módulo de planillas SAI o el BOS, según sea el periodo de solicitud de información A3. Revisar listados de controles u otro documento digital que se requiera según sea la solicitud de información A4. Confeccionar la certificación en formato establecido según sea la información requerida A5. Revisar y aprobar la certificación confeccionada A6. Gestionar el archivo de las certificaciones confeccionadas A7. Elaborar los informes de gestion respectivos S1. Documento de certificación salarial S2. Oficio de entrega de certificación confeccionada U1. Jefatura DGDH U2.Funcionarios públicos de la planilla institucional U3. Exfuncionarios públicos de la planilla institucional U4. Otros entes externos (poder S3. Informes de Judicial, CCSS, gestión de INS, Contraloría certificaciones General de la confeccionadas Republica, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 172 de 319

174 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Confección de certificaciones /12/2015 salariales institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento de certificaciones realizadas (Total de certificaciones realizadas / Total certificaciones solicitadas) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros internos de la Unidad de control y pago Radial: Barras: X Circular: Líneas: tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 90% Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 173 de 319

175 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Análisis, inclusión y asesoramiento para la presentación Código vigencia: de las declaraciones juradas de bienes ante la Proceso: /12/2015 Contraloría General de la República CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Analizar, incluir y asesorar los puestos del Consejo de Seguridad Vial sujetos a presentación de declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República con el fin de cumplir con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: definir y revisar los puestos sujetos a presentación de declaración jurada de bienes y finaliza con: elaborar los informes de gestión respectiva. Leycontra la corrupción ilícito enla función pública Nº8422, su reglamento y reformas, Decreto Fundamento Normativo: Nº37182-MP-JP. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Sistemas P1. Contraloría de General de la Declaraciones República Juradas de Bienes. A1. Definir y revisar los puestos sujetos a presentación de declaración jurada de bienes. A2. Coordinar con la Contraloría General de la República los movimientos que se deben incluir en el sistema de declaraciones juradas de bienes. S1. Sistema actualizado de declaración jurada bienes. de U1. Contraloría General de la República. E2. Oficios de análisis para el P2. Jefe del ingreso de Departamento movimientos de Gestión y en el sistema Desarrollo de Humano. declaraciones juradas. P3. Funcionario declarante. P4. Cosevi E3. Oficios sobre movimientos de personal, correos electrónicos. E4. Mobiliario, equipo y materiales. E5. Sistemas de información. E6. Personal. A3. Comunicar al funcionario la necesidad y requisitos para hacer la presentación de la declaración jurada de bienes. A4. Incluir y analizar los movimientos en el sistema de declaraciones juradas de bienes. A5. Asesorar al funcionario respectivo en su ejecución de la declaración jurada ante la Contraloría. A6. Recibir y archivar la documentación relativa a la ejecución de la declaración jurada de bienes. A7. Elaborar los informes de gestión respectiva. S2. Declaración Jurada. S3. Informes de gestión. U2. Funcionario declarante. U3. Auditoría. S4. Base de datos de puestos actualizada. U4. Unidad de Control. S5. Comprobante de entrega de Declaración Jurada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 174 de 319

176 Fecha Versión: Análisis, inclusión y asesoramiento para la presentación Código vigencia: de las declaraciones juradas de bienes ante la Proceso: /12/2015 Contraloría General de la República CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Duración de inclusión de movimientos en el sistema de declaraciones juradas de bienes Fecha Final de inclusión de movimientos en el sistema-fecha de inicio a partir del movimiento para declaración del funcionario Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista encargado del proceso. Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Menor o igual a ocho días hábiles 175 de 319

177 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: DECRETO Nº MOPT Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial y DECRETO Nº MOPT Reglamento Autónomo de Organización y Fundamento Normativo: Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Ley Nº 1581 Estatuto de Servicio Civil, Decreto Ejecutivo N0 21 de 14 de diciembre de 1954 Reglamento al Estatuto de Servicio Civil. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Servicio de P1. Empresa mantenimiento contratada del preventivo y sistema de correctivo del informacion del sistema de registro de registro de asistencia asistencia. P2. Encargados de los libros de E2. Copias del registro de libro de registro asistencia de de asistencia. las oficinas regionales. P3. Encargado de la recepción E3. Solicitudes de de Movimientos movimientos de recursos del Depto. humanos. Gestion y E4. Mobiliario y equipo E5. Sistemas de P4. Cosevi Información de registro de asistencia. E4.Personal E5. Directrices o lineamientos P5. Direccion Ejecutiva sobre la administracion del control de asistencia institucional. Control de Asistencia institucional. Verificar el cumplimiento de la jornada laboral de los funcionarios del Consejo de Seguridad Vial con el fin de cumplir con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control. El proceso inicia con: Revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos y finaliza con: el archivo de la documentación. A1. Revisar las solicitudes de movimientos de recursos humanos. A2. Recopilar la información de los sistemas de registro de asistencia. A3. Supervisar el uso correcto de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. A4. Revisar y analizar la información de registro de asistencia. A5. Identificar y comunicar las inconsistencias en el registro de asistencia al funcionario respectivo. A6. Elaborar los informes de gestion respectiva. A7. Gestionar el archivo de los informes de gestión respectivos. S1. Informe de U1. Jefe Depto. inconsistencias Gestión y de registro de Desarrollo asistencia. Humano. U2. Funcionarios que presentan inconsistencias S2. Oficios de en el registro de comunicación asistencia. de inconsistencias al funcionario. S3. Informe sobre el uso de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. U3. Auditoría. U4. Direccion Ejecutiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 176 de 319

178 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Control de Asistencia institucional. Porcentaje de cumplimiento de la elaboracion de informes de inconsistencias de registro de asistencia. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de informes elaborados a tiempo/ Total de Informes planificados)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del departamento de Recursos Humanos Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Encargado Control de Asistencia Análisis y uso: Encargado Unidad de Control. Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano. 100% de los Informes presentados. 177 de 319

179 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: vigencia: Reclutamiento y Selección de personal Proceso: /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Servicio Fundamento Normativo: Civil y su reglamento, Lineamientos específicos del Servicio Civil en materia de reclutamiento y selección, Normativa de la Autoridad presupuestaria. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Resultados U1. Los P1. la Jefatura A1. Recibir y Revisar la solicitud del nombramiento de pruebas participantes en que requiera el dependiendo de su modalidad sean estas por E1. Pedimento aplicadas a los el concurso o recurso medio de Concurso Externo, Concurso Interno, de Personal interesados, postulantes humano del Concurso Interno ampliado, Artículo XV, Por reingreso, por promoción, por suplencia o por dependiendo de dependiendo de puesto vacante permisos sin goce de salario. su modalidad la modalidad E2. Oficio por parte de la Jefatura a la P2. La Jefatura del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Desarrollo girando la instrucción nombramiento E3. Sistema Integrado (Sageth), P3. Dirección lineamientos, General de normativa, Servicio Civil aprobaciones de los movimientos. Realizar el reclutamiento y selección del personal de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de dotar de recursos humanos idóneos a la institución. Encargado de la Unidad de Desarrollo El proceso inicia con: Recibir y revisar la solicitud del nombramiento dependiendo de su modalidad y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos A2. Analizar y Realizar el Reclutamiento de personal, dependiendo de la modalidad que se requiera, ejecutando las actividades propias en cada modalidad desde el concurso hasta la escongencia del postulante. A3. Realizar la recepción y confrontar los documentos que el postulante escogido presenta de acuerdo a los requerimientos y requisitos técnicos y legales; dependiendo de la clase y especialidad del puesto. S2. Nóminas, dependiendo de su modalidad U2.Jefaturas interesadas en la S3. Comunicado contratación al interesado (telegramas, correos electrónicos y llamadas telefónicas) P3. Mercado Laboral P4. Poder judicial P5. COSEVI E4. Listado de postulantes que entregan su curriculum en el Departamento de Gestión y Desarrollo Humano COSEVI del E5. Hoja de delincuencia mediante consulta al sistema E6. El mobiliario y equipo de oficina E7.Personal encargado de realizar el proceso de reclutamiento de personal A4. Realizar todos los trámites administrativos que se requieren para el reclutamiento de personal según su modalidad A5. Armar, archivar y entregar el expediente del posible reclutado a la Unidad de Control para su debida custodia. A6. Notificar al colaborador de su fecha de ingreso, cuando la Unidad de Control confirme la aprobación de la acción de personal por parte de la Dirección eneral del Servicio Civil. A7. Elaborar los informes de gestión respectivos S4. Oficio de notificación a las jefaturas involucradas para las entrevistas S5. Expediente de personal U3. Otros entes involucrados (Depto. de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, RACSA, Unidad de Control, entre otros) S6. Notificación al interesado de su nombramiento (por escrito y por medio de llamada telefónica) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios # NOMBRE? 178 de 319

180 # NOMBRE? Versión: Fecha Código Reclutamiento y Selección de personal /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento en la confección del pedimento de personal por parte de la jefatura interesada (Número de pedimentos que cumplen con los requisitos/total de pedimentos recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Hoja electrónica y SAGETH Forma de representación: Radial: Barras: Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual 90% Generación: Analista de la unidad de Desarrollo Análisis y uso: Encargado de la unidad de Desarrollo Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano 179 de 319

181 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Desempeño del Recurso Humano Proceso: 001 Institucional 18/12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Servicio Civil y su Fundamento Normativo: Reglamento, Reglamento Interno, Herramienta Institucional aprobada por la Dirección General del Servicio Civil, Lineamientos específicos del Servicio Civil en materia Evaluación del Desempeño, Aplicación del Manual de Procedimiento en este tema. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Resolución P1. Dirección de aprobación General de del Modelo Servicio Civil aplicable en COSEVI. P2. La Jefatura del Departamento de Recursos Humanos jefaturas otros Departamentos P4. COSEVI E2. Oficio de remisión con y/o formularios de completos. E3. Oficios de P3. evaluaciones de Funcionarios Desempeño en del Consejo de otras Seguridad Vial instituciones públicas. E4. Personal encargado de realizar el proceso de Evaluación del Desempeño. Realizar la Evaluación del Desempeño al personal del COSEVI, de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de gestionar en forma oportuna la Evaluación utilizando parámetros medibles del potencial humano, así como proporcionar las oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación de todos los miembros de la organización y a la vez conocer las necesidades de capacitación reflejadas en el instrumento. Encargado de la Unidad de Desarrollo El proceso inicia con: coordinar en conjunto con otras áreas internas la elaboración del diseño del Modelo de EVALUACIÓN del desempeño de los colaboradores del COSEVI y finaliza con: Elaborar el Oficio para la respectiva entrega de toda la información a las área respectivas. A1. Coordinar en conjunto con otras áreas internas la elaboración del diseño del Modelo de EVALUACIÓN del desempeño de los colaboradores del COSEVI. A2. Realizar el cronograma de actividades para la ejecución de la evaluación del desempeño. A3. Presentar la información del Modelo aprobado a las jefaturas y todo el personal, por medio de reuniones que se programan con anticipación, a fin de brindarles el asesoramiento a la hora de ingresar la información en los formularios. A4. Analizar y remitir los tipos de formularios, según sea el caso a las jefaturas por medio de correo electrónico para que ingresen la información en el plazo indicado. A5. Recibir y revisar las notas emitidas por las jefaturas en donde presentan la evaluación de los funcionarios según corresponda. A6. Elaborar el informe de Evaluación del Desempeño dirigido a la Dirección General de Servicio Civil, mediante el sistema suministrado por ellos para este fin. A7. Elaborar el Oficio para la respectiva entrega de toda la información a las área respectivas. S1. Informe de U1. Los Evaluación del participantes en Desempeño el proceso de según formato Evaluación del de la DGSC. Desempeño. S2. Registro de U2. Jefaturas asistencia de interesadas en la presentación del Evaluación de Modelo cada funcionario. aprobado S3. Modelo Preliminar de U3. Unidades Evaluación del interesadas Desempeño S4. Cronograma U4. Dirección de actividades General de del Proceso de Servicio Civil y Evaluación del otras instituciones Desempeño. gubernamentales interesadas en la S5. Formularios correcta de Evaluación Evaluación del del Desempeño Desempeño y su a completar por respectivo cada jefatura proceso. S6. Oficio de comunicación de inconsistencia en los formularios de U5. Jefe del evaluación del Departamento de Desempeño Gestión y S7. Oficio de Desarrollo entrega de los Humano resultados de evaluación del desempeño a las unidades interesada Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 180 de 319

182 Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Desempeño del Recurso Humano Código Proceso: /12/2015 Institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de la Evaluación del Desempeño Número de evaluaciones realizadas/total del personal de la Institución x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registros propios de la Unidad Radial: X Barras: Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista de la unidad de Desarrollo Análisis y uso: Encargado de la unidad de Desarrollo Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano 100% 181 de 319

183 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Monitoreo de la ejecución de compras Proceso: institucionales /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Monitorear las compras autorizadas en el Plan Operativo Institucional (POI) mediante los mecanismos de compra aprobados en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, con el fin de suplir los bienes y servicios requeridos por las diferentes Unidades Ejecutoras institucionales. Dueño del proceso: El proceso inicia con: Verificar los requerimientos indicados en la solicitud de Alcance del proceso: materiales y finaliza con: Emitir informes de avance, ejecución y final de las solicitudes recibidas Fundamento Normativo: Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y Normativa conexa Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Autorización de inicio del U1. Unidades A1. Verificar los requerimientos indicados en la solicitud de materiales. trámite de internas del contratación Depto. (correo Suministros electrónico, P1. Unidades ejecutoras internas y externas E1. Solicitudes de materiales de bienes, servicios y/o obras E2. Mobiliario, Suministros y Equipo Encargado del Departamento de Suministros A2. Generar la autorización para el inicio del trámite de contratación, a la unidad correspondiente. A3. Monitorear la ejecución de la contratación A4. Emitir informes de avance, ejecución y final, de las solicitudes de materiales de bienes, servicios y/o obras, recibidas oficio, otros) S2. Registros de monitoreo (verbales, escritos, otros) entre U2. Unidad Ejecutoras Internas y Externa (Dirección General de entre Policía Tránsito, Dirección General Ingeniería de de Tránsito, Dirección General de Educación Vial) P2. Cosevi E3. Recurso Humano S3. Informes de avance, U3. Dirección ejecución y Ejecutiva / finales Dirección Financiera / Dirección de Logística Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 182 de 319

184 Código Versión: Fecha vigencia: Monitoreo de la ejecución de compras Proceso: institucionales /01/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje ejecución de solicitudes de materiales concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Cantidad de solicitudes de materiales ejecutadas / Total solicitudes de materiales recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del Departamento de Proveeduría Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Unidades del Departamento de Proveeduría Análisis y uso: Jefatura Departamento Comunicación a interesados: Jefatura Departamento de Proveeduría > 93% de las solicitudes de solicitudes de materiales ejecutadas 183 de 319

185 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Gestión de proveeduría por medio de licitaciones Proceso: /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar las solicitudes de pedido de bienes, servicios y/o obras por medio de procedimientos licitatorios, con el fin de dotar a las unidades ejecutoras de los requerimientos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas. Encargado de la Unidad de Licitaciones. El proceso inicia con: Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas y finaliza con: Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Resoluciones emitidas por Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, Ley General de Residuos y otras Leyes conexas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidades ejecutoras internas y externas E1. Solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras E2. Insumos de información (estudio técnico, entre otros) E3. Insumos de P2. Asesoría Legal información y/o Dirección (estudio legal, Financiera estudios financiero, entre otros) E4. Autorización de P3. Jefatura del inicio de trámite de Departamento de solicitud de bienes, Suministros servicios y/o obras A1. Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas. A2. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes carteles de los procesos licitatorios. A3. Confeccionar y Aprobar aclaraciones y enmiendas al cartel inicial publicado. A4. Realizar acto de apertura y/o subsanaciones y Enviar ofertas para análisis de estudio técnico, legal y/o financiero. A5. Capturar y Analizar estudio técnico, legal y/o financiero para la confección de la recomendación de adjudicación. A6. Analizar y decidir la recomendación final sobre la adjudicación, declaratoria infructuosa o desierta, por parte de la Comisión de Licitaciones. A7. Coordinar con la instancia respectiva el acto final de adjudicación, declaratoria desierta e infructuosa. S1. Cartel inicial y/o U1. Unidades definitivo de ejecutoras internas y procesos externas licitatorios. S2. Fe de Erratas, aclaraciones y/o modificaciones al cartel. U2. Usuarios Externos: Oferentes o Adjudicatario S3. Documento con acuerdo de recomendación final de la U3. Sociedad Civil adjudicación, declaratoria infructuosa y/o desierta. P4. Cosevi E5. Personal E6. Mobiliario, suministros, equipo y sistemas de información A8. Gestionar la comunicación del acto y dar firmeza al acto de adjudicación, declaratoria desierta y/o infructuosa. A9. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. S4. Contrato de U4. Junta Directiva, adquisición de Director Ejecutivo o bienes, Proveedor servicios y/o Institucional obras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 184 de 319

186 Versión: Fecha vigencia: Código Gestión de proveeduría por medio de licitaciones Proceso: /01/2016 CSV Denominación del indicador Porcentaje de tramitación de solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras, por medio (Descripción cualitativa del concepto de licitación a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Total de solicitudes tramitadas / Total de solicitudes recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros de la Unidad de Licitaciones Radial: Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de la Unidad de Licitaciones. Análisis y Uso: Responsable de la Unidad de Licitaciones. Comunicación a interesados: Responsable de la Unidad de Licitación > 93% de tramitación de solicitudes de pedidos por medio de licitación 185 de 319

187 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de Proveeduría por medio de Proceso: Contrataciones Directas /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar las solicitudes de pedido de bienes, servicios y/o obras por medio de procedimientos de Contratación Directa, con el fin de dotar a las unidades ejecutoras de los requerimientos necesarios para ejecución de sus objetivos y metas. Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas. El proceso inicia con: Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas y finaliza con: Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Resoluciones emitidas por Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, Ley General de Residuos y demás Leyes conexas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Solicitudes de pedidos de bienes, servicios P1. Unidad y/o obras ejecutoras internas y externas E2. Insumos de información (aclaraciones, notas, estudio técnico, entre otros) E3. Autorización de inicio de P2. Jefatura del trámite de Departamento de solicitud de Suministros bienes, servicios y/o obras P3. Cosevi E4.Personal E5. Mobiliario, suministros, equipo y sistemas de información A1.Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas. A2. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes carteles de los procedimientos de contratación directa. A3. Confeccionar y Aprobar aclaraciones y enmiendas al cartel inicial publicado. A4. Realizar acto de apertura y/o subsanaciones y enviar ofertas para análisis de estudio técnico y cuando corresponda para estudio legal y/o financiero. A5. Analizar estudio técnico remitido por la Unidad Ejecutora y decidir la recomendación final sobre la adjudicación, declaratoria infructuosa o desierta, por parte del Proveedor Institucional. A6. Coordinar con la instancia respectiva el acto final de adjudicación, declaratoria desierta e infructuosa. A7. Gestionar la comunicación del acto y dar firmeza al acto de adjudicación, declaratoria desierta y/o infructuosa. A8. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. S1. Cartel inicial y/o definitivo de U1. Unidad procesos de ejecutoras Contratación internas y externas Directa. S2. Aclaraciones y/o modificaciones al cartel. U2. Usuarios Externos: Oferentes o Adjudicatarios S3. Recomendación Final de adjudicación, declaratoria desierta U3. y/o Civil Sociedad infructuosa. S4. Adjudicación Final S5. Contrato de U4. Junta adquisición de Directiva, Director bienes, Ejecutivo o servicios y/o Proveedor obras. Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 186 de 319

188 Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de Proveeduría por medio de Proceso: Contrataciones Directas /01/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de tramitación de solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras, por medio de contrataciones directas (Total de solicitudes tramitadas / Total de solicitudes recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Registros de la Unidad de Contrataciones Directas Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de la Unidad de Contrataciones Directas Análisis y Uso: Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas. Comunicación a interesados: Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas > 93% de tramitación de solicitudes de pedidos por medio de Contrataciones Directas 187 de 319

189 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Recibo, almacenamiento y entrega de vigencia: Proceso: bienes y materiales institucionales /01/2016 CSV Recibir, almacenar y entregar los bienes y materiales adquiridos por el Consejo Objetivo general del proceso: de Seguridad Vial, con la finalidad de brindar un servicio eficiente en el manejo de los recursos. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1. Verificar y recibir físicamente los bienes y materiales contratados S1. Acta preliminar y definitiva de recibo de bienes y materiales. A2. Tramitar en los sistemas de S2. información la entrada de bienes y Documento de P1.Departamento materiales Entrada de U1. Dirección de Suministros. E1. Contrato. materiales. Financiera S3. Notificación A3. Grabar los bienes con el número para retiro de de patrimonio y elaborar boletas de bienes y Asignación de Activos materiales. Documento para registro de activos. P2. COSEVI P3. Proveedores externos. E2. Recurso humano y financiero E3. Mobiliario, equipo, suministros e infraestructura. E4. Bienes materiales contratados. E5. Factura por bienes y materiales contratados. Responsable de la Unidad de Administración de Materiales El proceso inicia con: Verificar y recibir físicamente los bienes y materiales contratados y finaliza con: Realizar informes de control. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Reglamento Interno para los Procedimientos y actuaciones en Materia de Contrataciones Administrativas del Consejo de Seguridad Vial A4. Asignar espacio físico, trasladar y custodiar los bienes y materiales dentro del almacén institucional. A5. Tramitar salida de bienes y materiales A6.Tramitar orden de pago A7. Actualizar el sistema de Control de Inventarios A8. Realizar informes de control S4. Boleta de asignación. U2. Solicitantes internos y externos de bienes y servicios. S5. Documento de Salida de U3. Unidad de bienes y Administración materiales de bienes. S6. Documento de orden de pago. U4. Departamento S7. Informes de Suministros. de control del área. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 188 de 319

190 Fecha Código Versión: Recibo, almacenamiento y entrega de vigencia: Proceso: bienes y materiales institucionales /01/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de tramitación de bienes y materiales recibidos concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Cantidad de bienes y materiales tramitados/total de bienes y materiales recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Personal de apoyo de la Unidad Responsables del indicador: Análisis y uso: Responsable de la Unidad Comunicación a interesados: Proveedor institucional Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 90% 189 de 319

191 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de la resolución del cumplimiento Código /01/2016 contractual institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar la denuncia del contrato por eventual incumplimiento en la entrega del bien, servicio u obra adjudicada para ejecutar las eventuales sanciones a fin de velar por el uso adecuado de los recursos públicos. Funcionario asignado de la Unidad de Trámite y Control del Área de Suministros El proceso inicia con: analizar el aviso para abrir investigación porposible incumplimiento del contrato con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato y finaliza con: ejecutar la sanción contemplada en la resolución administrativa correspondiente, en caso de que aplique. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Contratación Administrativa y Decreto Ejecutivo MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Aviso para P1. Fiscalizador abrir investigación del contrato o por posible Unidad Solicitante incumplimiento o interesada del contrato A1. Analizar el aviso para abrir investigación por posible incumplimiento del contrato con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato. A2. Abrir expediente, y elaborar, comunicar el documento de traslado de cargos al adjudicatario. S1. Expediente de investigación U1. Fiscalizador del contrato. P2. Adjudicatario E2. Insumos de información (pruebas, descargos u otros) A3. Recopilar la repuesta de defensa del adjudicatario o vencido el plazos establecido, se traslada el expediente con la información disponible a la Asesoría Legal. A4. Recibir el borrador de la resolución, revisar detalles propios de la contratación y coordinar la suscripción de ese documento por la autoridad competente. S2. Documento traslado de U2. Unidad cargos al Solicitante. adjudicatario P3. Asesoría Legal E3. Borrador de Resolución Administrativa A5. Comunicar la decisión final al adjudicatario y las partes interesadas. S3. Resolución Administrativa suscrita. U3. Unidad Interesada. P4.Cosevi E4. Personal encargado del trámite de Unidad de Trámite y Control (UTC) A6. Gestionar la remisión de lo actuado para la actualización del expediente de la contratación, sea físico o digital. A7. Gestionar la remisión de lo actuado para la actualización del expediente de la contratación, sea físico o digital. S4. Comunicado para ejecución de U4. Adjudicatario sanción correspondiente. E5. Mobiliario y equipo de información, demás suministros. A8. Ejecutar la sanción contemplada en la resolución administrativa correspondiente, en caso de que aplique. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 190 de 319

192 Versión: Fecha vigencia: Gestión de la resolución del cumplimiento Código /01/2016 contractual institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de tramitación de resoluciones concluidas (Número de resoluciones tramitadas concluidas / Total de aviso recibidos por eventual incumplimiento contractual) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Funcionario asignado al trámite Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control 191 de 319

193 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Elaboración y seguimiento de contratos de vigencia: Proceso: mayor cuantía y adendas /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Solicitud de inicio de elaboración de P1. Unidad contrato o solicitante o adenda interesado E2. Expediente de la contratación administrativa P2. Adjudicatario P3. Asesoría Legal P4.Cosevi E3. Certificaciones CCSS, especies fiscales u cualquier otra aclaración E4. Documentos con la aprobación u observaciones al borrador del contrato o adenda E5. Personal encargado del trámite de Unidad de Trámite y Control (UTC) E6. Mobiliario y equipo de información, demás suministros. Elaborar y dar seguimiento a los contratos que por su cuantía o extracto requieran refrendo de la Contraloría General de la República y las adendas que se requieran, con el fin de adquirir bienes, servicios y obras institucionales Funcionario asignado a la Unidad de Trámite y Control del Área de Suministros El proceso inicia con: Analizar la solicitud para iniciar la elaboración del contrato o adenda con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato y finaliza con: comunicar al adjudicatario el contrato o adenda aprobados, y trasladar el expediente original para su respectiva custodia. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Contratación Administrativa y los artículos 60 a 68 del Decreto Ejecutivo MOPT denominado: "Reglamento interno para los procedimientos y actuaciones en materia de contratación administrativa del Consejo de Seguridad Vial", Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la República. A1. Analizar la solicitud para iniciar la elaboración del contrato o adenda con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato. A2. Elaborar el borrador del contrato o adenda A3. Tramitar ante la Asesoría Legal la aprobación u observaciones sobre el borrador del contrato o adenda A4. Recibir y tramitar las respectivas observaciones por las partes interesadas. A5. Elaborar y comunicar el contrato definitivo o adenda a las partes interesadas; incluso la solicitud de refrendo ante la Contraloría General de la República, cuando corresponda. A6. Dar el seguimiento y control a los contratos o adenda aprobados durante todas las actividades anteriores. A7. Comunicar al adjudicatario el contrato o adenda aprobados, y trasladar el expediente original para su respectiva custodia. S1. Borrador de contrato o adenda U1. Asesoría Legal S2.Document o traslado del U2. borrador del Adjudicatario contrato o adenda S3. Contrato o adenda definitivo S4. Comunicado del contrato o adenda definitivo U3. Unidad Interesada. U4. Fiscalizador del contrato o adenda U5. Proveedor Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 192 de 319

194 Fecha Código Versión: Elaboración y seguimiento de contratos de vigencia: Proceso: mayor cuantía y adendas /01/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de tramitación de contratos aprobadas concepto a valorar) Forma de cálculo del (Número de contratos aprobadas tramitadas / Total de solicitud de contratos indicador recibidos) x 100 (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Barras: Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): > 93% Generación: Funcionario asignado al trámite Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de tramitación de adendas aprobadas (Número de adendas aprobadas tramitadas / Total de solicitud de adendas recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Barras: Circular: x Líneas: x Generación: Funcionario asignado al trámite Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control Definición del umbral ( meta ): > 93% 193 de 319

195 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de la Coordinación de Código Proceso: /04/2016 la Seguridad Vial del País CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Gestionar la Coordinación de la Seguridad Vial del País con el fin de alcanzar las metas en dicha materia, a través de reuniones con los miembros de la Comisión de Seguridad Vial: Consejo Nacional de Vialidad (Conavi), Consejo de Transporte Público (CTP), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer), Dirección General de Ingeniería de Tránsito (DGIT), así como las Areas de Planificación del MOPT y Cosevi y su coordinación con los Despachos del Ministro y Viceministro del Transportes y Seguridad Vial. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recursos Financieros y Humanos Director Ejecutivo. El proceso inicia con: Convocar reunión de la Comisión de "Coordinación de la Seguridad Vial del País" y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Leyde la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Decretos Ejecutivos N MOPT y N MOPT. A1. Convocar reunión de la comisión de "Coordinación de la Seguridad Vial del País" U1. Miembros de E2. Mobiliario, P1. COSEVI S1. Minuta con la Comisión de equipo y acuerdos Coordinación de suministros. A2. Revisar los acuerdos de tomados Seguridad Vial E3. Infraestructura. la sesión anterior. del País. P2. Dirección Ejecutiva P3. Dirección de Proyectos E4. Agenda. E5. Acuerdos de sesiones anteriores. E6. Insumos de información. E7.Insumos información de A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones que impacten la seguridad vial del país. A5. Generar los nuevos acuerdos S2.Proyectos tangibles materializados como resultado de acuerdos cumplidos U2.Sociedad civil P4. Areas externas (Conavi, CTP, DGIT,Incofer,M OPT ) E8.Insumos información de A6. Comunicar el o los acuerdos a interesados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 194 de 319

196 Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de la Coordinación de Proceso: la Seguridad Vial del País /04/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de las reuniones de la Comisión de Coordinación de Seguidad Vial del País (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Barras: Circular: Líneas: x x Informe tabular Generación: Asesor de Dirección Ejecutiva Responsables del indicador: Análisis y uso: Dirección Ejecutiva Comunicación a interesados: Dirección Ejecutiva Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80%. 195 de 319

197 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Seguimiento de las Políticas de /04/2016 Seguridad de la Información Medición, CSV análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Coordinar el seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información (PSI) con la finalidad de lograr una adecuada implementación de las acciones definidas en el manual integral de PSI. Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con:. Investigar y recopilar la información referente a las PSI que se deben aplicar en la institución y finaliza con: Elaborar el informe final del seguimiento. Fundamento Normativo: Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, Ley General de Control Interno 8292 y las Normas de Control Interno para el sector público. Circular DE asignación del Rol de Oficial de Seguridad de Políticas de Seguridad de la Información. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros A1. Investigar y recopilar la información referente a las PSI que se deben aplicar en la institución. A2. Analizar la información recopilada y planificar las actividades de seguimiento. S1.Informe preliminar sobre el diagnóstico de las PSI U1. CG y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI U2. Jefaturas de áreas internas del Cosevi P2. Coordinadores E3. Insumos de de los temas Información sobre PSI P3.Junta Directiva y Comité E4. Manual Integral Gerencial. de PSI (CG) P4. Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) E5. Lineamientos, directrices y normativa vigente. A3. Realizar los informes respectivos y presentar los mismos ante al CG A4. Establecer acciones de coordinación con los encargados de los temas asignados sobre (PSI) A5. Dar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción propuestos por los encargados para las recomendaciones pendientes. A6. Elaborar el informe final del seguimiento. U3. Usuarios S2. Minutas internos que los de soliciten trabajo y planes (Auditoria Interna de acción y Direcciones, establecidos. entre otros) S3. Informe final del seguimiento. U4.Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 196 de 319

198 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información Medición, /04/2016 CSV análisis y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Porcentaje de implementación de las PSI (Número de acciones implementadas de las PSI / Número Total de acciones a implementar) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: x Registro de aplicación propios de área Forma de representación: Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Políticas de Seguridad de Información Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Políticas de Seguridad de Información Mayor e igual del 60% de las PSI 197 de 319

199 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Promoción del Índice de Gestión Proceso: Institucional (IGI) /04/2016 CSV Medición, análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Promover el índice de gestión institucional en coordinación con la Administración Activa, para su actualización anual, con la finalidad de contribuir a fortalecer la gestión institucional Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Recibir y analizar el instrumento del IGI y finaliza con: Elaborar informe Final de resultados. Fundamento Normativo: Disposición de la Contraloría General de la República mediante oficio anual. Asignación como enlace a la Unidad de Control Interno en oficio DE (2), por parte de la Dirección Ejecutiva. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal P1. Cosevi E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Financieros. A1. Recibir y analizar el instrumento del IGI. A2. Coordinar con las unidades ejecutoras la aplicación del instrumento del IGI. A3. Validar la información recibida por las Unidades ejecutioras del IGI. A4. Coordinar reuniones con las unidades ejecutoras involucradas para los ajustes de la información. S1. Instrumento del Índice de Gestión Institucional aplicado. S2. Disposiciones pendientes U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Unidades Ejecutoras del Cosevi. P2. Contraloría General de la República P3. Unidades Ejecutoras del Cosevi E4. Instrumento del índice de gestión institucional. E5. Información específica de cada factor del IGI A5. Presentar los resultados al Comite Gerencial A6. Comunicar y divulgar los resultados del IGI. A7. Identificar las disposiciones pendientes por atender. A8. Dar segumiento a las disposiciones pendientes por atender. A9. Elaborar informe Final de resultados. S3. Informe de resultados S4. Minuta de reunión y de seguimiento S5. Informe de resultados final U4. Auditoría Interna U5. Contraloría General de la República. U6. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 198 de 319

200 Código Versión: Fecha vigencia: Promoción del Índice de Gestión Proceso: Institucional (IGI) /04/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de disposiciones atendidas del IGI. Medición, análisis y mejora Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de disposiciones atendidas / Número total de disposiciones pendientes durante el periodo respectivo ) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registro de aplicación propios del área Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Encargado del proceso del Índice de Gestión Institucional. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso del Índice de Gestión Institucional. Atención de un 85% de la disposiciones pendientes de la aplicación del instrumento. 199 de 319

201 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Elaboración y actualización del manual de IVE /01/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y actualizar el Manual de Inspección Vehicular (IVE) de acuerdo con las normativa atinente y las recomendaciones propuestas por las partes interesadas, con la finalidad de estandarizar los procedimientos aplicados en la IVE considerando el avance tecnológico y otros aspectos en materia vehicular. Encargado del área de Fiscalización El proceso inicia con: Elaborar talleres internos para revisión del Manual de IVE y finaliza con: Publicar el Manual de IVE con visto bueno del MOPT en la Gaceta. Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº 7600 Fundamento Normativo: Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas Decreto MOPT Directrices, acuerdos u oficios que tengan relación con la IVE Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recurso humano A1.Investigar referencias técnicas y elaborar U1. Dirección E2. Equipo de reuniones internos para revisión del Manual de Ejecutiva. P1.COSEVI IVE oficina y mobiliario E3. Recursos económicos P2. Área Técnica de Fiscalización. E4.Oficios, informes y recomendaciones realizadas A2. Coordinar reuniones con entes externos con el fin de recibir recomendaciones U2. Director de Proyectos P3. Empres E5. Consultas y prestataria del recomendaciones al servicio de IVE Manual de IVE P4. Otros entes E6. Solicitudes de externos inclusión y cambio (Instituciones, de defectos así agencias o sociedad también como civil) observaciones A3. Analizar documentos relacionados con recomendaciones planteadas por los entes externos. A4. Elaborar borrador del Manual de la IVE de acuerdo al análisis realizado de las recomendaciones planteadas A5. Presentar el borrador del Manual de IVE ante la Junta Directiva del Cosevi para su aprobación A6. Enviar el borrador aprobado por la Junta Directiva del Manual de IVE al MOPT para su respectiva evaluación y aprobación S1. Borrador de Manual de IVE. S2. Manual de IVE aprobado. U3. Empresa prestataria de IVE. U4. Otros entes externos (Instituciones, agencias o sociedad civil) U5. Junta Directiva P5. Junta Directiva del Cosevi E7. Observaciones del manual de IVE A7. Coordinar la publicación del Manual de IVE aprobado por el MOPT en la Gaceta. U6. Sociedad Civil. P6. MOPT E8. Aval del borrador del Manual de IVE U7. MOPT Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 200 de 319

202 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Elaboración y actualización del manual de IVE /01/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Numero de publicaciones del Manual de IVE. Número de publicaciones del Manual de IVE por periodo analizado normado. Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Bianual Minutas de reuniones realizadas, registros propios del área y oficios respectivos Barras: Líneas: Responsables del indicador: x Matriz Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 1 Generación: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Análisis y uso: Fiscalizadores, Encargado del Área, Comunicación a interesados: Encargado del Área 201 de 319

203 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Medición, análisis y mejora de la gestión del Proceso: Área de Fiscalización Técnica Vehicular /01/2016 CSV Medición, análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Realizar la medición y evaluación de los datos obtenidos de las diferentes labores del área (fiscalización, administración, evaluación, seguimiento y control), con la finalidad de obtener información que permita orientar y mejorar las estrategias planteadas para lograr los objetivos del área. Encargado del Area de Fiscalización Técnica Vehicular. El proceso inicia con: Recopilar, digitar y analizar los insumos de información requeridos (informes de fiscalización,.acciones correctivas a implementar, bases de datos,informacion presupuestaria y atencion de usuarios) realizados por la ATFV. y finaliza con: Dar seguimiento a los planes de acción definitvos. Fundamento Normativo: Informe comparativo sobre la situación vial Plan operativo institucional del Cosevi del respectivo año vigente. Plan del Dececnio de accion para la de seguridad vial Plan de trabajo de la Area del respectivo año vigente. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.COSEVI E1. Personal Profesionales afín al área. E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos P2. Empresa E4. Acciones prestataria del correctivas a servicio de IVE implementar sobre el servicio IVE P3. Personal del ATFV. E5. Base de datos de consultas realizadas. E6. Ejecución presupuestaria E6. Informe semestrales de resultados A1. Recopilar, digitar y analizar los insumos de información requeridos (informes de fiscalización,.acciones correctivas a implementar, bases de datos,informacion presupuestaria y atencion de usuarios) realizados por la ATFV. A2. Medir y evaluar en relación a los insumos recolectados los parametros de acción establecidos. A3. Coordinar las sesiones de trabajo con las diferentes partes interesadas con el fin de brindar resultados. A4. Analizar y diseñar los planes de acción definitivos, con el fin de implementar la mejora continua de la ATFV. S1. Informes gráficos de situación y U1. Colaboradores tendencias de las de ATFV labores realizadas por las ATFV. U2. Encargado de la ATFV S2. Minutas de reunión S3. Planes de Acción para mejora continua. U3. Director de Proyectos E7. Informes de Fiscalización E8. Insumos de informacion. A5. Dar seguimiento a los planes de acción definitvos. S4. Oficios de advertencia para U4. Empresa mejora de prestataria del aspectos detectados. servicio de IVE Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 202 de 319

204 Versión: Fecha vigencia: Código Medición, análisis y mejora de la gestión del Medición, análisis /01/2016 Área de Fiscalización Técnica Vehicular. CSV y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de planes de accion del area. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Cantidad de acciones cumplidas / Total de acciones planeadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Informes de fiscalización, planes de accion, base de datos y otros registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Responsables del indicador: Análisis y uso: Fiscalizadores, Dirección de Proyectos. Comunicación a interesados: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Definición del umbral (meta): 100% 203 de 319

205 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de la nómina Código Proceso: salarial institucional /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Elaborar y dar seguimiento a la confección de la nómina para el pago de salarios a nivel institucional, con la finalidad de cumplir con la normativa vigente y garantizar un adecuado manejo de los recursos institucionales con relación a material salarial. Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y realizar el control de los reportes, registros a aplicar o comunicados de entes deductores a ser utilizados en la confección de la nómina salarial. Y finaliza con: Gestionar el Archivo de información y documentos generados y aplicados Código de Trabajo 27/08/1943, Ley de Salarios de la Administración Pública 09/10/1957, Estatuto y su reglamento y Directrices de la Dirección General de Servicio Civil, Acuerdos y Directrices de la Autoridad Presupuestaria y normativa relacionada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Entes deductores (Poder Judicial, cooperativas, asociaciones solidaristas, sindicatos, colegios profesionales, Departamento E1. Reportes de deducciones,regi stros a aplicar o comunicados atinentes al tema de Gestión y Desarrollo Humano "DGDH", entre otros) P2.Cosevi P3. Jefatura o Unidad de Control del Dpto de Gestión y Desarrollo Humano P4. Empresa contratista E2. Personal del area E3. Mobiliario, equipo y suministros E4. Sistema de información de planillas (BOS) E5. Expedientes y Acciones de Personal E6. Insumos de información E7. Mantenimiento y soporte técnico A1. Recibir y realizar el control de los reportes, registros a aplicar o comunicados de entes deductores a ser utilizados en la confección de la nómina salarial. A2. Aplicar y revisar, en la nómina salarial los registros, cambios y ajustes salariales autorizados. A3. Generar, configurar y autorizar la nómina salarial A4. Generar los reportes del pago, información y control respectivos (entes deductores, archivo sinpe) A5. Dar seguimiento y control a la confección de la nómina en todos los aspectos que le sean atinentes. A6. Gestionar el Archivo de información y documentos generados y aplicados S1. Reporte U1. Departamentos detallado de la de Presupuesto y información de la Contabilidad nómina salarial S2. Archivo digital sinpe y oficio del pago de salarios U2. Departamento de Tesorería S3. Reporte digital y fìsico de las deducciones aplicadas U3. Funcionarios pagados por Cosevi S4. Validación digital de recibo U4. Entes de envío de deductores salarios para INS U5. Instituto Nacional de Seguros P5. Caja E8. Sistema de Costarricense de información vía Seguro Social web (CCSS) P6. Instituto E9. Sistema de Nacional de información vía Seguros (INS) web S5. Reporte digital de salarios para la CCSS U6. Caja Costarricense de Seguro Social Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 204 de 319

206 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de la nómina Código Proceso: /04/2016 salarial institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de cronograma de trabajo de confección de nómina salarial (Número de actividades ejecutadas / Número de actividades planificadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros internos del área y cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 205 de 319

207 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Elaboración y análisis de estudios Proceso: /04/2016 técnicos relativos a materia salarial CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y analizar estudios técnicos relativos a materia salarial (cálculos laborales, constancias de salario, estudios de anuales, cálculo de diferencias salariales por resolución administrativa o judicial, entre otros), con la finalidad de atender oportunamente las solicitudes tramitadas según la normativa vigente. Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y revisar la solicitud para la elaboración de la información que corresponda según estudio técnico y finaliza con: Gestionar el archivo de información y documentos generados para el respectivo control. Fundamento Normativo: Código de Trabajo del 27/08/1943, Ley de Salarios de la Administración Pública 09/10/1957, Procedimientos internos de Cosevi y normativa relacionada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Comunicado de solicitud de información en materia salarial P1. Jefatura (fìsica, digital, Departamento verbal) Gestión y Desarrollo E2. Insumos de Humano información (DGDH) E3. Oficio de autorización para el pago A1. Recibir y revisar la solicitud para la elaboración de la información que corresponda según estudio técnico (cálculos laborales, pago de salarios, constancias o diferencias salariales, estudios de anuales, aplicación de deducciones, entre otros) A2. Elaborar el estudio técnico según sea el requerimiento de la solicitud, o el trámite de control que se realice. S1. Estudio técnico (oficio, U1. Jefatura DGDH certificación, constancia, reporte de la información solicitada) U2. Funcionarios solicitantes pagados por el Cosevi P2.Cosevi P3. Empresa contratista E4. Personal del area E5. Mobiliario, equipo y suministros E6. Sistema de información de planillas (BOS) E7. Mantenimiento y soporte técnico A3. Gestionar el pago, en caso de diferencias salariales por cálculos laborales, resolución administrativa y judicial. A4. Elaborar el reporte o informe de pago respectivo en caso de resoluciones administrativas o judiciales. S2. Nómina de pago por diferencias salariales U3. Departamento de Presupuesto y Contabilidad U4. Administración superior E8. Comunicado de solicitud de P4. información en Funcionarios solicitantes materia salarial(fìsica, pagados por digital, verbal) Cosevi E9. Insumos de información A5. Gestionar el archivo de información y documentos generados para el respectivo control. S3. Reporte o informe de pago por resoluciones administrativas o judiciales U5. Otros entes externos (Poder Judicial,Contraloría General de la República, entre otros) P5. Unidad de control de DGDH E10. Expedientes y Acciones de Personal Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 206 de 319

208 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y análisis de estudios Código Proceso: /04/2016 técnicos relativos a materia salarial CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de estudios técnicos relativos a materia salarial según plazo acordado (Número de estudios técnicos salariales realizados según plazo acordado / Total de solicitudades recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80% Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 207 de 319

209 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Confección, aprobación y distribución de Proceso: acciones de personal /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Ordenes de movimiento Confeccionar, aprobar y distribuir los diferentes tipos de acciones de personal que evidencian todo movimiento de personal, acto, disposición o resolución que afecte la situación legal de ocupación de los puestos, según lo estipulado en la normativa vigente, con la finalidad de sustentar el apoyo y la evidencia objetiva de los movimientos de personal, para la toma de decisiones. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: recibir y revisar las órdenes de movimiento y el control de prorrogas y finaliza con: gestionar el archivo de las acciones de personal según corresponda. Art.25 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, Circulares AJ y de la Dirección General de Servicio Civil, A1. Recibir y revisar las órdenes de movimiento y el control de prórrogas. U1. Dirección General de Servicio Civil. P1. Unidades E2. Control del prórrogas. Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. E3. Solicitud de envío documentos al expediente personal. P2. Cosevi E4. Mobiliario, equipo y materiales. E5. Sistema de información de confección de acciones. E6. Personal. P3. Direccion E7. Directrices, General de oficios, Servicio Civil lineamientos. A2. Confeccionar las acciones de personal en el módulo de acciones del sistema de información respectivo. A3. Gestionar la aprobación de las acciones de personal con las áreas correspondientes y generar los listados de envío de acciones de personal. A4. Coordinar el envío de las acciones de personal aprobadas a los diferentes usuarios. A5. Gestionar el archivo de las acciones de personal, según corresponda : Consecutivo, control de prórrogas, expedientes personales. S1. Acciones de personal aprobadas. S2. Registro de bitacoras de envíos de las acciones de personal. S3. Listados de envíos de acciones de personal a la Dirección General de Servicio Civil. U2. Unidades del DGDH. U3. Funcionarios interesados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 208 de 319

210 Código Versión: Fecha vigencia: Confección, aprobación y distribución de Proceso: acciones de personal /04/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de acciones aprobadas según el plazo estipulado Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de acciones aprobadas según el plazo estipulado/total de órdenes de movimiento recibidas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Generación: Analista encargado del proceso. Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80% 209 de 319

211 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de las solicitudes de movimiento de Proceso: recursos humanos /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar las solicitudes de movimiento de recursos humanos según el tipo de solicitud presentada por los funcionarios, con el fin de mantener un buen control y garantizar la adecuada gestión de cada documento recibido, en concordancia con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: Recibir y revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos, según el tipo de solicitud presentada por el funcionario y finaliza con: Gestionar el archivo de las solicitudes según el tipo, así como los oficios, estudios, certificaciones, entre otros. Código de Trabajo (1943), Estatuto de Servicio Civil (actualizado abril 2008) y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N0 21 de 14 de diciembre de 1954), Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial (Decreto Nº MOPT), Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (Decreto Nº36235-MOPT), Directrices y Circulares de la Dirección General de Servicio Civil (AJ , AJ , AJ , AJ , AJ ) y de este Consejo (AL AL ). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Funcionarios interesados. A1. Recibir y revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos, según el tipo de solicitud presentada por el funcionario (vacaciones, permisos con goce de salario deducible de vacaciones, permisos con y sin goce de salario, justificaciones, incapacidades, licencias y rebajos). A2. Analizar la solicitud y distribuirla según el tipo de movimiento presentado por el funcionario. S1. Solicitudes aprobadas de U1. Funcionarios movimiento de y ex recursos funcionarios. humanos respectivo. E1. Solicitud de movimiento de recursos humanos. A3. Gestionar la aprobacion de las solicitudes por parte del encargado de la Unidad, cuando corresponda. P2. Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. A4. Gestionar la distribución de las solicitudes al funcionario interesado, cuando corresponda. A5. Elaborar los diferentes informes de gestión(oficios bimensuales de saldos de vacaciones, certificaciones, estudios, registro de base de datos actualizada,entre otros). S2. Solicitudes no aprobadas U2. Directores, de movimiento jefes, de recursos encargados. humanos respectivo. P3. Cosevi E2. Mobiliario, equipo y materiales. E3. Personal A6. Gestionar elarchivo de las solicitudes según el tipo, así como los oficios, estudios, certificaciones, entre otros. S3. Informes de Gestión (Oficios, certificaciones, U3. Unidades estudios, del DGDH. registros de bases de datos actualizada, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 210 de 319

212 Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de las solicitudes de movimiento de Proceso: recursos humanos /04/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de tramitación de las solicitudes de movimientos de recursos humanos. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de solicitudes tramitadas/total de solicitudes recibidas)*100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista encargado del proceso. Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Mayor o igual al 80% de tramitación de las solicitudes de movimiento de recursos humanos recibidas. 211 de 319

213 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Diseño y seguimiento de la organización /07/2016 institucional CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Proponer los diseños de organización institucional y dar seguimiento a las reorganizaciones aprobadas por Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica ( MIDEPLAN), con la finalidad de contribuir a una mejor gestión institucional mediante la creación de estructuras organizacionales. Jefatura El proceso inicia con: Investigar referencias técnicas y experiencias en otras instituciones sobre la creación de estructuras organizacionales y finaliza con: Dar seguimiento a las acciones respectivas que garanticen la debida implementación de las reorganizaciones debidamente aprobadas por MIDEPLAN. Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional y su Reglamento, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Lineamientos sobre reorganizaciones institucionales de MIDEPLAN Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1.Investigar referencias técnicas y experiencias en otras instituciones sobre la creación de estructuras organizacionales, con el fin de diagnosticar la debida vinculación del sector de la institución con la propuesta de diseño que se realizará. S1.Informe de las U1.Junta propuestas de Directiva organizacional Dirección institucional Ejecutiva y P1.COSEVI E2. Recursos financieros E3. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A2. Coordinar con las áreas internas involucradas los insumos de información referentes a organización institucional. A3. Diseñar las propuestas de organización institucional, según los lineamientos técnicos existentes. En caso de contratación externa, recopilar el informe final suministrado por la empresa que diseñó la propuesta de organización institucional. S2.Comunicados de aval de la propuesta emitidos por : U2.Direcciones Junta Directiva, internas del Ministro del Cosevi sector y del área de Planificación de la institución P2. Junta Directiva, Dirección Ejecutiva Direcciones internas P3.Empresa consultora y E4. Insumos de información E5.Informe de reorganización institucional P4.Otros Entes E6. externos(midep Documentación LAN, MOPT, técnica Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria E7.Insumos de "STAP",entre información otros) A4. Comunicar resultados de las propuestas de diseño a áreas involucradas, para su respectiva aprobación, siguiendo los lineamientos técnicos y legales existentes. A5. Dar seguimiento a las acciones respectivas que garanticen la debida implementación de las reorganizaciones debidamente aprobadas por MIDEPLAN. S3.Comunicado de la aprobación definitiva de la propuesta emitido por MIDEPLAN S4.Comunicados de seguimiento sobre la implementación aprobada U3.Entes externos (MIDEPLAN, MOPT, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 212 de 319

214 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Diseño y seguimiento de la organización /07/2016 institucional CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo sobre organización institucional Número de actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Cronograma de trabajo Barras: Líneas: x Matriz Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Junta Directiva o su delegado 100% al terminar el plan de trabajo 213 de 319

215 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Elaboración y seguimiento de estudios /07/2016 técnicos de planificación institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y dar seguimiento a estudios técnicos inherentes a la planificación institucional, con el fin de proporcionar información necesaria para la toma de decisiones institucionales. Jefatura El proceso inicia con: Analizar la solicitud presentada para determinar el tipo de estudio a realizar, los objetivos y alcance del mismos y finaliza con: Dar seguimiento a los informes Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional y su Reglamento, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Directrices internas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Junta Directiva, Dirección Ejecutiva Dirección Proyectos y de E1. Solicitud de estudios técnicos A1. Analizar la solicitud presentada para determinar el tipo de estudio a realizar, los objetivos y alcance del mismo A2. Realizar una investigación sobre el tema en estudio (bibliográfica, documental, de referencias técnicas) S1. Informes técnicos U1.Junta Directiva Dirección Ejecutiva y E2. Personal A3. Definir la metodología de recopilación de información y realizar el levantamiento de la misma P2.COSEVI E3. Recursos financieros E4. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A4. Tabular, analizar e interpretar la información recolectada A5. Preparar informe, remitir y presentar los resultados obtenidos A6. Dar seguimiento a los informes S2. Comunicados de seguimiento U2. Áreas interesas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 214 de 319

216 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Elaboración y seguimiento de estudios /07/2016 técnicos de planificación institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de solicitudes de estudios técnicos (Cantidad de informes técnicos finalizados / Cantidad de solicitudes de estudios técnicos programados) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros internos del área Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Encargado del Área de Planificación y > 95% de cumplimiento 215 de 319

217 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: /07/2016 CSV Estratético Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: 1. Constitución Política de Costa Rica. 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. 3. Ley de Planificación Nacional. Fundamento Normativo: 4. Ley General de Administración Pública. 5. Ley de Control Interno. 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad. 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidades Ejecutoras Internas P2. Unidades Ejecutoras Externas (DGEV, DGPT, DGIT) P3. Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, Mideplan E2. Directrices y lineamiento sobre políticas presupuestarias P4. Comisión de formulación, E3. seguimiento, control Procedimientos y para la aplicación y evaluación del seguimiento de las Plan operativo - políticas Presupuesto presupuestarias Institucional P5. Entes externos (INS, CCSS, E4. Insumos de Ministerio de Información Salud, entre otros) E5. Recurso humano P6.COSEVI E1. Programación de acciones, metas y proyectos requeridos (matrices de acciones estratégicas, perfiles y fichas técnicas proyectos) de E6. Recursos financieros E7. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina Formulación del Plan Operativo Institucional Formular el Plan Operativo Institucional (POI), tomando como base las políticas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y del Plan de las Acciones Estratégicas en seguridad vial, que deberán ejecutarse durante el período anual, con el propósito de definir los objetivos, metas, indicadores, recursos humanos, materiales y financieros necesarios para llevar a cabo la gestión institucional Jefatura El proceso inicia con: Determinar las directrices generales para la formulación del Plan Operativo Institucional y elaborar el Instructivo para la elaboración del Plan Operativo Institucional, matrices de análisis FODA, formulación de proyectos, resumen por proyecto, según partida, subpartida y perfiles de proyecto y finaliza con: Gestionar la aprobación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria y remitir información aprobada a unidades ejecutoras A1. Determinar las directrices generales para la formulación del Plan Operativo Institucional y formular la guía para la elaboración del Plan Operativo Institucional, matrices de análisis FODA, formulación de proyectos, resumen por proyecto, según partida, subpartida y perfiles de proyecto. A2. Gestionar aprobación de la guía por parte de los Directores, comunicarla y capacitar a las unidades ejecutoras en la metodología de formulación del plan. A3. Coordinar, evaluar y determinar la vinculación de las políticas generales y los objetivos institucionales (POI), con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y el Plan Estratégico Nacional A4. Ajustar y consolidar la programación de las acciones, metas y proyectos de las Unidades Ejecutoras. A5. Elaborar la propuesta de Proyecto Plan Operativo Presupuesto Institucional y tramitar la aprobación ante la Junta Directiva. A6. Registrar y respaldar el Plan Operativo Institucional en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP). A7. Gestionar la aprobación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria y remitir información aprobada a unidades ejecutoras S1. Guía para la formulación, control y seguimiento del Plan Operativo - Presupuesto Institucional U1. Comisión de formulación, seguimiento, control y evaluación del plan operativo - presupuesto institucional U2. Unidades Ejecutoras U3. Dirección Ejecutiva U4. Planificación sectorial del MOPT S2. Plan Operativo - Presupuesto Institucional U5. Entes externos (Contraloría aprobado General de la República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 216 de 319

218 Versión: Fecha vigencia: Código Formulación del Plan Operativo Institucional Proceso: /07/2016 CSV Estratético Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo (Número de actividades ejecutadas /Total de actividades programadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Registros propios del área. Forma de representación: Radial: Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Encargado del Área de Planificación y Evaluación 217 de 319

219 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Realización de pagos o reintegros por Fondo de Caja Código Proceso: /05/2016 Chica CSV Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P3. Dirección General de E2. Solicitud de Policía de liquidación de Tránsito, viáticos y vales de Ingeniería de caja chica Tránsito y Educación Vial P4. Depto. Presupuesto P5. Usuario externo P6. Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: P1. Usuario Interno E1. Solicitud de adelanto de viáticos y vales de P2. Unidades caja chica Ejecutoras E3. Contenido presupuestario E4. Solicitud de reintegro de dinero por doble pago de infracciones y derechos de matrícula de cursos de educación vial y licencia E4. Mobiliario, Materiales y Equipo S4. Informe de E5. Recurso Humano y financiero Realizar los pagos y reintegros a través del Fondo de Caja Chica, por concepto de solicitudes de vales, viáticos al interior y exterior del pais y reintegro de dinero por infraccion, derechos de matricula de cursos de educación vial y licencias, con el fin de facilitar la adquisición de bienes y servicios, la devolucion de dinero y mejorar los procesos institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Recibir y verificar el cumplimiento de los requisitos en las solicitudes presentadas y finaliza con: Preparar informes de pagos y reintegros realizados a través del fondo de caja chica Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Nº9078, Leyde Administración Vial Nº6324, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131, Ley General de Administración Pública N 6227, Ley de Contratación Administrativa N 7494 y sus Reglamentos, Reglamento General de Fondo de Caja Chica del Ministerio de Hacienda, Reglamento de Fondo de Caja Chica para el COSEVI, Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos, Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorería y Lineamientos de la Tesorería Nacional A1. Recibir y verificar el cumplimiento de los requisitos en las solicitudes presentadas. A2. Registrar las solicitudes de viáticos al interior y exterior del país, vales de caja chica, devolución de dinero y verificar en los sistemas la información respectiva (unicamente para la devolución del dinero) A3. Realizar el trámite de pago o reintegro, según la solicitud presentada. A4. Preparar los documentos para el reintegro de dinero al fondo de caja chica y gestionar el trámite ante el Departamento de Presupuesto. A5. Preparar informes movimientos realizados a través del fondo de caja chica S1. Dinero U1. Usuario interno por concepto de pago de viáticos, vales de caja chica y U2. Usuario externo reintegro por doble pago de infracciones, U3. Unidades matricula de ejecutoras cursos de educación vial y U4. Dirección licencia General de Policía de Tránsito, Ingeniería de Tránsito y S2. Oficios de Educación Vial solicitud de reintegro de U5. Depto. dinero a fondo de Presupuesto caja chica S3. Informe de trámites y pagos realizados Arqueos y saldo en libros U6. Depto. Contabilidad U7. Tesorería Nacional/Dirección Financiera Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 218 de 319

220 Versión: Fecha vigencia: Realización de pagos o reintegros por Fondo de Caja Código Proceso: /05/2016 Chica CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de trámites realizados en tiempo concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de trámites finalizados en tiempo / Número de trámites solicitados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Registros propios del area Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Colaborador encargado del Fondo de caja chica Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería > 95% de trámites finalizados en un plazo de 3 días 219 de 319

221 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y Código Proceso: vehículos detenidos por parte de las /05/2016 oficinas de la Unidad de Impugnación a CSV nivel regional Objetivo general del proceso: Emitir las órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por infracciones a la Ley de Tránsito, por parte de las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente Dueño del proceso: Alcance del proceso: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional El proceso inicia con: Revisar y verificar que los documentos aportados por el usuario, cumplan con los requisitos establecidos enla Leyde tránsito y finaliza con: Preparar el reporte de las órdenes emitidas. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Notarial, Código Civil, Código Procesal Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Resoluciones de la Sala Constitucional, Resoluciones del Tribunal Contencioso Administrativo, Reglamento MOPT, Directrices y Circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo E1. Insumos de información. E2. Requisitos establecidos A1. Revisar y verificar que los documentos aportados por el usuario, cumplan con los requisitos establecidos en la Ley de tránsito. A2. Consultar en los sistemas de información y páginas web, el cumplimiento de los parámetros establecidos. S1. Documento de Orden de Entrega emitida. U1. Usuario Externo o Unidad de Custodio de Placas y Vehículos Detenidos P2. Cosevi E3. Recurso Humano y Financiero E4. Mobiliario, Materiales y Equipos E5. Sistemas informáticos. A3. Emitir y autorizar la orden de entrega final para la devolución. A4. Preparar el reporte de las órdenes emitidas. S2. Reporte de órdenes emitidas. U2. Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 220 de 319

222 Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la Código Proceso: devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por parte de las /05/2016 oficinas de la Unidad de Impugnación a CSV nivel regional Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos (Cantidad de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos / Cantidad de órdenes solicitadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Sistema de Control de Vehículos Detenidos Barras: Líneas: x Tablas de excel Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Personal de la Unidad de Impugnaciones de la oficina regional Análisis y uso: Coordinador(a) de la Unidad de Impugnación de la oficina regional Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 100% de las órdenes de entrega emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. 221 de 319

223 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Resolución de los recursos de impugnación Código presentados ante las oficinas de la Unidad de Proceso: Impugnación a nivel regional, contra las /05/2016 boletas de citación CSV Objetivo general del proceso: Resolver los recursos de impugnación presentados ante la oficina de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las boletas de citación por multa fija, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional El proceso inicia con: Recibir los documentos de la impugnación presentados por el usuario y verificar si cumplen con los requisitos establecidos y finaliza con: Preparar el Informe de labores. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Procesal Contencioso Administrativo, Código Procesal Penal en lo conducente a materia de contravenciones, Jurisprudencia de la Sala Constitucional, Jurisprudencia del Tribunal de Casación de lo Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Reglamentos a la Ley de Tránsito, directrices y circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo E1. Insumos de información. A1. Recibir los documentos de la impugnación presentados por el usuario y verificar si cumplen con los requisitos establecidos. A2. Ingresar la impugnación presentada al Sistema Informático de Impugnaciones y confeccionar el expedinte administrativo. S1. Resolución final del Recurso de Impugnación. U1. Usuario Externo P2. Sala Constitucional, E2. Criterios Procuraduría jurídicos, General de la directrices, República, circulares y Asesoría Legal resoluciones. del Cosevi. E3.Recurso Humano y Fiananciero P3. Cosevi E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Sistemas informáticos. A3. Tramitar y asignar el recurso de impugnación. A4. Analizar y resolver el recurso de impugnación. A5. Notificar la resolución final a las partes y comunicar a los interesados. A5. Preparar el Informe de labores. S2. Informe de Labores. U2. Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 222 de 319

224 Código Versión: Fecha vigencia: Resolución de los recursos de impugnación Proceso: presentados ante las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las /05/2016 CSV boletas de citación Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Resolución de boletas de citación en Oficina Número de boletas resueltas por día Hora: Trimestre: Día: x Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y del Sistema de Impugnaciones. Barras: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Abogados(as) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 1. > 8 Boletas resueltas con audiencia 2. > 10 Boletas resueltas sin audiencia 223 de 319

225 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Representación de la Institución en los "Procesos Constitucionales" /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Representar judicialmente al Consejo de Seguridad Vial en procesos constitucionales, con el fin de tutelar los intereses institucionales en los mismos. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Asesor Legal El proceso inicia con: Tramitar el ingreso de la notificación de la Acción de Insconstitucionalidad, del Recurso de Amparo o Hábeas Corpus; o tramitar la solicitud de elaboración de la Acción de Inconstitucionalidad o de Recurso de Amparo y asignar el caso. El proceso finaliza con: Ejecutar sentencia estimatoria o desestimatoria. Fundamento Normativo: Constitución Política de Costa Rica, Código Procesal Contencioso Administrativos, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito, Ley General de Control Interno, LeyContra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador procesal externo P2. Impulsador procesal interno (Administración) E1. Notificación de Acción de Inconstitucional, Recurso de Amparo o Hábeas Corpus E2. Solicitud de interposicion de Acción de Inconstitucionali dad o de Recurso de Amparo A1. Tramitar el ingreso de la notificación de la Acción de Insconstitucionalidad, del Recurso de Amparo o Hábeas Corpus; o Tramitar la solicitud de interposición de la Acción de Inconstitucionalidad o de Recurso de Amparo y asignar el caso. A2. Analizar el caso A3. Contestar la Acción de Inconstitucionalidad, el Recurso de Amparo o de Hábeas Corpus; o E3. Personal Redactar la Acción de Inconstitucionalidad o el Recurso de S3. Sentencia Amparo. S1. Contestación de la Acción de Inconstitucionali dad, del Recurso de Amparo, o del Habeas Corpus U1. Administración interna o externa S2. Acción de Inconstitucionali dad o Recurso de Amparo P3. Administración E4. Mobiliario, equipo y suministro A4. Atender la audiencia S4. Solicitud de adición o aclaración de la sentencia A5. Recibir y analizar sentencia E5. Normativa, P4. Entes doctrina y Gubernamental jurisprudencia, es (Poder inclusive Legislativo, consulta de Ejecutivo y forma física o Judicial) virtual. A6. Redactar e interponer la solicitud de Adición o Aclaración A7. Ejecutar sentencia estimatoria o desestimatoria. S5. Ejecución de la sentencia. S6. Respuesta a consulta de cumplimiento del plazo ordenado. U2. Administrados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 224 de 319

226 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Representación de la Institución en los /10/2016 "Procesos Constitucionales" CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi de Acciones de Inconstitucionalidad (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi de Recursos de Amparo (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de casos atendidos por la Asesoría Legal (Total de casos atendidos / Total de casos recibidos)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual 90% de los casos atendidos por el Cosevi 225 de 319

227 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración de "Criterios Jurídicos, Código Proceso: /10/2016 Estudios Legales y borradores" CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Emitir el criterio de la Asesoría Legal ante una consulta planteada por cualquier dependencia institucional o interesados externos, efectuar estudio legal de documentación y expedientes, y elaborar borradores de normativa, resoluciones y demás actos, fundamentado en un estudio normativo, doctrinario y jurisprudencial. Asesor Legal El proceso inicia con: Recibir la solicitud de criterio jurídico, estudio legal o borrador y asignar el caso. El proceso inicia con: Recibir la solicitud de criterio jurídico, estudio legal o borrador y asignar el caso. Código Procesal Contencioso Administrativos, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Oficina consultante E1. Solicitud de criterio jurídico, estudio legal o borrador A1. Recibir la solicitud de criterio jurídico, estudio legal o borrador y asignar el caso P2. Administración E2. Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro P3. Entes E4. Normativa, Gubernamental doctrina y es (Poder jurisprudencia, Legislativo, inclusive consulta Ejecutivo y de forma física o Judicial) virtual. A2. Analizar el caso A3. Elaborar el criterio jurídico, efectuar el estudio legal o elaborar el borrador solicitado A4. Avalar el criterio jurídico, estudio legal o borrador por parte de la Jefatura de la A.L A5. Trasladar el criterio jurídico firmado, resultado del estudio o borrador a la oficina solicitante S1. Criterio U1. jurídico resultado Administración de estudio legal interna o borrador Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 226 de 319

228 Código Versión: Fecha vigencia: Elaboración de "Criterios Jurídicos, Proceso: Estudios Legales y borradores" /10/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de criterios emitidos (Total de criterios jurídicos emitidos, estudio legal y propuestas o proyectos / Total de criterios jurídicos, estudio legal y borradores solicitados)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 90% de criterios jurídicos estudio legal y borradores emitidos 227 de 319

229 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Generación de indicador de Proceso: prevalencia de alcohol /12/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Generar el indicador de prevalencia de alcohol en conductores sometidos a la prueba de alcoholemia con la finalidad de evaluar el plan estratégico institucional en su pilar de usuarios de las vías de tránsito más seguros. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Encargada Área de Investigación y Estadística El proceso inicia con: Levantar la información contenida en los libros de alcohol en cada delegación del país y finaliza con: Gestionar la divulgación de resultados a interesados Ley de Tránsito N 9078, Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales Ley Nº 8968 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección E1. Tiquetes de A1. Levantar la información U1. Área de General de resultados de contenida en los libros de alcohol Comunicación y Policía de en cada delegación del país. alcoholemia Promoción Tránsito P2. COSEVI P4 Civil Registro P5.Empresa contratada E2. Recursos Financieros y Humanos E3. Mobiliario e infraestructura E4. Documento de Orden de inicio E5. Acceso a P3. Asesoría base de datos en tecnología electrónica de de la licencias, información vehículos, (ATI) infracciones. E6. Registro de personas E7. Archivo electrónico de datos de alcoholemia sin conciliar A2. Contratar la creación de un archivo electrónico de datos con base en los tiquetes de resultados de alcoholemia. A3 Conciliar la información consignada en el archivo de trabajo con fuentes externas e internas. A4. Revisar y autorizar conciliación de archivo A5 Generar el indicador de alcohol con base en los análisis de datos de sus componentes A5. Revisar y aprobar la generación del indicador de alcohol A6. Conformar una carpeta digital con toda la información creada en el proceso. A7.Gestionar la divulgación de resultados a interesados S1. Documento de análisis de datos de generador de Indicador calculado. U2. Dirección ejecutiva U3. Dirección General de Policía de Tránsito U4. Observatorio Iberoamericano de Seguridad Vial U5. Área de Planificación U6. Dirección General de Educación Vial U7. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 228 de 319

230 Versión: Fecha vigencia: Generación de indicador de Código Proceso: /12/2016 prevalencia de alcohol CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de plan de trabajo de generación de indicador de alcohol (Número de etapas terminadas y aprobadas / número de etapas establecidas en el plan de trabajo)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área y cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Equipo de estadísticos Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Director de proyectos 100% al terminar las etapas propuestas en el plan de trabajo 229 de 319

231 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Generación de estadísticas de Proceso: muertos en el sitio /12/2016 CSV Sustantivo Crear información estadística de las características de los accidentes Objetivo general del proceso: con muertos en el sitio por accidentes de tránsito con la finalidad de agilizar el proceso de toma de decisiones institucionales Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ley de Tránsito N 9078, Ley de protección de la persona frente al Fundamento Normativo: tratamiento de sus datos personales Ley Nº 8968 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección E1. Formulario General de Informe de Policía de accidente Tránsito P2. COSEVI E2. Recursos Financieros y Humanos E3. Mobiliario. E4. Infraestructura. E5. Orden de inicio P3.Jefatura E6. Estructura de Área de estadística de Investigación y muerto en sitio Estadística E7. Procedimientos de elaboración de estadística P4. Asesoría E8. Imagen de la en tecnología base de datos de la electrónica de información licencias, P5. Central de E9. Documentos radio de de registro de Policía de reporte de Tránsito muertos en sitio. Jefatura Área de Investigación y Estadística El proceso inicia con: la conformación de un archivo de datos con la información de muertos en el sitio y finaliza con: gestionar el archivo digital de la generación de estadísticas de los muertos en el sitio A1. Conformar archivo electrónico de datos de accidentes de tránsito preliminar. A2. Investigar y registrar las coordenadas geográficas de cada accidente A3. Conciliar y autorizar la información registrada en el archivo de trabajo de accidentes de tránsito con fuentes externas e internas. A4. Diseñar la estructura que conforma la estadística de muerto en sitio. A5. Generar los análisis de datos para los componentes de la estructura de la estadística de muertos en el sitio. A6. Elaborar el informe de resultados finales A7. Gestionar la aprobación del informe de resultados y enviar el mismo a interesados. S1. Documento estadísticas de muertos en el sitio publicado S2. Presentación de resultados U1. Área de Promoción U2. Dirección ejecutiva U3. Dirección General de Policía de Tránsito U4. Observatorio Iberoamericano de Seguridad Vial. U5. Investigadores del Cosevi. U6. Área de Planificación U7. Dirección General de U8. Sociedad civil. P6. Registro Civil E10. Registro de personas A8. Gestionar el archivo digital de la generación de estadísticas de los muertos en el sitio U9. Auditoría interna. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 230 de 319

232 Versión: Fecha vigencia: Generación de estadísticas de Código Proceso: /12/2016 muertos en el sitio CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo de generación de estadísticas de muertos en el sitio (Número de etapas cumplidas / número de etapas programadas)*100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Plan de trabajo Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Equipo de estadísticos Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Encargado Área de Investigación y Estadística 100% al finalizar el plan de trabajo 231 de 319

233 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación y seguimiento de Proceso: Programa Centros Educativos Seguros /12/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Diseñar, implementar y dar seguimiento a diversas acciones educativas y preventivas (Programa Centros Educativos Seguros "CES") sobre hábitos de desempeño en el sistema de tránsito, dirigido a docentes y estudiantes en el territorio nacional con la finalidad de crear una movilidad segura, inclusiva y sustentable Encargada de Programa Centros Educativos Seguros El proceso inicia con: Diseñar el programa CES, considerando los datos estadísticos, la selección de cantones, rutas, los centros educativos y las direcciones regionales de educación. Y finaliza con: Elaborar y presentar los Informes de control de CES Fundamento Normativo: Decreto Ejecutivo N MOPT-MEP y Acuerdo de Voluntades entre ambas Instituciones, Convenio Marco interinstitucional entre el Ministerio de Educación Pública, el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y el Consejo de Seguridad Vial, para la formación vial en el sistema educativo costarricense y la Ley de Tránsito y Seguridad Vial N 9078, específicamente en el Capítulo III Prevención y Educación para la Seguridad Vial, Sección I Educación Vial y en su Artículo 217 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1.Documentos A1. Diseñar el programa CES, con contenidos E1. Personal considerando los datos estadísticos, la curriculares de profesional afín al selección de cantones, rutas, los centros las materias de educativos y las direcciones regionales de tema educación Estudios Sociales y U1.Docentes y Educación para P1.Cosevi estudiantes de E2. Recursos el Hogar Primaria y Financieros, (Primaria) y A2. Coordinar el programa CES en Secundaria logísticos, cuanto a: divulgación, visitas, Cívica y material de convocatoria a capacitaciones, desarrollo Educación para apoyo e material didáctico y promocional y la Vida solicitud de autorizaciones con el MEP y infraestructura Cotidiana entes involucrados (Secundaria) E3. Material impreso U2.Voluntariado educativo para S2.Libros de de docentes y Brigada Vial Organizaciones P2. Contratista A3. Implementar acciones de seguridad estudiantes de vial en los Centros Educativos (primaria) y Guía y Empresas externo primaria y (Diagnóstico, talleres, capacitaciones, para el Docente privadas secundaria, así entrega de material) (Secundaria) (ALIARSE), como Oficiales de alimentación Tránsito Municipales y Promotores E4. Vehículos A4. Elaborar el diagnóstico en conjunto Municipales, con el MEP y DGIT Colegio P3. Unidad de Transportes del Depto. de Servicios Generales E5. Conductores A5. Dar seguimiento a la ejecución de las acciones por parte de los integrantes del programa CES S3.Guías Didácticas de Seguridad Vial Federado en idiomas Ingenieros Cabécar-Bribri, Malecu, Térraba, Bruncaj y Ngäbe. organizados de y Arquitectos CFIA, Policía de Tránsito, Grupos de Motociclistas. E6. Decretos, Convenios, Lineamientos, P4. Otros directrices, entes externos normas o (MEP, DGIT, insumos varios DGEV, Parque de información de para el trabajo Diversiones, del programa Hospital de Niños, Empresas Privadas ) E7. Instalaciones físicas. A6. Elaborar y presentar los Informes de control de CES S4.Instrumentos de diagnóstico y seguimiento U3.Parque de Diversiones, Parque de instrucción vial Karen Olsen, Escuela del Hospital Nacional de Niños S5.Material didáctico y U4.Dirección de promocional Proyectos S6.Informes de control de CES Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 232 de 319

234 Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación y seguimiento de Proceso: Programa Centros Educativos Seguros /12/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador Porcentaje de cumplimientos de acciones educativas y preventivas a través del (Descripción cualitativa del año concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de acciones educativas y preventivas ejecutadas a través del año) / (Total acciones educativas y preventivas programadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registro propios del área e información del MEP, instrumento de diagnóstico Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Encargada de CES Análisis y uso: Encargada de CES y Jefatura Comunicación a interesados: Director de Proyectos 100% al terminar el año. Porcentaje de utilización del material didáctico suministrado en los centros educativos (Número de centros educativos utilizando el material didáctico suministrado / Total de centros educativos que recibieron el material ) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registro propios del área e información del MEP, instrumento de monitoreo y seguimiento Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Encargada de CES Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada de CES y Jefatura Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): 80% 233 de 319

235 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Desarrollo de acciones informativas en Tipo materia de Seguridad Vial, a medios de Proceso: Proceso: /12/2016 comunicación masivos y regionales CSV Sustantivo Desarrollar acciones informativas dirigidas a medios de comunicación masivos Objetivo general del proceso: y regionales, con la finalidad de mantener actualizada a la población sobre seguridad vial, movilidad segura y acciones institucionales. Dueño del proceso: Periodistas del área de Comunicación y promoción El proceso inicia con: Analizar la información (estadística y acciones institucionales) para desarrollar el material a comunicar y finaliza con: Alcance del proceso: Elaborar y presentar los Informes de control respectivos en materia de comunicación Decreto Ejecutivo N MOPT-MEP y Acuerdo de Voluntades entre ambas Instituciones, Convenio Marco interinstitucional entre el Ministerio de Educación Pública, el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y el Consejo Fundamento Normativo: de Seguridad Vial, para la formación vial en el sistema educativo costarricense y la Ley de Tránsito y Seguridad Vial N 9078, específicamente en el Capítulo III Prevención y Educación para la Seguridad Vial, Sección I Educación Vial y en su Artículo 217 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Insumo e información de A1. Analizar la información (estadística y S1.Boletines de acciones institucionales) para desarrollar seguridad vial y el material a comunicar prensa para U1.Usuarios estadística. medios masivos de redes E2. Personal del o regionales sociales P1.Cosevi área A2. Definir y distribuir el material E3. Recursos informativo en los medios de Financieros, comunicación masivos y regionales Logísticos e infraestructura S2.Publicación informativa en U2.Medios E4.Insumos de A3. Coordinar con medios masivos y redes sociales informativos información de regionales, los temas a informar y para medios masivos P2.Área de situaciones a realizar los respectivos cronogramas de masivos Investigación y publicaciones. atender en Estadística regiones específicas P3.Contratista externo E5. Material promocional de seguridad vial E6. Estadísticas, Leyes, Lineamientos, P4.Otros entes e instituciones directrices, externos insumos varios, (DGPT, MOPT, DGIT) información acciones institucionales A4. Generar acciones referentes a la ejecución y manejo de los temas a informar (por ejemplo: publicaciones específicas para entrada a clases, Semana Santa, Semana de Seguridad Vial, Salida a Vacaciones, día del niño, día del Motociclista, día de las Victimas, Romería y fin de año o cualquier otro tema requerido por los medios de comunicación) A5. Elaborar y presentar los Informes de control respectivos en materia de comunicación S3.Organización de actividades de prensa, con medios masivos y regionales. U3.Medios informativos regionales S4.Informes de control en materia de comunicación U4.Sociedad civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 234 de 319

236 Desarrollo de acciones informativas en Código Tipo Versión: Fecha vigencia: materia de Seguridad Vial, a medios de Proceso: Proceso: /12/2016 comunicación masivos y regionales CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de cumplimiento de las acciones informativas a gestionar concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de acciones informativas realizadas / Total de acciones informativas solicitadas tanto a nivel interno como externo) * 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registro propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: Generación: Periodista Institucional Responsables del indicador: Análisis y uso: Periodista Institucional y Jefatura Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): 100% 235 de 319

237 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Formulación del Presupuesto Institucional Proceso: /09/2016 CSV Objetivo general del proceso: Formular el presupuesto de los recursos financieros institucionales, con el fin de realizar la compra de bienes y servicios en materia de Seguridad Vial Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Ministerio de E1. Directrices Hacienda - para la formulación Contraloría General presupuestaria de la República P2. Unidad de Planificación Institucional P3.Unidades Ejecutoras internas E2. Guía para la formulación, control y seguimiento del Plan Operativo - Presupuesto Institucional P4.Unidades Ejecutoras E3. Documentos externas: Dirección sobre formulación General de Policía presupuestaria de Tránsito, Ingeniería de Tránsito, Educación Vial P5.Departamento E4. Presupuesto de Gestión y Planillas Desarrollo Humano P6. Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E5. Mobiliario, Materiales y Equipo E6. Recurso Humano Jefatura del Departamento de Presupuesto. El proceso inicia con: Revisar y analizar los documentos de formulación presupuestaria con respecto al Clasificador por objeto de gasto y finaliza con: Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación del Presupuesto y comunicarla a entes externos. Ley de presupuestos, directrices y lineamientos emitidos por parte de los entes externos fiscalizadores (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MOPT). Ley de Administración Pública, Ley de Control Interno, Directrices emitidas por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros. A1. Revisar y analizar los documentos de formulación presupuestaria con respecto al Clasificador por objeto de gasto y directrices para la formulación presupuestaria y salarios. A2. Analizar y ajustar los documentos presentados por cada unidad ejecutora, en función a su gasto histórico y ejecución presupuestaria. A3. Coordinar con la la definición de metas según los diferentes programas. A4. Preparar el anteproyecto del Presupuesto Institucional y ajustarlo según la proyección de ingresos. A5. Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación del Presupuesto Institucional y comunicarla a los entes externos. U1. Unidades ejecutoras. S1. Documento con el Presupuesto U2. Comisión Institucional Formulación y Seguimiento Plan Operativo Presupuesto. U3. Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 236 de 319

238 Versión: Fecha vigencia: Código Formulación del Presupuesto Institucional Proceso: /09/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: (Número de actividades ejecutadas /Total de actividades programadas) * 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Formulación del presupuesto Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Analistas del Depto. de Presupuesto Análisis y uso: Jefatura del Depto. de Presupuesto Comunicación a interesados: Director Financiero 237 de 319

239 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Representación de la Institución en los Proceso: "Procesos Laborales" /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Representar al Consejo de Seguridad Vial enprocesos laborales, con el fin de tutelar los intereses institucionales en los mismos. Asesor Legal Alcance del proceso: El proceso inicia con: Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso. El proceso finaliza con: Ejecutar sentencia estimatoria o desestimatoria según el caso; e iniciar el proceso de cobro de costas o pagar las costas del proceso. Fundamento Normativo: Código Laboral, Código de Trabajo, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador procesal externo E1. Notificación de la demanda A1. Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso P2. Administración E.2 Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro A2. Analizar el caso A3. Contestar la demanda o elaborar la denuncia A4. Atender la evacuación de prueba S1. U1. Contestación de Administración demanda interna o externa A5. Representar en Juicio S2. Sentencia P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo Judicial) y E4. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A6. Recibir y analizar sentencia A7. Elaborar o responder recursos judiciales A8. Ejecutar sentencia estimatoria o desestimatoria según el caso; e iniciar el proceso de cobro de costas o pagar las costas del proceso S3. Sentencia Ejecutada U2. Administrados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 238 de 319

240 Versión: Fecha vigencia: Código Representación de la Institución en los Proceso: "Procesos Laborales" /10/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi (Laboral) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi 239 de 319

241 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Representación de la institución en el Proceso: "Proceso de Cobro Judicial" /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Representar al Consejo de Seguridad Vial en materia de cobro judicial, con el fin de tutelar los intereses instituciones en este tipo de procesos. Asesor Legal El proceso inicia con: Tramitar la solicitud de elaboración del cobro judicial y asignar el caso El proceso finaliza con: Iniciar Proceso de Ejecución de Sentencia. Código Procesal Civil, Ley de Cobro Judicial, Ley de Tránsito por Vías Públicas Fundamento Normativo: Terrestres y Seguridad Vial, Ley de Administración Vial; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador E1. Acto procesal interno Administrativo (Administración) A1. Tramitar la solicitud de elaboración del cobro judicial y asignar el caso S1. Demanda Judicial E2. Personal A2. Analizar el caso U1. Administración interna P2. Administración E3. Mobiliario, equipo y suministro A3. Elaborar la demanda judicial S2. Sentencia A4. Atender la Audiencia de Conciliación A5. Representar en juicio P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo Judicial) y E4. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A6. Recibir y analizar sentencia A7. Elaborar o responder recursos judiciales S3. Sentencia ejecutada U2. Administrados A8. Iniciar Proceso de Ejecución de Sentencia Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 240 de 319

242 Código Versión: Fecha vigencia: Representación de la institución en el Proceso: "Proceso de Cobro Judicial" /10/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi (Cobro Judicial) (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Expedientes Administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o Igual al 90% de las sentencias a favor del Cosevi 241 de 319

243 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración de "Inscripciones, Desinscripciones o Cambios de Código Proceso: /10/2016 Características de Vehículos" CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Realizar el trámite de inscripción, desinscripción o cambio de características de vehículos institucionales, con el fin de obtener un mejor aprovechamiento de los recursos. Asesor Legal Alcance del proceso: Fundamento Normativo: El proceso inicia con: Recibir y asignar la solicitud del trámite El proceso finaliza con: Realizar las modificaciones que señale el Registro Nacional; en caso de que aplique. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial, Ley General de Control Interno, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública y Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Solicitud de trámite de P1. Departamento inscripción, de Servicios descripción o Generales cambio de características P2. Administración E2. Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro A1. Recibir y asignar la solicitud del trámite A2. Elaborar el documento de inscripción, desinscripción o cambio características A3. Revisar y corregir el documento por parte de la Jefatura de la Asesoría Legal A4. Gestionar la aprobación del documento con la Dirección Ejecutiva S1. Documento aprobado por la Administración interna de U1. Administración inscripción, externa (Registro desinscripción o Nacional) cambio de características de vehículos E4. Normativa y P3. Entes doctrina, Gubernamentales inclusive consulta (Poder Legislativo de forma física o y Ejecutivo) virtual. A5. Autenticar el documento y remitirlo al Registro Nacional A6. Efectuar el seguimiento del trámite ante el Registro Nacional A7. Realizar las modificaciones que señale el Registro Nacional; en caso de que aplique S2. Documento aprobado por el Registro Nacional de inscripción, U2. Administración desinscripción o interna cambio de características de vehículos A8. Recibir y comunicar el resultado del trámite. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 242 de 319

244 Versión: Fecha vigencia: Elaboración de "Inscripciones, Desinscripciones o Cambios de Código Proceso: /10/2016 Características de Vehículos" CSV Denominación del indicador Porcentaje de documentos de inscripción, desinscripción o cambio de características (Descripción cualitativa del realizados concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de inscripciones, desinscripciones o cambio de caracteristicas realizados / Total de inscripciones, desinscripciones o cambio de características solicitados)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 90% de inscripciones, desinscripciones o cambios de características realizados 243 de 319

245 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Legalización de las actividades administrativas institucionales /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Ajustar al bloque de legalidad, las actividades administrativas solicitadas por las distintas áreas institucionales, con la finalidad de coadyuvar con su gestión. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Asesor Legal El proceso inicia con: Recibir y asignar el trámite de solicitud de la oficina y/o funcionario solicitante. El proceso finaliza con: Emitir formalmente los trámites confeccionados anteriormente a los interesados. Ley de Administración Vial, Ley de Tránsito, Ley General de Administración Pública, Código de Trabajo, Código Procesal Contencioso Administrativo, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento, Ley de Administración Financiera y demás normativa. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Área o Funcionario solicitante P2. Administración P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial) E1. Solicitud para otorgar formato legal a las actividades administrativas E2. Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro E4. Normativa A1. Recibir y asignar el trámite de la solicitud de la oficina y/o funcionario solicitante. A2. Clasificar el tipo de trámite a seguir. A3. Legalizar según corresponda al tipo de trámite (declaraciones juradas, actas administrativas, devolución de puntos, entre otros) A4. Emitir formalmente los trámites confeccionados anteriormente a los interesados. S1. Trámites confeccionados con formato legal U1. Área o Funcionario solicitante Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 244 de 319

246 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Nombre del Proceso: Instrucción de /10/2016 Procedimientos Administrativos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de los formatos legales emitidos. (N legalizaciones emitidas / Total de legalizaciones solicitados)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Registros de expedientes administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o Igual al 90% 245 de 319

247 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Realización de "Investigaciones Proceso: Preliminares" /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Realizar las investigaciones preliminares, que la Dirección Ejecutiva u otros órganos superiores estimen; con el fin de determinar la existencia de un eventual hecho irregular y su posible responsable. Asesor Legal El proceso inicia con: Recibir el acto administrativo en el cual se ordena realizar la investigación preliminar El proceso finaliza con: Remitir el informe de investigación preliminar al órgano solicitante. Fundamento Normativo: Leyde Administración Vial, Leyde Tránsito, LeyGeneral de Administración Pública, Código de Trabajo, Código Procesal Contencioso Administrativo, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento y demás normativa. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Órgano superior (administración interna o externa) P2. Administración P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo Judicial) y E1. Acto administrativo (orden de inicio) E2. Personal E3. Mobiliario, equipo y suministro E4. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A1. Recibir el acto administrativo en el cual se ordena realizar la investigación preliminar A2. Efectuar los actos de investigación y recabar las pruebas necesarias para esclarecer los hechos y presuntos responsable A3. Redactar el borrador de informe de investigación preliminar A4. Aprobar el informe de investigación preliminar por parte de la Jefatura S1. Informe U1.Órgano aprobado por superior la jefatura, de (administración investigación interna o externa) preliminar. P4. Intervinientes ( denunciante, peritos, testigos) E5.Insumos información pruebas de y/o A5. Remitir el informe de investigación preliminar al órgano solicitante Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 246 de 319

248 Versión: Fecha vigencia: Nombre del Proceso: Instrucción de Código Proceso: /10/2016 Procedimientos Administrativos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Porcentaje de investigaciones preliminares efectuadas por la Asesoría Legal (Total de investigaciones preliminares realizadas / Total de investigaciones preliminares solicitadas)*100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registros de expedientes administrativos Forma de representación: Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual a 90% de investigaciones preliminares solicitadas 247 de 319

249 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a la Dirección Proceso: Ejecutiva /10/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Infraestructura. E4. Agenda. Dar el apoyo administrativo a la Dirección Ejecutiva del Consejo de Seguridad Vial, en cuanto a la generación, custodia y distribución de documentos recibidos y enviados, elaboración y control presupuestario, supervisión y seguimiento de gestiones propias del área, atención del cliente interno y externo, entre otros, con la finalidad de contribuir con el manejo de los recursos institucionales. Directora Ejecutiva El proceso inicia con: Ingresar, escanear y enviar toda la información recibida a través de la Recepción y finaliza con: dar seguimiento a las actividades anteriores. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de Tránsito N 9078, Ley de Control Interno Ley N 8292, Ley de la Administración Financiera de República y Presupuestos Públicos Ley N 8131, Ley General de la Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa y Normativa Conexa Ley N 7494, Ley General de la Administración Pública, Ley contra la corrupcción y Enriquecimientos Ilícito, Ley N 7600 Servicio al Cliente con Discapacidad y Obligaciones Institucionales, Decretos Ejecutivos N MOPT y N MOPT. A1. Ingresar, escanear y enviar toda la información recibida a través de la Recepción (De forma digital a la jefatura y de forma física se custodia a través de la Secretaria de la Dirección Ejecutiva). A2. Inspeccionar y redireccionar la información recibida, según tema al funcionario competente para tramitarlo.( Lo cual incluye asignar otras labores, tales como: elaboración y control de presupuesto, atención de clientes interno y externo, supervisión de y seguimiento de gestiones propias del área, entre otros ) S1.Documento U1. Funcionario de asignación competente para de labor a realizar la labor. tramitar. P2. Junta Directiva E5. Acuerdos de sesiones anteriores. E6. Insumos de información. P3. Áreas E7.Insumos Internas del información Cosevi de A3. Ejecutar las labores asignadas. Tales como: elaboración de borrador de respuesta, análisis y control de presupuesto, atención de clientes internos y externos, supervisión y seguimiento de gestiones propias del área, entre otros A4. Gestionar la revisión y aprobación de los documentos respectivos a tramitar S2. Resultados tangibles (documentos de respuestas aprobados) o intangibles (servicios realizados). U2. Áreas externas e internas del Cosevi. P4. Áreas externas (Conavi, CTP, E8.Insumos DGIT, Incofer, información MOPT, entre otros ) de A5. Gestionar el archivo y custodia de los documentos tramitados A6. Dar seguimiento a las actividades anteriores. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 248 de 319

250 Código Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a la Dirección Proceso: Ejecutiva /10/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de cumplimiento de gestiones de apoyo administrativas realizadas. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de gestiones de apoyo administrativas realizadas / Total de apoyo administrativos planificadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Informe tabular Generación: Secretaria y oficinistas de la Dirección Ejecutiva Responsables del indicador: Análisis y uso: Analistas de la Dirección Ejecutiva Comunicación a interesados: Dirección Ejecutiva Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 90%. 249 de 319

251 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Plan Operativo Institucional Código Proceso: /10/2016 CSV Estratégico Elaborar la Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI), tomando como base las políticas Objetivo general del proceso: del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y del Plan de las Acciones Estratégicas en seguridad vial, programadas durante el período anual, con el propósito de retroalimentar y fortalecer permanentemente el proceso de toma de decisiones. Dueño del proceso: Jefatura El proceso inicia con: Analizar la información recibida por parte de las unidades ejecutoras sobre el seguimiento, control y evaluación del Plan Operativo - Presupuesto y sus variaciones e Alcance del proceso: integrar el informe de seguimiento y/o de resultados y finaliza con: Gestionar la aprobación de la Evaluación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria, remitir información aprobada a unidades ejecutoras y aplicación de recomendaciones. 1. Constitución Política de Costa Rica. 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. 3. Ley de Planificación Nacional. 4. Ley General de Administración Pública. 5. Ley de Control Interno. 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad. 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos. Fundamento Normativo: 8. Circulares de la Contraloría General de la República. 9. Guía para la Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo Presupuesto Institucional. 10. Requerimientos de Información del Sector de Transporte e Infraestructura. 11. Informes de seguimiento, control y evaluación de la Secretaria Técnica de Autoridad Presupuestaria. 12. Lineamientos Técnicos y Metodológicos para la Planificación, Programación Presupuestaria, Seguimiento y la Evaluación Estratégica en el Sector Público en Costa Rica. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidades Ejecutoras Internas P2. Unidades (matrices de control y Ejecutoras Externas seguimiento (DGEV, avance de físico, DGPT, DGIT) financiero y tiempo) P3. Contraloría General de la República, E2. Directrices y Autoridad lineamientos sobre Presupuestaria, control, seguimiento y MIDEPLAN y evaluación del POI. Planificación Sectorial del MOPT. E3. Ejecución y P4. Departamento Liquidación de Presupuesto. Presupuestaria del período. P5. Área de E4. Informe Investigación y comparativo de la Estadística de la situación vial Dirección de nacional. Proyectos. P6.Comisión de Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo - Presupuesto. P7.COSEVI E1. Evaluación de acciones, metas y proyectos programadas E5. Guía para la Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo Presupuesto Institucional. E6. Recurso humano E7. Recursos financieros E8. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A1. Analizar la información recibida por parte de las unidades ejecutoras sobre el seguimiento, control y evaluación del Plan Operativo - Presupuesto y sus variaciones. A2. Elaborar el informe de seguimiento y/o resultados, con las recomendaciones para mejorar la gestión y/o resultados de las acciones, metas y proyectos contenidos en el POI. A3. Gestionar la aprobación del Informe de evaluación por parte de la Dirección Ejecutiva y A4. Registrar y respaldar la Evaluación institucional en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) A5. Gestionar la aprobación de la Evaluación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria, remitir información aprobada a unidades ejecutoras y aplicación de recomendaciones. S1. Informe de Seguimiento y/o Resultados del Plan Operativo Institucional U1. Unidades Ejecutoras U2. Dirección Ejecutiva. U3. Junta Directiva. S2. Oficio de remisión de la Evaluación a entes externos. U4. Entes externos (Contraloría General de la República, MIDEPLAN, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, Planificación sectorial del MOPT, entre otros). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 250 de 319

252 Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Plan Operativo Institucional Código Proceso: /10/2016 CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto Porcentaje de cumplimiento de metas del plan operativo a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de metas ejecutadas /Total de metas programadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Volver Menú Menú inicial inicial Fuentes de información: Registros propios del área. Forma de representación: Radial: Circular: Barras: Líneas: x Matriz Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): >90% Generación: Analista de la. Análisis y uso: Encargado de la. Comunicación a interesados: Encargado de la y 251 de 319

253 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Proceso: Tipo Proceso: Versión: Fecha vigencia: Diseño, Implementación y Seguimiento /10/2016 del Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral CSV Sustantivo Diseñar, implementar y dar seguimiento al Programa Nacional de Objetivo general del proceso: Capacitación en Seguridad Vial integral, con la finalidad de fortalecer conocimientos, capacidades y habilidades en materia de movilidad y transporte, para generar compromiso, responsabilidad y conciencia en la Dueño del proceso: Director de Proyectos Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal afín al tema P1.Cosevi P2.Contratista externo Alcance del proceso: E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario,material es, suministros y equipos E3. Insumos de información E4. Material, suministros y otros documentos a utilizar en el Programa de Capacitación El proceso inicia con: Investigar y recopilar la información relacionada con materia de Seguridad Vial a nivel nacional e internacional y finaliza con: Elaborar los informes de control respectivos Plan Estratégico Nacional en el marco del decenio de acción para la seguridad vial Plan de Motos año A1. Investigar y recopilar la información relacionada con materia de Seguridad Vial a nivel nacional e internacional A2. Elaborar el diagnóstico de necesidades de capacitación en materia de Seguridad Vial A3.Diseñar la propuesta metodológica para el Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral A4. Confeccionar y validar los manuales y material didáctico de capacitación S1. Informe del diagnóstico S2. Propuesta metodológica del programa U1.Usuario externo facilitadores S3.Manuales y material U2.Sociedad didáctico del Civil Programa (población meta) P3.Otros entes externos (instituciones públicas, municipalidades, cruz roja, entre otros) E5. Facilitadores E6.Infraestructura, equipo y mobiliario. A5. Diseñar e impartir la capacitación a los facilitadores que participarán en el Programa. A6. Dar seguimiento al Programa mediante evaluaciones planificadas A7. Confeccionar la base de datos con la información relativa al Programa A8. Elaborar los informes de control S4.Registros de Capacitaciones U3.Director de S5. Base de Proyectos datos del Programa S6.Informes de control Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 252 de 319

254 Código Proceso: Tipo Proceso: Versión: Fecha vigencia: Diseño, Implementación y Seguimiento /10/2016 del Programa Nacional de Capacitación en Seguridad Vial Integral CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de actividades del Programa de Capacitación en Seguridad Vial Integral Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de actividades cumplidas / Total de actividades programadas del Programa de Capacitación en Seguridad Vial Integral) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de Trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Trabajadora Social de la Dirección de Proyectos Análisis y uso: Trabajadora social de la Dirección de Proyectos Comunicación a interesados: Director de Proyectos 100% al terminar el cronograma de trabajo 253 de 319

255 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Generación de investigaciones en Proceso: materia de seguridad vial /12/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Ley de Tránsito N 9078 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario E3. Infraestructura E4. Acceso a base P2. Asesoría de datos en tecnología electrónicas de de la accidentes de información.(a TI) tránsito, infracciones, licencias E5. Información de P3. Instituto estadísticas de Nacional de vehículos en Seguros(INS) circulación P4. Instituto Nacional de Estadísticas y Censos(INEC) P5. Usuarios del sistema de tránsito P6. Área de estadística P7.Organizaci ones externas Dueño del proceso: Alcance del proceso: E6. Cálculos de población país E7. Índices de desarrollo E8. Unidades geoestadísticas mínimas(ugm) E9. Entrevistas E10. Encuestas E11. Información estadística de soporte a la temática por investigar. E12. Acceso a bases de datos internacionales Generar conocimiento en los diferentes componentes de la seguridad vial de país, a través de investigaciones, con la finalidad de direccionar una adecuada toma de decisiones, creación de políticas institucionales, realización de intervenciones, así como para el análisis mundial de la situación de la seguridad vial. Jefatura Área de Investigación y Estadística El proceso inicia con : Analizar posibles temas de investigación en materia de seguridad vial y finaliza con: Conformar una carpeta digital con toda la información A1. Analizar posibles temas de investigación en materia de seguridad vial A2. Elaborar y Aprobar la propuesta de investigación en sus componentes de objetivos y necesidad de recursos a utilizar A3. Realizar las contrataciones de los componentes de la investigación que requieran contratación A4. Ejecutar el trabajo de campo para el levantamiento de datos. A5. Elaborar un archivo de datos en electrónico de los tópicos relacionados con la investigación A6. Analizar los datos A7. Elaborar el documento de investigación A8. Revisar y aprobar documento final de la investigación A9. Gestionar la divulgación de los resultados de la investigación a interesados A10. Conformar una carpeta digital con toda la información creada en el proceso. U1. Comisión Ministerial de Seguridad Vial U2. Junta Directiva Cosevi U3. Dirección de Proyectos U4. Unidades Ejecutoras (Dirección General de Educación Vial, Dirección General de Policia de S1. Documento Tránsito, Dirección de investigación General de a divulgar Ingeniería de tránsito) U5. Municipalidades U6. Organismos Internacionales al que pertenece COSEVI U7. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 254 de 319

256 Versión: Fecha vigencia: Generación de investigaciones en Código Proceso: /12/2016 materia de seguridad vial. CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del cronograma de ejecución de la investigación en seguridad vial (Número de actividades realizadas y aprobadas / número de actividades establecidas en el cronograma)*100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Equipo de estadísticos Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Director de proyectos 100% al terminar el cronograma de trabajo 255 de 319

257 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Generación de cartografía de accidentes de tránsito y entidades Proceso: /12/2016 espaciales CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: El proceso inicia con: Identificar accidentes de tránsito con coordenadas Alcance del proceso: faltantes y finaliza con: Gestionar la divulgación de resultados a interesados Fundamento Normativo: Ley de Tránsito N 9078, Decreto MJ-MOPT Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Cosevi P2. Unidad de Estadística P3. Empresa externa P4. Municipalidades E1. Infraestructura y recurso financiero E2. Mobiliario y Equipo E3.Personal E4. Base de datos de accidentes de tránsito E5. Archivo digital con accidentes de tránsito georeferenciados con proyección cartográfica CRTM05 E6. Zonificación de uso del suelo P5. Instituto E7. Unidades Nacional de Geoestadísticas Estadística y Mínimas Censos E8. Información espacial de P6. Ministerio elementos de de Obra seguridad vial Públicas y (carreteras, Transportes señalización u otras) P7. Ministerio de educación pública Dueño del proceso: E9.Centros educativos con nombres y direcciones Generar cartografía de accidentes de tránsito y entidades espaciales relacionadas en materia de seguridad vial con la finalidad de direccionar una adecuada toma de decisiones y realización de intervenciones en esta materia. Jefatura Área de Investigación y Estadística A1. Identificar accidentes de tránsito con coordenadas faltantes A2. Levantar las coordenadas faltantes de accidentes de tránsito, mediante contratación de empresa y con información suministrada por los proveedores respectivos A3. Asociar variables de interés de uso de la tierra y características de la vía de accidentes de tránsito A4. Elaborar base de datos de accidentes de tránsito con sus respectivas entidades espaciales A5. Analizar relación espacial de accidentes de tránsito con diferentes elementos de la seguridad vial A6. Diseño de la cartografía de entidades espaciales y accidentes de tránsito (Mapas) A7. Elaboración de informe de análisis espacial A8. Gestionar la divulgación de resultados a interesados S1. Cartografía de seguridad vial S2. Informe de análisis espacial U1. Dirección de Proyectos U2. Junta Directiva Cosevi U3. Policía de tránsito U4. Municipalidades U5. Sociedad Civil U6. Otros entes externos tales como Poder Judicial, CONAVI, Poder Legislativo, entre otros Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 256 de 319

258 Generación de cartografía de Código Versión: Fecha vigencia: accidentes de tránsito y entidades Proceso: /12/2016 espaciales CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento del cronograma de ejecución de la cartografía Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de actividades realizadas y aprobadas / número de actividades establecidas en el cronograma de trabajo)*100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Equipo de estadísticos Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Director de proyectos 100% al terminar el cronograma de ejecución 257 de 319

259 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Valoración del riesgo institucional Medición, análisis y /12/2016 CSV mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Promover en la administración activa la valoración del riesgo, asociados a los objetivos y metas institucionales con la finalidad de posicionar al Cosevi en un nivel de riesgo aceptable. Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Recopilar y analizar la Normativa de Control Interno para el Sector Público y finaliza con: Coordinar la presentación de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) Ley General de Control Interno 8292, artículo 17 y 18. Normas de Control Interno para el Sector Fundamento Normativo: Público. Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Cosevi E1. Recursos Humanos y Financieros A1. Recopilar y analizar la Normativa de Control Interno para el Sector Público. E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Normas de Control Interno para el sector público. Directrices P2. Contraloría Generales para el General de la establecimiento y República funcionamiento del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) P3. MOPT E4. Sistema Valoración de Riesgo (SIVARI) A2. Elaborar, gestionar y actualizar la aprobación del Marco Orientador del SEVRI. A3. Actualizar (cuando aplique) las matrices para la Valoración del Riesgos. A4. Elaborar y validar el instrumento preliminar de Valoración del Riesgos con Jefaturas y Titulares Subordinados. A5. Aplicar el instrumento definitivo (ya validado) de Valoración del Riesgo. A6. Elaborar el informe de resultados sobre el Sistema de Valoración del Riesgo Institucional S1. Marco U1. Junta Directiva Orientador del SEVRI (JD) aprobado por J.D. U2.Dirección Ejecutiva U3. Unidades Ejecutoras del Cosevi. S2. Instrumento validado de Valoración del U4. Auditoría Interna Riesgo Institucional U5. Contraloría General de la República. P4. Unidades E5. Información Ejecutoras del específica de cada Cosevi área A7. Coordinar la presentación de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) S3. Informe de U6. Sociedad Civil resultados del SEVRI Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 258 de 319

260 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Valoración del riesgo institucional /12/2016 CSV Medición, análisis y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro de aplicación propios del área y SIVARI Porcentaje de aplicación de la herramienta SIVARI (Número de procesos institucionales aplicados con herramienta SIVARI / total de procesos institucionales aprobados) * 100 Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Encargado del proceso de Valoración del Riesgo Institucional Análisis y uso: Encargado del proceso de Valoración del Riesgo Institucional Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Control Interno 259 de 319

261 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Diseño, implementación y Código vigencia: seguimiento del Programa Proceso: Asistencia Municipal en /12/2016 CSV Sustantivo Seguridad Vial Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Diseñar, implementar y dar seguimiento al Programa de Asistencia Municipal en Seguridad Vial, con la finalidad de disminuir los índices de accidentes de tránsito a nivel de cada cantón Encargado del Programa de Asistencia Municipal en Seguridad Vial Alcance del proceso: El proceso inicia con: Analizar estadísticas de accidentes de tránsito y revisión de Plan Estratégico, para seleccionar los cantones a trabajar y finaliza con: Elaborar y entregar los informes de evaluación respectivos como mecanismo de seguimiento al Programa de Asistencia Municipal. Ley de Tránsito 9078, Ley de Transferencia de Competencias a las Fundamento Normativo: municipalidades 9329, Decreto Ejecutivo MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal profesional afín A1. Analizar estadísticas de al tema accidentes de tránsito y U1. revisión de Plan Estratégico, S1.Plan Anual E2. Equipo Municipalidades para seleccionar los cantones de Trabajo del audiovisual y a trabajar Programa de P1. Cosevi mobiliario Asistencia Municipal en E3. Financiero, A2. Diseñar el Plan Anual de Seguridad Vial logístico e Trabajo del Programa de U2. Otras infraestructura Asistencia Municipal en Instituciones Seguridad Vial Públicas P2. Contratista involucradas en externo E4. Material impreso promocional de seguridad vial P3. Unidad de E5. Vehículos Transportes del Depto. de Servicios E6. Generales Conductores P4. Otras entes externos (MOPT, IFAM, municipalidades, entre otros) E7. Lineamientos, directrices, normas o insumos varios de información para el diseño del programa A3. Generar la Asistencia e intervención a nivel cantonal, en materia de seguridad vial, según el Plan Anual de Trabajo (Cantones programados y no programados) A4. Elaborar y entregar los informes de evaluación respectivos como mecanismo de seguimiento al Programa de Asistencia Municipal S2.Diagnóstico y plan de acción de los cantones intervenidos el tema de Seguridad Vial U3. Sociedad civil S3.Informes de evaluación del Programa de Asistencia U4. Direcciones Municipal en internas del Seguridad Vial Cosevi Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 260 de 319

262 Fecha Diseño, implementación y Código vigencia: seguimiento del Programa Proceso: Asistencia Municipal en /12/2016 CSV Sustantivo Seguridad Vial Versión: Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento de las acciones de intervención según el Programa de Asistencia Municipal por cantón (Total acciones de intervención cumplidas / Total de acciones programadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registro propios del área, Plan de trabajo anual del área Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Generación: Encargado del Programa de Asistencia Municipal Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada del área de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 70% 261 de 319

263 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Pauta y evaluación de Campañas Código Versión: vigencia: masivas de comunicación en seguridad Proceso: /12/2016 vial CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Pautar y evaluar los resultados obtenidos de las campañas preventivas y educativas en temas de seguridad vial, con la finalidad de promover hábitos seguros de desempeño en los usuarios del sistema de tránsito. Encargado del área de comunicación y promoción o su delegado El proceso inicia con: Analizar la información obtenida de estudios de medios masivos de comunicación y finaliza con: Analizar los resultados de la evaluación de la campaña pautada Fundamento Normativo: Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Nacional Estratégico de Seguridad Vial , Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial , Ley de Transito 9078, Plan de Motos , Ley 7600, Ley de Publicidad y Propaganda 4325, Ley de Creación de SINART 8346 y demás normativa afín Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi P2. Contratista externo E1. Personal profesional afín al tema E2. Recursos Financieros, logísticos, material de apoyo e infraestructura E3. Ofertas y propuestas de medios para contratación de pauta publicitaria A1. Analizar la información obtenida de los estudios de mercado sobre medios de comunicación masiva, para determinar los mejores canales para alcanzar al segmento definido como meta para la campaña A2. Elaborar el plan de medios y la distribución económica de los recursos con los que cuenta la campaña para ser puesta al aire A3. Coordinar con los diversos medios de comunicación el envío de ofertas y propuestas económicas A4. Coordinar la aprobación del plan de pauta con la Dirección Ejecutiva A5. Coordinar los diversos trámites de contratación administrativa para contar con los espacios mediáticos requeridos S1. Plan de medios U1.Usuarios de la vía seleccionados en el segmento meta S2.Autorización de la Dirección U2.Organizacion Ejecutiva del es y Empresas plan de pauta privadas, Municipalidades, Organismos internacionales, S3.Órdenes de Sector Salud, compra para Policía de diferentes Tránsito, Grupos medios masivos organizados de de Motociclistas. comunicación masiva S4.Campaña pautada U3.Medios de comunicación masiva P3. Junta Directiva E4. Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de Concepto a producir y guiones A6. Pautar la Campaña por el periodo de tiempo establecido, en los medios seleccionados que alcanzan al segmento de interés A7. Coordinar la contratación de la evaluación de la campaña. A8. Analizar los resultados de la evaluación de la campaña pautada. S5.Informe de evaluación U4. Dirección externa de la Ejecutiva campaña pautada S6.Documento de análisis de resultados de la U5.Dirección de evaluación de la Proyectos campaña pautada Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 262 de 319

264 Fecha Pauta y evaluación de Campañas Código Versión: vigencia: masivas de comunicación en seguridad Proceso: /12/2016 vial CSV Sustantivo Denominación del indicador Porcentaje de cumplimiento por cada tipo de medio de comunicación del plan (Descripción cualitativa del de pautas concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de ítems cumplidos de cada tipo de medio de comunicación del plan de pautas/total ítems aprobados de cada tipo de medio de comunicación del plan de pautas) * 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del área, plan de pautas aprobado Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor a igual a 80% Generación: Publicista Institucional Análisis y uso: Jefatura de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de recordación "espontánea y con ayuda" de la campaña pautada (Número de respuestas con recordación "espontanea y con ayuda " / Total respuestas consultadas) * 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área, Informe de evaluación de campañas pautadas Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Publicista Institucional Análisis y uso: Jefatura de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos Mayor o igual a 13% (recordación espontánea), mayor o igual a 60% (ayuda) 263 de 319

265 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Diseño y producción de materiales de vigencia: Proceso: seguridad vial /12/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Diseñar y producir diversos materiales y artes sobre temas afines a la seguridad vial, con la finalidad de que contribuyan con información preventiva de accidentes de tránsito. Encargado del área de comunicación y promoción o su delegado Alcance del proceso: El proceso inicia con: Analizar datos estadísticos y evidencia científica, que permitan definir insumos y aportes de valor a los materiales informativos y finaliza con: Gestionar el recibo conforme de los materiales de uso externo contratados Fundamento Normativo: Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Nacional Estratégico de Seguridad Vial , Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial , Ley de Transito 9078, Plan de Motos , Ley 7600, Ley de Publicidad y Propaganda 4325, Ley de Creación de SINART 8346 y demás normativa afín. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. E1. Personal A1. Analizar datos estadísticos y Documentos de profesional afín evidencia científica, que permitan definir contenido insumos y aportes de valor a los al tema técnico para materiales informativos. P1.Cosevi E2. Equipo audiovisual y mobiliario A2. Investigar y generar los contenidos técnicos. A3. Diseñar conceptos y artes para los materiales de uso interno (Brochoures, materiales digitales, entre otros) S2. Artes de materiales de uso interno U1. Organizaciones privadas o públicas afín al tema P2. Comisión E3. Aprobación Formuladora de los Plan Recursos Presupuesto financieros Institucional A4. Coordinar (cuando aplique) la contratación de los materiales de uso externo (libros, materiales educativos, entre otros) A5. Supervisar los servicios de diseño contratados de los materiales de uso externo. S3. Artes finales para materiales de uso externo. U2. Usuarios del sistema de tránsito P3. Empresa Productora E4. Profesionales en diversas áreas (publicista, diseñador, pedagogo) A6. Gestionar el recibo conforme de los materiales de uso externo contratados. S4. Documento de recibo conforme de los materiales entregados de uso externo U3. Dirección de Proyectos U4.Departament o de Proveeduría Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 264 de 319

266 Fecha Código Versión: Diseño y producción de materiales de vigencia: Proceso: seguridad vial /12/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador Porcentaje de cumplimiento de entrega de los artes de los materiales (uso interno (Descripción cualitativa del y/o externo) concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de artes de materiales entregados a tiempo / Total de artes de materiales programados de uso interno) * 100 (uso interno y/o externo) Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registro propios del área Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Publicista Institucional Análisis y uso: Jefatura de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos Mayor o igual a 80% (uso interno y/o externo) 265 de 319

267 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Proceso: Estratégico de Seguridad Vial /12/2016 CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Jefatura El proceso inicia con: Analizar la información recibida por parte de las unidades ejecutoras sobre el seguimiento, control y evaluación del Plan Estratégico de seguridad vial y sus metas en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, así como los principales Alcance del proceso: logros, retos (obstáculos), y finaliza con: Registrar y respaldar la Evaluación del Plan Estratégico de Seguridad Vial y las recomendaciones a las Unidades Ejecutoras en los sistemas externos de los entes competentes en la materia. 1. Constitución Política de Costa Rica. 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. 3. Ley de Planificación Nacional. 4. Ley General de Administración Pública. 5. Ley de Control Interno. Fundamento Normativo: 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad. 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos. 8. Circulares de la Contraloría General de la República. 9. Guía para la Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo Presupuesto Institucional. 10. Requerimientos de Información del Sector de Transporte e Infraestructura. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Evaluación de acciones, metas y P1. Unidades A1. Analizar la información recibida por parte de las proyectos U1. Planificación Ejecutoras unidades ejecutoras sobre el seguimiento, control y programadas evaluación del Plan Estratégico de seguridad vial y Sectorial del Externas (DGEV, (matrices de control y sus metas en concordancia con el Plan Nacional de MOPT DGPT, DGIT) seguimiento de Desarrollo, así como los principales logros, retos (obstáculos). avance físico, P2. Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MIDEPLAN Planificación Sectorial MOPT. E2. Directrices y lineamientos sobre control, seguimiento y evaluación del Plan y Estratégico Institucional. del P3. Departamento de Presupuesto. E3. Ejecución y Liquidación Presupuestaria del período. E4. Informe P4. Área de comparativo de la Investigación y situación vial nacional Estadística de la (Tasa de mortalidad Dirección de por accidentes de Proyectos. tránsito). P5. Comisión de Formulación, Control, Seguimiento y Evaluación del Plan Operativo - Presupuesto Institucional. P6.COSEVI E5. Guía para la Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo Presupuesto Institucional. E6. Plan Operativo Institucional. E7. Recurso humano E8. Recursos financieros E9. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina Efectuar el seguimiento, control y Evaluación de las acciones estratégicas contenidas en el Plan Estratégico de Seguridad Vial y sus metas, con el propósito de retroalimentar y fortalecer permanentemente el proceso de toma de decisiones y la implementación de acciones de mejora para subsanar los desfases presentados en la ejecución. A2. Elaborar el informe de seguimiento y/o de A3. Gestionar la aprobación de la evaluación del Plan Estratégico de Seguridad Vial ante la Junta Directiva Institucional. A4. Registrar y respaldar la Evaluación del Plan Estratégico de Seguridad Vial y las recomendaciones a las Unidades Ejecutoras en los sistemas externos de los entes competentes en la materia. S1. Informe de Seguimiento y/o U2. Dirección Ejecutiva. U3. Junta Directiva. Resultados del Plan Estratégico en Seguridad Vial y sus metas en U4. Planificación concordancia con sectorial del MOPT el Plan Nacional de Desarrollo. U5. Consejo Sectorial del MOPT U6.Entes externos (Contraloría General de la República, MIDEPLAN, Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 266 de 319

268 Versión: Fecha vigencia: Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Código Proceso: /12/2016 Estratégico de Seguridad Vial. CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento de acciones estratégicas (Número de acciones estratégicas ejecutadas /Total de acciones estratégicas programadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del área. Radial: Circular: Barras: Líneas: x Matriz Generación: Analista de la. Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado de la. Comunicación a interesados: Encargado de la y Definición del umbral (meta): > 90% 267 de 319

269 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Formulación, control, evaluación y registro de Proceso: Proyectos de Inversión Pública /12/2016 CSV Estratégico Gestionar con las Unidades Ejecutoras la formulación, control, evaluación y registro de Proyectos de Inversión Pública considerando su ciclo de vida y que formarán parte del Plan Operativo Institucional (POI) en concordancia con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Objetivo general del proceso: Nacional de Transporte y Plan de las Acciones Estratégicas enseguridad vial y que deberán ejecutarse durante el período anual, con el propósito de apoyar los procesos de planificación, programación, presupuestación, seguimiento, control y evaluación de la inversión pública necesarios para llevar a cabo la gestión institucional. Dueño del proceso: Encargada de la. El proceso inicia con: Analizar y determinar las directrices generales para la identificación, formulación y evaluación registro de proyectos de inversión pública y elaboración del Instructivo - metodología del perfil de proyectos y finaliza con: Gestionar la aprobación de Alcance del proceso: proyectos nuevos formulados y del registro de datos sobre avances o cambios en proyectos ya registrados o sus replanteamientos ante la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT y MIDEPLAN. 1. Constitución Política de Costa Rica 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su 3. Ley de Planificación Nacional 4. Ley General de Administración Pública Fundamento Normativo: 5. Ley de Control Interno 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos 8. Circulares de la Contraloría General de la República 9. Normas Técnicas, Lineamientos y Procedimientos de Inversión Pública Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Entes externos U1. Comisión de (MIDEPLAN, formulación, CGR y Autoridad Presupuestaria E1.Lineamientos, metodologías y procedimientos para la elaboración, P2. Comisión control, evaluación de formulación, y aprobación de seguimiento, proyectos de control y inversión pública. evaluación del Plan operativo - Presupuesto Institucional. E2. Procedimientos P3. Unidad de para la aplicación y Planificación seguimiento de las Institucional. políticas presupuestarias. P4. Unidades Ejecutoras E3. Propuesta preliminar de proyectos de inversión pública. A1. Analizar y determinar las directrices generales para la identificación, formulación y evaluación de proyectos de inversión pública y elaboración del Instructivo - metodología del perfil de proyectos. A2. Analizar y priorizar los proyectos en concordancia con los lineamientos generales del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y Plan de las Acciones Estratégicas en seguridad vial. A3. Determinar el tipo de proyecto a formularse y sus etapas de desarrollo. A4. Gestionar con las Unidades Ejecutoras la formulación, control, evaluación, actualización y registro de los proyectos de inversión pública, de acuerdo con lo establecido en la Guía Metodológica de Formulación y Evaluación de Proyectos y las Normas Técnicas, Lineamientos y Procedimientos de Inversión. A5. Revisar y analizar el contenido de los documentos de los proyectos presentados por las Unidades Ejecutoras, de acuerdo con lo establecido en la Guía Metodológica de Formulación y Evaluación de Proyectos y las Normas Técnicas, Lineamientos y Procedimientos de Inversión Pública. seguimiento, control y evaluación del plan S1. Metodología de operativo - perfil de proyectos presupuesto de inversión pública institucional (prefactibilidad o factibilidad), contenida en la. Guía para la formulación, control y seguimiento del Plan Operativo - Presupuesto Institucional. U2. Unidades Ejecutoras U3. Dirección Ejecutiva P5. Entes externos (INS, CCSS, E4. Insumos de Ministerio de Información Salud, entre otros) E5. Recurso humano E6. Recursos financieros P6.COSEVI E7. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A6. Gestionar e incorporar la información específica de o los proyectos nuevos formulados y registro de datos de avances o cambios en proyectos ya registrados en el Sistema del Banco de Inversión Pública de MIDEPLAN. A7. Gestionar la aprobación de proyectos nuevos formulados y del registro de datos sobre avances o cambios en proyectos ya registrados o sus replanteamientos ante la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT y MIDEPLAN. S2.Programa de Inversión Pública Institucional aprobado e incorporado en el Banco de Proyectos de Inversión Pública. U4. Planificación sectorial del MOPT U5. Entes externos (Contraloría General de la República, MIDEPLAN, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 268 de 319

270 Versión: Fecha vigencia: Formulación, control, evaluación y registro de Código Proceso: /12/2016 Proyectos de Inversión Pública CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de Proyectos de Inversión Pública aprobados. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de Proyectos de Inversión Pública incorporados en el Banco de Proyectos de Inversión/ Número de proyectos de inversión presentados para su aprobación) X100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Registros propios del área. Forma de representación: Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Analista de la. Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada de la. Comunicación a interesados: Encargado de la. Definición del umbral (meta): > 85% 269 de 319

271 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Formulación de las acciones estratégicas de Proceso: seguridad vial del Plan Nacional de Desarrollo /12/2016 CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: 1. Constitución Política de Costa Rica. 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. 3. Ley de Planificación Nacional. Fundamento Normativo: 4. Ley General de Administración Pública. 5. Ley de Control Interno. 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad. 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos. 8. Circulares de la Contraloría General de la República. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios U1. Comisión de formulación, seguimiento, E1. Directrices, P1. Secretaria lineamientos y Técnica metodología sobre Sectorial del el Plan Nacional de MOPT. Desarrollo. E2. Estudio en P2. Dirección seguridad vial de Proyectos y sobre factores de sus Áreas riesgo y tasas de Competentes. accidentalidad por tránsito. P3. Comisión de formulación, E3. seguimiento, Procedimientos control y para la aplicación y evaluación del seguimiento de las Plan operativo - políticas Presupuesto presupuestarias Institucional P4. Entes externos (INS, CCSS, Ministerio de E4. Insumos de Salud, Información Planificación Sectorial del MOPT, entre otros) E5. Recurso humano E6. Recursos financieros P5.COSEVI E7. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina Formular las acciones estratégicas en materia de seguridad vial.(programa, proyectos, metas, líneas de intervención), que formarán parte del Plan Nacional de Desarrollo en concordancia con las acciones estratégicas del Sector Transporte y de las prioridades país en materia de políticas públicas, tomando como base las políticas del Plan Nacional de Transporte y del Plan Estratégico en seguridad vial, que deberán ejecutarse durante el período anual, con el propósito de definir los objetivos, metas, indicadores, recursos humanos, materiales y financieros necesarios para llevar a cabo la gestión institucional. Jefatura El proceso inicia con: Gestionar con la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT, la aplicación de la metodología del Plan Nacional de Desarrollo establecida por MIDEPLAN, en el ámbito institucional y finaliza con: Gestionar la aprobación de las acciones estratégicas en materia de seguridad vial (Programa, proyectos, metas, líneas de intervención), que formarán parte del Plan Nacional de Desarrollo ante la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT. A1. Gestionar con la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT, la aplicación de la metodología del Plan Nacional de Desarrollo establecida por MIDEPLAN, en el ámbito institucional. A2. Analizar datos de estudios en seguridad vial y elaboración de un diagnóstico sobre la situación vial del país para su remisión a la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT. A3. Construir la propuesta institucional y determinar la vinculación de la Estrategia Institucional en seguridad vial con la estrategia sectorial, mediante la definición de objetivos, resultados, indicadores, metas acciones, recursos y responsables. A4. Gestionar los ajustes de la Estrategia Institucional en seguridad vial con La Secretaria Técnica Sectorial del MOPT. A5. Gestionar la aprobación de las acciones estratégicas en materia de seguridad vial (Programa, proyectos, metas, líneas de intervención), que formarán parte del Plan Nacional de Desarrollo ante la Secretaria Técnica Sectorial del MOPT. control y evaluación del plan operativo - presupuesto institucional U2. Unidades Ejecutoras S1.Acciones estratégicas en materia de U3. Dirección seguridad vial Ejecutiva (Programa, proyectos, metas, líneas de intervención), contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo. U4. Planificación sectorial del MOPT U5. Entes externos (Contraloría General de la República, MIDEPLAN, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 270 de 319

272 Versión: Fecha vigencia: Formulación de las acciones estratégicas en Código Proceso: materia de seguridad vial (Programa, proyectos, /12/2016 metas, líneas de intervención), que formarán parte del Plan Nacional de Desarrollo. CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área. Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo (Número de actividades ejecutadas /Total de actividades programadas) x 100 Radial: Circular: Barras: Líneas: X Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Definición del umbral (meta): > 85% 271 de 319

273 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Evaluación de las acciones estratégicas de Proceso: seguridad vial del Plan Nacional de Desarrollo /12/2016 CSV Estratégico Objetivo general del proceso: 1. Constitución Política de Costa Rica 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su 3. Ley de Planificación Nacional 4. Ley General de Administración Pública 5. Ley de Control Interno Fundamento Normativo: 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos 8. Circulares de la Contraloría General de la República 9. Guía para la Formulación, Seguimiento, Control y Evaluación del Plan Operativo 10. Requerimientos de Información del Sector de Transporte e Infraestructura Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P3. Departamento de Presupuesto. E3. Ejecución y Liquidación Presupuestaria del período. E4. Informe P4. Área de comparativo de la Investigación y situación vial Estadística de la nacional (Tasa de Dirección de mortalidad por Proyectos. accidentes de tránsito). E5. Guía para la Formulación, P5. Comisión Seguimiento, de Formulación, Control y Control, Evaluación del Seguimiento y Evaluación del Plan Operativo - Presupuesto Institucional. P6.COSEVI Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Evaluación de acciones, metas y proyectos P1. Unidades programadas Ejecutoras (matrices de Externas control y (DGEV, DGPT, seguimiento de DGIT) avance físico, financiero y tiempo) P2. Contraloría General de la República, E2. Directrices y Autoridad lineamientos sobre Presupuestaria, control, MIDEPLAN y seguimiento y Planificación evaluación del POI. Sectorial del MOPT. Plan Operativo Presupuesto Institucional. E6. Plan Operativo Institucional. E7. Recurso humano E8. Recursos financieros E9. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina Evaluar elcumplimiento de las acciones estratégicas contenidas en elprograma de seguridad vial y sus metas establecidas en el PND, con el propósito de retroalimentar y fortalecer permanentemente el proceso de toma de decisiones y la implementación de acciones de mejora para subsanar los desfases presentados en la ejecución. Jefatura El proceso inicia con: Analizar la información recibida por parte de las unidades ejecutoras sobre el seguimiento y control y evaluación del programa de seguridad vial y sus metas establecidas en el PND, así como los principales logros, retos (obstáculos), y finaliza con: Registrar y respaldar la Evaluación institucional, en el Sistema DELPOS; apartado referido a los resultados del PND. A1. Analizar la información recibida por parte de las unidades ejecutoras sobre el seguimiento y control y evaluación del programa de seguridad vial y sus metas establecidas en el PND, así como los principales logros, retos (obstáculos), según los requerimientos de información solicitados por Planificación Sectorial del MOPT. A2. Elaborar el informe de seguimiento y/o de resultados y sus matrices. A3. Gestionar la aprobación de la evaluación de las acciones estratégicas en seguridad vial ante Planificación Sectorial del MOPT - MIDEPLAN. A4. Registrar y respaldar la Evaluación institucional, en el Sistema DELPOS; apartado referido a los resultados del PND. U1. Planificación Sectorial del MOPT U2. Dirección Ejecutiva. U3. Junta Directiva. S1. Informe de Seguimiento y/o Resultados del programa de U4. Consejo seguridad vial y sus Sectorial del metas establecidas en el PND MOPT. U5.Entes externos (Contraloría General de la República, MIDEPLAN, Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 272 de 319

274 Versión: Fecha vigencia: Evaluación de las acciones estratégicas de Código Proceso: /12/2016 seguridad vial del Plan Nacional de Desarrollo CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento de acciones estratégicas (Número de acciones estratégicas ejecutadas /Total de acciones estratégicas programadas) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Registros propios del área. Forma de representación: Radial: Circular: Barras: Líneas: Matriz Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): > 90% Generación: Analista de la. Análisis y uso: Encargado de la. Comunicación a interesados: Encargado de la y 273 de 319

275 5. Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora de documentos 5.1. Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora de las matrices de alineación y fichas de proceso. La elaboración, aprobación, control, revisión, control y mejora de las matrices de alineación y fichas de los procesos es responsabilidad del dueño del proceso, así como el control y seguimiento de las mismas y los respectivos indicadores del proceso, el cual debe realizarse como mínimo una vez al año. Los requisitos técnicos (según Guía de Levantamiento de Procesos anexo I) y ajustes menores de las matrices y fichas de procesos pueden ser revisados, modificados y aprobados técnicamente por parte de la Unidad de Planificación Institucional. En caso de existir cambios de esta naturaleza serán comunicados a los dueños de procesos o encargados de área Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora del Manual de Procesos. La elaboración, aprobación, control y revisión del presente Manual es responsabilidad de la y se realiza como mínimo una vez al año. La aprobación del mismo está a cargo de la Dirección Ejecutiva. La mejora del presente documentos se realiza de acuerdo a las necesidades institucionales Distribución. La distribución del presente manual es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional y se realiza de forma digital, a través de la página web 274 de 319

276 del Consejo de Seguridad Vial, en la opción de Manuales que se encuentra en el apartado de Normativa, mediante el siguiente link: ales+de++cosevi.pdf, o utilizando el siguiente código de barras: 5.4. Incorporación de cambios La incorporación de cambios a este documento se realiza de la siguiente manera: Para las matrices de alineación y fichas de proceso, se debe realizar la solicitud por escrito, por parte del área interesada, a la Unidad de Planificación Institucional, en donde se indique el nombre del documento, el código del mismo (cuando aplique) y la descripción del cambio, junto a la justificación pertinente.( en caso de ajustes menores, se harán de forma directa por parte de la unidad de Planificación Institucional) En lo referente a los otros apartados de este Manual, los cambios se realizan de acuerdo a las necesidades de la Administración y el criterio de la, para lo cual, se debe plasmar la modificación a realizar en la matriz de control de cambios indicada en el apartado 5.5. La incorporación de cambios al presente Manual se realiza a través del año, según las necesidades institucionales, por parte de la Unidad de Planificación Institucional. 275 de 319

277 5.5. Elaboración y control de los cambios El registro y control de los cambios a este documento, es responsabilidad de la. Para la implementación de los mismos, se debe mantener un registro que permita el control, en donde se indique la descripción del cambio y se especifique la versión correspondiente, la página del documento en la cual se realiza y la fecha de modificación. Seguimiento Control de cambios No. Versión Descripción del cambio Página Fecha Se cambia a versión 02 los siguientes procesos: CSV y CSV de la Contraloría de 74 y 76 Servicios CSV de la Unidad de Planificación 92 Institucional. CSV y CSV del Departamento de 110 y 112 Presupuesto. La modificación se realiza de acuerdo a la solicitud realizada por los respectivos dueños de procesos. Se incluyen las fichas de los procesos definidos mediante los códigos del CSV al CSV y 191 a /08/2016 se ajustan las matrices de alineación de los mismos. Se realizan los cambios pertinentes a la modificación de la estructura organizativa del COSEVI, según Acuerdo Incluido en de Junta Directiva No , comunicado mediante diferentes DE secciones del documento Así como, el cambio a la versión 02 de las fichas de proceso CSV de la Unidad de Planificación Institucional, por el cambio en la estructura organizativa de 319

278 Se cambia a versión 02 los siguientes procesos: CSV , CSV , CSV y CSV de la Asesoría Legal. CSV del Área de Comunicación y Promoción 68 a 71 y 182 a 185 de la Dirección de Proyectos CSV del Departamento de Tesorería CSV y CSV de la Unidad de Plataforma de Servicios. 102 a a a 132 CSV y CSV de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos. 144 a 147 CSV y CSV de la Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos. 148 a 151 Se incluyen las fichas de los procesos definidos mediante los códigos del CSV al CSV a Se incluyen nuevos conceptos en el apartado de Términos y definiciones 4 y 6 23/12/2016 Se ajusta el mapa institucional y las matrices de alineación de los procesos modificados o incluidos. 13 y 16 a 53 Se realizan cambios en el apartado Elaboración, aprobación, control, revisión y mejora de documentos, con el fin de incrementar la flexibilidad en el manejo de 272 a 274 la información y definir responsabilidades. Se cambia el nombre del apartado de Bibliografía a Referencias Se elimina el apartado de Referencias técnicas y la 276 información se actualiza con el apartado de Referencias Para el caso de cambios a las fichas de proceso, se debe llevar un control específico, en donde se indique el código y dueño del proceso, tipo y nombre del proceso, la nueva correspondiente, fecha de vigencia de la misma, documento de solicitud relacionado, la descripción detalla del cambio, de acuerdo a la 277 de 319

279 estructura de la ficha y el área organizacional relacionado al proceso, utilizando el siguiente formato: Código proceso Dueño del Proceso Tipo de proceso Nombre proceso Versión Fecha vigencia Oficio Descripción del cambio Área relacionada Una vez registrados y aprobados los cambios, según se establece en el apartado 5.1 y 5.2, se realiza la publicación de la nueva versión en la página institucional, de acuerdo a lo indicado en los apartados Copias no controladas La copia controlada del Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial, se encuentra disponible en el sitio web del COSEVI y es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional su actualización. Toda copia digital o impresa del documento, extraída de este sitio, se considera como copia no controlada. 6. Referencias Inteco. (10 de 2002). INTE-ISO 10013:2001: Directrices para la documentación de sistemas de gestión de calidad. San José, San José, Costa Rica: INTECO. Inteco. (05 de 2004). INTE-N544: Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque Basado en Procesos para sistemas de gestión. San José, San José, Costa Rica: Inteco. 278 de 319

280 Inteco. (11 de 2008). INTE-ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de calidad. San José, San josé, Costa Rica: Inteco. MIDEPLAN. (10 de 2007). Guía para el rediseño de procesos. San José, San José, Costa Rica: Mideplan. MIDEPLAN. (28 de 06 de 2016). Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. Obtenido de MIDEPLAN: 1-0c b932- e0cd45f04007/estructuras%20organizacionales%20cr.pdf?guest=true MIDEPLAN. (08 de 05 de 2016). Resolución Administrativa N PLAN. Costa Rica: MIDEPLAN. Planificación y Evaluación. (2015). Plan Operativo Institucional. Uruca, San José, Costa Rica: Cosevi. Rojas Cartín, R. (10 de 2015). Guía para el levantamiento de procesos institucionales y diseño de indicadores. San José, San José, Costa Rica: Área de Planificación y Evaluación-COSEVI. 7. Anexos En este apartado se presentan los documentos anexos al Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial, que proporcionan información de soporte para la comprensión del mismo, la cual incluye, la Guía para Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores, además de la clasificación de los procesos indicados en el documento, de acuerdo al área organizacional y el tipo de proceso. 279 de 319

281 Anexo I. Guía Levantamiento Procesos Institucionales y Diseño Indicadores GUÍA: DP Guía para levantamiento de Procesos Institucionales y diseño de indicadores Contenido 1. Introducción Objetivo General Objetivos Específicos Alcance Limitaciones Referencias técnicas consultadas Metodología para levantamiento de procesos Metodología para diseño de indicadores para el control de los procesos Anexos Autor San José, 30 de octubre del de 319

282 San José, 30 de octubre del DP GUÍA PARA LEVANTAMIENTO DE PROCESOS INSTITUCIONALES Y DISEÑO DE INDICADORES 1. Introducción. El Consejo de Seguridad Vial por medio de la Dirección de Proyectos; Área de Planificación y Evaluación con el propósito de contribuir a mejorar la gestión institucional y por ende a brindar mejores bienes y servicios a los habitantes de la sociedad costarricense, ha evidenciado la necesidad de documentar los procesos de cada una de las unidades administrativas, de manera que se tenga una base documental que le permita normalizar y registrar de forma escrita los procesos, procedimientos e indicadores que sustentan dichos procesos y en un futuro próximo poder optimizarlos. En vista de lo anterior, se presenta la siguiente Guía, la cual describe como realizar el levantamiento, documentación de procesos, el diseño de indicadores, entre otros aspectos considerados, de tal forma que sirva como una herramienta de trabajo que oriente y facilite la labor. 2. Objetivo General. Proporcionar al Consejo de Seguridad Vial una herramienta práctica, clara, uniforme y estándar para el levantamiento de los procesos y diseño de indicadores, que sirva de apoyo estratégico para coadyuvar con la mejora de la gestión institucional y por ende, en una mejor prestación de servicios públicos. 281 de 319

283 3. Objetivos Específicos. 3.1 Identificar y documentar los procesos institucionales. 3.2 Representar los procesos en un mapa de procesos y clasificarlos según su naturaleza. 3.3 Elaborar un Manual de procesos institucionales. 3.4 Contribuir a que las unidades administrativas mediante el levantamiento de procesos, identifiquen los riesgos más relevantes a que están sometidos dichos procesos. 4. Alcance. La aplicación de la guía sería de forma estándar para toda la institución, en cuanto al tema de levantamiento de procesos. 5. Limitaciones. La gestión de realizar el levantamiento de procesos institucionales, requiere de varios insumos técnicos tales como: definición de tipos de procesos existentes, personal clave para diagramar actividades, definición de responsables de administrar el proceso en sitio, sistemas de control para monitoreo de los procesos. Si no se cuenta con los anteriores insumos, se limita el grado de confiabilidad del levantamiento de procesos. 6. Referencias técnicas consultadas. Para la realización de esta guía se consultó las siguientes referencias técnicas: Norma técnica INTECO INTE-N544 Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque Basado en Procesos para los sistemas de gestión, mayo Norma INTECO : Guía para la implantación de sistemas de indicadores, febrero Guía para el levantamiento de procesos por MIDEPLAN, junio Guía para el rediseño de procesos por MIDEPLAN, octubre de 319

284 7. Metodología para levantamiento de procesos. Dirección Ejecutiva La metodología de levantamiento de procesos se compone de los siguientes pasos: 7.1 Identificación de recursos: En este paso se debe identificar las personas que serán los responsables de coordinar la metodología y de brindar los insumos de información de las áreas en estudio. 7.2 Identificación de objetivos: Recopilar la misión, objetivos institucionales y realizar la definición de los objetivos del área en estudio, con el fin de determinar la razón de creación de dicha área y su nivel de alineamiento con la misión y objetivos de la institución. 283 de 319

285 7.3 Diseño de la matriz de identificación inicial de procesos: Identificar los productos que se realizan, los mecanismos utilizados y el tipo de usuario que se beneficia de los servicios o productos ofrecidos. Qué se hace? (los Objetivos del productos o Misión de la Objetivos área servicios que se institución (*) Institucionales organizacional ofrecen en la institución) 1. Es la organización formuladora de políticas 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 284 de 319

286 7.4 Identificación de elementos para definir los procesos: Como referencia técnica un proceso se puede definir como un Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Las actividades requieren la asignación de recursos tales como personal y materiales. (INTE-N544) En este orden de ideas un proceso requiere de ciertas características que desde un enfoque integral, lo definen como un proceso organizacional. Para lo anterior hay que tener claro los siguientes elementos: 7.4.1: Nombre del proceso: Es la denominación del proceso (Utilizar sustantivos para la descripción). El nombre debe ser integrador y representativo, de tal forma que considere el alcance y objetivo de la gestión del proceso. 285 de 319

287 7.4.2: Versión: Se debe especificar el número de versión de la ficha de proceso con el fin de llevar un registro de los cambios que se generan a través del tiempo : Fecha de Vigencia: Se debe indicar la fecha de vigencia en la cual la ficha de proceso se encuentra funcionando : Codificación: se debe vincular a cada proceso una identificación que permita tener un control de las fechas y detalles de cada proceso para efectos de un manual o sistema informático. La codificación deberá constar de tres partes (cada parte estará separada por un guion central): Siglas de la institución. En este caso se utilizará CSV ( Consejo de Seguridad Vial) Asignación de códigos por tipo de documento, el cual se utilizará lo siguiente: Tipo de documento Código Política 01 Manual 02 Procedimiento 03 Instructivo 04 Formulario 05 Plan 06 Especificación técnica 07 Documento externo 08 Registro 09 Ficha de Proceso 10 Ficha de Indicador 11 Otro 12 Se señala el número de consecutivo de los procesos realizados, el cual debe componerse de tres dígitos. Este consecutivo será proporcionado por el área de Planificación. Ejemplo: Nombre Proceso: Formulación y aprobación Plan Operativo Presupuesto Institucional. 286 de 319

288 Institución: Consejo de Seguridad Vial. Tipo de documento: Ficha de Proceso. Consecutivo asociado: 007 Código final: CSV Dirección Ejecutiva 7.4.5: Tipo de proceso: Se debe especificar el tipo de proceso del cual se hace referencia. Para esta categorización se manejará las siguientes tipos: Procesos Estratégicos: Son los procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. ( INTE-N544) Procesos Sustantivos: son todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la organización (INTE-N544). Se consideran como claves ya que están ligados directamente con la realización del producto o con la prestación de servicio y que tienen gran impacto hacia el usuario, sin éstos no se pueden lograr los objetivos planteados. Atañen a diferentes áreas operativas del servicio, son las actividades esenciales del servicio, su razón de ser. (Guía para el Rediseño de Procesos de MIDEPLAN). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios externos. Procesos de : son todos aquellos procesos para la provisión de los recursos y que son necesarios para la gestión de la organización (INTE-N544). Constituyen el apoyo a los procesos claves o fundamentales y contribuyen a su mejor funcionamiento. (Guía para el Rediseño de Procesos de MIDEPLAN). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios internos. 287 de 319

289 Procesos de Medición, Análisis y Mejora: son todos aquellos procesos necesarios para medir datos para realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas y son una parte integral de los procesos estratégicos, sustantivos y de soporte.(inte-n544) 7.4.6: Objetivo general del proceso: Se debe indicar cuál es el objetivo general que pretende resolver el proceso en estudio (Utilizar verbos en infinitivo para el inicio de la descripción). Debe existir un alineamiento de dicho objetivo con los institucionales. Otro aspecto es incluir el propósito que pretende cumplir el proceso (el qué y el para qué) : Dueño del proceso: es el responsable que tiene a cargo la coordinación del proceso : Alcance: el proceso debe tener claramente definido cuál es su inicio y su final y que áreas abarca. En otras palabras son los límites del proceso. Se debe aclarar que el inicio corresponde a la primera actividad del proceso, en cambio el final corresponde a la última actividad del proceso : Fundamento normativo: Son las disposiciones de carácter normativo o regulatorio (indicando el año de publicación) que establecen y delimitan el proceso y sus actos administrativos que lo componen. No implica la exclusión de normativa que de forma conexa, supletoria o remisoria que deba aplicarse : Proveedores: se tiene que definir el tipo de proveedor (interno o externo) que es el que suministra las entradas o insumos a la etapa de procesamiento. Se considera proveedor interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada proveedor de la siguiente forma: P1= proveedor 1, P2= proveedor 2 y así sucesivamente. 288 de 319

290 7.4.11: Entradas: son todos los insumos o requerimientos (tangibles o intangibles) que se necesitan para realizar la etapa de procesamiento, por ejemplo mano de obra, materiales, métodos previos, maquinaria y equipo, recursos económicos, infraestructura, insumos de ideas, datos o información previa., incluyendo formularios o documentos que sean insumo para la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada entrada de la siguiente forma: E1= entrada 1, E2= entrada 2 y así sucesivamente : Procesamiento: se compone de actividades que son los pasos de forma lógica que se necesitan realizar para transformar las entradas en salidas, siguiendo el orden cronológico en que se genera el proceso (utilizar verbos en infinitivos para el inicio de la descripción de las actividades). Se recomienda codificar cada actividad de la siguiente forma: A1= actividad 1, A2= actividad 2 y así sucesivamente. Se debe de indicar con flechas la secuencia lógica del orden de las actividades : Salidas: son todos los productos, servicios o resultados que se logran obtener después de la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada salida de la siguiente forma: S1= salida 1, S2= salida 2 y así sucesivamente : Usuarios: se tiene que definir el tipo de usuario (interno o externo) que tiene el impacto directo de las salidas del proceso. Se considera usuario interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada usuario de la siguiente forma: U1= usuario 1, U2= usuario 2 y así sucesivamente : Indicadores: se refiere al uso de mecanismos que se tienen para lograr monitorear el proceso (pueden ser a nivel de entradas, procesamientos o salidas). 289 de 319

291 En resumen un proceso se puede definir como aquel sistema que se compone de los elementos anteriormente citados. Para lo anterior se puede utilizar herramientas tales como Fichas de Proceso, con la inclusión de un diagrama SIPOC (Suppliers + Inputs + Process+ Outputs + Customers) que es una técnica para esquematizar procesos detallando las secuencias lógicas de los proveedores que brindan las entradas a la transformación en salidas o productos que son dirigidos a los usuarios internos o externos. (Ver anexos). Como sugerencia, dentro de la actividad de procesamiento, se deben indicar las actividades o pasos del cual se compone el proceso, de forma general. (Guía para el rediseño de procesos de MIDEPLAN). Para facilitar la construcción de esta ficha de proceso, se utilizará preferiblemente un máximo de 10 actividades de forma general, para la descripción del procesamiento. En el caso de realizar mejoramiento de procesos, se debe contar con un mayor nivel de detalle de las actividades para lo cual, se debe de representar utilizando las herramientas de diagramas de flujo. (Guía para el rediseño de procesos de MIDEPLAN), la cual será de base levantar la diagramación tomando en cuenta estrategias de reducir costos, aumentar la capacidad de respuesta o mejorar la calidad del proceso en estudio. 7.5 Levantamiento de procesos: Finalmente se puede realizar la recopilación de todos los procesos organizacionales, mediante la creación de un Manual de Procesos, compuesto por información descriptiva, el mapa de procesos (ver anexos), las fichas de procesos y de indicadores. 290 de 319

292 8. Metodología para diseño de indicadores para el control de los procesos Todo indicador debe comprender en su diseño, los siguientes conceptos: 8.1 Selección del indicador: se refiere a los indicadores de interés del proceso, es importante considerar que los indicadores a desarrollar son aquellos que agregan valor a la organización, por lo tanto, es necesario priorizar éstos, de acuerdo al cumplimiento de los objetivos establecidos. Existen varios tipos de indicadores, sin embargo los más frecuentes son los de eficacia: capacidad para alcanzar los resultados deseados (INTE-N544) y los de eficiencia: resultados logrados frente a recursos utilizados (INTE-N544). 8.2 Denominación del indicador: se refiere al nombre del indicador, el cual, hace referencia al concepto que se desea valor, como por ejemplo número de servicios realizados, productividad de mano de obra mensual. 8.3 Forma de cálculo: indica la forma en cómo se va a calcular el indicador, puede corresponder a un porcentaje, una tasa, una razón, entre otros. 8.4 Frecuencia de medición: es necesario indicar la frecuencia del tiempo en que se genera el cálculo del indicador. 8.5 Fuentes de información: Se debe mencionar cual sería el origen de la información para generar el indicador. 291 de 319

293 8.6 Forma de representación: se refiere al tipo de herramienta gráfica que ayude a controlar el cumplimiento del objetivo en el tiempo. Puede hacer uso de diagramas (histogramas, gráficos de líneas, de dispersión, de barras, entre otros), tablas, colores, símbolos, entre otros. 8.7 Definición de responsabilidades: en este apartado se debe definir los responsables de: La recolección de la información: se refiere a la persona que realiza la recopilación de los datos necesarios para el cálculo del indicador. El análisis y uso de los indicadores: corresponde a la persona responsable de realizar el análisis y uso del indicador en estudio. La comunicación de los resultados a los responsables: indica a la persona encargada de comunicar los resultados del indicador a los interesados. 8.8 Definición de umbral: es necesario indicar la meta a alcanzar con el indicador, la cual, debe estar directamente relacionada con el objetivo del proceso, puede corresponder a un rango, un mínimo, un máximo, un valor, entre otros. 292 de 319

294 9. Anexos. Anexo #1 Ejemplo de Mapa de Procesos Institucionales 293 de 319

295 Anexo #2 Ejemplo de Ficha de proceso (Descripción general del proceso y sus indicadores) Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: dd/mm/aaaa Nombre del Proceso: Código Proceso: Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 294 de 319

296 Versión: Fecha vigencia: dd/mm/aaaa Nombre del Proceso: Código Proceso: Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Día: Semana: Mes: Bimestre: Trimestre: Cuatrimestre: Semestre: Año: Radial: Circular: Barras: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Análisis y uso: Comunicación a interesados: 295 de 319

297 Anexo #3 Ejemplos ficticios de Ficha de proceso Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Proceso ( EJEMPLO): Formulación de las Acciones Código Proceso: Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial /10/ Estratégico Objetivo general del proceso: Elaborar los lineamientos generales de Seguridad Vial con acciones específicas tanto para cada actor externo e interno, sean públicos, privados o sociedad civil en el periodo de vigencia del Plan Dueño del proceso: Alcance del proceso: Encargado del Area de Planificación y Evaluación El proceso inicia con: analizar estadísticas de accidentes de tránsito a nivel nacional, elaborados por el área de Investigación y Estadística, y finaliza con: remitir el acuerdo de Junta Directiva sobre la aprobación del Plan de Acciones Estratégicas para la década de la Seguridad Vial a interesados Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo del Plan Nacional de Seguridad Vial, Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal ( 1 Director de Proyectos, Profesionales en diversas áreas como planificación, administración, estadística, comunicación, ingeniería, trabajo social, entre otros) A1.Analizar estadísticas de tránsito a nivel nacional ( elaboradas por área de Investigación del Cosevi) A2. Elaborar documento de diagnóstico de seguridad vial en nivel nacional. A3. Determinar en forma conjunta con los demás integrantes de la Dirección y representantes de las Direcciones ejecutoras de proyectos, los cantones de alto riesgo en accidentes de tránsito a ser intervenidos por cada año del Plan. S1.Documento Plan de las Acciones U1.Junta Directiva, Estratégicas Dirección Ejecutiva para la Década del COSEVI de la Seguridad Vial P1.Dirección de Proyectos E2. Manual de estructura definida por el equipo de trabajo A4. Vincular el Plan de Acciones Estatégicas para la Década de la Seguridad Vial con el I Plan Nacional de Desarrollo y el Plan de Transportes. U2. Direcciones Generales del MOPT E3. Mobiliario y equipo de oficina E4. Insumos de información A5. Definir las politicas en seguridad vial y los objetivos generales y específicos del plan. A6. Plantear las metas anuales a implementar por las distintas instituciones y los usuarios del sistema vial. A7. Elaborar Plan de Acciones Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial S2.Acuerdo de Junta Directiva de la aprobación del Plan respectivo U3. Entes Externos ( CCSS, Cruz Roja, INS, Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) P2.MOPT P3.Otras instituciones E5. Personal de Direcciones Generales del MOPT E6.Insumos de información E7. Personal de otras instituciones E8.Insumos de información A8. Remitir a la Dirección Ejecutiva y a la Junta Directiva el Plan de Acciones para su aprobación. A9. Remitir acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. U4. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 296 de 319

298 Código Versión: Fecha vigencia: Proceso ( EJEMPLO): Formulación de las Acciones Proceso: Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial /10/2015 CSV Estratégico Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: % de cumplimiento de plan de Acción( Eficacia) # actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Encargado de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Director de Proyectos 100% al terminar el plan de Acción 297 de 319

299 Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Proceso ( EJEMPLO): Reclutamiento del personal Código Proceso: /10/2015 CSV Objetivo general del proceso: Realizar el reclutamiento del personal de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de dotar de recursos humanos idóneos a la institución. Dueño del proceso: Encargado de la Unidad de Desarrollo Alcance del proceso: El proceso inicia con: diseñar el perfil del puesto de trabajo y finaliza con: informar a interesados decisión final de reclutamiento de personal Fundamento Normativo: Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento,lineamientos especificos del Servicio Civil en materia de reclutamiento y selección Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1.Diseñar el perfil del puesto de trabajo P1.Dirección General de Servicio Civil E1. Registro de elegibles A2. Realizar la comunicación a interesados A3. Ejecutar la preselección de personal S1.Resultados de pruebas aplicadas U1.Jefe interesado en la contratación A4. Realizar las pruebas respectivas ( entrevistas, test, análisis de curriculum vitae, entre otros ) P2.Mercado Laboral E2.Personal que cumpla requisitos A5. Entregar resultados de pruebas a jefe interesado U2. Personal participante en el proceso P3. COSEVI E3.Mobiliario y equipo A6. Coordinar con jefe interesado decisión final de reclutamiento de personal A7. Informar a interesados decisión final S2.Documento de decisión final de reclutamiento U3. Otros entes involucrados ( dpto de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, entre otros) E4.Personal encargado de realizar el proceso de reclutamiento de personal Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 298 de 319