Taller: Gestión de la Capacitación en las entidades públicas - Etapa de Planificación. Enero 2017

Transcripción

1 Taller: Gestión de la Capacitación en las entidades públicas - Etapa de Planificación Enero 2017

2 AGENDA 1. MARCO NORMATIVO DE LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN 2. CICLO DE LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN Etapa 1: Planificación Fase 1: Conformación del Comité de Planificación de la Capacitación Fase 2: Sensibilización sobre la importancia de la capacitación Fase 3: Desarrollo del DNC Fase 4: Elaboración del PDP 2

3 3 MARCO NORMATIVO DE LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN

4 CUÁL ES EL MARCO NORMATIVO PARA LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN? Ley N Ley del Servicio Civil. Reglamento General de la Ley del Servicio mediante Decreto Supremo N PCM. Civil, aprobado Directiva Normas para la Gestión del Proceso del Ciclo de Capacitación en las entidades públicas, aprobada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N SERVIR/PE. 4

5 FINALIDAD DE LA CAPACITACIÓN La capacitación tiene como finalidad la mejora del desempeño de los servidores civiles, a través del cierre de brechas de conocimientos o competencias, para alcanzar el logro de los objetivos institucionales y de esta manera brindar servicios de calidad a los ciudadanos. CAPACITACION MEJOR DE DESEMPEÑO LOGRO DE OBJETIVOS INSTITUCIONALES CIUDADANOS MEJOR ATENDIDOS 5

6 REGLA PARAS LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN Los recursos destinados a capacitación están orientados a mejora la productividad de las entidades públicas. 1 2 El acceso a la capacitación en el público se basa en criterios objetivos que garanticen la productividad de los recursos asignados, la imparcialidad y la equidad. 5 Artículo 11 de la Ley El servidor civil que recibe una capacitación financiada por el Estado esta en la obligación de permanecer al menos el doble de tiempo que duró la capacitación. 4 La gestión de la capacitación en el sector público procura la especialización y eficiencia. Los resultados de la capacitación que reciben los servidores civiles y su aprovechamiento a favor de la institución deben ser medibles. 6

7 QUÉ CONTENIA LA DIRECTIVA PARA LA ELABORACIÓN DEL PDP? 02 planes de capacitación PDP Quinquenal PDP Anualizado PLAN DE DESARROLLO DE PERSONAS PDP QUINQUENAL PLAN DE DESARROLLO DE PERSONAS - PDP 2017 Comité para la elaboración del PDP Preside el Comité el Secretario General, Gerente General o quien haga sus veces El Comité es el responsable de la elaboración del PDP y de evaluar sus modificatorias La ORH actúa como secretario responsable de la documentación del Comité

8 QUÉ CONTENIA LA DIRECTIVA PARA LA ELABORACIÓN DEL PDP? Señala etapas del PDP Elaboración Presentación Ejecución No establece metodología para la elaboración del DNC El desarrollo del Diagnostico de Necesidades de Capacitación era discrecional en cada entidad

9 QUÉ CONTIENE LA DIRECTIVA NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS? Establece el Ciclo de la Capacitación Únicamente señala la elaboración del PDP anualizado Planificación Ejecución PLAN DE DESARROLLO DE PERSONAS - PDP Evaluación 2017 Señala la Conformación del Comité de Planificación de la Capacitación Presidido por la ORH El Comité junto con la ORH están a cargo de la Planificación de la Capacitación, valida el PDP y evalúa las modificatorias.

10 QUÉ CONTIENE LA DIRECTIVA NORMAS PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS? Establece metodología para el desarrollo del DNC Requerimientos de Capacitación de los órganos o unidades orgánicas de la entidad Resultados de los Diagnósticos de Conocimientos realizados por los entes rectores Planes de Mejora del Ciclo de Gestión de Rendimiento DNC

11 ACTORES EN EL PROCESO DE TITULAR DE LA ENTIDAD CAPACITACIÓN ORH ACTORES INTERNOS COMITÉ DE PLANIFICACION ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS SERVIDORES CIVILES Autoridad Nacional del Servicio Civil Entes Rectores Proveedores de capacitación 11 Actores externos

12 3. CICLO DE LA GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN 12

13 CICLO DE GESTIÓN DE LA CAPACITACIÓN 1. Planificación Etapa en la cual se identifican y definen las necesidades de capacitación a través los objetivos estratégicos. 3. Evaluación Etapa en la cual se miden los resultados de las Acciones de Capacitación ejecutadas, esta cuenta con 04 niveles: reacción, aprendizaje, aplicación e impacto. 2. Ejecución Etapa en la cual se ejecutan las capacitaciones aprobadas en el Plan de Desarrollo de Personas, se monitorea la realización de las mismas y se asegura la participación de los servidores.

14 14 ETAPA 1: PLANIFICACIÓN

15 PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN En esta etapa se identifican las necesidades de capacitación a partir de los objetivos estratégicos y se definen las acciones de capacitación que se realizaran durante un ejercicio fiscal, comprende 04 fases: 1. Conformación del Comité 2. Sensibilización sobre la importancia de la capacitación. 3. Desarrollo del DNC 4. Elaboración del PDP 15

16 Fase 1: CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 16

17 1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Cómo esta conformado el Comité? El responsable de la Oficina de Recursos Humanos. El Responsable de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. El representante de la Alta Dirección, quien debe ser un responsable de un órgano de línea, designado por el titular de la entidad. Un representante de los servidores (titular y suplente). 17

18 1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Designado por el titular Responsable de la Oficina de Recursos Humanos Responsable de Oficina de Planeamiento y Presupuesto Responsable de Alta Dirección que será responsable de un órgano de línea Representante de los Servidores Plazo indeterminado 03 años 18

19 1. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Cómo se elige al representante de los servidores? Cómo se determina al ganador? En votación secreta de la entidad. Para ello se debe elaborar las bases del proceso electoral que aseguren la transparencia en el proceso. Titular Mayoría de votos 2do lugar en votación Suplente 19

20 FUNCIONES DEL COMITÉ DE PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Valida el PDP elaborado por la Oficina de Recursos Humanos, previo a la aprobación del titular de la entidad. Asegurar que el PDP contenga Acciones de Capacitación pertinentes, que contribuyan a la mejora del desempeño de los servidores y al logro de objetivos institucionales PDP Evalúa y determinar las modificaciones al PDP cuando corresponda. 20

21 Fase 2: SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN 21

22 2. SENSIBILIZACIÓN SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN a) Sensibilización a la Alta Dirección y al Comité. b) Sensibilización a los funcionarios y servidores civiles. Contribuye a los objetivos? Cual es mi rol? Para que es la capacitación? En este nivel se tiene como objetivo explicar como la capacitación ayudará a la mejora del desempeño de los servidores y al logro de objetivos estratégicos de la entidad. Así como establecer el rol de cada uno de estos actores. En este nivel el objetivo es dar a conocer a los servidores y funcionarios o directivos el Ciclo del Proceso de Capacitación; así como su importancia en la mejora del desempeño y como la capacitación contribuye al logro de algunos objetivos. 22

23 CÓMO SE DESARROLLA ESTA FASE? Paso 1: La ORH elabora un Cronograma de Trabajo Qué contiene el Cronograma de Trabajo? Acciones que se realizaran para el desarrollo del DNC Plan de Comunicación: Charlas, talleres, boletines, correos, etc. 23

24 CÓMO SE DESARROLLA ESTA FASE? Paso 2: La Alta Dirección y el Comité respaldan el Cronograma de Trabajo Paso 3: Desarrollo de las acciones de sensibilización A la Alta Dirección y Comité A los funcionarios y servidores 24

25 Fase 3: DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN - DNC 25

26 3. DESARROLLO DEL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN - DNC Qué es el DNC? Es el producto que resulta de un proceso sistemático de recolección e identificación de necesidades de capacitación, que busca el fortalecimiento de los conocimientos y habilidades de los servidores. El DNC identifica cualquier necesidad de capacitación? No, el DNC identifica solo aquellas necesidades de capacitación que están alineadas a las funciones de los perfiles de puestos de los servidores y/o a los objetivos estratégicos de la entidad. Características del DNC Debe responder a objetivos estratégicos institucionales Debe obedecer a necesidades reales de capacitación Debe estar orientado a la disminución de brechas delos servidores 26

27 CUÁLES SON LOS INSUMOS DEL DNC? Son los requerimientos de capacitación planteados por los órganos o unidades orgánicas Necesidades de Capacitación identificadas por los órganos o unidades orgánicas de la entidad DNC Planes de Mejora del Ciclo de Gestión de Rendimiento Son las recomendaciones de capacitación establecidos en los resultados de la evaluación de desempeño. Resultados de los Diagnósticos de Conocimientos Los Resultados de los Diagnósticos de conocimientos realizados por los entes rectores de los sistemas administrativos y funcionales permite identificar brechas entre sus operadores. 27

28 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Paso 1: Revisa los documentos de gestión Para que? Paso 2: Envía la Matriz de requerimiento a los órganos o unidades orgánicas y brinda asistencia técnica para su llenado POI PDPs anteriores CPE O CAP Y PAP Cómo llenar la Matriz? PEI Le permite conocer la visión estratégica de la entidad ROF MPP O MOF Esta acción es importante ya que serán los responsables de los órganos o unidades orgánicas serán quienes identificarán las necesidades de capacitación. 28

29 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? a). Matriz de Requerimiento de Capacitación Qué es una Matriz de Requerimiento Los requerimientos de capacitación deben obedecer a necesidades reales del órgano o unidad orgánica y estar alineados al cumplimiento de objetivos. La Matriz de Requerimiento es una herramienta, que utiliza la ORH a fin de que los responsables de los órganos o unidades orgánicas de la entidad, indiquen las necesidades de capacitación identificadas. Matriz de Requerimiento de Capacitación 29

30 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo se determina la prioridad del requerimiento de capacitación? Las prioridades de las acciones de capacitación tienen su marco normativo en el articulo 14 del Reglamento General de la Ley del Servicio Civil y en el numeral de la Directiva. A. Necesidades de Capacitación previstas en los Planes de Mejora de los servidores civiles con calificación de personal sujeto a observación. D. Necesidades identificadas para facilitar el cumplimiento de los objetivos institucionales a mediano plazo. B. Requerimientos originados en nuevas funciones, herramientas u otros cambios que afecten al funcionamiento de la entidad.? C. Requerimientos para cierre de brechas identificadas en: Diagnósticos institucionales, Diagnósticos de conocimientos de entes rectores y Planes de Mejora de los servidores con calificación de buen rendimiento o rendimiento distinguido en la evaluación de desempeño. E. Necesidades identificadas por SERVIR para el fortalecimiento del servicio civil. 30

31 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo se determina la pertinencia del requerimiento de capacitación? Los rangos de pertinencia están establecidos en el anexo 2 de la Directiva Normas para la Gestión del Proceso de Capacitación en las entidades públicas. Beneficio de la Acción de Capacitación Tipo de función del servidor Objetivo de la Capacitación 3 Beneficio Alto 3 Sustantivas o de administración interna 3 Desempeño 2 Beneficio Intermedio 2 Directivas 2 Aprendizaje (conocimiento y habilidades) 1 Beneficio Bajo 1 De Soporte o Complemento 1 Aprendizaje (solo conocimiento) 31

32 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo se definen los objetivos de capacitación? El objetivo de capacitación es aquello que se espera alcanzar con la Acción de Capacitación, puede ser: Objetivo de Aprendizaje Objetivo de Desempeño Hace referencia a lo que el servidor debe estar en capacidad de saber o saber hacer durante o al finalizar la Acción de Capacitación. Hace referencia a lo que el servidor debe estar en capacidad de hacer en su trabajo después de un plazo máximo de seis (06) meses de finalizada la Acción de Capacitación. 32

33 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo formular Objetivos de Capacitación de Aprendizaje? Para ello se debe formular la siguiente pregunta: Qué espera alcanzar con la Acción de Capacitación? Comprender la metodología para definir objetivos de aprendizaje Saber Objeto de la acción Este objetivo está orientado a desarrollar o fortalecer conocimientos y habilidades. 33

34 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo formular Objetivos de Capacitación de Aprendizaje? Para ello se debe formular la siguiente pregunta: Qué espera alcanzar con la Acción de Capacitación? Formular objetivos de aprendizaje Saber hacer Objeto de la acción Este objetivo está orientado a desarrollar o fortalecer conocimientos y habilidades. 34

35 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo formular Objetivos de Capacitación de Desempeño? Para ello se debe formular la siguiente pregunta: Qué espera alcanzar con la Acción de Capacitación? Cursos Técnicas de entrevista Rediseño de procesos Habilidades de negociación Asesoría comercial Objetivo de aplicación Aplicar las técnicas de entrevistas en al menos el 90% de las entrevistas de forma inmediata Rediseñar el 100% de los procesos del área hasta fin de año Usar las habilidades de negociación en al menos el 80% de las orientaciones a los ciudadanos Asesorar a todos los contribuyentes de acuerdo a las técnicas aprendidas en el curso Este objetivo se orienta a la aplicación práctica del conocimiento y/o habilidad en el puesto de trabajo, a través del desarrollo de un producto, de una herramienta, de un procedimiento o de una actividad. 35

36 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? b). Asistencia Técnica a los órganos o unidades orgánicas para el llenado de la Matriz de Requerimiento de Capacitación DEMANDA NECESIDAD La asistencia técnica consiste en el acompañamiento que realiza la ORH a los responsables de los órganos o unidades orgánicas. Este acompañamiento tienen como finalidad que los responsables del llenado de la matriz de cada órgano o unidad orgánica, conozcan la información que deben completar en cada una de las variables y puedan aclarar sus dudas. Lo que el servidor quiere Lo que la entidad necesita Debe quedar claro que los requerimientos de capacitación deben responder a necesidades y no a demandas que no contribuyan al cumplimiento de objetivos. 36

37 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Paso 3: Desarrolla la primera versión del DNC La primera versión del DNC se elabora únicamente con los requerimientos de capacitación de los órganos o unidades orgánicas de la entidad. Tenemos nuestra primera versión del DNC Ahora a definir el presupuesto para que sea incluido en el PIA Matriz DNC: primera versión 37

38 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Paso 4: Define el Presupuesto asignado a Capacitación Paso 5: Incorpora los demás insumos del DNC y prioriza las acciones de capacitación Resultados de los Diagnósticos de Conocimientos realizados por los entes rectores. La ORH remite a OPP el presupuesto requerido para capacitación, el cual debe ser incluido en el PIA de la entidad. Planes de Mejora provenientes del Ciclo de la Gestión de Rendimiento Aprobado el PIA, se tiene el presupuesto que la entidad invertirá en capacitación. 38

39 CÓMO SE DESARROLLA EL DNC? Cómo se prioriza las acciones de capacitación en el DNC? Una vez integrado todos los insumos del DNC, se procederá a ordenar de acuerdo al orden de prelación y en función de los rangos de pertinencia de las acciones de capacitación. A DNC segunda versión Primero las necesidades de capacitación provenientes de los planes de mejora de los servidores de rendimiento sujeto a observación, y luego de acuerdo al código de prioridad (del B al E). C D B Luego ordenar por rango de pertinencia (del 9 al 3) 39

40 Fase 4: PLAN DE DESARROLLO DE LAS PERSONAS 40

41 El PDP garantiza 4. PLAN DE DESARROLLO DE LAS PERSONAS Qué es el PDP? Qué Garantiza el PDP? Pertinencia Oportunidad Eficiencia Transparencia Es un instrumento de gestión para la planificación de las acciones de capacitación de la entidad. Es elaborado a partir del DNC. Contiene todas las acciones de capacitación que se ejecutaran durante un ejercicio fiscal. 41

42 CÓMO SE ELABORA EL PDP? Paso 1: Desarrolla los Aspectos Generales Paso 2: Completa la Matriz PDP Desarrollo los aspectos generales: Son aquellos aspectos relevantes que es necesario para el desarrollo de las estrategias de capacitación: Visión, Misión, numero de servidores por régimen laboral, etc. Se priorizan las acciones de capacitación que se pueden desarrollar con el presupuesto que la entidad ha asignado para la capacitación 42

43 CÓMO SE ELABORA EL PDP? Paso 3: Presenta el Proyecto de PDP a. Al Comité para su validación b. Al Titular para su aprobación Una vez validado el proyecto de PDP por el Comité se deriva al titular de la entidad para su aprobación. El PDP ya ha sido validado por el Comité El comité revisará que las acciones de capacitación que se encuentran en el proyecto de PDP sean pertinentes y de encontrarlas conforme, procederá con su validación. Entonces, solo queda emitir la Resolución para su aprobación 43

44 CÓMO SE ELABORA EL PDP? Pasos referenciales para la aprobación del PDP c. A SERVIR ORH remite el PDP para la validación del Comité Comité valida y devuelve el PDP a ORH (emite acta de validación y visa PDP) ORH remite el PDP a Oficina de Asesoría Legal para su revisión Una vez aprobado el PDP, deberá ser remitido a SERVIR a través del correo pdp@servir.gob.pe hasta el 31 de marzo de cada año. Envia el PDP aprobado a SERVIR La Alta Dirección de la entidad suscribe la Resolución que aprueba el PDP Asesoría Legal revisa el PDP y remite a la Secretaria General adjuntando el proyecto de Resolución de aprobación La ORH dará a conocer a todos los servidores la aprobación del PDP el cual contiene las acciones de capacitación que se desarrollarán en el ejercicio fiscal y los beneficiarios de éstas. 44

45 GRACIAS! Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil Correo: pdp@servir.gob.pe Teléfono: Anexos: