Manual del Portal de Autogestión Documento de consulta para el manejo del portal de autogestión de COMFANDI

Transcripción

1 COMFANDI - CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DEL VALLE DEL CAUCA Manual del Portal de Autogestión Documento de consulta para el manejo del portal de autogestión de COMFANDI Pablo Cesar Velasco Gongora 02/02/2016 [Escriba aquí una descripción breve del documento. Una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento. Escriba aquí una descripción breve del documento. Una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento.]

2 1. Objetivo. El objetivo del presente documento es brindar la herramienta que permita hacer uso adecuado de nuestro Portal de Autogestión para la información de Subsidio Familiar. 2. Introducción. El portal de autogestión es una herramienta de tipo web que permite consultar la información de afiliaciones y subsidio familiar. Dicha herramienta se conecta a la base de dato centralizada de COMFANDI y permite visualizar la información de una manera sencilla y ágil, brindando la información necesaria para obtener el estado de nuestros afiliados. Adicional a los procesos de consulta, permite realizar afiliaciones y retiro de trabajadores. 3. Ingreso al Portal. Para acceder a nuestro portal de autogestión se debe utilizar un navegador de Internet, recomendable que sea Google Chrome. Existen dos formas de acceder al Portal de Autogestión: La primera es a través del Portal de Comfandi, en la URL Ya en nuestro portal se le da clic al enlace Ingresar de la parte superior derecha, tal y como se muestra resaltado en la imagen anterior. Al dar clic se despliega la siguiente pantalla:

3 Una vez aquí, se le da clic al botón CIS Virtual y ahí se despliega la pantalla de inicio. La otra forma es ingresando la siguiente URL en su navegador de Internet: Una vez accedemos a esta URL, se desplegará la siguiente pantalla donde introducimos el usuario y contraseña suministrado por el administrador del sistema:

4 4. Opciones de Consulta. Una vez que el sistema valida el usuario y la contraseña se presentará el modo de consulta de la aplicación como se presenta en la siguiente imagen. En esta pantalla se diligencian los campos de búsqueda así: En el campo empresa se busca el nit y la razón social de la empresa con la que desea trabajar. Inmediatamente se le da clic al botón y se despliega la tabla con los trabajadores afiliados al momento en esta empresa tal y como muestra la siguiente imagen:

5 Si se desea ver el detalle de la información de algún trabajador, se selecciona los datos del mismo de la tabla y se le da clic al botón Datos Trabajador Al dar clic a este botón se despliega los detalles del afiliado tal y como se muestra en siguiente imagen: Si un afiliado se encuentra con Activo, el campo de fin de vigencia se encontrará en blanco. Es importante tener presente que en esta pantalla se presenta la información de la categoría del afiliado. En esta pantalla se presenta la información por pestañas donde se pueden consultar los diferentes tipos de datos así:

6 Datos Básicos del afiliado Datos de Ubicación del Afiliado Datos Laborales del Afiliado

7 Datos de personas a Cargo 5. Afiliación de trabajadores. Para llevar a cabo una afiliación de un trabajador se debe realizar la consulta de la empresa y en el momento que se despliega la tabla con la información del trabajador se le da clic al botón Realizar Afiliación. Al dar clic en este botón se presenta la siguiente pantalla donde pide el tipo y número de identificación del trabajador que se quiere afiliar.

8 Cuando ya se han diligenciado estos dos campos, se le debe dar clic en el botón Validar Trabajador. Esto se hace para revisar si el trabajador ya se encuentra afiliado por la misma empresa y así evitar duplicados. Si el trabajador ya existe en esa empresa el sistema despliega el siguiente mensaje: Al desplegar este mensaje no permite continuar con la afiliación. En caso de que el trabajador no se encuentre afiliado por esa misma empresa despliega el siguiente mensaje y el botón Continuar Afiliación se habilita Al dar clic se despliega el formulario completo de afiliación, es de vital importancia diligenciar todos los campos completos y de forma correcta ya que el sistema realiza las validaciones del caso para evitar problemas de calidad de datos.

9 Los datos a digitar se dividen en los siguientes grupos: Datos de Identificación del trabajador. Datos Básicos

10 Datos de Contacto Es muy importante llenar los campos de dirección usando la ayuda del estandarizador de direcciones

11 Datos Laborales Al finalizar de registrar todos los campos se le debe dar clic en el botón grabar de la parte superior. Si los datos fueron diligenciados correctamente un mensaje de confirmación saldrá informando que el trabajador ya se encuentra afiliado a COMFANDI. De lo contrario, si hay algún error en la información el sistema devolverá un mensaje de error informando que campos tienen problemas. A partir de este momento el trabajador podrá hacer uso de los servicios de nuestra Caja como afilado y aparecerá en las consultas explicadas en el punto 4 del presente documento.

12 6. Retiro de Trabajadores Para realizar de un trabajador se ingresar a los datos del trabajador tal y como se explicó en el punto 4 del presente documento. Una vez en el detalle del trabajador, aparecerá en la parte superior de la pantalla un botón Retirar. Si desea retirar el trabajador que actualmente está consultando, da clic en este botón y el sistema despliega la siguiente pantalla:

13 Se da clic en el botón Aceptar si está seguro de la operación. Inmediatamente se despliega la siguiente pantalla para capturar información del retiro: Se debe diligenciar la fecha de retiro de la empresa que es muy importante para determinar hasta qué fecha tiene derecho el trabajador a los servicios de la Caja y también para los procesos de cálculo de mora de aportes. Y también el motivo de retiro, el cual se selecciona de la siguiente lista desplegable según sea el caso: Una vez diligenciado estos campos y si se está seguro de la información brindada se le da clic en el botón Aceptar. Si todo se realiza correctamente el sistema desplegará un mensaje confirmando la operación.