Convierta las órdenes de compra en facturas. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transcripción

1 Convierta las órdenes de compra en facturas

2 Este vídeo se ha diseñado para mostrarle lo fácil que es enviar facturas y notas de crédito utilizando el método de conversión de órdenes de compra a través del portal de Tungsten Network. Para empezar, haga clic en Mis órdenes de compra, que se encuentra en la barra del menú principal en la parte superior de la página.

3 La página "Mis órdenes de compra" le permite buscar órdenes de compra que su cliente ha enviado a Tungsten Network. Puede gestionar sus órdenes de compra asignándoles un estado diferente en la sección "Resumen de órdenes de compra". Actualizar el estado de sus órdenes de compra le permite confirmar qué órdenes están abiertas, cerradas, rechazadas o archivadas. Si su cliente crea o actualiza una orden de compra, aparecerá con el estado de nueva o pendiente. Tungsten Network enviará un correo electrónico confirmando que la orden de compra está disponible en el portal, en la sección "Resumen de órdenes de compra". Tras revisar el correo electrónico, estará listo para empezar.

4 Busque su orden de compra en el lateral izquierdo de la pantalla. Antes de completar la búsqueda, asegúrese de seleccionar sus clientes en el menú desplegable. Una vez que se haya ejecutado el informe, todas las órdenes de compra con el estado seleccionado se mostrarán en la parte inferior de la página. También puede seleccionar el texto de hipervínculo azul disponible en la sección "Resumen de órdenes de compra". Una vez que se haya realizado la selección, todas las órdenes de compra con el estado seleccionado se mostrarán en la parte inferior de la página.

5 Seleccione la orden de compra haciendo clic en el enlace azul ubicado en el lateral izquierdo de la página, junto al número de la orden de compra. Es importante revisar los datos de la orden de compra antes de aceptarla. Si falta información en la orden de compra o esta contiene datos no válidos, es mejor que verifique esa información con su cliente, quien luego enviará una actualización si es necesario. Si la orden de compra se ha completado y no va a utilizarse más, mueva la orden de compra al estado archivado. Si todos los datos de la orden de compra son válidos, haga clic en "Convertir orden de compra".

6 El campo "Número de factura" le permite introducir el número de su factura o nota de crédito. Una vez que se haya introducido su número de documento, marque la casilla ubicada junto al importe neto. Esto le permitirá seleccionar los elementos de línea de la orden de compra que desea incluir en su factura o nota de crédito electrónica. Se acepta la facturación parcial. Ajuste el importe solo cuando se haya fijado el precio unitario y no lo modifique. Tungsten Network procesa facturas enviadas por usuarios de todo el mundo. Es importante que se asegure de que los impuestos se reflejan correctamente en su factura. Si opera en una región en la que los impuestos se reflejan en el nivel de elemento de línea, seleccione el tipo de impuesto en el menú desplegable. A continuación, introduzca el importe del impuesto. Si opera en una región en la que los impuestos se reflejan en el nivel de resumen de la factura, tendrá la opción de introducir el importe del impuesto antes de previsualizar y enviar la factura. Tungsten Network le permite enviar diferentes facturas con la misma orden de compra. Asegúrese de usar un solo número de factura o nota de crédito para cada envío. Haga clic en "Crear factura" una vez que se hayan seleccionado todos los elementos de línea de la orden de compra.

7 Confirme que ha seleccionado los elementos de línea correctos que desea incluir en su factura o nota de crédito. En caso contrario, haga clic en "Atrás". Si toda la información mostrada es válida, haga clic en "Confirmar" para ir a la página final.

8 Introduzca su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico en la sección "Su información". A continuación, introduzca el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico para su cliente en la sección "A quién factura". Tungsten también le permite guardar datos de contacto en la página "Crear factura". Haga clic en el círculo azul ubicado en las secciones "Su información" y "A quién factura". Una vez que se hayan introducido los datos de contacto, salga del cuadro de texto para continuar.

9 Si la ubicación de envío es diferente de la ubicación de origen o de destino de la factura, introduzca los datos de envío correctos en los campos correspondientes. Si no envía productos, omita esta sección. Para introducir la información de envío, marque la casilla. Para añadir una dirección de envío al perfil que va a utilizar en envíos futuros, haga clic en el círculo azul ubicado junto al campo "Nombre de la empresa". Una vez que se hayan introducido los datos de envío, salga del cuadro de texto para continuar.

10 Amplíe el campo Encabezado adicional si su cliente requiere información de encabezado extra. Una vez que se hayan introducido datos como el conocimiento de enmarque, el número de nota de entrega y el centro de coste, diríjase a la siguiente sección.

11 Es importante que actualice la fecha de la factura, la fecha de vencimiento del pago y la fecha de entrega seleccionando el calendario ubicado en la sección "Información de la factura". Esto garantizará que la fecha esté en el formato correcto al enviar la factura. Algunas regiones del mundo requieren una fecha de pago del impuesto. Si opera en una de estas regiones, deberá reflejar estos datos obligatorios en el campo "Fecha de pago del impuesto". La divisa y el número de orden de compra no deben modificarse. La factura o la nota de crédito se validarán con los datos de la orden de compra disponibles en el sistema de Tungsten Network. Si los datos del encabezado y el nivel de línea no se corresponden con los de la orden de compra, Tungsten Network podrá rechazar su factura.

12 Si envía una nota de crédito, es importante que se asegure de que el tipo de documento indique "Nota de crédito". De lo contrario, seleccione "Nota de crédito" en el menú desplegable que aparece bajo el tipo de documento, en la sección "Información de la factura". Una vez que se haya seleccionado "Nota de crédito", asegúrese de proporcionar el número de factura original, la fecha y el motivo del envío de la nota de crédito. La sección "Elementos de factura" no admite valores negativos en los campos de cantidad o precio unitario. En otras palabras, el sistema no permitirá la entrada de signos negativos. Cuando se hayan guardado los elementos de línea, el documento se tratará como una nota de crédito. El importe bruto no se reflejará como un valor negativo.

13 Es importante repetir que los detalles de los elementos de línea no deben modificarse. Su cliente proporciona estos datos a Tungsten Network. Las líneas de bienes o servicios solo pueden modificarse para añadir información adicional o un intervalo de fechas. Por ejemplo, el trabajo realizado del 1 al 15 de enero. Es mejor ceñirse a las prácticas de facturación estándar al hacer referencia a descuentos en elementos de línea o introducir información adicional en el nivel de elemento de línea.

14 Se permite la adición de elementos de línea especiales. Los elementos de línea especiales no se incluyen en su orden de compra. Si considera que debe añadirse un elemento de línea normal adicional a su orden de compra, póngase en contacto directamente con el cliente. Solicite una actualización de su orden de compra y envíela de nuevo a Tungsten Network. Una vez que se haya actualizado su orden de compra, estará disponible en "Pendiente", en la sección "Resumen de órdenes de compra". Si desea obtener asistencia con la actualización de su orden de compra, cree una solicitud de soporte a través de la página Ayuda y soporte. El equipo de Tungsten Network estará encantado de ponerse en contacto con el cliente en su nombre. Recuerde que debe añadir cualquier archivo adjunto antes de enviar su factura o nota de crédito. No adjunte una copia adicional de una factura. Los archivos adjuntos deben utilizarse para completar la documentación necesaria únicamente para aprobar su factura.

15 El resumen de la factura contiene el importe neto, los impuestos y el importe bruto. Si se encuentra en una región del mundo en la que los impuestos se reflejan en el nivel de línea, el tipo y el importe del impuesto deben introducirse después de que se haya aceptado la orden de compra. Si se encuentra en una región del mundo en la que los impuestos se reflejan solo en el nivel de resumen, introduzca el importe del impuesto completo de la factura o la nota de crédito en este momento. Utilice la opción "Previsualizar" antes de enviar su factura o nota de crédito. Como puede ver, convertir su orden de compra a través de la página "Mis órdenes de compra" es muy sencillo. Le recomendamos usar la página Ayuda y soporte si necesita ayuda para navegar por el portal de Tungsten Network o si experimenta un problema técnico mientras utiliza el sitio.

16 Para obtener más información y ver más vídeos, visite la sección "Ayuda y soporte"