INFORME CUTRIMESTRAL DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL - LEY 87/93 Asesor Control Interno, MARIA ISABEL MORENO ROJAS Período evaluado: 01 DE MAYO AL 31 DE AGOSTO DE 2013 Fecha de elaboración: 05 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Dificultades 1. Subsistema de Control Estratégico El IRDS aún no cuenta con El Manual de procesos y Procedimientos El manual de ética a pesar de estar aprobado no se le ha dado aplicación Falta más compromiso por parte del comité de ética y de su gestor El comité MECI no se ha logrado reunir para darle avance a la implementación del modelo Se requiere por parte de la Institución incentivar medidas que lleven al fortalecimiento del plan de formación y capacitación y la implementación del programa de inducción y reinducción y de la misma forma implementar el plan de incentivos. El IR.D.S a la fecha no tiene aprobado el manual de funciones Tampoco cuenta con el manual de procesos y procedimientos. Propiciar por parte de Gerencia el escenario para el avance e implementación del MECI Reactivar de acuerdo al estilo de dirección las reuniones de comités de planeación con los diferentes comités en la implementación del MECI El componente Administración del Riesgo y sus cinco elementos no se han implementado El programa de Salud Ocupacional aunque fue aprobado no se le ha dado aplicabilidad y el comité no ha realizado la primera reunión Avances 1.1. Ambiente de Control. Los valores recopilados para el IRDS son los que con mayor profundidad y significado afectan en el rol que desempeñan en su vida y en su calidad los funcionarios del IRDS: Respeto, Responsabilidad, Equidad, Solidaridad, Transparencia. La socialización de todos estos productos y en especial los del manual de ética, se publican en cartelera y en la página web para su consulta, además se colocaron en la oficinas del IRDS la misión, visión, objetivos y valores corporativos, para dalos a conocer a la comunidad en general y usuarios de la entidad. La oficina de planeación aprobó el informe del primer trimestre del avance de los planes de acción del IRDS con base en el plan de desarrollo aprobado Se presentó el segundo informe trimestral ante planeación, para la revisión y/o aprobación Se aprobó por parte de gerencia el reglamento Interno de trabajo a partir del 1 de Agosto del 2013 Mediante resoluciones del 2012 se definieron claramente los comités de MECI y los representantes por parte de gerencia para el desarrollo e implementación de los diferentes manuales, y que a la fecha se empiezan a realizar. Desarrollo del Talento Humano: En lo trascurrido del año no se han realizado capacitaciones, aunque estas políticas habilitan a los funcionarios a generar resultados positivos en procura del logro de la misión Institucional, fundamentados en la comprensión de lo que se quiere de ellos. Estilo de Dirección: El Actual Gerente estableció para el IRDS la creación de los comités de planeación, reuniones que se realizaran quincenalmente o mensual como mínimo, donde se trataran temas concernientes con la misión y los objetivos Institucionales y el cumplimiento de nuestro plan de acción constituido para el año Se espera reactivar dichos comités en la medida que la alta dirección fortalece el compromiso por parte de los funcionarios con la cultura del Autocontrol

2 1.2. Direccionamiento Estratégico: Define la ruta organizacional que debe seguir el IRDS para lograr sus objetivos misionales Planes, Programas y Proyectos. En las instalaciones del IRDS esta publicada su Misión, Visión y el Organigrama Institucional De acuerdo a la Misión Institucional a continuación se presentan los cuatro programas base y su respectivo presupuesto suministrado por tesorería con que cuenta el IRDS para la vigencia CON TRANSFERENCIAS PRESUPUESTO INSTITUTO DE RECREACIÓN Y DEPORTE DE SOGAMOSO - IRDS VIGENCIA PROGRAMA FUENTE VALOR TOTAL PRESUPUESTO x PROGRAMA FORMANDO CIUDADANOS PARA LA COMPETITIVIDAD Ingresos Corrientes de Libre Destinación Propios $ Gastos de Inversión con Recursos de las Transferencias del nivel Nacional y Propósito General. $ $ Gastos de Inversión con Rendimientos Financieros SGP- Propósito General 0 0 DEPORTE PARA LA COMUNIDAD ESCENARIOS DEPORTIVOS PARA LA COMPETITIVIDAD DEPORTE COMPETITIVO Ingresos Corrientes de libre destinación -propios $ Gastos de Inversión con Recursos de las Transferencias del nivel Nacional y Propósito General $ Ingresos Corrientes de libre destinación -propios $ Gastos de Inversión con Recursos de las Transferencias del nivel Nacional y Propósito General. $ Inversión con recursos de la sobretasa a la gasolina $ Gastos de Inversión con Recursos de las Transferencias del nivel Nacional y Propósito General $ $ $ $ TOTAL PRESUPUESTO PROGRAMAS $

3 Estructura Organizacional: La estructura organizacional está compuesta por la estructura u organización interna del IRDS, por su planta de personal y por el manual de funciones y competencias laborales. INSTITUTO PARA EL FOMENTO DE LA RECREACION Y EL DEPORTE DE SOGAMOSO ORGANIGRAMA CONSEJO DIRECTIVO GERENCIA GENERAL ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEPORTIVO ADMINISTRACIÓN Y FINANCIERA GRUPO DE DEPORTES DEL SECTOR EDUCATIVO Y FORMATIVO GRUPO DE DEPORTES SECTOR RECREATIVO DEPORTE COMUNITARIO GRUPO ADMINISTRATIVO GRUPO FINANCIERO 1.3. Administración del Riesgo. Aunque no hay estudio ni manual del Riesgo en el IRDS.El Componente de la administración del riesgo en el subsistema de control estratégico del MECI, habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de eventos de riesgo por parte de los funcionarios en cada una de las dependencias que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales Contexto Estratégico: El IRDS logra a la fecha linear estratégicamente las decisiones que establece la entidad Vs los riesgos que pueden afectar los objetivos de la misma. Estos lineamientos logran relacionar de manera positiva a la entidad con el entorno teniendo en cuenta sus valores institucionales.

4 Identificación de riesgos, Análisis de riesgos y valoración de riesgos: Aunque no están por escrito, los funcionarios del IRDS a la fecha conocen los factores y situaciones que ponen en riesgo a la entidad. Dificultades 2. Subsistema de Control de Gestión El Instituto para el Fomento de la Recreación y el Deporte de Sogamoso IRDS requiere fortalecer todas sus actividades de seguimiento y evaluación con el compromiso de todos los funcionarios y debe generar controles establecidos para aportar en la toma de decisiones y al mejoramiento continuo de sus procesos. El IRDS carece de un manual de procesos y procedimientos. Realizar mesas de trabajo con los diferentes comités en la implementación del MECI Avances 2.1. Información. Información Primaria: En forma general la percepción es satisfactoria, lo que indica que existen mecanismos para el ingreso de información primaria en el sistema institucional, que se cumple con la normatividad respectiva, que se reciben y atienden las quejas y que se tiene en cuenta la información con el propósito de tomar decisiones, se considera que se han presentado mejoras en este proceso: Se creo un proceso que ilustra la atención a las necesidades que son consultadas por la comunidad. Se creo un formato donde se reciben las quejas y reclamos y se brinda información al ciudadano sobre las mismas. El IRDS tiene a la fecha del presente informe la página web del IRDS donde se podrá mostrar los avances organizacionales para alcanzar los objetivos institucionales Se ha socializado y se ha divulgado, según la competencia las fuentes y medios respectivos de información primaria, se ha sensibilizado a todos los funcionarios sobre la importancia y uso de la misma, como recurso para la gestión adecuada y oportuna de los procesos y demás actividades de las áreas. Información Secundaria: Se atienden las solicitudes y derechos de petición dentro del tiempo estipulado por la ley, dándole respuesta por escrito o por la página del IRDS. Se han revisado las fuentes de información secundaria existentes, y se han dado las respuestas respectivas a los requerimientos de información generados por el Gobierno Nacional, Órganos de Control, Ciudadanía y partes interesadas, para determinar y canalizar su efectividad hacia el logro de los objetivos institucionales, garantizando el registro oportuno y confiable de la información requerida por estos. Se ha divulgado y socializado la información secundaria entre los grupos de interés internos.

5 Sistemas de Información: La percepción general de los Funcionarios del IRDS sobre el elemento Sistema de Información es Aceptable. Se hacen encuestas al interior de la Institución para la actualización y seguimiento a los sistemas de información, ya que tiene definido los sistemas de información y la conformación de los comités responsables para este sistema. El instituto cuenta con sistemas administrativos y financieros que optimizan la gestión documental, también cuenta con equipos de última tecnología y con impresoras Láser que garantizan el trabajo de los funcionarios evitando de esta forma los cuellos de botella. El IRDS ha formulado los objetivos estratégicos de modernización de la infraestructura tecnológica, la expansión de la red de datos a todas las áreas y dependencias del instituto y el fortalecimiento de los sistemas de información. Se han difundido en todos los niveles del IRDS los sistemas y medios de información existentes tanto internos como externos, siendo estos recursos indispensables para la adecuada operación institucional. 3. Comunicación Pública. La comunicación en el Instituto tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos en el Instituto. Comunicación Organizacional: La información que es emitida a la gerencia de conocimiento general es publicada en la cartelera después de ser aprobada, bajo los parámetros de periodicidad y grado de importancia con respecto a otros temas no misionales en la misma. La entidad cuenta a la fecha con un buzón de sugerencias y un formato de encuesta para llevar a cabo la medición y análisis de debilidades y fortalezas del servicio en la misma. La entidad apropia institucionalmente el concepto de comunicación organizacional como una responsabilidad de todas las áreas del IRDS para asegurar que los procesos fluyan adecuadamente. El IRDS cuenta con un profesional de comunicaciones, persona que es responsable de informar a los funcionarios del Instituto y de hacer fluir la comunicación interna que cada uno de ellos produce con los demás para el ejercicio de sus actividades. Comunicación Informativa: El jefe de comunicaciones y la secretaria general del IRDS son los canales de comunicación con los organismos de control y las partes interesadas que presenten derechos de petición. El IRDS tiene un funcionario que se encarga de divulgar la información interna y externa relacionada con la gestión del Instituto, de acuerdo con el publico objetivo (Clientes, beneficiarios, comunidad), este funcionario desarrolla un plan de comunicaciones que permite desarrollar estrategias, según los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico Organizacional (publico objetivo, temas a divulgar, medios de comunicación). Este funcionario actualiza los grupos de interés externos a quines se tiene la obligación de comunicar los proyectos, su ejecución y los resultados obtenidos por la entidad. Se establecieron las responsabilidades de comunicación externa en cada uno de los procesos, actividades y tareas que configuran la operación del Instituto. Se ha divulgado el plan de comunicaciones y medios comunicación informativa a todos los niveles de la organización. Medios de Comunicación: El IRDS cuenta con registro del material producido por las diferentes dependencias y medios de comunicación.

6 Se cuenta con el material informativo sistematizado que se envía a los medios escritos, prensa y television. Dificultades 3. Subsistema de Control de Evaluación Falta más compromiso por parte de Gerencia y de los funcionarios del IRDS. Adelantar la medición de satisfacción del cliente, para determinar estrategias que conlleven a la plena satisfacción de estos y en consecuencia que exista un mejoramiento continuo en la prestación de los servicios del IRDS. La falta del manual de procesos y procedimientos, limita en gran manera las Auditorias, ya que a partir de los procesos y procedimientos también se desarrollan muchos elementos del modelo MECI Avances 1. AUTOEVALUACIÓN: Propicia el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y celeridad, al dotar al instituto de la información relevante que le permita mejorar su gestión, encausándolo al logro de los objetivos, utilizando los recursos en forma austera y realizar con agilidad los procesos. Autoevaluación de Control El IRDS autodiagnóstico su situación de control, al proveer la información necesaria para determinar de manera efectiva si es funcional o si por el contrario se determinan desviaciones en su operación que afecten de manera importante sus objetivos misionales. Es por este motivo que el Instituto a la fecha determina la calidad y efectividad de los controles internos que le permiten emprender acciones de mejora, estas acciones de mejora se desarrollan de acuerdo de procesos no formalizados en la entidad pero de manera objetiva se trata de desarrollar la mejora sugerida para crear un ambiente de control. En cuanto a la evaluación de los servidores públicos el IRDS falta aplicar en las fechas estipuladas para la Evaluación de desempeño como parámetros de control para los prestadores de servicios públicos. Los procedimientos de seguimiento y medición requeridos y la realización de procesos son de: Selección, inducción, capacitación y evaluación en el proceso sugerido de Gestión de Talento Humano son soporte en la evaluación de control. La entidad esta a la fecha realizando los seguimientos de la percepción del cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos a través de encuestas de satisfacción del cliente: peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones. A la fecha se ha logrado realizar las Auditorias Generales a algunos procesos de las dependencia de tesorería, secretaria, coordinador técnico, Auxiliar administrativo, Jurídica, utilizando un proceso coordinado y organizado para adelantar dichas Auditorias Así también las Auditoria a otros procesos son permanentes, como es el caso a las Escuelas de Formación, caja menor,mantenimiento, a los planes de acción, comunicaciones Autoevaluación de gestión: En los planes de mejoramiento y en las evaluaciones al plan de desarrollo se avalúan con Indicadores, que nos sirven como parámetros de evaluación de la gestión

7 2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: Evaluación independiente: Para esta evaluación el Instituto para el Fomento de la Recreación y el Deporte de Sogamoso IRDS se acoge a los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Publica. También se han determinado acciones de mejora en las diferentes dependencias que se ajustan al Plan de Mejoramiento Institucional. Auditoria Interna: La oficina de Control Interno realiza permanentemente seguimiento a las funciones del IRDS, en momentos como los comités de planeación, eventos deportivos, entrevistas, correspondencia enviada a Gerencia, auditorias Se Realizó la primera Auditoría general a las dependencias de tesorería, secretaria (manejo de caja menor), Auxiliar Administrativo, coordinador técnico deportivo de las cuales se generaron hallazgos y acciones de mejora que fueron acogidas por la Institución y los funcionarios. Y se hace un acta de compromiso con la Gerencia y los funcionarios implicados en las auditorias 3. PLANES DE MEJORAMIENTO: Plan de mejoramiento institucional El plan de mejoramiento del IRDS recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo de los ejercicios de auditorias internas, la evaluación independiente y observaciones realizadas por los entes de control. Estado general del Sistema de Control Interno El sistema de control interno en el Instituto Para el Fomento de la Recreación y el Deporte de Sogamoso se encuentra comprometido y con sentido de pertenencia haciendo seguimiento permanente en el mejoramiento y aplicación de control de los procesos en cada una de las dependencias. Recomendaciones Sentido de pertenencia y compromiso con cada una de las funciones y en cada una de las dependencias que conforman en IRDS, por cuanto el proceso de Autocontrol es permanente, aunque no hayan manuales aprobados. Con la cultura de autocontrol se podrán abrir los canales de comunicación efectiva entre las dependencias. Mas Interés en hacer equipo de trabajo entre todas las dependencias para el mejoramiento en los procesos de atención al usuario Es la Gerencia quien lidera todos los procesos por cuanto se recomienda promover nuevamente las reuniones de comités de planeación donde se pueden crear espacios al dialogo y actualización de información al interior de la institución. Sentido de pertenencia a los funcionarios de planta en los productos MECI para que los mismos estén mas informados de lo porcentajes de cumplimiento y de las fallas generadas en el sistema. Contratar de manera urgente el estudio y análisis de: 1. Reestructuración y/o aprobación de manual de funciones.

8 2. Análisis de cargas laborales. 3. Manual de procesos y procedimientos (insumo primordial para la implementación del MECI). 4. Puesta en marcha del plan de capacitaciones 5. Mejora y aplicación de las recomendaciones como resultado de evidencias en las Auditorias 6. Darle cumplimiento al programa de Salud Ocupacional y a su comité. Compromiso por parte de los representantes por parte de gerencia para la implementación y desarrollo de los manuales que hacen parte del modelo MECI Ejecutar actividades que aporten al Sistema de Control Interno como eventos de interacción entre las dependencias, interiorizando los lineamientos estratégicos a si como los valores y principios corporativos y socialización de los mismos. Diligenciar constantemente del registro requerido para adelantar una medición pertinente en busca de la mejora continua. Dar cumplimiento a las recomendaciones dadas en las auditorías realizadas como base fundamental en el plan de mejoramiento para el logro de los objetivos institucionales MARIA ISABEL MORENO ROJAS Firma