Mejores prácticas para la implementación de TI: Etapas de la metodología PMBOK para el desarrollo de proyectos.

Transcripción

1 Mejores prácticas para la implementación de TI: Etapas de la metodología PMBOK para el desarrollo de proyectos. Por: Leticia Pureco Reyes El término mejores prácticas es un concepto establecido por las Naciones Unidas y la Comunidad Internacional para describir actividades exitosas que apoyan el mejoramiento de la calidad de vida y sustentabilidad de la sociedad. Uno de los objetivos principales de la aplicación de las mejores prácticas es compartir y transferir el conocimiento y la experiencia a través del aprendizaje y a través de un sistema de red (Foro Iberoamericano y del Caribe sobre Mejores Prácticas, s.f., p. 1). En el ámbito empresarial las mejores prácticas son definidas por el Instituto Mexicano de Mejores Prácticas Corporativas como: una serie de metodologías, sistemas, herramientas y técnicas aplicadas y probadas con resultados sobresalientes en empresas que han sido reconocidas como de clase mundial (IMMCP, s.f., p.1). Su aplicación incrementa significativamente la probabilidad de éxito en los proyectos organizacionales. Algunos ejemplos de buenas prácticas en la vida cotidiana pueden ser los siguientes: En el ámbito automotriz: Cambiar cada año el aceite del motor, lo que permitirá su adecuada lubricación, evitando el daño a sus componentes y evitando gastos mayores al prevenir, sin que sea necesario enviarlo al mecánico por reparaciones mayores. En la cocina: Al preparar arroz, por cada medida de éste colocar dos de agua y cocinar a fuego lento. Eso permitirá que su cocción sea lenta y que quede esponjoso, evitando agregar más agua de la debida para que este no quede batido o apelmazado. Ahora que ya comprendiste mejor el concepto de mejores prácticas debes conocer la propuesta que realiza el Instituto de Administración de Proyectos (PMI por sus siglas en inglés Project Management Institute) a través de la guía PMBOK en lo referente a la implementación de proyectos. Es importante mencionar que esta guía no es exclusiva para tecnologías de información, sin embargo es un referente para quienes desarrollan proyectos. 1

2 Guía PMBOK La guía PMBOK se encuentra formada por un conjunto de mejores prácticas para la implementación de proyectos y una de sus fortalezas es que estandariza conceptos para mejorar la comunicación entre las personas involucradas en éstos. En dicha guía se identifican nueve áreas de conocimiento que deben considerarse para la implementación de un proyecto tal como se muestran en la figura 1. Figura 1. Áreas de conocimiento para la implementación de proyectos. Como puedes observar en la imagen anterior, las áreas de conocimiento definidas por el PMBOK retoman los aspectos considerados en las etapas de desarrollo de proyectos según Chamoun (2002): inicio [ ], planeación [ ], ejecución [ ], control [y] cierre (p. 31). El inicio del ciclo de vida correspondería a la integración del proyecto que nos propone el PMBOK, mientras que la definición del alcance, tiempos y costos correspondería a la planeación, así mismo la ejecución y control debería llevarse durante todo el proyecto y enfocarse a cada una de las áreas del conocimiento. 2

3 A continuación se describen a mayor detalle cada una de las áreas de conocimiento que aborda el PMBOK. Integración del proyecto. Se lleva a cabo durante todo el ciclo de vida y consiste en dirigir y controlar la ejecución del proyecto hasta llegar al cierre del mismo. Alcance del proyecto. Se definen el alcance y limitaciones que tendrá el proyecto además de que procura asegurar que el objetivo planteado sea cumplido. Tiempos. Se establecen las actividades que se desarrollarán a lo largo de la implementación del proyecto, así como la duración de cada una de ellas. Se estima el tiempo total en el que se realizará el proyecto y se controla que los tiempos estipulados sean cumplidos evitando así los retrasos. Costos. Consiste en determinar la inversión que deberá realizar la organización durante la implementación del proyecto, así como dar seguimiento a los gastos para evitar que se sobrepase el presupuesto definido. Calidad. A lo largo del proyecto se monitorea que las actividades sean realizadas con eficacia para asegurar que el producto final tenga la calidad esperada por el cliente. Recursos humanos. Consiste en formar el equipo de trabajo que estará a cargo de la implementación del proyecto, en caso que no se cuente con el personal necesario se contratan personas nuevas y durante el proceso se monitorea el desempeño de cada integrante del equipo. Comunicación. Establece las líneas de comunicación y la dirección en que deberá fluir la información a lo largo de la ejecución del proyecto. Riesgos. Identifica los riesgos que tiene el proyecto y se encarga de tomar acciones preventivas o correctivas según sea el caso. Adquisición. Se adquieren los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto, y se realizan o cierran contratos. Dentro de esas nueve áreas existen 44 procesos (ver tabla 1). 3

4 Área de conocimiento Integración del proyecto Alcance Tiempos Costos Calidad Recursos Humanos Comunicación Procesos Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Desarrollar el enunciado preliminar del alcance. Desarrollar el plan de gestión. Dirigir y Gestionar la ejecución. Supervisar y controlar el trabajo. Controlar los cambios. Cerrar el proyecto. Planificar. Definir. Crear el EDT (Estructura de descomposición del trabajo). Verificar. Controlar. Definir actividades. Definir la secuencia. Estimar recursos para las actividades. Crear el cronograma. Controlar el cronograma. Estimar los costos. Preparar el presupuesto. Controlar los costos. Planificar. Asegurar. Controlar. Planificar los R.H. Contratar personal. Desarrollar el equipo. Gestionar el equipo. Planificar la comunicación. Distribución de información. Informar. Gestionar. 4

5 Riesgos Adquisiciones Planificar. Identificar. Analizar cualitativamente. Analizar cuantitativamente. Planificación de respuesta a los riesgos. Seguimiento y control. Planificar las compras. Planificar las contrataciones. Solicitar respuestas. Seleccionar vendedores. Administrar el contrato. Cerrar el contrato. Tabla 1. Procesos del PMBOK. Los procesos anteriores se concentran en cinco grupos: Iniciación (Project Management Institute [PMI], 2004, p.38). Son aquellos procesos que determinan el inicio del proyecto o de alguna de sus fases. Planificación. (PMI, 2004, p.38). Son aquellos procesos que determinan el objetivo del proyecto y dan seguimiento a cada una de las actividades para asegurar el éxito. Ejecución. (PMI, 2004, p.38). Son aquellos procesos que aseguran se lleven a cabo las actividades propuestas. Seguimiento y control (PMI, 2004, p.38). Son aquellos procesos que monitorean del desarrollo del proyecto y realizan ajustes en caso de requerirse. Cierre (PMI, 2004, p.38). Son aquellos procesos que se encargan de la entrega del producto y de dar por concluido el proyecto. Por ejemplo: El grupo de planificación podría abarcar los procesos: Desarrollar el plan de gestión. Planificar el alcance. Definir el alcance. Crear EDT (Estructura de descomposición del trabajo). Definir actividades. Definir secuencia. Estimar recursos. Crear cronogramas. Estimar los costos. Determinar presupuesto. 5

6 Como podemos ver en el ejemplo anterior dentro de un grupo se pueden encontrar procesos de diferentes áreas del conocimiento que correspondan a una fase específica del ciclo de vida. Recordemos que existen muchos ciclos de vida que nos apoyan en el desarrollo de proyectos de tecnologías de información. Alonso, Martínez y Segovia (2005) mencionan los siguientes ejemplos: Clásico o Cascada (p.109). Cascada modificada (p.109). Prototipado (p.109). Espiral (p.109). Sin importar el ciclo de vida que seleccionemos un común denominador en todos ellos es: Todos cuentan con etapas secuenciales. Las salidas de una etapa son las entradas de otra. Entre etapas se definen entregables. Partiendo de lo anterior se puede determinar que un ciclo de vida contará con tres fases generales: fase Inicial, fases intermedias y fase final (PMI, 2004, p. 21) tal como se muestra en la figura 2. Figura 2. Fases generales de un ciclo de vida Para llevar a cabo la implementación de tecnologías de información en una organización, será necesario aplicar los procesos que se requieran para la concluir el proyecto exitosamente. Es importante que sepas que el PMBOK no es un recurso que se deba seguir puntualmente, sino que simplemente se trata de algunas recomendaciones a considerar durante la implementación. A continuación analizarás cómo se pueden aplicar a un proyecto de TI algunos procesos de las primeras tres áreas del conocimiento propuestas por el PMBOK. 6

7 Aplicación de las áreas de integración, alcance y tiempo Pensemos que el director de la Escuela Preparatoria No. 5 te ha solicitado que diseñes un sistema que permita a los estudiantes inscribirse a sus materias a través de internet. Dado que será necesario desarrollar una base de datos para el registro y la aplicación web, has decidido que el proyecto se llevará a cabo en dos etapas: en la primera se implementará la base de datos y en la segunda se realizará la aplicación. Para este ejemplo, céntrate únicamente en la implementación de la base de datos y considera que el ciclo de vida a utilizar será el de cascada modificada: análisis, diseño, codificación, pruebas y mantenimiento (Fernández y Delavaut, 1994, p.150). Una característica importante de ese ciclo de vida es que sus etapas pueden llevarse en paralelo. Ahora bien Cómo aplicaremos los procesos de PMBOK a la implementación del proyecto para la preparatoria? La respuesta es muy sencilla, deberemos identificar qué grupo de procesos pueden ser utilizados en cada una de las etapas de nuestro ciclo de vida seleccionado y llevaremos a cabo la ejecución de las tareas, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Etapa de análisis En esta etapa se conocerá la organización, se determinarán los requerimientos del proyecto, se analizarán los riesgos, se definirán las actividades a llevar a cabo y se indicarán los tiempos, tal como se haría normalmente: A qué se dedica la organización? Quiénes son los involucrados en el proyecto? Cómo son los flujos de información? Cuáles son las necesidades de la organización? Cómo se realiza el proceso de inscripción actualmente? Qué datos se requieren para el proceso de inscripción? Qué problemática resolvería el proyecto? Qué se haría y que no? Etc. La diferencia entre el ciclo de vida con o sin PMBOK es que en este caso se aplicarán los procesos propuestos por éste, tales como: Desarrollar el acta de constitución del proyecto. En este documento se incorporan los requerimientos y se definen las partes involucradas. Planificar y definir el alcance del proyecto. En este punto se define el alcance y las limitaciones que el proyecto tendrá. 7

8 Por ejemplo: El proyecto creación de base de datos permitirá a la organización llevar a cabo un registro automatizado de las materias seleccionadas por los estudiantes para cursar cada semestre, así como administrar a los asesores que impartirán cada asignatura. En la base de datos se podrán realizar las siguientes operaciones: Alta, baja, consulta y modificación de estudiantes, materias y asesores. No se considerarán la asignación de asesores ni espacios físicos. Planificar, identificar y analizar los riesgos. En este punto deberás aplicar los conocimientos que has adquirido a lo largo de la carrera respecto a la administración de riesgos. Por ejemplo: Los riesgos del proyecto pueden ser: Retraso en las entregas. Incrementos en los costos. Que los usuarios requieran capacitación. Planificar y definir las actividades. En este proceso deberás identificar cada una de las etapas que deberán llevarse a cabo durante la implementación del proyecto, así como las actividades que deberán ejecutarse. Por ejemplo: Análisis: Conocer a la organización. Determinar los requerimientos. Determinar el alcance y limitación del proyecto. o Elaborar los EDT. Determinar los riesgos del proyecto. Determinar la factibilidad. Diseño: Identificar las entidades, atributos y relaciones. Elaborar el modelo entidad-relación. Elaborar el modelo relacional. o Determinar los tipos de datos. o Determinar las llaves. o Determinar las relaciones utilizando llaves foráneas. 8

9 Codificación: Crear el modelo relacional en el sistema manejador. Capturar los datos. Pruebas: Realizar pruebas a la base de datos. Entrega del proyecto: Realizar una reunión donde se muestre al cliente la base de datos. Cierre del proyecto: Realizar una reunión de cierre donde se realice una recopilación de las experiencias y aprendizajes obtenidos durante el proyecto. Realizar los pagos que hagan falta. Concluir el contrato. Crear el EDT. Una estructura de desglose del trabajo consiste en representar gráficamente cada una de las etapas y actividades que se llevarán a cabo durante el proyecto, de tal manera que se observe claramente las acciones a ejecutar. Por ejemplo: Figura 3. Estructura de desglose de trabajo. 9

10 Crear el cronograma. Una vez que ya tenemos identificadas las actividades será momento de asignar los tiempos y crear un cronograma. Para apoyarnos en la realización de este proceso podemos utilizar un diagrama de Gantt y utilizar un software como Microsoft Project tal como se muestra en la figura 4. Figura 4. Diagrama de Gantt. Hasta este punto has visto el desarrollo del análisis del proyecto y la aplicación de algunos de los procesos que componen las primeras tres áreas de la guía PMBOK. Como habrás podido observar el implementar un proyecto haciendo uso de buenas prácticas que nos permitan incrementar la posibilidad de éxito no es un trabajo tan complejo, simplemente es cuestión de ser organizados y aprovechar la experiencia de otros. 10

11 Referencias Alonso, F., Martínez, L. y Segovia, F. (2005) Introducción a la ingeniería del software: Modelos de desarrollo de programas. Madrid: Delta [Versión en línea]. Recuperado de WS4UatYC&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f=false Chamoun, Y. (2002). Administración profesional de proyectos: La guía. México: McGraw-hill Fernández, R. y Delavaut, M. (1994) Educación y tecnología un binomio excepcional. México: Grupo Editor K. Recuperado de &q&f=false Foro Iberoamericano del Caribe sobre mejores prácticas. (s.f.) Qué son las mejores prácticas? Recuperado de Instituto Mexicano de mejores prácticas Corporativas. (s.f.) Qué son las mejores prácticas corporativas? Recuperado de Project Management Institute. (2004). Guía PMBOK (3ª ed.). EE.UU: Autor. 11