Acta de la Sesión Ordinaria Diecinueve (19)

Transcripción

1 Acta de la Sesión Ordinaria Diecinueve (19) A las trece horas con cincuenta y cinco minutos del martes veintiuno de abril del dos mil quince, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número diecinueve en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Kathya Rodríguez Araica, Directora General, Adrián Jiménez Arias, Suplente de Planificación Institucional, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional. También acompañan Gladys Jiménez Arias, Subdirectora General, Allan Moreira Gutiérrez, Asesor Legal, Erika García Díaz, Proveedora Institucional y Elia Mejia Mata, encargada de la toma del Acta. Se excusa la ausencia de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa y Luis Alonso Serrano, Jefe de Planificación Institucional por motivo de su agenda. Previo al inicio de la sesión, de conformidad con el artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa se somete a consideración delegar la Presidencia Ad hoc en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General para la sesión del día de hoy. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número uno: De conformidad con el artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa se delega la Presidencia Ad hoc en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General para la sesión del día de hoy. La señora Kathya Rodríguez, se abstiene de votar. 3 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo Uno: Se somete a consideración la aprobación del orden del día. La señora Gladys Jiménez solicita adicionar el tema de revisión al Acuerdo de Sesión Ordinaria de Junta Administrativa Nº17 celebrada el 14 de abril en relación al Informe AJ AGC-ABM-GDA, sobre el resultado del procedimiento administrativo, a Grupo Nación G.N.S.A. El señor Allan Moreira solicita adicionar proyectos de resolución para el Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas, 2014CD , Compra de Protectores para Cabeza y Zapatos, a la empresa Vril Mar S.A. y para Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas a la empresa Distribuidora Solano y Ulate S.A.. La señora Kathya Rodríguez solicita excluir el punto 5.4 Condiciones del CATECI y la adquisición

2 de llantas. El señor Agustín Barquero solicita incorporar el oficio GSA-CSC ot, suscrito por la Licda. Olga Tosi Vega, Jefe de Control de Servicios y Contrataciones, en relación a la cancelación de facturas de la empresa Guardadocumentos por medio de resolución administrativa, así como el oficio AJ ABM-GDA, emitido por la Asesoría Legal en relación al caso del reclamo presentado por el señor Rafael Sibaja Zamora, además de la revisión del acuerdo Nº3 de la sesión ordinaria Nº16, relacionado al contrato JADGME Adquisición de libretas para pasaporte costarricenses, Modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN , por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número dos: Se aprueba el orden del día en los términos citados. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo dos: Se informa que el Acta N 16 se encuentra en revisión y el Acta Nº17 y Nº18 en confección. Se toma nota. Artículo Tres: Se conoce el Informe de Acuerdos. Se informa por parte del señor Allan Moreira que tanto el acuerdo Nº8 de la sesión 14 del 24 de marzo, sobre el criterio al oficio GE , presentado por el Grupo Enlace de Fideicomisos, en cuanto a la respuesta al oficio CONATT de la Comisión Técnica Permanente de Gestión de Proyectos de la Coalición Nacional contra el Tráfico Ilícito de Migrantes y la Trata de Personas, así como el acuerdo Nº 5 de la sesión 16 del 7 de abril, del criterio respecto de las Competencias de la Junta Administrativa en diferentes fases de contratación administrativa se encuentran pendientes de conocer, no obstante ambos se encuentran ya casi listos por lo que se presentarán en la próxima sesión. Se toma nota. Artículo número cuatro: Cuatro punto uno: La señora Erika Garcia, somete a consideración aprobar y/o declarar infructuosa las siguientes contrataciones: 2015CD , Compra de Tóner para Fotocopiadora RICOH, a SOUTHLAND TECHNOLOGY S. A., por un monto total de $ CD , Compra de Laminas, Tintas y Kit de Limpieza para Impresora Fargo a AGENCIAS BASICAS MERCANTILES A B M DE COSTA RICA S.A, por un monto total de CD , Compra de Encuadernadora Eléctrica se declara Infructuosa por Incumplimientos Técnicos de las ofertas recibidas.

3 2015CD Compra de Cintas para Rotuladora DYMO, a MBT COMPUTACIÓN DE COSTA RICA S. A. por un monto total de , CD Curso de Planeación Estratégica, se declara desierta la de conformidad con el oficio GRH-SD , según recomendaciones del Comité Gerencial De Informática. 2015CD , Compra de Tapagoteras, Insecticida y Alcohol en Gel, a PROVEEDURIA GLOBAL GABA S. A. por un monto total de ,75 y a DICA CLEAN S. A. por un monto total de Se declara infructuosa la Licitación Abreviada 2015LA , Mantenimiento de Ascensores por falta de oferentes. Por lo anterior se toman los siguientes acuerdos: Acuerdo número tres: Se acoge el criterio técnico y legal de la Comisión de Recomendación de Adjudicación para aprobar y/o declarar infructuosa las contrataciones citadas. Para las citadas contrataciones el señor Agustín Barquero Acosta, se abstiene de votar por haber formado parte del proceso en calidad de Proveedor Institucional a.i.. 3 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número cuatro: En relación a la contratación Directa 2015CD , Curso de Planeación Estratégica, la cual se declaró desierta por la Junta Administrativa en la presente sesión de conformidad con el oficio GRH-SD según recomendaciones del Comité Gerencial se Informática, se acuerda instar a la Gestión de Recursos Humanos, reprogramar lo más pronto posible esta contratación, tomando en cuento la Directriz 23-H, relacionada a que las Actividades de Capacitación tienen que llevar el aval del Jerarca. El señor Agustín Barquero Acosta, se abstiene de votar por haber formado parte del proceso en calidad de Proveedor Institucional a.i.. 3 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cuatro punto dos: La Proveedora Institucional hace entrega del Informe del estado de las Contrataciones a saber: 4 Licitaciones Públicas, 7 Licitaciones Abreviadas, 21 Contrataciones Directas, 11 Contratos Continuos y 6 Convenios Marco, se comenta sobre los avances y se toma nota. Cuatro punto tres: Se hace presente la señora Rosibel Vargas para exponer el tema sobre el contrato JADGME Adquisición de libretas para pasaportes costarricenses.

4 En relación con el Acuerdo No 3 tomado el día 7 de abril y mediante el cual se rechazó la solicitud de la empresa Oberthur Technologies de que se le permitiera ampliar el plazo de entrega de las libretas para pasaportes. El señor Agustín Barquero solicita retomar este tema y hace un breve repaso sobre la vigencia del contrato, e informa que tiene entendido que la empresa Obethur Tecnologies tiene que entregar el 27 de abril las libretas de pasaportes, sin embargo debido al problema existente en el almacenamiento de estos insumos, considera que es más conveniente para la Administración que dicha entrega fuera en tractos para los meses de Agosto, Setiembre y Octubre, esto para lograr que antes y durante estos meses se pueda reducir las existencias y así poder aumentar la capacidad física para poder almacenar las libretas. Además si se mantiene que la empresa haga la entrega de las libretas el 27 de abril del año en curso y ellos no pudieran, desde el punto de vista financiero sería más conveniente para la empresa que les apliquen la garantía de cumplimiento, a que se les aplique un 25% de amonestación, por lo que recomienda la revisión del Acuerdo Nº3 del día 7 de abril revocando el mismo y tomando otro donde se le permita a la empresa hacer estas entregas en los tractos mencionados, si esto fuera jurídicamente viable. Por otra parte como se está trabajando con el pasaporte inteligente, en línea con esto, solicita que se le autorice a la señora Rosibel Vargas Durán, Gestora de Migraciones, hacer una contratación nula sin contenido para adjudicar el año próximo, pues con la existencia que se lograría con esta entrega llegaríamos a finales del 2016 o principios del 2017 por lo que esta nueva contratación nos permitiría contar con existencias suficientes durante los próximos años actuando en simultáneo con el proyecto de pasaporte inteligente librando así a la Institución del riesgo latente en el que se está ante la posibilidad de que la empresa Oberthur no pueda hacer la entrega en la fecha establecida en el contrato preocupación que manifiesta también compartir la Licda. Baltodano como Directora Técnica Operativa y Regional.. La señora Rosibel Vargas explica que procedió a notificar a la empresa el acuerdo Nº3 de la sesión Nº16 del 07 de abril de 2015 el cual reza: En relación a lo expuesto por la Sra. Rosibel Vargas Durán, Gestora de Migraciones, relacionado al contrato JADGME Adquisición de libretas para pasaporte costarricenses, Modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN , se acuerda denegar la solicitud planteada por la empresa Oberthur Technologies S.A y no prorrogar el

5 plazo de entrega de libretas de pasaportes, además se solicita a la Gestora de Migraciones que se le haga la advertencia a la empresa de cumplir en los plazos establecidos. Además indica que al día siguiente de la notificación la empresa se apersonó a su oficina y según lo expuesto a su persona, le generó preocupación, en el sentido de que, le manifestaron que esto es un negocio ruinoso para ellos y definitivamente no podrían entregar el 27 de abril de los corrientes, indicando además que para ellos es mejor que les ejecuten la garantía de cumplimiento a que se les aplique la cláusula penal, es por ello que consideró exponer el tema ante la Junta Administrativa. La señora Kathya Rodríguez indica que en la sesión pasada con el acuerdo tomado y viendo el panorama presentado el día de hoy, para la Junta Administrativa es muy difícil entender como una empresa que se compromete a entregar en 60 días, bajo un contrato, tres días después manda decir que no puede entregar en la fecha establecida, siendo además que esta empresa siempre se compromete a entregar en plazo y luego no cumple, haciéndolo en dos o tres entregas y no se debe olvidar que ellos están advertidos para quedar inhabilitados. Se comenta sobre los riesgos como Institución y como país al no recibir las libretas, no obstante, la empresa firmó un contrato y existe una advertencia para quedar inhabilitados. En este sentido y después de un intercambio de impresiones se le hace saber a la señora Rosibel Vargas, que la empresa no a comunicado formalmente a la Junta Administrativa lo expuesto y que se le haga saber, lo expuesto por su persona ante este Órgano Colegiado, para que sean ellos quienes hagan el planteamiento por escrito y soliciten audiencia a la Junta Administrativa. Finalmente la señora Kathya Rodríguez solicita que se realicen las siguientes acciones: 1-) Se inicie la solicitud de autorización a la Contraloría General de la República para la Contratación Directa de las libretas que hagan falta para el resto del año. 2-) Rosibel Vargas, informará si en la fecha establecida la empresa realiza la entrega de las libretas o si hay alguna nota formal de la empresa sobre lo que va plantear. 3-) Que la Asesoría Jurídica analice que se debe hacer en esta situación para efecto de procedimiento administrativa contra la empresa. 4-) Al Director Administrativo Financiero, revisar la parte de los Recursos Financieros para esta contratación. Se comenta la importancia de revisar los plazos de entrega establecidos en el contrato pues si para una empresa no es posible entregar en tiempo, la administración debe alargar los plazos de entrega y evitar estos riesgos. Se

6 toma nota. Se retira de la sesión Rosibel Vargas y sale momentáneamente la señora Dinorah Baltodano. Artículo número cinco Varios : El señor Agustín Barquero expone el oficio GRF , suscrito por la Licda. Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Recursos Financieros, en el cual se somete a consideración aprobar la Modificación Presupuestaria Extraordinaria NºE , con un monto de , se analiza la justificación del aumento y el rebajo solicitado y se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco: Conocido el oficio GRF , suscrito por la Licda. Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Recursos Financieros, se acuerda aprobar la Modificación Presupuestaria Extraordinaria NºE , con un monto de , con la justificación del aumento y el rebajo solicitado, desglosado de la siguiente forma: Se rebaja: Código. G.O. Nombre código Monto Otros Servicios de Gestión y Apoyo Mantenimiento de Equipo y mobiliario de Oficina Mantenimiento de Equipo de Cómputo Útiles y materiales de oficina y cómputo Productos de papel, cartón e impresos Maquinaria y equipo para la producción Maquinaria y equipo diverso Se aumenta: Total Código. G.O. Nombre código Monto Seguros Tintas, pinturas y diluyentes Materiales y productos

7 metálicos Otros, útiles, materiales y suministros Equipo de transportes Equipo y mobiliario de oficina Prestaciones Legales Total Se autoriza a la señora Carmen María Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto dos: El señor Agustín Barquero presenta el oficio GTI , suscrito por la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información, en relación a la cancelación de facturas 30698, y de los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2014, de la empresa IPL Sistemas, dichas facturas no fueron canceladas en su momento, debido a que existía orden de compra pendiente, que se estaba gestionando para un reajuste de precios, lo anterior a efectos de que se cancele por medio de resolución administrativa, analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número seis: Conocido el oficio GTI , suscrito por la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información, en relación a la cancelación de facturas de la empresa IPL Sistemas por medio de resolución administrativa, se acuerda trasladar la documentación original a la Dirección General a efectos de que se instruya a su Asesoría Jurídica para que proceda con la confección de la resolución. 4 votos a favor, por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto tres: En cuanto a las adiciones a las resoluciones de Junta Administrativa JAD y JAD que corresponden a pagos del INS, a efectos de incorporar en los resultados los temas de prescripción y procedimiento disciplinario, el señor Allan Moreira indica que ya estaba acordado el pago por la Junta Administrativa, y se ordenó el giro de los noventa mil colones, pero había que agregar el tema del inicio del procedimiento disciplinario y la prescripción lo cual ya se hizo, lo anterior a efectos de tomar la firma de la señora Gladys Jiménez, en calidad de Presidenta Ad hoc de la

8 Junta Administrativa. Se hace la observación de no incurrir en este tipo de omisiones y el señor Allan Moreira hace la salvedad que el señor Allen Calderón fue el que giró instrucción al respecto. Cinco punto cuatro: El señor Agustín Barquero informa sobre el oficio DFOE-SD-0867, suscrito por el Lic. Francisco Hernández Herrera de Asistente de la Gerencia de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República, en relación a la conclusión del proceso de seguimiento de las disposiciones del informe DFOE- PG-IF sobre el proceso de adquisición del documento de identidad migratorio para extranjeros (DIMEX), en el cual se informa: Se tom a nota de lo comunicado. Cinco punto cinco: El señor Agustín Barquero, informa que mediante oficio DG , la Licda. Alejandra Solano Madrigal, Asesora de Despacho, somete a consideración la donación de una llave maya, la cual fue obsequiada a los participantes de la exposición del Diagnostico sobre acceso a la justicia laboral por parte de trabajadores(as) migrantes, elaborado por la OIM en conjunto con la CONAMAJ. Por lo anterior, se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número siete: Conocido el oficio DG , suscrito por la Licda. Alejandra Solano Madrigal, Asesora de Despacho, relacionado a la donación de una llave maya, se acuerda aprobar dicha donación. En relación a lo citado en dicha nota, se le recuerda a la unidad responsable de compras de llaves maya, (Gestión de Tecnologías de la Información) la importancia de contar con este insumo para uso de la

9 Institución. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto seis: La señora Gladys Jiménez, informa que en el acuerdo número 6 de Junta Administrativa N 2, se acordó aprobar una calendarización para el Presupuesto Extraordinario, en atención a que hay una intencionalidad de algunas unidades de poder presentar algunos proyectos y de la Dirección General para salir en tiempo y forma, y que la fecha al 30 de junio no pudiera hacerse efectiva, pues el plazo para que las unidades presentes venció el viernes pasado, se somete a consideración ampliar este plazo el presupuesto extraordinario del 20 de junio 2015 al 30 de julio 2015, analizada la propuesta, se sugiere no acoger la solicitud y mantener la fecha establecida, no obstante, se debe seguir trabajando y solamente si quedara un proyecto por fuera se podría valorar ampliar. Se toma nota. Cinco punto siete: La señora Gladys Jiménez, informa que en la sesión pasada, se conoció el informe AJ AGC-ABM- GDA, sobre el resultado del procedimiento administrativo a Grupo Nación G.N.S.A. donde se tomaron cuatro acuerdos y se hizo la salvedad por indicación de Allen Calderón, que como no había certeza del monto específico, entonces que se acordara en genérico y no se dijeran montos, no obstante, le enviaron la resolución para firma y al revisarla se indican los montos, por lo que solicita entonces se valore tomar nuevamente los acuerdos con los montos a pagar. Por lo anterior, se toman los siguientes acuerdos: Acuerdo número ocho: Conocido el Informe AJ AGC-ABM-GDA, sobre el resultado del procedimiento administrativo, a Grupo Nación G.N.S.A. se acuerda: Ordenar el rebajo del 10% del monto facturado por la empresa Grupo Nación G.N.S.A., ascendiendo a un monto de , debiendo descontarse de las facturas número GO01368 y Se autoriza la firma de la Licda. Gladys Jiménez Arias, Presidenta Ad hoc de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Acuerdo número nueve: Conocido el Informe AJ AGC-ABM-GDA, sobre el resultado del procedimiento administrativo a Grupo Nación G.N.S.A. se acuerda: Se proceda a indemnizar a la empresa Grupo Nación G.N.S.A., con el 90% del monto facturado en la presente contratación de hecho, el cual asciende a la suma de , correspondientes a las facturas número GO01368 y , el cual debe girarse de la subpartida denominada Indemnizaciones, según la

10 certificación de contenido presupuestario número E suscrita por la señora Rebeca Montero Corrales el catorce de abril de dos mil quince. Debe tenerse en cuenta que a dicho monto debe rebajarse el rubro contenido en el punto b. de este apartado. Se autoriza la firma de la Licda. Gladys Jiménez Arias, Presidenta Ad hoc de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. A las dieciséis horas se retira de la Sala el señor Adrián Jiménez. Cinco punto ocho: El señor Allan Moreira somete a consideración aprobar la resolución para el Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas, 2014CD , Compra de Protectores para Cabeza y Zapatos, a la empresa Vrill Mar S.A. se brinda lectura al Por Tanto y se acuerda: Acuerdo número diez: Se aprueba la resolución para el Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas, 2014CD , Compra de Protectores para Cabeza y Zapatos, a la empresa Vril Mar S.A. se acuerda: 1) RECHAZAR el reclamo administrativo presentado por la empresa Representaciones internacionales Vrill Mar S.A., en relación con el supuesto retraso en el pago de la factura ) ORDENAR el archivo de la presente diligencia. Se autoriza a la señora Kathya Rodríguez Araica, Presidenta Ad hoc de la Junta Administrativa para la firma de la resolución. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto nueve: El señor Allan Moreira somete a consideración aprobar la resolución para Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas a la empresa Distribuidora Solano y Ulate S.A., 2013CD , Compra de Cajas de Seguridad, se brinda lectura al Por Tanto y se acuerda: Acuerdo número once: Se aprueba la resolución para Procedimiento Administrativo para la determinación del reconocimiento de supuestos intereses moratorios por atraso el pago de facturas a la empresa Distribuidora Solano y Ulate S.A., 2013CD , Compra de Cajas de Seguridad, se acuerda: 1) RECHAZAR el reclamo administrativo presentado por la empresa Distribuidora Solano y Ulate S.A., en relación con el supuesto retraso en el pago de la factura ) ORDENAR el archivo de la presente diligencia. Se autoriza a la señora Kathya Rodríguez

11 Araica, Presidenta Ad hoc de la Junta Administrativa para la firma de la resolución. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto diez: El señor Agustín Barquero, presenta el oficio GSA-CSC ot, suscrito por la Licda. Olga Tosi Vega, Jefe de Control de Servicios y Contrataciones y se somete a consideración la cancelación de la factura de la empresa Guardadocumentos por medio de resolución administrativa, por motivo de falta de presupuesto ya que, el pedido al cual se debe cargar esta factura no cuenta con suficiente disponible, debido a que el pedido de compra , fue confeccionado por 7 meses, pero al cancelar la factura del mes de mayo por un período de 4 días, el sistema lo tomo como una unidad de siete, dejándolo sin saldo suficiente para cubrir el monto generado en el mes de diciembre Analizada la propuesta se acuerda: Acuerdo número doce: Conocido el oficio GSA-CSC ot, suscrito por la Licda. Olga Tosi Vega, Jefe de Control de Servicios y Contrataciones, en relación a la cancelación de facturas de la empresa Guardadocumentos por medio de resolución administrativa, se acuerda trasladar la documentación original a la Dirección General a efectos de que se instruya a su Asesoría Jurídica para que proceda con la confección de la resolución. 3 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Cinco punto once: El señor Agustín Barquero se refiere al oficio AJ ABM-GDA, en relación al caso del reclamo administrativo del señor Rafael Sibaja, en el cual se informa:

12 Por lo anterior, se sugiere revisar la transcripción del Acta, a efectos de aclarar si efectivamente se había girado la instrucción de pago sobre este caso en particular. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las dieciséis horas con quince minutos.

13 Kathya Rodriguez Araica Agustín Barquero Acosta Presidenta Ad hoc Secretario