Acta de la Sesión Extraordinaria Número Siete (07)

Transcripción

1 Acta de la Sesión Extraordinaria Número Siete (07) A las nueve horas con quince minutos del viernes cinco de febrero del dos mil dieciséis, da inicio la Sesión Extraordinaria de la Junta Administrativa, número siete en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Kathya Rodríguez Araica, Directora General, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa, Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional. También acompañan Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Olga Vega Barrantes, suplente de enlace BCR/JADGME, Elia Isabel Mejía Mata, encargada de la toma del Acta. Punto Único. Ejecución Presupuestaria Este tema será presentado por el Banco de Costa Rica. Se somete a consideración si se acepta la presencia de personeros de la FONATT, pues se informa que efectivamente deben estar presentes para el tema presupuestario de la FONATT, ante lo que se sugiere iniciar con la Ejecución Presupuestaria de la FONATT. A las 9:19 a.m. se hace presente los señores: Diego Delgado, Pedro Zamora, Jorge Zúñiga y Osvaldo Soto (nuevo Gerente de Fideicomisos), Carlos Montoya de la Unidad de Proyectos, además se cuenta con la presencia de Vivian Brenes Valenciano, Colaboradora de la Gestión Financiera en el tema de Fideicomisos, Fressy Corrales, colaboradora del Grupo enlace, Erika Montenegro, funcionaria de la Gestión Financiera Laura Sanchez y Juan Carlos Bolaños de la Unidad de Trata. El señor Diego Delgado expone el Informe de Ejecución PAO y Presupuesto de los Fideicomisos JADGME con cierre al 2015, Se cuenta algunos antecedentes, sobre la firma de los contratos, refrendo por parte del ente Contralor, aprobación del presupuesto 2015 por parte de la Contraloría General de la República. Se analizaron los objetivos sobre los proyectos 2015 Fideicomiso FONATT, sobre la ejecución física de los siguientes proyectos: Arrendamiento del edificio, Compra del vehículo, Compra de medicamentos, Compra de mobiliario, Compra de textiles, Compra de equipo de cómputo. EJECUCIÓN ECONÓMICA. Presupuesto aprobado total de ingresos , ejecutado II semestre

2 , total ejecutado , ejecución 100%. EGRESOS: presupuesto aprobado , ejecutado II semestre: , total ejecutado , Disponible La señora Vivian Brenes hace la observación de los sobregiros reflejados en las subpartidas y , por concepto de pago de especies fiscales y compra de audífonos, grabadoras, entre otros. Al respecto el Banco Fiduciario manifiesta que en el caso de las especies fiscales, ya están haciendo los trámites pertinentes ante la Dirección de Tributación para el reembolso de los ,00 colones; mientras que en caso de la compra de equipo de comunicación, cuyo sobregiro asciende a la suma de 1,98 millones de colones, informan que el mismo se dio ya que al momento de confeccionar el cartel se percataron que varios artículos iban clasificados en dicha subpartida por lo que para agilizar el trámite, tomaron recursos de los que ya se les había transferido, correspondientes a remanentes de proyectos ya ejecutados. Se les hace la advertencia de que el procedimiento era informar a la Junta Administrativa y efectuar una modificación al presupuesto. Además se hace la salvedad de que los borradores de estos informes se solicitaron con más de una semana de antelación a la realización de dicha sesión; sin embargo, los mismos nos fueron remitidos un día antes de que la misma se llevara a cabo, razón por la que la revisión que se efectuó fue básica, ante lo que las observaciones que efectuamos son superficiales dado el poco tiempo con el que contamos para llevar a cabo una minuciosa revisión, la cual se debía hacer contra oficios, acuerdos, modificaciones de presupuesto y controles auxiliares. Lo anterior sin menoscabo de cualquier otra observación que eventualmente pudiera hacer la Gestora Financiera, quien se estaría reincorporando a sus labores el próximo lunes 08 de febrero. Aunado a las observaciones antes descritas, se les indica que dichos informes no dejan ver cuál fue el presupuesto inicial, sus desviaciones y el presupuesto final de egresos. La señora Kathya Rodríguez indica que no es nada satisfactoria la ejecución, le preocupa cuales medidas adicionales se darán para dar más celeridad a esta ejecución, además de desconocer que ha hecho el Banco fiduciario al respecto y qué medidas van a adoptar, pues la orden de inicio del presupuesto se dio desde abril de 2015 y hay contrataciones que iniciaron

3 hasta finales de año, continúa exponiendo la Licda. Rodríguez que hace dichas observaciones sin perjuicio de lo que la Junta Administrativa adopte en cuanto al presente informe. La señora Carmen Muñoz manifiesta que lo indicado por la señora Kathya Rodríguez está directamente relacionado con la presentación del cronograma que evidentemente si se tienen proyectos que están pensados para salir en marzo, abril, mayo, etc., el resultado puede ser igual o peor, pues algunos proyectos tienen su propio tiempo y no se pueden calendarizar y de acuerdo a lo planteado por el señor Diego Delgado el cual indica que se tiene falta de personal para llevar en tiempo las contrataciones, esto no puede seguir funcionando así. El señor Diego Delgado informa que en su representada, no se sienten orgullosos de los resultados, indica que en el tema de Fideicomisos se ha tenido una connotación un tacto estricta, es decir esta dentro de la figura de Fideicomiso pero su operación como tal no está para ser tratada como Fideicomiso. Ante ello se le ha tenido que dar un trato diferencial al tema, a lo interno se han hecho algunas valoraciones, en puntos de rigor para poder llevar más rápido este mecanismo, como utilizar mecanismos electrónicos los cuales ya se tienen en la web, el tema de Compra Red por ejemplo está ya casi aprobado por la Gerencia ante lo que esperarían poder utilizarlo próximamente. Hay otras situaciones que se han valorado en apego al refrendo Contralor, en cuanto a cuáles son las acciones aprobadas que permitan atender los temas de carácter especial, no temas ordinarios lo cual preocupa, pues los fideicomisos se están utilizando para temas ordinarios en la parte operativa. El señor Osvaldo Soto, indica que a pesar de su recién ingreso, está de acuerdo en los señalamientos dados y están valorando los distintos escenarios de manera que se hagan los ajustes necesarios para agilizar los procesos. A las 10:05 se retiran los señores Laura Sanchez y Juan Carlos Bolaños de la Unidad de Trata. A las 10:10 se retira la señora Kathya Rodríguez. Se continúa con la presentación de la Ejecución Presupuestaria. FIDEICOMISO FONDO ESPECIAL: Se hace un detalle de los proyectos financiados con estos fondos a saber: Edificio Delegación de Limón, Radios de Comunicación, Servicio de Plataforma P25, Compra de cuadraciclos, Servicios de Outsourcing, Continuidad de Negocio, Campaña Publicitaria, Portal Institucional, Asesoría y

4 Diagnostico de la Infraestructura Institucional a Nivel Nacional, Planta de Tratamiento de Aguas Residuales en Peñas Blancas, Consulados, Ayudas Técnicas, Pruebas Psicológicas y Reactivos de Laboratorio. INGRESOS: Presupuesto aprobado , ejecutado II semestre , total ejecutado , porcentaje de ejecución 25.06%. EGRESOS: Presupuesto aprobado , ejecutado II semestre: , Total ejecutado , Disponible , Ejecutado 15.21%. La señora Vivian Brenes hace las siguientes observaciones: 1-)El Banco Fiduciario señala que en la subpartida Información, se tuvo una ejecución del 43,96% lo cual equivale al pago de 2,19 millones de colones por concepto de publicaciones de edictos; sin embargo, se les hace la observación de la forma en que pudieron efectuar dicho pago, ya que, si bien a dicha subpartida se le asignaron recursos por medio de una modificación presupuestaria, por parte de la Junta Administrativa no existió acuerdo alguno para que la Gestión Financiera procediera con el traslado de los recursos. El señor Jorge Soto indica que a la hora que la Gestión Financiera pasa los setecientos millones de colones que habían transferido, como en otros proyectos no se había sacado la totalidad del proyecto, el Banco lo tomó de esos recursos, incluso desde antes que la Gestión Financiera transfiriera al Banco el monto de , se consideró como una partida del Banco, esto para no atrasar los procesos de publicación en los periódicos, luego a la hora que la Gestión Financiera transfiere los setecientos millones de colones, de este monto si bien es cierto no se transfirieron los recursos, habían recursos disponibles de otros proyectos que no se utilizaron y se tomaron los La funcionaria Vivian Brenes indica que sería importante que esos detalles queden plasmados dentro del Informe. 2-) En lo que respecta al pago de comisión, se hace la observación de que la Gestión Financiera procedió a trasladar el monto correspondiente al mes de diciembre 2015, para un total de 9,5 millones, lo anterior por cuanto el Banco Fiduciario señala únicamente transferencias por este concepto por un monto de 7,6 millones. 3-) Se les hizo la observación de que la clasificación del gasto correspondiente a la contratación de una consultoría para la implementación de un

5 Sistema para la Continuidad de Negocio (BCP), al parecer estaba incorrecta, ya que en el informe lo clasifican en la subpartida Servicios en ciencias económicas y sociales, mientras que en el Plan Anual Operativo 2015 del citado Fondo, los recursos para tal fin se clasificaron en la subpartida Otros Servicios de Gestión y Apoyo. 4-) Por otro lado, se señaló que en el cuadro Gastos reflejan una ejecución de 20,0 millones de colones para la contratación de ayudas técnicas, cuando para tal fin, solo se trasladaron recursos a la cuenta del Fideicomiso por un monto de 4,8 millones, razón por la que en apariencia hay un error de redacción respecto a este proyecto y el indicado en el punto c). 5-) Con respecto al pago de especies fiscales, se les hizo la misma observación señalada en el punto a) anterior. 6-) Se hizo la observación del sobregiro que el Banco Fiduciario refleja en la subpartida , indicándoles que debían de ampliar más la justificación del mismo y aclarar la misma ya que hay inconsistencias con la justificación indicada en la página número 13 del informe en mención, esto respecto a la compra de pruebas psicológicas y reactivos para examen doping, por lo que debe de existir la mayor transparencia dentro del informe que se está presentando a la Junta Administrativa, y que por ende, se remitirá a la Contraloría General de la República. Se toma nota. FIDEICOMISO FONDO SOCIAL: Se hace la presentación de los siguientes proyectos: Contratación de Ayudas Técnicas, Migra móvil, Servicios Profesionales de Consultor, Traslado de Población Extranjera, Oficina Sanitaria en Peñas Blancas, Proyecto DINADECO, Publicaciones de las Casas de la Alegría. INGRESOS Presupuesto Aprobado , Ejecutado II semestre , total ejecutado , Porcentaje de Ejecución 34.78%. EGRESOS: Presupuesto aprobado , Ejecutado II semestre , Total Ejecutado , Disponible , porcentaje ejecución, 22.11%. Conclusiones: La señora Vivian Brenes hace la observación de que se debe revisar la subpartida del gasto correspondiente al proyecto Impresión de material para las Casas de la Alegría, ya que en varios de los cuadros indicados en el informe, difiere la clasificación que le asignan. La señora Carmen Muñoz, agradece la presentación y espera que la relación con el Fiduciario siga en buenos términos, además se solicita que el día

6 martes próximo sea presentado el informe con los ajustes solicitados. A las diez con cincuenta minutos se retiran los representantes del Banco y las compañeras de la Gestión Financiera, Vivian Brenes, Erika Montenegro, así como la señora Fressy Corrales. A las 10:54 se incorpora la señora Kathya Rodriguez. Después de un intercambio de impresiones se acuerda: Acuerdo único. Se acuerda solicitar a la Dirección General instruir al equipo técnico de la Dirección General (Johnny Marín Artavia, Jefe de Asesoría Jurídica, Gabriela Díaz Díaz, Gestora de Recursos Financieros, Ericka García Díaz, Proveedora Institucional, Gladys Jiménez Arias, Enlace JADGME-BCR) para que de conformidad con lo expuesto por el Banco analice el tema de la Comisión del Fiduciario, y lo planteado en la presente sesión. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las once horas. Carmen Muñoz Quesada Presidenta Agustín Barquero Acosta Secretario