Coordinador EAFIT Virtual

Transcripción

1 Estrategias tecnológicas de Administración i ió del dl tiempo Gustavo Villegas López Coordinador EAFIT Virtual gvillega@eafit.edu.co

2 Expectativas Iniciales Qué espero obtener al final de este curso?

3 El uso del tiempo Pocas personas están dispuestas a reconocer que gran parte dl del tiempo se malgasta. Cómo hacer un mejor uso del dl tiempo? Pasos: Analizar la forma en que se aprovecha en los diferentes e tesambientes be tes( (hogar,,tabajo,d trabajo, diversión, só etc.) considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia

4 Acciones Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas). Este registro le proporciona p un punto de partida para evaluar en qué debe mejorar. Divida cada día en secciones de 30 minutos Registre exactamente a qué se dedicó en cada sección Evalúe el tiempo utilizado entareas productivas e improductivas

5 Trace un plan Fíjese metas personales y profesionales a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida). Cada meta supondrá llevar a cabo una serie de tareas. Construya un horario en el que balancee las actividades id d (incluya días de 24 horas y semanas de 7 días). Tomar tiempo para planificar amplia la visión, produce satisfacción personal, evita el estrés y ayuda a lograr los objetivos.

6 Criterios para priorizar actividades Clasificación de tareas (adaptación a partir de Covey) Más urgentes Menos urgentes Más Importantes t I. Importantes t y II. Importantes t no urgentes urgentes Menos importantes III. Urgentesnono IV. No importantes y importantes no urgentes

7 Listas de chequeo Sirven para asegurar que las actividades iidd que se deben realizar a no se olvidarán. Deben estar visibles No deben dejarse almacenadas en la memoria. Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgode terminar siendo usado por lalista lista.

8 Agendas El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar fechas de entrega de proyectos, etc. Elija el tipo más adecuado a sus necesidades Noescatime costos, compre la mejorque pueda Debe llevarla siempre

9 Úsela con eficacia Separe horariospara realizar tareas del cuadrante II en momentos de máxima energía Defina horariosde descanso No escriba en ella las tareas por hacer Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada día para atender cualquier situación inesperada que surja

10 Cambie su lugar de trabajo Considere su escritorio como una línea de montaje. Por un extremo entran las materias primas (en su mayoríaen forma de papeles) para ser procesados por una máquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa ifi tomar conciencia i de los papeles y las herramientas y el sitio donde deben estar.

11 Cosas que hacer Qué representa esta fotografía? fí

12 Manejo de documentos físicos y electrónicos Solo archive documentos que consultará en el futuro o que requieren algún respaldo. Ordene losarchivos según frecuencia de uso. Separe elarchivomuerto muerto. Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que está en curso. Almacene y elimine i el resto. Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

13 Manejo del correo electrónico El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna acción. Se deben planear en el día momentos para su lectura. El E mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse, archivarse ó re enviarse enviarse de forma inmediata. Consejo: Abra su correo electrónico 1 hora después de que haya iniciado su trabajo.

14 Al gestionar el correo electrónico Correos recibidos cada día (promedio): 30 80% son informativos ó basura (24 mensajes) (Tiempo estimado: 24 minutos) 20% Requieren responder, re-enviar con comentarios ó hacer algo (6 mensajes) (tiempo estimado: 60 minutos)

15 Trabajando con otros Al programar actividades tengo en cuenta la agenda de los demás? Escribo demasiados informes innecesarios? Organizo reuniones sin objetivos concretos y con resultados imprecisos? Siempre llego puntualmente t a las citas y reuniones? Con qué frecuencia suelo interrumpir a los demás? (mi jefe, mis colaboradores lb y compañeros)

16 Sobre las reuniones Realmente es necesario reunirse? Podría ahorrar tiempo no convocando la reunión y hablando hbl personalmente, por teléfono o vía e mail con los otros. Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es útil para todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mínimo. Planee la reunión luego de considerar otras posibilidades.

17 Acerca de las reuniones Quién realmente debe estar presente? Examine los temas a tratar Todos deben estar presentes todo el tiempo? Piense que las personas entrarán y saldrán Deberán desplazarse? Considere otras posibilidades Se pueden tratar otros asuntos en la reunión? Aproveche la situación al máximo Se puede cancelar la reunión? Resuelva los asuntos sin reunirse

18 Manejo del teléfono Al hacer llamadas: Reserve una hora del día para llamar Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada día Tenga claro el objetivo de cada llamada y prepárela como si se tratara de una reunión Asegúrese de tratar todos los temas durante la conversación Haga las llamadas por orden de importancia. i No aplace las urgentes y difícilesil Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

19 Manejo del teléfono Al recibir llamadas: Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo cuando no está preparado. No es descortés hacerle saber a quien llama que es un mal momentopara hablar. Indique a las personas el horario más apropiado para que elo llamen. Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indíquele el día y la hora mas apropiado y apúntelo en su agenda. Siempre responda las llamadas que no contesta.

20 Si lo llaman a ofrecerle un producto o servicio No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harán, y seguramente será en un momento menos apropiado. p No diga que usted los llamará si no piensa hacerlo No pida detalles si no está interesado. No responda a preguntas con oraciones vagas y largas, sea conciso.

21 Programación del tiempo libre No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre. Le ayudará a trabajar bj con mayor eficacia. i El ejercicio ayuda a reducir el estrés y puede ser una pausa útil en caso de que tenga las facilidades para practicarlo al mediodía. Programe su tiempo libre y dedíquelo a las personas y actividades másgratificantes para usted. Valore su tiempo libre: no lo desperdicie haciendo zapping con el control del TV. Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada día.

22 Para finalizar Qué compromisos adquiero luego de este Taller?