PROCEDIMIENTO PARA: RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS PRESENTADAS POR LOS LICITANTES AGOSTO 2006

Transcripción

1 OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS PRESENTADAS POR LOS LICITANTES AGOSTO 2006 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 9 de agosto de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

2 INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS APROBÓ: OFICIAL MAYOR MATERIALES Y SERV. GENERALES LAE. CARLOS PONCE M.C. JAIME SALAZAR SILVA MARTÌNEZ CLAVE PRM /08/2006 Vo. Bo.: COMERI ÍNDICE HOJA 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 5. DIAGRAMA DE FLUJO 6. DESARROLLO 7. REFERENCIAS 8. ANEXOS

3 INTEGRAL DE LA 3 09/08/ OBJETIVO Contar con una herramienta administrativa que permita llevar un adecuado control de las muestras presentadas por los proveedores de los procesos de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y por adjudicación directa.

4 INTEGRAL DE LA 4 09/08/ ALCANCE Aplica a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Adquisición de Bienes, Subdirección de Almacenes y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que requieren de bienes para el desempeño de sus actividades administrativas.

5 INTEGRAL DE LA 5 09/08/ DEFINICIONES 3.1 ADQUISICIÓN: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de un bien mueble o algún derecho real sobre él. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito, a título singular o universal, mortis causa o intervivos. 3.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Características específicas e individualizadas, que distingue un bien mueble de otro, sin las cuales no se podrían cumplir con los fines para los que se requiere utilizar, establecidas por las áreas requirentes y ofrecidas por los licitantes. 3.3 DISPOSICIÓN FINAL: Acto a través del cual se realiza la baja patrimonial (enajenación o destrucción) 3.4 LICITANTE: Persona que participe en cualquier procedimiento de licitación pública o de invitación a cuando menos tres personas. 3.5 MUESTRA: Bien que presenta el licitante y que cumple con las especificaciones técnicas requeridas en las bases de licitación y solicitadas por el área usuaria. 3.6 PERSONA ADJUDICADA: persona física o moral a la cual se le adjudica cualquier procedimiento de contratación. 3.7 PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIOS: Persona que celebre pedidos o contratos de adquisiciones, arrendamientos y/o servicios.

6 INTEGRAL DE LA 6 09/08/ RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD 4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. Autorizar el destino final de las muestras que no sean retiradas por los licitantes y/o proveedores, en el plazo establecido en las bases de licitación DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES Supervisar los trámites Administrativos necesarios para la baja y/o destino final de las muestras que no fueron recogidas por los licitantes y/o proveedores SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Solicitar a los licitantes y/o proveedores la presentación de muestras, cuando así lo determine el Sistema Nacional DIF. Coordinar y vigilar la correcta recepción, guarda, custodia y devolución de muestras presentadas en los procesos licitatorios. Realizar inventarios físicos semestrales para determinar las existencias de muestras y su antigüedad, a fin de tramitar su destino final. Enviar a la Subdirección de Almacenes las muestras de los proveedores adjudicados y requerir a esta, en su oportunidad, su devolución. Elaborar oficios recordatorios a los proveedores para que pasen a retirar sus muestras, en el plazo establecido en las bases de licitación. Elaborar el reporte de los bienes que no recogieron los proveedores en el plazo establecido, los envía a la Subdirección de Almacenes e informa a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para determinar su destino Final SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Recibe, mediante oficio las muestras de los bienes, de la Subdirección de Adquisición de Bienes, donde se indica el proveedor y el pedido que corresponden y los resguarda en los almacenes de la Subdirección, hasta la recepción de los bienes adjudicados. Devuelve las muestras recibidas a la Subdirección de Adquisición de Bienes, a fin de que las entregue a los proveedores que las presentaron, indicando el pedido, partida y nombre del proveedor. Recibe para resguardo de la Subdirección de Adquisición de Bienes, las muestras que no recogieron -los proveedores. En función de la determinación del destino final de las muestras, realiza las acciones para su cumplimiento. Realizar dos inventarios al año de las muestras resguardadas en los almacenes de la Subdirección de Almacenes e informa a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para que se determine su destino final.

7 INTEGRAL DE LA 7 09/08/2006 SUBDIRECTOR DE ASQUISICIÓN DE BIENES SUBDIRECTOR DE ALMACENES DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES DIRECTOR GRAL. DE RECS. MATERIALES Y SERV. GRALES DOCUMENTOS INICIO 1.1 DETERMINA PRESENTACIÓN DE MUESTRAS Y LUGAR Y PARA ENTREGARLAS Y RECOGERLAS 2.1 RECIBE MUESTRAS DE PARTIDAS GANADORAS Y PEDIDO, CON BASE EN ESTO RECIBE BIENES 5.1 RECIBE RESULTADO DE INVENTARIO, DETERMINA DESTINO FINAL Y SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA DGRMSG 6.1 ANALIZA Y LA AUTORIZA LA SOLICITUD DE DESTINO FINAL DE BIENES 1.1 BASE DE LICITACIÓN, OFICIOS 1.2 RECIBE MUESTRAS Y FORMATO RECEPCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS 1.3 CONSERVA MUESTRAS DURANTE EVALUACIÓN TÉCNICA POR EL ÁREA USUARIA O DE LABORATORIO 2.2 DEVUELVE MUESTRAS A LA SUBDIR. DE ADQ. Y ALMACENES Y FORMATO RECEPCIÓN DE MUESTRAS. 7.1 RECIBE AUTORIZACIÓN PARA DESTINO FINAL DE MUESTRAS, INSTRUYE A LA SUBDIR. DE ALMACENES INICIE PROCESO 1.2, 1.6, 2.2 FORMATO 1.5 OFICIO 1.4 EMITIDO EL FALLO DEVUELVE MUESTRAS DE PARTIDAS NO GANADORAS POR 90 DIAS 2.1, 3.1 OFICIO 1.5 LAS MUESTRAS GANADORAS LAS ENVIA A LA SUBDIR. DE ALMACENES PARA RECIBIR BIENES 1.6 LOS LICITANTES O PROVEEDORES SOLO RETIRAN MUESTRAS SI PRESENTAN FORMATO DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS 9.1 RECIBE INFORME DE RESULTADOS DEL DESTINO FINAL DE MUESTRAS E INFORMA A LA DGRMSG 3.2 OFICIO 4.1, 5.1 INVENTARIO FIN 3.1 RECIBE FORMATO Y MUESTRAS, LAS CONSERVA PARA DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR POR UN PERIODO DE 90 DIAS 4.1 LEVANTA INVENTARIO CADA 6 MESES DE LAS MUESTRAS E INFORMA A LA DIR. DE ADQUISICIONES PARA DESTINO FINAL 5.1, 6.1, 7.1 SOLICITUD 3.2 ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR PARA QUE RETIRE MUESTRAS 3.3 DEVUELVE A LA SUBDIREC. DE ALMACENES PARA RESGUARDO LAS MUESTRAS QUE NO FUERON RETIRADAS POR LOS LICITANTES 8.1 RECIBE INSTRUC. DE DESTINO FINAL DE MUESTRAS, REALIZA PROCESO E INFORMA A LA DIR. DE ADQ. Y ALMACENES

8 INTEGRAL DE LA 8 09/08/2006 RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES 1.1 Determina, en las bases de licitación o en los oficios de invitación, la presentación de muestras, así como el lugar, fecha y hora en que deben entregarse y recogerse en la Subdirección de Adquisición de Bienes, una vez terminado el proceso de contratación. En las bases de licitación o en los oficios de invitación se indicará el tipo de pruebas a realizar y el método para ejecutarlas, señalando si la muestra, por la naturaleza de la prueba a la que será sometida no puede ser devuelta al licitante. 1.2 Recibe en el lugar, fecha y hora determinada en las bases de licitación o en oficios de invitación, las mues tras requeridas a los licitantes, solo se recibirán muestras que estén relacionadas en el formato Recepción de Muestras Físicas 1.3 Mantiene las muestras en su custodia y bajo su responsabilidad durante la evaluación técnica realizada por el área usuaria o de algún laboratorio. 1.4 Una vez emitido el fallo del proceso licitatorio correspondiente, las muestras de las partidas que no resultaron ganadoras, se pondrán a disposición de los participantes en el lugar, fecha y hora que se haya indicado en las bases de licitación o en los oficios de invitación, por un periodo de 90 días naturales. 1.5 Las muestras de las partidas que resultaron ganadoras, las envía mediante oficio a la Subdirección de Almacenes, para que se reciban los bienes adquiridos conforme a la especificación de las mismas, junto con el formato Recepción de Muestras Físicas. 1.6 Los licitantes o proveedores solo podrán retirar sus muestras presentando el formato de devolución de muestras debidamente requisitado. SUBDIRECTOR DE ALMACENES 2.1 Recibe por oficio las muestras de las partidas ganadoras y el pedido correspondiente, con base a esta información recibe los bienes verificando las especificaciones requeridas. 2.2 Devuelve las muestras a la Subdirección de Adquisición de Bienes, a través de oficio y el formato Recepción de Muestras Físicas, una vez concluida la recepción de los bienes. SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES 3.1 Recibe oficio, formato y muestras de las partidas adjudicadas, las conserva para su posterior devolución al proveedor hasta un término de 90 días naturales posteriores a la entrega. 3.2 Elabora oficio recordatorio al proveedor para que retire sus muestras, dando un plazo perentorio para su devolución.

9 INTEGRAL DE LA 9 09/08/2006 RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 3.3 Devuelve a la Subdirección de Almacenes para su resguardo, las muestras que no fueron retiradas por los licitantes o proveedores a los cuales se les otorgó un término de 90 días naturales y se les presentó el oficio recordatorio para el retiro de las muestras. SUBDIRECTOR DE ALMACENES 4.1 Levanta un inventario cada seis meses (marzo y agosto) de las muestras que tiene bajo su resguardo y comunica a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, las existencias a fin de que indique el destino final de las mismas. DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES 5.1 Recibe resultado del inventario (cantidad y tipo de muestras que se encuentran resguardadas en almacén). Determina su destino final y solicita autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales 6.1 Recibe solicitud de autorización de destino final de las muestras que no fueron recogidas, la analiza y autoriza por escrito. 7.1 Recibe autorización por escrito para destino final de las muestras, e instruye a la Subdirección de Almacenes inicie proceso. SUBDIRECTOR DE ALMACENES 8.1 Recibe instrucciones de destino final de las muestras; realiza proceso e informa por escrito de los resultados a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes. DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES 9.1 Recibe informe de resultados de destino final de muestras e informa a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y archiva asunto. FIN

10 INTEGRAL DE LA 10 09/08/ REFERENCIAS 7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 4-I-2000, última modificación 7-VII-2005) 7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 20-VIII-2001 ) 7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. (15 de marzo de 2004)

11 INTEGRAL DE LA 11 09/08/2006 NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR REQUISITADO POR: NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN RECEPCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS Tener un control de las muestras que presentan loa licitantes y/o proveedores durante el proceso licitatorio Subdirección de Adquisición de Bienes Este formato es requisitado y presentado por los licitantes al momento de entregar sus muestras 1 Original y 1 copia Original:.- Subdirección de Adquisición de Bienes Copia 1.- Licitante y/o proveedor No. CONCEPTO ANOTAR 1 LICITACIÓN No. El número de la licitación en que esta participando (Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa) 2 Día, mes y año en que se realiza la entrega - recepción de las muestras. 3 CONCEPTO GENERAL El nombre genérico de la licitación en que participa. Ejemplo: Material de limpieza, medicamentos, uniformes de trabajo, etc. 4 LICITANTE El nombre completo del Licitante (persona que participa en cualquier procedimiento de Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa). 5 No. DE PARTIDA El número de partida que esta identificado en las bases, en las invitación o en el anexo técnico del bien del cual se presenta la muestra. 6 CANTIDAD La cantidad de muestras físicas que se entregan en la partida relacionada. 7 MUESTRA El nombre genérico de la muestra física. Ejemplo: Escoba, papel higiénico, overol, pantalón, cuaderno, etc. 8 DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO Las especificaciones principales de la muestra física que se relaciona. Describir detalladamente los componentes físicos del artículo, apariencia física, color, textura, tamaño, peso, volumen, etc. 9. MARCA La marca del artículo que se relaciona. 10 OBSERVACIONES Los comentarios que se considere conveniente para mejor identificación de las muestras o para la entrega recepción de las mismas. 11 SELLO DEL LICITANTE El sello con que se identifica la empresa (en caso de no tener sello, el representante legal deberá anotar su nombre y firma). 12 RECIBIDO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del servidor público que recibe las muestras 13 SELLO RECIBIDO DIF El sello del DIF cunado se reciben las muestras.

12 INTEGRAL DE LA 12 09/08/2006 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES RECEPCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS LICITACIÓN No. (1) DÍA MES (2) AÑO CONCEPTO GENERAL: (3) LICITANTE: (4) No. DE PARTIDA CANTIDAD MUESTRA DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO MARCA (5) (6) (7) (8) (9) OBSERVACIONES (10) SELLO DEL LICITANTE (11) RECIBIDO POR: NOMBRE: (12) FIRMA SELLO RECIBIDO DIF (13)

13 INTEGRAL DE LA 13 09/08/2006 NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR REQUISITADO POR: NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS Tener un control de las muestras que se devuelven a licitantes y/o proveedores que participan en los diversos procesos licitatorios. Subdirección de Adquisición de Bienes Este formato es requisitado y presentado por los licitantes al momento de recoger sus muestras 1 Original y 1 copia Original:.- Subdirección de Adquisición de Bienes Copia 1.- Licitante y/o proveedor No. CONCEPTO ANOTAR 1 LICITACIÓN No. El número de la licitación en que esta participando (Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa) 2 Día, mes y año en que se realiza la devolución de las muestras. 3 CONCEPTO GENERAL El nombre genérico de la licitación en que participa. Ejemplo: Material de limpieza, medicamentos, uniformes de trabajo, etc. 4 LICITANTE El nombre completo del Licitante (persona que participa en cualquier procedimiento de Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa). 5 No. DE PARTIDA El número de partida que esta identificado en las bases, en las invitación o en el anexo técnico del bien del cual se presenta la muestra. 6 CANTIDAD La cantidad de muestras físicas que se devuelven en la partida relacionada. 7 MUESTRA El nombre genérico de la muestra física. Ejemplo: Escoba, papel higiénico, overol, pantalón, cuaderno, etc. 8 DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO Las especificaciones principales de la muestra física que se relaciona. Describir detalladamente los componentes físicos del artículo, apariencia física, color, textura, tamaño, peso, volumen, etc. 9. MARCA La marca del artículo que se relaciona. 10 OBSERVACIONES Los comentarios que se considere conveniente para mejor identificación de las muestras o para la devolución de las mismas. 11 ENTREGADO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del servidor público que entrega las muestras 12 RECIBIDO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del representante legal de la empresa que recibe las muestras

14 INTEGRAL DE LA 14 09/08/2006 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS LICITACIÓN No. (1) DÍA MES (2) AÑO CONCEPTO GENERAL: (3) LICITANTE: (4) No. DE PARTIDA CANTIDAD MUESTRA DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO MARCA (5) (6) (7) (8) (9) OBSERVACIONES (10) ENTREGADO POR: NOMBRE: (11) FIRMA RECIBIDO POR: NOMBRE: (12) FIRMA