Manual de Usuario Sistema de Correspondencia Digital Centralizada. Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de Correspondencia Digital Centralizada Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural

2 Contenido 1. Introducción Objetivo Interfaz de Inicio de sesión Usuario Menú Principal Inicio Bandeja Entrada Pendientes Enviados Archivados Agrupados Documentos Crear nuevo documento Documentos creados Archivos Digitales Hojas de Ruta Lista de Hojas de Ruta Derivación de la Hoja de Ruta Imprimir Hoja de Ruta Seguimiento Reportes Pendientes Oficina Correspondencia Recibida Correspondencia enviada Personalizado Bandeja Entrada Pendientes Archivados Agrupados Documentos Informes Notas Internas Cartas Estadísticas Usuario Cambiar Contraseña Cambiar Datos Usuarios Dependientes Información del Usuario Cerrar Sesión Búsqueda de Documentos Ventanilla Menú Principal Inicio Recepción Correspondencia Recepcionar Pendientes Recepcionados Bandeja Hojas de Ruta Seguimiento Reportes Correspondencia Recibida

3 Correspondencia Enviada Correspondencia Recepcionados Derivados Pendientes Usuario Cambiar Contraseña Cambiar mis datos Información del usuario Cerrar Sesión Búsqueda de Documentos Pasajes y Viáticos Inmediato Superior Funcionario en Comisión FUCOV Edición POA Presupuesto Adjuntos Usuario Pasajes y Viáticos Modificación de la fecha de inicio y fin de la comisión Asignación de pasajes Impresión de FUCOV Pasajes autorizados Informes pendientes de descargo Usuario Planificación Usuario Presupuesto Anexo Anexo

4 1. Introducción El Sistema de Correspondencia Digital Centralizada administrará el flujo de la correspondencia interna y externa generada en el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural. 2. Objetivo El presente manual tiene como objetivo proveer de una guía a los usuarios del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, y oficinas dependientes en el Manejo del Sistema de Correspondencia Digital Centralizada. 3. Interfaz de Inicio de sesión Para iniciar sesión debe ingresar en el navegador de internet la siguiente dirección: Fig. 1 Para la autenticación, ingrese su nombre de usuario y contraseña, el cual se le proporcionara mediante el área correspondiente. Fig. 2 El sistema verificará la autenticación del usuario y contraseña, si son correctas el usuario ingresará al sistema y podrá acceder a las opciones según su perfil de acceso, en caso de ingresar datos incorrectos el sistema mostrará un mensaje de error. 4

5 Fig. 3 4 Usuario El Usuario es el que realiza las acciones de crear, recepcionar, agrupar, derivar y archivar correspondencia interna y externa. Vista de la Página Principal de usuario Fig. 4 Los bloques de la Figura 4 son detallados a continuación. 6 5

6 4.1 Menú Principal El menú principal muestra todas las opciones a las que el usuario tiene acceso dependiendo del tipo de usuario que tiene asignado Inicio Bandeja La opción Inicio muestra la Página Principal, ver Figura 4. La opción Bandeja muestra las opciones para la atención de la correspondencia entrante y saliente Entrada Toda la correspondencia derivada al usuario, primero llega a la bandeja de Entrada, el estado de los documentos en este momento es No recibido. Vista de la bandeja de entrada. Fig. 5 6

7 En caso de no tener correspondencia, el sistema muestra el mensaje: Se distinguen tres tipos de correspondencia en la Figura 5: Oficial, Oficial Urgente y Copia, estos tipos de Hoja de Ruta serán explicados en Hojas de Ruta. Para recibir una Hoja de Ruta hacer clic en, el sistema mostrará un mensaje de confirmación: Fig. 6 Después de Aceptar, la Hoja de Ruta pasa a la bandeja de Pendientes. La condición para recepcionar una hoja de Ruta es que el usuario reciba el documento Físico Pendientes La Bandeja de pendientes muestra una lista de los trámites que el usuario Aceptó de la Bandeja de entrada. Vista de la Bandeja de trámites Pendientes. g a d b c f e Fig. 7 7

8 Donde: a. Filtrar: realiza la búsqueda de hojas de ruta según la palabra que se introduzca. b. Ordenar por: ordena de forma ascendente o descendentemente de acuerdo al criterio seleccionado. c. Mostrar: muestra documentos oficiales, copias o ambos. d. Detalle del documento: al hacer clic sobre el detalle del documento el sistema muestra la siguiente información. Imprimir Descripción Descargar Adjunto Fig. 8 Se puede imprimir esta descripción haciendo clic en Imprimir, también puede descargar el archivo adjunto haciendo clic en el nombre del archivo, ver figura 8. e. Derivar: este proceso se explicará en Hojas de Ruta. f. Generar Respuesta: permite crear un documento para responder al remitente. Para generar una respuesta, hacer clic en, el sistema mostrará una lista de tipos de documentos que puede generar, seleccione uno y Acepte. Fig. 9 Después de Aceptar, el sistema mostrará la página de edición de documentos para que el usuario llene el formulario del documento que seleccionó. 8

9 Fig. 10 Después de llenar los datos del formulario, hacer clic en o para guardar el documento. La Figura 10 muestra que se ha generado un nuevo Número de CITE para el documento, pero el Número de hoja de Ruta es el Mismo que tiene la Hoja de Ruta a la que se está respondiendo. Fig. 11 Después de ser guardado, el documento puede ser derivado, la diferencia entre una derivación normal y una Respuesta Generada es que el usuario sólo puede derivarlo al mismo remitente. 9

10 El campo Acción indica la acción debe realizar el destinatario. El usuario puede adicionar un documento creado escribiendo el Número de CITE en el campo Adjunto. Para derivar la correspondencia, hacer clic en el botón un posible destinatario. ya que hay sólo Fig. 12 g. Agrupar y Archivar. Fig. 13 Para realizar otras acciones para el trámite, hacer clic en el selector, como se muestra en la Figura 13, el sistema habilitará dos opciones en el submenú, Agrupar y Archivar, y debajo los Números de Hoja de Ruta seleccionados, como se visualiza en la Figura

11 Fig. 14 Agrupar Selecione las Hojas de Ruta para agruparlas, como muestra la figura 14, luego hacer clic en el botón. Fig. 15 En la figura 15, seleccione cual de las Hojas de Ruta será la pricipal, y luego clic en, el sistema muestra el detalle de la agrupación. Fig. 16 Hacer clic en para regresar a agrupar. Para Imprimir la carátula de agrupación hacer clic en. 11

12 Fig. 17 Después de agrupar las hojas de ruta, la bandeja de Pendientes sólo mostrará la Hoja de Ruta que seleccionó como principal. Fig.18 La Figura 18 muestra la Hoja de Ruta con el estado Agrupado. Archivar El archivo puede considerarse como la parte final de un trámite. Para archivar una Hoja de Ruta seleccione el documento, luego hacer clic en. 12

13 Fig. 19 El sistema muestra las opciones de Archivo, ver Figura 20. Fig. 20 El usuario debe seleccionar la carpeta donde se archivará la Hoja de Ruta, luego hacer clic en, el sistema mostrará un mensaje. Fig

14 Tiempo de Permanencia en la Bandeja de Pendientes El tiempo de Permanencia de una Hoja de Ruta, en la Bandeja de Pendientes, es contabilizado desde su recepción, y es señalado con un color específico, como se detalla a continuación. Horas o más Color 14

15 Enviados Muestra la correspondencia enviada por el usuario que aún no fue recibida por el destinatario. Fig. 22 Para generar Excel, seleccione el documento, como muestra la figura 22, El sistema generará un documento Excel con el siguiente Contenido: Cancelar Derivación Fig. 23 El usuario puede cancelar una derivación si y sólo si el destinatario no ha recepcionado la Hoja de Ruta, para cancelar hacer clic en, el sistema pedirá una confirmación: Fig. 24 Después de cancelar la derivación, la Hoja de Ruta vuelve a la bandeja de Pendientes del Usuario. 15

16 Fig. 25 Imprimir Enviados. Para imprimir hacer clic en el botón Fig. 26 Para imprimir la página haga clic en el número de derivación que corresponde, el sistema mostrara la siguiente página para imprimir: 16

17 Fig Archivados Los trámites concluidos son archivados en carpetas, estos trámites pueden ser vistos desde la opción Archivados. Vista de la correspondencia archivada. Fig. 28 Para ver el detalle de la correspondencia archivada, hacer clic sobre el nombre de la carpeta. 17

18 Seguimiento Regresar Trámite a Pendientes Fig Agrupados Muestra las Hojas de Ruta agrupadas por el usuario. Vista de los Trámites Agrupados. Seguimiento Fig. 30 Para ver el seguimiento hacer clic en el NUR. Descripción del documento Adjuntos Fig. 31 Para ver una descripción del documento, hacer clic sobre la Referencia o Documento, también se puede descargar el documento adjunto y los Documentos Adjuntos de las derivaciones. 18

19 4.1.3 Documentos Esta opción permite al usuario realizar tareas relacionadas con los Documentos Crear nuevo documento Con esta opción podemos el usuario puede crear documentos Nuevos, hay tres tipos de documentos que se pueden crear: Informe, Nota Interna y Carta. El informe y la nota Interna son similares, la carta tiene algunas diferencias. Crear Informe y Nota Interna Fig. 32 Para crear un informe hacer clic en, para crear una Nota Interna hacer clic en, el sistema mostrará el formulario de creación del documento. Lista De Destinatarios Fig

20 Los datos: Nombre del destinatario, Cargo Destinatario, Remitente y Cargo Remitente son obligatorios, en caso de omitir alguno el sistema muestra un mensaje de advertencia. Fig. 34 Para crear el Documento hacer Clic en el botón, si los datos son correctos el sistema mostrara el formulario de Edición del Documento, en la edición el usuario puede adjuntar algún archivo o cambiar los datos antes de derivar el documento. Fig

21 Para editar el documento hacer clic en o en el botón. Para Adjuntar documentos hacer clic en la pestaña Adjuntos El sistema muestra la pagina para subir archivos. Fig. 35 Fig. 36 Hacer clic en el botón y seleccionar el documento haciendo clic en el botón. Fig

22 El nombre del archivo aparece en la página, ver figura 38. Para subir el archivo hacer clic en el botón lista de Archivos Adjuntos. Fig. 38, el sistema mostrara el nombre del archivo en la Fig. 39 Se pueden adjuntar varios archivos, como se observa en la figura 40. Fig.40 Para descargar el archivo hacer clic sobre el nombre del archivo, para eliminarlo de la lista hacer clic sobre Eliminar, el sistema elimina el documento sin pedir una confirmación. 22

23 Crear Carta: Para crear una carta, hacer clic en de la Figura 32. El sistema muestra el formulario para la creación de documentos, que es similar a la creación de Informes o Notas internas con las diferencias en la Figura 41. Fig. 41 Los campos Título e Institución Destinatario no son requeridos en Informe y Nota Interna. Para crear la Carta hacer clic en el botón, el sistema creará la Carta, al igual que para el Informe, mostrara el formulario de Edición del Documento. 23

24 Fig. 42 Para guardar los cambios hacer clic en Como se resalta en la Figura 42, hay 4 opciones para el documento y se detallan a continuación. Tiene la misma función que el botón: Descargar una copia en formato PDF para su impresión. El documento DPF muestra los datos del documento debidamente ordenados, con una Imagen propia de la Entidad a la que el usuario pertenece, y pie de página. 24

25 Fig. 43 Derivar la correspondencia a partir del documento creado, si ya está derivada se muestra en seguimiento. Este proceso de derivación será explicado en Hojas de Ruta. Permite descargar una copia del documento en Microsoft Word para su edición, las modificaciones hechas en este documento Word no se guardarán en el sistema Documentos creados Esta opción lista todos documentos creados por el usuario. La Figura 44 muestra una vista de todos los documentos que el usuario creó. a b Fig

26 Donde: a. Lista por tipos de documento. Muestra sólo los Informes creados, que son 2 para el ejemplo. Fig. 45 b. Editar Documento, estos links tienen la misma función que el botón, llevan a la modificación del documento. c. Derivar Documento, estos links tienen la misma función que el botón, permiten realizar la derivación del documento. La derivación se explicará en Hojas de Ruta Archivos Digitales Contiene todo lo referente a los archivos digitales que fueron subidos por los usuarios durante la creación o derivación de correspondencia, figura 46 muestra un ejemplo de documentos digitales. c Fig. 46 Donde: a. Links para descargar los archivos adjuntos. b. Links para editar los documentos. a b 26

27 c. Links para el seguimiento de la hoja de ruta. El seguimiento se explicará en Seguimiento Hojas de Ruta Las hojas de ruta son los documentos que son derivados entre entidades, oficinas y usuarios de acuerdo a la jerarquía establecida en el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural Lista de Hojas de Ruta La figura 47 muestra la lista de Hojas de Ruta generadas por el usuario. Derivación d c a b Donde: Fig. 47 a. Seguimiento a la Hoja de Ruta, se explicara en la sección Hojas de Ruta. b. Crear un documento a partir del NUR de la Hoja de Ruta. Esta opción permite crear un nuevo Documento y enlazarlo al NUR de la Hoja de ruta existente. Al hacer clic sobre el botón, en la figura 47, el sistema muestra lo siguiente: Fig

28 El usuario debe seleccionar el tipo de Documento que adjuntará, como en la Figura 48. Estos tipos de documentos son los mismos que se muestran en Crear Documentos. Al hacer clic en Aceptar, el sistema muestra la página de edición de documentos. El sistema Asigna un CITE al documento creado, pero el número de hoja de ruta es heredado de la Hoja de Ruta a la que se está adjuntando el Documento. La diferencia entre Adjuntar Documento y Generar respuesta, en la sección PENDIENTES, es que en al adjuntar un documento el usuario puede derivarlo a cualquier otro usuario al que tenga permitido hacerlo, mientras que en Generar Respuesta sólo puede derivarlo al remitente que le derivó la Hoja de Ruta. Fig

29 c. Impresión de la Hoja de Ruta. Para imprimir la hoja de ruta, hacer clic en el botón de la Figura 47, el usuario puede descargar un documento PDF que contiene la Hoja de Ruta, como se muestra en la Figura 50. Fig. 50 El sistema Incluye el Logo de la Entidad a la que el usuario pertenece en la Hoja de Ruta. d. Estado Derivación de la Hoja de Ruta. El proceso de derivación consiste en enviar la Hoja de Ruta a un destinatario. En este proceso se pueden incluir documentos generados como respuesta. 29

30 Vista de la Página de derivación: Destinatarios Permitidos Derivación Fig. 51 En este caso se derivaron tres copias y la Oficial. Fig

31 Para eliminar la derivación hacer clic en el cuadro Eliminar, el sistema eliminará la derivación sin pedir confirmación, se puede hacer la eliminación mientras el usuario esté en ésta página o ingresando por la opción Bandeja y luego Enviados. La Hoja de Ruta permanecerá en la Lista de Hojas de Ruta mientras no se derive el documento oficial. El botón permite descargar la hoja de ruta en formato PDF, como se muestra en la Figura 53. Fig

32 La opción sólo aparece cuando el usuario deriva documentos que él mismo creó Imprimir Hoja de Ruta Para Imprimir la Hoja de Ruta introduzca el Número de la Hoja de Ruta en el campo de texto. Fig. 54 Luego hacer clic en el botón PDF para imprimirla., con esta acción el usuario descargará la hoja de Ruta en Seguimiento El seguimiento es la visualización de todos los usuarios que recepcionaron y derivaron una Hoja de Ruta. Vista de la página Seguimientos. Seguimiento Fig. 55 Para ver el seguimiento de una hoja de Ruta, hacer clic en el número de Hoja de Ruta o en el Botón. 32

33 Descripción del documento Adjuntos Fig. 56 Para ver la descripción del Documento, hacer clic en el CITE del documento, el sistema mostrará la pagina de la Figura 57. Fig

34 4.1.6 Reportes Los reportes son resultados de Búsquedas basadas en el estado de las Hojas de Ruta de una oficina Pendientes Oficina Vista gráfica de los Trámites Pendientes de una oficina. Fig

35 Esta opción sólo está habilitada para los responsables de la Oficina, los usuarios dependientes no la pueden visualizar Correspondencia Recibida Lista de Oficinas Fig. 59 En el campo De puede seleccionar una oficina específica o por defecto el sistema selecciona todas las oficinas. La fecha tiene el formato: Año-Mes-día. Fig. 60 Para ver el reporte hacer clic en 35

36 Seguimiento Fig Correspondencia enviada El proceso para ver la correspondencia enviada por el usuario es similar al de la correspondencia Recibida. El sistema muestra la lista de Trámites. Fig. 62 Fig

37 Personalizado Para ver un reporte más específico se puede personalizar la búsqueda. Fig. 64 El usuario puede seleccionar la oficina, el estado y la fecha de la correspondencia para generar un reporte. Estado Fig. 65 Para imprimir el reporte hacer clic en 4.2 Bandeja La sección Bandeja, de la Página Principal, contiene accesos directos que llevan a las opciones de Documentos del menú principal. 37

38 Fig Entrada La opción entrada muestra la Bandeja de Entrada de Documentos. Fig Pendientes La opción Pendientes muestra los trámites Pendientes. Fig

39 4.2.3 Archivados La opción Archivados muestra las carpetas con los trámites archivados. Fig Agrupados La opción Agrupados muestra la lista de los trámites Agrupados. 4.3 Documentos Fig. 70 Este bloque contiene Accesos directos para los Documentos. Fig

40 4.3.1 Informes La opción informes muestra los Documentos de Tipo Informe creados por el usuario. Fig Notas Internas La opción Notas Internas muestra los Documentos de Tipo Nota Interna creados por el usuario. Fig Cartas La opción Cartas muestra los Documentos de Tipo Carta creados por el usuario. 4.4 Estadísticas Fig. 74 Las estadísticas muestran gráficamente el estado de los trámites de los usuarios que pertenecen a una oficina, el cual es visible según el nivel jerárquico del usuario. 40

41 Fig Usuario Este bloque permite al usuario modificar su contraseña o sus datos personales. Fig

42 4.5.1 Cambiar Contraseña El usuario debe introducir su contraseña anterior e introducir su nueva contraseña con más de seis caracteres. Fig Cambiar Datos Introduzca los nuevos datos en los campos respectivos y luego clic en el botón Fig Usuarios Dependientes Este bloque muestra la lista de todos los usuarios dependientes. 42

43 Fig Información del Usuario Para ver la información del usuario hacer clic en el botón marcado a continuación: Fig. 80 El sistema muestra la siguiente página con la información personal del Usuario: 43

44 Fig Cerrar Sesión Botón para salir del sistema Fig Búsqueda de Documentos Realiza la búsqueda de documentos en el sistema. Fig. 83 Para realizar la búsqueda de un documento, introduzca el NUR, CITE o la referencia del Documento. Fig

45 Resultado de la búsqueda: Fig. 85 Puede introducir sólo parte del número del documento o referencia. Fig. 86 El resultado de la búsqueda mostrará una lista de documentos con la palabra info incluida en su referencia. Fig

46 Al hacer clic sobre el botón o el NUR, el sistema mostrará el seguimiento del documento: Fig. 88 AL hacer clic sobre el Número de CITE, el sistema mostrará la descripción general del documento. Fig

47 Si un documento no es encontrado el sistema muestra el mensaje: Fig. 90 Para hacer una búsqueda detallada, hacer clic en o hacer clic en el botón con el cuadro de texto vacio, el sistema muestra la siguiente página. Parámetros de Búsqueda Fig. 91 Hay 5 parámetros de búsqueda. Ahora puede realizar la búsqueda por destinatario y remitente. Fig. 92 El resultado es el siguiente: 47

48 Fig. 93 El buscador mostrará solamente documentos que pertenezcan a la oficina del usuario. 48

49 5 Ventanilla El usuario Ventanilla es el que realiza las acciones de recepcionar y derivar correspondencia externa. Vista de la Página Principal del usuario Ventanilla Fig. 5.1 Los bloques de la Figura 5.1 son detallados a continuación. 5.1 Menú Principal El menú principal muestra todas las opciones a las que el usuario ventanilla tiene acceso Inicio La opción Inicio muestra la página Principal, ver Figura Recepción Correspondencia La opción Recepción permite la recepción de Correspondencia Externa. Vista de la página recepción de correspondencia. 49

50 Fig Recepcionar Para la recepción de correspondencia todos los campos, excepto referencia, adjunto y Nº de hojas, son obligatorios. En caso de omitir alguno el sistema muestra un mensaje de error. En caso de que el destinatario esté en la lista de Destinatarios, en la parte derecha del formulario, puede seleccionarlo para que el sistema cargue sus datos. Fig

51 Si los datos fueron llenados correctamente, el sistema asigna Número de Hoja de Ruta y muestra el formulario para su edición. Fig. 5.4 A continuación se explican los controles del formulario de la Figura 5.4 Figura 5.2. Carga el formulario de recepción de correspondencia Externa, como en la Descarga la Hoja de ruta en formato PDF para su impresión. 51

52 Fig. 5.5 : Permite derivar la Hoja de Ruta Externa. Vista del Formulario de derivación. 52

53 Fig. 5.6 Donde: Derivar a: Muestra la lista de destinatarios a los cuales el usuario de ventanilla puede derivar los documentos. Acción: Muestra la lista de acciones para la hoja de ruta. Fig. 5.7 Adjunto: Permite adjuntar otra hoja de ruta creada anteriormente, para ayudar al usuario el sistema muestra una lista con los Números de Hojas de Ruta creados. Fig

54 Proveído: Proveído de la Hoja de Ruta. : Derivar el documento oficial. : Derivar una copia del documento. : Si el usuario creó el Documento, puede imprimir la Hoja de ruta, como en la Figura Pendientes Los pendientes son los documentos que fueron recepcionados pero aún no fueron derivados. Vista de la página Pendientes. Buscar Doc. Por Cite Derivar Editar Fig. 5.9 Después de que un documento es derivado, éste desaparece de la lista de pendientes Recepcionados Muestra la correspondencia recepcionada por el usuario. Fig

55 Esta es similar a la Figura 5.9, con la excepción de que cuando un documento está derivado, en el campo acción aparece el link Derivado y muestra el seguimiento del Trámite como en la Figura Fig El seguimiento de documentos se describe en el punto Se puede buscar un documento introduciendo el número de Hoja de Ruta en el buscador, el sistema muestra los resultados de la búsqueda mientras se escribe en el buscador Bandeja Fig La opción Bandeja muestra las opciones para la atención de la correspondencia entrante y saliente, estas opciones son explicadas en el punto Hojas de Ruta La opción Hojas de Ruta muestra la lista de Hojas de Ruta generadas por el usuario como en la Figura

56 Derivar Imprimir Seguimiento Figura 5.13 Si el documento ya esta derivado se puede ver el seguimiento Seguimiento Reportes La opción Seguimiento se explica en el segmento A diferencia del usuario común, que tiene 4 opciones, el usuario ventanilla sólo tiene 2 opciones, como se observa en la Figura Las opciones se describen a continuación. Figura Correspondencia Recibida Muestra los documentos recepcionados por ventanilla entre las fechas seleccionadas. Figura

57 Para seleccionar las fechas hacer clic en los cuadros de texto, en ambos casos el sistema mostrará un calendario para seleccionar la fecha, como en la Figura 5.15, para seleccionar la fecha actual directamente presiones el botón. Después de seleccionar la fecha, el sistema mostrará la lista de documentos. y Figura 5.16 La única acción que se puede realizar en esta página es la impresión, haciendo clic en Correspondencia Enviada Esta opción se explica en el segmento Correspondencia El bloque correspondencia es descrito a continuación. Figura Recepcionados Esta opción es un acceso directo a Recepcionados. 57

58 Fig Derivados Esta opción es un acceso directo a la opción Enviados de la Bandeja de Entrada. Fig Las acciones en este formulario son explicadas en el punto Pendientes Esta opción es un acceso directo a la bandeja de Pendientes en Recepción Correspondencia. Fig

59 5.3 Usuario Esta opción permite la modificación de la información del usuario Cambiar Contraseña Esta opción se explica en la sección Cambiar mis datos Esta opción se explica en la sección Información del usuario Esta opción se explica en la sección Cerrar Sesión Esta opción se explica en la sección Búsqueda de Documentos Esta opción se explica en la sección Pasajes y Viáticos Éste módulo permite realizar el trámite para el pago de pasajes y viáticos anticipados, según el reglamento establecido. Para el proceso se definen los siguientes usuarios: Inmediato Superior Funcionario en Comisión Responsable de Pasajes y Viáticos Responsable de Planificación Responsable de Presupuesto El proceso de una solicitud de pasajes y viáticos es descrito a continuación. 6.1 Inmediato Superior El proceso se inicia con un Memorándum generado por el Inmediato Superior, quien es el encargado de autorizar el viaje. Ingrese a la opción Documentos y Crear Nuevo Documento, seleccionar la opción Memorándum. 59

60 Vista del Memorándum: Para iniciar un proceso de pasajes y viáticos, seleccione Viaje Comisión y FUCOV, el formulario mostrará los campos adicionales necesarios para la comisión de viaje, como se muestra a continuación: 60

61 A B C D E F G Dónde: A: Motivo del viaje de comisión. B: Ciudad o localidad desde donde el funcionario en comisión saldrá de viaje. C: Ciudad o localidad donde se efectuará la comisión, por ejemplo: D: Aclaración detallada del motivo de viaje de comisión. E: Fecha y hora en la que el funcionario debe estar presente en el lugar de la comisión. F: Fecha y hora de conclusión de la comisión, por ejemplo: 61

62 Las fechas de inicio y fin de la comisión no pueden ser retroactivas, por ese motivo el sistema sólo permite seleccionar desde la fecha actual en adelante. G: Aclaraciones o comentarios, este campo es opcional. Una vez creado el documento el sistema le asigna un número de hoja de ruta, ese es el número que se utilizará en todo el trámite. Para Imprimir el memorándum, hacer clic en el botón viaje en formato PDF (Ver anexo 2.1)., el sistema creara un Memorándum de Después de imprimir el memorándum se lo deriva al funcionario en comisión. 6.2 Funcionario en Comisión El funcionario en comisión es el encargado de elaborar el FUCOV y adjuntarlo al trámite, para esto debe coordinar con el responsable de Pasajes y Viáticos. Después de ser derivado, por el inmediato superior, el trámite se encuentra en la bandeja de entrada del funcionario en comisión, el funcionario recepciona la hoja de ruta e ingresa a la bandeja de Pendientes de atención, donde se encuentra la hoja de ruta: 62

63 6.2.1 FUCOV Para crear un formulario de viaje (FUCOV) haga clic en FUCOV, como se observa en la siguiente figura:, luego seleccione la opción Al RESPONDER CON FUCOV, el sistema crea un FUCOV con su respectivo CITE y le asigna la hoja de ruta correspondiente al Memorándum. El FUCOV tiene 4 partes: A continuación se describen las 4 partes de un FUCOV Edición Esta sección muestra los campos necesarios para realizar el cálculo de los viáticos, como se muestra a continuación: 63

64 A B C D E F G Dónde: A. Viaje: La zona de viaje define el viático por día para realizar el cálculo. B. Autoriza el viaje, Nombre y cargo del Funcionario que creó el Memorándum. C. Funcionario en comisión, nombre y cargo del funcionario que creó el FUCOV. 64

65 D. Motivo, motivo del viaje. E. Información de la comisión Estos campos deben ser llenados en coordinación con el responsable de pasajes y viáticos. ORIGEN y DESTINO son cargados desde el memorándum de viaje. FECHA Y HORA DE SALIDA son el momento en el cual el funcionario deja las oficinas del Ministerio. FECHA Y HORA DE RETORNO son el momento en el cual el funcionario llega a las oficinas del Ministerio. VIATICOS, es el porcentaje de financiamiento que será cubierto por el Ministerio. A continuación se detallan los porcentajes de financiamiento: Financiador Cubre % Financiamiento MDPyEP 100 Otra Institución Hospedaje 70 Hospedaje y alimentación 25 Renuncia de Viáticos 0 DESC. IVA es el descuento por facturas, si el funcionario presentará facturas para el descargo, seleccionar No. GASTOS REPRES. Los gastos de representación se habilitan cuando el viaje es al exterior. F. Cálculo de viáticos El cálculo de viáticos es realizado de forma automática por el sistema con la información de la comisión, el único campo a llenar es TOTAL PASAJES, como se observa a continuación. G. Justificación de viaje en fin de semana. En caso de que el viaje se realice en fin de semana o feriado, el sistema exigirá una justificación. 65

66 POA Esta sección es para seleccionar la actividad del POA a la que se está apoyando con la comisión del viaje. El formulario muestra la Unidad ejecutora del POA para la oficina a la que el funcionario pertenece. Hay 3 selectores para el Objetivo de Gestión, Objetivo Específico y Actividades, los tres campos son obligatorios Presupuesto En esta sección el funcionario debe seleccionar la fuente de financiamiento que tiene asignados los recursos para su oficina. 66

67 El sistema muestra las partidas de gasto, el saldo disponible, el monto solicitado y el saldo que quedaría después de la asignación del presupuesto, en caso de que no haya suficiente saldo el sistema muestra un mensaje de advertencia Adjuntos Como parte del sistema de correspondencia, el funcionario puede adjuntar cualquier documento al trámite. Después de llenar correctamente los datos del formulario, hacer clic en el botón sistema mostrará el siguiente mensaje:, el 67

68 Caso contrario, revisar que todos los campos obligatorios estén llenados. Una vez modificado el documento derivarlo al responsable de Pasajes y Viáticos para la asignación de Pasajes. 6.3 Usuario Pasajes y Viáticos Una vez adjunto y modificado el FUCOV llega a la bandeja de entrada del usuario de Pasajes y Viáticos. Antes de recepcionar el trámite, el usuario puede ingresar al detalle para ver el Memorándum de asignación de la comisión, como se muestra a continuación. 68

69 También puede ver los documentos adicionados al trámite. Hacer clic en el número de hoja de ruta para ver seguimiento. En el seguimiento se puede observar el FUCOV que fue adjuntado y modificado por el funcionario que viaja, hacer clic en el nombre del FUCOV para ver el detalle, como se observa a continuación. 69

70 De vuelta en la bandeja de entrada, recepcionar la hoja de ruta. Después de recepcionar ingresar en la bandeja de pendientes. Para atender el trámite, ingresar en el detalle, como se muestra en la figura anterior. 70

71 El sistema ahora muestra la interfaz para que el Responsable de Pasajes y Viáticos pueda realizar los cambios Modificación de la fecha de inicio y fin de la comisión Las fechas de inicio y fin de la comisión en el FUCOV pueden ser modificadas por el usuario de Pasajes y Viáticos, dependiendo de la disponibilidad de los pasajes. 71

72 Para cambiar las fechas del FUCOV, seleccione la fecha y hora de Inicio, y la Fecha y Hora de Conclusión, luego haga clic en el botón. Según se realicen los cambios en las fechas de inicio y fin, el cálculo de los viáticos se va actualizando Asignación de pasajes Para asignar pasajes hacer clic en el botón, el sistema mostrará el siguiente formulario: Después de llenar todos los campos hacer clic en el botón, caso contrario hacer clic en. El sistema permite adicionar los pasajes por tramos, para el ejemplo se adicionarán 3 tramos, quedando la lista de pasajes asignados de la siguiente manera: En caso de haber un error, en la parte derecha se tiene la opción Eliminar. Ya que en algunos casos no es necesario asignar un pasaje la asignación es opcional Impresión de FUCOV Una vez asignados los pasajes, el usuario está listo para Autorizar el Trámite, para lo cual debe hacer clic en la opción Autorizar FUCOV, que se encuentra en la parte inferior del Formulario. Para Autorizar el sistema pedirá una confirmación: 72

73 Hacer clic en Aceptar, el trámite ya está autorizado por tanto ya no es posible modificar la información de la comisión. Ahora el Responsable de pasajes y Viáticos puede imprimir el FUCOV haciendo clic en el botón ubicado en la parte inferior del formulario (ver Anexo 2.2 FUCOV) Pasajes autorizados Para ver todos los pasajes autorizados hacer clic en la opción Pasajes y Viáticos del menú principal. CITE NUR El sistema muestra una lista de todos los FUCOVS autorizados, permitiendo realizar una búsqueda avanzada donde: Funcionario: Nombre del funcionario en comisión. Boleto: el número de boleto asignado en el pasaje. Oficina: todas las oficinas de la entidad. Para ver el seguimiento de la hoja de ruta, hacer clic sobre el NUR, el sistema mostrará lo siguiente: 73

74 Para ver el detalle completo del FUCOV autorizado y los pasajes asignados, hacer clic en el CITE, como se ve a continuación: Haciendo clic en el botón se imprime el FUCOV correspondiente. 74

75 6.3.5 Informes pendientes de descargo Muestra una lista de todos los funcionarios que no crearon su respectivo informe de descargo dentro los 8 días de concluida su comisión. Para ver este listado hacer clic en la opción Informes Pendientes en el submenú. Vista de los informes pendientes: La diferencia con los pasajes autorizados es que aquí se cuentan los días que pasaron desde la fecha de retorno registrada en el FUCOV hasta el día de hoy. 6.4 Usuario Planificación 6.5 Usuario Presupuesto 75

76 Anexo 1. Figuras Figura Descripción Figura Descripción Bandeja de Entrada Derivado a Correspondencia Pendiente Proveído Correspondencia Archivada Ver seguimiento Correspondencia Agrupada Correspondencia Agrupada Documentos Derivar Correspondencia Cambiar Contraseña Cambiar Datos Recepcionar Correspondencia Generar Respuesta Crear Documento A Partir de NUR Seguimiento, Usuario por donde la correspondencia pasó. Seguimiento, Usuario donde se encuentra actualmente la Hoja de Ruta Agrupar Correspondencia Derivar Correspondencia Archivar Correspondencia Editar Documento Usuario Mujer Guardar Usuario Hombre Descargar en PDF Imprimir Editar en Word Ver Resultados De Búsqueda 76

77 Figura Descripción Documento Oficial Urgente Documento Oficial Documento Copia 2

78 Anexo 2 DOCUMENTOS 3

79 Anexo 2.1 Memorándum de viaje. 4

80 Anexo 2.2 FUCOV 5