CODICE CORRESPONDENCIA DIGITAL

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1 REGLAMENTO MANUAL REGLAMENTO DEL USUARIO SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL MANUAL CENTRALIZADA DEL USUARIO SISTEMA DE CODICE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA 2014 CODICE APROBADO MEDIANTE: RESOLUCIÓN MINISTERIAL N 255 DE 01 DE JULIO

2 (PRIMERA PARTE) REGLAMENTO PARA USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE

3 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE (PRIMERA PARTE) REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE EN EL MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE CONTENIDO TÍTULO I GENERALIDADES CAPÍTULO ÚNICO DISPOSICIONES GENERALES Página Art. 1 Objetivo del Reglamento 1 Art. 2 Conceptos 1 Art. 3 Base Legal 1 Art. 4 Ámbito de Aplicación 2 Art. 5 Aprobación 2 Art. 6 Difusión y Aplicación 2 Art. 7 Responsables de su Aplicación 2 Art. 8 Revisión, Actualización y Modificaciones 2 TÍTULO II SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA - CODICE CAPÍTULO I ASIGNACIÓN, USO, MANEJO DISPOSICIÓN DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA - CODICE Art. 9 Asignación de cuenta en el CODICE 3 Art.10 Correspondencia Interna 3 Art.11 Consideraciones imprescindibles y obligatorias para la Correspondencia Interna 3 Art.12 Correspondencia Externa 3 Art.13 Características de la Hoja de Ruta 3 Art.14 Plazos 4 Art.15 Horarios 4 Art.16 Procedimiento 4 CAPÍTULO II RESPONSABILIDADES OBLIGACIONES Art.17 Responsabilidades 4 Art 18 Obligaciones ante el flujo de correspondencia 5 CAPÍTULO III PROHIBICIONES CONTROL Art.19 Sanciones 5 Art.20 Prohibiciones 5 Art.21 Proceso de Transparencia 6 REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

4 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE EN EL MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Artículo 1 (Objetivo del Reglamento). TÍTULO I GENERALIDADES CAPÍTULO ÚNICO DISPOSICIONES GENERALES El presente reglamento de Correspondencia Digital Centralizada CODICE, tiene como principal objetivo normar el manejo de la correspondencia recibida y despachada en el Ministerio de Medio Ambiente y Agua, para un adecuado control de la misma, sirviendo como instrumento administrativo y operativo. Artículo 2 (Conceptos). Correspondencia Interna, es una correspondencia cuyo origen es INTERNO de la institución, es decir de cualquier unidad que pertenece a la institución (de acuerdo a la Estructura Organizacional). Correspondencia Externa, es una correspondencia cuyo origen es EXTERNO a la institución, es decir otros Ministerios, Alcaldías, Gobiernos Autónomos, instituciones públicas, privadas, organizaciones sociales, etc. Artículo 3 (Base Legal). El presente Reglamento tiene como base legal las siguientes disposiciones: a) Ley 1178 de 29 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales b) D. S A de 03 de noviembre de 1002, Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública. c) D. S de 29 de junio de 2001, modificatorio del D.S A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública. d) D. S de 23 de diciembre de 1994 Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios (RCP). e) D. S de 07 de febrero de 2009 Estructura Organizativa del Órgano Ejecutivo del. f) D. S de 10 de febrero de 2010 que modifica la estructura jerárquica del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, entre otros. g) Principios y Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental aprobado mediante Resolución CGR-070/2001 REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 1

5 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Artículo 4 (Ámbito de Aplicación). El presente reglamento para el servicio de correspondencia, será de uso y aplicación obligatoria para todos los servidores públicos (personal de planta, personal eventual y consultores individuales de línea) del Ministerio de Medio Ambiente y Agua. El uso de este servicio excluye a los choferes y restringen el uso a los mensajeros que podrán acceder al mismo previa autorización de su inmediato superior. Artículo 5 (Aprobación). El Reglamento del Sistema de Correspondencia Digital Centralizada - CODICE, debe ser elaborado por la Dirección General de Asuntos Administrativos y aprobado mediante Resolución Ministerial por la Máxima Autoridad Ejecutiva. Artículo 6 (Difusión y Aplicación). La difusión y aplicación del presente Reglamento para el manejo de correspondencia, es atribución de la Dirección General de Asuntos Administrativos por intermedio de las unidades de Desarrollo Organizacional y Sistemas respectivamente. Ningún servidor público o consultor individual de línea del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, podrá alegar desconocimiento del presente Reglamento como excusa o justificación de omisión, infracción o incumplimiento de cualquiera de sus artículos. Artículo 7 (Responsables de su Aplicación). a) La Ministra(o) de Medio Ambiente y Agua, es responsable de la aprobación e implantación mediante Resolución Ministerial. b) La Unidad de Sistemas, es la instancia encargada de su seguimiento y control como instancia operativa especializada. c) Los funcionarios públicos del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, que tengan cuenta en el CODICE, son responsables de hacer el uso correcto del mismo. d) Todos los funcionarios del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, son responsables de la generación, recepción y/o custodia de la correspondencia institucional en el ámbito de su competencia Artículo 8 (Revisión, Actualización y Modificaciones). El presente Reglamento, podrá ser revisado, actualizado y modificado cuando: a) La MAE considere necesario. b) A solicitud de la Dirección General de Asuntos Administrativos, en base a la experiencia de su aplicación. c) Cambios y ajuste en la normativa que regula esta modalidad de correspondencia. REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 2

6 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Para entrar en vigencia las actualizaciones y/o modificaciones realizadas, deberán estar aprobadas por el Ministro(a) de Medio Ambiente y Agua mediante Resolución Ministerial expresa. TÍTULO II SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA - CODICE CAPÍTULO I ASIGNACIÓN, USO, MANEJO DISPOSICIÓN DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA - CODICE Artículo 9 (Asignación de cuenta en el CODICE). Para la apertura de una cuenta en el CODICE, debe ser funcionario público (planta, eventual o consultor individual de línea) del Ministerio de Medio Ambiente y Agua. Artículo 10 (Correspondencia Interna). a) Las notas deben ser registradas con sello y fecha en el libro de registro impreso, para tener el respaldo físico y seguimiento de las notas. b) Las notas se deben derivar por conducto regular a la Ministra (o), Viceministros (as) o Directores Generales, para que los mismos sean los que realicen la derivación correspondiente. c) Determinar plazos para dar respuesta a las notas. Artículo 11 (Consideraciones imprescindibles y obligatorias para la Correspondencia Interna). a) Las notas deben tener el Logo del, nombre de la Institución y logo institucional en la parte superior. b) A las notas realizadas acompaña la hoja de ruta, con la debida numeración que sistemáticamente se obtuvo y con la cual se puede hacer el seguimiento. c) Las hojas de ruta para ser identificadas deben ser impresas en hojas de distinto color, para las notas a nivel interno (hojas amarillas) y para las notas de nivel externo (hojas blancas). Artículo 12 (CORRESPONDENCIA EXTERNA). Toda correspondencia externa debe llegar a la Oficina de Recepción y Despacho de Correspondencia ORDC - Ventanilla Única del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, donde se genera la Hoja de Ruta externa. Artículo 13 (CARACTERÍSTICAS DE LA HOJA DE RUTA). a) Generada mediante el CODICE, una vez concluido todo el llenado de los datos requeridos. b) Documento interno que acompaña y refleja el trámite de un documento, desde su ingreso hasta su finalización. REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 3

7 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE c) Permite la óptima identificación del documento. d) Retrata el estado de situación del trámite. e) Identifica al responsable (custodio) del documento. f) Controla, sistemáticamente, el desplazamiento y resultado del documento. g) Garantiza toda instrucción ejecutada o no. h) Es dada de baja del sistema cuando el trámite se concluye. Artículo 14 (PLAZOS). Los funcionarios están en la obligación de cumplir los plazos establecidos en las Hojas de Ruta remitidas o el plazo establecido por el sistema, para dar su respectiva respuesta, derivación o archivo. Artículo 15 (HORARIOS). a) Correspondencia Interna, los horarios para la recepción de hojas de ruta es de 08:30 a 12:30 y de 14:30 a 18:30. b) Correspondencia Externa, los horarios para la atención al público es de 08:30 a 12:30 y de 14:30 a 17:30. Artículo 16 (PROCEDIMIENTO). a) Elaborar la nota o documento para emitir. b) Generar la hoja de ruta y el libro de registro mediante el Sistema del CODICE. c) La recepción del documento es mediante el registro de hora y fecha en el libro de registro (que debe ser en el momento que se entrega el documento de manera física). d) Realizar la referencia de la nota lo más claro posible, evitando como referencia Su Contenido o Información Solicitada, ya que estas descripciones no permitirán en un futuro utilizar las funciones de búsqueda de manera adecuada. e) En caso de que surja alguna equivocación el momento de emitir la correspondencia mediante el CODICE y se necesite la modificación por la unidad de sistemas, la misma debe ser justificada y autorizada por el inmediato superior. Artículo 17 (RESPONSABILIDADES). CAPÍTULO II RESPONSABILIDADES OBLIGACIONES En el entendido que la Hoja de Ruta generada por el CODICE registra el ingreso de todo documento y realiza el seguimiento respectivo, certifica la responsabilidad del funcionario frente al documento (acción que se denomina custodia). a) No se destruye u oculta ninguna correspondencia. b) No se altera su orden de procedencia o grado de originalidad. REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 4

8 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE c) No se transfiere correspondencia, sino es a través de registros. d) Las instrucciones que le referencien seguimiento son escritas, vía hoja de ruta. e) Solo al final del trámite, el documento es dado de baja del sistema y por ende es transferido al destino final, archivo. f) No se altera las características y la numeración de la hojas de ruta en forma manual Artículo 18 (OBLIGACIONES ANTE EL FLUJO DE CORRESPONDENCIA). a) Organizar, registrar y controlar la recepción el envío de la correspondencia. b) Instruir, vía hoja de ruta, el trámite a seguir y/o destino respectivo del documento. c) Custodiar la documentación e información que por sus funciones, todo funcionario o autoridad de la institución conserve, vigilando el uso e impidiendo la sustracción, alteración, destrucción, ocultamiento o utilización indebida. d) Despachar el proveído respectivo, de cada trámite en el tiempo establecido. e) Aplicar las medidas de seguridad para la custodia de la información, asignada bajo la responsabilidad de cada funcionario. f) Responder a la correspondencia recibida. g) Realizar seguimiento a notas. h) Tener en medio físico las notas dirigidas a la unidad. i) Registrar la hora y fecha recibida en el libro de registro. j) Las hojas de ruta y la documentación de respaldo deberán ser entregadas en físico en la misma fecha de registro en el sistema. k) Al momento de recibir la correspondencia se debe también registrar su recepción en el sistema. Artículo 19 (SANCIONES). CAPÍTULO III PROHIBICIONES CONTROL El incumplimiento a estas normas generará responsabilidad de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V de Responsabilidad por la Función Pública de la Ley 1178 y los Decretos Supremos A y 26237, de la Ley 1178 SAFCO y normas vigentes en el país. Artículo 20 (PROHIBICIONES). a) Dar a conocer a terceros correspondencia que es meramente de importancia del personal del MMAyA. b) Modificar las fechas en el sistema. c) Extraviar correspondencia que pertenece a la institución. d) Dar a conocer a terceros correspondencia que es meramente de importancia del personal del MMAyA. e) Alterar el correlativo de las hojas de ruta. f) Extraviar correspondencia que pertenece a la institución. REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 5

9 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE g) Realizar modificaciones manuales a las hojas de ruta h) Recibir documentación sin respaldo físico. i) Alterar la seguridad del sistema. j) Tener correspondencia en su bandeja sin respaldo físico (informa a la persona que envió sin respaldo para que cancele la derivación). Artículo 21 (PROCESO DE TRANSPARENCIA). a) Tomando en cuenta que el área de recepción, asigna un número consecutivo (constancia de la fecha y hora de recibido todo el documento), este registro acompaña todo el trayecto hasta la finalización del trámite respectivo. b) En este sentido, ninguna correspondencia original es obviada, destruida u obstaculizada en su trayecto. c) Toda correspondencia es inalterable en su forma o contenido: no admitiéndose tachaduras o borrones a la misma. REGLAMENTO PARA EL USO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Página 6

10 (SEGUNDA PARTE) MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Introducción

11 1. Introducción El Sistema de Correspondencia Digital Centralizada administrará el flujo de la correspondencia interna y externa generada en el Ministerio de Medio Ambiente y Agua. 2. Objetivo El presente manual tiene como objetivo proveer de una guía a los usuarios del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, y oficinas dependientes en el Manejo del Sistema de Correspondencia Digital Centralizada. 3. Interfaz de Inicio de sesión Para iniciar sesión debe ingresar en el navegador de internet la siguiente dirección: Figura 1 Para la autenticación, ingrese su nombre de usuario y contraseña, el cual se le proporcionara mediante el área correspondiente. Figura 2 El sistema verificará la autenticación del usuario y contraseña, si son correctas el usuario ingresará al sistema y podrá acceder a las opciones según su perfil de acceso, en caso de ingresar datos incorrectos el sistema mostrará un mensaje de error. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 1 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

12 4. Usuario Figura 3 El Usuario es el que realiza las acciones de crear, recepcionar, agrupar, derivar y archivar correspondencia interna y externa. Vista de la Página Principal de usuario Figura 4 Los bloques de la Figura 4 son detallados a continuación. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 2 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

13 4.1 Menú Principal El menú principal muestra todas las opciones a las que el usuario tiene acceso dependiendo del tipo de usuario que tiene asignado Inicio Bandeja La opción Inicio muestra la Página Principal, ver Figura 4. La opción Bandeja muestra las opciones para la atención de la correspondencia entrante y saliente Entrada Toda la correspondencia derivada al usuario, primero llega a la bandeja de Entrada, el estado de los documentos en este momento es No recibido. Vista de la bandeja de entrada. Figura 5 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 3 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

14 En caso de no tener correspondencia, el sistema muestra el mensaje: Se distinguen tres tipos de correspondencia en la Figura 5: Oficial, Oficial Urgente y Copia, estos tipos de Hoja de Ruta serán explicados en Hojas de Ruta. Para recibir una Hoja de Ruta hacer clic en, el sistema mostrará un mensaje de confirmación: Figura 6 Después de Aceptar, la Hoja de Ruta pasa a la bandeja de Pendientes. La condición para recepcionar una hoja de Ruta es que el usuario reciba el documento Físico Pendientes La Bandeja de pendientes muestra una lista de los trámites que el usuario Aceptó de la Bandeja de entrada. Vista de la Bandeja de trámites pendientes. Figura 7 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 4 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

15 Donde: a. Filtrar: realiza la búsqueda de hojas de ruta según la palabra que se introduzca. b. Ordenar por: ordena de forma ascendente o descendentemente de acuerdo al criterio seleccionado. c. Mostrar: muestra documentos oficiales, copias o ambos. d. Detalle del documento: al hacer clic sobre el detalle del documento el sistema muestra la siguiente información. Imprimir Descripción Descargar Adjunto Figura 8 Se puede imprimir esta descripción haciendo clic en Imprimir, también puede descargar el archivo adjunto haciendo clic en el nombre del archivo, ver figura 8. e. Derivar: este proceso se explicará en Hojas de Ruta. f. Generar Respuesta: permite crear un documento para responder al remitente. Para generar una respuesta, hacer clic en, el sistema mostrará una lista de tipos de documentos que puede generar, seleccione uno y Acepte. Figura 9 Después de Aceptar, el sistema mostrará la página de edición de documentos para que el usuario llene el formulario del documento que seleccionó. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 5 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

16 Figura 10 Después de llenar los datos del formulario, hacer clic en o para guardar el documento. La Figura 10 muestra que se ha generado un nuevo Número de CITE para el documento, pero el Número de hoja de Ruta es el Mismo que tiene la Hoja de Ruta a la que se está respondiendo. Figura 11 Después de ser guardado, el documento puede ser derivado, la diferencia entre una derivación normal y una Respuesta Generada es que el usuario sólo puede derivarlo al mismo remitente. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 6 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

17 El campo Acción indica la acción debe realizar el destinatario. El usuario puede adicionar un documento creado escribiendo el Número de CITE en el campo Adjunto. Para derivar la correspondencia, hacer clic en el botón un posible destinatario. ya que hay sólo g. Agrupar y Archivar. Figura 12 Figura 13 Para realizar otras acciones para el trámite, hacer clic en el selector, como se muestra en la Figura 13, el sistema habilitará dos opciones en el submenú, Agrupar y Archivar, y debajo los Números de Hoja de Ruta seleccionados, como se visualiza en la Figura 14. Figura 14 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 7 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

18 Seleccione las Hojas de Ruta para agruparlas, como muestra la figura 14, luego hacer clic en el botón. Figura 15 En la figura 15, seleccione cuál de las Hojas de Ruta será la principal, y luego clic en, el sistema muestra el detalle de la agrupación. Figura 16 Hacer clic en para regresar a agrupar. Para Imprimir la carátula de agrupación hacer clic en MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 8 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

19 Figura 17 Después de agrupar las hojas de ruta, la bandeja de Pendientes sólo mostrará la Hoja de Ruta que seleccionó como principal. Figura 18 La Figura 18 muestra la Hoja de Ruta con el estado Agrupado. Archivar El archivo puede considerarse como la parte final de un trámite. Para archivar una Hoja de Ruta seleccione el documento, luego hacer clic en MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 9 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

20 Figura 19 El sistema muestra las opciones de Archivo, ver Figura 20. Figura 20 El usuario debe seleccionar la carpeta donde se archivará la Hoja de Ruta, luego hacer clic en, el sistema mostrará un mensaje. Figura 21 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 10 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

21 Tiempo de Permanencia en la Bandeja de Pendientes El tiempo de Permanencia de una Hoja de Ruta, en la Bandeja de Pendientes, es contabilizado desde su recepción, y es señalado con un color específico, como se detalla a continuación. Hora 0 s o más Colo r MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 11 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

22 Enviados Muestra la correspondencia enviada por el usuario que aún no fue recibida por el destinatario. Figura 22 Para generar Excel, seleccione el documento, como muestra la figura 22, El sistema generará un documento Excel con el siguiente Contenido: Figura 23 Cancelar Derivación El usuario puede cancelar una derivación si y sólo si el destinatario no ha recepcionado la Hoja de Ruta, para cancelar hacer clic en, el sistema pedirá una confirmación: Figura 24 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 12 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

23 Figura 25 Imprimir Enviados. Para imprimir hacer clic en el botón Figura 26 Para imprimir la página haga clic en el número de derivación que corresponde, el sistema mostrara la siguiente página para imprimir: MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 13 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

24 Figura Archivados Los trámites concluidos son archivados en carpetas, estos trámites pueden ser Vistos desde la opción Archivados. Vista de la correspondencia archivada. Figura 28 Para ver el detalle de la correspondencia archivada, hacer clic sobre el nombre de la carpeta. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 14 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

25 Seguimiento Regresar Trámite a Pendientes Figura Agrupados Muestra las Hojas de Ruta agrupadas por el usuario. Seguimiento Figura 30 Para ver el seguimiento hacer clic en el NUR. Descripción del documento Adjuntos Figura 31 Para ver una descripción del documento, hacer clic sobre la Referencia o Documento, también se puede descargar el documento adjunto y los Documentos Adjuntos de las derivaciones. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 15 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

26 4.1.3 Documentos Figura 32 Esta opción permite al usuario realizar tareas relacionadas con los Documentos Crear nuevo documento Con esta opción podemos el usuario puede crear documentos Nuevos, hay tres tipos de documentos que se pueden crear: Informe, Nota Interna y Carta. El informe y la nota interna son similares, la carta tiene algunas diferencias. Figura 33 Crear Informe y Nota Interna. Para crear un informe hacer clic en, para crear una Nota Interna hacer clic en, el sistema mostrará el formulario de creación del documento. Figura 34 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 16 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

27 Para crear el Documento hacer Clic en el botón, si los datos son correctos el sistema mostrara el formulario de Edición del Documento, en la edición el usuario puede adjuntar algún archivo o cambiar los datos antes de derivar el documento. Para editar el documento hacer clic en o en el botón. Para Adjuntar documentos hacer clic en la pestaña Adjuntos Figura 35 El sistema muestra la página para subir archivos. Hacer clic en el botón Figura 36 y seleccionar el documento haciendo clic en el botón Figura 37 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 17 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

28 El nombre del archivo aparece en la página, ver figura 38. Figura 38 Para subir el archivo hacer clic en el botón archivo en la lista de Archivos Adjuntos., el sistema mostrara el nombre del Figura 39 Se pueden adjuntar varios archivos, como se observa en la figura 40. Figura 40 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 18 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

29 Para descargar el archivo hacer clic sobre el nombre del archivo, para eliminarlo de la lista hacer clic sobre Eliminar, el sistema elimina el documento sin pedir una confirmación. Crear Carta: Para crear una carta, hacer clic en de la Figura 32. El sistema muestra el formulario para la creación de documentos, que es similar a la creación de Informes o Notas internas con las diferencias en la Figura 41. Figura 41 Los campos Título e Institución Destinatario no son requeridos en Informe y Nota Interna. Para crear la Carta hacer clic en el botón, el sistema creará la Carta, al igual que para el Informe, mostrara el formulario de Edición del Documento. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 19 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

30 Figura 42 Para guardar los cambios hacer clic en: Como se resalta en la Figura 42, hay 4 opciones para el documento y se detallan a continuación. Tiene la misma función que el botón: Descargar una copia en formato PDF para su impresión. El documento DPF muestra los datos del documento debidamente ordenados, con una Imagen propia de la Entidad a la que el usuario pertenece, y pie de página. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 20 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

31 Figura 43 Derivar la correspondencia a partir del documento creado, si ya está derivada se muestra en seguimiento. Este proceso de derivación será explicado en Hojas de Ruta. Permite descargar una copia del documento en Microsoft Word para su edición, las modificaciones hechas en este documento Word no se guardarán en el sistema Documentos creados Esta opción lista todos documentos creados por el usuario. La Figura 44 muestra una vista de todos los documentos que el usuario creó. a b Figura 44 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 21 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

32 Donde: a. Lista por tipos de documento. ejemplo. Muestra sólo los Informes creados, que son 2 para el Figura 45 b. Editar Documento, estos links tienen la misma función que el botón, llevan a la modificación del documento. c. Derivar Documento, estos links tienen la misma función que el botón, permiten realizar la derivación del documento. La derivación se explicará en Hojas de Ruta Archivos Digitales Contiene todo lo referente a los archivos digitales que fueron subidos por los usuarios durante la creación o derivación de correspondencia, figura 46 muestra un ejemplo de documentos digitales. c Figura 46 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 22 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

33 Donde: a. Links para descargar los archivos adjuntos. b. Links para editar los documentos. c. Links para el seguimiento de la hoja de ruta. El seguimiento se explicará en Seguimiento Hojas de Ruta Las hojas de ruta son los documentos que son derivados entre entidades, oficinas y usuarios de acuerdo a la jerarquía establecida en el Ministerio de Medio Ambiente y Agua y Economía Plural Lista de Hojas de Ruta La figura 47 muestra la lista de Hojas de Ruta generadas por el usuario. Derivación d c a b Donde: Figura 47 a. Seguimiento a la Hoja de Ruta, se explicara en la sección Hojas de Ruta. b. Crear un documento a partir del NUR de la Hoja de Ruta. Esta opción permite crear un nuevo Documento y enlazarlo al NUR de la Hoja de ruta existente. Al hacer clic sobre el botón, en la figura 47, el sistema muestra lo siguiente: Figura 48 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 23 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

34 El usuario debe seleccionar el tipo de Documento que adjuntará, como en la Figura 48. Estos tipos de documentos son los mismos que se muestran en Crear Documentos. Al hacer clic en Aceptar, el sistema muestra la página de edición de documentos. El sistema Asigna un CITE al documento creado, pero el número de hoja de ruta es heredado de la Hoja de Ruta a la que se está adjuntando el Documento. La diferencia entre Adjuntar Documento y Generar respuesta, en la sección PENDIENTES, es que: en al Adjuntar un Documento el usuario puede derivarlo a cualquier otro usuario al que tenga permitido hacerlo, mientras que en Generar Respuesta sólo puede derivarlo al remitente que le derivó la Hoja de Ruta. Figura 49 c. Impresión de la Hoja de Ruta. Para imprimir la hoja de ruta, hacer clic en el botón de la Figura 47, el usuario puede descargar un documento PDF que contiene la Hoja de Ruta, como se muestra en la Figura 50. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 24 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

35 Figura 50 El sistema Incluye el Logo de la Entidad a la que el usuario pertenece en la Hoja de Ruta. d. Estado Derivación de la Hoja de Ruta. El proceso de derivación consiste en enviar la Hoja de Ruta a un destinatario. En este proceso se pueden incluir documentos generados como respuesta. Vista de la Página de derivación: MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 25 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

36 Destinatarios Permitidos Derivación Figura 51 En este caso se derivaron tres copias y la Oficial. Figura 52 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 26 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

37 Para eliminar la derivación hacer clic en el cuadro Eliminar, el sistema eliminará la derivación sin pedir confirmación, se puede hacer la eliminación mientras el usuario esté en ésta página o ingresando por la opción Bandeja y luego Enviados. La Hoja de Ruta permanecerá en la Lista de Hojas de Ruta mientras no se derive el documento oficial. El botón permite descargar la hoja de ruta en formato PDF, como se muestra en la Figura 53. Figura 53 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 27 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

38 La opción que él mismo creó. sólo aparece cuando el usuario deriva documentos Imprimir Hoja de Ruta Para Imprimir la Hoja de Ruta introduzca el Número de la Hoja de Ruta en el campo de texto. Figura 54 Luego hacer clic en el botón de Ruta en PDF para imprimirla., con esta acción el usuario descargará la hoja Seguimiento El seguimiento es la visualización de todos los usuarios que recepcionaron y derivaron una Hoja de Ruta. Vista de la página Seguimientos. Seguimiento Figura 55 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 28 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

39 Descripción del documento Adjuntos Figura 56 Para ver la descripción del Documento, hacer clic en el CITE del documento, el sistema mostrará la página de la Figura 57. Figura 57 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 29 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

40 4.1.6 Reportes Los reportes son resultados de Búsquedas basadas en el estado de las Hojas de Ruta de una oficina Pendientes de Oficina Vista gráfica de los Trámites Pendientes de una oficina. Figura 58 Esta opción sólo está habilitada para los responsables de la Oficina, los usuarios dependientes no la pueden visualizar. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 30 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

41 Correspondencia Recibida Lista de Oficinas Figura 59 En el campo De puede seleccionar una oficina específica o por defecto el sistema selecciona todas las oficinas. La fecha tiene el formato: Año-Mes-día. Figura 60 Para ver el reporte hacer clic en MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 31 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

42 Seguimiento Figura Correspondencia enviada El proceso para ver la correspondencia enviada por el usuario es similar al de la Correspondencia Recibida. El sistema muestra la lista de Trámites. Figura 62 Figura 63 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 32 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

43 Personalizado Para ver un reporte más específico se puede personalizar la búsqueda. Figura 64 El usuario puede seleccionar la oficina, el estado y la fecha de la correspondencia para generar un reporte. Estado Figura 65 Para imprimir el reporte hacer clic en 4.2 Bandeja La sección Bandeja, de la Página Principal, contiene accesos directos que llevan a las opciones de Documentos del menú principal. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 33 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

44 Figura Entrada La opción entrada muestra la Bandeja de Entrada de Documentos. Figura Pendientes La opción Pendientes muestra los trámites Pendientes. Figura 68 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 34 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

45 4.2.3 Archivados La opción Archivados muestra las carpetas con los trámites archivados. Figura Agrupados La opción Agrupados muestra la lista de los trámites Agrupados. Figura Documentos Este bloque contiene Accesos directos para los Documentos. Figura 71 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 35 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

46 4.3.1 Informes La opción informes muestra los Documentos de Tipo Informe creados por el usuario. Figura Notas Internas La opción Notas Internas muestra los Documentos de Tipo Nota Interna creados por el usuario. Figura Cartas La opción Cartas muestra los Documentos de Tipo Carta creados por el usuario. Figura Estadísticas Las estadísticas muestran gráficamente el estado de los trámites de los usuarios que pertenecen a una oficina, el cual es visible según el nivel jerárquico del usuario. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 36 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

47 4.5 Usuario Figura 75 Este bloque permite al usuario modificar su contraseña o sus datos personales. Figura 76 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 37 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

48 4.5.1 Cambiar Contraseña El usuario debe introducir su contraseña anterior e introducir su nueva contraseña con más de seis caracteres Cambiar Datos Figura 77 Introduzca los nuevos datos en los campos respectivos y luego clic en el botón Figura 78 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 38 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

49 4.6 Usuarios Dependientes Este bloque muestra la lista de todos los usuarios dependientes. 4.7 Información del Usuario Figura 79 Para ver la información del usuario hacer clic en el botón marcado a continuación: Figura 80 El sistema muestra la siguiente página con la información personal del Usuario: MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 39 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

50 Figura Cerrar Sesión Botón para salir del sistema Figura Búsqueda de Documentos Realiza la búsqueda de documentos en el sistema. Figura 83 Para realizar la búsqueda de un documento, introduzca el NUR, CITE o la referencia del Documento. Figura 84 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 40 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

51 Resultado de la búsqueda: Figura 85 Puede introducir sólo parte del número del documento o referencia. Figura 86 El resultado de la búsqueda mostrará una lista de documentos con la palabra info incluida en su referencia. Figura 87 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 41 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

52 Al hacer clic sobre el botón documento: o el NUR, el sistema mostrará el seguimiento del Figura 88 Al hacer clic sobre el Número de CITE, el sistema mostrará la descripción general del documento. Figura 89 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 42 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

53 Si un documento no es encontrado el sistema muestra el mensaje: Figura 90 Para hacer una búsqueda detallada, hacer clic en o hacer clic en el botón con el cuadro de texto vacio, el sistema muestra la siguiente página. Parámetros de Búsqueda Figura 91 Hay 5 parámetros de búsqueda. Ahora puede realizar la búsqueda por destinatario y remitente. Figura 92 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 43 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

54 El resultado es el siguiente: Figura 93 El buscador mostrará solamente documentos que pertenezcan a la oficina del usuario. 5 Ventanilla El usuario Ventanilla es el que realiza las acciones de recepcionar y derivar correspondencia externa. Vista de la Página Principal del usuario Ventanilla Figura 5.1 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 44 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

55 Los bloques de la Figura 5.1 son detallados a continuación. 5.1 Menú Principal El menú principal muestra todas las opciones a las que el usuario ventanilla tiene acceso Inicio La opción Inicio muestra la página Principal, ver Figura Recepción Correspondencia La opción Recepción permite la recepción de Correspondencia Externa. Vista de la página recepción de correspondencia Recepcionar Figura 5.2 Para la recepción de correspondencia todos los campos, excepto referencia, adjunto y Nº de hojas, son obligatorios. En caso de omitir alguno el sistema muestra un mensaje de error. En caso de que el destinatario esté en la lista de Destinatarios, en la parte derecha del formulario, puede seleccionarlo para que el sistema cargue sus datos. Figura 5.3 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 45 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

56 Si los datos fueron llenados correctamente, el sistema asigna Número de Hoja de Ruta y muestra el formulario para su edición. Figura 5.4 A continuación se explican los controles del formulario de la Figura 5.4 Figura 5.2. Carga el formulario de recepción de correspondencia Externa, como en la descarga la Hoja de ruta en formato PDF para su impresión. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 46 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

57 Figura 5.5 : Permite derivar la Hoja de Ruta Externa. Vista del Formulario de derivación. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 47 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

58 Figura 5.6 Donde: Derivar a: Muestra la lista de destinatarios a los cuales el usuario de ventanilla puede derivar los documentos. Acción: Muestra la lista de acciones para la hoja de ruta. Figura 5.7 Adjunto: Permite adjuntar otra hoja de ruta creada anteriormente, para ayudar al usuario el sistema muestra una lista con los Números de Hojas de Ruta creados. Figura 5.8 Proveído: Proveído de la Hoja de Ruta. : Derivar el documento oficial. : Derivar una copia del documento. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 48 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

59 : Si el usuario creó el Documento, puede imprimir la Hoja de ruta, como en la Figura Pendientes Los pendientes son los documentos que fueron recepcionados pero aún no fueron derivados. Vista de la página Pendientes. Buscar Doc. Por Cite Derivar Editar Figura 5.9 Después de que un documento es derivado, éste desaparece de la lista de pendientes Recepcionados Muestra la correspondencia recepcionada por el usuario. Figura 5.10 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 49 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

60 Esta es similar a la Figura 5.9, con la excepción de que cuando un documento está derivado, en el campo acción aparece el link Derivado y muestra el seguimiento del Trámite como en la Figura Figura 5.11 El seguimiento de documentos se describe en el punto Se puede buscar un documento introduciendo el número de Hoja de Ruta en el buscador, el sistema muestra los resultados de la búsqueda mientras se escribe en el buscador Bandeja Figura 5.12 La opción Bandeja muestra las opciones para la atención de la correspondencia entrante y saliente, estas opciones son explicadas en el punto Hojas de Ruta La opción Hojas de Ruta muestra la lista de Hojas de Ruta generadas por el usuario como en la Figura MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 50 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

61 Derivar Imprimir Seguimiento Figura 5.13 Si el documento ya esta derivado se puede ver el seguimiento Seguimiento Reportes La opción Seguimiento se explica en el segmento A diferencia del usuario común, que tiene 4 opciones, el usuario ventanilla sólo tiene 2 opciones, como se observa en la Figura Figura 5.14 Las opciones se describen a continuación Correspondencia Recibida Muestra los documentos recepcionados por ventanilla entre las fechas seleccionadas. Figura 5.15 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 51 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

62 Para seleccionar las fechas hacer clic en los cuadros de texto y, en ambos casos el sistema mostrará un calendario para seleccionar la fecha, como en la Figura 5.15, para seleccionar la fecha actual directamente presiones el botón. Después de seleccionar la fecha, el sistema mostrará la lista de documentos. Figura 5.16 La única acción que se puede realizar en esta página es la impresión, haciendo clic en Correspondencia Enviada Esta opción se explica en el segmento Correspondencia El bloque correspondencia es descrito a continuación. Figura Recepcionados Esta opción es un acceso directo a Recepcionados. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 52 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

63 Figura Derivados Esta opción es un acceso directo a la opción Enviados de la Bandeja de Entrada. Figura 5.19 Las acciones en este formulario son explicadas en el punto Pendientes Esta opción es un acceso directo a la bandeja de Pendientes en Recepción Correspondencia. Figura 5.20 MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 53 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

64 5.3 Usuario Esta opción permite la modificación de la información del usuario Cambiar Contraseña Esta opción se explica en la sección Cambiar mis datos Esta opción se explica en la sección Información del usuario Esta opción se explica en la sección Cerrar Sesión Esta opción se explica en la sección Búsqueda de Documentos Esta opción se explica en la sección 4.9. MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 54 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

65 Anexo 1. Figuras Figura Descripci ón Bandeja de Entrada Figura Derivado a Descripción Correspondencia Pendiente Proveído Correspondencia Archivada Ver seguimiento Correspondencia Agrupada Correspondencia Agrupada Documentos Derivar Correspondencia Cambiar Contraseña Cambiar Datos Crear Documento A Partir de NUR Seguimiento, Usuario por donde la correspondencia pasó. Recepcionar Correspondencia Seguimiento, Usuario donde se encuentra actualmente la Hoja de Ruta Generar Respuesta Agrupar Correspondencia Derivar Correspondencia Archivar Correspondencia Editar Documento Usuario Mujer Guardar Usuario Hombre Descargar en PDF Imprimir Editar en Word Ver Resultados De Búsqueda MANUAL DEL USUARIO DE CORRESPONDENCIA DIGITAL CENTRALIZADA CODICE Página 55 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE

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