COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

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1 COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL Quito, Marzo de

2 ÍNDICE 1. OBJETIVO FINALIDAD ÁMBITO DE APLICACIÓN METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA) Información para la Evaluación del POA Descripción de los componentes de la "Matriz de Evaluación" Semestral del POA Descripción de los Cuadros Anexos Procedimiento para el desarrollo de la Matriz de Evaluación Semestral Procedimiento para el desarrollo de los Cuadros Anexos para la Evaluación del POA Anual 9 5. DOCUMENTACIÓN A SER REMITIDA POR PARTE DEL ORGANISMO DEPORTIVO Seguimiento al POA DIRECTRICES COMPLEMENTARIAS Insumos para la Evaluación Absolución de consultas De las Sanciones

3 1. OBJETIVO Establecer las directrices para el proceso de seguimiento y evaluación de la Planificación Operativa Anual de forma semestral de los Organismos Deportivos que reciben asignaciones presupuestarias por parte del Ministerio del Deporte. 2. FINALIDAD Determinar la metodología y procesos para evaluar los programas, proyectos o actividades establecidas en los Planes Operativos Anuales de los Organismo Deportivos, que son financiados con recursos públicos, los mismos que deben estar alineados con el Plan Nacional de Desarrollo y a la política establecida por el Ministerio Sectorial, fomentando el deporte, educación física, recreación y/o las prácticas deportivas ancestrales de toda la población. 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente instructivo es aplicado a las organizaciones deportivas contempladas en el Artículo 135 de la Ley del Deporte, Educación Física y Recreación, y de acuerdo a lo establecido en el Artículo 138 Evaluación. Las organizaciones deportivas que reciban asignaciones fiscales y que deben presentar la ejecución del plan operativo anual son: a) Ligas Deportivas Cantonales. b) Ligas Deportivas Barriales, Parroquiales - urbanas, rurales y comunitarias. c) Asociaciones Deportivas Provinciales. d) Federaciones Cantonales de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales. e) Federaciones Provinciales de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales. f) Federaciones Deportivas Provinciales de Régimen de Democratización y Participación. g) Federaciones Ecuatorianas por Deportes. h) Federación Nacional de Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales del Ecuador. i) Comité Olímpico Ecuatoriano. j) Federación Deportiva Nacional del Ecuador. k) Federaciones Ecuatorianas de Deporte Adaptado para Personas con Discapacidad. l) Comité Paralímpico Ecuatoriano. m) Federación de Deporte Universitario y Politécnico. n) Federación Nacional de Deporte Estudiantil. o) Federación Provincial de Deporte Estudiantil. p) Federación Deportiva Militar Ecuatoriana. q) Federación Deportiva Policial Ecuatoriana. r) Asociaciones Metropolitanas de Ligas Parroquiales Rurales 3

4 4. METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL (POA) La evaluación operativa es el proceso sistémico y objetivo que verifica la eficacia, eficiencia y efectividad de los Planes Operativos; a la luz de sus objetivos, en cada una de las dimensiones (ejecución y resultados), debiendo tomar en cuenta los avances en el cumplimiento de los compromisos establecidos en relación al Plan Operativo Anual aprobado. La evaluación es una fase del proceso de planificación operativa, la cual consiste en la comparación de los resultados con los objetivos y metas propuestas Información para la Evaluación del POA Los organismos deportivos deberán presentar la información para la evaluación del POA en las siguientes matrices: a) Matriz de Evaluación Semestral (Enero - Junio) (Julio - Diciembre) b) Cuadros Anexos a la Evaluación Anual (Enero - Diciembre) 4.2. Descripción de los componentes de la "Matriz de Evaluación" Semestral del POA En consideración del Art. 138 de la Ley del Deporte, Educación Física y Recreación, esta Cartera de Estado establece la metodología para el desarrollo del seguimiento y evaluación de la Planificación Operativa Anual de los organismos deportivos en forma semestral, la cual se realizará tomando como base la matriz del POA aprobado por la Dirección de Planificación y Programación Presupuestaria que contiene información relacionada al Gasto de Inversión (Fomento Deportivo), Gasto Corriente, Gasto Remuneraciones, Servicios Profesionales y Autogestión. Los organismos deportivos incluirán sus movimientos presupuestarios en la sección correspondiente a lo ejecutado. Componentes de la matriz, los cuales fueron llenados por parte del organismo deportivo al presentar su POA para la aprobación respectiva: 1) RESUMEN: Esta primera hoja de la matriz está compuesta por seis secciones i) identificación del semestre a evaluar; ii) datos generales del organismo deportivo; iii) identificación del nombre de la persona de contacto, correo electrónico y teléfono; iv) ubicación geográfica del organismo deportivo; v) competencia del organismo deportivo; vi) resumen de gastos. 2) FOMENTO DEPORTIVO: Esta hoja está destinada para registrar los gastos que el organismo deportivo incurre en actividades relacionadas al desarrollo del deporte (Formativo, Alto 4

5 Rendimiento y Deporte Adaptado y/o Paralímpico), educación física y recreación. Todas las actividades deberán alinearse a los objetivos establecidos en el Plan Nacional del Buen Vivir ) GASTO CORRIENTE: Se registrarán los gastos que se destinan para la contratación de los recursos humanos, adquisición de bienes y servicios, que son necesarios para el desarrollo de las funciones administrativas y de mantenimiento, deportivas, de educación física y recreación. 4) GASTO REMUNERACIONES: Se registrará los rubros destinados a cubrir las remuneraciones y salarios del personal administrativo, técnico y de mantenimiento del organismo, que se encuentran en relación de dependencia. 5) SERVICIOS PROFESIONALES: Se registrarán los rubros destinados a cubrir las obligaciones con profesionales contratados sin relación de dependencia. 6) AUTOGESTIÓN: En esta hoja el organismo deportivo registrará los recursos que se obtuvieron por su propia gestión (durante el semestre correspondiente) Descripción de los Cuadros Anexos La información que se consignará en los Cuadros Anexos, es complementaria a la Matriz de Evaluación y consta de las siguientes hojas de cálculo: 1) RESUMEN BANCOS: Se detallan todas y cada una de las transferencias mensuales realizadas por el Ministerio del Deporte y acreditadas en la cuenta correspondiente. 2) NÓMINA: Se reflejan los valores aprobados en el POA, los valores de remuneraciones en roles y los valores aportados al IESS. 3) HONORARIOS: Se reflejan los valores aprobados en el POA y los valores pagados por concepto de servicios profesionales respaldados con las facturas respectivas. 4) CONTRATACIÓN PÚBLICA: El organismo deportivo deberá llenar esta hoja con información de los procesos de contratación realizados en el portal del SERCOP, según la normativa legal vigente. 5) ÍNFIMAS CUANTÍAS: Deberá llenar esta hoja con información de los procesos de ínfima cuantía realizados en el portal del SERCOP, según la normativa legal vigente. 5

6 4.4. Procedimiento para el desarrollo de la Matriz de Evaluación Semestral a) Hoja RESUMEN: esta hoja deberá ser entregada impresa con las firmas de responsabilidad (Presidente y administrador o Presidente y contador o responsable) según la aprobación del POA, remitida en su debido momento por la Dirección de Planificación y Programación Presupuestaria del Ministerio del Deporte (Tener en cuenta que en esta hoja se mostrarán únicamente los valores correspondientes al período de evaluación). b) Hoja FOMENTO DEPORTIVO: La primera parte de la matriz Fomento Deportivo muestra las actividades planificadas en el periodo a ser evaluado, según el POA aprobado por la Dirección de Planificación y Programación Presupuestaria. CRONOGRAMA Y CUMPLIMIENTO DE METAS: Las metas planificadas constan en la matriz del POA CRONOGRAMA DE METAS. En las celdas que forman parte de CUMPLIMIENTO DE METAS se enunciará las metas alcanzadas conforme a los meses en los cuales se obtuvieron y justificativos que verifiquen el cumplimiento. EVALUACIÓN BENEFICIARIOS: En las columnas N de Beneficiarios, constará el total de beneficiarios por género enunciado en el POA, que se beneficiarían con las actividades planificadas. En las columnas N de Beneficiarios Alcanzados, enuncie el total de beneficiarios por género alcanzados según las actividades ejecutadas. 6

7 EVALUACIÓN CRONOGRAMA VALORADO: En la sección PLANIFICADO, el Organismo Deportivo deberá considera las actividades planificadas en el POA con sus respectivos valores. En la sección EJECUTADO, se ingresará los valores mensuales utilizados para la ejecución de las actividades planificadas. c) Hoja GASTO CORRIENTE: Los Rubros que el organismo deportivo planificó ejecutar, están alineados al Catálogo de Gastos elaborado por la Dirección de Programación y Planificación Presupuestaria del Ministerio del Deporte. En esta sección, se describen los gastos que realizó el organismo deportivo considerando las siguientes clasificaciones: GASTO CORRIENTE INDIRECTO: Son aquellos gastos relacionados con el funcionamiento administrativo del organismo deportivo. GASTO CORRIENTE DIRECTO: Son aquellos gastos que incurren directamente en la formación, capacitación y desarrollo del deportista. GASTO CORRIENTE DE MANTENIMIENTO: Son aquellos gastos realizados por cada organismo deportivo en el mantenimiento y funcionamiento de los escenarios deportivos. 7

8 CRONOGRAMA VALORADO: En la sección PLANIFICADO, el Organismo Deportivo deberá considera el detalle del gasto planificado en el POA con sus respectivos valores. En la sección EJECUTADO, se ingresará los valores mensuales utilizados para la ejecución de las actividades planificadas. d) Hoja GASTO REMUNERACIONES: La Matriz Gasto Remuneraciones la utilizarán aquellas organizaciones deportivas, que especificaron en el POA el personal bajo relación de dependencia. Se registrará mensualmente el monto devengado en las columnas respectivas, conforme los gastos y justificativos con que cuenta el organismo deportivo. e) Hoja SERVICIOS PROFESIONALES: Esta sección corresponde a la contratación de servicios profesionales; es decir, sin relación de dependencia y contra entrega de productos. Se 8

9 registrará mensualmente el monto devengado en las columnas respectivas, conforme los gastos y justificativos con que cuente el organismo deportivo Procedimiento para el desarrollo de los Cuadros Anexos para la Evaluación del POA Anual El organismo deportivo deberá llenar los Cuadros Anexos (una vez finalizado el año a ser evaluado), los mismos que serán remitidos con la información de las actividades ejecutadas durante el ejercicio fiscal, según la descripción correspondiente: a) Hoja RESUMEN INGRESOS: Se registran los ingresos y asignaciones que percibe el organismo deportivo por parte del Ministerio del Deporte. 9

10 Mes: Descripción del mes en el cual se hizo efectiva la transferencia. Banco: Nombre del banco al cual se realizó la asignación. N de Cuenta: A la que se realizó la asignación. Fecha Transferencia: Fecha en la cual se recibió la asignación. Valor: Monto de la transferencia. b) Hoja NÓMINA: Se registran los valores aprobados en el POA, los valores de remuneraciones de acuerdo a roles y los valores aportados al IESS. 10

11 Tipo de Gasto Corriente: Identificar a qué clase de gasto corresponde el personal. (Directo, indirecto, o mantenimiento). Apellidos y Nombres Completos: De los trabajadores contratados. Cargo: Identificar el cargo que desempeña el trabajador contratado. Columnas de meses: Enunciar los valores según correspondan (POA, Roles y Planillas del IESS). c) Hoja HONORARIOS: Se registran los valores aprobados en el POA y los valores facturados por concepto de servicios profesionales. Tipo de Gasto Corriente: Identificar a qué clase de gasto corresponde el personal. (Directo, indirecto, o mantenimiento). Apellidos y Nombres Completos: De los profesionales contratados. Cargo: Identificar el cargo que desempeña el profesional contratado. Columnas de meses: Enunciar los valores según correspondan (POA y Valor de Factura). d) Hoja CONTRATACIÓN PÚBLICA: En la hoja de cálculo CONTRATACIÓN PÚBLICA, se registrarán los procesos de contratación que el organismo deportivo haya llevado a cabo en el período de evaluación correspondiente, según la normativa legal vigente y las disposiciones emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública SERCOP. 11

12 Código: Código del proceso con el cual se encuentra publicado en el portal de compras públicas. Tipo de proceso realizado: Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía, Cotización, Licitación, Consultoría, etc. Objeto del proceso: Descripción del proceso de contratación. Estado del proceso: Enunciar el estado actual del proceso de contratación de acuerdo al portal. Proveedor contratado: Se enuncia el proveedor beneficiado con quien se suscribió el contrato. Presupuesto referencial total: Enunciar el valor referencial previo a la suscripción del contrato (sin incluir el IVA). Valor del contrato / Adjudicación: Valor correspondiente al contrato suscrito (sin incluir el IVA). Fecha de publicación: Se enuncia la fecha en la cual se publicó el inicio del proceso en el portal de compras públicas. 5. DOCUMENTACIÓN A SER REMITIDA POR PARTE DEL ORGANISMO DEPORTIVO A fin de que el Ministerio del Deporte a través de la realice el seguimiento y evaluación al POA, el organismo deportivo deberá presentar lo siguiente: a) Información Anual 2015 (Remitir hasta el 31 de marzo 2016): Matriz de evaluación del POA Semestral. (Enero a Junio) (En CD) Matriz de evaluación del POA Semestral. (Julio a Diciembre) (En CD) Cuadros Anexos de la evaluación anual. (Enero a Diciembre) (En CD) Hoja RESUMEN incluida en la matriz del POA; impresa y con firmas de responsabilidad. 12

13 Mayores Contables y/o Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Egresos. (Enero a Diciembre) (En CD) Conciliación Bancaria al 31 de Diciembre. Rol de Pagos (General) del personal con relación de dependencia de los meses de enero a diciembre. Planillas de Aportes al IESS de los meses de enero a diciembre, con su respectivo comprobante de pago generado por IESS. Impresión del Sistema del SERCOP de compras realizadas por Catálogo Electrónico. (Enero a Diciembre) b) Información I Semestre 2016 (Remitir hasta el 20 de Julio 2016): Matriz de evaluación del POA Semestral. (Enero a Junio) (En CD) Hoja RESUMEN incluida en la matriz del POA; impresa y con firmas de responsabilidad. c) Información Anual 2016 (Remitir hasta el 20 de enero 2017): Matriz de evaluación del POA Semestral. (Julio a Diciembre) (En CD) Cuadros Anexos de la evaluación anual. (Enero a Diciembre) (En CD) Hoja RESUMEN incluida en la matriz del POA; impresa y con firmas de responsabilidad. Mayores Contables y/o Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Egresos. (Enero a Diciembre) (En CD) Conciliación Bancaria al 31 de Diciembre. Rol de Pagos (General) del personal con relación de dependencia de los meses de enero a diciembre. Planillas de Aportes al IESS de los meses de enero a diciembre, con su respectivo comprobante de pago generado por IESS. Impresión del Sistema del SERCOP de compras realizadas por Catálogo Electrónico. (Enero a Diciembre) 5.1. Seguimiento al POA El seguimiento es una acción continua a lo largo del proceso de los planes operativos y sus proyectos, el cual permite una revisión permanente del trabajo, tanto en el manejo del talento humano como en los materiales y de su eficiencia en el cumplimiento de metas y objetivos propuestos. El seguimiento se realiza como una parte integrante del proceso de los diferentes proyectos, actividades y rubros aprobados en la planificación operativa de los organismos deportivos, coordinada con los responsables de los mismos. El seguimiento a la ejecución de los proyectos, actividades y rubros del Plan Operativo Anual (del ejercicio fiscal en curso) a los organismos Deportivos, se realizará de la siguiente manera: a) Bimensualmente: 13

14 Federaciones Ecuatorianas por Deporte Federaciones Deportivas Provinciales Federaciones Nacionales Comité Olímpico Ecuatoriano Comité Paralímpico Ecuatoriano b) Cuatrimestralmente: Federaciones Deportivas Provinciales Estudiantiles Federaciones Ecuatorianas por Discapacidad Federaciones y Asociaciones de Ligas Barriales y Parroquiales Ligas Deportivas Barriales Ligas Deportivas Cantonales Ligas Deportivas Parroquiales Ligas Deportivas Barriales y Parroquiales Para el efecto se utilizarán los sistemas y metodología que determinará esta Cartera de Estado. 6. DIRECTRICES COMPLEMENTARIAS 6.1. Insumos para la Evaluación Para efecto de la evaluación, el Ministerio del Deporte, cada año publicará en la página web institucional los formatos de la Matriz de Evaluación Semestral y Cuadros Anexos. La información será remitida mediante oficio suscrito por el representante legal del organismo deportivo, dirigido a la máxima autoridad de esta Cartera de Estado o al Coordinador/a Zonal correspondiente, en base al artículo 3, literal 1 del Acuerdo Ministerial Nro de fecha 4 de diciembre de Absolución de consultas Con la finalidad de efectuar un trabajo coordinado y oportuno, se contará con analistas técnicos de la del Ministerio del Deporte, con quienes los organismos deportivos podrán coordinar cualquier consulta que surja durante la elaboración de la información para la Evaluación del POA. Funcionario Correo electrónico Teléfono Extensión Lcda. Patricia Erazo jerazo@deporte.gob.ec Ing. Patricio Acosta dacosta@deporte.gob.ec Econ. Vanessa Panchana vpanchana@deporte.gob.ec

15 Cabe recalcar que no se receptará ninguna documentación vía correo electrónico y sin las firmas correspondientes De las Sanciones De acuerdo a lo establecido en artículo 173 de la Ley del Deporte, en caso de que el Organismo Deportivo incumpla con lo solicitado, se contemplarán tres tipos de sanciones económicas, a saber: a) Multas; b) Suspensión temporal de asignaciones presupuestarias; y, c) Retiro definitivo de asignaciones presupuestarias. 15