MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Determinar el arrastre contractual de los proyectos que forman parte del Plan Anual de Inversiones de las entidades que conforman el PGE. 2. ALCANCE Inicia con la convocatoria a reuniones con las entidades que conforman el PGE y finaliza con la elaboración del informe de resultados identificados. 3. POLÍTICAS 3.1 La "Matriz para determinación de contratos vigentes" deberá ser llenada de acuerdo con el instructivo IT-MINFIN-DCA La "Matriz para determinación de contratos de vigentes" deberá ser llenada con información respaldada con los expedientes de los contratos y validada con la información del sistema e-sigef y el SIPeIP. 3.3 La validación de la información de la "Matriz para determinación de contratos vigentes" se la deberá realizar con los expedientes de los contratos y la información del e-sigef y el SIPeIP. 3.4 En la reunión de validación deberá participar por parte de la UDAF por lo menos los líderes de los proyectos, los responsables financieros y de planificación. 3.5 En los casos de empresas públicas se va a realizar validación únicamente de las empresas que tienen proyectos que constan en el PAI y que tienen asignación de recursos fiscales, en mencionados casos, la información deberá ser validada con los contratos, reformas aprobadas y presupuestos aprobados por parte del Comité o Directorio de la Empresa Pública. 3.6 El Ministerio de Finanzas deberá tener la información pertinente para la validación. En los casos en que la información presentada por parte de las entidades en la "Matriz para determinación de contratos vigentes" requiera mayor detalle, se deberá ingresar al sistema e-sigef de acuerdo con el "Instructivo para la revisión de contratos de años anteriores". 3.7 Se deberá registrar en la "Matriz para determinación de contratos vigentes" información de los contratos vigentes firmados hasta el 20/03/ Para efecto de los montos ingresados se deberá considerar como fecha de corte a la fecha en la que se realiza la validación en cada institución. 3.9 En caso de que en las instituciones existan contratos no registrados en el e-sigef se deberán determinar las acciones pertinentes para su registro, cierre o finalización. 4. DESARROLLO DEL PROCESO

2 Página 2 de Convocar reuniones con las entidades que conforman el PGE. Se convoca a los Coordinadores/as de Planificación y Administrativos/as Financieros/as de las instituciones del PGE. A cargo de: Ministerio de Finanzas 4.2. Ejecutar reunión: Explicación de la matriz Según el cronograma establecido para las reuniones se explica: el objetivo de determinar el arrastre contractual de los proyectos que forman parte del Plan Anual de Inversiones, los campos a ser llenados de la matriz, los tiempos para la entrega de la matriz llenada, los requisitos para la reunión de validación y el personal que debe participar en las reuniones de validación. A cargo de: Ministerio de Finanzas, SENPLADES Enviar Oficio con "Matriz para determinación de contratos vigentes" a ser llenada. Se envía a las instituciones del PGE por medio de oficio la "Matriz para determinación de contratos vigentes" con su respectivo instructivo de llenado. Paralelamente se realizan las actividades 4.4 y 4.5. A cargo de: Ministerio de Finanzas. Anexo 1: "Matriz para determinación de contratos de vigentes" Anexo 2: Instructivo de llenado de Matriz para determinación de contratos de vigentes" 4.4. Generar información de insumo para la validación por parte del Ministerio de Finanzas. El Ministerio de Finanzas para la reunión de validación de información deberán generar: Contabilidad Gubernamental: Listado de contratos vigentes y sus saldos contables. Subsecretaría de Presupuesto: Información de proyectos que constan en el PAI. SENPLADES: Proyectos registrados en el PAI de acuerdo con el SIPeIP. Dirección Nacional de Calidad del Gasto Público: Listado de proyectos

3 Página 3 de 9 registrados por institución y número de contratos registrados por proyectos. Se continúa con la actividad 4.7. A cargo de: Ministerio de Finanzas- Responsables de Equipos de Validación Llenar "Matriz para determinación de contratos vigentes" por proyecto. Se llena la "Matriz para determinación de contratos vigentes" de acuerdo con el instructivo y con base en la información obtenida de los expedientes de los contratos, del SIPeIP y del e-sigef. A cargo de: UDAF 4.6. Validar matriz. Se valida la matriz entre el líder del proyecto, los responsables financieros y de planificación. Se continúa con la actividad número 4.7. A cargo de: UDAF Ejecutar reunión de validación: Para la ejecución de la reunión la institución deberá contar como insumos: Matriz para determinación de contratos vigentes validada y expedientes por cada contrato. El equipo que participará en la validación deberá estar integrada al menos por: Equipo asignado por el Ministerio de Finanzas y SENPLADES Representante por proyecto. Representante Financiero de la UDAF. Representante de Planificación de la UDAF. Los datos a ser validados en la Matriz son: Contrastar la información de los proyectos y contratos de la institución en relación con la información obtenida del Ministerio de Finanzas.

4 Página 4 de 9 Se realiza una validación entre el número de contratos registrados por la entidad en la "Matriz para determinación de contratos vigentes" y el listado de contratos por proyectos generados por el Ministerio de Finanzas. En la Matriz presentada por la institución debe constar por lo menos el número de contratos definidos en el listado de contratos por proyectos generados por el Ministerio de Finanzas. En caso de que en la institución no conste la información de los proyectos que constan en el listado del Ministerio de Finanzas, se debe solicitar e ingresar la información del/los contratos faltantes en la "Matriz para determinación de contratos vigentes". En caso de existir contratos en la "Matriz para determinación de contratos de vigentes" presentada por la institución que no están registrados en el sistema e-sigef, estos deberán permanecer en la Matriz presentada con el debido sustento de sus expedientes Verificar la información registrada por contrato en la "Matriz para determinación de contratos vigentes". Se deberá verificar de la matriz: A. DATOS DE LA INSTITUCIÓN Código UDAF: Código de cuatro dígitos de identificación institucional registrado en el e-sigef. Código EOD: En el caso de ser una Entidad Operativa Desconcentrada perteneciente a una UDAF (Unidad de Administración Financiera) verificar el código de cuatro dígitos de identificación institucional registrado en el e-sigef. Nombre del funcionario responsable: Nombre del funcionario de la contraparte institucional. Teléfonos: Número telefónico al que se puede contactar a la contraparte institucional. Correo electrónico: Correo electrónico al que se puede contactar a la contraparte institucional. Unidad administrativa: Unidad administrativa a la que pertenece la

5 Página 5 de 9 contraparte institucional. B. DATOS RELACIONADOS CON LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Deberá existir una línea en la "Matriz para determinación de contratos vigentes" por cada contrato de arrastre o vigente por proyecto. Los campos a ser validados por contrato ingresado serán: Proyecto de Inversión (SIPeIP) - Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública: CUP: Se verifica que el CUP ingresado corresponda al Código que consta en el e-sigef y en el banco de proyectos del SIPeIP. Nombre: Se verifica el nombre del proyecto registrado en el e-sigef y en el banco de proyectos del SIPeIP. Obra: En caso de que el contrato esté relacionado con una obra, se debe verificar en el expediente del contrato el nombre específico de la obra contratada, caso contrario que esté ingresado N/A. Provincia/Cantón: En el caso de que el campo "Obra" esté lleno, se debe verificar en el expediente del contrato la provincia y el cantón en la que se ejecutó o se está ejecutando la obra. Fecha de inauguración: Se debe verificar que esté ingresada la fecha en la que se inauguró o se planifica inaugurar la obra, caso contrario que esté ingresado N/A. Tipo de contrato: Se deberá verificar de acuerdo con el contrato, el tipo de contrato que se registró en la "Matriz para determinación de contratos vigentes", entre los cuales pueden constar: Adquisición de bienes o servicios. Ejecución de obras. Prestación de servicios, incluidos los de consultoría.

6 Página 6 de 9 Creación de nuevos rubros. Diferencia en cantidades de obras. Órdenes de trabajo. Régimen Especial. Complementarios. Modificatorios. Órdenes de cambio. Número de contrato e-sigef: Se deberá validar la información registrada en el listado generado del Ministerio de Finanzas de Contabilidad Gubernamental el número de contrato que está registrado en el e-sigef. En el caso en el que no conste el número de contrato en el e-sigef se deberá verificar que esté lleno el campo N de contrato (Físico). Número de contrato (Físico): En el caso en el que no conste el número de contrato en el e-sigef se deberá validar con el expediente del contrato, el número del contrato físico, en el caso de ser un contrato financiado por un organismo multilateral, verificar que esté ingresado el número único que identifica al organismo. RUC del Contratista: Se verifica del listado generado por el Ministerio de Finanzas (Contabilidad Gubernamental)- Catálogo de Contratos el Número de RUC del contratista. Nombre del Contrato: Se verifica del expediente del contrato y del listado generado por el Ministerio de Finanzas (Contabilidad Gubernamental)- Catálogo de Contratos que esté ingresado el nombre asignado. Objeto del Contrato: Se verifica del expediente del contrato que esté ingresado el objeto del contrato. Estado del contrato: Se verifica de acuerdo con la información del expediente del contrato los siguientes parámetros. Ejecución: El contrato sigue el cronograma establecido. Paralizado: El contrato está detenido por causas diversas. Por ejemplo: Terminación unilateral del contrato. Finalizado: Se recibieron los bienes o servicios contratados y se culminó el total de pagos programados así como el cierre del contrato en el sistema. Vigencia de Garantías: Se verifica del expediente del contrato si las garantías a la fecha de validación se mantienen vigentes. Código del proceso de contratación SERCOP: Se deberá verificar en el expediente del contrato el código del proceso que consta en el SERCOP. Contrato original: En el caso en el que el tipo de contrato seleccionado en "Tipo de Contrato" sea "Complementario" o "Modificatorio" se debe verificar que conste:

7 Página 7 de 9 Número: Se verifica que esté ingresado el Número del Contrato original de acuerdo con el expediente del contrato y del listado del e-sigef. Nombre: Se verifica que esté ingresado el Nombre del Contrato original de acuerdo con el expediente del contrato y del listado del e-sigef. Fecha: Se verifica que estén ingresadas las fechas que constan en el expediente del contrato que se está registrando en la línea de la "Matriz para determinación de contratos vigentes" y en el listado del e-sigef. En el caso que el contrato no conste en el e-sigef se deberá tomar en cuenta únicamente la información del expediente del contrato. Fecha de inicio. Fecha de fin. Prioridad 1A SIGOB: Se verifica que si en el SIGOB consta como priorizado por compromiso presidencial, esté seleccionado SI, en su defecto NO. Monto devengado al 2014: Se verifica del listado generado del Ministerio de Finanzas de Contabilidad el monto devengado acumulado al Monto por devengar 2015: Se verificar que estén ingresados los valores totales a ser devengados durante el 2015 según el expediente del contrato y del listado generado del Ministerio de Finanzas de Contabilidad Gubernamental. Monto total del contrato: Se debe verificar que esté ingresado el valor total asignado al contrato de acuerdo con el expediente y el listado generado del Ministerio de Finanzas de Contabilidad Gubernamental. En el monto total deberá estar incluido el valor del IVA. Monto del Anticipo: Se verifica que en caso de que exista anticipo esté ingresado el valor determinado para el anticipo del contrato y de acuerdo con el listado generado del Ministerio de Finanzas de Contabilidad Gubernamental. Monto por fuente de financiamiento: Se verifica que se haya ingresado el valor por tipo de fuente de financiamiento para el 2015 de acuerdo con lo registrado en el contrato.. Los tipos de fuente existente son: Fiscales Autogestión Pre- Asignaciones Créditos internos Créditos externos Asistencia Técnica Anticipos ejercicios anteriores La suma de los valores por fuente de financiamiento deberá coincidir con el valor registrado en el "Monto por devengar 2015".

8 Página 8 de 9 Programación de pagos: Se deberá verificar de acuerdo con la programación de pagos en el contrato que estén ingresados los montos establecidos a ser devengados por cuatrimestre. En el caso del primer cuatrimestre deberán estar ingresados los valores devengados y por devengar hasta el 30/04/2015. La sumatoria de los valores registrados en el I, II y III cuatrimestre deberán coincidir con el "Monto por devengar 2015". En el caso de que existan valores programados para devengar en el 2016, verificar con el cronograma de pagos establecido en el contrato. Observaciones: Se deberá verificar que todo tipo de información adicional sea registrada en el campo de observaciones Corregir información. En caso de identificar diferencias se corrige la información presentada en la "Matriz para determinación de contratos de vigentes" con base en la validación realizada. A cargo de: UDAF 4.9. Consolidar información. Se espera a tener la información de todos los proyectos y se consolida la información. A cargo de: Ministerio de Finanzas, SENPLADES Validar los resultados identificados en la reunión. Se valida la información de los proyectos de inversión con arrastre contractual de la UDAF. A cargo de: Ministerio de Finanzas, SENPLADES Elaborar informe de resultados identificados. Se elabora el informe con los resultados identificados sobre los proyectos de inversión con arrastre contractual de cada UDAF. A cargo de: Ministerio de Finanzas y SENPLADES.

9 Página 9 de 9 5. INDICADORES N/A 6. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS UDAF: Unidad de Administración Financiera. EOD: Entidad Operativa Desconcentrada SIPeIP: Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública. Contrato de arrastre: Son los contratos firmados con fecha anterior al 2015 y mantienen valores para devengar en el 2015 y de ser el caso en años futuros. Contrato vigente: Son los contratos firmados durante el 2015 hasta el 20/03/ DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Orgánico de Planificación Reglamento del Código Orgánico de Planificación 8. REGISTROS N/A 9. ANEXOS Anexo 1: "Matriz para determinación de contratos vigentes" Anexo 2: Instructivo de llenado de "Matriz para determinación de contratos vigentes" Anexo 3: "Instructivo para la revisión de contratos de años anteriores 10. CONTROL DE CAMBIOS REV. FECHA ALTERACIÓN OBSERVACIONES Emisión Inicial N/A