Guía del Formato N 03

Transcripción

1 Guía del Formato N 03 Seguimiento a la ejecución de inversiones Directiva N EF/ Aplicaciones Informáticas del Banco de Inversiones Dirección General de Programación Multianual de Inversiones

2 Contenido 1. Conceptos 2 2. Acceso al aplicativo del Banco de Inversiones 5 3. Visualización del aplicativo del Banco de Inversiones 7 4. Registro del Formato N Consulta de proyectos de inversión 4.2 Registrar el avance de la ejecución física de un proyecto de inversión 4.3 Registrar el avance de la ejecución física de una nueva inversión (no proyecto de inversión) Registro del Formato N 03

3 1. Conceptos 1.1 Qué es ciclo de inversiones? Es el conjunto de las fases que atraviesan las inversiones públicas. De acuerdo al marco legal del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones dichas fases son cuatro (ver gráfico 1). La primera consiste en el planeamiento y programación sobre la priorización con un enfoque de cierre de brechas y disponibilidad presupuestal, todo ello realizado por la Oficina de Programación Multianual de Inversiones (OPMI) de todas las entidades públicas de los tres niveles de gobierno. En la segunda fase, las Unidades Formuladoras (UF), en todos los niveles de gobierno, formulan los estudios de pre inversión y declaran la viabilidad de los proyectos de inversión. Con relación a la ejecución, las Unidades Ejecutoras de Inversiones (UEI) de la entidad, tienen la responsabilidad de elaborar el expediente técnico o documento equivalente y ejecutar las inversiones. Finalmente, en la fase de funcionamiento, las OPMI monitorean la operación y mantenimiento de los proyectos y, junto a la Dirección General de Programación Multianual de Inversiones (DGPMI), realizan evaluaciones ex post para verificar el logro de metas e indicadores de programación, así como el cierre de brechas. Gráfico 1. Fases del ciclo de inversiones Programación Formulación y Evaluación Ejecución Funcionamiento OPMI UF UEI OPMI Programación Multianual de Inversiones con énfasis en cierre de brechas. Elaboración de estudios y declaratoria de viabilidad. Ejecución de obra. Evaluación e incentivos al cierre de brechas. 1.2 Qué es proyecto de inversión? Según el marco normativo vigente del Sistema de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (Invierte.pe), un proyecto es una inversión que busca la formación de capital físico, humano, natural, institucional y/o intelectual que tenga como propósito crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción de bienes o servicios que el Estado tenga responsabilidad de brindar o de garantizar su prestación. 1.3 Qué son inversiones? De acuerdo al marco legal vigente del Sistema de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (invierte.pe), no todas las inversiones son consideradas proyectos de inversión pública. Aquellas inversiones que no califican como proyectos de inversión, son gastos de capital en optimización, ampliación marginal, reposición y rehabilitación de unidades productoras de servicios públicos. 2 Registro del Formato N 03

4 1.4 Cuáles son las tipologías de inversión? Las tipologías de inversión son seis, las cuales son definidas según el Cuadro 1. Cuadro 1. Tipologías de inversión Optimización Rehabilitación Reposición Ampliación marginal Caso 1: Adquisición de terrenos que se deriven de una planificación de la ampliación de la oferta de servicios públicos. Caso 2: Optimización de oferta entendiéndose por ella a la infraestructura, los equipos y otros factores productivos que definen la capacidad de producción. Renovación o reparación de instalaciones, componentes de sistemas, equipamiento y elementos constructivos para devolverlos a su estado original. Reemplazo de activos que han culminado su vida útil. Caso 1: No amplia significativamente la capacidad productora. Caso 2: Amplia hasta un 20% la capacidad productora de un proyecto de inversión estándar. 1.5 Qué es seguimiento? Según la práctica global en evaluación y gestión basada en resultados promovida por la OECD 1, el seguimiento es una función continua que consiste en recopilar datos sistemáticamente sobre indicadores específicos, con el objeto de proporcionar a las partes interesadas de una intervención, información relativa al avance y logros de objetivos ya establecidos. Asimismo, se define al seguimiento del desempeño como un proceso continuo de recolección y análisis de datos para comparar en qué medida se está ejecutando un proyecto, programa o política respecto a lo previsto. Para la UNESCO, el seguimiento o monitoreo consiste en un examen continuo o periódico que se efectúa durante la implementación de un proyecto; siendo su objetivo indagar y analizar permanentemente el grado en que las actividades realizadas y los resultados obtenidos cumplen con lo planificado, con el fin de detectar a tiempo eventuales diferencias, obstáculos o necesidades de ajuste en la planificación y ejecución 2. Entonces, el seguimiento a la ejecución de inversiones consiste en realizar un conjunto de actividades relativas al registro sistematizado y análisis de datos sobre el avance de la ejecución física y financiera de las inversiones, con la finalidad de brindar información ejecutiva a las partes interesadas. 1.6 Qué es el Formato N 03? Es una herramienta de la Unidad Ejecutora de Inversiones (UEI) cuyo objetivo es registrar trimestralmente información en el Banco de Inversiones, sobre el avance de la ejecución física de las inversiones públicas. Es importante destacar que este Formato se encuentra automatizado y vinculado con los datos registrados en los Formatos 01 y 02 de las fases de Formulación y Evaluación, y de Ejecución, respectivamente. 1 OECD. (2002). Glosario de los principales términos sobre evaluación y gestión basada en resultados. Paris. 2 SIEMPRO y UNESCO. (1999). Gestión integral de programas sociales orientada a resultados: Manual metodológico para la planificación y evaluación de programas sociales. Buenos Aires. 3 Registro del Formato N 03

5 1.7 Qué registro en el Formato N 03? Se registra principalmente la ejecución física acumulada. Por ejemplo, en el mes de octubre de 2017, se completa el avance físico acumulado al finalizar el trimestre III del 2017, valorizado en soles. 1.8 Cuándo registro la ejecución física en el Formato N 03? Se registra durante los 30 días calendario a partir de culminado un trimestre. Según siguiente calendario (ver cuadro 2). Cuadro 2. Calendario de registro Avance de ejec. física Trim. I: Ene - Mar. Trim. II: Abr - Jun. Trim. III: Jul - Set. Trim. IV: Oct Dic. Registro de información Registrar durante los siguientes 30 días calendario de culminado el trimestre I (durante todo el mes de abril). Registrar durante los siguientes 30 días calendario de culminado el trimestre II (durante todo el mes de julio). Registrar durante los siguientes 30 días calendario de culminado el trimestre III (durante todo el mes de octubre). Registrar durante los siguientes 30 días calendario de culminado el trimestre IV (durante todo el mes de enero). 1.9 Para que sirve este formato? Sirve de insumo a la Oficina de Programación Multianual de Inversiones (OPMI) para la realización de su función de monitoreo de la ejecución física de las inversiones. Gráfico 2. Formato N 03 para el seguimiento y monitoreo de las inversiones públicas UEI OPMI OPMI 1 Registra avance 2 Analiza físico en el información Formato N 03 registrada 3 Elabora reporte de monitoreo 1.10 Quien registra el Formato N 03? El responsable del registro del Formato N 03 es la UEI, de acuerdo a lo establecido en la Directiva N EF/ Registro del Formato N 03

6 2. Acceso al aplicativo El responsable de la Unidad Ejecutora de Inversiones (UEI), registrado mediante el Formato N 03 de la Directiva N EF/63.01, deberá ingresar al aplicativo del Banco de Inversiones mediante el siguiente enlace: Se visualizará la siguiente pantalla (ver Gráfico 3). Gráfico 3. Pantalla principal del Banco de Inversiones En la ventana de ingreso al Banco de Inversiones, se debe completar el usuario y la contraseña asignada al responsable de la UEI al momento de su registro. Finalmente, dar clic en el botón Aceptar (ver Gráfico 4). Gráfico 4. Acceso a la intranet del Banco de Inversiones 5 Registro del Formato N 03

7 De existir algún inconveniente con el acceso, el aplicativo presentará un texto indicando el mensaje de validación correspondiente. (ver Gráfico 5). Gráfico 5. Inconvenientes en el ingreso al Banco de Inversiones En caso de no recordar su contraseña puede ingresar a la opción Olvidó su contraseña?. De no conocer su usuario y contraseña, se deberá solicitar dichos datos al responsable de la Oficina de Programación Multianual de Inversiones (OPMI) de su Sector, la cual registra y actualiza en el aplicativo del Banco de Inversiones a los órganos del Sector del Gobierno Nacional, Gobierno Regional o Gobierno Local que realizarán las funciones de Unidad Ejecutora de Inversiones, así como a sus Responsables según Directiva N EF/ Registro del Formato N 03

8 3. Visualización del aplicativo del Banco de Inversiones Para acceder al Registro de Seguimiento a la Ejecución de Inversiones (Invierte) (Formato N 03), el responsable de la UEI deberá hacer clic en el siguiente enlace: Registro de Seguimiento a la Ejecución de Inversiones (Invierte) (ver Gráfico 6). Gráfico 6. Registro de proyectos Una vez que acceda al Banco de Inversiones, se visualizará la siguiente pantalla (ver Gráfico 7): Gráfico 7. Opción para buscar inversiones 7 Registro del Formato N 03

9 4. Registro del Formato N Consulta de inversiones públicas Para registrar el Formato N 03 de Seguimiento a la Ejecución de Inversiones, el responsable de la UEI debe escribir el código de la inversión en el recuadro Ingrese código único, y luego debe darle clic en el botón Buscar (ver Gráfico 8). Gráfico 8. Opción para buscar inversiones A continuación se visualizará la siguiente sesión, en donde se muestra información registrada en los Formatos N 01 ó 02 de la fase de Ejecución, según sea el caso, para cada producto acción del proyecto de inversión. (ver Gráfico 9). Gráfico 9. Formato N 03 Edición de avance 8 Registro del Formato N 03

10 4.2 Registrar el avance de la ejecución física de un proyecto de inversión Para registrar el avance de la ejecución física del proyecto, el responsable de la UEI debe hacer clic en la opción Producto y seleccionar el producto del proyecto en el cual se registrará el avance físico (ver Gráfico 10). Gráfico 10. Selección de Producto Una vez seleccionado el producto, se debe hacer clic en la opción Acción y seleccionar la acción del producto en el cual se registrará el avance físico (ver Gráfico 11). Gráfico 11. Selección de Acción 9 Registro del Formato N 03

11 4.2.1 Edición de Avance Con el producto y la acción seleccionados, el siguiente paso es registrar información. El primer campo a registrar es Fecha Inicio [Ejecución]. Para ello, es necesario hacer clic en el texto [Ingresar] (ver Gráfico 12). Gráfico 12. Opción para registrar fecha inicio de ejecución Después, se abrirá una ventana en la que el responsable de la UEI deberá completar la Fecha Inicio (Ejecución). Una vez ingresada esta fecha, deberá hacer clic en el botón Guardar (ver Gráfico 13). 10 Registro del Formato N 03

12 Gráfico 13. Componentes (Producto), Acciones y Costo de Inversiones El siguiente campo a registrar, es el referido a los Montos por Cronograma, para esto el responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 14). Gráfico 14. Opción para registrar Montos por Cronograma Luego, se abrirá la ventana Cronograma según Expediente Técnico (Soles) en la que el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 11 Registro del Formato N 03

13 1. En la primera celda de la columna Período, deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la denominación del primer periodo. Tener en cuenta que el periodo se refiere a un trimestre. 2. En la primera celda de la columna Monto, deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la el monto programado de avance correspondiente a dicho periodo, acción y producto. 3. Para agregar una nueva fila, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá los pasos 1 y 2 en las nuevas celdas, las veces que sea necesario. 4. Una vez que se ha terminado de ingresar los montos de avance de los periodos, se debe guardar la información registrada; para esto dar clic en el botón Guardar. Es importante resaltar que la información registrada en esta ventana, deberá ser extraída del Expediente Técnico por parte del responsable de registrar esta información. Para cerrar esta ventana deberá dar clic al icono (ver Gráfico 15). Gráfico 15. Cronograma según Expediente Técnico (Soles) El siguiente campo a registrar, es el referido a los Montos por Ejecución. El responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 16). Gráfico 16. Opción para registrar Montos por Ejecución 12 Registro del Formato N 03

14 Se abrirá la ventana Monto durante la Ejecución Física (Soles) en la que el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. Deberá dar doble clic en la celda, de la columna Período, y se ingresará la denominación del periodo a registrar. Tener en cuenta que el periodo se refiere a un trimestre. 2. Deberá dar doble clic en la celda de la columna Monto, y se ingresará el monto ejecutado de avance hasta dicho periodo, acción y producto. 3. Para agregar una nueva fila, es decir, un nuevo registro, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá los pasos 1 y 2 en las nuevas celdas. 4. Una vez que se ha terminado de ingresar los montos de avance de los periodos, se debe guardar la información registrada; para esto dar clic en el botón Guardar. Es importante resaltar que la información registrada en esta ventana, deberá ser el avance acumulado hasta dicho periodo. Para cerrar esta ventana, deberá dar clic en (ver Gráfico 17). Gráfico 17. Monto durante la Ejecución Física (Soles) 13 Registro del Formato N 03

15 El siguiente campo a registrar, es el referido a las Contrataciones. El responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 18). Gráfico 18. Opción para registrar Contrataciones En la ventana Contrataciones, se registrará la información referida a los contratos que se celebran con terceros (proveedores externos). Como en los casos anteriores, este registro de contratos, se realiza por cada combinación de producto acción, siendo posible registrar más de un contrato para cada combinación. Para este registro el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. En cada celda de las columnas Tipo de Servicio, N Proc. Selec., Contrato es exclusivo de la Inversión?, N Contrato, Ruc Proveedor y Nombre del Proveedor ; se deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la información correspondiente al servicio, contrato y proveedor. 2. Para agregar una nueva fila, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá las instrucciones del paso Una vez que se ha terminado de ingresar la información relativa al servicio, contrato y proveedor, se debe guardar la información registrada. Luego, dar clic en el botón Guardar. 14 Registro del Formato N 03

16 Para cerrar esta ventana, deberá dar clic al icono (ver Gráfico 19). Gráfico 19. Contrataciones Una vez registrada la información correspondiente a la combinación producto acción seleccionada, se deberá continuar con la siguiente acción del producto seleccionado (ver Gráfico 20). Gráfico 20. Selección de Acción En caso ya no se cuente con mas acciones, se deberá continuar con el siguiente producto (ver Gráfico 21). Gráfico 21. Selección de Producto Si ya se registró la totalidad de productos y acciones se deberá continuar con la siguiente sección Aporte de los Beneficiarios. 15 Registro del Formato N 03

17 4.2.2 Aportes de los beneficiarios La siguiente sección a registrar es la referida a Aportes de los beneficiarios. El responsable de la UEI deberá dar clic sobre el botón (ver Gráfico 22). Gráfico 22. Registro del aporte de los beneficiarios Después, se abrirá la ventana Aportes. En esta ventana, se registrará la valorización en soles de los aportes que puedan realizar los beneficiarios del proyecto de inversión. A diferencia de la sección anterior, este registro se realiza por proyecto y no esta referida a alguna combinación de producto acción. Por otro lado, es posible registrar mas de un tipo de aporte por proyecto. Para este registro el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. Deberá dar doble clic en la celda, de la columna Concepto, y se ingresará una breve descripción del aporte realizado. 2. Deberá dar doble clic en la celda, de la columna Monto, y se ingresará el aporte antes descrito expresado en soles, es decir, la valorización del aporte. 3. Para agregar un nuevo registro, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá los pasos 1 y 2 en las nuevas celdas. 4. Una vez que se ha terminado de ingresar los montos de avance de los periodos, se debe guardar la información registrada; para esto dar clic en el botón Guardar. 16 Registro del Formato N 03

18 Para cerrar esta ventana, deberá dar clic al icono (ver Gráfico 23). Gráfico 23. Aportes Una vez finalizado el registro de información en la sección Aporte de los Beneficiarios, continuar con la sección Información de la obra Información de la obra La siguiente sección a registrar es la referida a Información de la obra. El responsable de la UEI deberá dar clic sobre el botón Información de la Obra. A continuación, debe seleccionar la categoría de información a ingresar. Entre las opciones se tiene: 1. Paralización de la obra y 2. Culminación de la obra (ver Gráfico 24). Gráfico 24. Información de la obra Si la opción seleccionada es 1. Paralización de la obra, el responsable del registro deberá ingresar la información referida a los periodos de paralización que pueda sufrir la inversión. Al igual que en el caso anterior, este registro se realiza por cada inversión y no esta referida a alguna combinación de producto acción. Por otro lado, es posible registrar más de un evento de paralización por cada inversión. 17 Registro del Formato N 03

19 Para este registro, el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: Guía del usuario 1. En cada celda de las columnas Motivo, Fecha Inicio Paralización y Fecha Fin Paralización ; se deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la información correspondiente al evento de paralización. 2. Para agregar una nueva fila, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá las instrucciones del paso Una vez que se ha terminado de ingresar la información relativa al servicio, contrato y proveedor, se debe guardar la información registrada. Dar clic en el botón Guardar. Para cerrar esta ventana deberá dar clic al icono (ver Gráfico 25). Gráfico 25. Paralización de la obra Si la opción seleccionada es 2. Culminación de la obra, el responsable del registro deberá ingresar las fechas de culminación de la obra y fecha de recepción del activo y posteriormente esto dar clic en el botón Guardar. Para cerrar esta ventana deberá dar clic al icono (ver Gráfico 26). Gráfico 26. Culminación de la Obra 18 Registro del Formato N 03

20 4.3 Registrar el avance de la ejecución física de una nueva inversión (no proyecto de inversión) Luego de ejecutar las instrucciones descritas en la sección 4.1 Consulta de inversiones públicas, para el caso de este tipo de inversiones, aparecerá la siguiente ventana (ver Gráfico 27). Gráfico 27. Formato N 03 Edición de avance de inversiones Para registrar el avance de la ejecución física de una inversión, que no es un proyecto en el marco del Invierte.pe, el responsable de la UEI deberá hacer clic en la opción Tipo de Inversión y seleccionar la opción en la cual se registrará el avance físico. Para el ejemplo, se selecciona optimización (ver Gráfico 28). Gráfico 28. Tipo de inversión A continuación, se seleccionará la naturaleza de inversión, por lo que deberá hacer clic en la opción Naturaleza de Inversión y seleccionar la opción en la cual se registrará el avance físico (ver Gráfico 29). Gráfico 29. Naturaleza de Inversión 19 Registro del Formato N 03

21 Luego, seleccionar el tipo de ítem naturaleza de inversión. Deberá hacer clic en la opción Tipo de Item y seleccionar la opción en la cual se registrará el avance físico (ver Gráfico 30). Gráfico 30. Tipo de Ítem Edición de Avance Con los campos anteriores seleccionados, el siguiente paso es registrar información. El primer campo a registrar es la fecha inicio de ejecución, para eso es necesario hacer clic en el texto [Ingresar] (ver Gráfico 31). Gráfico 31. Opción para registrar fecha inicio de ejecución 20 Registro del Formato N 03

22 Después, se abrirá una ventana en la que el responsable de la UEI deberá completar la Fecha Inicio Ejecución. Una vez ingresada esta fecha, deberá hacer clic en el botón Guardar (ver Gráfico 32). Gráfico 32. Inversión El siguiente campo a registrar es el referido a los Montos por Cronograma. El responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 33). Gráfico 33. Opción para registrar Montos por Cronograma 21 Registro del Formato N 03

23 Después, se abrirá la ventana Cronograma según Expediente Técnico (Soles) en la que el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. En la primera celda de la columna Período, deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la denominación del primer periodo, tener en cuenta que el periodo se refiere a un trimestre. 2. En la primera celda de la columna Monto, deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la el monto programado de avance correspondiente a dicho periodo, acción y producto. 3. Para agregar una nueva fila, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá los pasos 1 y 2 en las nuevas celdas, las veces que sea necesario. 4. Una vez que se ha terminado de ingresar los montos de avance de los periodos, se debe guardar la información registrada; para esto dar clic en el botón Guardar. La información registrada en esta ventana deberá ser extraída del Expediente Técnico por parte del responsable de registrar esta información. Para cerrar esta ventana, deberá dar clic al icono (ver Gráfico 34). Gráfico 34. Cronograma según Expediente Técnico (Soles) El siguiente campo a registrar, es el referido a los Montos por Ejecución, para esto el responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 35). Gráfico 35. Opción para registrar Montos por Ejecución 22 Registro del Formato N 03

24 Luego, se abrirá la ventana Monto durante la Ejecución Física (Soles) en la que el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. Deberá dar doble clic en la celda, de la columna Período, y se ingresará la denominación del periodo a registrar, tener en cuenta que el periodo se refiere a un trimestre. 2. Deberá dar doble clic en la celda, de la columna Monto, y se ingresará el monto ejecutado de avance hasta dicho periodo, acción y producto. 3. Para agregar una nueva fila, es decir, un nuevo registro, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá los pasos 1 y 2 en las nuevas celdas. 4. Una vez que se ha terminado de ingresar los montos de avance de los periodos, se debe guardar la información registrada. Dar clic en el botón Guardar. La información registrada en esta ventana, deberá ser el avance acumulado hasta dicho periodo. Para cerrar esta ventana deberá dar clic al icono (ver Gráfico 36). Gráfico 36. Monto durante la Ejecución Física (Soles) El siguiente campo a registrar, es el referido a las Contrataciones, para esto el responsable de la UEI deberá dar clic al icono (ver Gráfico 37). Gráfico 37. Opción para registrar Contrataciones 23 Registro del Formato N 03

25 Después, se abrirá la ventana Contrataciones. En esta ventana, se registrará la información referida a los contratos que se celebran con terceros (proveedores externos). Como en los casos anteriores, este registro de contratos se realiza por cada combinación de producto acción, siendo posible registrar más de un contrato para cada combinación. Para este registro el responsable de la UEI deberá seguir los siguientes pasos: 1. En cada celda de las columnas Tipo de Servicio, N Proc. Selec., Contrato es exclusivo de la Inversión?, N Contrato, Ruc Proveedor y Nombre del Proveedor ; se deberá dar doble clic en la celda y se ingresará la información correspondiente al servicio, contrato y proveedor. 2. Para agregar una nueva fila, deberá dar clic en el botón Agregar Fila y repetirá las instrucciones del paso Una vez que se ha terminado de ingresar la información relativa al servicio, contrato y proveedor, se debe guardar la información registrada. Dar clic en el botón Guardar. Para cerrar esta ventana, deberá dar clic al icono (ver Gráfico 38). Gráfico 38. Contrataciones Una vez que se concluya con el registro de esta sección, continuar con la sección Información de la obra descrita en el numeral de la presente Guía. 24 Registro del Formato N 03

26 Guía del Formato N 03 Seguimiento a la ejecución de inversiones Directiva N EF/ Nota técnica: El contenido del presente documento fue elaborado en el marco de la Directiva N EF/63.01 y sus modificaciones. Esta guía es propiedad intelectual del Ministerio de Economía y Finanzas, por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial. En caso se emplee contenidos, imágenes y/o textos; estos deberán citarse correctamente. Dirección General de Programación Multianual de Inversiones Ministerio de Economía y Finanzas