P CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Transcripción

1 Decisión inicial de /decisión inicial de renovación de la Expiración de la Ciclo de de 3 años Actividades previas a la Actividades de vigilancia continua El cliente presenta su solicitud de inicial Intercambio de información entre el cliente y el organismo de Revisión de la solicitud de Identificación de las áreas de preocupación y solicitud de información adicional (si es aplicable) Desarrollo del programa de auditoria Planificación de la inicial/ realización de auditorias Seleccionar y designar el equipo competente para la etapa 1 Planificar etapa 1 Realizar etapa 1 Resolver las áreas de preocupación de la etapa 1 (si es aplicable) Decisión de inicial Ortogamiento de la u emisión de los documentos de Las auditorias de seguimiento se deben llevar a cabo al menos una vez al año. La fecha de la primera auditoria de seguimiento después de la inicial no debe ser posterior a 12 meses a partir de la fecha de la decisión de Renovación de la Las actividades de renovación deben completarse antes de la fecha de expiración de la Intercambio de información entre el cliente y el organismos de (por ejemplo, cambio del alcance); Determinar si se requieren cambios en el programa de auditoria Planificación de la auditora de renivación de la Confirmar programa de auditoria y comunicarlo al cliente Propuesta para e confirmación del programa de auditoria Confirmar/designar equipo competente para etapa 2 Confirmar / designar equipo auditor competente El cliente y el organismo de estabelecen acuerdo formal para la Planificar etapa 2 Llevar a cabo etapa 2 Planificar la auditoria de seguimiento Llevar a cabo la auditoria de seguimiento Planificar la auditoria de renovación Llevar a cabo las auditorias de renovación de Resolver las áreas de preocupación de la etapa 2 (si es aplicable) Resolver las áreas de preocupación de la auditoria de seguimiento (si es aplicable) Resolver las áreas de preocupación de la auditoria de renovación de Conclusiones de la auditoria de inicial Conclusiones de la auditoria de seguimiento Revisión independiente de la (si se requiere) Conclusiones de la auditoria de renovación de la Decisión sobre renovación 1 de la Otorgamiento de la renovación de la y emisión de los documentos de la Confirmar o ajustar el programa de auditoria y las actividades apropriadas de seguimiento y vigilancia incluidas su frequencia y duración. Tambien se deben tener en cuenta las auditorias especiales.

2 EL CLIENTE PRESENTA SU SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN INICIAL Recepción de informaciones La recepción de la solicitud pude ser hecha en cualquier forma. Queda también disponible el Documento Solicitud de. Son necesarios los seguintes dados en una solicitud de : Alcance deseado de la ; Los detalles de la organización (nombre, direcciones de sus ubicaciones fisicas, procesos y operaciones, recursos humanos y tecnicos, funciones, relaciones y cualquier obligación legal pertinente); Identificación de procesos contratados externamente utilizados por la organización que afectarán a la conformidad com los requisitos; Normas u otros requisitos para los cuales la organización pide la ; Si se há prestado consultoria relacionada con el sistema de gestión que se va a certificar, y en caso afirmativo, quién la proporcionó. Si fuera necesario se solicita información adicional o se cumplimentan los campos específicos para determinadas certificaciones. Oferta de Certificación Sobre la base de las informaciones comunicadas por la organización se estabelece la oferta, en conformidad con los requisitos aplicables definidos por las Entidades de Acreditación y las exigencias internacionales de IAF. La oferta de cubre la evaluación inicial como las auditorias de seguimiento que permiten el mantenimiento de la vigencia del certificado. La oferta no incluye las auditorias complementarias o suplementarias que podrían considerarse necesarias si el sistema de gestión de la organización no es conforme a la norma referida. Contrato de Certificación La aceptación de las condiciones de Oferta se hace mediante firma de un Contrato de Certificación, firmado por el representante autorizado de la organización. 2

3 PLANIFICACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN INICIAL/ REALIZACIÓN DE AUDITORIAS Los auditores de Quality Evaluation Center Quality Evaluation Center utiliza principalmente auditores de plantilla con la finalidad de reforzar: Confidencialidad; Uniformidad del enfoque de la auditoria y de las normas; Disponibilidad de los auditores. Todos los auditores son evaluados conforme a los requisitos de la norma ISO19011 y tienen sus competencias registradas en IRCA ou KSAE Registration. Son designados para formar parte del equipo auditor en función de: Competencia en el campo de actividad de la organización; Cercanía al emplazamiento de la empresa; Disponibilidad de las fechas deseables por la organización. Los auditores de Quality Evaluation Center utilizan un enfoque pragmático y sobre el terreno. Auditoria de Certificación Se realiza en 2 etapas. La etapa 1 puede tener lugar tanto en las instalaciones de la organización como fuera. Se realizará fuera de las instalaciones cuando después de la revisión del contrato se confirme que el numero de dias totales es de 3 o menos. Todavia, si puede decidir en función de la complejidad realizar la etapa 1 en las instalaciones de la organización. La duración de la etapa 1 no debe exceder 50% de la duración total de auditoria. ETAPA 1 es la auditoria que tiene como objectivos: Revisar la información documentada del sistema de gestión del cliente; Evaluar condiciones especificas del sitio del cliente e intercambiar información con el personal del cliente con el fin de determinarel estado de preparación para la etapa 2; Revisar el estado del clientey su grado de compreensión de los requisitos de la norma, en particular en lo que concierne a la identificación del desempeño clave o de aspectos, procesos, objectivos y funcionamiento significativos del sistema de gestión; Recopilar la información necesaria correspondiente al alcance del sistema de gestión, que inclue: Las ubicaciones del cliente; Los procesos y equipos empleados; Los niveles de controles estabelecidos; Los requisitos legales y regulamentarios aplicables. Revisar la asignación de recursos para la etapa 2 y acordar con el cliente los detalles de esta; Proporcionar un enfoque para la planificación de la etapa 2 mediante la comprensión del sistema de gestión del cliente y de las operaciones del sitio en el contexto de la norma del sistema de gestión u otros documentos normativos; 3

4 Evaluar si las auditorias internas y la revision por la dirección se planifican y realizan, y si el nivel de implementación del sistema de gestión confirma que la organización cliente esta preparada para la etapa 2. Las conclusiones son comunicadas al cliente con un informe (Informe de Auditoria Etapa 1) con las conclusiones a respecto al cumplimento de los objectivos de la etapa 1 y el estado de preparación para la etapa 2. Se inclue cualquier área de interés que se pudiera clasificar como no conformidad. Para determinar el intervalo de tiempo entre la etapa 1 y la etapa 2 se consideran las necesidades del cliente para resolver los problemas que pueden ser identificados en la etapa 1. Si ocurren cambios significativos que pudieran impactar el sistema de gestión, se debe considerar la necesidad de repetir toda la etapa 1 o una parte de ella. Sin embargo, se informa al cliente que los resultados de la etapa 1 pueden conducir al aplazamiento o cancelación de la etapa 2. ETAPA 2 tiene el proposito de evaluar la implementación, incluida la eficacia del sistema de gestión del cliente. Tiene lugar en los sitios del cliente y inclue al menos: Información y evidencia de la conformidad con todos los requisitos de la norma aplicable u otros documentos normativos; La realización de seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objectivos y metas de desempeño clave; La capacidad del sistema de gestión del cliente y su desempeño en relación con el cumplimiento de requisitos legales, regulamentarios y contratuales aplicables; El control operacional de los procesos del cliente; Las auditorias internas y la revisión por la dirección; La responsabilidad de la dirección en relación con las politicas del cliente. Conclusiones de la auditoria inicial de El equipo auditor analiza toda la información y las evidencias de auditoria obtenidas durantes las etapas 1 y 2 para revisar los hallazgos de auditorias y acordar las conclusiones de la auditoria. 4

5 DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN INICIAL La tomada de decisiones de otorgamiento o rechazo de, ampliación o redución del alcance de la, suspensión o restauración, retirada o renovación de la es hecha por un Comité de Decision. Las personas que hacen el Comité de Decision son diferentes de aquellas que llevaron a cabo las auditorias y son competentes para hacerlo. Todas las personas del Comité de Decision son empleadas de Quality Evaluation Center. Las decisiones son tomadas con: Información proporcionada por el equipo auditor con respecto a los requisitos de y al alcance de la ; Revisión, aceptación y verificación de las correcciones y acciones correctivas para cualquier no conformidad mayor; Revisión y aceptación del plan del cliente para correcciones y acciones correctivas para cualquier no conformidad menor. Si no se puede verificar la implementación de las correcciones y acciones correctivas de cualquier no conformidad mayor dentro de los 6 meses posteriores al último dia de la etapa 2, se debe realizar otra auditoria de etapa 2 antes de recomendar la. Los documentos de son proporcionados al cliente en 2 medios: Copia digital; Copia fisica. Los mismos son proporcionados en Español. Otos idiomas poderán ser proporcionados conforme lo pidan los clientes. En lo documento de, se identifica: Nombre y ubicación geográfica del cliente (o la ubicación geografica de la sede principal y de cualquier sitio dentro del alcance de una multisitio); Fecha efectiva de otorgamiento, ampliación o redución del alcance de la o renovación de la ; Fecha de expiración o fecha de renovación; Código único de identificación; Norma de sistema de gestión y/u otro documento normativo que inclua la indicación del estado de emissión empleada para la auditoria del cliente; 5

6 El alcance de la en relación con el tipo de actividades, produtos y servicios, sin generar engaño o ambigüedad; El nombre, dirección y marca de de Quality Evaluation Center; Información requerida por la norma y/u otros documentos normativos; Identificación de la fase del ciclo de. La referencia a la y utilización de marcas es reglado por lo documento Utilización de marcas de ACTIVIDADES DE VIGILANCIA CONTINUA Las auditorias de seguimiento se levan a cabo al menos una vez al año. La fecha de la primera auditoria de seguimiento después de la inicial no puede ser posterior a 12 meses a partir de la fecha de la decisión de. El seguimiento es desarrollado de manera que se realice de forma regular por las àreas y funciones representativas cobiertas por el alcance del sistema de gestión y tendo en cuenta los cambios en el cliente y en su sistema de gestión. Las actividades de vigilancia son auditorias in situ del cumplimiento de requisitos especificados del sistema de gestión del cliente con respecto a la norma con base en la cual se otorga la. Otras actividades de vigilancia pueden incluir: Solicitudes de información al cliente certificado sobre aspectos relativos a la ; Revisión de cualquier declaración del cliente certificado, con relación a sus operaciones; Solicitud al cliente para que proporcione información documentada; Otros médios de seguimiento del desempeño del cliente certificado Auditorias de seguimiento Son auditorias in situ pero no son necesariamente auditorias de todo el sistema y se planifican junto con las otras actividades de vigilancia de manera a que se pueda confiar en que el sistema de gestión certificado del cliente continua cumpliendo los requisitos entre las auditorias de renovación de la. Cada vigilancia inclue: Las auditorias internas y la revisión por la dirección; Revisión de las acciones tomadas sobre las no conformidades identificadas durante la auditoria previa; El tratamiento de quejas; La eficacia del sistema de gestión en relación con el logro de los objecivos y resultados previstos del sistema de gestión; El prograso de las actividades planificadas dirigidas a la mejora continua; La continuidad en el control operacional; La revisión de cualquier cambio; La utilización de marcas y/o cualquier otra referencia a la. 6

7 Renovación de la El ciclo de termina el dia previo a los 3 años de la fecha de otorgación del certificado y después de al menos dos auditorias de seguimiento. El proposito es confirmar la conformidad y eficacia continuas del sistema de gestión en su conjunto, así como su pertinencia y aplicabilidad continuas para el alcance de la. Se debe planificar y llevar a cabo hasta un mês previo a la facha de caducidad del certificado. En la actividad de renovación se inclue la revisíón de los informes de auditoria de seguimiento previos y el desempeño del sistema de gestiónen el ciclo de mas reciente. Si hayan cambios significativos en lo sistema de gestión, puderá ser necesario haver una auditoria etapa 1. La auditoria de renovación trata lo seguinte: La eficacia del sistema de gestión en su totalidad, a la vista de los cambios internos y externo, y su pertinencia y aplicabilidad continuas para el alcance de la ; El compromiso demonstrado para mantener la eficacia y la mejora continua del sistema de gestión con fin a reforzar el desempeño global; La eficacia del sistema de gestión en relación con el logro de los objectivos del cliente certificado y los resultados previstos del sistema de gestión. Para todas las no confomidades se fijan plazos para la implementación de correcciones y acciones correctivas. Las acciones se deben implementar y verificar antes de la expiración de la. Cuando se completen exitosamente las actividades de renovación antes de la expiración de la existente, la fecha de expiración es basada en la fecha de expiración de la existente. La fecha de emissión de un nuevo certificado es la fecha de la decisión de la renovación o una posterior. Solo se recomenda la renovación si se ha completado la auditoria de renovación y verificado la implementación de las correcciones y acciones correctivas. Se puede retaurar la hasta 6 meses después de la fecha de expiración siempre y cuando se hayan completado las actividades pendientes. De otro modo se debe realizar minimo una etapa 2. El equipo auditor Se utiliza principalmente auditores de platilla con la finalidade de reforzar los seguintes aspectos: Confidencialidad de los intervenientes; Uniformidade del enfoque de la auditoria y de las normas; Disponibilidade de los auditores. Todos los auditores están cualificados conforme los requisitos de la norma ISO19011 y tienen registros en IRCA o KSAE Registration. Son designados para formar parte del equipo auditor en función de los seguintes criterios: Competencia en el campo de actividad de la organización; Competencia para lograr los objectivos de la auditoria y los requisitos de imparcialidad; Cercania al emplazamiento de la empresas; Disponibilidade de las fechas indicadas como deseables por la organización. 7

8 Al decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se tiene en cuenta: Objectivos, alcance y criterios de la auditoria y el tiempo estimado de la misma; Si es una auditoria combinada, integrada o conjunta; La competencia global del equipo auditor necesaria para lograr los objectivos de la auditoria; Los requisitos de la ; Idioma y cultura. Los auditores deberan estar acompañados de un guia, con responsabilidad de: Estabelecer los contactos y horarios para las entrevistas; Acordar las visitas a partes especificas del sitio o de la organización; Asegurarse que los miembros del equipo auditor conozcan y respeten las reglas concernientes a los procedimientos de protección y seguridad del sitio; Atestiguar la auditoria en nombre del cliente; Proporcionar aclaraciones o información cuando lo solicite el auditor. 8