Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar el sistema de calidad.

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1 MEMORIAS-SEMINARIO TALLER DE AUDITORES INTERNOS BAJO LA NORMA ISO 9001: DEPARTAMENTO DE CAPACITACION SISTEMA DE GESTION PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN 1.- Enfoque al cliente 2.- Liderazgo 3.- Participación del personal 4.- Enfoque basado en procesos 5.- Enfoque de sistema para la gestión 6.- Mejora continua 7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor PRINCIPIOS DE AUDITORIA LAS AUDITORÍAS SE DISEÑAN PARA Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema de calidad, con requisitos específicos. Determinar la efectividad del sistema de calidad implantado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar el sistema de calidad. Determinar requisitos regulatorios. Permitir la inscripción de los sistemas de calidad de las organizaciones auditadas en un registro. PARA QUE SIRVEN LAS AUDITORIAS Para revisar todas las áreas del sistema de calidad Para hacer control sobre los procesos. Para mejorar los procesos y los procedimientos. Es una base para elaborar planes estratégicos y aplicar acciones de mejora.

2 PRINCIPALES CAMBIO DE LA VERSION 2012 DE LA NORMA Las principales diferencias comparada con la primera edición son: Se ha ampliado el alcance de auditoría a sistemas de gestión de calidad y ambiental a la auditoría de cualquier sistema de gestión; En la norma 19011:2002 sólo se determinaban las competencias relacionadas con el líder y el equipo auditor. En la nueva norma se incluyen además las competencias relacionadas con la persona que gestiona el programa de auditoría. 2 Esta figura es la encargada de establecer el alcance del programa, identificar y evaluar los riesgos Se han introducido métodos remotos de auditoría y el concepto de riesgo Se ha adicionado la confidencialidad a los principios de auditoría; Las cláusulas 5, 6 y 7 han sido reorganizadas; Los procesos de determinación de competencias y de evaluación han sido fortalecidos En la nueva norma se incluyen dos anexos, A y B, que indican ejemplos de habilidades y conocimientos específicos para auditores en distintas disciplinas (seguridad del transporte, medio ambiente, calidad, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información,...), así como una guía sobre la planificación y realización de auditorías. TIPS GENERALES DE AUDITORIA LAS AUDITORÍAS SE DISEÑAN PARA Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema de calidad, con requisitos específicos. Determinar la efectividad del sistema de calidad implantado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar el sistema de calidad.

3 Determinar requisitos regulatorios. Permitir la inscripción de los sistemas de calidad de las organizaciones auditadas en un registro. 3 PARA QUE SIRVEN LAS AUDITORIAS Para revisar todas las áreas del sistema de calidad Para hacer control sobre los procesos. Para mejorar los procesos y los procedimientos. Es una base para elaborar planes estratégicos y aplicar acciones de mejora. ALGUNOS TIPS FRENTE A LA NORMA 9001: 2015 TRANSICION DE LA NORMA 9001:2008 A 2015 Todas las organizaciones certificadas actualmente con la ISO 9001:2008 dispondrán de un periodo de transición que comenzará en septiembre de 2015 y finalizará en septiembre de Según las fechas previstas para ello, tras septiembre de 2018, las certificaciones ISO 9001:2008 dejarán de ser válidas. DESDE CUANDO? En cuanto a las certificaciones iniciales bajo acreditación, a partir de marzo de 2017 deberán realizarse respecto a ISO 9001:2015. IMPORTANTE PARA REALIZAR LOS AJUSTES DE LA NORMA Para llevar a cabo esta transición con garantías de éxito, las organizaciones deberían: - Identificar los posibles nuevos requisitos que necesiten ser tratados - Desarrollar un plan de implementación - Proporcionar formación y toma de conciencia adecuados a todas las partes involucradas - Actualizar el sistema de gestión de calidad para cumplir los

4 requisitos identificados y verificar su eficacia COMPONENTES CLAVES DE LA NORMA ISO 9001: Énfasis en los términos "riesgo y "eficacia Eliminación del manual de la calidad Flexibilidad del sistema de documentación Ajustes en terminología: Bienes y servicios en lugar de producto "Parte interesada" en vez de cliente Cambio de secciones: 4 Sistemas de gestión de la calidad Por Contexto de la organización 5 Responsabilidad de la organización Por Liderazgo 6 Gestión de los recursos por Planificación Enfoque al cliente partes interesadas En tres ocasiones nos habla el borrador de la ISO 9001:2015 del cliente y las partes interesadas Un enfoque a calidad total y a modelos de Excelencia que nos deja incluir a accionistas, personas, sociedad, proveedores, alianzas en aspectos tales como las expectativas y necesidades. - Propiedad del cliente por Propiedad de las partes interesadas MEJORA Van a instar a las organizaciones a emplear más herramientas para gestionar las oportunidades de mejora organizando bien las acciones a desarrolla: La organización debe evaluar, priorizar y determinar la mejora e implementar. El sistema, en vez de ésta quedar reglada a la realización de auditorías y el cierre de acciones correctivas.(el borrador menciona en una nota que algunas iniciativas de mejora pudieran ser: Six Sigma, entre otras).

5 DESAPARECEN LAS ACCIONES PREVENTIVAS 5 El anexo SL (en que se basa la nueva estructura de la de la ISO 9001:2015) no habla de acciones preventivas ya que concibe cualquier sistema de gestión como una herramienta de prevención en sí. GESTIÓN DE RIESGOS Se introduce la gestión de Riesgos. No basta con identificarlos, además hay Que estimar la posibilidad de que estos riesgos ocurran y de ser así cuáles Serían sus consecuencias. La norma no nos va a decir como debemos gestionar los riesgos, eso es cosa de las organizaciones, aparece como elemento obligatorio. INFORMACIÓN DOCUMENTADA El manual de calidad no es necesario. Hay especial interés en simplificar la información documentada, proponiendo un equilibrio entre la planificación y la gestión. EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Se asigna el rol de Representante de la Dirección a la alta dirección de la organización y no requiere que una persona específica sea asignada con este papel. PROTOCOLO DE AUDITORIA 1. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 2. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA 3 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA 4. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA 1

6 6 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA - Establecer el alcance - Identificar los riesgos - Establecer las responsabilidades de la auditoria - Determinar los recursos necesarios - Asegurarse de la implementación del programa - Seguimiento, revisión y mejora del programa COMPETENCIA DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA DETERMINACION DEL ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA IDENTIFICACION Y EVALUACION DE LOS RIESGOS RELACIONADOS CON EL PROGRAMA Los cuales pueden asociarse a: - La planificación (fallar al establecer objetivos y determinar el alcance)

7 - Los recursos (tiempos insuficientes) - La selección del equipo auditor (falta de competencia) - En implementación Ej. La comunicación ineficaz del programa 7 ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE AUDITORIA Debe incluir: Planificación y elaboración de calendario Confidencialidad Competencia de auditores y lideres de los equipos Selección de los equipos apropiados Asignación de sus funciones y responsabilidades Realización de auditoría, incluyendo el tema de muestreo Seguimiento de auditorias Comunicación a la alta dirección de los logros del programa Conservación de los registros del programa Seguimiento y revisión del desempeño y de los riegos y la mejora IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA DEFINICION DE LOS OBJETIVOS, ALCANCE Y LOS CRITERIOS PARA AUDITORIA Objetivos (Definen que se va a lograr), pueden incluir: Determinación del grado de conformidad del sistema como los criterios de auditoria Grado de la conformidad de las actividades, procesos y productos con los requisitos y procedimientos Alcance: Coherente con el programa de auditoría y los objetivos de la auditoria Criterios:

8 Pueden incluir: -Procedimientos, formatos, normas, documentos de apoyo entre otros. 8 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA SELECCIÓN DE LOS METODOS DE AUDITORIA En sitio A distancia GESTION Y MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA Asegurarse que: Existan registros del programa de auditoria Registros de cada auditoria Los registros relacionados con el personal de auditoria Ver mayor detalle norma numeral SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA Evaluar la conformidad con los programas de auditoria Calendarios Objetivos de la auditoria Desempeño miembros del equipo Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria Evaluar retroalimentación de la alta dirección, de los auditados, auditores y otras partes REALIZACION DE UNA AUDITORIA INICIO DE LA AUDITORIA ESTABLECIMIENTO DEL CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO o Formal o Informal

9 PROPOSITOS: o Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria o Solicitar acceso a los documentos o Acordar la asistencia de observadores y guías o Ver otras en norma numeral PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA REALIZACION DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION EN LA PREPARACION DE LA AUDITORIA Revisar la información pertinente Para preparar las actividades de auditoria Establecer una visión general del grado de la información del sistema para detectar posibles carencias Si los documentos cubren el alcance de la auditoria Auditorias previas PREPARACION DEL PLAN DE AUDITORIA Se debe tener en cuenta: Técnicas de muestreo apropiadas Muestreo basado en juicios Muestreo estadístico Composición del equipo auditor Riesgos para la organización creados por la auditoria PREPARACION DE ACTIVIDADES DE AUDITORIA GENERACION DEL PLAN Previo a la auditoria los auditores se deben reunión y por cada proceso tener claro que numerales van a auditar

10 PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO Pueden incluir: Listas de verificación Planes de muestreo de auditoria Formularios para registrar la información 10 LISTA DE VERIFICACIÓN Se deben generar listas que apoyen la labor del auditor como guía de preguntas, no necesariamente esta lista debe seguirse al pie de la letra dado que los auditores tienen la libertad de identificar preguntas durante el ejercicio de la auditoria. REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA REALIZACION DE LA REVISION DE LA DOCUMENTACION DURANTE LA AUDITORIA Se revisa para: Reunir información para apoyar las actividades de auditoria Si no se puede proporcionar la información durante el periodo establecido, el líder del equipo auditor debe informar al responsable del programa de auditoría. COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORIA Equipo reunirse periódicamente para intercambiar información Revisar el progreso de la auditoria Reasignar tareas, si es necesario. Cambios de la auditoria

11 REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA 11 Los métodos para recopilar información incluyen: Entrevistas Observaciones Revisión de documentos, incluyendo registros GENERACION DE HALLAZGOS DE LA AUDITORIA Los hallazgos pueden : Indicar o no conformidad Oportunidades de mejora Se deben resolver inconvenientes y ponerse de acuerdo GENERALIDADES AUDITOR PAPEL DEL AUDITOR Revisar hasta qué grado los procesos incluidos en el alcance de la misma se están cumpliendo. Las conclusiones deben estar respaldas por evidencias. COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES En cuanto a la competencia se debe: Evaluar a través de un proceso que considere el comportamiento personal y la capacidad de aplicar conocimientos Tener en cuenta las necesidades del programa de auditoria y sus objetivos FUNCIONES DEL AUDITOR PRINCIPAL Asignar a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos. Realizar reuniones informativas del equipo auditor para distribuir posibles cambios Comunicar periódicamente los progresos de la auditoria e inquietudes al auditado.

12 FUNCIONES DEL AUDITOR SUPLENTE Generación del informe de auditoría. Seguimiento de las no conformidades. Cumplir con el 100% de los requisitos de la auditoría. Reportar los resultados de la auditoría. Verificar la eficacia de las acciones aplicadas como resultado de la auditoría. Cooperación y soporte al auditor principal 12 FUNCIONES DE LOS GUIAS Y OBSERVADORES Observadores Guía o No deben influir, ni interferir en la auditoria o Ayudar a identificar a las personas que participaran en las entrevistas y confirmar horarios o Acordar el acceso a lugares especificas REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA REDACCION DE LAS NO CONFORMIDADES: Deben ser: o Claras. o Exactas. o Evidenciar el problema. o Explicar cuál es el incumplimiento. PREPARACION DE LAS CONCLUSIONES DE AUDITORIA Se deben: Revisar los hallazgos de la auditoria frente a los objetivos de la misma Acordar las conclusiones de la auditoria

13 Preparar recomendaciones (si aplica) 13 Comentar el seguimiento de la auditoría REALIZACIÓN DE LA REUNION DE CIERRE El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. PREPARACIÓN Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA El informe debe incluir Los objetivos de la auditoría El alcance de la auditoria La identificación del cliente de la auditoria La identificación del equipo auditoría Los criterios de auditoria Los hallazgos de la auditoría Las conclusiones Una declaración del grado de cumplimiento de los criterios Ver otras en la norma numeral PREPARACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE AUDITORIA DISTRIBUCION DEL INFORME El informe debería: Emitirse en el periodo de tiempo acordado Si se retrasa se debe comunicar al auditado y a la persona responsable de la gestión del programa de auditoria Estar fechado, revisado y aprobado Distribuirse a los receptores FINALIZACION DE LA AUDITORIA Finaliza una vez se hayan realizado todas las actividades de auditoría planificadas o si se ha acordado de otro modo con el cliente

14 Las lecciones aprendidas en la auditoria deberían incorporarse al proceso de mejora continua del sistema de gestión de la organización auditada. REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO 14 En el tiempo estimado. Revisar las evidencias que demuestran la acción y sus resultados. MUCHAS GRACIAS