BANCO NACIONAL DE DESARROLLO AGRÍCOLA. La Esperanza del Campo. Gerencia de Creditos.

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1 BANCO NACIONAL DE DESARROLLO AGRÍCOLA La Esperanza del Campo MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITOS Gerencia de Creditos.

2 Contenido Capítulo I... 5 Generalidades Introducción Objetivo General Objetivos Específicos Administración del Manual Alcance Definiciones... 6 Capítulo II... 8 Proceso del Crédito... 8 Sección I... 9 Desarrollo de Negocios... 9 I. Promoción del Crédito... 9 II. Entrevista... 9 III. Consulta a los Buros de Créditos Públicos y Privados... 9 Sección II Solicitud del Crédito I. Solicitud del Crédito II. Documentos necesarios para el otorgamiento del Crédito III. Integración del Expediente Crediticio IV. Revisión de documentos V. Disponibilidad de Fondos Sección III Inspección, Análisis, Órganos Resolutivos I. Inspección de Campo II. Análisis y Resolución III. Órganos Resolutivos, Limites de Competencia Sección IV Formalización y Desembolso I. Formalización del Crédito

3 II. Desembolsos III. Seguros Sección V Custodia y Supervisión I. Guarda y Custodia de los Documentos II. Supervisión de Créditos Sección VI Riesgo Crediticio Capítulo III Disposiciones Generales CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE CREDITOS CAPÍTULO V DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CRÉDITOS FORMATOS LEGALES ESCRITURA PÚBLICA DE CREDITO ABIERTO HIPOTECARIO ESCRITURA PÚBLICA DE CREDITO ABIERTO HIPOTECARIO NOTA: EN CASO DE QUE EL INMUEBLE HIPOTECADO NO SEA DEL PRESTATARIO ESCRITURA PÚBLICA DE LINEA DE CREDITO ESCRITURA PÚBLICA DE VENTA DE UN BIEN EVENTUAL CON GARANTIA HIPOTECARIA CONTRATO DE PRESTAMO AL AMPARO DE UN CREDITO ABIERTO HIPOTECARIO CONTRATO DE PRESTAMO FIDUCIARIO CONTRATO DE PRESTAMO PRENDARIO Y FIDUCIARIO CONTRATO DE PRESTAMO PRENDARIO CONTRATOS DE PRÉSTAMOS FIDUCIARIOS, PRENDARIOS FIDUCIARIOS Y PRENDARIOS, A SUSCRBIRSE CON FONDOS PROVENIENTES DE FIDEICOMISO CONTRATO DE PRESTAMO FIDUCIARIO CONTRATO DE PRESTAMO PRENDARIO Y FIDUCIARIO CONTRATO DE PRESTAMO PRENDARIO FORMATOS TECNICOS GENERALES AUTORIZACIÓN DE INVESTIGACIÓN EN LOS BUROS DE CRÉDITOS PÚBLICOS Y PRIVADOS FORMATO TECNICO SOLICITUD DE CREDITO Nº FORMATO TECNICO SOLICITUD DE CONFIRMACION DE UTILIZACION Y DISPONIBILIDAD DE FONDOS Nº

4 FORMATO TECNICO DE CONFIRMACION DE FONDOS Nº CONSTANCIA DE VERIFICACION DE DOCUMENTOS INSTITUTO DE LA PROPIEDAD CONSTANCIA DE VALIDACION DE DOCUMENTOS INFORME PERICIAL INFORME AVALUO RURAL CONSTANCIA DEL USO CORRECTO DE FONDOS DESEMBOLSADOS AUTORIZACION DE DEBITO PRÉSTAMOS BAJO CONVENIO COCOCH FORMATOS TÉCNICOS ESPECIALES CARTA IRREVOCABLE DE RETENCION Y VENTA DE MAIZ AMARILLO CARTA IRREVOCABLE DE RETENCION Y VENTA DE GRANOS BASICOS

5 Capítulo I Generalidades 1. Introducción Para el Banco Nacional de Desarrollo Agrícola (BANADESA), es de suma importancia contar con un Manual de Políticas y Procedimientos de Crédito que proporcione a funcionarios y empleados de la institución información general y específica referente a los procesos de solicitud, análisis, administración y liquidación de un crédito, mediante la descripción de los requisitos, políticas, normas y procedimientos de sus diferentes actividades crediticias. Este Manual es una guía para todos aquellos empleados y funcionarios que tienen relación con las operaciones crediticias del Banco, ya que deberá cumplirse las normas establecidas en el área de créditos o en actividades vinculantes. 2. Objetivo General El objetivo principal del presente manual es establecer las normas y lineamientos correspondientes para la ejecución de las operaciones crediticias que realice el BANADESA, instruyendo al personal sobre aspectos fundamentales como objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos y normas establecidas. Se apunta a que el Banco cuente con una clara orientación en la implementación de sus fondos en operaciones sanas dirigidas al segmento de mercado que le toca atender. El manual permite procesar las funciones y relaciones de cada persona encomendada en las actividades crediticias para distintas responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y evitar omisiones que permita lograr una correcta ejecución de las labores asignadas así como y propiciar la uniformidad en los procesos de trabajo. Este manual presenta en forma conceptual y gráfica a través de los diagramas de flujo la secuencia ordenada de los procedimientos a seguir según lo establecido en las políticas de otorgamiento crediticio, lo que permite, establecer un adecuado ambiente de control. 3. Objetivos Específicos a) Integrar en un solo documento de manera ordenada, lógica y comprensible, los procesos y procedimientos que rigen las operaciones de crédito que se realizan en BANADESA. b) Orientar para que en el proceso de operación crediticia se apliquen de manera homogénea las políticas que rigen el otorgamiento del crédito. c) Proporcionar al personal involucrado en los procesos y procedimientos para el otorgamiento del crédito, un documento que le permita desarrollar su función con mayor seguridad y eficiencia. d) Propiciar una eficaz operación de crédito, mediante el establecimiento y difusión de políticas, que le permitan operar con niveles de riesgo acordes con su capacidad operativa y suficiencia patrimonial. e) Documentar e integrar las facultades de las Instancias de decisión con relación a la aprobación de la normatividad y a la autorización de las operaciones de crédito. f) Supervisar, regular y controlar la actividad crediticia del BANADESA a través de las normas y procedimientos contenidos en el presente documento. 5

6 4. Administración del Manual Para la correcta Administración de este Manual, el mismo debe ser utilizado tomando en cuenta los siguientes aspectos: a) Debe estar a disposición de todos los Involucrados del Banco Nacional de Desarrollo Agrícola (BANADESA). b) La aplicación, el desarrollo, supervisión y cumplimiento de los procedimientos aquí descritos recaen sobre la Gerencia de Crédito. c) Los usuarios del manual, deberán notificar a su superior inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar su vigencia y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo. d) Solo podrá ser modificado por la Junta Directiva, a sugerencia de la Administración Superior. 5. Alcance Las disposiciones contenidas en el presente comprenden a los funcionarios y empleados que estén involucrados en el procedimiento crediticio, tales como: la Gerencia de Crédito, Gerencia de Riesgos, Asesoría Legal, Gerencia de Finanzas y Operaciones, Departamento de Estudios Económicos, Auditoría Interna, Gerentes Regionales, Gerentes de Agencias. 6. Definiciones 1. AMORTIZACIÓN: Forma, a través del tiempo en que se pagará el crédito. 2. APETITO POR EL RIESGO: nivel de riesgo que el banco está dispuesto a asumir en su búsqueda de rentabilidad y valor. 3. BALANCE GENERAL: muestra el valor de la empresa, facilita compararla en dos o más periodos diferentes, indican el crecimiento o el deterioro de la misma. 4. BENEFICIARIO: Persona Natural o Jurídica a cuyo favor se expide o cede un título de crédito. 5. BURO DE CREDITO: Es una Sociedad de Información Crediticia orientada a integrar información sobre el comportamiento del crédito de las personas naturales y jurídicas. Sirve de marco de referencia para que las empresas comerciales, instituciones financieras, entre otras entidades, decidan respecto a otorgar o negar un crédito a quienes lo hubiesen requerido. 6. CODEUDOR: persona que con otra u otros, se obliga legalmente a cancelar una obligación. 7. CREDITO AGRICOLA: Es el financiamiento dirigido al fomento de la producción y la productividad en la agricultura, ganadería, pesca, avicultura, silvicultura y demás actividades relacionadas con el procesamiento de esa producción incluyendo su comercialización. 8. COMISION: Comisión Nacional de Bancos y Seguros. 9. DAR CREDITO: Es prestar recursos a otra persona para que los utilice y devuelva su equivalente después de cierto tiempo. 10. DERECHO HIPOTECARIO: es aquel constituido con un gravamen de un bien inmueble o derechos reales, en beneficio de un acreedor, para asegurar con el mismo el cumplimiento de una obligación. 11. DESARROLLO DE NEGOCIOS: Etapa del Proceso Crediticio en la que se promocionan los productos del BANADESA. 12. DEUDOR: persona que debe o está obligado a satisfacer una deuda. 13. DOMINIO PLENO: es el derecho real de poseer un bien inmueble, gozar y disponer de ella sin más limitaciones que las establecidas por la ley o por la voluntad del propietario. 14. EMPRESA SÓLIDAMENTE ESTABLECIDA: es aquella que cuenta con posicionamiento en el mercado y con una antigüedad mínima de operación de dos años y está constituida como persona jurídica. 15. ESTADO DE RESULTADOS: Información que demuestra las ganancias o pérdidas en un periodo de tiempo determinado. 16. ESTUDIO DE MERCADO: Es el Análisis y determinación de la oferta y la demanda o de los precios de un bien o servicio. 6

7 17. FLUJOS DE FONDOS: indican los movimientos económicos periódicos de los fondos de un proyecto o presupuesto. 18. FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Origen de los recursos con los cuales se esta financiando un crédito. 19. GARANTÍA HIPOTECARIA: derecho real constituido sobre bienes inmuebles que continúan en poder del deudor que afianza el cumplimiento de una obligación. 20. GARANTÍA PRENDARIA: gravamen sobre los bienes muebles. 21. GIRADO: persona natural o jurídica a quien se le da orden de pagar el valor de un titulo valor. 22. INCUMPLIMIENTO: No efectuar el pago pactado dentro del plazo predeterminado; o, efectuarlo con posterioridad a la feche en que estaba programado, o, en distintas condiciones a las pactadas en el contrato. 23. INGRESO: es el valor del flujo de bienes o servicios que perciben una persona o grupo de personas. 24. INSTITUTO DE LA PROPIEDAD: Ente desconcentrado de la Presidencia de la República encargado de entre todos de administrar, supervisar, instruir, normalizar los procedimientos que permitan y garanticen el reconocimiento, transmisión, transferencia, modificación, gravámenes y cancelación de los derechos de propiedad sujetos a registro. 25. INTERESES: es un índice utilizado para medir la rentabilidad de los ahorros o el costo de un crédito. 26. INTERESES REGULARES: llamados también intereses corrientes generados por la aplicación normal y simple de la tasa de interés sobre el monto del préstamo. 27. INTERESES MORATORIOS: son aquellos originados por los retrasos en uno o más pagos que debieran realizar los deudores. 28. MARGEN DE GARANTÍA: proporción que debe existir entre el valor de la garantía ofrecida y el préstamo a otorgarse conforme a un porcentaje establecido. 29. MATRIZ DE RIESGOS: Herramienta de control y de gestión que permite realizar un diagnostico de la situación del riesgo de crédito en el Banco, identificando las actividades de crédito (procesos y productos), el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores de riesgo. 30. NUDA PROPIEDAD: bien inmueble en dominio pleno que no está siendo usufructuado por su propietario. 31. PAGO DE AMORTIZACIÓN: son los pagos que se realizan para disminuir el monto de la deuda, que comúnmente llamamos abono a cuenta, cada vez que se amortiza disminuye el monto de la deuda. 32. PATRIMONIO FAMILIAR: es la institución jurídico-social por medio de la cual se destinan uno o más bienes a la protección del hogar y sostenimiento de la familia. 33. PLAN DE INVERSIÓN DE CRÉDITO: es el presupuesto que contiene las cantidades y fechas en que se efectuaran las inversiones, el calendario de desembolsos y la comercialización. 34. PRESUPUESTO: muestra una estimación previa de los ingresos, gastos e inversiones para una actividad económica. 35. PROMOCIÓN DEL CRÉDITO: Conjunto de actividades, técnicas y métodos que desarrollan las Instituciones para comunicar los meritos de sus productos y persuadir a su mercado objetivo para que lo adquieran. 36. PROVISIONES ESPECÍFICAS: las que surgen del análisis individual de cada sujeto de crédito como estimaciones de pérdida, o que la Comisión determine sean constituidas en la aplicación de la normatividad vigente. 37. PROVISIONES GENERICAS: las que surgen como estimaciones de perdida que se constituyen para cubrir riesgos no identificados con relación a las operaciones crediticias e indirectas generadas en el proceso de administración del riesgo de crédito. 38. RIESGO DE CREDITO: el ligado a una operación crediticia directa o indirecta y que supone la posibilidad de incumplimiento del prestatario o de sus garantes, de que no se pague la obligación crediticia en las condiciones originales pactadas en el contrato. 39. SALDO INSOLUTO: monto de un préstamo que está pendiente de pago. 40. SEGMENTACIONES: opciones de clasificación utilizadas por el Banco para definir, identificar y analizar adecuadamente los grupos de Prestatarios en relación con la gestión del riesgo de crédito, o clasificaciones por modalidad de crédito. 7

8 41. SECTOR REFORMADO: Este sector está conformado por campesinos organizados en Empresas Asociativas Campesinas (EAC), Cooperativas Agropecuarias, y grupos informales, cuya principal actividad es trabajar la tierra para el sustento de las familias. 42. SISTEMA DE INFORMACION: conjunto de procesos desarrollados que permiten realizar un seguimiento del comportamiento de la cartera de créditos, y de sus riesgos, de modo que puedan describir situaciones en forma sistemática con periodicidad establecida. 43. TASA DE INTERÉS: constituye la base para calcular los intereses que se cobran a los prestatarios por el financiamiento de un crédito. 44. TITULO VALOR: es el documento necesario para ejercer el derecho literal y autónomo que en él se consiga. 45. TOLERANCIA AL RIESGO: nivel de variación que el Banco está dispuesto a asumir en caso de desviación a los objetivos Institucionales trazados. 46. VALOR NOMINAL: monto consignado en cualquier titulo valor o documento. Capítulo II Proceso del Crédito El Proceso de Crédito se basa en un flujo operativo que cumple con los requerimientos de una operación segura y ágil, en apego a las normas y lineamientos establecidos por las sanas prácticas financieras y criterios prudenciales. El detalle de las etapas y funciones se muestran a continuación y aplica a las operaciones crediticias que BANADESA otorga a sus prestatarios. 1. Promoción del Crédito 2. Entrevista 3. Consulta a los Buros de Créditos Públicos y Privados 4. Solicitud del Crédito 5. Integración del Expediente Crediticio 6. Revisión de Documentos 7. Disponibilidad de Fondos 8. Inspección 9. Análisis 10. Resolución 11. Formalización del Crédito 12. Desembolsos 13. Guarda y Custodia de los Documentos 14. Supervisión de Créditos 8

9 Sección I Desarrollo de Negocios I. Promoción del Crédito Consiste en la promoción de las actividades crediticias y productos que ofrece el banco a los sectores productivos de carácter agropecuario y comercial fomentando las actividades relacionadas con la producción, procesamiento y comercialización. Dicha promoción corresponde a la Presidencia Ejecutiva, Gerencia de Créditos, Gerentes Regionales y Gerentes del Agencia. II. Entrevista La atención al cliente inicialmente estará a cargo del Gerente de Agencia, Jefe de Créditos, Analista de Créditos y /o Receptor de solicitudes cuando las Agencias dispongan de este personal. La entrevista tiene como propósito: a) Identificar al futuro prestatario y formarse una idea general de la operación en cuanto al destino, garantías ofrecidas, etc., para determinar a priori la factibilidad o no del proyecto a financiar y la posible participación financiera del solicitante. b) Observar y responder a las inquietudes con el fin de enriquecer la información y concretar las necesidades reales del Prestatario, así como la documentación necesaria para el tipo de crédito que solicita. c) Investigar y verificar los antecedentes crediticios en las Centrales de Riesgo públicas y privadas conforme a la normativa interna del Banco previa Autorización firmada por el Prestatario, aval, codeudor y garante hipotecario si fuera el caso, para ser investigado en la central de riesgos. d) Revisar en la contabilidad del Banco al solicitante en función de la cartera cedida en administración (como decreto de alivio de deuda, créditos cancelados contra reservas, en cuentas deudoras o acreedoras donde se puedan reflejar valores no aplicados y que antes de iniciar cualquier trámite debe hacerse saber de cualquier trámite al solicitante. e) Verificar con el solicitante su participación en alguna asociación del sector reformado y no reformado con lo cual se verificara si dicha asociación tiene saldos vigentes o en mora con dicha institución. f) Informar al Prestatario que no se llenará la solicitud de crédito mientras no presente de forma completa la documentación solicitada. III. Consulta a los Buros de Créditos Públicos y Privados 1. La consulta a los Buros de Créditos requerirá la autorización escrita del solicitante, en el formato correspondiente y se efectuara a través del internet en una dirección que solo será de conocimiento de los usuarios autorizados por el Banco. 2. El objetivo de la consulta es conocer los riesgos de los potenciales prestatarios, proporcionando la información al Receptor de las solicitudes de crédito sobre el comportamiento de pago de las personas físicas o jurídicas deudoras del sistema financiero nacional y casas comerciales, facilitando una mayor apertura al otorgamiento de crédito a los Prestatarios y contribuyendo a una administración sana del Banco. 3. La consulta no determina si un crédito debe aprobarse o no, ni tampoco si la persona es sujeta a crédito o no. Es el Analista del crédito quien, en función del análisis que efectúa del reporte de crédito y a las políticas internas del Banco, recomienda si otorga el crédito o no. 4. Como consecuencia de la consulta se obtendrá la información siguiente: 9

10 a) Información agregada de los deudores comerciales del sistema incluyendo: monto consolidado de deudas atendiendo a su estatus de vigencia o vencimiento, monto consolidado de garantías, peor clasificación en el sistema, mayor atraso presentado en el último año, entre otras. b) En el caso de los créditos de consumo, tarjetas de crédito y créditos hipotecarios, se proporcionará información detallada por operación crediticia y se incluirá el nombre de la entidad donde el deudor es Prestatario en cada caso. c) La información negativa, incluirá deudas en cobranza judicial, castigos de emisores, deudores y adjudicaciones realizadas por la entidad a cualquier tipo de deudor y será publicada y detallada por operación, incluyendo el nombre de la entidad donde el deudor con problemas es o fue Prestatario. d) El destino de los créditos obtenidos en otras instituciones con los cual verificara que no exista duplicidad de financiamiento. e) La información de la consulta obtenida no se podrá transferir a un tercero. 5. Una vez realizada la consulta el Receptor de solicitudes informará sobre: a) Los resultados que le permitirán gozar del crédito. b) Las situaciones adversas en su historial crediticio que lo imposibilitan a ser sujeto de crédito, señalando el nombre de la entidad que lo reportó, en los casos en que la consulta lo proporcione y en los que no, se informará al deudor que debe acudir ante la División de Protección del Usuario Financiero en la CNBS para conocer qué entidad reportó la información cuestionada, de forma que el deudor pueda acudir a dicha entidad para aclarar su situación en el caso de que existiera algún error en su reporte, debiendo presentar la documentación respectiva. I. Solicitud del Crédito Sección II Solicitud del Crédito 1. Toda solicitud de crédito se efectuara en el formato que corresponda según el tipo de crédito (Agropecuario, Comercial y o Consumo) y se presentara en las oficinas o Agencias bancarias establecidas para tal efecto, en cuya jurisdicción este comprendido el lugar de inversión. 2. Junto con la solicitud se presentara la documentación completa que se indica en el presente manual, y que reúna los requisitos exigidos, extendiéndosele al solicitándole un recibo que acredite su documentación. Si la documentación presentada fuese incompleta, no se admitirá la solicitud. 3. Cada Agencia llevara un registro manual y electrónico por cada préstamo solicitado, en el cual se asentarán en el momento oportuno los datos siguientes: a) Número de la solicitud b) Fecha de la solicitud c) Nombre del prestatario d) Monto del prestatario e) Destino del prestatario f) Verificación en los Buros de Crédito g) Recepción de Documentos 10

11 h) Autorización de los Fondos i) Dictamen Legal en caso de Préstamo Hipotecario j) Remisión del Expediente al Oficial de Creditos k) Traslado del Expediente al Analista de Creditos l) Remisión al Órgano Resolutivo m) Resolución del Préstamo n) Revisión legal del Instrumento Publico, en su caso o) Formalización p) Desembolso q) Archivo del Expediente y documentos legales. r) Referencias del traslado del expediente entre oficinas administrativas distintas. II. Documentos necesarios para el otorgamiento del Crédito La documentación requerida para el otorgamiento de créditos es la siguiente: Personas Naturales 1. Para todo tipo de préstamos: i. Fotocopia de los documentos personales del solicitante (tarjeta de identidad, R.T.N. numérico y solvencia municipal) y fotografía tamaño carnet. ii. Apertura cuenta de ahorro en préstamos hasta L.100, y cuenta de cheques para préstamos mayores. Si el solicitante no pudiese leer o escribir se exigirá la apertura de una cuenta de ahorro, iii. cualquiera que fuese el monto del crédito. Estados Financieros de los últimos tres años o los que tenga de operar el solicitante, en el caso de préstamos de L.500, a L.10,000, éstos deben ser avalados por un contador público debidamente registrado (firma, sello y numero de colegiación); para préstamos mayores los estados financieros deben ser auditados, por una empresa debidamente reconocida por la CNBS. iv. Plan de Inversión para créditos hasta L.3, 000,000.00, y en montos superiores un Estudio de Factibilidad (ver artículo 5 del Reglamento de Créditos). v. Documento que acredite la tenencia o propiedad del inmueble señalado como lugar de inversión, cuando sea distinto al de la garantía. 2. Prestamos con Garantía Hipotecaria.- además de los documentos anteriores deberá agregarse: i. Dos (2) copias de escritura Pública constitutiva del dominio, debidamente cotejadas con el documento original por el receptor de los documentos. ii. Plano perimetral, debidamente sellado y firmado. iii. Constancia de libertad de gravamen y de no constitución de patrimonio familiar, actualizada con fecha de emisión no mayor a 30 días de la presentación de la solicitud.- No obstante a lo anterior no se requerirá constancia de libertad de gravamen cuando se constate que el inmueble está hipotecado a favor del Banco. 3. Prestamos con Garantía Prendaria: además de los documentos indicados en el numeral 1, deberá presentar lo siguiente: i. Documento que acredite la propiedad del bien mueble, ii. Constancia del certificado del fierro cuando se trate de ganado, iii. Documento privado de posesión del terreno cuando se constituya garantía accesoria a la prendaria de un inmueble no registrable y la constancia del catastro municipal. 11

12 4. Prestamos con Garantía Fiduciaria: además de los documentos indicados en el numeral 1, deberá presentar lo siguiente: i. Constancia personal, comercial o de trabajo del solicitante y avales ii. Fotocopia de tarjeta de identidad y R.T.N. numérico del o los avales. Personas Jurídicas Tratándose de personas Jurídicas, además de la documentación indicada en el inciso a), se requerirán los documentos siguientes: a) R.T.N. numérico de la persona jurídica o asociación, b) Nomina de los accionistas de la empresa u organización, c) Dos (2) copias de escritura Pública Constitutiva registrada, sus modificaciones o Certificación en su caso de la persona jurídica, debidamente cotejadas con el documento original por el receptor de los documentos. d) Certificación del Punto de acta de la sesión de la empresa u organización en que se faculto al solicitante para formular, tramitar, formalizar el crédito o poder en su caso. e) Poder suficiente al representante del solicitante para constituir el gravamen, f) Certificación del punto de acta del nombramiento de la junta directiva, debidamente inscrita cuando se trate de sociedades y en el caso de asociaciones dicha certificación firmada por el secretario y autenticada por Notario. g) Permiso de operación municipal. 5. No obstante lo anterior los Gerentes de Agencia podrán requerir la presentación de documentos adicionales siempre y cuando ello tenga por objeto el otorgamiento oportuno del crédito y garantizar su recuperación. III. Integración del Expediente Crediticio 1. El Analista de Créditos deberá integrar el expediente consignándose por separado los aspectos siguientes: a) Sección Legal i. Fotocopia de la Escritura de Constitución. ii. Nomina actualizada de Accionistas. iii. Fotocopias de los poderes o autorizaciones otorgados para contraer obligaciones en nombre de la empresa. iv. Fotocopias de los documentos que amparan legalmente las operaciones de crédito. v. Fotocopias de los Puntos de Acta de la Junta Directiva o de otra instancia resolutiva en el que conste la aprobación de los créditos otorgados. vi. Permisos extendidos para la ejecución del proyecto. vii. Documentos relacionados con los procesos de recuperación de los créditos por vía judicial. viii. Certificación o constancia que acrediten que cuenten con Personalidad Jurídica. b) Sección Financiera. i. Estados Financieros del deudor de los últimos tres (3) años. ii. El análisis de riesgo del prestatario. iii. Estudios de factibilidad de los proyectos financiados. iv. Evaluación de la empresa en el tiempo o proyecto financiado debidamente analizado. 12

13 c) Correspondencia y otros antecedentes. i. Solicitud del crédito. ii. Antecedentes Crediticios del deudor. iii. Avalúos de las garantías. iv. Pólizas de seguros. v. Correspondencia relacionada con el crédito y su cobro. vi. Informes de visitas de seguimiento al deudor. vii. Informe que fundamente la categoría asignada de riesgo del deudor. 2. Los expedientes deberán foliarse por secciones conforme el orden de agregación de los documentos respectivos. IV. Revisión de documentos 1. El Analista de Créditos será responsable de revisar la solicitud de crédito y la documentación acompañada, con el objeto de conocer si se cumplen con las condiciones requeridas para continuar con el proceso crediticio; deberá además: a) Verificar In-situ o mediante la vía electrónica en la página del Instituto de la Propiedad, los datos consignados en la documentación respectiva. b) Solicitar la opinión o dictamen legal del colaborador jurídico asignado o Departamento Legal, cuando se constituya garantía hipotecaria, la cual deberá considerar la identificación y legalidad de dicha garantía. 2. Si la opinión fuese negativa, el Gerente de la Agencia procederá a informar al solicitante los problemas encontrados, para su solución, si ello fuese factible. 3. Obtenida la opinión favorable y encontrándose congruente la solicitud y documentación acompañada con las circunstancias inherentes al préstamo, el Analista de Créditos procederá a solicitar la asignación de fondos a la Gerencia de Créditos. V. Disponibilidad de Fondos 1. La solicitud de autorización de disponibilidad de fondos deberá ser firmadas por el Analista de Créditos y el Gerente de Agencia en el formato establecido, remitiendo vía electrónica a la Gerencia de Créditos la documentación siguiente: a) Solicitud de confirmación de utilización y disponibilidad de Fondos b) Historial crediticio de los Buros de Créditos, c) Índice crediticio con BANADESA, en su caso 2. Aprobada la Asignación de Fondos por la Gerencia de Créditos, ésta deberá comunicarlo a la Gerencia de Finanzas para que sea considerado en su flujo de efectivo, y al Gerente de Agencia vía electrónica para que se continúe con el tramite crediticio. 3. Para los efectos previstos en los numerales que anteceden, La Gerencia de Finanzas remitirá semanalmente a la Gerencia de Créditos la disponibilidad de fondos sujetos a desembolso, para el manejo y control de los créditos a aprobar.- Asimismo los Gerentes de Agencias reportaran semanalmente a la Gerencia de Créditos las solicitudes de créditos a ser sometidas a consideración de los diferentes Órganos Resolutivos; y La Gerencia de Créditos remitirá a la Gerencia de Finanzas el detalle de los créditos aprobados 13

14 Sección III Inspección, Análisis, Órganos Resolutivos I. Inspección de Campo 1. El Oficial de Crédito es el profesional que realiza el avalúo de la garantía como parte fundamental en el trámite de un crédito, porque en el descansa la responsabilidad de recomendar la viabilidad o no de proyecto. Los avalúos se realizaran de conformidad con el Artículo 12 del Reglamento de Crédito. El Oficial de Crédito hará su trabajo de acuerdo a lo siguiente: a) Llevara el control de todas las inspecciones o supervisiones de campo que le han sido asignadas. b) Realizara la inspección de bienes, para comprobar la veracidad de la información suministrada en la solicitud y en la información económica y financiera. c) Podrá requerir al prestatario un plan de asistencia técnica y comercialización de la inversión. Además, indagara sobre la solvencia moral y económica del mismo, emitiendo al respecto su opinión clara, concisa y en la forma diseñada al respecto. d) Deberá salvaguardar el interés y el prestigio del Banco en la elaboración del plan de inversión, así como en el avalúo o identificación de las garantías. e) El informe se elaborara en formatos preparados al efecto, de conformidad con los destinos, procedencia u origen de los fondos del posible financiamiento. f) Firmar y sellar junto con el Gerente de la Agencia donde se otorga el crédito el informe de supervisión e Inspección de campo. g) Dentro de dos días hábiles después de haber realizado la visita de campo entregar al Analista de Créditos la documentación de campo para que este realice el análisis y lo presente al Organismo Resolutivo correspondiente según limite de competencia. 2. Si el resultado del informe pericial fuese negativo, se requerirá al solicitante para que subsane las irregularidades encontradas si eso fuese posible, de lo contrario el Gerente de la Agencia se le comunicara la negación de la solicitud. 3. Si el resultado del informe pericial fuese satisfactorio, el Gerente de la Agencia procederá a asignar el expediente al Analista de Crédito para efecto de análisis crediticio correspondiente y elaborar el borrador de la resolución, en el formato respectivo. II. Análisis y Resolución 1. Recibido el expediente, el Analista de Crédito procederá al análisis del crédito solicitado, bajo los aspectos siguientes: a) Verificar la viabilidad técnica y financiera del proyecto, considerando lo siguiente: i. Capacidad de Pago (Generación de ingresos y egresos) ii. Historial Crediticio iii. Garantía suficiente iv. Existencia de mercado v. Habilidad empresarial 14

15 b) Verificación de Constancias de trabajo, cuando proceda. c) Determinar los Términos y Condiciones del préstamo a concederse. 2. Si como consecuencia del análisis considera la necesidad de aportarse mayor documentación o ampliación de la Inspección, el Analista de Créditos los solicitara al cliente comunicándole al Gerente de Agencia.- Si el resultado del análisis fuese consecuente con la solicitud procederá a firmarlo y presentarlo conjuntamente con el Proyecto de Resolución al Órgano Resolutivo; ambos documentos serán firmados con el Gerente de la Agencia. 3. III. Órganos Resolutivos, Limites de Competencia 1. Los órganos resolutivos constituyen la instancia administrativa cuya función es conocer y resolver las solicitudes de crédito, por lo cual el análisis crediticio y el proyecto de resolución deberán remitirse junto con el expediente respectivo al órgano que corresponda de conformidad con sus límites de competencia, dentro de los dos días siguientes. No obstante lo anterior en los créditos que deba conocer la Junta Directiva se remitirá la documentación indicada a la Gerencia de Créditos. Si el Órgano Resolutivo considera pertinente cualquier información o actuación adicional, lo requerirá al Gerente de la Agencia 2. Las sesiones de los órganos resolutivos serán convocadas por el Secretario a instancias del Presidente en consideración al volumen de solicitudes de crédito que le corresponda conocer, debiendo constar en acta las resoluciones emitidas, las cuales se adoptarán por simple mayoría. Cualquiera que sea la resolución, el Gerente de la Agencia está obligado a comunicarla en forma inmediata al solicitante. 3. Sin perjuicio de lo establecido en convenios, son órganos resolutivos, la Junta Directiva, la Comisión de Créditos, los Comités Regionales y los Comités Locales de Créditos. 4. Los límites de competencia de los mencionados órganos son fijados por la Junta Directiva a propuesta de la Presidencia Ejecutiva. 5. La Resolución emitida por el órgano resolutivo en el formato correspondiente, deberá consignar los requisitos siguientes: a) Número de acta y resolución; b) Lugar y fecha; c) Nombre y carácter de los miembros presentes; d) Datos generales del o los prestatarios( solicitante y/o codeudor), avales o garantes; e) Monto máximo o suma prefijada, cuando la modalidad crediticia fuese Crédito Abierto Hipotecario o Línea de Crédito; f) Monto aprobado, destino, tipo de fondo, amortizaciones, plazos, intereses, período de gracia, y demás condiciones aplicables al préstamo; g) Nombre del Oficial y Analista de Créditos responsables de la información contenida en el Análisis del Crédito; 15

16 h) Plan de desembolsos indicando fechas, montos y requisitos; i) Garantías, y j) Cualquier otra condición que el Órgano Resolutivo considere pertinente, k) Firma de los miembros asistentes. Sección IV Formalización y Desembolso I. Formalización del Crédito 1. La Formalización del Crédito consiste en la suscripción por parte del o los Prestatario, avalistas, garantes y el Banco de todos aquellos documentos que según el tipo de préstamos, se requieren para efecto del desembolso de los fondos aprobados, siendo los siguientes: a) PRESTAMO CON GARANTIA HIPOTECARIA i. Escritura Pública b) CREDITO ABIERTO HIPOTECARIO Y LINEA DE CREDITO i. Escritura Pública ii. Contrato Privado de préstamo iii. Pagaré c) OTROS PRESTAMOS i. Contrato Privado de Préstamo ii. Pagaré 2. Además de los documentos indicados que se redactarán de acuerdo al formato establecido, deberá suscribirse él o los Seguro aplicables de conformidad con lo previsto en el presente Manual. 3. Cuando se requiera el otorgamiento de escritura pública, el Gerente de la Agencia entregara al Notario asignado copia de la resolución y datos generales del representante del Banco, procediendo dicho notario a elaborar un borrador para su aprobación por la instancia legal correspondiente. 4. Aprobado el borrador y redactada la escritura en el protocolo y firmada por el prestatario y garantes en su caso; el notario lo remitirá al Departamento Legal o colaboradores jurídicos correspondientes en cada agencia, quién junto con el dictamen la trasladará para firma del funcionario que corresponda.- 5. La elaboración del contrato privado de préstamo y el pagare corresponde al Gerente de la Agencia. 6. El Gerente de Agencia, una vez formalizado el préstamo, deberá entregar al prestatario copia de la documentación que acredita dicha formalización. II. Desembolsos 1. Previo a la solicitud de desembolso de un crédito, el Gerente de la Agencia correspondiente, deberá revisar si los documentos que amparan el crédito como ser la disponibilidad de fondos, escritura constitutiva, contrato de préstamo, pagaré y póliza(s) de seguro se encuentren elaborados u otorgados de conformidad a la resolución emitida por el Órgano resolutivo correspondiente y el presente manual, lo cual deberá consignarlo en el expediente, mediante constancia denominada Validación de documentos. 16

17 2. La autorización de desembolsos corresponde a la Gerencia de Finanzas, para lo cual el Gerente de Agencia deberá remitirle vía correo electrónico la solicitud en el formato correspondiente, acompañándose en caso de tratarse de único o primer desembolso, la documentación siguiente: a) Resolución emitida por el Órgano resolutivo respectivo, b) Constancia de validación de documentos, y c) Pagaré. Para efecto de segundo o ulteriores desembolsos deberá acompañarse a la solicitud respectiva, constancia conforme el formato establecido indicativa del uso correcto de los fondos desembolsados anteriormente Las autorizaciones emitidas deberán agregarse al expediente crediticio. 3.- La Gerencia de Finanzas deberá informar semanalmente a la Gerencia de Créditos los desembolsos autorizados durante el período. 4.- Del primer desembolso se deducirán las cantidades correspondientes a la totalidad de comisiones o gastos. La diferencia resultante se acreditara a la cuenta de ahorros o de cheques del prestatario. 5.-Constituyen comisiones o gastos imputables al prestatario: a) Comisiones por inspección, avalúos y papelería b) Primas de seguros, c) Honorarios y gastos de escrituración. III. Seguros 1. Los prestatarios están obligados a suscribir los Seguros que se requieran según el tipo de préstamo o los bienes garantizadores, en los cuales figurará el BANADESA como el único e irrevocable beneficiario, reteniéndose del primer o único desembolso el pago de la prima correspondiente a la primera anualidad.- El pago de las primas subsiguientes es responsabilidad del prestatario, no obstante el Banco podrá pagar y cargarlas a cuenta del préstamo si el prestatario no lo hiciere dentro de los cinco días siguientes de su renovación, sin que tal acción sea obligatoria. 2. El Banco no será responsable en caso de que habiéndosele retenido al prestatario el monto de la prima para cubrirse la primera anualidad o subsiguientes anualidades, la compañía aseguradora determine por cualquier circunstancia la no asegurabilidad del crédito, los bienes o la persona del prestatario. 3. El prestatario podrá mediante autorización escrita, determinar que la totalidad de las primas correspondientes al préstamo otorgado, le sea deducido del primer o único desembolso. 4. Los Seguros obligatorios según el tipo de préstamo son los siguientes: a) Seguro de Vida: aplicable al prestatario en todo tipo de crédito. b) Seguro contra incendios y líneas aliadas: garantiza los bienes inmuebles y muebles sobre los cuales se constituyo garantía hipotecaria o prendaria. c) Seguro Agrícola: cubre todo tipo cultivos de conformidad con la cobertura aprobadas por las compañías de seguros. 5. La escritura pública o documentos privados constitutivos del préstamo, deberán indicar que la no asegurabilidad, de los bienes, créditos o la persona del prestatario expresada por la compañía aseguradora, constituye causal para poder dar por vencido el crédito y exigir el inmediato pago de capital e intereses. 17

18 Sección V Custodia y Supervisión I. Guarda y Custodia de los Documentos 1. Los documentos consistentes en originales de la hipoteca constituida, Contratos de préstamos y pagaré, así como otros documentos representativos de valor como ser títulos de dominio o posesión de bienes no inscritos (facturas, certificaciones de fierro, cartas de venta), garantías bancarias, certificado de depósito a plazo deben estar en óptimas condiciones físicas, sin mutilaciones, tachaduras o enmendaduras y se depositarán en la bóveda, conservándose copia de los mismos en el expediente, en el cual se hará constar dicho depósito. 2. Los expedientes crediticios se depositarán en el archivo correspondiente de conformidad con el fondo de financiamiento, y dentro de cada uno de ellos en orden alfabético del primer apellido del prestatario. 3. Cuando el destino del préstamo sea para la adquisición de bienes de cualquier naturaleza, deberá agregarse al expediente copia de los documentos que acrediten dicha adquisición. II. Supervisión de Créditos 1. La supervisión de los créditos tiene como propósito de verificar el uso adecuado de los fondos y el grado de avance de los proyectos. Por lo tanto a partir del primer desembolso el Gerente de la Agencia debe programar acciones de supervisión por parte de los Oficiales de Crédito, verificándose las circunstancias siguientes: a) Destino del crédito según lo acordado, b) Cumplimiento del plan de inversión, c) Inspección sobre el estado de las garantías, d) Evacuación de información en relación al proyecto, e) Proporcionar si es necesario, orientación técnica al prestatario, f) Recordatorios sobre los compromisos de pago. g) Actualización de su domicilio y teléfono. h) Fenómenos naturales que puedan conducir a la no recuperación del crédito en los plazos estipulados. 2. Las acciones de supervisión se consignaran en el formato de Control de Inversión. 3. Si hubieran desembolsos pendientes y se encontrasen irregularidades en la supervisión se procederá a la suspensión de dichos desembolsos, hasta tanto no se subsanen las mismas. 4. Si las irregularidades pueden conducir a la no recuperación del crédito, el Gerente de la Agencia deberá informarlo al Departamento de Administración de Cartera. 18

19 Sección VI Riesgo Crediticio I. Administración del Riesgo Crediticio es el conjunto de objetivos, políticas, procedimientos y acciones que se implementan para identificar, medir, vigilar, limitar, informar y revelar los riesgos a que se encuentre expuesto el Banco en el otorgamiento de créditos, evoca la posibilidad de que ocurra un contratiempo por el no pago de lo prestado o se produzca una pérdida; se trata de la valoración del riesgo y su gestión en un proceso coherente de toma de decisiones de prestar y recuperar lo prestado. II. III. IV. Tratar con el riesgo significa comprenderlo, esto es, saber medirlo y valorarlo, establecer límites de riesgo aceptable y que tipos de riesgos deben ser evitados, gestionarlo introduciendo cambios, si fuera necesario, en los planes originales de gestión y controlarlo mediante procedimientos previamente establecidos. La administración del riesgo de los créditos otorgados por BANADESA requiere suficiente información y un continuo seguimiento por la complejidad que suelen presentar estas operaciones. La evaluación del riesgo, se basará en el análisis de una serie de características del deudor, así como, de ciertas particularidades de los diversos tipos de créditos, considerando en su aplicación el orden de los cuatro (4) factores siguientes: capacidad de pago, comportamiento histórico de pago, garantías que respaldan los créditos y entorno económico. Capacidad de Pago del Deudor Constituirá el factor principal para evaluar a los Deudores y se medirá en función del análisis que realice la institución al inicio del crédito y de las actualizaciones que efectúe como mínimo anualmente, de la situación financiera, presente y futura del deudor. Este análisis deberá tener como sustento técnico, los estados financieros principales del deudor (balance general, estado de resultados y flujo de caja). Los flujos de caja y estudios de factibilidad de los nuevos proyectos a financiar, deberán tener bases de sustentación y supuestos, suficientes y razonables. V. Comportamiento de Pago del Deudor Constituirá el segundo factor a evaluar y se refiere al historial de pago del deudor en relación con el cumplimiento oportuno de sus obligaciones (monto adeudado que es igual al capital más los intereses correspondientes), tanto en la propia institución como en el resto de las instituciones financieras. Se determinará, estableciendo si el deudor paga oportunamente sus créditos, refinancia o readecúa frecuentemente sus obligaciones o cancela en algunas oportunidades toda su deuda. VI. VII. Disponibilidad de Garantías Las garantías constituyen la fuente alterna de pago de un crédito y tienen relevancia después de que se hayan establecido claras debilidades en los dos (2) factores anteriores, siempre que para su ejecución y realización no se prevean dificultades u obstáculos que deterioren el valor de la garantía. Para ser consideradas como fuente alterna de pago, las garantías deben poder ser ejecutadas y realizadas en el corto plazo. Entorno Económico Las condiciones y perspectivas del mercado o sector en que se llevan a cabo las actividades comerciales o productivas del deudor deben ser tomadas en cuenta en el análisis de riesgo crediticio. Se debe analizar la posición estratégica de un deudor en su mercado (oferta y demanda). 19

20 Capítulo III Disposiciones Generales 1. Los Gerentes de Agencia serán responsables de verificar que los funcionarios a quienes se les asigne responsabilidades relativas al expediente de créditos, ejecuten las mismas con eficiencia y prontitud. 2. Cuando el solicitante de un refinanciamiento requiera a la vez un nuevo préstamo, el Órgano Resolutivo que deberá conocer y resolver la solicitud será el que corresponda, según la suma resultante del financiamiento y el nuevo crédito. 3. BANADESA podrá otorgar financiamientos para inversiones en cultivos y proyectos permanentes o semipermanentes, en inmuebles arrendados, no constitutivos de garantía hipotecaria; siempre que concurran las circunstancias siguientes: a) Que el arrendamiento conste en escritura pública registrada. b) Que el término de expiración del arrendamiento exceda del previsto para el proyecto de inversión. c) Que no se consignen clausulas de extinción del arrendamiento antes de la fecha de expiración del mismo. 4. En caso de cultivos de corto plazo que no excedan de 12 meses, el arrendamiento del inmueble donde se ejecutara el proyecto podrá constar en documento privado debidamente autenticado. 5. En caso de prórroga, readecuaciones y refinanciamientos de deudas, se adicionaran al monto adeudado la prima de los seguros aplicables. 6. Previo a otorgarse segundos o ulteriores créditos al amparo de un Crédito Abierto Hipotecario o una Línea de Crédito, deberán realizarse todas aquellas acciones indicadas en el presente manual, para efecto de la aprobación de un préstamo, excepto la suscripción de escritura de hipoteca. 7. Ninguna Agencia podrá conocer de solicitudes de créditos cuyo lugar de inversión se encuentre fuera de su jurisdicción, salvo autorización escrita extendida por la Gerencia de Créditos, quien deberá considerar para ello la distancia y facilidad de acceso del referido lugar de inversión respecto a la Agencia que pretenda conocer del crédito. 8. Cuando el que deba suscribir un pagare, sea prestatario o avalista, no sepa o no pueda firmar, lo hará a su ruego otra persona, y la firma de este deberá se autenticada por Notario. 9. En los casos de inmuebles sobre los cuales se hubiese constituido garantía hipotecaria, no se requerirá para efecto de posteriores prestamos plano perimetral del mismo, salvo que dicho inmueble hubiese sufrido modificaciones en su cabida. 10. Los Gerentes de Agencia podrán despignorar los valores acreditados en las cuentas de ahorros o corrientes del prestatario, cuando con el mismo se cubriere el importe del saldo adeudado del préstamo. 11. El presente Manual de políticas y procedimientos Crediticios, se emite en concordancia a lo previsto en el Reglamento de Créditos y las Leyes del Sistema Financiero, entrando en vigencia a partir del diez y seis de de septiembre del dos mil trece. APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN EMITIDA POR LA JUNTA DIRECTIVA, EN SESIÓN NUMERO DE FECHA 20

21 CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE CREDITOS 1. Procedimiento de Entrevista y Consulta en los Buros de Creditos. Nº Tiempo Actividad Responsables 1 Recibe y atiende las inquietudes del cliente, ofrece información de los créditos a si como los requisitos y documentación del mismo. 2 Solicita autorización del solicitante y avales si fuera el caso, mediante el formato correspondiente para investigar y verificar el historial crediticio del cliente en los Buros de Créditos Públicos y Privados La consulta a los buros puede ser : Se efectuara el mismo día de la autorización. (1 Día) Positiva: sus antecedentes crediticios son favorables. Negativo: sus antecedentes crediticios son desfavorables. 3 Negativo: Informa al solicitante las situaciones adversas que los imposibilitan a él o a cualquiera de sus avales a ser sujeto de crédito. FIN DEL PROCEDIMIENTO 4 Positivo: Informa al solicitante que puede ser sujeto al crédito y los procedimientos a seguir para acceder al mismo. 6 Verifica con el solicitante su participación en alguna asociación del sector reformado y no reformado. TERMINA EL PROCEDIMIENTO Analista de Créditos y/o Receptor de Solicitudes. 21

22 2. Solicitud de créditos. Nº Tiempo Actividad Responsables 1 Entrega la documentación solicitada. Cliente 2 Revisa la documentación que recibe del cliente por medio de una lista de Chequeo. Acto seguido a la entrega La documentación se presenta en forma completa? (1 Hora) 3 NO: se le devolverá al peticionario y no se llenara la solicitud. Fin de Procedimiento. 4 SI: llenar la solicitud de créditos en el modulo de solicitudes de crédito, imprimiéndose la misma y firmándola el cliente. 5 Acto seguido de la Anota los datos de la solicitud en el registro de revisión positiva. solicitudes de préstamos. (30 min) 6 Apertura el expediente del cliente, agrega la documentación consignándolo por secciones. 7 Folia cada uno de los documentos en el expediente. TERMINA EL PROCEDIMIENTO Analista de Créditos y/o Receptor de Solicitudes. 3. Procedimiento Especial cuando la garantía es Hipotecaria. Nº Tiempo Actividad Responsables 2 Inmediatamente después de la recepción de la solicitud o dentro de los 2 días siguientes según el caso. 3 El mismo día de la presentación de la solicitud. 4 (3 días) Revisa la documentación In-situ o vía electrónica en la página del Instituto de la Propiedad Solicita la opinión o dictamen legal del colaborador jurídico asignado o Departamento Legal. Emisión del dictamen. La opinión del dictamen fue positiva? 5 No: Informa al solicitante los problemas encontrados, para su subsanación, si ello fuese factible, en caso de ser imposible la subsanación, se archiva expediente informándose al solicitante. 6 Si: Solicita la asignación de fondos TERMINA EL PROCEDIMIENTO Analista de Créditos Asesoría Legal o Colaborador Jurídico Analista de Créditos 22