Política de Comunicación y Vocería

Transcripción

1 Política de Comunicación y Vocería

2 Contenido 1. Introducción Pág Propósito..Pág A quién va dirigida.pág Fundamentos de la política de comunicación...pág Responsables de la política de comunicación Pág Nuestro mensaje Pág Lineamientos de Vocería Pág Protocolos de comunicación...pág Comunicación Externa..Pág. 8 A. Imagen corporativa B. Medios electrónicos C. Relación con operadores y socios D. Herramientas de comunicación 10. Comunicación de los proyectos.pág Espacios y medios de comunicación Pág Relación con medios de comunicación..pág. 27 2

3 1. Introducción La comunicación externa de la Fundación Saldarriaga Concha tiene como fin visibilizar y posicionar a la Fundación como un interlocutor de primer nivel y con pertinencia técnica, en temas de inclusión y mejoramiento de la calidad de vida de las personas, con énfasis en los temas de envejecimiento, vejez y discapacidad. En ese orden de ideas, la Política de Comunicación da unas pautas para que, tanto empleados como consultores, operadores y aliados las tengan presentes al momento de comunicar los proyectos, así como en las interacciones con los diferentes públicos de interés. Acá se encontrarán herramientas, acciones y responsabilidades de cada uno de los involucrados. 2. Propósito La Política de Comunicación tiene como objetivo dar las pautas para un uso responsable de la información institucional. Permite que la Fundación Saldarriaga Concha sincronice todos sus canales de comunicación y dé una guía para administrarlos de la mejor forma, logrando una mayor capacidad para el manejo de la imagen y la reputación de la organización. Es responsabilidad de todos cuidar la reputación y la imagen de la FSC en los diferentes espacios en los que se tiene presencia. Por esto, es compromiso, tanto de los integrantes de la FSC, como de sus operadores locales, regionales, consultores y socios, garantizar una adecuada difusión y visibilidad de los resultados de los proyectos de los Ejes Misionales y Transversales, así como el trabajo en general que realiza la Fundación. De igual forma, es clave que todos los actores estén alineados para asegurar una adecuada difusión de las iniciativas y proyectos, para lo cual se requiere coordinación, unidad del mensaje y claridad en el uso de las herramientas y los canales de comunicación existentes en la FSC. 3. A quién va dirigida Esta Política de Comunicación está dirigida a: Empleados, aliados, contratistas, operadores así como socios locales y regionales de la Fundación Saldarriaga Concha. 3

4 4. Fundamentos de la Política de Comunicación La Fundación Saldarriaga Concha fundamenta sus procesos de comunicación en la transparencia, coherencia, efectividad, veracidad e inmediatez. - Es política de la Fundación: - Proveer a los públicos de interés de la Fundación información clara, objetiva, exacta, completa y a tiempo de los programas, proyectos, eventos e investigaciones y resultados de la FSC. Hacer visible y accesible el trabajo que realiza la Fundación en los entornos en que se lleva a cabo el trabajo. - Toda la comunicación, sin importar el medio por el cual se difunda, debe ser consistente y distintiva, siguiendo los lineamientos del área de Relaciones Institucionales, para lograr que el público identifique y reconozca que se trata de una comunicación de la Fundación Saldarriaga Concha. - Utilizar diversos medios y formas de comunicar y proveer información, con el fin de lograr que el mensaje sea accesible para toda la población. - Realizar los ajustes razonables en los formatos utilizados para enviar las diferentes comunicaciones, de modo que la información sea accesible a toda la sociedad y llegue de forma equitativa (Lengua de señas, Braille, comunicación alternativa, etc.). - Mantener una comunicación continua, abierta, inclusiva, clara y confiable con nuestros públicos de interés; de modo tal que se logre una comunicación de doble vía. - La Fundación Saldarriaga Concha es abierta y transparente en cuanto a la comunicación de sus políticas, programas, servicios, resultados e iniciativas. - Todo el equipo, tanto empleados como consultores, debe responder de forma oportuna, respetuosa y cortés a los requerimientos de quienes se contactan con la Fundación. 4

5 5. Responsables de la Política de Comunicación La implementación, seguimiento y monitoreo del cumplimiento de la presente política está liderada por la gerencia de Relaciones Institucionales a través del área de Comunicaciones. Sin embargo, es responsabilidad del equipo, aliados y socios velar por su cumplimiento cuando corresponda. 6. Nuestro mensaje La Fundación Saldarriaga Concha es una organización no gubernamental que trabaja por la inclusión y el mejoramiento de la calidad de vida de las personas, con énfasis en temas de discapacidad, envejecimiento y vejez. Este objeto lo realiza a través del desarrollo y ejecución de programas y proyectos enfocados en tres ejes misionales: Vida Digna, Vida Saludable y Acceso al Conocimiento. En todos los mensajes y comunicaciones se busca resaltar que la Fundación Saldarriaga Concha es una organización que busca construir una sociedad que incluye a todas las personas. Es una organización seria, creíble, con experiencia técnica, innovadora, sostenible, con trayectoria y que trabaja con respeto hacia la diversidad. Los proyectos que se ejecutan en los diferentes Ejes Misionales, deben ser comunicados en ese mismo marco. 7. Lineamientos de Vocería Para la difusión, promoción y explicación de los diferentes proyectos, programas y temas estratégicos de la Fundación Saldarriaga Concha ante los medios de comunicación o en diversas presentaciones públicas, será la Directora Ejecutiva la única persona autorizada para hablar en nombre de la Fundación Saldarriaga Concha. Para lo anterior es importante tener presente: - A excepción de la Directora Ejecutiva ningún funcionario de la Fundación Saldarriaga Concha está autorizado a emitir una declaración a nombre de la organización. - Cuando un medio de comunicación solicite una declaración pública sobre alguno de los temas de pertinencia o proyectos de la Fundación debe solicitarse la autorización, asesoría y acompañamiento por parte de la Gerencia de Relaciones Institucionales. 5

6 - En caso de no estar presente la Directora Ejecutiva, la Gerencia de Relaciones Institucionales dará los lineamientos de quién debe ser la persona que asuma la vocería de la Fundación, y entregará las respectivas pautas para la intervención. - Cualquier funcionario que vaya a dar una declaración pública, debe estar acompañado por un integrante del equipo de comunicaciones. - Los líderes y directores de los diferentes programas deberán prestar el soporte técnico requerido para una adecuada y pertinente intervención de la Directora Ejecutiva. - El área de Relaciones Institucionales dará el apoyo y soporte previo y necesario, antes de la intervención de cualquier funcionario ante los medios de comunicación. - Los ejecutivos designados para ser voceros de la Fundación, deberán recibir una adecuada preparación para hablar ante los medios de comunicación y asegurar así que se dé una comunicación adecuada. - El vocero (a) oficial o designado de la Fundación, debe identificarse siempre con el nombre, el cargo y hablar de acuerdo a su experticia y rol sobre el tema para el cual es citado o invitado. - El vocero (a) oficial o designado de la Fundación, debe respetar las políticas de privacidad y demás temas de confidencialidad de la Fundación y velar por que no se ponga en juego la reputación, buen nombre y seguridad de la Fundación Saldarriaga Concha y sus integrantes. - El vocero (a) oficial o designado de la Fundación debe, al momento de realizar su intervención, evitar mencionar terceros, en particular personas jurídicas con marcas registradas, de los cuales no se tenga certeza en torno a la existencia de una autorización para la utilización de la misma Protocolos de Comunicación Para obtener los mejores resultados en los procesos los Gerentes, Líderes y Coordinadores de los Ejes Misionales y transversales deben tener presente: 6

7 - Definir en conjunto con el área de comunicaciones cuáles van a ser los mecanismos y herramientas de comunicación que se van a implementar en cada proyecto. Esto debe incluirse desde la planeación y el diseño. - Determinar en la planeación y diseño de los proyectos, cuál será el presupuesto para los procesos o actividades de comunicación que se van a implementar. - Informar, con tiempo prudente, a la Gerencia de Relaciones Institucionales sobre las piezas o actividades de comunicación que van a implementar en el proyecto, para saber qué persona del equipo hará acompañamiento a ese proceso y realizar las actividades con la antelación y planeación suficiente, para así lograr productos de calidad. - Cuando se requiera la realización de cualquier tipo de pieza o publicación, ésta debe ser revisada desde el momento de la creación, durante la ejecución y antes de su difusión o publicación por el equipo de comunicaciones. Los contenidos y el diseño deben ser revisados y aprobados por el comité editorial de la Fundación en todas las etapas. - No se pueden grabar videos o realizar piezas de audio o impresas sin el respectivo acompañamiento y aprobación del área de Relaciones Institucionales. Todas las piezas deben ser revisadas y aprobadas antes de su grabación o impresión. De forma previa a la grabación, las personas que serán objeto de la misma deben ser informados acerca de la actividad y sus derechos en materia de protección de su información personal, procurando obtener autorizaciones completas y adecuadas a la normatividad legal para el efecto. - Los proyectos que durante su ejecución requieran diplomas o certificados de asistencia, deben ser contemplados y solicitados desde el acta de inicio, si no, deben ser solicitados mínimo con tres semanas de anticipación para su diseño, la consecución de los logos, la aprobación de las entidades involucradas, así como su posterior impresión, firma y entrega. - Entregar a la Gerencia de Relaciones Institucionales muestras o ejemplares de todas las piezas de comunicación masivas realizadas que lleven logo de la Fundación con el fin de corroborar que se le está dando un uso adecuado al nombre y al logo de la FSC. 7

8 - Cuando se lleven a cabo reuniones con un número importante de invitados, informar tres días antes de la misma, al analista de comunicaciones, quien es responsable de los inventarios, para tener listo el material a entregar o presentar en la reunión, como por ejemplo, convenciones, cuadernos, informes de gestión, cartillas, videos, fotografías o demás elementos distintivos de la Fundación Saldarriaga Concha. - En caso de tener un evento o taller en el que se requiera la organización y solicitud de refrigerios y demás elementos de publicidad de la Fundación (pendones, cartillas, cuadernos, videos, etc.), informar a la Gerencia de Relaciones Institucionales y a personal analista de comunicaciones, mínimo con tres semanas de anticipación con el fin de seleccionar el menú, los operadores y demás detalles logísticos requeridos. - En caso de realizar una actividad relevante por parte de alguno de los programas, como alianzas, asistencia o presentación en eventos, publicación de resultados, se debe informar a la Gerencia de Relaciones Institucionales y a la persona de comunicaciones mediante una reseña o párrafo, describiendo: Dónde, cuál fue el objetivo o motivo del evento, quiénes asistieron, conclusiones y si es posible una fotografía, para su respectivo cubrimiento y difusión. - Entregar en las actas de inicio o en el comienzo de un contrato, el manual de imagen y de estilo de publicaciones de la Fundación Saldarriaga Concha, así como las plantillas respectivas (Power Point, Word). De igual forma, solicitar el contacto de la persona de comunicaciones de la entidad socia, aliada o beneficiaria. - Realizar una reunión o actividad de sensibilización frente a los temas que manejamos con el equipo de operadores o socios nuevos y entregar cartilla de lenguaje inclusivo. - Lograr que en las actas de inicio se deje constancia de la entrega de los logos de las entidades aliadas con una buena resolución y en formatos editables. 9. Comunicación Externa Uno de los principales propósitos de la comunicación externa de la Fundación Saldarriaga Concha es la creación de una identidad corporativa clara y consistente, que permita que los diferentes públicos de interés reconozcan a la Fundación, su trabajo, programas e iniciativas. 8

9 Para lograr una identidad unificada y reconocible, los ejes misionales y transversales deben asegurarse de mantener una uniformidad en las comunicaciones que se envían hacia el exterior, así como una uniformidad en cuanto a la imagen, participación en los diferentes espacios públicos en los cuales se tenga presencia, etc. Por lo anterior es de vital importancia seguir las siguientes recomendaciones. 9.1 Imagen Corporativa En el Manual de Imagen Corporativa y el Manual Gráfico de Publicaciones de la Fundación Saldarriaga Concha se especifican las aplicaciones del logo, los colores y tipos de letra que se deben utilizar, los usos permitidos y no permitidos del logo, la bandera de créditos, el uso de los gráficos e imágenes, etc. Es necesario que todos los integrantes del equipo de la Fundación, así como contratistas, aliados y socios, tengan presentes las indicaciones de estos manuales para lograr una coherencia y un control sobre la imagen corporativa de la Fundación, a partir de la cual se genera un primer reconocimiento y recordación entre los públicos de interés. En términos de imagen corporativa tenga en cuenta: 1. Piezas gráficas virtuales o impresas Para la elaboración de las piezas gráficas (que han sido acordadas y aprobadas con anticipación con la Gerencia de Relaciones Institucionales), es importante seguir las indicaciones establecidas en el Manual de Imagen y el Manual Gráfico de Publicaciones, en donde encontrará, entre otras cosas: - Tipo de letra - Colores institucionales y los colores derivados - Uso de imágenes, ilustraciones, fotografías y gráficos - Uso y ubicación del logo - Logo de publicaciones de la Fundación Saldarriaga Concha - 2. Presentaciones Power Point Tanto consultores como empleados de la Fundación deben utilizar la plantilla institucional para las presentaciones públicas que hagan referencia a alguno de los proyectos, o en donde se esté hablando sobre temas de la experticia de la Fundación. Seguir las recomendaciones establecidas en los manuales en cuanto al uso, ubicación y tamaño del logo, así como el tipo de letra y colores que se pueden utilizar. Si son presentaciones establecidas por una organización que invita a un evento o con quien se desarrolla un proyecto conjunto, es importante revisar el uso del logo y que éste aparezca 9

10 en dichas presentaciones, con los tamaños y ubicaciones establecidas en el manual de imagen. Esto es muy importante, ya que es una de las formas de visibilizar a la Fundación dentro de determinados proyectos. El logo es parte principal de nuestra imagen corporativa y el elemento que genera recordación hacia afuera. 3. Firma virtual /correo electrónico El correo electrónico es el principal canal de comunicación con el público interno y externo de la Fundación. Por lo tanto es importante todas las personas que hacen parte del equipo de trabajo de la Institución tengan uniformidad en la firma del correo electrónico, lo anterior con miras a reflejar seriedad, cohesión y aportar también a la generación de identidad. Se recomienda utilizar Sans Serif, tamaño normal, poner en negrilla nombre y cargo, con el siguiente orden.(en negrilla los datos que se deben cambiar) Lucas Correa Montoya Líder de Incidencia / Advocacy Officer Fundación Saldarriaga Concha Tel: (57 1) Ext 107 Cel: (57) Carrera 11 # oficina 502 Bogotá - Colombia De igual forma las firmas electrónicas deben llevar el texto correspondiente a la política de Protección de Datos de la Fundación: La información contenida en este correo electrónico y en todos sus archivos anexos, es confidencial y/o privilegiada y sólo puede ser utilizada por la(s) persona(s) a la(s) cual(es) está dirigida. Si usted no es el destinatario autorizado, cualquier modificación, retención, difusión, distribución o copia total o parcial de este mensaje y/o de la información contenida en el mismo y/o en sus archivos anexos está prohibida y son sancionadas por la ley. Si por error recibe este mensaje, le ofrecemos disculpas, sírvase borrarlo de inmediato, notificarle de su error a la persona que lo envió y abstenerse de divulgar su contenido y anexos." En caso de tratarse de envío de correos masivos Al disclaimer establecido para los correos electrónicos se debe adicionar: La Fundación Saldarriaga Concha remite la información contenida en este mensaje de datos por considerar que es de su interés. Si no está interesado en continuar recibiendo información o en ser contactado por la Fundación a través de este medio y no ha recibido este mensaje en razón a sus labores profesionales o por razones institucionales, podrá solicitar su retiro de nuestra base de datos por medio del envío de una comunicación a la siguiente 10

11 dirección: Carrera 11 No Of. 502 Bogotá Colombia o por medio de un correo electrónico dirigido ainfo@saldarriagaconcha.org, indicando su nombre, identificación y solicitando su retiro de nuestros archivos. Una vez recibida y procesada su solicitud por parte de la Fundación, se eliminará su información de contacto de nuestra base de datos y en tal caso no volveremos a remitir ninguna información acerca de los servicios, o programas de la entidad. 9.2 Medios Digitales Las herramientas de comunicación electrónica, las redes sociales e internet, son canales poderosos para lograr una comunicación con los públicos de interés, de forma rápida y con posibilidad de interacción de doble vía. Dentro de la política de comunicación en línea y de redes sociales, debe existir una coherencia con las otras actividades y mensajes de la Fundación, por tal razón es importante revisar diariamente el contenido y el diseño de la página y de los mensajes que se envían por estos medios. Debe existir uniformidad en el mensaje, teniendo siempre claro cuál es el objetivo de cada medio electrónico, a quién va dirigido y cuál es el formato de dichas herramientas o redes sociales. La Fundación debe mantener una presencia activa y fluida en las diferentes redes sociales, para lo cual es importante identificar y tener claro quiénes son los usuarios y seguidores para llegar con mensajes más efectivos. De ahí la importancia de tener una política de redes sociales donde se tengan claros los lineamientos de contenidos, manejo del lenguaje, la información, entre otros. Para tener presente: - Asegurar que las publicaciones que se hagan en los medios electrónicos sobre los programas y proyectos de la Fundación sean actualizados regularmente, sean accesibles en múltiples formatos para personas con discapacidad y personas mayores con baja visión y con contenidos fáciles de entender. - En relación con las herramientas de comunicación (específicamente correo electrónico o campañas de mailing) siempre tener en cuenta las autorizaciones necesarias para hacer el envío de estas comunicaciones. 11

12 - Cuando se trabaja en un proyecto con organizaciones aliadas y con organizaciones operadoras, es importante compartir los links a información sobre el proyecto y el logotipo de la Fundación para ser incluidos en estas páginas. - Asegurar que el material impreso también sea publicado en los medios digitales. - Asegurarse que los íconos de las redes sociales estén publicados en el sitio web y demás piezas gráficas de la Fundación Saldarriaga Concha, con sus respectivos links. - En el caso de tratarse de un proyecto con uno o varios socios de la Fundación, es importante coordinar las acciones de la difusión conjunta. Se debe definir, desde el principio, el protocolo de comunicación digital, los mensajes a difundir, las menciones y realizar una sábana de Tweets y Posts de Facebook para que sea publicada en conjunto por los actores involucrados en el desarrollo de un proyecto. De igual forma definir una etiqueta o Hashtag # de cada proyecto, por ejemplo #cineparatodos, con el fin de que se vaya posicionando y todos los aliados puedan mencionarlo, hacer re tweets, etc. 9.3 Relación con operadores y socios Los Operadores darán visibilidad al proyecto que estén ejecutando, así como al papel de la Fundación Saldarriaga Concha, a partir de un plan de comunicaciones definido en conjunto con el área de comunicaciones de la FSC y de unas herramientas offline y online aprobadas por la dirección de Relaciones Institucionales y el líder o responsable del proyecto de la Fundación. Una vez aprobado el plan, la institución operadora informará sobre la ejecución del mismo, de acuerdo a las obligaciones de seguimiento e información periódica estipuladas en el contrato que los enmarca. Los Socios y Aliados acordarán en conjunto un plan de comunicación y visibilidad del proyecto, que contemple la validación de parte y parte, de las herramientas y estrategias offline y online utilizadas en este marco, respetando siempre la imagen equilibrada de todos los socios y contrapartes que participen. Una vez aprobado el plan, la organización operadora informará sobre la ejecución del mismo a los socios de acuerdo con las obligaciones de seguimiento e información periódica estipuladas en el convenio que los enmarca. 12

13 9.4. Herramientas de comunicación A continuación se presentan las herramientas actuales de comunicación de las que se podrá hacer uso para la difusión y promoción de los diversos programas y proyectos. Es importante informar con anticipación de los eventos y actividades de trascendencia para poder planificar y organizar la respectiva difusión de los mismos. Medios Virtuales (online) - Redes sociales: Facebook, Twitter y YouTube - Página web (sección noticias, eventos, informes especiales, videos destacados, fichas de proyecto, banner principal de la página e historias que valen) - Correo electrónico - Boletín externo - Boletín interno - Campañas de mailing - Blog de Ejes Misionales Publicidad de la FSC - Cuadernos - Pendones - Videos institucionales - Videos de los proyectos - Informe de gestión - Cartillas - Manuales - Folleto de la FSC - Backing de escenografía para eventos - Lapiceros - Material de identificación - Chaleco - Carné - Tarjeta de presentación - Gorra - Camiseta Medios de comunicación - Noticias para página web - Boletín Interno El Medio - Comunicados de prensa - Informes especiales 13

14 - Cubrimiento de los eventos - Movilización en medios de comunicación - Informe de medios (Monitoreo) Cómo aprovechar las herramientas Todas estas herramientas están a disposición de las áreas misionales y transversales de la Fundación Saldarriaga Concha con el fin de dar a conocer tanto al equipo interno, como a los púbicos externos, todos los logros, avances, eventos, talleres, foros y demás acciones o actividades que sean de relevancia para la Fundación. Es responsabilidad de todos comunicar estos avances para darles la difusión requerida y así seguir posicionando el trabajo que se realiza en torno a la inclusión de todas las personas, con énfasis en las personas mayores y personas con discapacidad. 10. Comunicación de los proyectos 10.1 Planeación de la comunicación Como parte de la planeación de los proyectos es necesario determinar en el inicio cuál es el objetivo de las diferentes piezas, espacios o actividades de comunicación que se van a desarrollar para dar visibilidad o rendir cuentas del trabajo adelantado. - A quién se lo quieren comunicar. Cuál es el público de la comunicación - Cuál es el objetivo de comunicar el proyecto. Qué quieren contar y para qué - Qué herramientas se van a utilizar - Cuál será el presupuesto que se va a destinar para tal fin - Establecer cronogramas. 14

15 Estas acciones, así como el rubro establecido para los procesos de comunicación, deben ser validados con la Gerencia de Relaciones Institucionales y los socios involucrados. La planeación de comunicación deberá incluir, entre otras, la siguiente información básica: 1. Mensaje (s) clave (s) a transmitir 2. Públicos involucrados ( A quién se quiere llegar) 3. Actividades previstas (organización de eventos, seminarios, ruedas de prensa, vistas) 4. Productos o herramientas: Programas radiales, páginas web, publicaciones, videos, etc. 5. Material de promoción y difusión previsto 6. Cronograma de actividades 7. Costo aproximado de las actividades y materiales a realizar. Luego de definir los puntos anteriores es vital que las personas responsables de comunicaciones, tanto de la Fundación como de los operadores o socios involucrados, estén en contacto para estar alineados con el mensaje y las actividades, con el fin de hacer seguimiento de la respectiva estrategia de comunicación, así como de la adecuada visibilidad de los proyectos Identificación del público objetivo de los proyectos Dentro del plan de comunicación que se diseñe para cada proyecto es importante tener claridad e identificar a quién se le quiere llegar con la comunicación para, de esta forma, seleccionar el mejor canal, el mejor producto y el mensaje adecuado. Para esto es importante que cada proyecto tenga actualizada su base de datos con la información de los involucrados con los siguientes datos: 4. Nombre 5. Entidad 6. Cargo 7. Teléfono fijo 8. Celular 9. Dirección 10. Correo electrónico Estos datos son importantes para tener una comunicación efectiva en torno al tema de interés, pero también tener la información actualizada de todos los actores involucrados 15

16 para tenerlos presentes en caso de ocurrencia de alguna dificultad o crisis con uno de los proyectos. Hay que informar a las diferentes personas o entidades que sus datos serán protegidos por la Fundación de acuerdo a la Ley de Protección de Datos. En el momento de la construcción de la base de datos inicial tener presente: - Directivos e interlocutores para diferentes temas - Información de los socios y entidades con las que se llevan a cabo los proyectos - Otras entidades u organizaciones que se pueden ver involucradas directa o indirectamente con el proyecto. - Gobierno e instituciones de la comunidad. - Medios de Comunicación local y regional. - Todas las personas o entidades que la Fundación, sus socios o aliados, consideren deben ser contactadas y tener informadas sobre el proyecto o actividades de la Fundación. Es importante que tanto operadores, como consultores e instituciones beneficiarias, notifiquen a la Fundación cuando tengan cambios de datos o de las personas con quienes se tiene interlocución, con el fin de que no perder el contacto y contar siempre con información actualizada. En relación con la invitación a eventos o en general envío de comunicaciones, se debe tener en cuenta que, se debe comprobar antes del envío que se cuenta con una autorización de tratamiento de información personal en el que se permita la posibilidad para FSC de enviar comunicaciones, invitaciones, etc. 11. Espacios y medios de comunicación Para dar visibilidad a los programas y proyectos se sugieren las siguientes actividades y espacios, que son una ocasión para reunir a la comunidad e intensificar la visibilidad de los logros y avances. Igualmente son una oportunidad para llamar la atención de la opinión pública y los medios de comunicación. Por lo anterior es imprescindible que se informe e invite a cada evento a la Fundación y a los socios con al menos 20 días de anticipación a la realización de la actividad. 16

17 Es clave aclarar que no hay que limitarse a los espacios que se sugieren a continuación. Si los integrantes del proyecto consideran que se pueden realizar otras acciones, se puede consultar su viabilidad con la Gerencia de Relaciones Institucionales. - Conversatorios, talleres, foros, eventos académicos y seminarios: Durante estos eventos se debe tener presente llevar y exhibir en un lugar visible y estratégico el pendón de la FSC, los socios y operadores, espacio para intervención de la FSC, alusión a la Fundación en el desarrollo de los mismos, logo en todas las piezas de difusión, cartas, informes, invitaciones. etc. Promoción y cubrimiento del evento. Así mismo de debe exhibir en lugar visible el pendón con la autorización de uso de datos e imágenes personales. También se debe informar previa la realización del evento al líder de Gestión del Conocimiento. Estos espacios son importantes para dar a conocer resultados, estrategias, avances, logros o investigaciones realizadas por la Fundación o sus aliados. - Inauguraciones o cierres de proyecto: Asistencia de la Directora Ejecutiva o su delegado, reseña del rol de la Fundación en la página web del operador o beneficiario y logo con link a nuestra página web, logo y nombre de la FSC en las tarjetas de invitación, boletín de prensa con reseña del evento y descripción del rol de la Fundación y logo. - Visitas de medios y periodistas a los proyectos: Invitar a grupos de periodistas, o uno a uno, a los sitios donde se lleva a cabo el proyecto puede generar buenas oportunidades de visibilidad. Las visitas deben programarse con tiempo y se deben enfocar en los resultados visibles del proyecto y en las transformaciones en la vida de los beneficiarios, con una mirada digna y de inclusión. Cuando sea pertinente, representantes de la Fundación Saldarriaga Concha y/o de los socios del proyecto podrán acompañar a los grupos de periodistas visitantes. Es importante tener claridad de cuál va a ser el mensaje que se quiere dejar en los periodistas, quién será el vocero e identificar algunos beneficiarios que puedan dar entrevistas a los medios. Es importante entregar un kit de medios que permitan al periodista contextualizarse sobre el proyecto y la Fundación. 17

18 - Plegables, informes y boletines informativos: estas publicaciones pueden ayudar a comunicar el objetivo, los resultados, rendir cuentas o contar sobre los avances de los proyectos e iniciativas a públicos específicos. Este material debe tener el logo de la FSC, los créditos, la reseña de la FSC y la información de la página web y redes sociales. - Plegables o folletos: pueden proporcionar información puntual y básica sobre el proyecto (Objetivo, cobertura, partes involucradas, inversión, tiempo de ejecución ) y datos de contacto generales (dirección física, mail o página web) en donde se puede obtener información adicional. Este material debe tener el logo de la FSC, los créditos, la reseña de la FSC y la información de la página web y redes sociales. - Página Web: publicación de la ficha del proyecto, publicación de noticias relacionadas con el proyecto, los avances o resultados con la respectiva reseña del rol de la Fundación. De igual forma tener la reseña de la FSC en el proyecto en la página web del operador, socio o beneficiario con el logo y link a nuestra página web y viceversa. - Redes sociales: Realizar una sábana de Tweets y Posts de Facebook para que sea publicada en conjunto por los actores involucrados en el desarrollo de un proyecto. De igual forma definir una etiqueta o Hashtag # de cada proyecto, por ejemplo #cineparatodos, con el fin de que se vaya posicionando y todos los aliados puedan mencionarlo, hacer re tweets, etc Lineamientos para algunos procesos y acciones de comunicación 1. Rueda de prensa Prepare la mesa principal considerando el número de personas que intervendrán y el número de asistentes. Ubique el pendón de la Fundación, el pendón de protección de datos personales, así como el de socios y aliados en sitios que sean visibles. Tenga a mano un número suficiente de kits de prensa para entregar a los periodistas y elabore con anterioridad un guión para la rueda de prensa. 18

19 - Informar oportunamente a la Gerencia de Relaciones Institucionales la realización de ruedas de prensa y entrevistas que no son convocadas por la Fundación, para supervisar todo lo necesario a fin de que la Directora Ejecutiva tenga la información pertinente para responder las preguntas de los periodistas o asistir a ellas. (Brief y datos del proyecto, fotografías, etc.) - Invitación: incluir logo o nombre de la Fundación Saldarriaga Concha como entidad que, en conjunto con el socio u operador, convoca al evento o Rueda de Prensa. - Mesa Principal: Invitar a la Directora Ejecutiva de la Fundación Saldarriaga Concha o al Líder de Programa responsable para el proyecto a que conforme la mesa principal y tenga una vocería oficial en el marco del evento. - Pendón: Ubicar como fondo de la mesa principal o del podio un pendón o Backing con el logo de la Fundación Saldarriaga Concha. - Voceros: La Directora Ejecutiva de la Fundación Saldarriaga Concha 2. Boletín o Comunicado de Prensa: (Para medios) - Cuando la Fundación Saldarriaga Concha es la encargada de realizar el comunicado, el operador deberá suministrar la información necesaria para que la persona de comunicaciones pueda redactarlo, subirlo a la página web y armar los respectivos mensajes para las redes sociales. - Si el que realiza el comunicado de prensa es el operador del proyecto, previo a su publicación deberá enviarlo a la Gerencia de Relaciones Institucionales para su revisión y validación. - Cuando se trate de iniciativas realizadas en calidad de socios con organizaciones nacionales o internacionales privadas o públicas, en las que la Fundación Saldarriaga Concha tenga previsto emitir un comunicado de prensa centrado en la acción o resultados del proyecto, la FSC deberá ponerse en contacto con las organizaciones que corresponda para obtener una validación similar. Todo comunicado de prensa o de interés periodístico debe tener los siguientes elementos: a. El logo y el nombre de la Fundación Saldarriaga Concha, en igualdad de condiciones y tamaño que el de los socios y operadores, tanto en el encabezado como en el mensaje central, y describir cuál fue su participación o apoyo en el desarrollo del proyecto. 19

20 b. Un título atractivo, un primer párrafo o encabezado resumiendo los hechos más importantes, el texto principal de la noticia, citas de los voceros de las instituciones involucradas, información de referencia y detalles de contacto para obtener información complementaria. c. En la medida de lo posible, la extensión debe ser de una sola página tamaño carta. Si alguna de las áreas de la fundación requiere difundir alguna información de los proyectos a través de los diferentes canales, tener presente que debe contener: - En dónde se llevó a cabo la actividad, evento, proyecto - Quiénes participaron (organizaciones, personas, etc) - Cuándo se llevó a cabo - Por qué ese proyecto, programa, evento es importante para la FSC - Quiénes fueron los representantes de la Fundación en esa actividad - Para qué se realizó, cuál fue el objetivo - Qué sigue en el futuro - Al final de cada comunicado debe ir la siguiente leyenda, y si hay un socio la descripción de éste también va al final: La Fundación Saldarriaga Concha es una organización no gubernamental que trabaja desde hace 42 años por la construcción de una sociedad para todos, mediante la inclusión y el mejoramiento de la calidad de vida de las personas, con énfasis en temas de discapacidad, envejecimiento y vejez. Este objeto lo realiza a través del desarrollo y ejecución de programas y proyectos enfocados en tres líneas: Vida Digna, Vida Saludable y Acceso al Conocimiento Eventos Etapa previa - Informar e invitar a los integrantes claves de la Fundación Saldarriaga Concha para el evento con suficiente anticipación. Dependiendo del tipo de evento, el promedio mínimo es 1 a 2 meses. - Accesibilidad: asegurarse de que el sitio del evento sea accesible para personas con movilidad reducida. 20

21 - Realización de Invitaciones: incluir logo o nombre de la Fundación Saldarriaga Concha como entidad, que en conjunto con el socio u operador, convoca al evento. Tener en cuenta la impresión en Braille de los mensajes principales. - Coordinar la agenda de la Directora Ejecutiva de la Fundación o el representante asignado, así como la de los directivos de los socios. - Confirmar bases de datos de invitados e involucrar a todos los públicos de interés para alcanzar una buena asistencia y cobertura. - Preparar y validar con la FSC todos los materiales necesarios de difusión e invitación. Éstos llevarán el logo de la FSC en el margen izquierdo, en el mismo tamaño que los del operador y/o socios. - Brindar los insumos principales para que el área de comunicaciones pueda realizar el guion del evento, de ser realizado por el socio u operador asegurarse de que la FSC pueda validar o aprobar el Guion realizado. - Convocar a la prensa local y/o nacional, dependiendo de la magnitud del evento. Coordinar con Gerencia de Relaciones Institucionales. - Realizar un registro fotográfico y/o en video. - Preparar el kit de prensa para entregar a los medios de comunicación, en caso de requerirse. - Tener preparado el café para la entrada y los pasabocas o refrigerios en caso de requerirse. - Solicitar a las personas con necesidades especiales de comunicación y accesibilidad que indiquen a los organizadores del evento, con suficiente anticipación, y para ello contemplar la interpretación a la lengua de señas colombiana para personas sordas o guías intérpretes para personas con sordo ceguera. Durante el evento 21

22 - En la mesa principal ocupará un sitio la Directora Ejecutiva de la Fundación, y los directores de las instituciones socias u operadoras, así como autoridades del orden local o departamental. - Validar la agenda del evento con la Gerencia de Relaciones Institucionales de la FSC y de las entidades participantes. - Dentro del protocolo siempre se debe estipular un espacio de tiempo para la intervención de la Directora Ejecutiva de la Fundación o su delegado. - Se ubicará un pendón de la Fundación en lugar visible del salón y en igualdad de condiciones de los de los socios y operadores. - El operador debe disponer de un área de registro para tomar los datos de los asistentes (nombre, cargo institución, correo electrónico, teléfono), el cual entregará posteriormente en medio magnético a la FSC. - En la lista de registro debe ir el texto de protección de datos personales suministrado por el área jurídica de la FSC y se debe desplegar el pendón de protección de datos personales en la locación del evento en lugar visible para todos los asistentes. - Se contará con los avisos para las sillas reservadas para los invitados especiales, en caso de que así se requiera. - Debe existir un espacio para los medios de comunicación que lleguen a cubrir el evento, así como la identificación de los voceros de la Fundación Saldarriaga Concha. - En la mesa de registro se entregará el kit de medios. Debe ser diferente a la información que se entrega a los asistentes. - En caso de que el evento se realice en otra ciudad, tomar imágenes de los integrantes del equipo de la Fundación, de la mesa principal donde está la Directora Ejecutiva, imágenes generales de los asistentes e imágenes puntuales de los beneficiarios e invitados especiales. 22

23 Etapa posterior - El o las áreas de comunicaciones de las entidades aliadas prepararán una breve reseña reportando el acto e incluyendo fotografías o video, dependiendo del medio al que se dirija. - Harán seguimiento de medios e informe escrito de cobertura periodística incluyendo, si es posible, la recopilación de artículos o reportes radiales, televisivos. - Enviar los agradecimientos respectivos a los asistentes, y las memorias del mismo en caso de que se publiquen. - Publicación en la página web y redes sociales de los principales momentos y resultados del evento realizado con las entrevistas de los invitados principales. 4. Publicaciones: Para la publicación de plegables, informes, folletos, cartillas, investigaciones, entre otras, es indispensable revisar el Manual Gráfico de Publicaciones de la FSC, en donde se presentan los lineamientos generales, así como el logo de publicaciones de la Fundación que debe ir en las piezas desarrolladas. De igual forma, el manual indica cómo debe ir la bandera de créditos, el manejo de las fotografías, de las gráficas, de las ilustraciones, el manejo del color, del logo, los elementos gráficos complementarios. De igual forma, están los lineamientos cuando se requiera un folleto, la publicación de un libro u otro elemento. Todos los documentos deben ser aprobados por la FSC y el equipo de comunicaciones y/o gestión del conocimiento de la Fundación debe intervenir en los diferentes pasos con el fin de acompañar el proceso. Tener presente 23

24 - Definir la responsabilidad de la Fundación Saldarriaga Concha en los contenidos difundidos, esto se incluirá por escrito en la página legal del libro: El contenido y posiciones de la presente publicación son responsabilidad del autor y no comprometen la posición de la Fundación Saldarriaga Concha. - Las investigaciones, contenidos o productos derivados del trabajo de un consultor o proveedor en el marco de un contrato con la FSC pertenecen a la Fundación Saldarriaga Concha. - Todos los informes y documentos, tablas, gráficas, detalles, estadísticas, dibujos, documentos de apoyo, fotografías u otros materiales obtenidos, recolectados o preparados por el consultor o proveedor en el marco de la ejecución del contrato, tendrán carácter confidencial y serán propiedad de la Fundación. Al final de su contrato el consultor entregará a la Fundación los documentos y datos acopiados. - La Fundación Saldarriaga Concha y el Operador se reservarán la potestad de utilizar, publicar o difundir a terceros, cada uno donde proceda en su caso, los contenidos de los documentos, informes, estudios, etc., salvo que se disponga otra cosa en las Cláusulas Particulares del Contrato o Convenio del proyecto. - Se deberá enviar un número acordado de ejemplares a la Fundación Saldarriaga Concha, también se enviarán copias de las publicaciones a los centros de documentación más importantes del país y a las universidades regionales. - Se debe contemplar la publicación de dichas piezas en papel reciclado y también en PDF accesible, para su publicación en medios digitales. - Así mismo es conveniente que se envíen ejemplares a instituciones aliadas, potenciales socios instituciones educativas como escuelas, institutos o colegios y a medios de comunicación, según el tema al periodista o editor de la sección de interés, e incluso a columnistas y líderes de opinión. 5. Manejo de fotografías Con el fin de mantener al día el archivo fotográfico de la Fundación y de tener suficiente material de ilustración para las diferentes herramientas de difusión. (Ejemplo: publicaciones, página web. Boletín Virtual, Folletos, etc.) se recomienda: 24

25 a. Realizar reportajes fotográficos de todos los proyectos que se estén realizando en las distintas áreas geográficas del país donde tiene presencia la FSC. De ser posible hacer un seguimiento cronológico del proyecto para mostrar el inicio, sus avances y resultados. b. Realizar el cubrimiento gráfico de las actividades de presentación, negociación, divulgación, seminarios, reuniones, visitas oficiales, etc. Estas fotografías serán entregadas a la Gerencia de Relaciones Institucionales o la personas que ésta designe, quien organizará y canalizará el uso del material fotográfico según se requiera, con la previa autorización de las imágenes, según lo indica la Ley de Protección de Datos. Lo importante de las fotografías es que, más que espacios físicos o gente en reuniones, muestren a los protagonistas que se benefician del proyecto, preferiblemente con una imagen de la FSC (logo, pendón) como fondo, donde más que una actitud de pose se evidencia una actitud de trabajo o de participación. Ya sea para el archivo general o para hacer uso de las fotografías en materiales impresos, documentos, boletines, página web, etc. se debe tener en cuenta la leyenda de pie de página identificando la zona, las personas y el proyecto al que corresponden. De igual forma se debe adjuntar el formato de autorización de uso de imágenes, diligenciado por las personas que aparecen en las mismas, y cuando se trata de niños o personas con interdicción, firmado por sus padres. Es básico además tener unidad en los formatos de las imágenes, para ello deberán respetarse las siguientes normas de realización y de remisión de las mismas Sistema digital Con cámaras digitales de por lo menos 6 megapíxeles Resolución mínima de 300 píxeles por pulgada Tamaño mínimo: ancho 2560 píxeles x alto 1920 píxeles Formato puede ser JPG o TIF Deben enviarse en un CD. Las remitidas por correo electrónico, DropBox o Wetransfer deberán tener las mismas características pero siempre en formato JPG y en un archivo comprimido o Zip. 25

26 Nunca enviar las fotos insertadas en documentos de Word o de power point 6. Producción audiovisual Registro audiovisual (video): Al igual que las fotografías, se requiere que se diligencie el formato de aprobación de uso de imagen de quienes participen. Las tomas y los testimonios que se recojan de los proyectos deben tener un nivel de calidad mínimo para ser utilizados como parte de un video general del proyecto o de la Fundación Saldarriaga Concha. En el acuerdo inicial de comunicaciones y visibilidad de cada proyecto se debe estipular un rubro (si el proyecto lo requiere), para la realización de un video específico. Para ello el operador debe presentar el objetivo y propósito del video con un plan de grabación definido que debe ser aprobado por la gerencia de Relaciones Institucionales de la Fundación. En el acuerdo del proyecto se estipularán los escenarios en que se utilice el video así como el número de copias que se necesitan y las que se entregarán como registro a la FSC. (Se deben entregar copias en diversos formatos DVD, MP4.MOV o WMV así como un disco duro con el material original -máster- de la grabación) En caso de realizar un video para el proyecto, el texto o libreto debe ser aprobado por la Gerencia de Relaciones Institucionales de la Fundación y el Gerente de programas o líder del proyecto antes de iniciar la producción y poder realizar los ajustes y cambios necesarios. La Gerencia de Relaciones Institucionales de la Fundación y el Gerente o líder, aprobarán las pre-ediciones y la edición final del video y verificarán los títulos internos y los créditos finales (nombre y cargos de las personas entrevistadas, de las ciudades en que se realiza, nombre del proyecto, etc.) que se deben incluir, además de verificar la presencia del logo de la FSC en ellos. Como normas técnicas básicas para unificar las tomas y que se puedan utilizar en la realización de un video se recomienda: La utilización de Cámaras digitales, minidv o DV Cam. Es importante tener en cuenta aspectos como el encuadre, la iluminación, el audio o la edición por ello recomendamos: Utilizar un micrófono (de solapa o de mano como los de reportería) para tener una buena calidad de audio y separar el sonido en dos canales. La cámara trae su propio 26

27 micrófono pero es especial para captar sonido ambiente, puede captar entrevistas si se acerca al máximo posible al entrevistado pero es recomendable utilizar un micrófono de mano o de solapa. A continuación encontrará algunas instrucciones técnicas básicas: Para imágenes estables (sin vibraciones) es aconsejable que, en la medida de lo posible, se utilice un trípode. Si no lo tiene sostenga firmemente la cámara apoyándose contra una pared, un carro, mueble o una baranda. Trate de evitar los movimientos excesivos de la cámara. Deje que la acción suceda frente al lente y no que la cámara sea la que se mueva. Incluya unos diez segundos de cámara fija en cada toma, para dar opciones de edición. Los salones, donde es usual grabar eventos o entrevistas generalmente tienen mala iluminación, pero no nos damos cuenta porque se ve normal. Si no es posible poner luces adicionales que den un ambiente agradable sugerimos no ubicar la cámara apuntando hacia una ventana u otra fuente de iluminación, pues la persona u objeto que está grabando se verá como una silueta negra. Tanto en lugares exteriores como interiores, ubíquese de tal forma que la fuente de iluminación esté a su espalda. Es importante realizar tomas de plano general de la actividad (por ejemplo todo el salón), luego acérquese para tomas de plano medio (hasta el cinturón de una persona) y finalmente realice tomas cercanas, (primeros planos la cara, las manos, lo que está haciendo por ejemplo recogiendo mora) de las personas y la acción. Si el material se entrega editado en un video, el logo y la imagen institucional de la FSC también deben aparecer al principio del video. Los créditos para las personas que den testimonio deben respetar también la imagen institucional, para ello se debe incluir en la parte inferior de la pantalla una barra con alguno de los colores del logo sobre la cual se escribirá el nombre, cargo e institución de quien habla. 12. Relación con medios de comunicación En la relación con los medios de comunicación (radio, prensa y televisión), son el área de Relaciones Institucionales y su equipo de comunicaciones, los encargados de mantener una relación constante, tanto con aquellos que tienen cobertura nacional, como los medios locales, en especial, aquellos donde se tenga presencia con algún proyecto. 27

28 La relación con los medios de comunicación se debe caracterizar por la seriedad, oportunidad, objetividad, rapidez, claridad y bajo los estándares de ética, respetando siempre la independencia del medio en la publicación de los contenidos. La información que se remita a los medios comunicación debe ser actual y de interés general para la ciudadanía, además, de estar disponibles para facilitar información adicional que el periodista requiera. Todas las actividades que se desarrollen con los medios de comunicación deben ser coordinadas desde el área de Relaciones Institucionales. Es importante enviar la información a la base de datos de medios de comunicación y luego rectificar la información llamando directamente al periodista para mover el tema que se desea. Luego del envío, hay que hacer seguimiento para determinar si se realizaron publicaciones de la información enviada y asegurarse de que la publicación no afecte el buen nombre o la reputación de la Fundación Saldarriaga Concha. Anexos Plan de Comunicación Externo Plan de Comunicación Interno Formato de autorización de uso de datos Cartillas de lenguaje Incluyente Formato para recopilar información de los proyectos FORMATO DE Nombre del proyecto: Eje estratégico: Fecha: Socios y aliados: Responsable: Objetivo del proyecto o actividad : 28