BOLETINES E INFORMES PARA OSC

Transcripción

1 BOLETINES E INFORMES PARA OSC

2 OBJETIVO DE LA PRESENTACIÓN Tomar conciencia de la importancia que tienen para las Organizaciones de la Sociedad civil tener las herramientas necesarias para promover sus actividades dentro de la organización. Las 3 mas importantes son: Institucionalidad y transparencia (Informe anual) Procuración de fondos (Informes y Boletines) Visibilidad social (Informes y Boletines)

3 POR QUÉ INFORMAR Informar es una obligación para las OSC, no solo legal sino también ética para con los beneficiarios y la sociedad en general. Además de que si queremos obtener el distintivo Institucionalidad y Transparencia que otorga el CEMEFI debemos cubrir con el 5 requisito (Informes) Es parte fundamental de la imagen institucional, sirve como tarjeta de presentación y da visibilidad social.

4 POR QUÉ INFORMAR Niveles de Institucionalidad y Transparencia del CEMEFI La entrega de informes entran en el nivel básico.

5 POR QUÉ INFORMAR Muestra la institucionalidad, seriedad y permanencia de tu organización. Es una garantía de transparencia para los donantes actuales y potenciales de la OSC. Es una herramienta que facilita el trabajo de procuración de fondos. Motiva a los miembros de la organización en sus diferentes categorías al ver su labor reconocida. Y así comprometerlos con los retos laborales del futuro; es decir, genera de manera involuntaria LEALTAD.

6 DESTINATARIOS DE LOS INFORMES Públicos primarios.- Son aquellos públicos a los cuales estamos obligados a entregar información sobre nuestra operación y resultados. Públicos secundarios.- Son públicos a los que no tenemos la obligación de informar pero deseamos hacerles llegar nuestro material con el fin de crear una percepción favorable de nuestra organización.

7 INFORME ANUAL

8 INFORME ANUAL Un informe es un documento escrito en prosa discursiva cuyo fin es comunicar información Es redactado como una obligación institucional para informar a determinadas audiencias (interesados) Su contenido está determinado por los parámetros de la misión de la organización que lo elabora. Es un informe de resultados, no de actividades; ya que narra, describe y expone las actividades de manera concreta.

9 INFORME ANUAL Tiene que ser congruente con su misión, su objeto social y sus propósitos. Debe estar alineado estéticamente con los otros materiales impresos que utiliza la organización El costo del informe no debe representar trabas ya que existen muchas formas de realizar el informe de forma gratuita. (versión electrónica-mail o Redes Sociales).

10 PASOS PARA LA ELABORACIÓN 1. Elaboración del cronograma de planeación Un cronograma es un esquema en el que se distribuyen en el tiempo las actividades que van a realizarse y la Fecha límite para cada una. Para elaborar un Informes este paso es vital debido a que muchas de las veces se retrasa debido a que el tiempo es ocupado por las actividades diarias de la organización. Es vital para organizar tiempos, recursos humanos y financieros para su elaboración.

11 2. Definición del contenido y la estructura del contenido Estos son lo elementos básicos que todo informe debe contener y pueden ser colocados en el siguiente orden: Misión y visión de la organización Estructura del Consejo Directivo o Patronato Índice del contenido del informe Mensaje Institucional del presidente que incluya, de ser posible, fotografía del mismo.

12 PASOS PARA LA ELABORACIÓN Definición del contenido y la estructura del contenido y la estructura Informe de resultados por área o programa Testimonios de beneficiarios o equipo de trabajo Eventos institucionales desarrollados Informacion de patrocinadores y/o aliados estratégicos, cuando es autorizado. Estados financieros auditados o resumen financiero Listado del Equipo operativo Créditos y agradecimientos

13 Presentación institucional, es decir en forma resumida mencionar que es y a que se dedica la organización Objetivos institucionales (General y Específicos) Breve Historia de la organización, cuidando ser muy conciso en la información y sin caer en especificidades o ambigüedades. Modelo de intervención, que utiliza la organización para la resolución de la problemática que atiende, aclarando porque se seleccionó dicho modelo.

14 CONTENIDO BÁSICO

15 PASOS PARA LA ELABORACIÓN 3. Identificación de responsables por sección, que generalmente son los responsables del área. 4. Solicitud y acopio de información Hacer una solicitud formal. Involucrar a los superiores jerárquicos (coordinación o patronato) Respetar el organigrama y los canales institucionales de comunicación.

16 5.Redacción de textos, la cual se debe cuidar con extremo detalle, debido a que da mucho de decir de la organización a quienes lo leen. 6. Selección de fotografías, estas deben ser significativas y estar acompañadas de un pie de foto que explique lo que representa la foto. 7. Validación de textos y fotografías, por parte de los encargados para evitar posibles molestias o errores. 8. Traducción, en caso de que se considere necesario o útil para la proyección de la organización.

17 PASOS PARA LA ELABORACIÓN 9. Diseño del documento para la versión de impresión o conversión a PDF 10. Impresión del documento o publicación de documento digital, estos deben contener seguros que garanticen la información no pueda ser editada por cualquier persona. 11. Distribución del Informe Anual, al igual que la forma de publicación se debe seleccionar la opción de distribución que menos problemas y costos represente para la organización.

18 BOLETINES

19 BOLETÍN DE PRENSA Los comunicados de prensa o boletines de prensa, constituyen un mecanismo sumamente eficaz para complementar las labores de mercadeo de cualquier empresa y/ o negocio. Las bases del boletín son: Contenido Estilo

20 BOLETÍN DE PRENSA El primer párrafo debe de ser con el tema mas novedoso, o lo mas importante de tu información. Los siguientes párrafos deben de describir la noticia. Debe terminar con la información para poder contactar tu organización. Debe de ser conciso Con una extensión no mayor a 1 cuartilla Se escriben usando oraciones breves No se necesita ser periodista, para poder redactarlo.

21 BOLETÍN DE PRENSA La fecha debe de ir en primer lugar El título es correcto Se debió de poner el Párrafo de SE CANCELA LA GIRA DE IL CIRCO. No necesita ir en hoja membretada Se debe colocar el logotipo de la OSC

22 BOLETÍN INFORMATIVO* Tener un boletín le permite establecer una presencia efectiva y no hay nada más valioso para su organización que tener una publicación que es distribuida cumplidamente cada semana, cada Quincena, mes o como lo desee. Esta decición deberá ser tomada en cuenta a partir de la respuesta a las siguientes preguntas: A quién va dirigido su boletín? Cuál es su público objetivo?

23 Por qué y para qué quiere comenzar un boletín electrónico? Cuáles son las necesidades de sus potenciales lectores? Por qué han de suscribirse a su boletín? Que lo diferenciará de la competencia? Con qué periodicidad lo va a enviar? Quincenal? Mensual? Bimestral?, Semestral?

24 RECOMENDACIONES FINALES Nunca envíe su boletín como archivo adjunto (attachment), un ALTO porcentaje de sus suscriptores no se tomarán el trabajo de abrirlos. Se debe enviar como correo con copia oculta (CCO) Sea una OSC real, imprímale a su publicación un toque personal. Sus lectores quieren tener contacto con personas reales, que tengan criterio, que opinen, que generen inquietudes e incluso que cometan errores No envíe material solo por enviarlo o por cumplir con las fechas prometidas de circulación. Es preferible no enviar nada, que enviar material de relleno. * Fuente

25 Ricardo Reynoso López, Informe Anual, Coordinador de Comunicación, CEMEFI. N ECESITAS MÁS INFORMACIÓN O ASESORÍA, CONTÁCTATE CON NOSOTROS, ESTAMOS PARA AYUDARTE Chantal Aboytes Flores Comunicación y Programas Fundación Merced Querétaro AC chantal@fundacionmerced.org ,