Anexo 1. Políticas de uso de la marca para contratos con terceros

Transcripción

1 Anexo 1. Políticas de uso de la marca para contratos con terceros Tabla de contenido 1. Términos generales: Importancia de nuestra marca: A quién está dirigida la política de marca? Alcance de la política de marca: Uso de la marca: Objetivo de la política de marca: Compromisos entre las partes Proveedores Publicidad: Eventos: Relaciones Públicas: Convocatorias: Medios Digitales: Viajes: Evaluaciones, Reportes y Testimonios: Participantes... 11

2 1. Términos generales: Esta política de uso de la marca establece las condiciones bajo las cuáles la Corporación Ruta N permite y regula el uso de su marca a través de terceros. Al respetar esta política de marca, usted como representante de su empresa, contribuye a mantener unos parámetros claros y unificados con la Corporación Ruta N, y a respetar su marca como un activo, especialmente en el marco de la relación entre colaboradores. Agradecemos su cooperación, con el convencimiento de que repercutirá en beneficio para ambas partes. Este documento pretende divulgar la política de la marca Ruta N, pero tiene también un carácter contractual y por lo tanto, se considera parte de la relación contractual entre usted, su organización y la Corporación. 1.1 Importancia de nuestra marca: La marca Ruta N es importante para distinguir y diferenciar nuestra oferta de valor en el mercado tanto nacional como internacional. Además, es el activo que nos permite mantener el posicionamiento y reputación de la Corporación. Ruta N cuenta con un buen posicionamiento en el mercado, por lo que cualquier programa o producto de la Corporación es considerado aspiracional, de alto valor y calidad. Esto se debe seguir cumpliendo, tanto en los programas y proyectos desarrollados directamente por Ruta N, como en los operados por terceros. 1.2 A quién está dirigida la política de marca? Esta política de marca aplica para todos los colaboradores, proveedores, aliados y operadores de la Corporación Ruta N, los cuales estén sujetos a una relación contractual con la Corporación. Sin embargo, bajo los términos establecidos a continuación, esta política no otorga ninguna licencia de marca. 1.3 Alcance de la política de marca: Nuestra política de marca incluye ciertas obligaciones de atribución y reconocimiento que consideramos son justas, razonables y consistentes con las prácticas del sector. Para su correcta aplicación, deberá leer dichos requisitos y el manual completo de imagen de marca corporativa donde se especifica el uso correcto de todos nuestros signos distintivos de marca.

3 Si tiene alguna duda contacte al supervisor del contrato. 1.4 Uso de la marca: Como regla general, ningún tercero puede autorizar el uso de nuestros signos distintivos de marca, excepto en la forma y bajo las condiciones establecidas por escrito por la Corporación Ruta N o las disposiciones detalladas en nuestro manual de imagen de marca corporativa, el cual se anexa con el contrato. 1.5 Objetivo de la política de marca: Generar visibilidad de la marca Ruta N en todas las actividades desarrolladas dentro del marco de los programas/proyectos operados por terceros, articulando los esfuerzos en comunicación y marketing entre la Corporación y el proveedor, logrando brindar un mensaje entendible y único para nuestros públicos de interés, donde expresemos nuestra misión y objetivos como aliados estratégicos. Esta política aplicará durante la vigencia del contrato firmado entre ambas partes y deberá cumplirse para cualquier actividad que se enmarque en el desarrollo o ejecución del proyecto/programa que hace parte del alcance y objeto del contrato. 2. Compromisos entre las partes 2.1. Proveedores El proveedor recibirá, junto con su equipo de trabajo, una inducción de 2 horas por parte de la Corporación Ruta N una vez firmado el contrato. Esta inducción recibida inicialmente por el equipo de trabajo del proveedor, luego deberá ser replicada por él mismo a todos los participantes del programa/proyecto. Será responsabilidad del proveedor coordinar el espacio con los participantes y brindar una inducción efectiva. Es responsabilidad del supervisor del contrato velar por que esto se cumpla. La estrategia de mercadeo y comunicaciones será definida por Ruta N y el proveedor, su labor será complementarla para maximizar el impacto esperado. A continuación se describen las acciones y/o actividades que deberá cumplir el proveedor en cada una de las categorías que se relacionan a continuación: Publicidad: La imagen del programa será desarrollada de la mano del área de mercadeo y comunicaciones de Ruta N y el proveedor. Toda imagen

4 elaborada deberá contar con la aprobación de Ruta N y deberá cumplir con los requerimientos gráficos y estratégicos de la Corporación. La toma de fotografía podrá ser realizada por el aliado. Su conceptualización, estructura y diagramación deberá estar alineada con el manual de marca de la Corporación y responder a la estrategia de mercadeo y comunicaciones planteada inicialmente. Todas las piezas publicitarias que se generen para la promoción del programa/proyecto tales como: notas periodísticas, avisos publicitarios, pauta publicitaria, redes sociales y demás medios que estén dentro de la estrategia de comunicación, deberán incluir el logo de Ruta N, bajo los lineamientos de la marca y deberán contar con la aprobación por parte del equipo de Mercadeo y Comunicaciones de la Corporación. El equipo de comunicaciones y diseño del proveedor deberá trabajar de manera articulada con el equipo de mercadeo de la corporación Ruta N, así todas las piezas transmitirán lo que la marca desea con sus programas. En caso que el proveedor requiera plantillas o formatos específicos acordes con la imagen de Ruta N tales como: cartas, presentaciones, e-cards, post, etc... podrá solicitarlas al supervisor del contrato quien las entregará si tal material está disponible para su uso y aplicación. Es responsabilidad del supervisor del contrato asegurarse que los participantes brinden su apoyo para notas, entrevistas y su respectivo material de soporte. En caso tal que el material lo diseñe el aliado, deberá contar con la aprobación final de Ruta N antes de ser usado Eventos: Hacen parte de eventos todos los lanzamientos, talleres, seminarios, capacitaciones, cursos, actividades de networking o socialización, demodays, ferias, ruedas de prensa, ruedas de negocios, y cualquier otra actividad que involucre la asistencia de un grupo de personas diferentes a empleados de Ruta N. Iniciar la presentación del evento con un vocero de Ruta N o una presentación corta de la Corporación y su rol dentro del programa/proyecto. Esto se acordará previamente con Mercadeo y Comunicaciones según la magnitud del evento. Si entre las partes se define usar la presentación de Ruta N como apertura del evento, esta presentación deberá ser entregada por el supervisor del contrato.

5 Incluir en las invitaciones, presentaciones, memorias, fichas técnicas, merchandising, certificados y cualquier otro material entregable en el evento, el logo de Ruta N según las indicaciones que se especifican en el manual de marca corporativo. Todo el material deberá ser presentado y aprobado por el área de mercadeo y comunicaciones antes de su producción. Utilizar elementos distintivos de la marca Ruta N dentro del evento ya sean pendones, afiches, botones, camisas para el personal logístico o equipo de trabajo del proveedor, entre otros. Si este material es producido por el operador deberá contar con la aprobación previa de Ruta N. Entregar soporte fotográfico o audiovisual del evento. Al menos 10 fotografías de media o alta calidad y 2 testimoniales con sus respectivos datos de contacto (nombre, apellidos, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono y autorización para difundirlo). Los testimoniales deben entregarse en video en formato.mov.avi o MP4. Podrán destacar aspectos como: impacto del programa o evento, beneficios que brinda, recomendaciones, apreciaciones de los asistentes, entre otros aspectos que pueden ser definidos por el proveedor según su estrategia de contenidos. Este material podrá ser difundido entre otros, por las redes sociales y los medios propios de la Corporación, para garantizar la propagación del mensaje y mayor exposición del proyecto/programa. Generar al menos 5 tuits de contenido relevante del programa/proyecto durante el evento mencionando y el hashtag definido para el programa. Capturar los datos (registros) de las personas asistentes al evento según los lineamientos de Ruta N. Estos datos deberán ser digitalizados y entregados a la Corporación Ruta N en un máximo de 3 días hábiles luego del evento. En caso de que el evento cuente con algún ponente, speaker o experto nacional o internacional que despierte el interés de la Corporación y sea manifestado por ésta, el proveedor deberá garantizar un espacio entre el experto y Ruta N de al menos 45 minutos para entrevistarlo y poder generar contenido para el programa/proyecto. Este espacio deberá ser coordinado por el proveedor. El contenido obtenido (nota periodística, video, fotografía, entre otros) podrá ser compartido y difundido a través de los diferentes medios de la Corporación, para lo cual el proveedor se debe encargar de gestionar y certificar la autorización del experto.

6 Una vez aprobada la conceptualización de la estrategia de comunicaciones o cronograma general del programa, es necesario se le informe a Ruta N sobre los evento que se planea desarrollar, para que el profesional de Mercadeo y Comunicaciones pueda brindar acompañamiento en las tareas que se definan desde la estrategia de comunicación (convocatoria, piezas gráficas, espacios dentro del Complejo, apoyo logístico, invitación a medios de comunicación, entre otros). Ruta N definirá según la magnitud del evento, cuáles acompañar con sus periodistas para brindar seguimiento en el cubrimiento de los eventos ejecutados por el proveedor. En caso que los periodistas de Ruta N no asistan al evento, será responsabilidad del proveedor realizar el cubrimiento del mismo y entregar a Ruta N un documento por escrito con la descripción del evento, puntos a resaltar, resultados obtenidos vs los esperados, y demás datos importantes para construir con este insumo una nota informativa. Los periodistas de Ruta N asisten a los eventos con un propósito periodístico (hacer entrevistas, producir contenido, encontrar noticias de interés, etc., que definen bajo su criterio y experiencia. En ningún momento van con el fin de hacer registro profesional audiovisual del evento. Para ello, si el evento lo requiere, se debe contratar este tema con un tercero, como un fotógrafo, un camarógrafo, entre otros). El material audiovisual obtenido de los cubrimientos periodísticos en los eventos (videos, fotografías, testimoniales, crónicas, etc ) deberá contar con todos los lineamientos de marca descritos en el manual de imagen corporativo (cortinillas, créditos entre otros). Este material, podrá ser compartido entre ambas partes y servir de insumo para la promoción y comunicación del proyecto Relaciones Públicas: Incluir el logo de Ruta N en cualquier comunicado de prensa, boletín de noticias o invitación a medios de comunicación donde se destaque información relevante del programa/proyecto, según el manual de marca de Ruta N. Informar a Ruta N con al menos 2 semanas de antelación, la realización de cualquier actividad de relaciones públicas ya sea: ruedas de prensa, giras de medios, entrevistas y otros espacios de comunicación, con el fin de articular la gestión y el alcance del jefe de prensa de Ruta N, además para estar atentos e informados en caso que algún periodista de cualquier medio de comunicación, contacte directamente a la Corporación para suministro de mayor información.

7 El proveedor deberá informar a la jefatura de prensa de Ruta quién será el o los voceros que hablarán ante los medios. Lo anterior para unificar el discurso y para darle a los medios el insumo informativo del encargado. El proveedor deberá asegurarse de contar con la presencia de Ruta N como vocero en las entrevistas que coordine con medios de comunicación para la difusión del programa/proyecto. Cuando el proveedor sea abordado por algún periodista de un medio de comunicación interesado específicamente en el proyecto/proyecto ejecutado en alianza con la Corporación, éste deberá mencionar a Ruta N en su discurso y su rol dentro del mismo (lidera, apoya, patrocina etc ). Este rol deberá estar definido en el alcance del contrato. Todas las actividades que se realicen con medios de comunicación deberán estar soportadas por material audiovisual (fotografías y videos). Este material deberá ser entregado por parte del proveedor al supervisor del contrato una vez finalizada la actividad o como parte del informe de seguimiento que se entrega mensualmente Convocatorias: Todos los formularios de aplicación a las convocatorias, deberán estar albergados en nuestro portal web. Si el proveedor tiene diseñada e implementada una plataforma digital para aplicación, deberá revisarse con el equipo de Ruta N para analizar su viabilidad y efectividad. Si la plataforma es funcional, estará dentro del alcance del proveedor, incluir el logo de Ruta N de manera visible en la misma, manteniendo nuestros parámetros de marca que encontrará con mayor detalle en el manual de imagen corporativo. Capturar los datos (registros) de las personas interesadas en el programa según los lineamientos dispuestos por el área de Mercadeo y Comunicaciones. Estos datos deberán ser entregados a la Corporación Ruta N una vez finalizado el programa. La base de datos deberá tener marcados dentro de la misma: aplicantes, seleccionados y graduados dentro del programa y la respectiva autorización para el uso de los datos según la ley de Habeas Data. Todas las piezas gráficas diseñadas para el programa/convocatoria deberán incluir el logo de Ruta N según el manual de marca corporativo y ser revisadas por el profesional de Mercadeo y Comunicaciones asignado al programa/proyecto. Dichas piezas deberán ser aprobadas antes de ser producidas y difundidas por el proveedor.

8 El proveedor del programa, de la mano con el supervisor del contrato, deberán informar a Mercadeo y Comunicaciones con al menos un mes de anterioridad sobre la convocatoria que se planea lanzar próximamente para que éste brinde acompañamiento en las tareas que se definan desde la estrategia de comunicación y marketing (difusión de la convocatoria, desarrollo de piezas gráficas, entre otros) Medios Digitales: Deberá aparecer en la página web del proveedor, en la página de inicio o en una sección específica alcanzable a no más de dos clic, el logo de Ruta N y la descripción del proyecto en ejecución, donde sea claro el rol de la Corporación (lidera, apoya, patrocina), este rol deberá estar especificado dentro del alcance del contrato. El logo debe tener un hipervínculo que lleve directamente al portal web de la Corporación. A lo largo del programa/proyecto, el proveedor deberá realizar al menos una mención o post semanal del programa/proyecto en redes sociales mencionando Estas menciones son independientes de los tuits exigidos en el marco de un evento. El proveedor deberá vincular o conectar el contenido del programa/proyecto que se genere desde la página web de Ruta N con sus redes sociales y página web propia, ya sea a través de post, secciones, botones, banners o cualquier otra herramienta digital que se desee implementar Viajes: El proveedor deberá garantizar que se generan al menos 5 tuits de contenido relevante del programa/proyecto durante el viaje mencionando y el hashtag del programa/proyecto, ya sea desde sus redes corporativas o las redes personales de los participantes del programa que realicen el viaje. Cada persona que asista a un viaje por parte del proveedor, deberá entregar soporte fotográfico o audiovisual del viaje. Al menos 5 fotografías de media o alta calidad y 2 testimoniales con los respectivos datos de contacto (nombre, apellidos, empresa, cargo, correo electrónico, teléfono y autorización para difundirlo). Los testimoniales deben entregarse en video en formato Mov, Avi o MP4. Podrán destacar aspectos como: experiencia del viaje, aspectos a resaltar, referentes internacionales, beneficios que brinda el programa/proyecto, recomendaciones, opiniones personales, entre otros aspectos. Este material podrá ser difundido por nuestras redes y medios propios bajo los lineamientos de imagen de marca para garantizar la propagación del mensaje y mayor exposición del proyecto/programa.

9 Evaluaciones, Reportes y Testimonios: Mensualmente, el proveedor deberá entregar al supervisor del contrato un informe de avances y seguimiento del programa/proyecto que incluya: o Actividades o eventos realizados con una breve descripción de los mismos, soporte fotográfico y resultados obtenidos. o Actividades realizadas con medios de comunicación tales como: entrevistas, giras de medios, ruedas de prensa entre otras, acompañadas con soporte fotográfico (en caso de haberlas tenido). o Free press o noticias generadas del programa/proyecto (en caso de haberlas tenido). o Casos de éxito de los participantes alcanzados en el programa/proyecto (en caso de haberlos tenido). o Soporte de publicaciones y contenido generado desde medios propios del proveedor (offline/online) para la difusión del programa/proyecto. o Análisis, conclusiones y recomendaciones de las actividades y estrategias generadas desde la comunicación y marketing para ser tenidas en cuenta y hallar oportunidades de mejora. Adicionalmente, el proveedor deberá incluir en el informe mensual la información requerida en el contrato por parte del supervisor del mismo. Realizar la evaluación del programa a cada participante que termine el proceso con los lineamientos dispuestos por Ruta N. Dicha evaluación deberá realizarse así la convocatoria permanezca abierta durante todo el año y deberá ser diligenciada por el 100 % de los participantes del programa. Es responsabilidad del proveedor entregar un informe con análisis, conclusiones, recomendaciones consolidadas y los soportes de las evaluaciones. El proveedor, deberá reportar según su criterio, casos de éxito que vayan obteniendo los participantes dentro del programa y notificarlos a Ruta N, a través de boletines, noticias, entrevistas, videos y cualquier otro medio seleccionado por el proveedor. Si el programa/proyecto cuenta con algún experto internacional, el proveedor deberá garantizar que éste se comprometa a escribir un artículo de una página, sobre un tema relacionado al programa y su aplicación o relevancia para la ciudad o para el público objetivo al que va dirigido el programa, mencionando a Ruta N. Este contenido podrá ser difundido a través de nuestros diferentes medios de comunicación. El artículo deberá

10 realizarse preferiblemente en inglés o español y su autor (experto) deberá entregar a Ruta N los derechos de publicación y difusión del mismo. Los periodistas de la Corporación Ruta N se pondrán en contacto con algún representante del proveedor para realizar (entrevistas, fotos, visitas, citas con los participantes de los programas, entre otros). Se le informará al proveedor con una semana de anticipación sobre dichas necesidades de comunicación para poder coordinar agendas en jornadas hábiles de trabajo Participantes Si el participante está de acuerdo e interesado en compartir información sobre su empresa o proyecto, deberá autorizar por escrito el uso de su imagen y testimoniales, los cuales podrán ser usados en diferentes medios de comunicación por parte de la Corporación Ruta N. Ruta N podrá generar historias con los participantes y convertirlas en testimoniales o casos de éxito para ser usadas en estrategias de comunicación y marketing. Todos los participantes deberán autorizar a Ruta N el uso y la difusión de su imagen y contenido. Se deberá informar a Ruta N si hay algún problema para la divulgación de los mismos oportunamente para evitar inconvenientes futuros. Cuando el participante sea abordado por algún periodista de un medio de comunicación interesado específicamente en su proyecto, recomendamos mencionar en qué consistió su interacción con Ruta N. Recomendamos que cuando algún participante haga parte de alguna actividad desarrollada en el marco del programa, genere contenido de interés en sus redes sociales propias mencionando y el hashtag del programa/proyecto