Manual NIM FINANZAS - AUDITORIA

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Eugenio Prado Acosta
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1 Manual NIM FINANZAS - AUDITORIA

2 CONTENIDO Finanzas Programas de país: armonizados y no armonizados Evaluación de capacidades Modalidades de transferencia de fondos Informes Financieros y controles Auditoria Alcance Auditoria para programas armonizados Auditoria para programas no armonizados

3 FINANZAS La terminología y los procedimiento que rigen la implementación nacional difieren entre los programas del país Armonizados y No armonizados HACT (Armonizados) No HACT (No Armonizados) Cuando las autoridades nacionales cuentan con la capacidad adecuada para llevar a cabo las funciones y actividades de programa o proyecto, el plan de acción se ejecuta a nivel nacional. Cada documento de proyecto se negocia en forma separada con las diferentes entidades nacionales y la autoridad de coordinación del gobierno.

4 HACT (Programas Armonizados) El término implementación se redefine como la propiedad y responsabilidad general por las actividades del programa del PNUD a nivel de país. El gobierno ejerce la propiedad y responsabilidad de las actividades del programa PNUD a nivel país. Gestión y entrega de actividades de programa para lograr resultados específicos incluida la adquisición y entrega de insumos de actividad del programa Todas las actividades en el marco del plan de acción del programa del país se ejecutan a nivel nacional. El organismo de implementación incluye las responsabilidades del asociado de implementación en los planes de trabajo anuales y del país.

5 No HACT (Programas No Armonizados) Dentro del programa de país acordado: El Agente Implementador designado es el responsable de todos los insumos y productos del proyecto y es posible designar Agente o Agentes implementadores. (La responsabilidad general de los resultados reside en el agente implementador).

6 Evaluación de Capacidades A fin de que una entidad realice o ejecute un proyecto PNUD, se lleva a cabo una evaluación de capacidades de dicha entidad. Principales consideraciones Capacidad técnica Supervisar los aspectos técnicos del proyecto Capacidad de gestión Planificar, supervisar y coordinar actividades Capacidad administrativa APTITUDES PARA: * Adquirir bienes y servicios * Contratar y gestionar el personal con mayores calificaciones. * Preparar y firmar contratos. * Manejar y mantener equipos Capacidad financiera * Elaborar presupuestos de proyectos. * Garantizar seguridad física de los anticipos, efectivos y registros. * Desembolsar fondos oportuna, adecuada y eficazmente. * Asegurar registros e información financiera. * Preparar, autorizar y ejecutar compromisos y gastos.

7 Nuestros proyectos en el sistema Atlas INSTRUMENTOS DE PROGRAMA PNUD DEFINICIONES PLAN DE ACCIÓN PARA EL PROGRAMA PARA EL PAÍS IMPLEMENTACIÓN PROYECTO con Planes de trabajo anual RESULTADO ASOCIADO EN LA IMPLEMENTACIÓN PARTE RESPONSABLE TERMINOLOGÍA EN ATLAS No registrado en Atlas: documento firmado por el PNUD y la autoridad designada de un organismo / institución de gobierno N/A: la implementación es la propiedad y responsabilidad general de las actividades del programa del PNUD a nivel del país. El gobierno ejerce su propiedad al aprobar el CPAP. Project en inglés Project Producto : en inglés Output Identificación de la institución en la Propuesta Campo: Agente implementador en el campo de tabla a nivel de Presupuesto

8 Modalidades de transferencias en efectivo: PARA ASOCIADOS EN LA IMPLEMENTACION NACIONAL Modalidad de transferencia en fondos Adquisiciones / Obligaciones Desembolsos (pagos) Transferencia en efectivo (Adelantos Trimestrales) Asociado en la implementación Asociado en la implementación Asociado en la implementación PNUD Pago directo Reeembolso: El PNUD reembolsa al Asoc. en la Implem. luego que este realizó el desembolso (pago) Asociado en la implementación Asociado en la implementación Implementación directa (delegada por el Organismo) PNUD PNUD

9 Modalidad de transferencia de fondos Una vez realizada la evaluación, se determina cual es la modalidad a utilizar para los pagos a los proyectos que pueden ser: Transferencia de efectivo directa: el PNUD entrega adelantos de fondos trimestralmente al Asociado en la implementación, el que a su vez informa los gastos al PNUD. Pagos directos: El Asociado en la implementación realiza las adquisiciones pero solicita el PNUD que efectúe los desembolsos (pagos). Reembolso: similar a la transferencia en efectivo directa, excepto que el PNUD paga al Asociado en la implementación después de que este mismo realizó el desembolso (pago).

10 Adelantos trimestrales de fondos y reembolsos Receptor de adelantos o reembolsos Periodicidad de los adelantos Propósito y requisitos de los adelantos Cuentas bancarias Roles y responsabilidades

11 Pagos directos El Asociado en la implementación (IP) o Agente implementador Lleva a cabo las adquisiciones pero solicita al PNUD que realice los desembolsos. Los insumos básicos necesarios para procesar una solicitud de pago directo son: Documento del proyecto/plan de trabajo anual firmados Registro de firmas autorizadas; Solicitud firmada para pago directo enviado por el Asociado en la implementación (FACE); Fondos disponibles.

deben utilizarse para supervisar la exactitud de los gastos registrados, y para proporcionar información financiera detallada de los proyectos.

12 Informes financieros y controles Se utilizan diversos informes para supervisar la financiación de la implementación nacional. CDR CDR (Reporte Combinado de Gastos): Refleja todos los desembolsos efectuados por el proyecto en un período de tiempo determinado. deben utilizarse para supervisar la exactitud de los gastos registrados, y para proporcionar información financiera detallada de los proyectos. Debe estar firmado por el funcionario autorizado designado del Asociado en la implementación En caso que el proyecto utilice la modalidad de adelanto trimestral, debe utilizar el Formulario de autorización de financiación y certificado de gastos (FACE) el cual informa sobre los gastos y solicitudes de adelantos FACE AUDITORIA: Los proyectos de implementación nacional tienen que auditarse al menos una vez durante la duración del proyecto, ó anualmente dependiendo del nivel de entrega, dificultades encontradas en el año, ejecución, etc. DEVOLUCION DE SALDO: al término de un proyecto debe reembolsarse el saldo al mismo donante según el acuerdo suscrito.

13 AUDITORIA Una auditoria es parte integral de una gestión financiera y administrativa sólida y parte del sistema de rendición de cuentas del PNUD. Los estados financieros del PNUD son sometidos a auditorias regulares de parte de la Junta de Auditores de las Naciones Unidas (UNBOA), las conclusiones se informan a la Junta Ejecutiva del PNUD y a la Asamblea General cada dos años.

14 AUDITORIA Por lo expresado anteriormente, el objetivo global de un proceso de auditoria es proporcionarle al PNUD la seguridad de que los recursos están siendo bien utilizados. La auditoria forma parte de las herramientas de seguimiento utilizadas por el PNUD.

15 AUDITORIA Alcance Alcance: Los servicios de auditoria abarcan la gestión de la implementación, el seguimiento y la supervisión de un proyecto. HACT (Armonizado) NO HACT (No Armonizado)

16 HACT - ARMONIZADO ENTREGABLES DE LA AUDITORIA Funcionamiento de los controles internos debilidades/fortalecimiento; Resumen ejecutivo con resultados, riesgos y recomendaciones clave; Resumen de los principales riesgos en la gestión de las actividades y el uso de fondos; Recomendaciones de auditoría y seguimiento a observaciones anteriores; Comentarios sobre el seguimiento a las recomendaciones de auditorías o evaluaciones anteriores y la respectiva respuesta de la dirección; Si corresponde, cualquier buena práctica que hubiese sido aplicada por un asociado en la implementación y que podría ser útil para otros.

17 NO HACT - NO ARMONIZADO La auditoría de proyectos implementados a nivel nacional por los gobiernos o por ONG serán más de carácter financiero, sin embargo no dejarán de tenerse en cuenta aspectos de control interno y cumplimiento de normativas: OBJETIVOS: El gasto annual; Los activos y equipos; La posición en efectivo; Revisión de planes de trabajo; Informes de avance; Recursos del proyecto; Presupuesto del proyecto; Gastos del proyecto; Entrega del proyecto; Contratación de personal; Cierre Operacional y Financiero del Proyecto (si aplica); Disposición o transferencia de activos.

18 Gracias

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