NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES

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1 NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES Resolución de la Superintendencia de Compañías 12 Registro Oficial 617 de 12-ene-2012 Ultima modificación: 27-jun-2012 Estado: Vigente NOTA GENERAL: Reemplazar en todo el texto la frase "financiamiento de delitos" por "financiamiento del terrorismo y otros delitos", con excepción de la referencia a la "Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado y del Financiamiento de Delitos". Dado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Ab. Suad Manssur Villagrán SUPERINTENDENTA DE COMPAÑIAS Considerando: Que el artículo 213 de la Constitución de la República establece que las superintendencias son organismos técnicos de vigilancia, auditoría, intervención y control de las actividades económica, sociales y ambientales, y de los servicios que prestan las entidades públicas y privadas, con el propósito de que estas actividades y servicios se sujeten al ordenamiento jurídico y atiendan al interés general; Que según el artículo 431 de la Ley de Compañías, la Superintendencia de Compañías ejerce el control y vigilancia de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada y de las empresas extranjeras que ejerzan sus actividades en el Ecuador, cualquiera que fuere su especie; Que de conformidad con lo establecido en el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, son sujetos obligados a reportar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) las empresas dedicadas al servicio de transferencia nacional o internacional de dinero o valores, así como aquellas que se dedican al transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes postales, incluyendo sus operadores, agentes y agencias; Que es necesario dictar las normas para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos aplicables a las empresas sujetas al control de la Superintendencia de Compañías que brindan el servicio de transferencia nacional o internacional de dinero o valores, así como para las compañías que realizan transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes postales, incluyendo sus operadores, agentes y agencias; Que el artículo 433 de la Ley de Compañías faculta al Superintendente de Compañías a expedir regulaciones, reglamentos y resoluciones para el buen gobierno, vigilancia y control de las compañías mencionadas en el artículo 431 de dicha ley y a resolver los casos de duda que se suscitaren en la práctica; y, En ejercicio de las facultades que le confiere la ley. Resuelve: Art. 1.- Expedir las "NORMAS PARA LA PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y DEL NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 1

2 FINANCIAMIENTO DE DELITOS PARA LAS COMPAÑIAS DEDICADAS AL SERVICIO DE TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DINERO O VALORES; Y, PARA LAS QUE SE DEDICAN AL TRANSPORTE NACIONAL O INTERNACIONAL DE ENCOMIENDAS O PAQUETES POSTALES", en los siguientes términos: SECCION I AMBITO DE APLICACION Art. 1.- Las presentes normas regulan las políticas y los procedimientos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, que deberán observar las compañías sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, sea cual fuere su naturaleza societaria, que remitan o reciban remesas, transferencias, giros, envíos de dinero y órdenes de pago; o, realicen el transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes, y que para efectos de la presente norma se denominarán "sujetos obligados. SECCION II GLOSARIO DE TERMINOS Art. 2.- Los términos utilizados en la presente normativa deben interpretarse de acuerdo con las siguientes definiciones: Agentes.- Personas naturales o jurídicas que en virtud de un contrato celebrado con el sujeto obligado, entregan y reciben correspondencia y/o paquetería a nivel local, nacional o internacional. Los agentes deberán cumplir cabalmente con la política de conocimiento de sus clientes, del mercado en el que operan, así como de sus empleados y colaboradores, establecida por el sujeto obligado. Agentes Pagadores.- Persona natural o jurídica que presta el servicio de transferencia de dinero o valores en virtud de un contrato celebrado con el sujeto obligado y bajo la dirección de éste. Los agentes pagadores deberán cumplir cabalmente con la política de conocimiento de sus clientes, del mercado en el que operan, así como de sus empleados y colaboradores, establecida por el sujeto obligado. Alta gerencia.- La integran los presidentes y vicepresidentes ejecutivos, gerentes generales, vicepresidentes o gerentes departamentales y otros responsables de ejecutar las decisiones de la junta general de accionistas, del Directorio u organismo que haga sus veces, quienes toman decisiones de alto nivel, de acuerdo con las funciones asignadas y la estructura organizacional definida en cada institución. Beneficiario final.- Es toda persona natural o jurídica que sin tener necesariamente la condición de cliente, es en última instancia la destinataria de los recursos o bienes objeto del contrato, o la autorizada para disponer de los mismos. Categoría.- Nivel de riesgo que el cliente representa para la compañía controlada. Clientes.- Personas naturales o jurídicas con las cuales una empresa controlada establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial. Clientes ocasionales.- Los que desarrollan una vez u ocasionalmente, negocios con las compañías controladas. Clientes permanentes.- Los que mantienen una relación comercial frecuente o habitual con la compañía controlada. Clientes potenciales.- Los que han consultado los productos o servicios que ofrece la compañía NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 2

3 controlada, para una posible utilización de los mismos. Código de ética.- Recopilación de políticas relacionadas con las normas de conducta ética y legal que los accionistas, personal directivo y empleados de la compañía controlada, deben observar en el desarrollo y ejecución de los negocios de la empresa, para evitar que esta sea utilizada para el lavado de activos y/o el financiamiento de delitos. Colaboradores cercanos.- Son aquellos que se benefician del hecho de estar cerca de una persona políticamente expuesta, ya sea como su colaborador de trabajo, asesor, consultor, socio personal, etc. Compañías controladas.- Son aquellas que se encuentran sujetas a la regulación y control de la Superintendencia de Compañías y a las cuales aplica las disposiciones de la presente resolución como sujetos obligados. Correspondencia comercial.- Son las comunicaciones cruzadas entre las empresas o entre particulares y empresas, cuya finalidad es la de intercambiar información concreta y con fines específicos como promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. Corresponsales.- Son las instituciones establecidas en el país o en el exterior, con las cuales una compañía controlada mantiene relaciones comerciales al amparo de un convenio de corresponsalía previamente suscrito. Couriers.- Son empresas privadas de transporte que disponen de una red de centros, propia o franquiciada, desde los cuales tramitan el envío y entrega, a nivel nacional o internacional, de paquetes, cartas y documentos que le son confiados por sus clientes, sean éstos personas naturales o jurídicas. Criterios de segmentación.- Son aquellos utilizados para identificar, clasificar y analizar adecuadamente los grupos de clientes de un sujeto obligado, en relación con la gestión del riesgo asignado a cada uno de ellos, para definir si las operaciones son o no inusuales. Datos de identificación.- Son los documentos, referencias y datos de identificación personal proporcionados por los clientes, y aquellos a los que por otros medios puedan tener acceso los sujetos obligados, previa autorización expresa del titular de dicha información. Empresas pantalla.- Son las compañías que no tienen una presencia física en el país donde se constituyeron. Factores de riesgo.- Son las circunstancias y características particulares de cada cliente, o de una operación o transacción, que por su naturaleza determinan la presencia de una mayor o menor probabilidad de que se trate de una operación inusual. Financiamiento de delitos.- Es la actividad ilícita por la cual una persona natural o jurídica provee o recolecta fondos por el medio que fuere, directa o indirectamente, a sabiendas de que serán utilizados o con la intención deliberada de que se utilicen, en todo o en parte, para cometer un acto o actos delictivos, por parte una organización criminal, o por un delincuente. Financiamiento del terrorismo.- Actividad ilícita por la cual una persona natural o jurídica deliberadamente provee o recolecta fondos por el medio que fuere, directa o indirectamente, a sabiendas de que serán utilizados o con la intención deliberada de que se utilicen, en todo o en parte, para cometer un acto o actos de terrorismo, por una organización terrorista o por un terrorista. Lavado de activos.- Es el proceso a través del cual los bienes y ganancias monetarias de origen delictivo se invierten, integran o transforman en el sistema económico financiero legal, bajo la apariencia de haber sido obtenidos de forma lícita y procurando ocultar su verdadera procedencia, NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 3

4 así como su real propiedad y el ejercicio de su dominio y control. Mercado.- El mercado es el conjunto de personas y organizaciones que participan de alguna forma en la compra y venta de bienes y servicios, así como en la utilización de los mismos. Para definir el mercado en un sentido más específico, hay que relacionarlo con otras variables, tales como el tipo de productos y la zona de influencia en la que son comercializados. Nivel gerencial.- Nivel que cuenta con atribuciones y facultades para tomar decisiones en una compañía controlada, entendida esta como sujeto obligado de las disposiciones de la presente norma. Ocupación.- Es la actividad económica que habitualmente desempeña el cliente, tanto al inicio como durante el transcurso de la relación comercial con una compañía controlada. Oficiales de cumplimiento.- Son los funcionarios de alto nivel, responsables de velar por la observancia e implementación de los procedimientos y controles necesarios para evitar que las compañías controladas sean utilizadas para el lavado de activos y/o el financiamiento de delitos, así como de verificar la aplicación de la normativa para su prevención, y de ejecutar el programa de cumplimiento sobre la materia. Operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.- Son aquellas que no guardan correspondencia con los patrones regulares de las actividades económicas que normalmente realizan los clientes de una compañía controlada, y cuyo origen lícito no ha podido justificarse. Operadores postales.- Personas naturales o jurídicas que en virtud del contrato celebrado con el sujeto obligado, prestan uno o varios servicios postales como la entrega y recepción de correspondencia y/o paquetería a nivel local, nacional o internacional. Ordenantes o remitentes.- Personas naturales o jurídicas que remiten fondos a una persona beneficiaria que los recibe en el país o en el exterior, a través de una empresa remesadora. Patrimonio neto elevado.- Es el valor resultante de la diferencia entre los activos y pasivos totales de una persona natural o jurídica, que supera el promedio del patrimonio neto de todos los clientes de una compañía controlada. Perfil del cliente.- Es el conjunto de elementos que permite a la entidad controlada determinar, con aproximación, el tipo, magnitud y periodicidad de los servicios que cada cliente utilizará durante un determinado período de tiempo. Personas políticamente expuestas.- Son aquellas que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en el país o en el exterior, tales como los jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alto rango, ejecutivos estatales de alto nivel, representantes de partidos políticos, así como su cónyuge, parientes y colaboradores cercanos. Productos o servicios.- Son aquellos que las compañías controladas ofertan a sus clientes, y que se generan dentro del proceso de ejecución de sus actividades legalmente autorizadas. Remesas.- Son las órdenes de pago consistentes en efectivo, giros, cheques, giros personales o cualquier otra forma de transferencia de dinero, incluyendo aquellas por medios electrónicos, cable, teléfono o por cualquier otro medio disponible que realiza una remesadora a solicitud del ordenante, para ser entregados al beneficiario designado. Remesadoras.- Son empresas privadas que brindan servicios de transferencia de dinero o valores desde y hacia el exterior, o dentro del país, y que operan a través de agencias propias y/o agentes o subagentes pagadores. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 4

5 Sujetos obligados.- Son las compañías controladas que prestan el servicio de transferencia nacional o internacional de dinero o valores; o, de transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes postales, incluyendo sus operadores, agentes y agencias. Superintendencia de Compañías.- Para efectos del cumplimiento y debida aplicación de la presente resolución, es el organismo de regulación y control de las compañías que prestan el servicio de transferencia nacional o internacional de dinero o valores; y, de transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes postales, que en uso de sus atribuciones legales requiere información y realiza controles extra sita e inspecciones in situ para verificar la existencia de políticas y la ejecución de procedimientos que permitan evitar que se utilice a dichas entidades para lavar activos o financiar el terrorismo u otros delitos. Unidad de Análisis Financiera (UAF).- Entidad legalmente facultada para solicitar a las compañías controladas y receptar información sobre operaciones o transacciones inusuales e injustificadas, con el fin de realizar inteligencia financiera, en los términos de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. Usuarios.- Son aquellas personas naturales o jurídicas que sin ser clientes de la compañía controlada, acceden a los productos o servicios que esta oferta. Nota: Artículo reformado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en SECCION III POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Art. 3.- Los sujetos obligados deben contar obligatoriamente con políticas y procedimientos de control para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos de conformidad con lo establecido en la presente norma; y, adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que, en la realización de sus actividades, puedan ser utilizadas como instrumentos para realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento de delitos. Los sujetos obligados deberán exigir y prever en sus contratos con personas naturales y jurídicas que operan en calidad de agencias, agentes, subagentes pagadores, o agentes u operadores postales, el cumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados por ellos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Nota: Inciso segundo sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art. 4.- Las políticas que adopten las compañías controladas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, deben traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la gestión de la entidad, considerando al menos los siguientes parámetros: 4.1 Abarcar toda clase de productos o servicios, sin importar que la respectiva transacción se realice o no en efectivo. 4.2 Impulsar la cultura organizacional de la empresa en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos. 4.3 Asegurar el conocimiento, acatamiento y aplicación de la normativa legal y reglamentaria, y demás disposiciones relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento de delitos, y especialmente las de la presente resolución, por parte de sus órganos internos de administración y control, así como de todos los funcionarios y empleados. 4.4 Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento de delitos. 4.5 Señalar los lineamientos que adoptará la compañía frente a los factores de riesgo de exposición al lavado de activos y al financiamiento de delitos. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 5

6 4.6 Establecer rigurosos lineamientos para la identificación y aceptación de clientes, de acuerdo a la categoría de riesgo definida por la compañía controlada. 4.7 Determinar estrictos lineamientos para el inicio de las relaciones contractuales con nuevos clientes; y, de monitoreo de las operaciones de sus clientes, especialmente de aquellos que por su perfil, por las actividades que realizan o por la cuantía y origen de los recursos que manejan, pueden exponer en mayor grado a la compañía al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos. 4.8 Definir procedimientos para la selección y contratación de personal que contemplen, al menos, la verificación de antecedentes personales, laborales y patrimoniales. 4.9 Garantizar la reserva de la información reportada, conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos Establecer sanciones para sus funcionarios y empleados por la falta de aplicación de las políticas o de ejecución de los procesos de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos; así como los procedimientos para su imposición. Art. 5.- Los procedimientos adoptados por los sujetos obligados deben incluir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración de la compañía para el adecuado cumplimiento del sistema de prevención para el lavado de activos y el financiamiento de delitos, que permitan, al menos, lo siguiente: 5.1 Identificar al cliente antes de iniciar la relación comercial. 5.2 Verificar la información proporcionada por el cliente antes y durante la relación comercial. 5.3 Establecer el perfil del cliente sobre la base de: Conocer el volumen e índole de los negocios del cliente, o cualquier otra actividad económica declarada al inicio de la relación comercial Determinar la frecuencia, volumen y características de las transacciones que realiza el cliente con la compañía. 5.4 Establecer si el volumen de las transacciones ejecutadas guarda relación con la actividad económica declarada por el cliente y el perfil levantado. 5.5 Identificar los cambios y la evolución de los controles sobre los perfiles del cliente. 5.6 Evaluar periódicamente la aplicación de las normas y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. 5.7 Atender los requerimientos de información formulados por autoridades competentes. 5.8 Sancionar a funcionarios y empleados por el incumplimiento de las normas para la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos. 5.9 Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) Establecer procesos para llevar a cabo un adecuado conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en la presente normativa. Art. 6.- Las políticas y procedimientos de control de que tratan los artículos anteriores versan sobre las transacciones individuales, o saldos cuyas cuantías sean iguales o superiores a tres mil dólares (US $ 3.000,00) o su equivalente en otras monedas; o, aquellas que siendo menores al citado valor, se las considere transacciones económicas inusuales e injustificadas; o, sobre transacciones que siendo individualmente inferiores al valor indicado, igualen o superen dicho monto, dentro de un período de un mes. Las transacciones múltiples que en su conjunto sean iguales o superiores a tres mil dólares (US $ 3.000,00) o su equivalente en otras monedas, deben ser consideradas como una transacción única si son realizadas en beneficio de determinada persona, durante el día o en el transcurso de un mes. Se tomarán en cuenta para este propósito, las transacciones múltiples que se realicen en diversas cuentas bajo uno o varios nombres. SECCION IV NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 6

7 RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD Art. 7.- Los representantes legales o administradores, oficiales de cumplimiento, funcionarios, empleados, comisarios o auditores internos, y auditores externos en las compañías en que se cuente con estos funcionarios, están obligados a guardar reserva y confidencialidad respecto de las operaciones que llegan a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones en la compañía, y quedan expresamente prohibidos de dar a conocer a persona alguna y en especial a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar transacciones económicas inusuales e injustificadas, que han comunicado a las autoridades competentes la información sobre las mismas. Igualmente quedan prohibidos de poner en conocimiento de persona alguna el hecho de que una información haya sido solicitada por la autoridad competente o proporcionada a la misma. El conocimiento de la Violación de esta prohibición, obliga al oficial de cumplimiento a informar al representante legal de la compañía, para que este a su vez comunique del particular a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), para que en los casos en que el Director General de esta unidad dé a conocer al Ministerio Público, incluya los nombres de los funcionarios o empleados que hubieran transgredido esta prohibición. Si la violación de esta prohibición hubiere sido cometida por el representante legal de la compañía y detectada por el oficial de cumplimiento u otro funcionario o empleado de la compañía controlada, este informará del particular directamente a la Unidad de Análisis Financiero (UAF). SECCION V CODIGO DE ETICA Y MANUAL PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS Art. 8.- Los sujetos obligados deben contar con un Código de Etica, aprobado por la junta general de accionistas y/o de socios, que recoja las políticas relacionadas con las normas de conducta ética y legal que sus accionistas, personal directivo y de administración, así como los funcionarios y empleados deben observar en el desarrollo de los negocios de la compañía controlada, a fin de evitar que esta sea utilizada para el lavado de activos y el financiamiento de delitos. Art. 9.- El Código de Etica deberá recoger, cuando menos, los siguientes preceptos: 9.1 El cumplimiento obligatorio de las políticas, procedimientos y mecanismos instaurados para la prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, de acuerdo con la normativa vigente sobre la materia. 9.2 Que cualquier incumplimiento de las normas vigentes, políticas, procedimientos y mecanismos para la prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, se considerará como faltas y serán sancionados en los términos determinados por la institución y recogidos en el manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. 9.3 Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver conflictos de interés que puedan surgir en el desarrollo de su objeto social. El Código de Etica debe ser distribuido, física o electrónicamente, en todas las dependencias de la institución, dejando evidencia de su recepción y conocimiento por parte de todos sus funcionarios y empleados, quienes, adicionalmente deberán suscribir un documento mediante el cual asumen el compromiso de observar estrictamente, en el ejercicio de sus funciones, con lo establecido en dicho código. Art Las compañías controladas, considerando su naturaleza, las características propias del negocio y los diferentes servicios y productos que ofrecen, elaborarán un Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deberá ser aprobado por la junta general de accionistas o de socios. En el citado Manual se establecerán las políticas, procedimientos y mecanismos de control adoptados por las compañías controladas para evitar que NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 7

8 sean utilizadas o sirvan de medio para facilitar la realización de transacciones de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos. Nota: Artículo sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art El manual deberá contener disposiciones y procedimientos claros e inequívocos de la forma como deben operar los mecanismos para la prevención y control del lavado de activos y el financiamiento de delitos, e incluir al menos los siguientes aspectos: 11.1 Describir las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores, funcionarios, oficial de cumplimiento y empleados de la entidad en relación a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, expresados de forma que permita el seguimiento y verificación de su cumplimiento Describir los procedimientos para la vinculación de nuevos clientes así como para la de confirmación y actualización de la información aportada por los clientes antiguos, señalando los niveles o cargos responsables de su ejecución Establecer el sistema de capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, así como su respectiva evaluación Definir las políticas y procedimientos para conservar, proteger y contar con copias de seguridad de todos los registros operativos, informaciones y documentos relacionados con sus clientes Determinar el procedimiento para atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes Establecer canales de comunicación e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía Definir los parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusual e injustificada Establecer los procedimientos para atender oportunamente los reportes periódicos Establecer señales de alerta que consideren la naturaleza específica de los productos y servicios que ofrece la compañía, así como los niveles de riesgo y demás criterios aplicables Definir los procedimientos para el cumplimiento de las políticas de conocimiento de los clientes, de los empleados o colaboradores de la empresa, del mercado y de los corresponsales Determinar los procedimientos para la identificación de los segmentos de mercado de mayor riesgo en la utilización de los servicios o productos que ofrece la empresa. Nota: Numerales y agregados por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art El manual debe ser actualizado, contener la descripción y características de los productos y servicios que ofrezca el sujeto obligado y distribuirse física o electrónicamente en todas las dependencias de la compañía, en especial en sus oficinas, agencias y subagencias, debiendo existir evidencias de que tal documento fue receptado y puesto en conocimiento de todos los funcionarios y empleados. Cualquier modificación al manual deberá ser notificada a la Superintendencia de Compañías dentro del mes siguiente de introducida y puesta en vigencia. SECCION VI POLITICAS SOBRE LA DEBIDA DILIGENCIA Art....- La debida diligencia se refiere al conjunto de acciones que el sujeto obligado debe desarrollar, de la manera más eficiente y diligente posible para conocer adecuadamente a los clientes, reforzando el conocimiento de aquellos que por su actividad o condición sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos y, en general, para cumplir con todas y cada una de las obligaciones establecidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 8

9 del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, en su Reglamento General, en las presentes normas, en el Manual para la Prevención, en el Código de Etica y en sus propias disposiciones internas. Los procedimientos de debida diligencia permiten al sujeto obligado anticipar con relativa certeza los tipos de transacciones que realizarán sus clientes y determinar aquellas que sean inusuales. Los procedimientos de debida diligencia deben aplicarse de acuerdo al riesgo que represente cada cliente, según el perfil asignado por el sujeto obligado. Si el cliente representa mayores riesgos, los procedimientos de control deberán ser mayores. Nota: Artículo agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art La política sobre "Conozca a su cliente" y los procedimientos que al respecto establezca la compañía, propenderán a un adecuado conocimiento de todos los clientes potenciales, actuales, ocasionales y permanentes, así como a la verificación de la información y soportes de la misma; y, para asegurar la debida diligencia deberán prestar especial atención a los siguientes aspectos: 13.1 Identificar al cliente, lo que implica el conocimiento y verificación previa de todos los datos de la persona natural o jurídica, en los casos que a continuación se enumeran: Cuando se inicie la relación comercial o contractual Existan cambios en la información de la base de datos del cliente Se establezca el perfil del cliente sobre la base de la información obtenida, de la actividad económica, de los productos a los que accede, del propósito de la relación comercial y del análisis efectuado por la institución controlada El sujeto obligado tenga dudas sobre la veracidad de la información del cliente o exista incongruencia con los datos que sobre el cliente se haya obtenido con anterioridad. Para las personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además que se debe llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad, es decir, la identidad personal de los accionistas o socios, especialmente aplicando una mayor diligencia a aquellos que tengan directa o indirectamente el 25% o más del capital suscrito de la empresa Identificar las características, montos y procedencia de las remesas, paquetes y correspondencia entregadas o recibidas Identificar, respecto de los clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones. Las metodologías implementadas por las compañías controladas para conocer al cliente deben permitir cuando menos recaudar información que le permita comparar las características de las transacciones con la actividad económica Monitorear permanentemente las transacciones de sus clientes a fin de: Establecer el perfil transaccional del cliente en el que se incluya el origen de los fondos, la frecuencia, volumen, características y el destino de las transacciones financieras de sus clientes Determinar que el volumen y movimiento de fondos guarden relación con las actividades declaradas por el cliente y su capacidad económica Otros que disponga la Superintendencia de Compañías. Nota: Numeral 13.2 sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Las políticas y procedimientos aprobados por el sujeto obligado deben posibilitar una clasificación de sus clientes considerando sus características singulares de acuerdo a la información NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 9

10 que se señala en el artículo siguiente. En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información en base de las políticas adoptadas, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente el sujeto obligado deberá tomar la decisión de no iniciar una relación comercial o contractual, en unos casos; y, en otros, deberá someterlos a una debida diligencia mejorada o de mayor profundidad. Art Los sujetos obligados deberán diligenciar un formulario que permita identificar al cliente, conocer la actividad económica que desarrolla y que contenga al menos la siguiente información: 15.1 Personas naturales: Nombres y apellidos completos Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente Dirección y número de teléfono del domicilio Actividad económica e ingresos provenientes de la misma Firma del cliente y del funcionario que recepta la información Declaración del origen y destino lícito de los recursos, en las operaciones iguales o superiores a tres mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ ). Como complemento de la información anterior, se deberá anexar la siguiente documentación: a) Copia del documento de identificación; y, b) Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de extranjeros no residentes en el Ecuador Personas jurídicas: Razón social y número de RUC Objeto social y actividad económica Dirección y número de teléfono de la empresa Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del(los) representante(s) legal(es) y apoderados Firma del representante legal o de la persona que realiza la operación en representación de la persona jurídica y del funcionario que recepta la información Declaración del origen y destino lícito de los recursos en las operaciones iguales o superiores a tres mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ 3.000,00). En caso de que el potencial cliente no cuente con alguno de los datos mínimos de información solicitada, se deberá consignar tal circunstancia en el formulario. El sujeto obligado debe prevenir al cliente de su obligación de actualizar, por lo menos anualmente, los datos que varíen, según el producto o servicio de que se trate, suministrando los antecedentes correspondientes. La información precedente podrá aceptarse con un nivel de menor exigencia si los montos de las operaciones realizadas no superan los tres mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ ). Nota: Artículo reformado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través suyo, NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 10

11 los sujetos obligados deberán llevar un registro de clientes que contendrá como mínimo los nombres completos, número de identificación, dirección domiciliaria, número de teléfono, actividad económica de cada uno de ellos. Art En el caso de transferencias de fondos, las compañías controladas deberán considerar como mínimo lo siguiente: 17.1 En las transferencias internas de fondos, que son las realizadas dentro del territorio nacional, así como en las transferencias internacionales, es decir, aquellas transacciones por las cuales salen del país o ingresan divisas, debe obtenerse y conservarse la información relacionada con el ordenante o remitente, y con el beneficiario En toda transferencia se debe obtener y conservar toda la información que aparezca en el mensaje o que figuren datos relacionados con el o los ordenantes o remitentes, y con el o los beneficiarios. La compañía controlada deberá identificar a los ordenantes o remitentes, y a los beneficiarios de las transferencias, para cuyo efecto deberá mantener con la transferencia o mensaje relacionado, a través de la cadena de pago, la siguiente información: nombres y apellidos, dirección, país y, ciudad tanto del ordenante como del beneficiario. En caso de que el mensaje relacionado contenga información adicional, esta deberá ser registrada y archivada. En el caso de transferencias que no cuenten con la información del ordenante o remitente, el sujeto obligado deberá rechazar la operación solicitada. Nota: Inciso último agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Los sujetos obligados deben contar con sistemas de gestión apropiados para determinar si un potencial cliente es una persona políticamente expuesta en los términos definidos en la presente norma, en cuyo caso deberán establecer procedimientos más estrictos para el inicio de relaciones contractuales con estos clientes. Así mismo, mientras dicha relación comercial esté vigente, deberán implementar procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones o transacciones que realicen. Para el caso de quienes ostenten cargos públicos la aplicación de estos procedimientos se hará a partir del grado 4 determinado en la "Escala de remuneración mensual unificada del nivel jerárquico superior" del Ministerio de Relaciones Laborales. El inicio y continuación de la relación comercial con los clientes que respondan a las características señaladas en este artículo, deben contar con la autorización del Gerente General o del funcionario que tenga la representación legal de la compañía. La persona calificada por el sujeto obligado como políticamente expuesta será considerada como tal, hasta cuatro años después de haber cesado en las funciones que desempeñaba. Art La debida diligencia reforzada es el conjunto de políticas, procedimientos y medidas de control razonablemente más rigurosas, profundas, exigentes y exhaustivas que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que por sus características, actividades, niveles de transaccionalidad, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos. Las compañías controladas aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia en los siguientes casos: 19.1 Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos no cumplan o no implementen NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 11

12 suficientemente los estándares internacionales en esas materias; ó, cuando los fondos provengan de tales países o territorios Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios considerados como paraísos fiscales, con alto nivel de secreto bancario o fiscal; ó, cuando los fondos provengan de tales países o territorios Cuando los clientes sean personas políticamente expuestas en los términos previstos en esta norma Cuando la fuente de riqueza provenga de actividades reconocidas como susceptibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos Cuando existan dudas sobre si los clientes actúan por cuenta propia, ó, en su defecto, la certeza de que lo hacen por cuenta ajena Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla para realizar sus transacciones Cuando se realicen transacciones con clientes que no han estado físicamente presentes al inicio de la relación comercial, para su identificación Cuando se trate de clientes que operan en industrias y actividades de alto riesgo Cuando se trate de clientes no residentes en el país Cuando se trate de transacciones que de alguna forma lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos Cuando el cliente haya sido condenado, esté siendo procesado o se encuentre bajo investigación por delitos de lavado de activos o financiamiento del terrorismo u otros delitos por parte de las autoridades competentes; ó. figure en listas internacionales sobre los citados delitos Si la utilización de nueva tecnología pudiera permitir o posibilitar el anonimato de los clientes o las transacciones. Nota: Artículo sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art....- Los sujetos obligados, en los casos señalados en el artículo precedente, deben aplicar controles internos más rigurosos tales como: a) Establecer y ejecutar procedimientos de verificación ampliada sobre toda la información suministrada por el cliente. b) Obtener, evaluar y archivar información relevante y completa sobre las actividades de sus clientes; y, en el caso de personas jurídicas, sobre su constitución, autorización para operar, el nombramiento del representante legal, sus políticas de control interno y la calidad de supervisión a la que se encuentren sometidas. c) Realizar, en el caso de personas jurídicas, visitas para verificar su existencia real, prevenir actividades de fachada y corroborar que la naturaleza del negocio y/o actividad declarada guarde relación con el nivel de ingresos y perfil transaccional. d) En caso de que el cliente esté domiciliado en el extranjero, se deberá verificar la dirección exacta, el número de teléfono, apartado postal y dirección electrónica; y, requerir constancia de los permisos de la autoridad supervisora del país donde el cliente ejerza su actividad, cuando se trate de persona jurídica. e) Evidenciar y documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción o de aquellos que se utilicen para el pago de los servicios que le preste el sujeto obligado. f) Obtener información de los accionistas o socios mayoritarios de las personas jurídicas que a su vez sean accionistas o socios del cliente del sujeto obligado. Nota: Artículo agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art....- Para los clientes y operaciones calificadas por el sujeto obligado como de bajo riesgo, podrán aplicarse procedimientos de debida diligencia simplificada, lo que en ningún caso implicará omitir la aplicación de las medidas tendientes a la identificación y verificación del cliente conforme lo señalado en los artículos precedentes. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 12

13 El sujeto obligado podrá aplicar procedimientos de debida diligencia simplificada, entre otros, a las siguientes clases de clientes: a) Instituciones estatales y municipales. b) Empresas controladas y vigiladas por la Superintendencia de Compañías que sean sujetos obligados en los términos de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. c) Instituciones del sistema financiero y del sistema de seguros privados controladas por la Superintendencia de Bancos y Seguros. d) Clientes ocasionales no recurrentes y con poca operatividad. Nota: Artículo agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Para la adecuada aplicación de la política "Conozca a su cliente", las compañías controladas, a más de cumplir con lo establecido en el artículo 15 de la presente resolución, deberán verificar la veracidad de la información consignada en el formulario de solicitud de inicio de la relación comercial, y además monitorear las transacciones de los clientes para determinar comportamientos inusuales que no sean consistentes con el tipo de actividad declarada. Art La aplicación de la política "Conocimiento del mercado" es un complemento del conocimiento del cliente; por lo mismo, los sujetos obligados deben adoptar procedimientos para conocer adecuadamente el mercado que corresponda a cada clase de producto o servicio que ofrecen, así como los perfiles de los clientes de los mismos. El conocimiento del mercado requiere que la entidad segmente grupos de clientes atendiendo al perfil que identifique a cada uno de ellos de acuerdo con las características, montos, frecuencia, origen y destino, complejidad de las operaciones, ubicación geográfica, regiones de alto riesgo de lavado, clases de productos, actividad económica o cualquier otro criterio que permita la clasificación de los diferentes clientes de la entidad. La referida segmentación debe permitir identificar las características comunes de las operaciones y compararlas con las que realicen los clientes a efecto de detectar operaciones que salen de los perfiles de actividad de los clientes o de los parámetros de normalidad vigente en el mercado al que corresponden. El sujeto obligado deberá mantener información actualizada sobre los sectores económicos con los cuales se relaciona, y su evolución. Art Los sujetos obligados deben establecer criterios objetivos de selección de personal, que permitan prevenir la incorporación de funcionarios o empleados vinculados a organizaciones respecto de las cuales se presuma que efectúan operaciones de lavado de activos y/o de financiamiento de delitos. Art La política "Conozca a su empleado/colaborador" tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento de todos los miembros del Directorio, representantes legales, accionistas y/o socios, ejecutivos, funcionarios, empleados o personal temporal, para cuyo efecto se requerirá, revisará y validará la siguiente información: 23.1 Nombres y apellidos completos; y, estado civil Dirección domiciliaria, número telefónico y dirección de correo electrónico, si aplica Copia de la cédula de ciudadanía o del documento de identificación Copia de la papeleta de votación Original del récord policial Hoja de vida. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 13

14 23.7 Referencias personales y laborales escritas Copia de los recibos de cualquiera de los servicios básicos Declaración juramentada ante Notario de no haber sido enjuiciado y condenado por la Comisión de Actividades Ilícitas Declaración del origen lícito de recursos, siempre y cuando estos provengan de fuentes distintas a las de la relación laboral Declaración de situación financiera, que deberá incluir el total de activos y pasivos. En los casos de inversión extranjera en el capital del sujeto obligado, éste deberá verificar fehacientemente la identidad del inversionista, persona natural o jurídica, y que los fondos utilizados para el efecto provengan de actividades lícitas. Nota: Inciso último agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art La aplicación de la política "Conozca a su empleado/colaborador", permitirá a la compañía controlada identificar si los miembros del directorio, representantes legales, ejecutivos, funcionarios y empleados mantienen un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales; para lo cual realizarán análisis periódicos de la situación patrimonial y de no existir justificativos de incrementos que resulten incompatibles con sus ingresos, se los reportará en el plazo máximo de treinta días, a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), observando el procedimiento para el reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas. Nota: Artículo reformado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art La aplicación de esta política permitirá evaluar también a los miembros del directorio, representantes legales, administradores u organismo que haga sus veces, ejecutivos, funcionarios y empleados que demuestren conductas sospechosas o fuera de lo normal, tales como: Resistencia a salir de vacaciones, renuencia a ejercer otras funciones, colaboración inusual y no autorizada, encontrarse habitualmente en lugares distintos al de su función; y, en caso de no existir justificativos razonables y aceptables para estos hechos, se los reportará en el plazo máximo de treinta días a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), observando el procedimiento para el reporte de transacciones económicas inusuales e injustificadas. Art Los datos y más información requerida a los miembros del directorio, representantes legales, ejecutivos, funcionarios y empleados de las compañías controladas, serán actualizados anualmente, mediante la suscripción del formulario de actualización de datos, que formará parte del respectivo expediente. Art Para la aplicación de la política "Conozca su corresponsal", la compañía controlada debe conocer la naturaleza de la actividad comercial de sus corresponsales nacionales o internacionales, actualizar e intercambiar la documentación e información suministrada por estos, permisos de funcionamiento, firmas autorizadas, estados financieros debidamente aprobados y auditados, informes anuales de la gestión, calificación de la entidad por empresas de prestigio, conocimiento de sus relaciones en el mercado, productos y servicios que ofrece; así como la calidad y eficacia de los controles internos implementados para detectar transacciones de lavado de activos o de financiamiento de delitos, y si esos corresponsales han sido objeto de investigación o sanción por falta de aplicación de políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. Para iniciar nuevas relaciones de corresponsalía, se requerirá de la aprobación de la alta Gerencia; y, adicionalmente, la compañía deberá evaluar la viabilidad de mantener o no cuentas de transferencias de pagos en otras plazas. Art Para el inicio de una nueva relación comercial con un Agente o subagente Pagador, se NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 14

15 deberá requerir la información y documentación que se detalla a continuación: 28.1 Documentación que acredite la autorización para funcionar en el mercado de remesas en el país de origen Copia del RUC u otro documento de identificación tributaria, en caso extranjero Copia notarizada de la escritura de constitución Copia de los nombramientos de representantes legales debidamente inscritos Documento de identidad del representante legal Manual para la prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, debidamente aprobado por la instancia interna correspondiente Identificación de los accionistas o socios mayoritarios que posean una participación en el capital de la sociedad superior al 10% Referencias bancarias Estados financieros correspondientes al último ejercicio económico Políticas y procedimiento en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos; o, una declaración juramentada firmada por los accionistas o socios donde se deje constancia que la empresa cuenta con un sistema de prevención sobre la materia y que aplica políticas y procedimientos de aceptación y conocimiento de sus clientes. En caso de que el agente o subagente pagador no cuente con políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos, y tampoco con un manual de prevención de dichos delitos, el sujeto obligado deberá prever en el contrato de servicios que dichos agentes o subagentes se someterán al cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos de control adoptados por éste. Las compañías dedicadas al transporte nacional o internacional de encomiendas o paquetes postales, para el inicio de una nueva relación comercial con personas naturales o jurídicas en calidad de agencias o agentes u operados postales, deberán previamente exigir la información y documentación prevista en el presente artículo, en lo que fuere aplicable. Nota: Artículo reformado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en SECCION VII REGISTRO DE OPERACIONES Y CONSERVACION DE REGISTROS Art Los sujetos obligados deben registrar las operaciones que sus clientes habituales u ocasionales realicen y cuya cuantía sea igual o superior a tres mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ 3.000,00) o su equivalente en otras monedas, así como las operaciones y transacciones múltiples en efectivo que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un período de treinta (30) días. El registro de operaciones debe mantenerse en forma precisa y completa a partir del día en que se realizó la operación y por un plazo de cinco (5) años. Nota: Inciso segundo agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Todo sujeto obligado deberá dejar constancia en sus archivos, a más de los registros señalados en el artículo precedente, de toda la información y documentación derivada de la aplicación de sus políticas, procedimientos y controles adoptados para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y otros delitos. La información y documentación que debe conservar el sujeto obligado debe ser adecuada y suficiente para poder reconstruir los vínculos transaccionales y para que eventualmente puedan llegar a servir como elementos en análisis, investigaciones o procesos judiciales en materia de NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 15

16 lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos. Para estos propósitos, como mínimo, la información a ser archivada por la compañía es la siguiente: 30.1 Expediente del cliente que debe contener todos los documentos e información recopilada por el sujeto obligado durante la relación comercial, con los soportes de su verificación Perfil del cliente Archivos de operaciones y correspondencia comercial Información relacionada con el manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o cuyo origen no pueda justificarse, o sobre transacciones de sus clientes y usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que están usando a la compañía para lavar dineros o recursos provenientes de actividades ilícitas, o sobre las transacciones complejas y/o inusuales que no tengan, aparentemente, una razón económica y legal que las justifique Informes que sustenten las razones por las cuales una operación calificada por el sujeto obligado como inusual no fue reportada a la Unidad de Análisis Financiero (UAF). Los archivos a los que hace relación el presente artículo deben mantenerse por un plazo de cinco (5) años. Nota: Artículo sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Transcurrido el plazo de cinco (5) años establecido en los artículos anteriores, los registros de operaciones y los archivos de la información y documentación derivada de la aplicación de los controles adoptados para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo y otros delitos, con los respectivos respaldos, podrán conservarse en medios informáticos, de microfilmación o similares; y, deberán contar con requisitos de seguridad, niveles de autorización de acceso, criterio y procesos de manejo, salvaguarda y conservación, a fin de asegurar su integridad, confidencialidad y disponibilidad. Los sujetos obligados mantendrán los archivos referidos en esta sección por diez (10) años, contados desde la finalización de la última transacción o relación contractual. Nota: Artículo sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Los sujetos obligados remitirán a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) los reportes determinados en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto. Los sujetos obligados deben dejar constancia en sus archivos de cada una de las operaciones o transacciones inusuales e injustificadas detectadas y reportadas a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), así como la identificación del responsable o de los responsables de efectuar el análisis, de los soportes utilizados y de los resultados obtenidos. Art Los sujetos obligados enviarán a la Superintendencia de Compañías, mensualmente y para fines estadísticos, la información sobre los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), de acuerdo al siguiente detalle: 33.1 Número de reportes sobre transacciones realizadas por cantidades superiores a los umbrales establecidos en la ley Número de reportes por transacciones inusuales Localización geográfica por ciudades, de las oficinas matrices, sucursales y agencias de la compañía en las que se realizaron las transacciones reportadas Cualquier otra información que la Superintendencia de Compañías requiera con este mismo fin. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 16

17 SECCION VIII ADOPCION Y APLICACION DE POLITICAS PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS Art Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compañía controlada, la adopción de políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, a cuyo efecto deberá cumplir las siguientes responsabilidades: 34.1 Emitir las políticas generales para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, de conformidad con lo previsto en la presente resolución Aprobar el Código de Etica y el Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, así como sus actualizaciones Aprobar los procedimientos y mecanismos para la prevención de lavado de activos y el financiamiento de delitos, así como, al menos anualmente su funcionamiento, en base de los informes del oficial de cumplimiento, del Comisario o del auditor interno, según corresponda; del auditor externo; y, adoptar las medidas necesarias para ajustado y corregir sus fallas o deficiencias Designar al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil y cumplir con los requisitos exigidos para ocupar el cargo; y, removerlo de sus funciones Aprobar el plan de trabajo anual que presente el oficial de cumplimiento en la primera reunión anual Aprobar el procedimiento de control para la vinculación de los clientes que por sus características, actividades, niveles de transaccionalidad, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos, así como definir las instancias responsables, las que deben involucrar funcionarios de alto nivel Aprobar la asignación de los recursos técnicos y la contratación de los recursos humanos necesarios para implementar y mantener los procedimientos de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos Designar las instancias autorizadas para exceptuar clientes, del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo Establecer las sanciones por el incumplimiento de las medidas de prevención de lavado de activos y del financiamiento de delitos. Art En el ámbito de la prevención del lavado de activos y del financiamiento de delitos, los representantes legales tendrán las siguientes obligaciones: 35.1 Cumplir y hacer cumplir las políticas, procedimientos y mecanismos que en materia de prevención para el lavado de activos y el financiamiento de delitos resuelva la junta general de accionistas y/o socios Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios, el nombre del candidato o candidatos para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios de la compañía, las políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, elaborados por el oficial de cumplimiento Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias vigentes sobre la materia, así como de las disposiciones contenidas en la presente resolución Suministrar al oficial de cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y materiales que la junta general de accionistas y/o de socios haya aprobado para el cumplimiento de sus funciones Analizar y pronunciarse sobre cada uno de los puntos que contengan los informes presentados por el oficial de cumplimiento, dejando expresa constancia en la respectiva acta Analizar y pronunciarse sobre los informes de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas reportadas por el oficial de cumplimiento Conocer y aprobar, previo su envío a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), los reportes determinados en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y en los instructivos dictados por dicha Unidad. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 17

18 35.9 Atender los requerimientos y recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento, para el adecuado acatamiento de sus funciones. Nota: Numeral 35.8 sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Los funcionarios y empleados del sujeto obligado deberán cumplir con lo dispuesto en el Código de Etica, así como en el Manual de prevención para el lavado de activos y el financiamiento de delitos; atender los requerimientos del oficial de cumplimiento y colaborar obligatoriamente con este para el funcionamiento eficaz de los procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos. Art El Comisario o el auditor interno del sujeto obligado, según corresponda, deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las disposiciones que para la prevención de lavado de activos se contemplan en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del financiamiento de Delitos, en su reglamento general, así como en la presente resolución. Esta obligación incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento. Adicionalmente, el Comisario o el auditor interno, según corresponda, deberá elaborar un reporte trimestral especial dirigido al Directorio, y a falta de este al representante legal de la compañía controlada, en el que detallará las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos y financiamiento de delitos, salvo que se detecten situaciones extraordinarias que deban ser reportadas en forma inmediata. Art En las compañías controladas que tengan la obligación de contar con auditor externo, dicha auditoría deberá verificar el cumplimiento de lo previsto en este capítulo así como las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados por el sujeto obligado para la prevención del lavado de activos y el financiamiento de delitos; y asimismo, valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras. En el año siguiente a la emisión del informe, el auditor externo elaborará un informe de seguimiento, referido exclusivamente a la adecuación de las medidas adoptadas por la entidad auditada para solventar las deficiencias identificadas. Las operaciones o transacciones detectadas durante las auditorias practicadas por los auditores externos, que a su criterio constituyan actividades inusuales, deberán ser informadas al oficial de cumplimiento del sujeto obligado. El informe que sobre los aspectos señalados en este artículo realicen los auditores externos, deberá anexarse al informe anual de auditoría; y, ser entregado a la Superintendencia de Compañías conjuntamente con el informe anual de auditoría, en el plazo establecido para el envío de información continua anual. Art La junta general de accionistas y/o de socios de los sujetos obligados deberá designar un oficial de cumplimiento, a tiempo completo, para coordinar las actividades de vigilancia, detección, prevención y reporte de operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas. El oficial de cumplimiento deberá ser independiente de las otras áreas del sujeto obligado; tendrá un nivel de responsabilidad gerencial y estará dotado de facultades y recursos suficientes para cumplir adecuadamente sus funciones. La designación del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado ni a sus funcionarios y empleados, de la obligación de aplicar las medidas de prevención de lavado de activos y de NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 18

19 financiamiento de delitos. El sujeto obligado notificará a la Superintendencia de Compañías la designación del oficial de cumplimiento de la compañía, dentro de los cinco (5) días siguientes a que esa designación se haya efectuado. Art En los casos en que por las características especiales de los sujetos obligados, relativas al tamaño de su organización, la complejidad o volumen de operaciones, los productos y servicios que ofrece y su nivel de exposición al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos, no se justifique la designación de un oficial de cumplimiento a tiempo completo, la Superintendencia de Compañías, previa solicitud debidamente fundamentada, podrá autorizar que dicho funcionario ejerza otra función en la compañía. Tratándose de un grupo empresarial, una misma persona puede ejercer el cargo de oficial de cumplimiento en una, varias o todas la compañías que conformen dicho grupo, para cuyo efecto la junta general de accionistas o socios de cada una de las empresas deberá realizar la designación correspondiente. La designación prevista en el párrafo precedente podrá ser aplicada por aquellas compañías que mantengan al menos el 50% de accionistas comunes. Nota: Incisos segundo y tercero agregados por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art Para ser oficial de cumplimiento de las compañías controladas mencionadas en esta norma, las personas interesadas en obtener la calificación de la Superintendencia de Compañías deberán cumplir previamente los siguientes requisitos: 41.1 Estar en pleno goce de sus derechos políticos Tener la mayoría de edad Acreditar experiencia laboral en el ámbito de gestión del sujeto obligado y conocimiento de las actividades y productos que ofrece Poseer conocimientos suficientes para la formulación y ejecución de políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, aspectos legales y auditoría. Art No podrán designarse como oficiales de cumplimiento las personas que se encuentren comprendidas en los siguientes casos: 42.1 Los accionistas, directores o administradores de la empresa Quienes hayan ejercido las atribuciones y responsabilidades respecto del control interno del sujeto obligado, dentro de los seis (6) meses anteriores a la designación Las que se hallen inhabilitadas para ejercer el comercio Los servidores públicos Las personas extranjeras que no cuenten con la autorización del Ministerio de Trabajo y Recursos Humanos, cuando fuere del caso La persona que haya sido declarada en quiebra y no haya sido rehabilitada Las que hubieren sido llamadas a juicio por infracciones a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos u otras relacionadas, en materia de lavado de activos, mientras dure el proceso y se dicte sentencia Las que hubieren sido sentenciadas por violaciones a la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos. En los casos en que por las características especiales de la empresa, participen en su estructura organizacional únicamente sus accionistas o socios, la Superintendencia de Compañías, previa solicitud debidamente fundamentada, podrá autorizar que los mismos ejerzan las funciones de oficial de cumplimiento. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 19

20 Nota: Inciso último agregado por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art El oficial de cumplimiento designado deberá ser calificado por la Superintendencia de Compañías, para lo cual deberá remitir la siguiente documentación: 43.1 Copia de cédula de ciudadanía y certificado de votación Hoja de vida profesional Certificados que acrediten su experiencia laboral Certificados que acrediten haber aprobado uno o más cursos de capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos, dictados en el Ecuador o en el extranjero, que acrediten por lo menos sesenta (60) horas de duración. En el caso de capacitación dictada en territorio nacional, ésta deberá contar con la autorización de la Unidad de Análisis Financiero (UAF), salvo en los casos en que dicha capacitación se haya desarrollado antes de la vigencia de las reformas introducidas a la Ley para Reprimir el Lavado de Activos. La Superintendencia de Compañías evaluará los certificados presentados, para lo cual podrá pedir documentación adicional, de estimarlo pertinente Declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior Certificado del Ministerio de Relaciones Laborales que acredite que el solicitante no es servidor público Copia certificada y actualizada de la autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones Laborales, en caso de que la persona cuya calificación se solicita sea extranjera Dirección domiciliaria, número de teléfono del domicilio y oficina, número celular y dirección de correo electrónico Declaración juramentada de no encontrarse incurso en ninguna prohibición legal o reglamentaria, para desempeñar esas funciones Cualquier otro documento o información que la Superintendencia de Compañías considere necesario. En caso de que la calificación requerida hubiera sido negada y solo si los impedimentos que motivaron dicha negativa fueron superados, el interesado podrá presentar nuevamente la solicitud y documentación señalada en el presente artículo. Nota: Numeral 43.4 sustituido por Resolución Superintendencia de Compañías No. 10, publicada en Art La Superintendencia de Compañías mantendrá un registro actualizado de las personas calificadas como oficiales de cumplimiento. A efectos de lo establecido en el párrafo anterior, los oficiales de cumplimiento, hasta el 31 de marzo de cada año, deberán actualizar sus datos remitiendo a la Superintendencia de Compañías la siguiente información: 44.1 Nombre de la compañía en la cual se encuentra prestando sus servicios Dirección, número telefónico y dirección de correo electrónico Declaración del impuesto a la renta del año inmediato anterior Copia certificada y actualizada de la autorización otorgada por el Ministerio de Relaciones Laborales, para el caso de oficiales de cumplimiento extranjeros Nuevos títulos académicos obtenidos y el detalle de cursos de capacitación sobre prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos efectuados en el año, de ser el caso. NORMAS PREVENCION LAVADO DE ACTIVOS, TRANSPORTE PAQUETES POSTALES - Página 20