PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, CONCEPTO DE CLIENTE EN ASEGURADORAS Concepto del 16 de octubre de 2008.

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1 PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO, CONCEPTO DE CLIENTE EN ASEGURADORAS Concepto del 16 de octubre de Síntesis: En lo relativo al conocimiento del cliente se involucra en el caso de las aseguradoras al tomador, asegurado y beneficiario. Para efectos de la Circular Externa 026 de 2008, el concepto de cliente no incluye a las personas naturales o jurídicas con las cuales se establece y mantiene una relación de origen legal o contractual derivada de actividades que son necesarias para el adecuado funcionamiento de la entidad, pero que son ajenas al objeto social, y que adicionalmente no suponen el suministro de un producto de la entidad vigilada hacia tales personas naturales o jurídicas. Pero, que tales personas no queden comprendidas dentro del concepto cliente para efectos de la circular, no significa que la entidad no deba obrar con la prudencia y diligencia necesarias para conocer a todas las personas con quienes pretenda relacionarse contractualmente y eventualmente efectuar la respectiva valoración del riesgo LA/FT al cual pudiera estar expuesta y los mecanismos de prevención y control aplicables según corresponda en estos eventos. «( ) presenta unas inquietudes en relación con la Circular Externa 026 de 2008 por medio de la (...) cual se derogan, modifican e incorporan los formatos e instrumentos relacionados con el reporte de información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF- y precisiones al SARLAFT. PRIMERA PREGUNTA: Cliente según la mencionada Circular Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad Esta definición incluye al Tomador, Asegurado y Beneficiario? El numeral del Capítulo Xl, Título 1 de la Circular Básica Jurídica 007 de 1996, relativo al conocimiento del cliente, involucra en el caso de las compañías de seguros al tomador, asegurado y beneficiario, según se aprecia a continuación: Conocimiento del cliente El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.

2 El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos: a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular. Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además de lo dispuesto en el formulario, conocer la estructura de su propiedad, es decir! la identidad de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad. b) Actividad económica. c) Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos. d) Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones. Las metodologías para conocer al cliente deben permitir a las entidades cuando menos: I. Recaudar la información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica. II. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes. III. Contar con elementos de juicio que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas. ( ) Es deber permanente de las entidades vigiladas identificar al (os) beneficiario(s) final(es) de todos los productos que suministren. En el caso de contratos de seguros se debe solicitar la siguiente información adicional: a) vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario b) relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas por concepto de seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años; c) inventario general de los bienes objeto del seguro, salvo cuando se trate de pólizas flotantes o automáticas. En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea una persona diferente al tomador o suscriptor, deberá recaudarse la información al momento de la vinculación, salvo que el tomador o suscriptor señale claramente las razones que le impiden suministrar la información de aquellos y la entidad las encuentre justificadas, en cuyo caso tal información debe recaudarse al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del titulo, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente instructivo, la operación debe calificarse como inusual.

3 En todo caso, cuando por virtud de la naturaleza o estructura de un contrato en el momento de la vinculación del cliente no sea posible conocer la identidad de otras personas que se vinculan como clientes, (p. ej. beneficiarios de contratos de seguro y fiducia, cuya identidad sólo se establece en el futuro) la información relativa a ellos debe obtenerse en el momento en que se individualicen. En el evento en que la contratación de los productos ofrecidos por las entidades aseguradoras o de capitalización se lleve a cabo por parte de intermediarios de seguros o de capitalización, el proceso de conocimiento del cliente podrá dejarse a cargo del intermediario, siempre que se haga bajo los parámetros, procedimientos y metodologías previamente establecidos por a entidad vigilada contratante y la responsabilidad seguirá radicada en cabeza de ésta última. Subraya fuera de texto. SEGUNDA PREGUNTA: La aseguradora establece un contrato con el Tomador, y esto es preciso a la luz de las normas del Código de Comercio, pero no queda claro a la luz de la Circular 026, qué debe entenderse por mantiene una relación contractual?, debe entenderse que la relación contractual se mantiene con los Asegurados y Beneficiarios, o solamente con el Tomador? Que el producto o servicio prestado se mantenga o goce de cierta permanencia, se refiere al lapso de tiempo de la vida jurídica y económica del contrato, es decir, desde el momento de su constitución, instante en el cual las partes manifiestan su consentimiento para la realización del mismo, hasta su correspondiente terminación. TERCERA PREGUNTA: Adicionalmente la entidad mantiene una relación contractual con proveedores y empleados, una de tipo mercantil y otra relación de tipo laboral, ambas son relaciones contractuales. El alcance de la norma iría hasta proveedores y empleados cuando se habla de conocimiento del cliente? Para una mayor ilustración del punto objeto de su consulta, se transcribe el artículo 99 del Código de Comercio Capacidad de la Sociedad y la doctrina que sobre el mismo artículo profirió la Superintendencia de Sociedades en el oficio AN del 23 de abril de 1987; la doctrina señalada fue acogida por esta Superintendencia en el Capítulo Primero, Título II de la Circular Externa 007 de ART 99. La capacidad de la sociedad se circunscribirá al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto. Se entenderán incluidos en el objeto social los actos directamente relacionados con el mismo y los que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones, legal o convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la sociedad.

4 DOCTRINA. Actos que puede realizar la sociedad. El articulo 99 del Código de Comercio señala los límites de la capacidad de las sociedades mercantiles al admitir dentro de e/la la realización de tres clases de actos: a) Los que se encuentran determinados en las actividades principales previstas en el objeto social; b) Los que se relacionan directamente con las actividades principales, y c) Los que tienen como finalidad ejercer los derechos y cumplir las obligaciones legal y convencionalmente derivados de la existencia y actividad de la sociedad. Los actos enunciados en los literales a) y b) se relacionan con la finalidad que persigue fa empresa o actividad de la sociedad, y por ello deben guardar una relación directa con la misma. Los descritos en el literal c) son actos ajenos al objeto social, pero que la sociedad está en capacidad de ejecutar, pues son necesarios para ejercer sus derechos (actos de carácter civil, administrativo, etc.), o cumplir las obligaciones derivadas de la existencia y actividad de la sociedad, v.gr.: contratos de trabajo, asesoría, convenciones laborales, adquisición de activos inmovilizados, etc. Sea lo primero señalar que la capacidad jurídica de las entidades debe ceñirse al desarrollo de la actividad prevista en su objeto, que para el caso de las entidades sometidas a la vigilancia de esta Superintendencia está predeterminado en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF). Del articulo 99 citado, y de la doctrina transcrita, se desprende que los productos o servicios propios de su actividad, son aquellos que se relacionan con la finalidad que persigue la empresa o actividad de la sociedad, es decir los servicios y productos relacionados directa o indirectamente con la actividad aseguradora. (Literales a y b). De lo anterior se colige que para efectos de a Circular Externa 026 de 2008, el concepto de cliente no incluye a las personas naturales o jurídicas con las cuales ( ) S.A. establece y mantiene una relación de origen legal o contractual derivada de actividades que son necesarias para el adecuado funcionamiento de la entidad, pero que son ajenas, en estricto sentido, al objeto social, como son v.gr.: contratos de asesoría, convenciones laborales, seguridad, papelería, arrendamiento o adquisición de bienes para operar, etc. (literal c) citado) y que adicionalmente no suponen el suministro de un producto de la entidad vigilada hacia tales personas naturales o jurídicas. De esta manera, el inciso 2 del numeral 4 de la Circular Externa 026 de 2008, señala que El SARLAFT debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y deberá prever además procedimientos y metodologías para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir a través de sus accionistas, administradores y vinculados como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades

5 terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades (Negrilla original del texto). Finalmente, cabe señalar que el hecho de que tales personas no queden comprendidas dentro del concepto cliente para efectos de la circular citada, no significa que la entidad no deba obrar con la prudencia y diligencia necesarias para conocer a todas las personas con quienes pretenda relacionarse contractualmente y eventualmente efectuar la respectiva valoración del riesgo LA/FT al cual pudiera estar expuesta y los mecanismos de prevención y control aplicables según corresponda en estos eventos. ( ).»

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