Anexo 1: Cálculo del TCO

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1 Anexo 1: Cálculo del TCO 1

2 1. Determinación de coste de las soluciones tecnológicas Para establecer la valorización de las soluciones en la Empresa Modelo se basa en el concepto de Coste Total de Propiedad (TCO en sus siglas en inglés). Este concepto empezó a ser utilizado por Gartner Group al analizar, en 1996, que el coste de mantener en uso el sistema operativo Windows a lo largo de su vida útil era de 5 a 10 veces su coste de adquisición. Se hacía evidente, por tanto, la necesidad de considerar elementos de coste adicionales al de adquisición. A lo largo del uso de este concepto, se han identificado los diferentes componentes del gasto (OPEX y CAPEX) asociados a la puesta en marcha, mantenimiento en operación y reposición de elementos de infraestructura informática y sistemas informáticos complejos. En el documento Informe TCO y Vida Util elaborado para el presente proceso tarifario por hidrapartners se analizan estudios de mercado para desarrollar un modelo de cálculo de los costes de sistemas informáticos para toda su vida útil El concepto de TCO ha evolucionado hasta incorporar los costes de IT adicionales a la propia adquisición del software o hardware así como los costes ajenos a los departamentos TIC que están relacionados con asegurar la operatividad del software o hardware adquirido para obtener la máxima productividad en la organización que lo usa para dar soporte a sus procesos. El concepto de Vida Útil de una solución tecnológica está intrínsecamente relacionado con el concepto de TCO. La vida útil de un elemento se define como el límite de tiempo en el que se obtiene la máxima eficiencia en su uso. Superar la vida útil de un elemento representa un incremento de coste debido a: Obsolescencia funcional: De forma que el mantenimiento de las funcionalidades que la empresa precisa de un equipo represente un coste más elevado que su propia sustitución. Obsolescencia tecnológica: De forma que los elementos no puedan integrarse con el resto de sistemas de información de la empresa o que su coste sea superior al de su propia sustitución. En ambos casos, el mayor coste que representa mantener operativo un elemento más allá de su vida útil es la suma del mayor coste de mantenimiento y el coste que representa para la organización la interrupción de servicio que representa una avería. Por lo tanto, la determinación del coste total de una solución tecnológica será función de los elementos de valorización que se consideren y de la vida útil que se le asigne. 2

3 Desde un punto de vista del ciclo de vida de un sistema informático, el TCO se descompone en: Costes de Go Live o de creación / cambio Costes de Post Go Live o de operación Costes de reposición o de cierre Una parte importante de los costes de Go Live corresponden a costes de selección y diseño del sistema o infraestructura Este anexo, identifica estos elementos así como los fundamentos de cuantificación para la Empresa Modelo. 2. Componentes del TCO 2.1. Tipología En el cálculo del TCO se debe considerar los importes correspondientes a cargos directamente relacionados con la solución y también aquellos costes, denominados ocultos, que no están relacionados directamente en forma de una factura o una cotización específica con la solución. También se debe considerar aquellos costes derivados de la dedicación de personal no TICA en el diseño y la implantación de una solución. De acuerdo con los estudios de mercado analizados, la distribución promedio de estos costes sería: TCO y Vida Util. Hidrapartners % coste a lo largo de toda la vida útil por categorías La categoría de Soporte incluye administración, soporte técnico, operación y asistencia a usuario final puede incrementar su peso en el caso de infraestructura tecnológica de usuario final. Los denominados Costes Ocultos incluyen aquellos que usualmente no se registran en la contabilidad. Se incluye tiempo de planificación, selección, formación, adaptaciones y mantenimiento. En esta categoría se incluye coste externo de consultoría de implantación pero también dedicación de personal de TI y de las áreas de negocio. 3

4 2.2. Elementos de coste Para identificar los diferentes elementos de coste, se parte de cada una de las etapas planteadas a lo largo de la vida útil de una solución Costes de Go Live / Adquisición Para realizar la valorización de las soluciones se identifican el coste de diseño, adquisición, desarrollo y puesta en marcha que corresponden a adquisiciones de hardware, software y los servicios de consultoría contratados para su implantación. Dentro de este apartado se consideran los costes de adquisición de la solución pero también los costes ocultos tal y como se han definido en el apartado anterior. Estos costes que deberán formar parte del valor del activo informático son, por su propia definición, no cuantificables directamente pero se pueden estimar a partir de los análisis de mercado y benchmarks disponibles. Traduciendo la distribución de costes presentada en el apartado anterior a porcentaje adiciona al coste de adquisición, se convierte en: TCO y Vida Util. Hidrapartners Concepto % categorías Distribución coste adicional a la adquisición Hardware y Software 28% Soporte 34% 47% Costes Ocultos 38% 53% aunque otros estudios aumentan el porcentaje de costes ocultos hasta el 58%. En el caso concreto de Chile, se obtienen unos valores para las aplicaciones dentro del rango observado a nivel global. Benchmark Utilities. IDC Selección y planif Implementación Total adic. en proyecto Menor Mayor Menor Mayor Menor Mayor Aplicaciones de negocio 20% 30% 20% 33% 40% 63% Infraestructura compleja 15% 30% 20% 30% 35% 60% Equipamientos 10% 20% 10% 20% 20% 40% 4

5 De acuerdo con la definición de costes ocultos, se estiman los costes de diseño de la solución, licitación y la dedicación de personal que no forma parte de TICA a la implantación del cambio organizativo. Estos importes formarán parte de la inversión necesaria para la solución tecnológica y se amortizará a lo largo de su vida útil. TCO y Vida Util. Hidrapartners Para valorizar los costes de implantación identificados como ocultos en el caso de aplicaciones, se toman como base los siguientes porcentajes que están justificados por los estudios de mercado internacionales contrastados con la situación en Chile. Se tomarán como valores de referencia de estos costes ocultos para la empresa modelo los siguientes: Análisis de necesidades e identificación de requerimientos de la solución Licitación y selección Dedicación de personal no TICA a la implantación (test, formación, carga de datos, paralelos, ) 5% Coste de la solución 5% Coste de la solución 30% Coste de la solución Benchmark Utilities Chile. IDC Aunque se ajustarán casos particulares en los que la inversión inicial contemple parte de estos costes Costes de operación En este apartado se incluyen los costes de Operación/Explotación, los costes de soporte y mantenimiento correctivo y perfectivo así como los costes de adaptación evolutiva que se puedan imputar a la solución tecnológica. La parte correspondiente a la Operación/Explotación se agrupa, para todas las aplicaciones, en un total de coste de operación del Data Center. La asignación de este total a una solución tecnológica concreta sólo se puede hacer de forma directa por el coste de mantenimiento hardware de los equipos en los que se ejecuta. Se pueden plantear posibles sistemas de asignación del resto de costes por el número de transacciones, capacidad de almacenamiento u otros drivers de asignación. Este mismo razonamiento es aplicable a la actividad de atención a usuarios ya que, en un entorno integrado como el propuesto, no es simple asignar cada una de las incidencias o consultas a una única solución tecnológica. 5

6 En la Empresa Modelo, para evitar el uso de drivers generales que no tienen por qué corresponder con los recursos de explotación o atención a usuarios que requiera una aplicación, se consideran estos costes agrupados en el concepto de Data Center y en el de Mesa de Ayuda. El mantenimiento de hardware de los equipos directamente asignados a una solución tecnológica puede estimarse en base a facturas y cotizaciones de los componentes más habituales o, de forma más global, basarse en los estudios de mercado. En cuanto al mantenimiento de software, podemos separar dos componentes: Mantenimiento de software estándar. Relacionado con la adquisición de las licencias de software y que habitualmente cubre el mantenimiento evolutivo y correctivo del software estándar adquirido y utiliza como base de cálculo un porcentaje del costo de adquisición anual Mantenimiento de las adaptaciones de software. Relacionado con la necesidad de realizar mantenimiento correctivo, perfectivo y evolutivo de las adaptaciones, integraciones o interfaces y parametrizaciones que hayan sido necesarias para adaptar el software estándar a los requerimientos de los procesos a los que dan soporte y cuya base de cálculo corresponde a un porcentaje sobre la consultoría del proyecto de implantación inicial. El porcentaje varía en función de la complejidad del sistema, el nivel de cambios requeridos, la antigüedad y otros parámetros. El mantenimiento de las adaptaciones de software se estima en base al coste del esfuerzo adicional a la adquisición de las licencias y al costo inicial de la implantación de la solución tecnológica. Para realizar una estimación de este coste de mantenimiento de las adaptaciones, se puede considerar como un desarrollo adicional a medida y utilizar las estimaciones de mercado de software relacionadas con su mantenimiento. Las estimaciones realizadas por Gartner dan un rango de este coste de mantenimiento anual relacionado con un desarrollo del 28% separado en 11% de mantenimiento y 17% de mejoras. Management Update: How to start estimating software life cycle costs. Gartner, 2005 Dado que se realiza esta estimación sobre adaptaciones e integraciones que con una necesidad de mantenimiento evolutivo equivalente al de una aplicación de soporte de negocio completa, es necesario acotar el porcentaje dedicado a las mejoras. Para realizar esta acotación, se basa en el estudio estadístico de los costes de mantenimiento del aplicativo Sistema Comercial de la Empresa Real. En este análisis se define una estimación teórica de mantenimiento correctivo del 16% anual del esfuerzo de implementación durante los dos primeros años más un 7,5% de mantenimiento evolutivo. El análisis se encuentra en el apendice de este documento:: Sistema Comercial Estimación de Esfuerzo Everys 6

7 En la Empresa Modelo se tomará la versión más conservadora de estas estimaciones y considerará un porcentaje del 7% del coste de las licencias para soporte de fabricante sobre productos de mercado más un 7% sobre el coste de consultoría de implantación - para coste de mantenimiento de las adaptaciones e integraciones Costes de reposición Es importante considerar que al final de vida útil de un sistema es necesario considerar el coste de migración, actualización o desconexión. Incluso en un caso extremo de interrupción de actividad, sería necesario considerar el coste de transferencia de datos o destrucción de los mismos. En el caso de disponer de un contrato de mantenimiento de las licencias de software estándar, este coste de actualización sería únicamente el de migración y actualización al que se debería añadir el rediseño de las adaptaciones e integraciones desarrolladas. No es posible realizar una estimación de estos costes de reposición al no poderse prever la complejidad de una actualización al final de la vida útil de la solución tecnológica. Para poder estimar un coste de reposición en la Empresa Modelo, se considera la actualización como una nueva implantación eliminando aquellos conceptos de diseño de procesos que correspondan a costes de puesta en marcha. Para ajustar los costes de licencias de software estándar, se eliminará el coste de mantenimiento de las mismas en los costes operativos y se incluirá sólo el coste de soporte de fabricante sin acceso a nuevas versiones. 7

8 3. Vida útil y TCO Ya se ha indicado que la Vida Útil de un elemento o solución tecnológica se define como el límite de tiempo en el que se obtiene la máxima eficiencia en su uso. Mantener operativo un elemento más allá de su vida útil representa una pérdida de eficiencia. Como se justifica en el anexo correspondiente, las vidas útiles que se utilizan en este estudio tarifario para la Empresa Modelo son: Anexo 3 Vida Util Elementos TICA Elemento Vida útil (años) PC y Laptop (hw y sw) 3 Servidores y almacenamiento 5 Elementos de networking 5 Telefonia 5 Aplicaciones de negocio 5 Hardware Telemetria 5 Software Telemetria 8 Esta vida útil afecta al cálculo de TCO en la Empresa Modelo de dos formas: Los costes operativos se extenderán a lo largo de toda la vida útil En el caso de superarse la vida útil planteada en este estudio, el coste de mantenimiento debería revisarse al producirse una obsolescencia tecnológica o funcional que lo incrementaría. 4. Modelo de costos en la Empresa Modelo De acuerdo con lo desarrollado en este anexo, el modelo de costos de la Empresa Modelo tendrá los siguientes componentes: Costes de Go Live Para identificar el coste de adquisición directamente relacionado de las diferentes soluciones, tomaremos las valorizaciones de los diferentes costes directos asociados a la solución. Debido a las dificultades que existen para obtener valores fidedignos, se han utilizado los siguientes criterios: Como primera opción se aplicarán transacciones efectivas realizadas por la empresa real ESSAL, cuando las hubiera Como segunda opción se utilizarán estimaciones de expertos sustentadas en el conocimiento de transacciones comparables de otras empresas Como tercera opción se utilizarán cotizaciones de proveedores confiables Para estimar los costes ocultos relacionados con la selección, diseño y puesta en marcha de una solución tecnológica, se utilizarán las estimaciones de acuerdo 8

9 con el estudio de TCO que recoge información de mercado de Gartner, estudios académicos y otros estudios de mercado internacionales y específicos del mercado chileno: Análisis de necesidades e identificación de requerimientos de la solución Licitación y selección Dedicación de personal no TICA a la implantación (test, formación, carga de datos, paralelos, ) 5% Coste de la solución 5% Coste de la solución 30% Coste de la solución Costes de operación Los relacionados con la explotación y la atención a usuarios se contemplarán como un servicio global para toda la Empresa Modelo. Los costes de mantenimiento de hardware se estimarán de acuerdo con cotizaciones relacionadas con la adquisición de equipos Se definen los servicios globales de Data Center y Mesa de Ayuda para soporte a la explotación Los costes de mantenimiento de licencias de software no se considerarán ya que se considera la reposición de la solución tecnológica como una implantación completa. Sólo se incluirá un mínimo de 7% por concepto de soporte del fabricante. El coste de mantenimiento de las adaptaciones e integraciones de estimarán como un 7% de los costes de consultoría y adaptaciones. Costes de reposición Se estimará como una implantación completa al final de la vida útil 9

10 APENDICE: Sistema Comercial. Estimación de esfuerzo Everys 10

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