Representante NMP Jafa de área salud-kbbe-nmp- VIIPM 1 (13/07/2010)

Transcripción

1 7º PROGRAMA MARCO Recomendaciones prácticas al preparar p propuestas p Cecilia Hernández Rodríguez Representante NMP Jafa de área salud-kbbe-nmp- VIIPM chr@cdti.es h@d 1 (13/07/2010)

2 INDICE Obviedades Planificación Consorcio Herramientas Tareas Estructura del Proyecto 2 (13/07/2010)

3 Repasemos las obviedades 1. Elegir el instrumento adecuado (OK) 2. No la fastidiemos con el envío! 3. Cada medio punto: CUENTA! 4. Necesitamos puntuaciones altas en todos los criterios...y ponerse en el lugar del Evaluador 5. Reflejar en el Project Workplan las promesas hechas a lo largo de la propuesta 6.Usar toda la ayuda disponible 3 (13/07/2010)

4 Large Ambición y grado de innovación limitados, actividades limitadas, deficiente implicación de los socios requeridos, gestión deficiente, duración, tamaño y consorcio inapropiados o típicamente de un SCP. Falta industria (PYMEs). Suma de proyectos inconexos. Objetivos ambiciosos y realistas. Actividades que cubren la cadena de valor. Impacto importante t y compromiso del consorcio para que se haga efectivo. Implicación industrial (PYMEs) real. Gestión de proyecto adecuada. Integración real de actividades. 4 (13/07/2010)

5 Small or Medium El trabajo no es original, carece de excelencia científico-técnica, socios innecesarios, sin referencias. Mejora incremental Proyecto bien enfocado y planificado por unos socios que demuestran con claras referencias, un claro progreso más allá del Estado del Arte (a más largo plazo). Participación industrial (PYMES) según requerido. 5 (13/07/2010)

6 Obviedad nº 2 No fastidiarla con el envío ni con el presupuesto elegible! 4M límite Large/Small; 35% SME Envío online..y darle al botón de Submit! EPSS 6 (13/07/2010)

7 Obviedad nº 3 Pensar en los toques finales que diferencian el trabajo de calidad En contenido Parte B definida teniendo en cuenta criterios de evaluación. Respondemos a las expectativas generadas. El Qué, el Cómo y el Por qué. Abordar aspectos éticos, especialmente nanomed. Aspectos de género, y de sexo si procede. En presentación Lenguaje claro. Inglés estándar. Diagramas, tablas-resumen, son muy útiles Contenidos bien organizados Sin frases hechas vacías de contenido, sin inconsistencias, sin corta-pegas, sin cifras que no aportan nada (incluir referencias), sin páginas perdidas.. 7 (13/07/2010)

8 Algunas claves a responder Tenemos claro lo que queremos hacer y creemos en ello? cómo de claro? -> detalles todos los partners lo tienen claro? -> el common understanding innovación (radical pero factible) más allá del estado del arte, lo podemos demostrar sirve para algo lo que proponemos? Y AHORA, CÓMO CONVENCEMOS A TERCEROS? 8 (13/07/2010)

9 Equilibrio? Obviedad? nº 4: 1. No menospreciar ninguna parte de la propuesta, conseguir buenas puntuaciones en cada criterio consistentemente 2.Facilitar que los evaluadores nos pongan puntuaciones altas en cada apartado (e impedirles lo contrario) No ser más parco de lo necesario: utilizar el espacio disponible, saber sintetizar es un valor El evaluador no asume nada, tampoco es tonto Tampoco escribir demasiado ni ser repetitivo No dejar que ellos se imaginen que nuestra propuesta p es buena, hay que dejarlo claro y por escrito 9 (13/07/2010)

10 Obviedad nº 4: Finalmente: 1. En cuanto esté disponible, dar la propuesta, junto los criterios de evaluación, a un colega experimentado con antelación suficiente!. Qué es lo que no entiende?. Qué hay que explicarle? 2. Re-escribirla siguiendo sus recomendaciones, n previendo interrogantes y dársela a otro. 10 (13/07/2010)

11 Obviedad nº 5 Asegurar que el Workplan del proyecto refleja lo que hemos prometido en el resto de la propuesta! Por ejemplo: Un fuerte impacto conlleva una planificación de la explotación y de difusión para hacerlo efectivo. Excelencia científico/técnica implica un esfuerzo real en investigación de calidad y plan de trabajo adecuados y bien organizados. Una buena gestión del consorcio conlleva liderazgos evidentes en los Workpackages y responsabilidades claramente asignadas y controladas 11 (13/07/2010)

12 Coherencia (en todo) RESUMEN PROBLEMA, ESTADO DEL ARTE OBJETIVOS PAQUETES DE TRABAJO (Progreso más allá del estado del arte) INNOVACIÓN Alcanzable durante el proyecto, y medible ENTREGABLES & HITOS Difusión y explotación de los resultados Del proyecto [Plan for using and Disseminating the foreground IMPACTO (knowledge)] 12 (13/07/2010) Adaptado C. Vargas (U. Sevilla), basado Hyperion

13 Project workplan WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

14 El workpackage que nadie quería WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

15 El workpackage que todos quieren y hace demasiado WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

16 el socio que no sabe qué hacer WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

17 la PYME WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

18 y el socio políticamente correcto WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

19 Los workpackages bien llevados que obtienen buenos resultados WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP6 Pr Pr Pr Pr Pr Pr Pr Total (13/07/2010)

20 Obviedad nº 6: Utilizar toda la ayuda disponible (y no esperar a que sea demasiado tarde) CDTI/UII SOST CORDIS (7PM) VII PM (UE) Documentos en CORDIS Envío de propuestas (EPSS) Puntos Nacionales de Contacto Socios en CORDIS Apuntarse como expertos Derechos de Propiedad Intelectual Solicitud de Información 20 (13/07/2010)

21 La Propuesta FP7 Contraejemplos (J. Mª Cavanillas): El proyecto con dos nombres Que bien encaja en el (otro) programa Regional es casi nacional El partner doble Pizza académica Qué hacemos con el letonio este? 21 (13/07/2010)

22 La Propuesta FP7 Contraejemplos (J. Mª Cavanillas): El user que pasaba por allí Usuario, lo que se dice usuario, no, pero conozco a muchos El user inadecuado Yo mismo me lo valido Muy bonito, qué pena que no sea I+D Y por qué 8 veces más caro? Todos en todas (evidente en algunos topics, mala imagen de descoordinación del sector) 22 (13/07/2010)

23 Recuerda Realisation of the project outcomes requires planning and management. The management structure is known as the Governance for the project. This structure identifies the specific players, their roles and responsibilities, and the way in which they interact for the life of the project 23 (13/07/2010) Tasmanian State Service Project Managers:

24 Preparación de la propuesta: Planificación If You Fail to Plan, You Plan to Fail. Concienzuda, organizando y repartiendo trabajo Con tiempos y responsabilidades definidas Plan de contingencia Margen para los desajustes... Tenemos calendario con actividades id d de los socios, sabemos cómo localizarles para una emergencia, nos hemos repartido las tareas adecuadamente?. El proyecto es prioritario para el núcleo duro?. Cuál es el núcleo duro?. Qué compartimos y hasta qué punto? 24 (13/07/2010)

25 Ejemplo planificación 25 Modelguía (13/07/2010)

26 Desarrollo de Grupos (B. Tuckman) Forming Storming PREVEER Norming REDACTAR Performing MAXIMIZAR Transforming 26 (13/07/2010)

27 Preparación de la propuesta: responsabilidades Form A1 Coordinador Form A2 Socios Form A3 Comprobación coordinador Part B Brainstorming todos Esqueleto (WP+Tasks) todos Definición WP leaders parte Descripción WPs WPs leaders Draft Coordinador (Científico + administrativo) i ti Núcleo duro Propuesta final + revisión Coordinador (Científico + administrativo) 27 (13/07/2010)

28 Resumen planificación Acuerdos verbales iniciales Reunión formal de definición de proyecto ( inclusoantes de salir la convocatoria!) Plan de proyecto Distribución de tareas acorde con capacidades y definición de responsabilidades Coordinador administrativo/científico Socios principales i (CORE GROUP) Otros socios necesarios (e. d. el resto) Asignación de presupuesto: p según tarea asignada, afinar en 2ª fase Equilibrio entre socios?. Que no sea del interés de uno Equilibrio entre países?. Que no sea problema nacional Definición plan de explotación. Evita problemas- afecta al IMPACTO Acuerdo sobre gestión de la propiedad intelectual (IPR) Redacción homogénea de la propuesta p (en inglés) con aportaciones de todos (socios clave)-revisión única 28 (13/07/2010)

29 Al formar el consorcio Obtención del compromiso institucional IPRs y temas legales*: l Acuerdos de confidencialidad y/o exclusividad Análisis de la propiedad intelectual que se necesita/quiere compartir Recomendable firmar pre-acuerdo de consorcio (CA) antes de envío de la propuesta. Existen modelos y checklists para facilitar el uso. (DESCA) Análisis de los socios necesarios para llevar a cabo la idea con éxito 29 (13/07/2010) *

30 EL CONSORCIO Depende del esquema de financiación, pero manejable: CE quiere invertir en I+D NÚMERO DE SOCIOS NÚMERO DE PAÍSES COMPLEMENTARIEDAD MULTIDISCIPLINARIDAD MULTISECTORIALIDAD REPARTO DE ESFUERZOS REPARTO FINANCIERO PRESUPUESTO 30 (13/07/2010)

31 Idoneidad del consorcio (I) Existe firme interés y compromiso de los socios en la redacción de la propuesta y en el papel asignado a cada uno de ellos: estamos a tiempo de cambios (sin pasarse) Al menos parte de los socios tiene experiencia en proyectos comunitarios (deseable) La coordinación tiene que demostrar solvencia técnica y de gestión. El consorcio es suficientemente transnacional, cumple requisitos, y tiene un número de socios manejable. 31 (13/07/2010)

32 Idoneidad del consorcio (II) Están representados diferentes tipos de participantes (según call): empresas grandes, PYMEs, centros tecnológicos, universidades, centros de investigación e incluso administraciones públicas El papel y las competencias de los participantes son complementarios y multidisciplinares y abarcan todas las necesidades del proyecto El perfil de los socios permite una adecuada explotación y diseminación de los resultados: la participación i ió empresarial y de usuarios finales garantiza la explotación (lo demás está bien pero no es tan creíble) si es coherente con la propuesta 32 (13/07/2010)

33 WP Gestión & Consortium Agreement Common understanding Acuerdo sobre: las normas que regirán en el proyecto, forma de trabajo, * reuniones toma de decisiones, aspectos IPRs, publicaciones, herramientas comunicación, resolución de conflictos, etc. Esbozarlo en la propuesta, definir los detalles en el CA 33 (13/07/2010) * Dik Browne, Hägar the Horrible, King Features Syndicate.

34 Coordinación: Importancia Único socio en contacto con la Comisión Contacto continuo con el Scientific Officer Control de los fondos Control de las reuniones y temas a tratar Distribución de las tareas a los socios Mejor conocimiento del estado del arte y la globalidad de las tecnologías en relación con el proyecto 34 (13/07/2010)

35 Coordinación: Ventajas Control de los desarrollos Mayor capacidad de defensa de intereses propios Experiencia i enriquecedora y útil, en el trato t con organizaciones muy diversas Establecimiento de contactos con personas y entidades relevantes para las actividades de I+D o de otro tipo Visibilidad internacional 35 (13/07/2010)

36 Coordinación: Desventajas Lleva muchas más horas de las que se imagina uno y admite la CE Dificultad de descargar trabajo en líderes de tareas Motivador, debe lograr ilusionar i a los socios Capacidad de improvisar soluciones, plantear alternativas... Largas listas de acciones, , sitio Web 36 (13/07/2010)

37 Actores principales Scientific Officer Responsable científico COMISIÓN EUROPEA Management Team Coordinador Responsable Financiero/adm. Administrative Officer Responsable explotación Comisión Europea Consorcio NO TODOS NECESARIOS, SEGÚN REQUIERA EL PROYECTO Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Responsable PT1 Responsable PT2 Responsable PTj Responsable PTn Socio PT 1 Socio SP1 Socio PT 2 Socio Socio PT 3 Socio Socio PT n 37 SP2 (13/07/2010) SPn Socio SP-Subproyecto PT-Paquete Paquete de Trabajo

38 Actores principales: relaciones COMISIÓN EUROPEA Scientific Officer Administrative Officer Management Team Coordinador Responsable científico Responsable Financiero/adm. Responsable explotación Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Responsable PT1 Responsable PT2 Responsable PTj Responsable PTn Socio PT 1 Socio SP1 Socio PT 2 Socio Socio PT 3 Socio Socio PT n 38 SP2 (13/07/2010) SPn Socio SP-Subproyecto PT-Paquete Paquete de Trabajo

39 Actores principales: organización COMISIÓN EUROPEA External Advisory Scientific Administrative Officer Officer Board Responsable científico Management Team Coordinador Responsable Financiero/adm. Responsable explotación Éi Ética, IPRs, etc Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Coordinador de subproyecto Executive Board Board Internal Board Responsable PT1 Socio PT 1 Socio SP1 Responsable PT2 Socio PT 2 Socio Responsable PTj Socio PT 3 Socio Responsable PTn Socio PT n 39 SP2 (13/07/2010) SPn Socio General Assembly

40 Un poco de ironía Pecados capitales del coordinador/project d manager: la ira -> mano izquierda, o el proyecto muere ( peligroso) la pereza -> por ahora todo va bien la laxcivia o planificación laxa el buenrollitismo -> cómo le voy a decir eso a este partner? la soberbia -> hay un solo jefe, y soy YO 40 (13/07/2010) J.M. Cavanillas (Atos Origin)

41 Herramientas de colaboración (I) Por qué son necesarias? Reducen drásticamente los costes -> viajar es caro, lleva mucho tiempo y no siempre es necesario Han demostrado su utilidad Utilizarlas intensivamente Permiten mantener el contacto al final del proyecto Son nnecesarios entornos n que faciliten: El trabajo en grupo La Comunicación La Coordinación etc. 41 (13/07/2010)

42 Herramientas de colaboración (II) Web con intra-net para el proyecto Listas de correos electrónicos Boletín electrónico Videoconferencia Plantillas ymodelos para toda la información a recopilar Cronograma Lista deliverables Diagrama de flujo Hojas de seguimiento i de gasto por conceptos Sistemas de codificación de la información 42 (13/07/2010)

43 Herramientas de colaboración (III) Programas específicos de gestión de proyectos internacionales: Facilitan comunicación Facilitan la gestión Sistema de control a tiempo real del proyecto Propios o ajenos gran oferta en el mercado 43 (13/07/2010)

44 Definiciones (I) Coordinator: normalmente bajo este nombre aparece el responsable científico principal del proyecto. Deseable el padre de la idea. Cada vez es más frecuente encontrarse con una persona específicamente encargada de los aspectos científicos y al menos una más como responsable de las cuestiones administrativas y/o financieras. Scientific/Technical coordinator/manager: capaz de encargarse de comprobar que la ejecución de los trabajos comprometidos se está haciendo según lo previsto y con la calidad esperada. WP leader: socio con aptitudes idóneas para dirigir los trabajos agrupados en el WP. El WP líder ha de reportar al coordinador y le ayuda a garantizar el cumplimiento de sus funciones desde el punto de vista científico. Task leader: a este nivel se asigna también la responsabilidad sobre una tarea a un socio, incluso se indentifica, si es posible, a la persona concreta que se va a encargar de la ejecución y del correspondiente reporting al líder del WP al que cada tarea va asociada. 44 (13/07/2010)

45 Definiciones (II) General Assembly: integrada por todos los socios del proyecto Steering committee: figura de supervisión iió de la evolución del proyecto y de apoyo a la toma de decisiones. Generalmente, una persona de cada entidad participante (o núcleo duro en proyectos grandes) con capacidad de decisión. Executive Management Team: responsable del día-a-día de la gestión del proyecto. Integrada por Coordinador, el gestor de la secretaría rí del proyecto, el gestor financiero nci y un representante de cada uno de los equipos clave. Tendría reuniones frecuentes para discutir el progreso del proyecto, tomar las decisiones más ejecutivas, preparar las reuniones External Advisory Board: consiste en un número de miembros de alta cualificación y prestigio en el tema sobre el que emitir opinión y consejos, ya sean de orden científico, industrial, ético, etc. No involucrados directamente en el proyecto. NO ABUSAR DE ESTA FIGURA 45 (13/07/2010)

46 Coordinador Tareas (I) Gestionar y supervisar el proyecto Interfaz con la Comisión Europea Co-ordinar ordinar y presidir las reuniones para el Core Group & Steering Committee Reunir los informes científicos y actas de las reuniones Monitorizar el progreso, objetivos y logros Enviar informes técnicos y otros informes a la CE Proveer y distribuir informes científicos Proveer un boletín de noticias del proyecto y mantener contacto con otros proyectos de diseminación EU Visitar los centros participantes y la CE 46 (13/07/2010)

47 Scientific Tareas (II) Establecer y comunicar el sistema de información interno para cuestiones de carácter científico-técnico Elaboración de informes técnicos Informe a la Comisión Europea Planificación de las reuniones del consorcio Administrative and financial Debe encargarse fundamentalmente de: Seguir la contabilidad d del proyecto Organizar el proceso de auditoria Comunicar a todos los socios las pautas administrativo- financieras y elaborar materiales de apoyo para monitorizar y documentar la ejecución financiera del proyecto Gestionar la presentación de informes con la Comisión. 47 (13/07/2010)

48 Reporting: : responsabilidades Co-ordinator ISSUES/ REQUESTS/ REMINDERS Co-ordinator Early reminders CONSOLIDATE TECHNICAL, EXPLOITATION & FINANCIAL DATA TASK LEADER R&D TEAM Partners TASK LEADER R&D TEAM PARTNER CONTRIBUTIONS TASK LEADER R&D TEAM PERIODIC REPORT COMMISSION Be aware of deadlines! PARTNERS 48 (13/07/2010)

49 Toma de decisiones Establecer un sistema de toma de decisiones claro, y ejecutivo Sistema de comunicación siempre abierto para todos los socios Plan de contingencia y control de la calidad y el riesgo Aplicar el sistema de toma de decisiones de forma firme, pero respetuosa Que los WP leader sean de confianza y experimentados (senior) 49 (13/07/2010)

50 MUCHAS GRACIAS! 50 (13/07/2010)