Manual del Exhibidor

Transcripción

1 9 10 NOVIEMBRE 2014 Manual del Exhibidor Tel. (787) (787) (939) Fax. (787)

2 I n d i c e Itinerario Fechas Límites Servicios Suplidores Autorizados Equipo Básico del Booth Badges Exhibidores / Modelos Regulaciones de Sonido Auspicios Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas Oferta de Hotel Actividades Especiales

3 Itinerario MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES (Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Jueves 6 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p. m. MONTAJE (Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Viernes 7 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* Sábado 8 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p.m. HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES Domingo 9 noviembre 7:00 a.m. Con badge exhibidor (entrada principal Hall B) Lunes 10 noviembre 7:00 a.m. Con badge exhibidor (entrada principal Hall B) (Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con badge de exhibidor) DIAS Y HORAS DE SHOW Domingo 9 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m Lunes 10 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m. DESMONTAJE (zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) Lunes 10 noviembre 6:00 p.m. *Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. Contrato Firmado 2. Registro de Comerciante Temporero 3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916) 4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos se sugiere contenido 5. Saldo Total del Espacio 6. Cuadre de Taquillas 7. Permiso de Montaje

4 MAYO Al momento de efectuar su pago inicial AGOSTO Fechas Límites Servicios Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916) San Juan Beauty Show (787) agosto Presentaciones en Tarima San Juan Beauty Show (787) agosto Presentaciones en Salones San Juan Beauty Show (787) agosto 5:00pm $ SEPTIEMBRE Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) septiembre Concesión de Boletos San Juan Beauty Show (787) OCTUBRE 3 octubre Limpieza JV Cleaning Group (787) octubre Carga Marítima, Carga Magic Transport (787) ext. 235 Aérea, Almacenaje 15 octubre 5:00pm $ Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) octubre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) octubre Registro Comerciante Temporero San Juan Beauty Show (787) Al momento de efectuar su depósito inicial deberá presentar Copia del Certificadode Compras Exentas modelo SC 291, en unión a su número de Seguro Social Patronal. A partir del 9 de octubre de 2014 podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero. San Juan Beauty Show debe recibir el Registro Temporero en o antes del 17 de octubre de De no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo, teniendo usted un costo de gestoría de $ octubre Badges Staff y Modelos San Juan Beauty Show (787) octubre Seguro Insurance 4 Exhibitors Si usted tramita su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER 100 Convention Center Boulevard San Juan, PR Expo Display s Caribbean Inc. Industrial Minillas 304 Calle D Suite 1 Bayamón, PR Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1, (se sugiere contenido) Fecha de cubierta: 6 al 11 de noviembre octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) ext octubre Aerial Rigging PSAV Presentation Services (787) octubre Servicios Audiovisual PSAV Presentation Services (787) octubre Cuadre de Venta de Taquillas por Exhibidores San Juan Beauty Show (787)

5 Internet, Network Services Audiovisual Services, Aerial Rigging PSAV Presentation Services Tel. (787) Cel. (787) Fax. (787) Business Center Centro de Convenciones (787) ext Comida y Bebida Beatriz Colón Sales & Marketing Administrative Assistant Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG 100 Convention Blvd. San Juan PR bcolon@prconvention.com ext Suplidores Autorizados Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) ext. 235 Limpieza JV Cleaning Group (787) jvcleaninggroup@live.com Seguro Insurance 4 Exhibitors Seguridad (De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 24 de octubre de 2014 Servicios a Exhibidores San Juan Beauty Show (787) info@sanjuanbeautyshow.net Electricidad, Agua, Mesas, Sillas, Manteles, Alfombras, Tarimas, Rotulación

6 Equipo Básico Booth Vence viernes 3 octubre Espacio 10 x 10 incluye: SI NO Cortina de fondo 8 x 10 Una mesa sin mantel* Dos sillas* Manual del Exhibidor Seguridad General Badges entrada* *Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras de exhibidor y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato) IMPORTANTE: Comunicarse con el suplidor exclusivo de electricidad que dará servicio a SJBS, para solicitar su servicio y su consumo eléctrico. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de No habrá boletos de cortesía. Tamaño del espacio: 10 x 10. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8 en el fondo y frente del booth, ni más de 3 en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia. Compañía Teléfono Celular Booth Núm. Fax. Firma Fecha

7 POLITICA DE OTORGACION DE BADGES FAVOR DE ENVIAR LOS NOMBRES DE SU PERSONAL (EXHIBIDORES, STAFF, EDUCADORES Y MODELOS) CORRESPONDIENTES POR ESPACIOS EN O ANTES DEL VIERNES 17 DE OCTUBRE DE 2014 NO SE ENTREGARAN BOLETOS, SOLO BADGES De necesitar badges id adicionales se venderán Boletos (NO badges ) por exhibidor y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u SI PIERDE SU BADGE ID TENDRA QUE OBTENER UN BOLETO A $15.00 DOLARES SJBS NO REEMPLAZARA BADGE ID DEL PERSONAL AUSENTE, EL EXHIBIDOR TENDRÁ QUE COMPRAR BOLETO A $15.00 PARA EL REEMPLAZO DE STAFF SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES BADGES ID CON LA CANTIDAD DE BOLETOS DE EXHIBIDOR PERMITIDA PARA PERSONAL ADICIONAL Booths Badges ID Boletos de exhibidor adicionales para Staff a $15.00 c/u Boletos permitidos adicionales para los dos días Boletos permitidos adicionales para los dos días 3 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 6 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 11 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 19 ó más Boletos permitidos adicionales para los dos días Nunca deberá usar los Badge ID de exhibidores para el público o invitados, solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio. (Los Badge ID serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad correspondiente a su booth). El exhibidor es responsable de entregar la lista de su personal para los Badge ID en o antes del viernes, 17 de octubre Los Badges ID se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones de Puerto Rico, San Juan. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de No habrá boletos de cortesía.

8 SAN JUAN BEAUTY SHOW NOVIEMBRE 2014 CENTRO DE CONVENCIONES DE PUERTO RICO Por favor complete la siguiente información: Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Compañía (Exhibidor) Números de booth Contacto Principal Dirección Física Compañía Ciudad Estado Zip Teléfono Compañía Ext. Celular Contacto Principal Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Un booth (5 Badges ID) Dos booth (8 Badges ID) continúe aquí

9 Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Compañía (Exhibidor) Números de booth: Tres a cinco booth (12 Badges ID) continúe aquí Seis a diez booth (18 Badges ID) continúe aquí Once a dieciocho booth (25 Badges ID) continúe aquí

10 Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Compañía (Exhibidor) Números de booth: Diecinueve o más booth (30 Badges ID) continúe aquí De necesitar Badges ID adicionales se venderán Boletos (NO Badges ID ) por exhibidor y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u SOLO POR SI NECESITA COMPRAR BOLETOS ADICIONALES CANTIDAD DE BOLETOS Total $ Autorización de Pago Compañía (Exhibidor) Números de booth: Visa Master Card Número Cheque Total A Pagar Por Boletos Adicionales $ Núm Tarjeta: Exp : Firma Fecha:

11 Regulaciones de Sonido No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo. Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por violación a cualquiera de estos acuerdos. SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO ACEPTABLE EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO) PROCEDIMIENTO PRIMERA ADVERTENCIA: SEGUNDA ADVERTENCIA: TERCERA ADVERTENCIA: VERBAL ESCRITA DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO DEL DIA El exhibidor instalará las bocinas mirando hacia adentro del booth

12 Auspicios Auspicios Cantidad / Tamaño Precio Regular Oferta hasta 11 julio Guía Informativa portada $1, $1, logo Guía Informativa 1 página $ $ wide X 9.5 high Guía Informativa ½ página $ $ wide X 4.5 high Guía Informativa ¼ página $ $ wide X 3.75 high Contraportada 1 página $1, $ wide X 9.5 high Contraportada ½ página $ $ wide X 4.5 high Contraportada logo $ $ logo Guia Informativa añadir.25 bleed alrededor Banner información SJBS $ $ (25) 3 x 5 (incluye logo de su compañía) Billboards un mes exclusividad 1, $ x 20 Billboards un mes compartido con otros $ $ x 20 Flyers $ $ (2,500) logo Posters $3, (5,000) logo 17 x 22 Periódico $1, $1, (1) logo full color Radio $ (40) 15 seg. Rotulación dentro Centro Convenciones pregunte por oferta de auspicios Reunión Escuelas pregunte por oferta de auspicios Conferencia de Prensa pregunte por oferta de auspicios Red Carpet pregunte por oferta de auspicios Latin American Awards pregunte por oferta de auspicios Competencias pregunte por oferta de auspicios Taquillas $1, $ logo y dirección Web Banner size: 1,034 W x 200 H pixels Web Baner size: 300 W x 300 H pixels $ un mes $ un mes $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 6 meses $ mensual con contrato de 6 meses Web Banner size: 300 W x 138 H $ un mes $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 6 meses Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text info@sanjuanbeautyshow.net Autorización de Pago Compañía Núm.Booth Teléfonos Fax Número Cheque Visa Master Card Total$ Número Tarjeta: Fecha Expiración: Pago Total $ Depósito Balance Firma Fecha

13 Presentaciones en Salones Educativos y Tarima Fecha Límite para información viernes 1ro. agosto Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014 NOMBRE CLASE Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014 NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el NOMBRE SEMINARIO LUGAR FECHA

14 HOTEL Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino 200 Convention Boulevard San Juan, PR Teléfono (787) $ Tax por noche doble/sencilla Reservaciones en o antes del domingo 31 de agosto de 2014 antes de las 5:00 p.m. $ Tax por noche doble/sencilla Reservaciones desde el lunes 1ro. de septiembre hasta el miércoles 15 de octubre antes de las 5:00 p.m. Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel

15 Actividades Especiales REUNION DE ESCUELAS Miércoles 17 septiembre 2014 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico CONFERENCIA DE PRENSA Miércoles 29 octubre 2014 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico RED CARPET Domingo 9 noviembre 2014 / 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 9 noviembre 2014 / 6:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico Auspicio de Actividades Especiales info@sanjuanbeautyshow.net (787)