DISEÑO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE PRÁCTICAS LABORALES

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1 DISEÑO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE PRÁCTICAS LABORALES ETAPA: SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DEL PROCESO DE PRÁCTICAS PROFESIONALES ENTORNO VIRTUAL DE PRÁCTICAS PROFESIONALES Esta Publicación fue Desarrollada por el Convenio de Desempeño de la Universidad del Bío-Bío, con el Apoyo de Consultores Externos.

2 Introducción. El enfoque para el desarrollo del software fue el modelo por prototipo y las ventajas de las metodologías de desarrollo ágiles. A través de una interacción sistemática con los usuarios finales se fue avanzando desde un prototipo hasta el sistema final. Entre los actores principales que intervinieron en la definición de requisitos, diseños y validación están. - Panel de experto. - Director de Escuela/Jefe de carrera. - Comisión que atendió la supervisión de la AT. - Ocho estudiantes en prácticas y dos en titulación. Definición del problema. En la Universidad del Bío-Bío, cada carrera tiene su propio proceso particular para la gestión de las Prácticas Profesionales. Y más aún no cuenta con una herramienta informática de corte académico que apoye la gestión de este proceso, por lo que no hay información centralizada que permita a la alta dirección hacer análisis del desarrollo de las competencias de los futuros egresados y su interrelación con el entorno laboral. El grupo consultor ha trabajado desde varios años en el desarrollo de trabajos encaminados a proponer alternativas de un modelo pedagógico basado en competencias para las carreras de informática y el desarrollo de una aplicación académica para la gestión de práctica profesionales. Estos antecedentes se han retomado y generalizado para el ámbito de la Universidad del Bío-Bío como un aporte al valor agregado de los requerimientos de la AT. La solución que se plantea apunta hacia la informatización del registro y procesamiento de la información que apoye la gestión del proceso de Prácticas Profesionales de forma centralizada involucrando los actores internos y externos que participan en los diferentes momentos desde la postulación hasta la evaluación final. La arquitectura del software está basada en un modelo cliente/servidor en la cual la base de datos multiplataforma podrá instalarse en ambiente Linux/Windows y los clientes podrán acceder con interfaces web. Objetivo del Sistema: Implementar un Sistema de Información de apoyo en la gestión del proceso de Prácticas Profesionales en la Universidad del Bío-Bío que se desarrollan en el entorno laboral. El sistema brinda, como principales beneficios: 1. Ser una plataforma educativa para el desarrollo de la Prácticas Profesionales. 2. Mantener información centralizada sobre la actividad de Prácticas. 3. Propiciar acercamiento con el entorno laboral. 4. Contribuir al desarrollo de competencias profesionales en los estudiantes. 5. Realizar un seguimiento académico de las prácticas. El sistema solo podrá ser manipulado por los usuarios autorizados (Directivos de primer nivel, Jefes de Carreras, Directores de Escuelas, Coordinadores de Prácticas,

3 Profesores, Especialistas del Entorno Laboral) y con control sobre las informaciones a la que quieran acceder. Requerimientos. I.- Requerimientos Funcionales. Gestión de Institución. IES - Competencias genéricas. - Facultades. Facultad - Competencias específicas. - Profesores. - Alumnos. Empresa - Nombre. - Profesional Guía. - Rubro. - Convenio. - Reportes. Administración Gestión de Prácticas Laborales. Planificación - Programa de la práctica. - Periodos de Práctica. - Escala Evaluación. - Inscripción. - Aprobación. Ejecución y Control - Prácticas. - Descripción. - Participantes. - Objetivos. - Tareas. - Entregables. - Hitos. - Gantt. Evaluación - Roles de Evaluación. - Evaluación del Informe. - Evaluación de Exposición. - Evaluación Desempeño. - Evaluaciones Parciales. - Evaluación Final.

4 Cursos. Trabajo Colaborativo - Chat. - Foro. - Wiki. Gestión de la Información - Biblioteca. - Repositorio. - Glosario. II.- Requerimientos Operacionales. El desarrollo de la aplicación: Php5. Base de datos: SQL Server, MySql, Postgres. Multiusuario y acceso desde cualquier punto de la red global de Internet. Personal de administración y mantenimiento del sistema. Navegadores preferenciales: Firefox, Chrome. III.- Requerimientos de Seguridad. Ingreso de usuarios autorizados, con su login y password. Respaldo de la información periódicamente. Guardar copias de seguridad en lugar seguro. Proteger el servidor ante el uso por parte de usuarios no autorizados. Arquitectura del sistema. El sistema que se ha desarrollado es una plataforma educativa, denominada Entorno Virtual de Práctica Profesionales (EVPP), para el apoyo de la gestión de las Prácticas Profesionales de las carreras de la Universidad del Bío-Bío, integrando el Sistema de Gestión Aprendizaje (LMS) Moodle. Tiene una arquitectura modular en la que se distinguen los principales elementos o módulos. Administración del Sistema. Carga de Datos. IES (Institución de Educación Superior) UBB. Gestión de Práctica. Cursos. Trabajo Colaborativo. Gestión Información. Módulo: Administración del Sistema Módulo de configuración general del sistema, donde se crearán dinámicamente los roles y los niveles de acceso. A los usuarios les será asignado un rol que les permitirá interactuar con el sistema según los niveles definidos.

5 Roles EL sistema será accesible en los roles siguientes: Director de Escuela/ Jefe de Carrera. Supervisor de Práctica (Profesor). Alumno en Práctica. Profesional Guía (Personal de la empresa). Administrador. Además el sistema permite la creación dinámica de roles, por lo que la inclusión de nuevos roles acorde a las especificaciones de cada carrera se podrá realizar en cualquier instante, y luego establecer para dichos roles los niveles de acceso correspondientes. Cada uno de ellos tendrá acceso a las opciones correspondientes de cada módulo de acuerdo al marco jurídico e institucional de la Universidad del Bío-Bío. Módulo: IES (Institución de Educación Superior) UBB. Muestra los datos cargados de los sistemas corporativos, y permite la definición del perfil del alumno en práctica, definición de las competencias genéricas para la Universidad del Bío-Bío, abriendo luego el árbol a las unidades de competencia, elementos de competencias y criterios de evaluación. Estas competencias se deberán evaluar en las prácticas de los alumnos, como base de su perfil. Además incorpora la información requerida de facultades y empresas. La información fundamental de las carreras son las competencias específicas. Módulo: Prácticas Profesionales. Constituirá el módulo base para toda actividad de Práctica Profesional y que será configurable por el Jefe de Práctica y/o Coordinador de Práctica de los procesos de Planificación, Ejecución, Control y Evaluación. Planificación - Prácticas: Elementos de toda Práctica Profesional como Programa, Condiciones de Práctica, Pautas Evaluativas. En este último caso las pautas serán para el informe, la exposición, el desempeño ya sea por contenido o por competencias, y la evaluación final. - Períodos de Prácticas: Se establecen los períodos abiertos para la postulación a las Prácticas Profesionales. - Las escalas de evaluación, la inscripción, y la aprobación de las postulaciones son otros elementos de la planificación. Ejecución / Control - En este submódulo esta todo lo relacionado a la gestión de la práctica y sus distintas formas de control. Se presentará un listado de las prácticas (de todo tipo) en ejecución y su descripción, los miembros del equipo de trabajo, los Objetivos, Tareas, Elementos Entregables, Hitos de control, y el diagrama Gantt.

6 Evaluación - Roles de evaluación: Es posible redefinir un evaluador aunque el sistema por defecto obtiene como evaluadores de las prácticas al jefe de prácticas, al profesional guía y al supervisor. - Evaluación del informe, exposición, desempeño y final: se realizan de acuerdo a las pautas y escalas evaluativas definidas en el proceso de planificación. Módulo: Trabajo Colaborativo Conjunto de herramientas para el trabajo en grupo, tales como: Chat. Fórum. Correo. Wiki. Tormenta de ideas. Módulo: Gestión Información Conjunto de herramientas para el almacenamiento y gestión de documentos. Biblioteca. Repositorio. Glosario. Módulo: Cursos Es el que gestiona los cursos virtuales. De esta forma se podrán crear cursos para las actividades de Prácticas Profesionales y otros de apoyo, tanto por los docentes de la Universidad del Bío-Bío como por los Centros de Prácticas. Se aprovecharán las bondades que brinda el CMS Moodle como sistema de gestión de contenidos orientado a la educación y aprendizaje electrónico para comunicar a los usuarios del sistema que comparten acciones conjuntas, también para compartir documentos, realizar foros de debate etc. Módulo: Carga de Datos El proceso de carga de datos o proceso ETL (Extract, Transform and Load) está conformado por cuatro etapas: 1. Identificación de las fuentes de datos donde se encuentra la información a cargar, y que serán el punto de partida del proceso. 2. Diseño del modelo lógico y físico de la tabla con una estructura acorde con las necesidades existentes y con la solución elegida (Modelo de Datos diseñado del Sistema de Gestión de Prácticas). 3. Diseño de los procesos ETL que llevarán a cabo las actividades de extracción y tratamiento de los datos fuentes. 4. Ejecución de los procesos ETL de forma manual o programada para poner en marcha el proceso. Para la alimentación del sistema se realizará la carga simple de datos desde las bases de datos corporativas de la Universidad del Bío-Bío. Para el diseño de la base de datos se consideró el modelo corporativo de la Universidad del Bío-Bío, respetando los datos ya incluidos en este, los cuales son

7 reutilizados por el sistema. Para estos nos alimentamos de las tablas: Profesores, Alumnos, Facultad, Sede, Asignatura, Carrera y Precedencia. Interfaz La interfaz del software se basa en un ambiente web, cuya página principal muestra la configuración siguiente. Se puede apreciar en el bloque izquierdo los módulos que conforman su arquitectura a saber. 1. Gestión de IES. 2. Gestión de Prácticas. 3. Cursos. 4. Trabajo Colaborativo. 5. Gestión de la Información. Que esquemáticamente tienen una estructura jerárquica.

8 Gestión de IES Gestión de Prácticas Cursos Trabajo Colaborativo Gestión de la Información IES Planificación Chat Biblioteca Facultad Ejecución / Control Fórum Repositorio Empresa Evaluación Correo Glosario Administración Wiki Tormenta de ideas 1. Gestión de IES. 1.1 EIS. El sub-módulo de IES nos entregará información actualizada de las competencias genéricas de la Universidad y el listado de las facultades existentes. Dispone de dos 2 índices: - Competencias Genéricas UBB - Facultades

9 1.2 Facultad. El sub-módulo de Facultad nos entregará información actualizada de las competencias específicas de cada carrera dentro de la facultad. Además de las listas actuales de profesores y alumnos. Dispone de 3 índices: - Competencias específicas - Profesor - Alumno

10 Índice: Competencias específicas Índice: Profesor

11 Índice: Alumno En éste índice el Jefe de carrera tiene acceso a la lista completa de alumnos de la facultad con sus respectivos Rut. Tiene la opción de filtrar por carrera y por sede a través del cuadro de filtros. No tiene permisos de escritura. 1.3 Empresa. En este sub-módulo el jefe de carrera puede administrar los datos de contactos de las empresas asociadas a la UBB. Puede crear nuevos convenios, definir los rubros, etc. Dentro del sub-módulo de Empresa, nos encontramos con 5 índices: - Datos Empresa - Supervisores - Rubros - Convenios - Reportes

12 Índice: Datos Empresa En este índice podemos ver la lista completa de las empresas actualmente relacionadas a las Prácticas Profesionales de los alumnos de la UBB. Existe la opción de modificar accediendo al ícono ubicado al lado derecho de cada empresa. Al acceder a modificar, podrá actualizar la información de esta o eliminar el contacto. Índice: Supervisores En este índice el Jefe de carrera tiene acceso a la lista actualizada de los supervisores que actualmente están asociados a alumnos practicantes.

13 Índice: Rubros Corresponde a la lista de rubros de las empresas asociadas con la UBB para las Prácticas Laborales. Índice: Convenios Corresponde a la lista de convenios de empresas asociadas a las Prácticas Profesionales de la UBB. Índice: Reportes Corresponde a la lista completa de las empresas relacionadas a las Prácticas Profesionales de la UBB, junto a los datos de los contactos de estas empresas. Existe la opción de filtrar los contenidos a través del cuadro de filtros por rubro, convenio, región o cuidad.

14 1.4 Administración. En este sub-módulo de administración es de uso exclusivo del Administrador de la plataforma debido a que en él podrá definir los roles de cada usuario dentro del sistema, por ende el nivel de permisos para cada persona.

15 Índice: Roles

16 2. Gestión de la Práctica. 2.1 Planificación. En este módulo el Jefe de carrera tiene acceso a los programas de práctica, a los períodos los cuales el mismo designará, determinará las escalas de evaluación y aprobará o rechazará las solicitudes de práctica de los alumnos. Dentro del sub-módulo de Planificación, nos encontramos con 5 índices: - Programa de Práctica - Períodos de Prácticas - Escalas de Evaluación - Formularios de inscripción de Prácticas - Aprobación de Prácticas

17 Índice: Programa Práctica El programa de la práctica corresponde a los criterios y competencias que el alumno debe cumplir al desarrollar su práctica profesional. A medida que el alumno cumple los créditos para realizar las prácticas, aparecerán en la pantalla para seleccionarlas. En el ejemplo vemos ambas prácticas disponibles con la pestaña de Práctica Profesional I activa. Al hacer clic en Programa nos despliega un cuadro con las descripciones del programa y las actividades que debe realizar.

18 En la pestaña de pautas para el Informe de Prácticas obtendremos en detalle los elementos de evaluación con los cuales será calificado posteriormente el alumno. En este cuadro podemos ver la incidencia de cada evaluador en la nota final de la práctica.

19 Índice: Períodos de Práctica En este índice el Jefe de carrera puede insertar un nuevo período para las postulaciones de las prácticas, modificar un existente o eliminar un período. Nuevo Período de Evaluación Al momento de insertar un nuevo período debe seleccionar las fechas de inicio y fin y la asignatura a la cual asignar el período.

20 Editar Período de Evaluación Al seleccionar el ícono editar, puede modificar las fechas de inicio y fin o la asignatura a asignar el período. Índice: Escalas de Evaluación En este índice el Jefe de carrera puede generar nuevas escalas de evaluación o modificar las existentes. Estás serán las que se regirán las evaluaciones futuras por parte del los supervisores y profesores. Insertar Escala de Evaluación Al momento de insertar una nueva escala, se debe primero definir un nombre y una breve descripción de esta nueva escala.

21 Modificar Escala de Evaluación Si deseo modificar una escala existente, puedo cambiar el nombre de esta y su descripción. Ver Valores Escala Cada escala tiene sus valores evaluativos, los cuales me permiten determinar el grado de cumplimiento del alumno en práctica. Estos valores son definidos por el Jefe de carrera. Puede crear nuevos valores de medición o modificar los existentes y además seleccionar el orden de importancia de cada valor; es decir definir la importancia en el grado de cumplimiento de cada valor.

22 Insertar Nuevo Valor de Escala Al momento de insertar un nuevo valor de escala, se debe insertar el nombre del nuevo ítem, el valor numérico para tal ítem que le dará el grado de importancia y la descripción breve (si es necesaria). Modificar Valor de Escala Si deseo modificar el valor de la escala, puedo editar el valor numérico de este, su descripción y el orden (también se puede modificar el orden a través de las flechas ubicadas al lado derecho de cada valor de escala).

23 Índice: Formulario de Inscripción de Práctica En este índice el Jefe de Carrera puede Modificar la postulación a una práctica profesional. O simplemente revisarla. Mostrar Datos de la Postulación de Práctica Aquí el Jefe de Carrera puede ver los datos de la solicitud de práctica para posteriormente definir si es apta o no.

24 Modificar Inscripción de Práctica En esta sección se puede modificar la práctica postulada y al presionar en el Botón Modificar automáticamente la práctica queda actualizada. Índice: Aprobación de Práctica En este índice, el Jefe de carrera obtiene la lista completa de las postulaciones a las Prácticas Profesionales por parte de los alumnos. Ver Prácticas por evaluar Una vez dentro de la postulación, puede ver los datos insertados por el alumno, con la descripción general, títulos, objetivos generales y específicos.

25 Al final de la postulación aparecerá el cuadro de Resolución del Director de Escuela o Jefe de Carrera, el cual nos presentará tres opciones: Pendiente Rechazado Aprobado 2.2 Ejecución y Control. Este módulo corresponde a las acciones emprendidas por el alumno. El jefe de carrera no tiene participación en este módulo; solo puede consultar los elementos de entrega del alumno, estados de avance de tareas o hitos, o carta Gantt asociadas. No tiene permisos de escritura en este módulo.

26 2.3 Evaluación. Este módulo comprende las evaluaciones tanto para el informe de práctica, exposición, y desempeño durante la práctica. Las escalas de evaluación de estos ítems corresponden a las escalas previamente definidas. Podrá consultar las evaluaciones parciales de los supervisores y también la evaluación final del alumno. También tiene la opción de definir los roles de cada entidad evaluadora. Índice: Roles de Evaluación En este índice el Jefe de carrera obtiene la lista completa de los alumnos actualmente ejerciendo la práctica. Puede acceder a consultar los roles de evaluación asociados a través del ícono modificar ubicado al lado derecho de cada práctica.

27 Una vez dentro de una práctica seleccionada podrá ver los evaluadores para el alumno consultado. Se pueden agregar nuevos evaluadores a través del ícono insertar o se pueden eliminar los evaluadores. Índice: Evaluación de informe En este índice el Jefe de carrera obtiene la lista completa de los alumnos en práctica. Para acceder a su evaluación del informe debe seleccionar el ícono modificar ubicado al lado derecho de cada práctica.

28 Se abrirá la identificación del alumno, de la práctica y las competencias a evaluar. Estas comprenden la escala previamente definida. Al término de la evaluación debe enviar la evaluación a través del botón ACEPTAR. Índice: Evaluación de Exposición En este índice el Jefe de carrera obtiene la lista completa de los alumnos practicantes. Para acceder a su evaluación de la exposición debe seleccionar el ícono modificar ubicado al lado derecho de cada práctica.

29 Se abrirá la identificación del alumno, de la práctica y las competencias a evaluar. Estas comprenden la escala previamente definida. Al término de la evaluación debe enviar la evaluación a través del botón ACEPTAR. Índice: Evaluación de Desempeño En este índice el Jefe de carrera obtiene la lista completa de los alumnos practicantes. Para acceder a su evaluación de desempeño debe seleccionar el ícono modificar ubicado al lado derecho de cada práctica. Se abrirá la identificación del alumno y de la página y las competencias a evaluar. Estas comprenden la escala previamente definida. Al término de la evaluación debe enviar la evaluación a través del botón ACEPTAR.

30 Índice: Evaluaciones Parciales En el índice de evaluación parcial, el jefe de carrera consta de las calificaciones de cada entidad evaluadora en escala numérica del informe, exposición y desempeño. Para acceder a un alumno específico debe seleccionar el ícono mostrar ubicado al lado derecho de cada práctica. Índice: Evaluación Final En el índice de evaluación final, el Jefe de carrera obtiene en un principio la lista completa de alumnos realizando su Práctica Profesional. Puede consultar el estado de la evaluación final a través del ícono modificar ubicado al lado derecho de cada práctica.

31 Tras seleccionar la práctica a consultar, este entregará el resultado de todas las evaluaciones por parte de los profesores supervisores, y del propio Jefe de Carrera. Finalmente se muestra la Evaluación Final. 3. Cursos.

32 4. Trabajo Colaborativo. 4.1 Chat 4.2 Foro

33 4.3 Tormenta de Ideas 4.5 Wiki

34 5. Gestión de la Información 5.1 Biblioteca de Documentos 5.2 Repositorio 5.3 Glosario

35 Implantación En esta etapa se especifica la forma en que se deja implementado el sistema de apoyo a la gestión de las Prácticas Profesionales en la Universidad del Bío-Bío, se considera la Instalación, configuración del sistema y capacitación de los usuarios a través de manuales técnicos y de operación del sistema, estos manuales junto con el sistema forman parte de los entregables del proyecto. Plan de Implantación. La implantación comprende las siguientes etapas: Pruebas del Sistema: El Diseño de los Casos de Prueba de Sistema son descritos en la siguiente sección de Pruebas del Sistema. Capacitación: La capacitación de los usuarios se efectúa presencial, por videos tutoriales tipo demo y a través del Manual de Usuario. El detalle de este se presentará en la siguiente sección de capacitación. Instalación y Configuración del Sistema: para cubrir estas actividades se entrega una guía que consta con los pasos para la puesta en marcha del sistema. El nombre de este manual será Manual Técnico. Pruebas del Sistema. Las pruebas son un conjunto de actividades que se diseñan para encontrar errores en el software. El enfoque de pruebas que se siguió fue el siguiente: El modelo de diseño fue revisado para descubrir errores de navegación, estas pruebas no ejecutables ayudan a descubrir errores en la navegación, por ejemplo, un caso donde el usuario no pueda leer un nodo de navegación. Se aplicaron pruebas de unidad a los componentes de proceso seleccionados y a las páginas Web, debido a que en el enfoque de proyecto de aplicaciones basadas en Web, el concepto de unidad cambia. A diferencia de la comprobación de unidades de software convencional que tiene por detalle centrarse en el algoritmo de un módulo y los datos que fluyen por la interfaz del módulo. La comprobación por páginas se controló mediante el contenido, proceso y enlaces encapsulados por la página Web. Para nuestro proyecto se han definido pruebas para cada caso de uso. Se construyó la arquitectura y se realizaron pruebas de integración; como nuestra arquitectura se ha diseñado con una estructura jerárquica lineal con desviaciones fue posible integrar páginas Web de una manera muy similar a como se integran los módulos de software convencional. El proyecto ensamblado se probó para conseguir una funcionalidad global y un contenido. Se creó una variedad de configuraciones diferentes de entornos y comprobó así la compatibilidad con cada configuración, esto incluye navegadores y Sistemas Operativos.

36 Se comprobó con una población de usuarios finales controlada y monitorizada, se abarcaron todos los tipos de usuario y se evaluaron los resultados de su interacción con el sistema. Capacitación La etapa de capacitación está orientada a los usuarios del sistema, Administrador y Externo. El objetivo final del plan de capacitación es preparar a los distintos usuarios, en el uso y manejo de cada una de las funcionalidades inherentes y necesarias del sistema, para desarrollar sus labores con el apoyo computacional. Al ser este un Software que está dirigido a usuarios como Jefes de Carrera, Profesores, entre otros. Se elaboró un manual de usuario que se entregará con en el Software. No existe un plan de Capacitación personalizado, ya que no es viable debido a la dificultad de reunir a los usuarios involucrados por la falta de tiempo. El manual se dividirá en dos partes según los privilegios de usuario: Usuario Administrador y Usuario Externo. La parte del Usuario Administrador contendrá información de cómo mantener el sistema, esto se refiere a la mantención de la información. También mostrará la forma en que se deben realizar las consultas sobre competencias y la generación de informes. La parte del Usuario Externo contendrá información de la forma en que se deben realizar las consultas sobre competencias y la generación de informes. Los momentos más importante han sido: Talleres, en los que a medida que se iba definiendo los requerimientos funcionales se producía un aprendizaje. Taller con panel de expertos. Cinco Talleres con los jefes de carreras de las distintas facultades. Video tutorial. Se produjo un video tutorial tipo demo por cada uno de los roles definidos por defecto en la plataforma, en el cual va mostrando con estudio de casos todas las funcionalidades del sistema acompañado de una narración de vos que va explicando el proceso, esto complementa la capacitación presencial y permite al usuario consultarlo ante cualquier duda. Instalación y Configuración del Sistema El sistema está instalado y listo para explotación en la siguiente url: usuario administración: admin, contraseña: XumCC2OO9. Conclusiones y Recomendaciones. 1. Se consiguió que el sistema de información desarrollado se proyectara como una plataforma educativa, integrando una de las más potentes soluciones informáticas para el aprendizaje vía e-learning. 2. Se logró involucrar, como parte del equipo de desarrollo, al panel de expertos, una muestra representativa de los Directores de Escuela/ Jefes de Carreras en

37 el diseño y construcción del sistema de información de apoyo a la gestión de Prácticas Profesionales. 3. La plataforma educativa desarrollada de Prácticas Profesionales puede manejar la gestión de la práctica a través de un enfoque por contenido y por competencia. Esto lo hace una solución flexible y acta para su continuidad dentro del marco de las reformas curriculares. 4. Se recomienda disponer de un informático para la explotación de la plataforma, su mantenimiento y desarrollo. Así como el acompañamiento de los usuarios finales en el proceso. 5. Se sugiere iniciar la implantación de la plataforma a través de un proceso de pilotaje y de forma paulatina ir extendiendo su uso a toda la universidad.