Manual de Usuario Portal de Consultas Sostenedores Proceso de Rendición de Cuentas 2016

Transcripción

1 Manual de Usuario Portal de Consultas Sostenedores Proceso de Rendición de Cuentas 2016 Unidad Responsable Sistema Integral de Atención Ciudadana - SIAC Materia Proceso de Rendición de Cuentas 2016 Usuario Sostenedor Establecimiento Educacional Versión 2.0 del 30 de noviembre de

2 Contenido Ingresar Nueva Consulta... 3 Mis Consultas Abiertas... 5 Mis Consultas Solucionadas... 7 Mis Consultas Cerradas

3 Manual de Uso Portal de Consultas Proceso Rendición de Cuentas Estimados Sostenedores: En este manual se detalla el funcionamiento del portal que habilitó la Superintendencia de Educación para canalizar todas las dudas y consultas que surjan respecto al proceso de Rendición de Cuentas periodo Cómo se ingresan nuevas consultas, cómo se revisa su estado y cómo se accede a toda la información, son los temas específicos de este manual. Ingresar Nueva Consulta 1. Ingresar a la página 2. Iniciar sesión en el Sistema de Rendición de Cuentas (con RUT del sostenedor y clave). *El password es el mismo utilizado en Comunidad Escolar. En caso de olvido recuperarlo a través de 3

4 3. Hacer click en la pestaña denominada Consultas. 4. Se desplegará un formulario, el cual se debe llenar completamente con la información solicitada. 4

5 Consideraciones importantes al llenar el formulario: a. Los campos RUT Solicitante, Nombre Completo Solicitante, Solicitante y Teléfono Solicitante hacen referencia a la información de la persona que está realizando la consulta, y no necesariamente al sostenedor. b. Los campos Categoría y Subcategoría se refieren a la consulta que se va a realizar. c. En el campo Asunto se debe ingresar un texto breve con la temática específica de la consulta. d. En el campo Descripción se ingresa la consulta completa, con el nivel de detalle que estime pertinente el solicitante. e. En la sección Anexos, se puede adjuntar archivos (imágenes, documentos, pantallazos del sistema de rendición, etc.) que sirvan de apoyo para la comprensión de la consulta que se realiza. 5. Una vez completado todos los campos del formulario, hacer click en el botón Finalizar. Mis Consultas Abiertas Para revisar el estado de las consultas ya ingresadas, se debe hacer click en la pestaña Mis Consultas Abiertas. Para ver el detalle de una consulta específica, se debe hacer click sobre el número del requerimiento y la información se desplegará en una nueva vista: 5

6 En esta vista se puede ver toda la información asociada a una consulta específica. Siendo lo más relevante: Estatus: el estado en que se encuentra actualmente la consulta. Hay 4 posibles estados: o Nuevo: cuando recién se ha ingresado la consulta y aún no ha sido asignada a un funcionario de la Superintendencia para su resolución. o Asignado: Cuando ya hay una persona responsable de responder la consulta. Se muestra su nombre en la parte inferior. o Pendiente: cuando la consulta queda detenida hasta que se entreguen mayores antecedentes por parte del solicitante. De presentarse esta situación, el funcionario de la SIE le informa a la persona, a través del sistema y por correo electrónico. o Solucionado: cuando ya se ingresó la resolución de la consulta en el sistema. Fecha Última Actualización: es la fecha en que se realizó la última acción en relación a la consulta. Esta acción puede ser: asignar a un responsable, solicitar mayor información al interesado, reasignar la consulta, ingresar la resolución, entre otras. 6

7 Bitácora Pública: en esta sección tanto el solicitante, como el funcionario de la SIE asignado para resolver la consulta, pueden ingresar o solicitar mayor información. Es una especie de chat que comunica a ambas partes. Cada vez que se ingresa un texto, se le notifica automáticamente a la contraparte, mediante correo electrónico, para que disponga de la nueva información. Anexos: el solicitante puede adjuntar uno o más archivos (imágenes, documentos, etc.) en la sección de Anexos. Mis Consultas Solucionadas Para ver la solución de la consulta, se hace click sobre el número del requerimiento, y en la ventana de Detalles se encontrará una nueva sección con la solución. En la parte inferior de la ventana, se desplegarán dos botones, uno para Reabrir la Consulta, en caso que la solución entregada no haya sido suficiente y se requiera mayores antecedentes, y otro para el caso contrario, es decir, para Cerrar la Consulta. Si se selecciona la opción de reabrir la consulta, se debe ingresar una justificación, la que queda registrada en la bitácora pública del caso. 7

8 Si se selecciona la opción de cerrar la consulta, se desplegará una ventana donde se mide la satisfacción usuaria, la que debe considerar todo el proceso de atención (calidad de la solución, tiempo de respuesta, retroalimentación recibida, etc.). Además, se puede incorporar un comentario para complementar la evaluación. 8

9 Mis Consultas Cerradas Para visualizar las consultas cerradas, se debe hacer click en la pestaña superior denominada Mis Consultas Cerradas. En la parte superior hay un buscador para facilitar la búsqueda de una consulta específica, sólo ingresando el número de referencia. Para ver el detalle de alguna consulta, hacer click sobre el número del requerimiento. 9