#métoddo 31/8/18 PLANIFICACIÓN. Qué es un Plan?

Transcripción

1 Qué es un Plan? Conjunto de documentos para realizar la gestión del proyecto. Sirve para conocer hacia dónde se va o se debe ir, qué se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué coordinaciones hay que hacer. Un Plan es una guía para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en que momento. Carlos Urso Dirección de Proyectos Exitosos Editorial Granica 2013 Siempre es posible hacer un Plan? El mayor enemigo del pensamiento es la complejidad, porque conduce a la confusión. Cuando el pensamiento es claro y sencillo resulta más grato y eficaz El propósito de los seis sombreros para pensar es desembrollar el pensamiento, de modo que el pensador pueda utilizar un modo de pensar después de otro, en lugar de hacer todo al mismo tiempo. La dificultad principal para el pensamiento es la confusión. Intentamos hacer demasiado al mismo tiempo Es como hacer malabarismo con demasiadas pelotas. De Bono, Edward Seis sombreros para pensar Editorial Granica Requerimientos Factores de éxito Supuestos Limitaciones o restricciones Trabajo Actividad Tarea Plan W.B.S. (Estructura de desglose del trabajo) #métoddo Secuencia y Red Estimación Recursos humanos y organización 04 1

2 Organigrama de proyecto Se definen los roles, las relaciones de jerarquía o líneas de autoridad, quién reporta a quién. Se incluyen todos los roles que intervienen en el proyecto ya sea personal de la organización, de los proveedores, del cliente, o los actores tendrán un rol definido y responsabilidades asignadas. Organigrama de proyecto. Fuente: F.García Zúñiga CCB 2016 Matriz de asignación de responsabilidades (RAM_ Responsability Assignment Matrix) Es una matriz que permite cruzar el organigrama de roles y la WBS y actividades, para tener claro quién es el responsable de qué. Cada intersección identifica que rol tendrá responsabilidad de cada elemento inferior de la WBS. En cada intersección se puede indicar el tipo de participación: responsable de hacer la tarea, responsable de aprobar esa actividad. 2

3 Estructura de desglose de la organización Se representan los paquetes de trabajo. Este gráfico es muy útil cuando el proyecto es ejecutado, es decir, las actividades planeadas son ejecutadas por cada sector. La responsabilidad de completar las tareas reside en cada uno de las áreas. Las relaciones entre diferentes disciplinas o profesiones con opiniones y prioridades diferentes, generan conflictos. Cuanto más claro tengamos quién se hará cargo de qué cosa, cuales son los objetivos de cada uno, como se manejan las aprobaciones, quién genera las autorizaciones, colaboran a construir un equipo de proyecto sólido. Evaluación de riesgos identificados Analizar los riesgos y establecer y evaluar el impacto que tendría o generarían en el proyecto, si efectivamente suceden. Probabilidad de ocurrencia es una estimación, y se realiza en función de la información disponible. Impacto es el valor de lo que nos cuesta volver a dejar las cosas como estaban antes de la ocurrencia del riesgo. Para calcular el impacto se debe evaluar que elementos del proyecto son afectados si el riesgo ocurre. Se deberá considerar el tiempo y si la tarea es crítica y atrasa la obra. Exposición es un listado que refleja, después de su evaluación, el riesgo asignando de mayor a menor en función de su probabilidad de ocurrencia. Esto nos permitirá evaluar que riesgo administrar y cuáles no. 3

4 Selección de los riesgos a intervenir: en todo proyecto tenemos limitaciones de poder afrontar e intervenir todos los riesgos identificados, ya sean económicos, por tiempo o por otras razones. Planificación del enfoque y las respuestas del riesgo: Evitar, significa hacer desaparecer el riesgo, cambiando el proyecto, recursos, cronograma, etc. Mitigar, significa hacer algo para disminuir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y/o disminuir su potencial impacto, se deberán establecer actividades que si o si se ejecutaran antes de que el riesgo ocurra. Transferir, significa entregarle la administración de un riesgo a quien lo pueda manejar mejor que nosotros. Aceptar, significa diseñar y planear actividades que vamos a ejecutar solo si el riesgo ocurre, a esto se lo denomina plan de contingencia. Comunicaciones Un plan de comunicación identifica tipo de información, destinatarios, medio, responsables de su generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto. Participación compromiso de los actores se debe idear el modo de relacionarse con los distintos actores del proyecto, cuando estemos ejecutando. Debemos dedicar tiempo para planear las estrategias y acciones en función de las características personales y profesionales de cada actor y considerar su influencia e interés. 4

5 Comunicación completa Emisión Transmisión Recepción Decodificación Entendimiento Comprensión Impacto del mensaje total Contenido + Emocionalidad + Corporalidad, Gestos 7 % 38 % 55% Ref.: Albert Mehrabian Calidad Debemos considerar la calidad del producto y la del proyecto. En la etapa de confección del plan es necesario identificar cuáles son los estándares de calidad que se deberán satisfacer cuando se ejecute el proyecto. Definir normas internas, legales municipales, etc. La calidad está inmersa en el proceso en cada uno de los procesos del planeamiento, identificando las tareas a realizar durante la ejecución y el control del proyecto para lograr su cumplimiento. El control de calidad consiste en verificar que las obras, los productos, los equipos, la tecnología, es decir los entregables cumplen con los requerimientos de calidad definidos e identificar las acciones para eliminar las causas de la no satisfacción. 5

6 Buenos Aires 21/11/17 GRUPO ABACO S.A. ATTE.: Cta LA PLATA SUDESTE SITUACION DE IVA Nro.DE C.U.I.T. RESPONSABLE INSCRIPTO De nuestra mayor consideracion De acuerdo a lo conversado oportunamente nos es grato cotizar lo siguiente. CANT.UNID. ITEM / DESCRIPCION PRECIO UNIT. BONIF% IMPORTE 261 PERFIL PGC 100 X 40 X 15 X ML (1 29) 152,379 58, , PERFIL PGC 150 X 40 X 15 X ML (1 25) 191,018 58, ,14 72 PERFIL PGU 90 X 35 X ML (1 29) 126,360 58, ,11 82 PLACA LP OSB 11MM (1 22 X 2 44MTS.) 385,950 14, ,93 55 PLACA KNAUF 12.5 MM STD (1200X2400) 157,980 25, , SOLERA 35MM X 2600 ML (U ) 62,640 56, , MONTANTE 35X35X2600 ML. (U ) 72,092 56, ,88 7 MASILLA KNAUF BALDE X 32 KG. READY + 396,480 14, ,93 5 ROLLO CINTA PAPEL KNAUF X 76 ML. 61,065 14,50 261,06 2 TARUGOS N 8 C/TOPE (1500) 651,020 14, ,24 1 TORNILLO P/FIJACION N.8 (3000) 1923,0 14, ,21 FORMA DE PAGO: Tipo de cambio: vendedor Banco Nacion U$$ a $ : 17,70 SUBTOTAL IMPORTE IVA IIBB CABA IIBB BS AS TOTAL % 21,00 % 3,00 % 5, , , , , ,82 31/8/18 Fuente: F. García Zuñiga Introducción a la calidad 2018 Fuente: F. García Zuñiga Introducción a la calidad 2018 Adquisiciones Se deberá determinar qué cosas deberán ser compradas y/o subcontratadas, asegurando la entrega de los productos y/o servicios contratados se realice de acuerdo a las especificaciones, los costos y el tiempo establecidos en el contrato. Planificar las adquisiciones: identificar oferentes, documentar los requerimientos, las especificaciones, las condiciones de contratación. Efectuar las adquisiciones: solicitar propuestas, recibirlas y analizarlas. Controlar las adquisiciones: monitoreo y control de los trabajos, la recepción de los entregables y la gestión de eventuales cambios. Cerrar las adquisiciones: se completan las provisiones y se cierran los contratos. Documentar el desempeño, resultados y relaciones con el proveedor para futuras referencias. FACTURA PROFORMA Perfiles JMA S.A

7 31/8/18 Office Banking Página 1 de 1 FACTURA A PERFILES JMA S.A. CODIGO San José (C1076AAU) Capital Federal - Argentina FECHA: /11/17 C.U.I.T. Nº Tel/Fax: (Rotativas) / info@perfilesjma.com.ar Transferencias terceros a otros bancos Ing. Brutos (C.M:) Nº IVA RESPONSABLE INSCRIPTO Inicio de Actividades: 01/02/2008 Usted ha sido el último firmante, la operación se ha realizado exitosamente. Señor/es: GRUPO ABACO S.A. Domicilio: RESPONSABLE INSCRIPTO I.V.A.: Datos de la operación: Número de operación Tipo de operación Tipo de transferencia Cuenta a debitar Inmediata Cuenta Corriente $ Cuenta a acreditar CBU($) (BANCO SANTANDER RIO S.A.) Denominación del beneficiario CUIT/CUIL/CDI del beneficiario Importe a debitar Importe a transferir $ ,57 Importe total a debitar Comisión CANT. COD. DETALLE P. UNIT %DESC. IMPORTE PERFILES JMA SA $ ,57 261,00 198,00 $ ,57 Comisión de acuerdo a Norma A 5927 del BCRA. 72,00 Observaciones Dirección de correo a enviar aviso de transferencia Mensaje a incluir en el correo Usuario preparador Fecha de preparación A realizar en la fecha Estado Nº Cuenta: LA PLATA SUDESTE C.U.I.T: Cond.Vta. Número Remito: Transferencias terceros a otros bancos ondarcuhu alejandro C-100/125 C-150/160 PERFIL PGC 100 X 40 X 15 X ML (1 29) PERFIL PGC 150 X 40 X 15 X ML (1 64) 151, ,233 58,50% 16458,40 58,50% 19822,18 58,50% 3775,61 82,00 OSB 11 PLACA LP OSB 11MM (1 22 X 2 44MTS.) 385, ,93 55,00 TRI 125N PLACA KNAUF 12.5 MM STD (1200X2400) 157,980 25,14% 6504,52 U-90/125 PERFIL PGU 90 X 35 X ML (1 29) 126, ,00 SOL 35 SOLERA 35MM X 2600 ML (U ) 62,640 56,00% 2866,45 280,00 MON 35 R MONTANTE 35X35X2600 ML. (U ) 72,092 56,00% 8881,88 396, ,93 61,065 24/11/ :55:31 p.m. 7,00 KN 28 MASILLA KNAUF BALDE X 32 KG. READY + 24/11/2017 5,00 GR 76 ROLLO CINTA PAPEL KNAUF X 76 ML. En Ejecución 2,00 TAR 8 TARUGOS N 8 C/TOPE (1500) 1,00 TOR888 TORNILLO P/FIJACION N.8 (3000) 261,06 651, , ,0 1644,21 Si la transferencia es preparada y autorizada antes de las 17:50 hs., se debitarán los fondos en el momento de la autorización, y se acreditarán durante el día en la cuenta del beneficiario. Si es autorizada entre las 17:50 y las 20 hs., se debitarán los fondos a primera hora del día hábil siguiente, con la condición que la cuenta a debitar tenga saldo suficiente y las firmas de los autorizantes conserven sus facultades. Si no es autorizada antes de las 20 hs., la transferencia vencerá automáticamente. La transacción está sujeta a confirmación por parte del banco destino. En caso de rechazo, se acreditará en su cuenta el importe transferido. Sres. Banco de Galicia y Buenos Aires: Tomamos conocimiento que el Banco se encuentra facultado a requerir toda la información necesaria para dar cumplimiento a las normas del Banco Central de la República Argentina y demás que le sean aplicables, y las relacionadas con el lavado de dinero (Ley y las relacionadas con la misma). En consecuencia, nos comprometemos expresamente a colaborar con el Banco mediante el suministro de información, la entrega de documentación e informes, así como la provisión de todos aquellos datos que sean necesarios y/o convenientes para que el Banco pueda dar acabado cumplimiento a las obligaciones aquí previstas. Firmantes de la operación Apellido Nombre Tipo Doc Documento Fecha y hora de firma Acción ONDARCUHU alejandro DU :55:41 p.m. Autoriza Salvo Error u Omisión (S.E.U.O.) Tipo de cambio: vendedor Banco Nacion U$$ a $ : 17, ,41 Subtotal C.A.E Fecha de Vto: 04 / 12 / 2017 Bonificación: 0,00 % 21,00 % 19.9,48 IVA: Se pacta la jurisdicción de los tribunales nacionales ordinarios con asiento en la Ciudad de Bs As. 3,00 % 2.722,78 IIBB CABA 5,00 % 4.537,97 IIBB BS AS ,64 SON PESOS: CIENTO DIECISIETE MIL SETENTA Y NUEVE CON 64/100 **************************** TOTAL ORIGINAL ELECTRONICO 24/11/2017 Cronograma del proyecto Realizadas todas las acciones anteriores, comprensión de los requerimientos, determinación de todas las tareas y su secuencia de ejecución, estimación de los recursos necesarios y duración de cada actividad; incluyendo las tareas de calidad y las de mitigación de riesgos y las de adquisiciones. Compresión del cronograma: es agregar recursos a las actividades para acortar su duración, se planea agregar personas, equipos, elementos, para lograr que la actividad pueda ser realizada en menor tiempo. Se realizaran acortamiento en aquellas tareas que influyen en lograr una reducción del tiempo requerido. Método del camino crítico: se consideran los recursos limitados o críticos a asignar en las actividades. Análisis de escenarios: se realiza para analizar opciones, para predecir impacto de los diferentes escenarios a partir de la pregunta qué pasa si la situación representada por un escenario se vuelve realidad? 7

8 Presupuesto de ingresos y egresos Involucra todas las tareas, elementos, requerimientos recursos, riesgos, calidades, las subcontrataciones y tiempos desarrollados. Valor actual neto: el dinero tiene distinto valor según en el momento en el cual se lo exprese. Se considera inflación cero, a pesar de esto el dinero varia con el paso del tiempo su valor. Por esto se calcula el valor futuro o el valor actual. Tasa interna de retorno (TIR): nos permite evaluar si es rentable invertir en determinado proyecto. Mayor exposición de capital: este indicador nos permite tener en cuenta la mayor exposición de capital, que es la mayor cantidad de dinero que se deberá invertir en el proyecto, según el flujo previsto. Punto de equilibrio o break-even: es el momento en el cual se ha recuperado toda la inversión realizada. SISTEMAS DE COMUNICACIÓN ddofau@gmail.com El proyecto es aprobable? A partir de verificar todas las variables de análisis y de inversión se podrá pasar a la etapa de aprobación. Aprobación del plan del proyecto: se analiza en detalle para decidir si se aprueba o no el proyecto, una vez aprobado se pasa a la etapa de Ejecución. Dirección de Obra DDO FAU 8

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