TEMA 1: LA CONTABILIDAD

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1 TEMA 1: LA CONTABILIDAD 1 QUÉ ES LA CONTABILIDAD? 1.1 Para qué sirve la contabilidad? 1.2 a quién va destinada? 1.3 obligatoriedad de la contabilidad 1.4 tipos de contabilidad 1.5 Requisitos de una buena información contable 2 EL PATRIMONIO, LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES Y LAS MASAS PATRIMONIALES 2.1 LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES 2.2 LAS MASAS PATRIMONIALES 3 LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD 4 EL INVENTARIO 5 EL BALANCE DE SITUACIÓN 1

2 Cada empresa igual que cada persona es un mundo, pero a pesar de eso, existen muchas cosas comunes entre ellas. Qué empresa no tiene un préstamo? y un ordenador? y una mesa sobre al que poner dicho ordenador? y una cuenta corriente en un banco? y trabajadores? Las cosas comunes suelen ser materiales. Vamos a hacer una lista de las cosas que puede tener una empresa Primero tenemos que elegir un tipo de empresa Sector económico: Actividad realizada: Cosas materiales: De dónde puede obtener la empresa el dinero necesario para tener todas esas cosas? Podemos decir, que la contabilidad se encarga de registrar todo lo que tiene la empresa y de donde obtiene los recursos necesarios para poder adquirir sus bienes. 2

3 1 QUÉ ES LA CONTABILIDAD? Imagínate una empresa en la que no se llevara un control escrito de las operaciones que se realizan. Si la empresa es muy pequeña y el empresario es muy inteligente podría llevar el control de la empresa en su cabeza, pero en el momento en el que la empresa empieza a crecer y se realizan más operaciones y cada vez con más personas diferentes, cómo podría acordarse el empresario de todo lo que debe a todos sus proveedores? y de todo lo que le deben sus clientes? y de lo que le costaron los diferentes productos que va a vender? cómo podrá calcular si tiene beneficios o pérdidas cada año si no tiene un registro escrito de todo lo que se ha gastado y de todo lo que ha ingresado? Toda persona que quiera administrar una empresa debe llevar un control escrito de las operaciones que se realizan. Así pues, la contabilidad nació de esta necesidad práctica de registrar las operaciones realizadas en las empresas Mediante la contabilidad se registran las operaciones que efectúa la empresa, tales como las compras, las ventas, los pagos, los cobros, etc. Mediante el registro de dichas operaciones y su posterior análisis, el empresario dispone de información, y a partir de ésta, podrá conocer cual es la situación de su empresa en cada momento y podrá tomar decisiones. En todas las empresas se toman multitud de decisiones, por lo que resulta fundamental disponer de una información fiable con el fin de que las decisiones tomadas sean lo más acertadas posibles. Podemos decir que la contabilidad es la ciencia que estudia el patrimonio de la empresa y las variaciones que se producen en él Y qué es el patrimonio? El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos de cobro y obligaciones que tiene la empresa en un momento dado Ojo, no es solo lo que tienes, sino que también hay que tener en cuenta lo que debes. Si yo tengo 100 en el banco, mi madre me debe 50 y yo debo 30 a un amigo mío, cuál sería mi patrimonio? 120, es decir, a lo que tengo, le sumo lo que me deben (derechos de cobro) y le resto lo que debo (obligaciones) A partir de la información obtenida mediante la contabilidad, el análisis del patrimonio puede llevarse a cabo desde los siguientes puntos de vista: Estático: conocer el valor del patrimonio en una fecha determinada Dinámico: conocer la variación del patrimonio a lo largo de un periodo de tiempo Cualitativo: conocer cuáles son los elementos que componen el patrimonio Cuantitativo: conocer el valor de los elementos que integran el patrimonio Económico: conocer las inversiones realizadas por la empresa Financiero: conocer de dónde se han obtenido los recursos económicos con los que se han realizado las inversiones 3

4 1.1 Para qué sirve la contabilidad? La contabilidad: 1 Permite valorar el patrimonio de la empresa, es decir: las propiedades que tiene los derechos de cobro las deudas a las que ha de hacer frente 2 Facilita el cálculo del resultado de la empresa mediante la diferencia entre los ingresos y los gastos de un periodo determinado (Beneficios o Pérdidas) 3 Toda esta información facilita la toma de decisiones en la empresa Además, la información obtenida por medio de la contabilidad, permite determinar la situación de la empresa tanto en un momento puntual como a lo largo de un periodo de tiempo, es decir: nos proporciona información de la situación patrimonial de la empresa al comienzo del ejercicio económico nos permite controlar las variaciones que se van produciendo en el patrimonio a lo largo del ejercicio económico determina el resultado del periodo y la situación de la empresa al final del ejercicio 4

5 1.2 A quién va destinada? Aunque te parezca raro, la información que se obtiene de la contabilidad no solo interesa a los empresarios, sino que también interesa a muchas otras personas Podemos decir que la contabilidad va destinada a usuarios tanto internos como externos a) Usuarios internos: los directivos de la empresa, que la necesitan para su gestión los socios o accionistas de las sociedades y los dueños de las empresas individuales b) Usuarios externos el Estado, que necesita la información contable, principalmente para poder aplicar correctamente los impuestos los proveedores, acreedores y prestamistas (normalmente bancos o cajas de ahorro), a quienes interese conocer si la empresa les puede pagar lo que les debe los trabajadores de la empresa Así pues, la información contable no es un asunto privado de las empresas, sino que interesa a otras personas y entidades. Por eso, los países modernos se han preocupado de establecer una legislación adecuada sobre lo que ha de ser la información contable que las empresas han de dar a conocer Se denomina normalización contable a todas las normas que los países tienen previstas para regular la contabilidad de las empresas 1.3 Obligatoriedad de la contabilidad Como acabamos de ver, la contabilidad no solo interesa a los usuarios internos, sino que también interesa a usuarios externos. Por lo tanto, existen una serie de normas de obligado cumplimiento que deben tener en cuenta los empresarios a la hora de llevar a cabo la contabilidad de su empresa El artículo 25.1 del Código de Comercio, dice que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario Por tanto, la contabilidad es necesaria: tanto desde un punto de vista práctico y de utilidad que facilita al empresario la toma de decisiones como desde un punto de vista legal 5

6 1.4 tipos de contabilidad Podemos distinguir dos tipos de contabilidades: a) La contabilidad financiera o externa: Registra las operaciones que se efectúan con el exterior de la empresa. Permite valorar los bienes, los derechos de cobro y las obligaciones que tiene la empresa, así como el resultado mediante la diferencia entre los ingresos y los gastos. Esta información interesa tanto a los usuarios externos como a los internos, ya que la información proporcionada por esta contabilidad es pública Este tipo de contabilidad está ampliamente regulada b) La contabilidad de gestión o interna: Registra los procesos de fabricación y las operaciones que se realizan en el interior de la empresa Se encarga de estudiar fundamentalmente los costes y los rendimientos de la empresa. Se realiza con fines directivos de la propia empresa, e interesa únicamente a los usuarios internos de la empresa. Esta contabilidad no está regulada por el Estado 1.5 Requisitos de una buena información contable La información contable, para que sea efectiva debe ser: Comprensible: fácil de entender por el usuario Relevante: ha de reflejar solo los aspectos importantes Fiable: ha de estar exenta de errores significativos Oportuna: ha de disponerse de ella en el momento en que sea útil para los usuarios Comparable: ha de ser consistente y uniforme, tanto en el tiempo como entre las distintas empresas. 6

7 2 EL PATRIMONIO, LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES Y LAS MASAS PATRIMONIALES Ya vimos en el apartado anterior que el patrimonio de las empresas es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que ésta tiene en un momento dado Ahora lo que vamos a hacer es concretar un poco más, y desglosar los elementos que componen el patrimonio, es decir, los elementos patrimoniales, y ver como estos se agrupan en masas patrimoniales 2.1 LOS ELEMENTOS PATRIMONIALES Son los diferentes entes que forman el patrimonio de la empresa, es decir, cada uno de los distintos bienes, derechos de cobro y obligaciones La normalización contable intenta unificar criterios, como por ejemplo que todas las empresas llamen igual a cada uno de los elementos patrimoniales. Aparece así una especie de diccionario de términos contables, que mejora el entendimiento entre las personas cuando hablan de elementos patrimoniales A continuación definiremos los nombres de algunos elementos patrimoniales: Caja: representa el dinero en efectivo que existe en la empresa Bancos: representa el dinero que tiene depositado la empresa en cuentas corrientes en bancos o cajas de ahorro Mercaderías: representa los bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación (empresa comercial) Materias primas: representa los materiales que compra la empresa para transformarlos (empresas industriales) Productos terminados: representa los productos que la empresa obtiene a partir de las materias primas, y que vende a sus clientes (empresa industrial) Clientes: representa los derechos de cobro que tiene la empresa por la venta de los productos o servicios que constituyen su actividad principal Clientes, efectos comerciales a cobrar: representa los derechos de cobro sobre clientes formalizados en cheques, pagarés o letras de cambio Deudores: representa lo que le deben a la empresa otras personas, por causas distintas a las ventas de las mercaderías o productos terminados Terrenos: representa todo tipo de terrenos que posee la empresa, aunque estén edificados Construcciones: representa las edificaciones propiedad de la empresa, sin incluir el terreno Maquinaria: representa las máquinas mediante las cuales se realiza la extracción o elaboración del producto 7

8 Mobiliario: representa los muebles de cualquier tipo, como por ejemplo los muebles de oficina Elementos de transporte: representa los vehículos propiedad de la empresa Equipos para procesos de información: ordenadores, impresoras, etc. Proveedores: representa las deudas de la empresa con los suministradores de mercaderías, materias primas y otros productos semejantes Proveedores, efectos comerciales a pagar: representa las deudas de la empresa con proveedores formalizadas en cheques, pagarés o letras de cambio Acreedores por prestación de servicios: representa las deudas de la empresa con otras personas por causas distintas a la compra de mercaderías y similares Proveedores de inmovilizado: representa las deudas de la empresa por la compra de elementos de inmovilizado. Pueden ser a corto plazo, cuando hay que pagarles en un periodo inferior a un año, o a largo plazo, en el caso contario Deudas con entidades de crédito: representa las deudas contraídas con bancos y cajas de ahorro por préstamos recibidos. Pueden ser a corto plazo o a largo plazo Remuneraciones pendientes de pago: representa las deudas de la empresa con sus trabajadores por los salarios Capital social: representa el valor de las aportaciones hechas por los socios o accionistas a la empresa Reservas: representa el importe de los beneficios obtenidos por la empresa y no repartidos a los socios o accionistas, es decir, los beneficios que son reinvertidos en la propia empresa 2.2 LAS masas PATRIMONIALES Las masas patrimoniales son grupos de elementos patrimoniales con características comunes Se puede hablar de dos grandes masas patrimoniales ACTIVO: conjunto de elementos patrimoniales constituidos por bienes y derechos de cobro de la empresa PASIVO: conjunto de elementos patrimoniales constituidos por obligaciones y deudas de la empresa A su vez, dentro del pasivo podemos desglosar el Patrimonio neto, que es el conjunto de elementos patrimoniales constituidos por aportaciones del empresario a la empresa y por beneficios no distribuidos Cada una de las grandes masas patrimoniales anteriores, se puede dividir en masas patrimoniales más pequeñas 8

9 Masas patrimoniales de activo Activo no corriente (activo fijo o inmovilizado): compuesto por los elementos patrimoniales que forman la estructura permanente de la empresa. Se componen de bienes y derechos que, por su naturaleza, no es previsible que se conviertan en dinero líquido antes de un año (maquinaria, construcciones, mobiliario, etc). A su vez, se puede dividir en: inmovilizado intangible: elementos patrimoniales que carecen de estructura física, pero que son susceptibles de valoración económica, como por ejemplo una patente inmovilizado material: elementos patrimoniales de carácter tangible (terrenos, construcciones, maquinaria, mobiliario, ) inmovilizado financiero: inversiones financieras a largo plazo (acciones, obligaciones, créditos concedidos a largo plazo, ) Activo corriente (activo circulante): se compone de los bienes y derechos que, previsiblemente, se convertirán en dinero líquido en un periodo de tiempo inferior a un año. Se puede dividir en: existencias: recoge aquellos elementos cuya transformación en disponibilidades líquidas está supeditada a su realización o venta (mercaderías, materias primas, productos terminados, ) realizable: está constituido por aquellos elementos patrimoniales que pueden transformarse en dinero en un plazo corto de tiempo (clientes, efectos comerciales a cobrar, deudores, inversiones financieras a corto plazo, ) disponible: agrupa aquellos elementos de liquidez instantánea (caja, bancos, ) Masas patrimoniales de PASIVO Patrimonio neto (pasivo no exigible o recursos propios): refleja el valor teórico de la empresa y es la parte del patrimonio que nadie ajeno a ésta puede exigir. Está compuesto básicamente por el capital aportado por los propietarios de la empresa y por los beneficios obtenidos y no distribuidos (capital, reservas, ) Pasivo: suele dividirse en dos masas patrimoniales en función del grado de exigibilidad de las obligaciones que las componen Pasivo no corriente (exigible a largo plazo o pasivo fijo): obligaciones que vencen en un plazo superior a un año (proveedores de inmovilizado a largo plazo, deudas a largo plazo con entidades de crédito, ) Pasivo corriente (exigible a corto plazo o pasivo circulante): obligaciones que vencen en un plazo no superior al año (proveedores, efectos comerciales a pagar, acreedores, proveedores de inmovilizado a corto plazo, remuneraciones pendientes de pago, ) 9

10 Ejemplo: Clasifica en Activo o Pasivo Tenemos una furgoneta valorada en El Banco Caribeño nos ha concedido un préstamo de a devolver en 10 años El local de la empresa nos costó El capital social de la empresa es de Un cliente tiene que pagarnos una factura de 850 Tenemos que pagar a un proveedor una factura de 300 Hemos comprado un ordenador que nos ha costado 930 Tenemos en el banco Hay 750 en efectivo en la caja de la empresa Debemos una factura del teléfono de 65 En el almacén de la empresa hay materias primas valoradas en 675 Tenemos que pagar a un trabajador 720 por el sueldo del mes pasado Este mes tenemos que pagar de IVA 40 Las reservas de la empresa ascienden a 780 EJERCICIOS: 1, 2 y 3 3 LA ECUACIÓN FUNDAMENTAL DE LA CONTABILIDAD En toda empresa podemos distinguir dos partes fundamentales: lo que tiene y lo que debe a) Lo que tiene la empresa: bienes que son de su propiedad (máquinas, locales, vehículos, ) derechos de cobro sobre ventas que ha efectuado (lo que le deben los clientes y otros deudores) 10

11 b) Lo que debe la empresa: Se conoce como obligaciones, que pueden ser: obligaciones con terceros (personas ajenas a la propiedad de la empresa): deudas con proveedores, con bancos, con el Estado, con los trabajadores, obligaciones con los propietarios de la empresa, es decir con los socios o accionistas (capital social y reservas) Se ha de cumplir que todo lo que tiene la empresa tiene que ser igual a todo lo que debe (ya que no podrá comprar un bien si no ha obtenido anteriormente recursos financieros para poder comprarlo) BIENES + DCHOS DE COBRO = OBLIG. CON 3º + OBLIG. CON PROPIETARIOS Los bienes y derechos de cobro se conocen como ACTIVO o estructura económica Las obligaciones se conocen como PASIVO o estructura financiera Así llegamos a la ecuación fundamental de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO Algunos autores desglosan la parte de las obligaciones en dos, quedando la ecuación del siguiente modo: ACTIVO = PASIVO + patrimonio neto 11

12 Ejemplo: A partir de los datos del ejemplo anterior, agrupa los elementos patrimoniales de activo y de pasivo y comprueba que coincide el valor de ambas masas patrimoniales ACTIVO PASIVO Elementos de transporte Préstamos a l/p Construcciones Capital social Clientes 850 Proveedores 300 Equipos para procesos de información 930 Acreedores 65 Banco Rem. Ptes de pago 720 Caja 750 Impuestos (IVA) 40 Materias primas 675 Reservas 780 TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO EJERCICIOS: 4, 5 y 6 4 EL inventario El inventario es un documento que contiene una relación detallada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de la empresa en un momento dado El inventario comprende los siguientes aspectos: relación detallada de los diversos bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una empresa en una fecha medición en unidades físicas o expresión cuantitativa de los diferentes elementos patrimoniales (kilogramos, metros, litros, etc.) valoración de dichos elementos patrimoniales aplicando los criterios que correspondan 12

13 EJEMPLO DE UN INVENTARIO: INVENTARIO Nº: DE LA EMPRESA: UDS. CONCEPTO PRECIO / UD PARCIAL TOTAL ACTIVO CAJA BANCOS Banco del Norte Banco del Sur CLIENTES Sr. Martínez Comercial Blanco MERCADERÍAS Unidades producto A Kg artículo B Metros producto C MOBILIARIO Mesas de oficina Sillas tapizadas Mesa de reuniones Estanterías de madera CONSTRUCCIONES Almacén TERRENOS Terreno del almacén TOTAL ACTIVO PASIVO PROVEEDORES Imagilandia Juguetísimo DEUDAS CON ENTID. DE CDTO. Banco Caribeño TOTAL PASIVO RESUMEN ACTIVO PASIVO NETO PATRIMONIAL EJERCICIOS: 7 y 8 13

14 5 EL BALANCE de situación El Balance es un documento contable que refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado, es decir, recoge todos los bienes y derechos de los cuales la empresa es titular y todas sus obligaciones, tanto con terceros como con los propietarios, agrupados en las dos grandes masas patrimoniales: el Activo y el Pasivo BALANCE DE SITUACIÓN ACTIVO Bienes Derechos PASIVO Patrimonio neto Obligaciones con terceros En el Balance de situación aparecen los mismos elementos patrimoniales que en el inventario, pero con menos detalle y su estructura es diferente El Balance presenta las siguientes características: presenta los elementos patrimoniales agrupados en masa patrimoniales el importe de la suma de todos los elementos patrimoniales de activo debe coincidir con los de pasivo las masas patrimoniales de Activo se ordenan de menor a mayor liquidez las masas patrimoniales de Patrimonio neto y de Pasivo se ordenan de menor a mayor exigibilidad 14

15 Ejemplo: A partir de los datos del inventario del apartado anterior elabora el Balance ACTIVO ACT. NO CORRIENTE Terrenos Construcciones Mobiliario ACT. CORRIENTE Mercaderías Clientes Bancos Caja PASIVO PATRIMONIO NETO Capital social PASIVO NO CORRIENTE Deudas entidades de cdto a l/p PASIVO CORRIENTE Proveedores TOTAL ACTIVO TOTAL PASIVO El conjunto de todos los balances e inventarios se recoge en el Libro de Inventarios y cuentas anuales EJERCICIOS: 9, 10, 11, 12 y 13 EJERCICIO: 14 15