Rama Judicial del Poder Público. Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa

Transcripción

1 Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa SIGCMA PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE VIDEOCONFERENCIAS O AUDIENCIAS VIRTUALES EN LA RAMA JUDICIAL 1. OBJETIVO Definir las actividades para la adecuada prestación de los servicios de videoconferencia o audiencias virtuales en cumplimiento de las políticas, estrategias y acciones de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, de acuerdo con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Medio Ambiente. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los servicios técnicos de videoconferencia y audiencias virtuales solicitados por los funcionarios de la Rama Judicial, a través del Centro de Documentación Judicial - CENDOJ en los ámbitos nacional e internacional. 3. RESPONSABLES El Jefe de Sistemas de Información y Comunicación debe garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento en todos los niveles al interior de la Rama Judicial. 4. DEFINICIONES Ancho de banda: La cantidad de información o de datos que se puede enviar a través de una conexión de red en un período de tiempo dado Audiencia virtual: Utilización de los medios tecnológicos e interactivos, para la presencia virtual de las personas requeridas (Sindicados, Víctimas y Testigos), para adelantar diligencias en los procesos judiciales. Canal de comunicaciones: Medio por el cual se transmite la señal con la información de intercambio entre el emisor y el receptor. Codec de Video: Dispositivo que codifica y decodifica la señal de video a señal digital y de señal digital a señal de video en el otro extremo Dirección IP: Etiqueta numérica que identifica, de manera lógica y jerárquica, a una interfaz (elemento de comunicación/conexión) de un dispositivo Videoconferencia: Utilización de los medios tecnológicos e interactivos, que permiten la presencia de varias personas ubicadas en sitios distantes o diferentes y, así establecer una participación, en un lugar virtual común. Pág. 1 de 6

2 5. NORMATIVIDAD Ver listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad 6. ACTIVIDADES Recepción de requerimiento del servicio Verificar disponibilidad y registrar en Formato de Agenda de Audiencias virtuales y Videoconferencias Coordinar aspectos técnicos relacionados con los tipos de evento Mediante la remisión del formato de Solicitud de Programación de Audiencias Virtuales y/o Videoconferencias, oficio o correo electrónico se solicita servicio de audiencia o videoconferencia con las especificaciones necesarias para su realización, indicando fecha en la cual se llevará cabo y entidades intervinientes. Es de mencionar que el formato presenta algunas recomendaciones para su diligenciamiento que deberán ser consideradas. Ver Formato Solicitud de Programación de Audiencias virtuales y/o Videoconferencias Al recibir la solicitud se consulta el formato de audiencias programadas disponible en el link de la Rama Judicial ( Tramites y Servicios / Consulta Audiencias virtuales y videoconferencia) con el fin de establecer la disponibilidad en fecha y hora solicitada. En caso de coincidir peticiones programadas se procede a ofrecer alternativas que se ajusten a la agenda programada, por el medio más expedito. Si por el contrario no se logra su programación se informa al despacho judicial que debe nuevamente reprogramar la solicitud con fecha y hora diferente. A través de correo electrónico se comunica a los intervinientes de la realización de la videoconferencia o audiencia virtual para coordinar los aspectos técnicos. Se exige la realización de pruebas previas hasta el día anterior para garantizar el correcto desarrollo del evento. Nota: los eventos se pueden realizar entre despachos judiciales y entidades públicas o privadas Servidor Judicial Asistente Administrativo Asistente Administrativo Contacto realizador de pruebas Universitario De acuerdo a los diferentes tipos de eventos, se deben Pág. 2 de 6

3 6. ACTIVIDADES tener en cuenta las siguientes consideraciones 1.- Audiencia virtual con EE UU Tres (3) días antes a la realización de la audiencia virtual, se envía al operador de comunicaciones o prestador del servicio de comunicaciones mediante correo electrónico, la solicitud para aprovisionamiento de la IP. Dentro de los tres (3) días antes de la realización de la audiencia se diligencia el formato de Internet disponible en el link junto con el responsable autorizado por el departamento de justicia de EEUU. En coordinación con los proveedores nacionales e internacionales del servicio y el Cendoj, se establecen las fechas de pruebas que garanticen la efectiva realización técnica de la audiencia. Durante las pruebas se revisan las conexiones en sitio y se corrigen las interferencias de audio y video que se presenten durante el desarrollo y se comprueba lo correspondiente a la grabación, esto para dejar los equipos y el lugar a punto a la hora y fecha de realización de la audiencia virtual. 2.- Evento Internacional Dentro de los tres (3) días antes a la realización del evento se envía al operador o prestador del servicio de comunicaciones mediante correo electrónico la información necesaria para el aprovisionamiento de las direcciones IP, el lugar de origen y los contactos técnicos o centros de emisión. 3.- Entre despachos judiciales (seccionales) Las Seccionales de la Rama Judicial que poseen la tecnología necesaria para la realización de las audiencias virtuales y videoconferencias, se coordinan a través de correos electrónicos institucionales para que establezcan las pruebas necesarias, conexión y desarrollo de las mismas. Pág. 3 de 6

4 6. ACTIVIDADES 4.- INPEC Cinco (5) días hábiles antes a la realización del evento se envía mediante correo electrónico al operador o prestador del servicio de comunicaciones, para que aprovisione las direcciones IP que intervendrán en las conexiones. 5.- Conexión satelital Tres (3) días antes a la realización del evento se envía petición vía correo electrónico al prestador del servicio para que aprovisione los canales. Vía correo electrónico o telefónicamente se informa a los intervinientes de acuerdo a la información consignada los datos necesarios para la conexión. 6.- Internet Al conocer que los intervinientes (sitio remoto) no poseen la tecnología para establecer conexión vía IP se sugiere a los despachos se realice vía Internet con software que permite mediante licencias tener la posibilidad de grabar el audio y el video. Se solicita la identificación del equipo donde se va a ubicar o conectar la cámara, para que el operador o prestador del servicio de comunicaciones con tres (3) días de antelación a la realización provea las conexiones necesarias. En caso de no establecer la conexión el Cendoj, podrá solicitar al operador o prestador del servicio de comunicaciones apoyo con equipos externos. 7.- Evento con requerimiento de apoyo parcial. Las seccionales o sedes de la Rama Judicial que tienen conexiones a Internet y no poseen las cámaras o adecuación necesaria para videoconferencia y/o audiencias virtuales, solicitan lo necesario para el apoyo con equipos al Cendoj. Pág. 4 de 6

5 6. ACTIVIDADES 4 5 Monitoreo de la audiencia virtual o videoconferencia Verificación de la realización del evento El Cendoj con cinco (5) días de antelación podrá solicitar al operador o prestador del servicio de comunicaciones apoyo con equipos externos, las cuales se coordinan a través de correos electrónicos institucionales para traslados de lo necesario para el desarrollo de las pruebas necesarias, conexión y ejecución del evento. 8.- Evento con requerimiento total de apoyo. Con veinte (20) días de anticipación se debe presentar el requerimiento mediante el Solicitud de Programación de Audiencias virtuales yo Videoconferencias con todos los requerimientos (aprovisionamiento, lugar, equipos para la conexión y asistencia técnica). En caso de ser un tercero quien preste el servicio, se coordina con el contacto técnico del despacho o dependencia para aspectos de ingreso y adecuación del sitio. Una vez prestado el servicio se exige la certificación de la realización de la actividad relacionando los elementos instalados e indicando fecha, duración y entrega del material en medio magnético al despacho solicitante. Se acompaña, monitorea y verifican todos los aspectos técnicos y logísticos de realización de los eventos programados Una vez prestado el servicio se registra en el formato de audiencias programadas disponible en el link de la Rama Judicial ( Tramites y Servicios / Consulta Audiencias virtuales y videoconferencia) con el fin de evidenciar la realización del evento. Universitario o quien haga sus veces en las Seccionales Universitario / Asistente Administrativo Pág. 5 de 6

6 7. REGISTROS NOMBRE Solicitud de Programación de Audiencias virtuales y/o Videoconferencias Formatos de solicitud de audiencias con los EEUU 8. ANEXOS No aplica RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Universitario Universitario LUGAR DE ARCHIVO Archivo de la División Sigobius Correo Electrónico Archivo de la División CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD 9. CONTROL DE CAMBIOS Se ajusta e integra el procedimiento para la realización de videoconferencias o audiencias virtuales en la Rama Judicial de conformidad con los requisitos del Acuerdo No. PSAA del año 2014 Pág. 6 de 6