Cómo ver los pedidos de Vacunas para Niños (VFC, del inglés Vaccines for Children) en su sitio

Transcripción

1 Florida SHOTS Cómo ver los pedidos de Vacunas para Niños (VFC, del inglés Vaccines for Children) en su sitio Contact Information Free help desk: SHOT (7468) Monday Friday, 8 A.M. to 5 P.M. Eastern

2 Cómo ver los pedidos de Vacunas para Niños (VFC, del inglés Vaccines for Children) en su sitio Una vez que su sitio ha completado su inventario inicial de VFC en Florida SHOTS y ha realizado su pedido a través de la oficina del Programa VFC, podrá darle seguimiento al pedido, utilizando Florida SHOTS, desde su completamiento hasta su entrega al sitio. PASO 1: Inicie su sesión en Florida SHOTS. PASO 2: Determine si su sitio tiene un pedido disponible para ver en Florida SHOTS. Podrá ver la sección Vaccine Inventory en el menú únicamente si tiene el permiso para lo mismo actualizar el inventario de su sitio o ver sus pedidos. Si al iniciar su sesión, no tiene acceso al menú Vaccine Inventory pero trabaja con inventarios de vacunas para su sitio, contacte al administrador local de la organización Florida SHOTS local de su organización. De este modo el problema podrá ser resuelto y usted recibirá los permisos apropiados para completar sus responsabilidades. Haga clic en View Order Requests que se localiza en el menú Vaccine Inventory. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 1

3 Si trabaja con un único sitio VFC, la página VFC Order Request aparecerá automáticamente. Si trabaja con múltiples sitios VFC dentro de su organización, deberá escoger primero uno de ellos a partir de la lista desplegable de PINs de VFC y luego dar clic en Search. La página VFC Order Request aparecerá automáticamente. La página VFC Order Request Page incluye la siguiente información: Información del sitio: PIN Número de identificación que la oficina del Programa VFC le adjudicó a su sitio. Nombre de la organización (Org Name) Nombre bajo el cual la organización aparece en la lista de Florida SHOTS. Nombre del sitio (Site Name) Nombre del sitio tal cual aparece en la lista de Florida SHOTS. Farmacia central (Central Pharmacy) Si en su organización, su sitio funciona como un distribuidor u ordenador central para los sitios VFC. Dirección de entrega de la vacuna VFC (VFC Shipping Address) Dirección de su sitio a la cual la oficina del Programa VFC entrega las vacunas VFC. Información de contacto de entrega de la vacuna VFC (VFC Shipping Contact Info) Teléfono, fax, correo electrónico y contacto primario para el sitio. NOTA: Siempre verifique la exactitud de esta información, y notifique a la oficina del programa VFC si ocurrieran cambios. Información del pedido: Todos los pedidos para su sitio, procesados a través de Florida SHOTS, serán organizados en una lista bajo información del sitio. Los pedidos será serán mostrados en el orden en el que fueron procesados. Los más recientes estarán ubicados primeramente. Cada sitio puede tener solamente un pedido abierto a la vez. En esta página, será proveída la siguiente información en relación a cada pedido: Número del pedido (Order Request Number) Un número único que Florida SHOTS asigna a cada pedido. Tipo (Type) Cuatro tipo de pedidos de VFC procesados en Florida SHOTS: programado, especial, prueba y factura sin envío. Inventario hasta la fecha (Inventory As-Of-Date) La fecha en la que su sitio realizó su último inventario de vacunas, el cual fue emitido a través del Order Request Form a la oficina del Programa VFC. Estado (Status) Estado del proceso en que se encuentra el pedido de vacuna VFC. Creado (Created) Fecha y hora en que el pedido de vacuna VFC fue creado. Creado por (Created by) Miembro de la oficina del Programa VFC que creó el pedido. Última actualización (Last Updated) Fecha y hora en que el pedido fue por última vez actualizado. Vea las órdenes (View Orders) El número de pedidos realizados en relación a dicho pedido. NOTA: Una vez que el pedido de vacuna VFC es generado (exportado desde Florida SHOTS y emitido hacia CDC) y la información relacionada con el pedido es importada de regreso hacia Florida SHOTS, la columna View Orders le mostrará el número de pedidos realizados que se relacionan con dicho pedido. También le permitirá ver la información relacionada con estos pedidos una vez que se reciban en su sitio. La columna View Orders se quedará en blanco mientras la oficina del Programa VFC se encuentre procesando su orden y esta no haya sido generada y exportada hacia CDC. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 2

4 PASO 3: Vea la lista de pedidos para su sitio. Haga clic en el Order Request específico que desee ver. La página VFC Order Request Doses Administered and Inventory Levels se mostrará en el modo de solo lectura y le pedirá que acepte dando un clic sobre OK en la siguiente ventana. NOTE: La oficina del Programa VFC es el único grupo que puede editar o entrar un pedido de vacuna VFC para cualquier sitio VFC en Florida SHOTS. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 3

5 En la página VFC Order Request Doses Administered and Inventory Levels podrá ver: Información del pedido: Fecha de creación del pedido (Order Request Create Date) Fecha en que la oficina del Programa VFC entró el pedido a Florida SHOTS. Estado del pedido (Order Request Status) Estado del proceso en el que se encuentra el pedido de vacuna VFC de ser completado por la oficina del Programa VFC, y exportado desde Florida SHOTS hacia CDC. Número del pedido (Order Request #) Número asignado por Florida SHOTS a una orden específica. Tipo de solicitud (Request Type) Cuatro tipos de pedidos de VFC procesados en Florida SHOTS: programado, especial, de prueba y factura sin envío. Notas del pedido (Order Request Notes) Información que la oficina del Programa VFC provee en relación con este pedido de la vacuna VFC en específico. Información del sitio: Organización (Organization) Nombre bajo el cual la organización aparece en la lista de Florida SHOTS. VFC PIN Número de identificación que la oficina del Programa VFC le adjudicó a su sitio. Nombre del consultorio, clínica, centro médico, etc. (Name of Physician s Office, Practice, Clinic, Etc.) Nombre del sitio tal cual aparece en la lista de Florida SHOTS. Contacto (Contact Person) Contacto primario de VFC para el sitio. Dirección de entrega (Delivery Address) Dirección de su sitio a la cual la oficina del Programa VFC entrega las vacunas VFC. Teléfono/Fax (Telephone/Fax) Número que la oficina del Programa VFC utiliza para comunicarse con su sitio en relación al inventario de vacunas VFC. Programa de pedidos periódicos (Designated Ordering Schedule) El programa bajo el cual su sitio se encuentra, con el objetivo de completar sus pedidos regulares de vacunas VFC. Tipo de pedido de vacunas (Order Vaccines of Type) Le dará a conocer si su sitio puede ordenar envíos de vacunas VFC de modo directo, indirecto, o de ambas formas. Información de la vacuna: Categoría de la vacuna (Vaccine Category) Nombre genérico utilizado para agrupar vacunas que presentan componentes similares. Precio del envase por dosis (Packaging $ per Dose) El modo en que el fabricante envasa la vacuna, así como el costo por dosis para la oficina del Programa VFC. Nombre de la marca (Brand Name) Nombre dado a la vacuna por el fabricante. Lote # - El número de lote proveído por el fabricante para darle seguimiento a la vacuna. ExpDate La fecha proveída por el fabricante en que la vacuna no estará disponible como dosis para ser administrada a un paciente. Begin Inv El número de dosis que su sitio estableció como el inventario inicial para dicha vacuna. Rcvd + Xfer In Dosis de dicha vacuna que han llegado a través de recibos pendientes y se transfieren hacia Florida SHOTS. Doses Admin Dosis que, según el sitio, se emitieron para dicha vacuna en el Order Request Form. Xfer Out Dosis transferidas hacia otro sitio VFC a través de Florida SHOTS. Ajustes/Devoluciones (Adjustments/Returns) Dosis que fueron ajustadas o devueltas en Florida SHOTS. Calc Inv On-Hand La cantidad de vacunas que Florida SHOTS calcula que su sitio posee para un lote, basado en lo que el sitio ha reflejado en relación a: dosis administradas, inventario actual, transferencias y ajustes a través del Order Request Form, y mantenimiento del inventario en Florida SHOTS. Inventario actual (Current Inv) El inventario que su sitio proveyó en el Order Request Form a la oficina del programa VFC. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 4

6 Información de elegibilidad al programa VFC: La forma incluye la cantidad de dosis administrada a los siguientes grupos, desde su último pedido al sitio: Asegurado por Medicaid Sin seguro médico Indio Americano/Nativo de Alaska Poco asegurado/fqhc (seguro médico que no cubre inmunizaciones) Sumatoria de todos los grupos anteriores Información que la oficina del programa VFC entrará a Florida SHOTS, a través de la página VFC Order Request Doses Administered and Inventory Levels, para completar el pedido de su sitio: Inventario hasta la fecha (Inventory As of Date) Fecha que se encuentra en el Order Request Form de su sitio y que indica el momento en que los niveles de inventario fueron contabilizados por última vez. Periodo de utilización (Usage Period) Número de días que han pasado desde el último pedido del sitio. Dosis Administradas (Doses Administered) Dosis que su sitio le administró a sus pacientes desde su último pedido. Inventario actual (Current Inv) Lo que su sitio contabilizó en su almacén de vacunas y emitió como la cantidad actual en su pedido. La información de elegibilidad al programa VFC desde el último pedido de su sitio. Haga clic en Proceed to Order Request al final de la página para revisar lo que su sitio ha ordenado, lo que la oficina del programa VFC ha aprobado y lo que Florida SHOTS proyecta que necesita, basado en la información registrada a través de su Order Request Form y el mantenimiento al inventario de su sitio. La página VFC Order Request Doses Requested and Approved se mostrará como solo lectura. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 5

7 En la página VFC Order Request Doses Requested and Approved podrá ver: Información del pedido: Fecha de creación del pedido (Order Request Create Date) Fecha en que la oficina del Programa VFC entró el pedido a Florida SHOTS. Periodo de referencia (Forecast Period) Cantidad de días previstos hasta que la oficina del Programa VFC reciba el próximo pedido; este número es incluido en los cálculos que Florida SHOTS utiliza para proyectar la cantidad de vacunas necesitadas por su sitio. Rango de referencia (Forecast Range) El rango de fechas que cubre el periodo de referencia. Estado del pedido (Order Request Status) Estado del proceso en el que se encuentra el pedido de vacuna VFC de ser completado por la oficina del Programa VFC, y exportado desde Florida SHOTS hacia CDC. Número del pedido (Order Request #) Número único asignado por Florida SHOTS a dicho pedido. Tipo de solicitud (Order Request Type) Cuatro tipos de pedidos de VFC procesados en Florida SHOTS: programado, especial, de prueba y factura sin envío. Información del sitio: Organización (Organization) Nombre bajo el cual la organización aparece en la lista de Florida SHOTS. VFC PIN Número de identificación que la oficina del Programa VFC le adjudicó a su sitio. Nombre del consultorio, clínica, centro médico, etc. (Name of Physician s Office, Practice, Clinic, Etc.) Nombre del sitio tal cual aparece en la lista de Florida SHOTS. Contacto (Contact Person) Contacto primario de VFC para el sitio. Dirección de entrega (Delivery Address) Dirección de su sitio a la cual la oficina del Programa VFC entrega las vacunas VFC. Teléfono/Fax (Telephone/Fax) Números que la oficina del Programa VFC utiliza para comunicarse con su sitio en relación al inventario de vacunas VFC. Programa de pedidos periódicos (Designated Ordering Schedule) El programa bajo el cual su sitio se encuentra con el objetivo de completar sus pedidos regulares de vacunas VFC. Tipo de pedido de vacunas (Orders Vaccines of Type) Le dará a conocer si su sitio puede ordenar envíos de vacunas VFC de modo directo, indirecto, o de ambas formas. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 6

8 Información de la vacuna: Categoría de la vacuna (Vaccine Category) Nombre genérico utilizado para agrupar vacunas que presentan componentes similares. Nombre de la marca (Brand Name) Nombre proveído por el fabricante a la vacuna. Precio del envase por dosis (Packaging $ per Dose) El modo en que el fabricante envasa la vacuna, así como el costo por dosis para la oficina del Programa VFC. Costo total para VFC por dosis aprobadas (Total Cost to VFC for Doses Approved) El costo para la oficina del programa VFC por vacuna para las dosis aprobadas. Información de proyección (Projection Info) La cantidad de vacunas que Florida SHOTS proyecta que el sitio necesitará basado en lo que se refleja a través de dosis administradas, inventario actual, transferencias y ajustes. Total de marcas de vacunas (Total for all Vaccine Brands) Dosis ordenadas, aprobadas, y costo total por categoría para la oficina del Programa VFC. Costo total de este pedido para el Programa VFC (Total Cost to VFC for this Order Request) El monto total que la oficina del Programa VFC pagará por el pedido para su sitio se muestra al final de esta página. Información que la oficina del programa VFC entrará a Florida SHOTS, a través de la página VFC Order Request Doses Requested and Doses Approved, para completar el pedido de su sitio: # de dosis ordenadas (# of Doses Requested) Número de dosis por cada vacuna NDC ordenadas por el sitio # de dosis aprobadas (# of Doses Approved) Número de dosis por cada vacuna NDC aprobadas por el programa VFC Razón de exceso (Reason for Overage) Lista de razones en caso de que la cantidad aprobada excediera las necesidades proyectadas por Florida SHOTS Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 7

9 NOTA: La oficina del Programa VFC deberá proveer una razón de exceso si aprueba más vacunas por antígenos que las proyectadas por Florida SHOTS para el sitio, basado en lo que es recibido en Florida SHOTS a través de las dosis administradas, el inventario actual, transferencias y ajustes del sitio. Debido a este requerimiento, la oficina del Programa VFC podría contactarle para obtener más detalles en que caso de que su sitio ordenara más de lo que Florida SHOTS proyecta que su sitio necesita. Para asegurar que los pedidos sean completados eficientemente, las dosis administradas y el inventario actual deben estar correctos en el Order Request Form de su sitio, y este debe ser enviado por fax con anticipación a la oficina del Programa VFC. En adición, aquellos individuos que gestionan la vacuna VFC deben acceder a su sesión de Florida SHOTS de manera regular para asegurar que los recibos, transferencias y ajustes sean llevados a cabo en tiempo tanto como sea posible. La oficina del Programa VFC exportará el pedido de su sitio hacia CDC una vez que toda la información haya sido introducida al sistema. El estado del pedido cambiará entonces de estado abierto a cerrado. En Florida SHOTS, podrá ver la ruta de la vacuna que ha sido ordenada una vez que CDC reciba la orden previamente exportada Existen dos modos de visualizar su pedido de vacuna: 1. A través del pedido que se encuentra en la página VFC Order Request Doses Administered and Inventory Levels o en la página VFC Order Request Doses Requested and Approved 2. Directamente desde la página VFC Order Request haciendo clic en el hipervínculo que se localiza bajo la columna View Orders. Dado que se encontrará revisando el proceso completo de un pedido, haga clic en Return to Order Request List que se localiza al final de la página VFC Order Request Doses Requested and Doses Approved para regresar a la página VFC Order Request. Haga clic en el hipervínculo que se localiza bajo la columna View Orders para mostrar la página VFC Order View de los pedidos de la vacuna VFC que se relacionan con dicho pedido. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 8

10 En la página VFC Order View podrá ver: Información del sitio: Nombre de la organización (Name of Organization) Tal cual como aparece en la lista de Florida SHOTS. VFC PIN Número de identificación asignado por la oficina del Programa VFC. Nombre del consultorio, clínica, centro médico, etc. (Name of Physician s Office, Practice, Clinic, Etc.) Nombre del sitio tal cual aparece en la lista de Florida SHOTS. Contacto (Contact Person) Contacto primario de VFC para el sitio. Dirección de entrega (Delivery Address) Dirección de entrega de la vacuna. Teléfono/Fax (Telephone/Fax) Números de contacto. Programa de pedidos periódicos (Designated Ordering Schedule) El programa bajo el cual su sitio se encuentra, con el objetivo de completar sus pedidos regulares de vacunas VFC. Tipo de pedido de vacunas (Orders Vaccines of Type) Le dará a conocer si su sitio puede ordenar envíos de vacunas VFC de modo directo, indirecto, o de ambas formas. Si le da clic a las flechas que se encuentran en el encabezado de la página Order View podrá ver la información específica para cada pedido que se encuentra relacionado con su pedido. Información de la vacuna (Vaccine information) Los detalles se muestran una vez que la orden haya sido creada. Información de identificación del pedido (Order ID information) Los detalles se muestran una vez que los pedidos realizados hayan sido generados y exportados. Información del envío (Shipping information) Los detalles se muestran una vez que los artículos hayan sido enviados. Información de recibo (Receiving information) Los detalles se muestran una vez que los artículos hayan sido recibidos. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 9

11 Información de la vacuna NDC y nombre de marca (NDC and Brand Name) Código Nacional de Drogas que CDC asigna a la vacuna, y el nombre de la marca que el fabricante le adjudicó a las vacunas. Descripción (Description) Empaque y descripción del producto por el fabricante. Cantidad ordenada/aprobada (Quantity Req/App) La cantidad que fue ordenada y aprobada para el pedido de vacuna VFC. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 10

12 Información de identificación del pedido FLSHOTS Order ID Número de identificación que Florida SHOTS asigna al pedido. CDC Order Qty La cantidad de vacunas que CDC se encuentra procesando para la orden. CDC Order ID PO El número proveniente de CDC que será mostrado en la información proveída junto con el pedido y que será recibida en su sitio. Estado de la orden (Order Status) Estado en que se encuentra el procesamiento del pedido a través de CDC. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 11

13 Información del envío Expedidor (Shipper) Nombre del distribuidor del pedido de la vacuna VFC a su sitio (actualmente McKesson para todo tipo de envío excepto para envío directo de vacunas [congeladas], las cuales podrían provenir directamente a través de Merck). Cantidad distribuida (Shipped Qty) La cantidad de vacuna VFC para dicha orden que el distribuidor se encuentra enviando a su sitio. Fecha de envío (Shipped Date) La fecha en la que el distribuidor envió el pedido a su sitio. Número de lote enviado (Shipped Lot Nbr) El número de lote de la vacuna que ha sido enviada. Fecha de vencimiento del envío (Shipped Expiration Date) La fecha de vencimiento de la vacuna que ha sido enviada. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 12

14 VIEWING VFC VACCINE ORDERS Información de recibo NOTA: La información de recibo le brinda información sobre lo que le ocurre a cada orden (por pedido de vacunas de forma individualizada) una vez que arriba a su sitio. La información adicional sobre la vacuna, identificación del pedido y áreas de envío le brindan información sobre su orden y lo que le está ocurriendo antes de arribar a su sitio. Fecha y hora de recibo (Rcv Date & Time) La fecha y la hora en que su sitio recibió el pedido de la vacuna en Florida SHOTS. Rcv Qty La cantidad en el pedido de vacuna VFC que su sitio recibió en Florida SHOTS. RCV LotNbr El número de lote de esta vacuna tal como fue recibido en Florida SHOTS para este pedido. Fecha de vencimiento Rcv (Rcv Expiration Date) La fecha de vencimiento de esta vacuna tal como fue recibida en Florida SHOTS para este pedido. Rcv Mfg El fabricante de la vacuna tal como fue recibido en Florida SHOTS para este pedido. Rcv User El usuario de Florida SHOTS que aceptó el recibo pendiente en el inventario de su sitio. Una vez que la oficina del Programa VFC entra una orden a Florida SHOTS, esta puede ser revisada por todos los individuos que tienen permiso para el mantenimiento del inventario en dicho sitio. Todos los pedidos realizados en Florida SHOTS por la oficina del Programa VFC permanecerán en el sistema, de modo que podrán ser revisados en cualquier momento. No todas las órdenes que aparecen en VFC Order Request serán procesadas al mismo tiempo debido a pedidos retrasados y otros asuntos. Por tanto, se le proporcionará la posibilidad de conocer, a largo plazo, en qué parte del proceso se encuentra su pedido. Cómo ver los pedidos de Vacunas en su sitio 13