Conciliación bancaria con Excel Mantener las cuentas contables de la empresa en orden y

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1 INFORMÁTICA Rubén Torres Benítez Conciliación bancaria con Excel Mantener las cuentas contables de la empresa en orden y también nuestras cifras bancarias puede ser un dolor de cabeza. Emplear las herramientas tecnológicas que hay en la actualidad nos ayudará no sólo a evitar complicaciones, sino a tener un excelente control financiero. Una de las actividades que nos resulta más tediosa y, sobre todo, con una gran inversión de tiempo a los profesionales de la contaduría y de la administración, es la de conciliar nuestras cifras bancarias contra lo reflejado en la contabilidad. Sabemos bien que, sin un adecuado control de nuestras cifras bancarias y contables, literalmente nuestra contabilidad puede señalarse como equívoca o errónea, esto nos trae consecuencias muy graves, como la falta de identificación de depósitos de nuestros clientes, cheques rebotados por insuficiencia de fondos, cobro de comisiones indebidas, entre otros aspectos. Por otra parte, el aspecto fiscal desde hace unos años cobró mayor relevancia en el aspecto bancario, si consideramos que ya desde hace algunos años el impuesto al valor agregado (IVA) se paga con base en flujo de efectivo, y que el impuesto empresarial a tasa única (IETU) (2008), también se causa con el mismo efecto. Esto trae como consecuencia que nuestra labor como contadores, administradores o auxiliares en la materia traiga consigo ciertas complicaciones, sobre todo si son varias las cuentas bancarias que tenemos que conciliar. Para ello, y pensando en aquellas empresas (personas morales o personas físicas) que no cuentan con los recursos para adquirir un sistema especializado de control bancario, Excel es una buena solución, por lo menos accesible y, sobre todo, sencillo de emplear. Qué es una conciliación bancaria? Podemos indicar que se trata de una comparación entre las cifras reflejadas Foto: Julija Sapic/Dreamstime.com en la contabilidad de una organización y las cifras que se reflejan en un estado de cuenta bancario. El objetivo es reflejar aquellas discrepancias entre la organización y el banco, y tratar de que las cifras entre ambos (empresa y banco) sean identificables. Otro objetivo de llevar a cabo este proceso es el de detectar errores humanos en el registro contable, errores aritméticos, o errores de sistema, si es que a estas instancias se puedan dar. No se puede hablar de un procedimiento estandarizado para realizar una conciliación bancaria, pero sí se puede indicar que es importante enlazar REVISTA AH 71

2 Sin un adecuado control de nuestras cifras bancarias y contables, literalmente nuestra contabilidad puede señalarse como equívoca o errónea aquellos importes como depósitos (cobros, reembolsos) o retiros (cheques cobrados) que se identifiquen en ambos documentos, y aquellas cifras que se identifican entre las cifras de la contabilidad y el estado de cuenta (conciliados) serán aquellas a las que no se tome tanta importancia, pues finalmente han sido verificados e identificados, a los que se les dará seguimiento será a aquellos que no se hayan conciliado, los cuales podrán ser cheques o depósitos en tránsito, comisiones bancarias no registradas o reconocidas en contabilidad, etcétera. Por tanto, lo más importante y significativo del trabajo de conciliar será el de identificar aquellos movimientos que, tanto en contabilidad como en el estado de cuenta bancario, por lógica serán los mayores movimientos y, por tanto, implican mayor cantidad de trabajo y por supuesto tiempo. Finalmente, tratar de hacer esta actividad manualmente resulta una Figura 1 labor ardua y compleja, además de llevar cierto riesgo de error en la identificación. Veamos qué requerimos para realizar una conciliación bancaria a través de la hoja electrónica de cálculo: La exportación de nuestro auxiliar bancario de las respectivas cuentas de bancos de nuestro sistema de contabilidad, cabe señalar que la gran mayoría de los sistemas contables que trabajan en ambiente Windows, son capaces de generar reportes que se pueden exportar a programa externos como bases de datos, hojas de cálculo como Excel y Lotus, así como procesadores de palabras. Un estado de cuenta bancario de algún mes, el cual también puede ser exportado desde la aplicación que el banco disponga a alguna aplicación como las que se comentaron. Gestionar o estructurar nuestros archivos exportados a Excel, ya sea en un archivo nuevo (recomendable) o en alguno de los archivos que se exportaron, el auxiliar bancario o el estado de cuenta bancario. Sobre el estado de cuenta bancario, es importante señalar que la mayoría de los portales bancarios cuentan con el servicio de generación de archivo para su análisis o manipulación de datos en algún formato de hoja de cálculo, base de datos o procesador de palabras. Procedimiento para llevar una conciliación bancaria en Excel El objetivo de realizar esta conciliación bancaria en Excel es por la versatilidad que nos brinda este programa y, sobre todo, la facilidad de manipular datos numéricos, de fecha y de texto al mismo tiempo. El ejemplo que veremos a continuación únicamente será el de conciliar los cheques expedidos por una empresa (retiros bancarios), pues el procedimiento para conciliar los depósitos (abonos bancarios) en cuanto al proceso, será el mismo. Proceso 1. Adaptación de la hoja que contiene nuestro auxiliar bancario contable Trabajaremos con un archivo en el cual se importarán los dos archivos: el del auxiliar contable de una cuenta bancaria, y el del estado de cuenta obtenido de la página electrónica del banco, veamos cómo sería una muestra de estas hojas en nuestro archivo: En la figura 1 se observa el estado de cuenta bancario (obtenido del sitio web del banco). 72 REVISTA AH

3 Para aquellas empresas que no cuentan con los recursos para adquirir un sistema especializado de control bancario, Excel es una buena solución Figura 2 La figura 2 muestra el ejemplo de auxiliar contable cuenta bancaria. La primera modificación que realizaremos en la matriz de datos, será la de incluir dos columnas: Estas columnas se incluyen con dos objetivos, hay que encontrar un patrón por el cual se pueda conciliar un movimiento (depósito o retiro), en nuestro ejemplo de cheques (retiros) se identificarán por el número de cheque, pues como sabemos es como si se tratara de un folio, ya que no hay un cheque que pueda ser repetido, por lo que si aparece, se tratará de un error humano. 1. Conciliación Ch. Que nos servirá para identificar a través de un indicador o bandera si los valores están conciliados. 2. Conciliación Mto. Si bien la columna indicada anteriormente es útil, podremos advertir que en ocasiones el número de cheque sí coincide entre el auxiliar bancario y el estado de cuenta, pero pudiera haber diferencia entre el monto ya sea expedido contra el monto registrado por el cajero de la institución bancaria. Esto puede provocar diferencias a conciliar en nuestro documento. Por tanto, esta columna nos permite reafirmar que un cheque fue debidamente identificado, tanto por el número de serie como por su importe. La segunda modificación: en esta hoja podemos observar que en este formato fue asignado un filtro ( ), este botón al lado derecho del título asignado en cada columna fue asignado de manera automática a través de la siguiente opción en la versión 2007: En REVISTA AH 73

4 Una conciliación bancaria es una comparación entre las cifras reflejadas en la contabilidad de una organización y las cifras de un estado de cuenta bancario la cintilla Datos, en la opción Ordenar y filtrar aparece el icono denominado Filtro (embudo). Con esta opción asignaremos automáticamente en esta matriz de datos el filtro correspondiente. El objetivo de realizar los filtros es para que al final de nuestra aplicación a través de funciones podamos identificar los elementos conciliados y no conciliados. Proceso 2. Construcción de una función que permita identificar los elementos coincidentes. Lo que se realizará en este proceso es crear una función compleja de tipo anidada, la cual va a estar conformada por un total de tres funciones para crear una sola con la combinación de ambas, para ello, analizaremos por cada una de las funciones que utilizaremos en el proceso, el significado que tiene y el objetivo de utilizarla, para que al final entendamos la razón del porqué se construyó esta superfunción, veamos: Paso 1. Función =coincidir() en la columna F (Conciliación Ch.) Significado: Esta función nos permite ubicar valores que sean iguales a través de la comparación de un valor en una matriz. Sintaxis: =coincidir(valor_buscado, matriz_buscada,tipo_de_coincidencia) Valor buscado: es el valor que se desea buscar, en nuestro ejemplo será una referencia a la celda B5 que es el número de cheque. matriz_buscada: será el rango de celda donde se realizará la búsqueda, en este caso en la hoja donde está el formato importado del estado de cuenta bancario, y que para que la búsqueda sea más efectiva será la columna B de nuestra hoja denominada chequera, hay que precisar que la columna B es Foto: Marcin Balcerzak/Dreamstime.com donde se aloja el número de cheque indicado en el formato proporcionado por el banco. tipo_de_coincidencia: este es un argumento opcional y que puede ser: 1 Este es el valor por omisión y realiza una coincidencia con el mayor valor que es menor o igual al valor buscado. 0 Permite realizar una coincidencia exacta (la que utilizaremos). 1 Aquí se realiza una coincidencia con el menor valor que es mayor o igual al valor buscado. Planteamiento y resultado para el ejemplo: =COINCIDIR(B5,Chequera!B: B,0) Esto significa que se buscará el número de cheque en la matriz de una columna de la hoja chequera (donde se aloja el estado de cuenta) y que además dicha búsqueda sea con coincidencia exacta, ni un valor mayor o menor al buscado. El resultado de esta función sería: 18. Este valor aparentemente no nos indica nada, pero lo que significa es que el número de cheque, en nuestro ejemplo cheque 489, se encuentra en la fila 18 de la hoja Chequera, lo que significa que el valor fue encontrado, para nuestro caso conciliado Paso 2. Función =eserror() en la columna F (Conciliación Ch.) anidando la función coincidir Significado: esta es una función denominada como de Información, ya que lo único que devuelve es un mensaje, en este caso si existe un error o no. El resultado final que devuelve únicamente será VERDADERO o FALSO y en primera instancia, por sí misma la función no nos significa nada en lo particular, 74 REVISTA AH

5 El objetivo de realizar una conciliación bancaria en Excel es por la versatilidad que nos brinda este programa y, sobre todo, la facilidad de manipular datos numéricos Figura 3 sin embargo, al anidarla con la función del paso 1, coincidir, toma significado. No incluimos Sintaxis, ya que es simple, sólo se escribe la función y se vincula con alguna celda, con otra función, y devuelve VERDADERO o FALSO. Veamos con el anidamiento cómo quedaría y el resultado que nos arrojaría: Planteamiento y resultado para el ejemplo: = ESERROR(COINCIDIR(B5, Chequera!B:B,0)) En nuestro ejemplo el resultado que nos arroja la función coincidir es el valor 18, lo que significa que el valor fue encontrado en la fila 18, al vincularla con la función ESERROR, el resultado que obtendremos será: FALSO, ya que al encontrar el valor no hay error, por el contrario, si el número de cheque no fue localizado, el resultado de ESERROR, sería VER- DADERO, por no haber identificado ningún valor. Ahora bien, hasta aquí, aparentemente el resultado no nos muestra un significado relevante, ya que si tratamos REVISTA AH 75

6 Figura 4 de interpretar hasta aquí este resultado, lo entenderíamos así: El cheque 489: FALSO, esto es, no se localizó, lo cual eso no es cierto ya que sí se identificó este valor, por lo que será necesario realizar un último paso. Paso 3. Función =no() en la columna F (Conciliación Ch.) anidando las dos funciones anteriores Significado: lo que realiza esta función es invertir el valor lógico de un argumento o resultado, por lo que encaja perfectamente con lo hecho anteriormente. Planteamiento y resultado para el ejemplo: =NO(ESERROR(COINCIDIR (B5,Chequera!B:B,0))) De acuerdo con el anidamiento del paso anterior el resultado sería FAL- SO, pero al aplicarle la función =NO, este valor tendrá el de VERDADERO, Figura 5 lo que para nuestro ejemplo toma un valor de mayor significado. El cheque 489: VERDADERO, esto significa que el valor fue localizado y, por tanto, conciliado, así al realizar esta función en la celda B5, sólo bastará copiar la fórmula hacia abajo a las demás celdas o, en su caso, rellenarlas y obtendremos el siguiente valor, veamos la figura 3 que muestra la hoja en Excel. Aquí se puede advertir que los cheques cancelados muestran el resultado FALSO, esto es, no figuran (ni deben) en el estado de cuenta bancario; por otra parte, los cheques 505 y 512, aplicando el uso del filtro en la columna F, se podrá mostrar únicamente los valores verdaderos que son los conciliados y se comprobará la eficacia de esta función, en las figuras 4 y 5 se ve la comparación: Ahora bien, si comparamos estos valores contra los del estado de cuenta, podremos identificar que los cheques conciliados serán los que aparecen como VERDADERO en la columna F del auxiliar contable; sin embargo, y con todo propósito, habrá identificado que el cheque 497, el cual aparece con un tono distinto para detectarlo en el ejemplo, en su importe no es coincidente, por lo que la columna Conciliación Mto se vuelve necesario utilizar, para ello aplicaremos el mismo procedimiento que ya se describió en los pasos anteriores, pero en la columna G, para quedar nuestra fórmula compuesta de la siguiente forma: =NO(ESERROR (COINCIDIR(E5,Chequera!E:E,0))) Hay que notar que el único cambio es en la matriz buscada, la cual cambia de la columna B a la columna E, que es donde se localizan los montos de los cheques descontados en el estado de cuenta, por tanto, el resultado en Excel quedaría de la forma cómo se observa en la figura 6. Después de aplicar esta función en todas las celdas inferiores habremos notado que el indicador o bandera FALSO, se ubicará en la celda G13 que es donde nuestro valor es FALSO, ya que en esta fila los montos no fueron coincidentes, por tanto, se deberá someter a una conciliación. Proceso final El paso final será identificar aquellos movimientos que estarán sujetos a 76 REVISTA AH

7 Figura 6 Figura 7 conciliación, para lo cual, a través de los botones de filtro, en la columna G seleccionaremos aquellos que sean de tipo FALSO, ya que, como se mencionó en los pasos anteriores, son los que no fueron coincidentes, tanto en su número de cheque como en monto. En la figura 7 vemos el resultado final. Como se puede apreciar, la columna G valida el resultado de la columna F, por lo que se comprueba o ratifica el resultado de nuestra conciliación. Por lo que los cheques 497, 505 y 512 deberán considerar como partidas en conciliación, el primero de ellos por diferencias en montos y los dos últimos como cheques en tránsito, ya que probablemente no han sido entregados o cobrados por el proveedor o acreedor. Comentarios finales El objetivo de este artículo fue el de mostrar cómo la combinación de una herramienta simple como el FILTRO y la combinación de tres funciones en su conjunto nos permiten realizar de manera simple una rápida conciliación, la cual, como se habrá dado cuenta, es sencilla. Advertencia. El ejemplo aquí mostrado tiene como finalidad solamente la de mostrar una opción de otras que usted pueda identificar como óptimas o quizás más sencillas o mejores, lo importante es despertar el interés y la curiosidad por experimentar con la hoja electrónica de cálculo. Esperamos que haya sido de su interés. Nuestro autor: Rubén Torres Benítez es licenciado en contaduría por la UNAM. rtorresb@comunidad.unam.mx REVISTA AH 77