Ficha Informativa de Proyecto 2015

Transcripción

1 MCPE - Ministerio de Coordinación de la Política Económica Coordinación General Jurídica PROYECTO: I006 Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica Líder del Proyecto:, Rut (rviscarra@mcpe.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Troya Suárez, Álvaro Fernando Programas Relacionados: Titular: Garcés Cevallos, Mauricio Esteban Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 02/02/ /11/2015 de última : 30/11/2015 de Fin Base: 30/11/2015 Modificado por:, Rut del siguiente Hito: DATOS GENERALES Descripción Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica, que permita el seguimiento eficiente de los procesos administrativos, judiciales y constitucionales en los que el MCPE se ve involucrado, a través de alertas tempranas e interconexión de registros internos. Beneficios Cualitativos La asistencia de un sistema informático altamente automatizado que permita el seguimiento del estado y circunstancias de cada uno de los procesos administrativos, judiciales y constitucionales, el acceso inmediato a escritos y providencias y la masificación del contenido de los mismo dentro de la coordinación. Tipo de Beneficiario Interno: Autoridades del MCPE y servidores de la Coordinación General Jurídica Restricciones COSTO: N/A TIEMPO: Nuevas prioridades institucionales que acaparen todo el contintengente jurídico ALCANCE: N/A Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 02/02/2015 de Fin: 30/11/2015 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 2015 Avance programado acumulado 30/11/2015 9:56 AM GPR 1/5

2 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 0 % 10 % 10 % 30 % 30 % 30 % 40 % 65 % 70 % 100 % 0 % Avance real acumulado 0 % 10 % 10 % 30 % 30 % 30 % 40 % 65 % 70 % 100 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última OCTUBRE DE 2015 La Coordinación General Jurídica dentro de la ejecución del proyecto I006 "Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica", ha cumplido con el Hito 10. Respaldo de la base de datos digitalizada del archivo jurídico, ejecutado. Se efectuó las actividades necesarias para cumplir con el hito en mención, por lo que se cuenta con el respectivo respaldo que evidencia dicho cumplimiento. SEPTIEMBRE 2015 La Coordinación General Jurídica dentro de la ejecución del proyecto I006 "Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica", ha cumplido con los Hitos:, Rut, Rut 30/10/ :59 AM 30/09/ :02 AM 6.- Información referencial del archivo digitalizado sistema de gestión, ingresado en la matriz. 7.- Verificación y aprobación de la información ingresada en la matriz. 8.- Informe preliminar al protocolo (evaluación de la situación), aprobado. 9.- Informe preliminar al protocolo (evaluación de la situación), elaborado. El cumplimiento está respaldado documentalmente y consta en el sistema GPR. AGOSTO 2015 La Coordinación General Jurídica dentro de la ejecución del proyecto I006 "Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica", ha cumplido con los Hitos 4. Digitalización del archivo sistema de gestión aprobada y 5. Digitalización del archivo sistema de gestión, realizada. Según el procedimiento establecido en el Manual Interno de Archivo Coordinador General Jurídico se digitalizaron los documentos organizados por expedientes de cada año. El archivo digitalizado está estructurado de la siguiente manera: Acuerdos y Resoluciones Contratos del Personal Denuncias Penales Documentos enviados Documentos recibidos Informes de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera. En documento físico consta la aprobación de la digitalización del archivo determinado como parte del sistema de gestión documental jurídica. Procesos de Contratación Pública. Otras. JULIO 2015 Si bien para el presente mes no existe hito a cumplirse para el proyecto "Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica", se han efectuado las siguientes actividades: 1) Creación de carpetas virtuales del sistema de gestión documental jurídica. 2) Digitalización de documentos de los expedientes: a) Acuerdos y resoluciones. b) Contratos del personal c) Denuncias penales d) Informes de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera. e) Procesos de Contratación Pública. JUNIO 2015 En este mes no se reportaron hitos por cumplirse., Rut, Rut Cordova Balarezo, Pablo Darío 03/09/ :22 AM 03/08/ :43 PM 02/07/ :44 AM 30/11/2015 9:56 AM GPR 2/5

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última Hito 2 y de mayo de La Coordinación General Jurídica dentro de la ejecución del proyecto I006 "Levantamiento del sistema de gestión documental jurídica" elaboró el producto 2 denominado "Manual Interno de Archivo" que contiene el formato digital de registro de documentación así como describe el procedimiento de manejo y gestión documental que los servidores de la unidad deben ejecutar de manera obligatoria. Mediante sumilla inserta en la ficha técnica, de fecha xxxxxx, el Coordinador General Jurídico aprobó la implementación del Manual Interno de Archivo de la Coordinación General Jurídica. MARZO 2015 Hito cumplido conforme lo programado Cordova Balarezo, Pablo Darío Bernal Gavilanes, Casandra Dione 05/06/ :29 PM 17/04/ :41 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Técnico. Falta de capacidad tecnológica para cubrir la demanda de proceso de información CAUSARÍA retrasos en el cumplimiento de los hitos Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última 14/05/2015 Mauricio Esteban Garcés Cevallos Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 30 % /1 LOCALIDADES Localidad de Impacto No hay información disponible HITOS 1 Información que conforma el jurídica MCPE, recopilada y aprobada 2 Matriz de registro del sistema de gestión documental, aprobada 3 Matriz de registro del sistema de gestión documental, elaborada 4 Digitalización del archivo sistema de gestión, aprobada 5 Digitalización del archivo sistema de gestión, realizada 6 Información referencial del archivo digitalizado sistema de gestión, ingresado en la matriz 7 Verificación y aprobación de la información ingresada en la matriz Hito Categoría Comprometida Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 4-Inicio de Trabajo 31/03/ /03/2015 Sí Entregables Formales 29/05/ /05/2015 Sí /05/ /05/2015 Sí /08/ /08/2015 Sí /08/ /08/2015 Sí /09/ /09/2015 Sí /09/ /09/2015 Sí /11/2015 9:56 AM GPR 3/5

4 HITOS 8 Informe preliminar al protocolo (evaluación de la situación ), aprobado 9 Informe preliminar al protocolo (evaluación de la situación ), elaborado 10 Respaldo de la base de datos digitalizada del archivo jurídico, ejecutado 11 Protocolo de levantamiento del aprobado 12 Protocolo de levantamiento del implementado Hito Categoría Comprometida V - Verificación ejecutiva 9-Entregables Formales Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 30/09/ /09/2015 Sí /09/ /09/2015 Sí /10/ /10/2015 Sí /11/ /11/2015 Sí /11/ /11/2015 Sí 15.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 30/11/2015 9:56 AM GPR 4/5

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 0.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar Ppto. Devengado Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto. Devengado * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 9 Incrementar la efectividad y oportunidad del patrocinio MEDIANTE la sistematización de acciones a tomar en los procesos administrativos, judiciales y constitucionales, y métodos alternativos para la solución de conflictos. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 Asociación hito 4 y 5. INFORME_DE_HITOS_4_Y_5.pdf 03/09/ Asociación Hito 6 INFORME_HITO_6.pdf 16/09/ Asociación Hito 7 HITO_7_INFORMACIÓN_DE_LA_MATRIZ_VERIFICADA_Y_APROBADA.pdf 25/09/ Asociación hitos 2 y 3 Producto_2 proyecto_2.pdf 05/06/ Asociación hitos 8 y 9 INFORME_PREMILINAR_AL_PROTOCOLO APROBADO.pdf 30/09/ /11/2015 9:56 AM GPR 5/5